Bài giảng Đàm phán, soạn thảo văn bản hợp đồng trong kinh doanh - Phan Chí Hiếu

ĐÀM PHÁN, SOẠN THẢO VĂN BẢN HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH TS. Phan Chí HiếuTrọng tài viên Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt NamNỘI DUNG BÀI GIẢNG:1. Một số lưu ý trong đàm phán hợp đồng2. Một số lưu ý trong soạn thảo văn bản hợp đồng3. Ký kết hợp đồng.1. Những vấn đề chung về soạn thảo văn bản HĐ1.1. Các hình thức văn bản HĐ1.2. Vai trß cña viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n H§1.3. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi mét v¨n b¶n H§1.4. C¬ cÊu chung cña mét v¨n b¶n H§1. Một số vấn đề cần lưu ý trong đàm phán HĐLựa chọn đúng loại HĐ sẽ ký với bạn hàng;Kiểm tra năng lực ký kết HĐ của bạn hàng;Nghiên cứu các quy định của pháp luật để đảm bảo ký HĐ đúng luật;Đàm phán sơ bộ, ký Biên bản ghi nhớ;Chuẩn bị dự thảo HĐ => trao đổi thông tin và ký chính thức.1.1. Lựa chọn đúng loại HĐ sẽ ký kếtCăn cứ để lựa chọn loại HĐ sẽ ký kết:Tính hợp pháp của HĐ: ký loại HĐ nào thì sẽ có hiệu lực pháp luật?Lợi ích kinh tế mà HĐ có khả năng mang lại cho mình?Một số loại HĐ cần cân nhắc: HĐ mua bán, HĐ đại lý; HĐ hợp tác kinh doanh; HĐ ủy thác1.2. Kiểm tra năng lực ký kết HĐ của bạn hàngTư cách chủ thể pháp lý của bạn hàng:Bạn hàng là cá nhân;Bạn hàng là tổ chức (lưu ý tư cách của các đơn vị phụ thuộc).Ngành nghề kinh doanh theo đăng ký kinh doanh của bạn hàng.Thẩm quyền của người đại diện cho bạn hàng đàm phán, ký kết HĐ. 1.3. Nghiên cứu, áp dụng các quy định của pháp luậtXác định đầy đủ Luật áp dụng (BLDS, các đạo luật chuyên ngành);Nghiên cứu các quy định của pháp luật để hiểu rõ nội dung các quy định;Áp dụng các quy định của pháp luật:Các quy định cấm: không được thỏa thuận trong HĐ;Các quy định mệnh lệnh: Phải làm đúng theo quy định;Các quy định tùy nghi: Các bên được thỏa thuận để áp dụng linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của các bên khi ký HĐ;Những vấn đề đã được pháp luật quy định rõ và phù hợp với HĐ thì không nhất thiết phải quy định lại trong HĐ.Lưu ý kiểm tra hồ sơ pháp lý của đối tác là DN:Giấy chứng nhận ĐKKD (Giấy chứng nhận ĐK hoạt động của các đơn vị phụ thuộc);Chứng chỉ hành nghề, giấy phép kinh doanh;Điều lệ hoạt động; các quy chế hoạt động của DNCác nghị quyết, quyết định của các cơ quan quản lý của DN;Giấy uỷ quyền (thường xuyên, theo từng vụ việc).2. Soạn thảo văn bản hợp đồng2.1. Những vấn đề chung về soạn thảo văn bản HĐ2.2. Cấu trúc của văn bản hợp đồng2.3. Kỹ năng soạn thảo một số nội dung cơ bản của HĐ2.1. Những vấn đề chung về soạn thảo văn bản HĐVai trò của việc soạn thảo văn bản HĐYêu cầu đối với một văn bản HĐCơ cấu chung của một văn bản HĐVai trò của việc soạn thảo văn bản HĐ:Trong giai đoạn đàm phán, ký kết HĐ:Chuẩn bị dự thảo HĐ:Dự liệu các vấn đề cần được các bên đàm phán để thống nhất nội dung của HĐ;Chuẩn bị một phương án đàm phán cụ thể.Gửi dự thảo HĐ để trao đổi thông tin.Tạo cơ sở cho buổi đàm phán chính thức để thống nhất các nội dung của HĐ.Chính thức ký kết HĐ. Trong quá trình thực hiện HĐHĐ thường có nhiều nội dung do đó nếu được soạn thảo chặt chẽ sẽ giúp các bên:thực hiện đầy đủ các điều khoản của HĐ;giám sát việc thực hiện đúng HĐ của phía bên kia;xử lý được các tình huống phát sinh từ việc thực hiện HĐ;ngăn ngừa sự vi phạm HĐ của bên thiếu thiện chí. Trong thủ tục giải quyết tranh chấp HĐVăn bản HĐ là cơ sở để xác định hành vi vi phạm và mức độ vi phạm HĐ;Xác định hình thức trách nhiệm (bồi thường thiệt hại, phạt HĐ) cụ thể của bên vi phạm HĐ; Nguồn chứng cứ quan trọng khi Toà án, trọng tài giải quyết tranh chấp giữa các bên. Yêu cầu đối với một văn bản HĐYêu cầu về mặt nội dung:Đầy đủ các nội dung mà các bên đã thoả thuận được với nhau:Nội dung chủ yếu;Nội dung tuỳ nghi.Nội dung thường lệ không cần đưa vào VBHĐ.Nội dung cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu và hiểu theo nghĩa thống nhất.Yêu cầu đối với một văn bản HĐYêu cầu về mặt hình thức:Đầy đủ các bộ phận cấu thành của HĐ.Ngôn ngữ phổ thông, thuật ngữ kinh tế và pháp lý chuẩn xác.Các điều khoản cần được đặt tên; tên phải phù hợp với nội dung trong điều khoản. Điều khoản trình bày theo thứ tự hợp lý. Cơ cấu chung của một văn bản HĐPhần mở đầuPhần nội dung Phần ký kết2.2. Kỹ năng soạn thảo một số nội dung cơ bản của HĐKỹ năng soạn thảo phần mở đầu của HĐ;Kỹ năng soạn thảo phần nội dung của HĐ;Kỹ năng soạn thảo phần ký kết.Phần mở đầu của HĐQuốc hiệuSố hiệu của HĐTên HĐCăn cứ ký kết HĐThời gian và địa điểm ký kết HĐThông tin về các bên và người đại diện của họ Quốc hiệu, số hiệu, tên HĐ, ngày tháng năm ký kết HĐCỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC---O0O--- HÀ NỘI, NGÀY...THÁNG...NĂMHỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ SỐ 015/2003/SL-TPĐCăn cứ ký kết hợp đồngÝ NGHĨA CỦA VIỆC XÁC ĐỊNH LUẬT ÁP DỤNG:TẠO CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐIỀU CHỈNH QUAN HỆ HĐDẪN CHIẾU CÁC QUY ĐỊNH MANG TÍNH THƯỜNG LỆTHỂ HIỆN SỰ HIỂU BIẾT CỦA NGƯỜI SOẠN THẢO.PHƯƠNG PHÁP LỰA CHỌN LUẬT ÁP DỤNG:LUẬT CHUYÊN NGÀNH LUẬT CHUNG Căn cứ ký kết hợp đồng Căn cứ:Bộ luật dân sự của nước CHXHCN Việt Nam năm 2005;Luật Thương mại của nước CHXHCN Việt Nam năm 2005. Theo nhu cầu và sự thoả thuận giữa các bênThông tin về các bênTên của các bên (cách gọi tắt trong HĐ)Giấy chứng nhận ĐKKD (số CMT nhân dân)Địa chỉ trụ sở (hoặc nơi cư trú)Số điện thoại, fax (nếu có)Số tài khoản, ngân hàng mở tài khoảnMã số thuếNgười đại diện ký kết HĐCách trình bày thông tin về các bênChúng tôi là:Bên bán: Công ty thương mại Sông lô (sau đây gọi tắt là bên A)Giấy CNĐKKD số...Do Phòng ĐKKD...cấp ngày...Địa chỉ trụ sở chính tại ...Số điện thoại ... Fax ... Telex ...Số tài khoản ... Ngân hàng mở tài khoảnMã số thuế ...Đại diện là ông (bà) ... Chức vụ...(hoặc Giấy UQ...)2. Bên mua: Công ty TNHH Tân phương đông (Các nội dung ghi như trên)Phần nội dung của HĐNội dung của HĐ: Về mặt pháp lý: là các quyền và nghĩa vụVề mặt hình thức: biểu hiện bằng điều khoản.Yêu cầu khi soạn thảo các điều khoản HĐ:Các ĐK nên được đặt tên;Mỗi ĐK diễn đạt trọn vẹn 1 nội dung nào đó;Nội dung ĐK phù hợp với tên của ĐKCác ĐK được bố trí theo thứ tự hợp lý Các nội dung thường có của HĐĐối tượng của HĐ Số lượng, nội dung công việc Quy cách, chất lượngĐiều kiện giao nhận, thời gian thực hiện công việc Giá cả, thù lao, chi phíĐiều kiện thanh toánCác điều khoản khác: Bảo hành, biện pháp bảo đảm HĐ, các điều kiện thay đổi, huỷ bỏ, chấm dứt, thanh lý HĐ, giải quyết TC...) Cách soạn thảo một số điều khoản cụ thể của HĐĐiều khoản đối tượng của HĐ: Đây là điều khoản quan trọng nhất của HĐ, phải có trong mọi HĐ và thường được đánh số 1.Tên điều khoản: Đối tượng của HĐNội dung của điều khoản: mô tả khái quát về công việc mà các bên thoả thuận thực hiện với nhau (tên hàng hoá mua bán, loại dịch vụ các bên thoả thuận thực hiện).Cách soạn thảo một số điều khoản cụ thể của HĐĐiều khoản giá cả, thanh toán:Phương thức xác định giáĐồng tiền thanh toánThời gian thanh toánPhương thức thanh toánĐịa điểm thanh toánHậu quả do vi phạm việc thanh toán.3. Ký kết hợp đồngNgười ký hợp đồng Vấn đề uỷ quyền ký kết HĐVấn đề sử dụng con dấuGiá trị của chữ ký tắt, ký nháy.Người ký HĐNgười ký HĐ phải là đại diện hợp pháp của các bên.Đại diện hợp pháp gồm:Đại diện theo PL;Đại diện theo uỷ quyền:Uỷ quyền thường xuyênUỷ quyền theo vụ việc. Đại diện theo pháp luật:Đại diện theo pháp luật là người đứng đầu DN theo quy định của điều lệ hoặc pháp luật.Cách xác định người đại diện theo pháp luật:Công ty Nhà nước;Công ty TNHH, công ty cổ phần;Công ty hợp danh;Hợp tác xã;DN có vốn đầu tư nước ngoài;Doanh nghiệp tư nhân. Đại diện theo uỷ quyền:Uỷ quyền thường xuyên:Văn bản uỷ quyền;Điều lệ hoặc quy chế hoạt động;Quyết định thành lập đơn vị phụ thuộc;HĐ thuê giám đốc.Uỷ quyền theo vụ việc:HĐ uỷ quyền;Giấy uỷ quyền.Điều kiện để uỷ quyền hợp lệ:Người uỷ quyền và người được uỷ quyền có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;Tự nguyện;Không rơi vào các t/h bị cấm uỷ quyền và cấm nhận uỷ quyền;Xác định rõ phạm vi uỷ quyền;Xác định rõ thời hạn uỷ quyền.Uỷ quyền lại:Theo PLHĐKT: Người được UQ ký kết HĐKT không được uỷ quyền lại cho người khác.Theo BLDS: Được uỷ quyền lại khi:Người uỷ quyền ban đầu đồng ý cho uỷ quyền lại;Phạm vi UQ lại không vượt quá phạm vi UQ ban đầu;Hình thức UQ lại phù hợp với hình thức UQ ban đầu.Có thể UQ lại mấy lần?Các sai sót thường gặp trong ủy quyềnGhi tên bên ủy quyền không đúng;Người không có quyền hạn ký giấy ủy quyền;Ủy quyền sai về hình thức;Phạm vi ủy quyền không rõ;Ủy quyền lại không đúng quy định (thường xảy ra ở các DN có nhiều đơn vị trực thuộc hợp thành).Con dấu, chữ ký trên văn bản hợp đồng Ý nghĩa của con dấu đối với HĐ;HĐ không đóng dấu có được không?Có thể sử dụng con dấu của Chi nhánh, Trung tâm được không?Sử dụng từ ký thay (KT), thừa ủy quyền (TUQ) hay thay mặt (TM)?Giá trị của chữ ký “tắt”, chữ ký “nháy”. Phần ký kếtĐại diện bên AGiám đốc(ký tên đóng dấu)Đại diện bên BPhó giám đốc(ký tên đóng dấu)