Bài giảng Quản lý chi phí dự án theo PMBoK - Lưu Trường Văn

chức quản lý việc KSCP đầu tư xây dựng cơng trình Hình thức tổ chức kiểm sốt chi phí Tuỳ theo quy mơ và tính chất cơng trình, chủ đầu tư quyết định việc tổ chức kiểm sốt chi phí theo một trong các hình thức sau: - Chỉ định cá nhân là người kiểm sốt chi phí. Cá nhân này cĩ thể là người thuộc tổ chức của chủ đầu tư hoặc thuê từ các tổ chức tư vấn quản lý chi phí nhưng phải cĩ chứng chỉ Kỹ sư định giá xây dựng. - Chỉ định tổ chức tư vấn quản lý chi phí thưc hiện nhiệm vụ kiểm sốt chi phí. Tổ chức tư vấn quản lý chi phí này phải cĩ đủ điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật. 24 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (nguồn vốn ngồi ngân sách) 25 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn • Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hồn tất trong sự cho phép của ngân sách. 25 26 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn QUI TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (nguồn vốn ngồi ngân sách) I. LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC II. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ III. LẬP COST BASELINE IV. KIỂM SỐT CHI PHÍ 27 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC  Lập kế hoạch nguồn lực bao gồm việc xác định những nguồn lực vật chất nào (con người, thiết bị, vật tư) và số lượng của từng nguồn lực cần được sử dụng để thực thi các hoạt động của dự án.  Cơng tác này cần phải được điều phối chặt chẽ với việc ước tính chi phí.  Kế hoạch nguồn lực khơng chỉ bao gồm kế hoạch nguồn lực (chi phí, nhân vật lực, thiết bị,) mà cịn phải bao gồm cả thời gian (tiến độ), chất lượng cơng trình. 28 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn ðầu vào Cơng cụ ðầu ra 1- WBS 2- Thơng tin quá khứ 3- Quy mơ dự án 4- Mơ tả nguồn lực 5- Chính sách của nhà nước/cơng ty 1- Ý kiến chuyên gia 2- Nhận dạng các giải pháp thay thế 1- Các yêu cầu nguồn lực 1. LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) 29 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn ðầu vào:WBS (English) 30 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ví dụ vềWBS (Việt nam) của 1 dự án XD Công tác mặt bằng DD.01.01 Thi công nền móng DD.01.02 PHẦN NGẦM DD.01 Thi công cột BTCT DD.02.01.01 Thi công dầm & sàn BTCT DD.02.01.02 Thi công lầu 1 DD.02.01 Thi công lầu 2 DD.02.02 Thi công mái DD.02.03 PHẦN KHUNG BTCT DD.02 Đường dây điện DD.03.01.01 Thiết bị điện DD.03.01.02 Công tác điện DD.03.01 Thoát nước DD.03.02.01 Lắp ống cấp nước DD.03.02.01.01 Lắp máy bơm nước DD.03.02.01.02 Lắp bồn chứa nước DD.03.02.01.03 Cấp nước DD.03.02.02 Công tác nước DD.03.02 HỆ THỐNG ĐIỆN-NƯỚC DD.03 Công tác xây DD.04.01.01 Sơn cửa DD.04.01.02.01 Sơn tường DD.04.01.02.02 Sơn trần DD.04.01.02.03 Sơn cột DD.04.01.02.04 Công tác sơn DD.04.01.02 Công tác liên quan kiến trúc DD.04.01 Công tác hoàn thiện khác DD.04.02 H.MỤC HOÀN THIỆN DD.04 Dự án giảng đường B4 DD •Dùng cho tổ trưởng xây lắp, cai •Diễn tả chi tiết các công tác xây lắp 31 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 32 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn WBS – dạng biểu đề mục 1.0.0 Nhà A 1.1.0 Kết cấu 1.1.1 Khung 1.1.2 Móng ` 1.2.0 Hệ thống điện 1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bị 1.3.0 Hệ thống nước 1.3.1 Hệ thống cấp nước 1.3.2 Hệ thống thoát nước 33 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 1. LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC–tiếp theo  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): để đánh giá các dữ liệu đầu vào cho quá trình này. Những kỹ năng hiểu biết cĩ thể là của một cá nhân hay một nhĩm chuyên gia với những kiến thức chuyên mơn về dự án. Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án, bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp,  Phần mềm QLDA 34 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 1. LẬP KẾ HOẠCH NGUỒN LỰC–tiếp theo  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): Trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, việc lập kế hoạch nguồn lực cho dự án dựa trên các cơng cụ sau: chính sách pháp luật, định mức, đơn giá, các phần mềmMS Project, Primavera, 35 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 1. HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) – tiếp theo  ĐẦU RA (Outputs): CÁC YÊU CẦU NGUỒN LỰC  Là một bản mơ tả các loại nguồn lực cần thiết và số lượng cho mỗi thành phần của cơ cấu phân chia cơng việc (WBS). Cĩ thể cĩ được những nguồn lực này thơng qua mua sắm hoặc đấu thầu. Kết quả của việc kế hoạch hĩa nguồn lực của mọi tổ chức đều hướng đến đĩ là: sử dụng nguồn tài nguyên, nguồn lực đạt chi phí thấp nhất với tiến độ phù hợp, đảm bảo chất lượng cơng trình.  Tùy hồn cảnh và khả năng của mỗi nhà thầu, mỗi nhà thầu sẽ cĩ mỗi phương pháp kế hoạch hĩa nguồn lực cho phù hợp với cơng ty mình 36 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. QUI TRÌNH ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ 1. ðẦU VÀO:  WBS và các yêu cầu nguồn lực  ðơn giá từng nguồn lực  Ước tính thời gian thực hiện mỗi cơng việc  Thơng tin quá khứ 2. CƠNG CỤ VÀ KỸ THUẬT:  Ước lượng từ trên xuống  Ước lượng từ dưới lên  Ước lượng theo các phần tử, các thơng số 3. ðẦU RA:  Ước tính chi phí  Kế hoạch quản lý chi phí. 37 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  Chi phí chuẩn bị đầu tư: chi phí nghiên cứu, xác định quy mơ đầu tư, thăm dị thị trường, lựa chọn địa điểm xây dựng, lập, thẩm định dự án, đền bù, giải phĩng mặt bằng, xin giấy phép xây dựng. Chi phí biểu thị bằng chỉ tiêu tổng mức ðT.  Chi phí thực hiện đầu tư: chi phí khảo sát thiết kế, lập, thẩm định thiết kế, đấu thầu, xây dựng hạ tầng cơ sở, điện, nước, kho tàng phục vụ thi cơng, thi cơng xây lắp, thiết bị. Chi phí biểu thị bằng tổng dự tốn cơng trình, dự tốn hạng mục cơng trình, dự tốn chi tiết các loại cơng tác riêng biệt.  Chi phí kết thúc xây dựng, bàn giao đưa vào sử dụng: chi phí vận hành thử, làm quyết tốn, thẩm tra phê duyệt quyết tốn vốn đầu tư, tháo dỡ cơng trình tạm, vệ sinh cơng trường, nghiệm thu, bàn giao cơng trình. 38 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  ĐẦU VÀO (INPUTS): – Work Break-Down Structure (WBS) – Các yêu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá trình hoạch định nguồn lực – Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính chi phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính toán các chi phí dự án. Nếu không có dữ liệu về đơn giá thì họ phải tự ước tính. – Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration estimates) = đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time management) – Thông tin quá khứ (historical information) 39 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): – Ước tính tương tự (Analogous Estimating):  Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng các chi phí thực của những dự án tương tự trước đó như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành  Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về dự án  Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn 40 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ Phương pháp từ trên xuống dưới (Top-down)  Ước lượng “Top down” cĩ nghĩa là dùng chi phí thực tế của những dự án tương tự đã hồn thành như là cơ sở cho việc ước lượng chi phí của các dự án tương lai.  Giả định: chi phí của dự án tương lai tuân theo các tỷ lệ về chi phí của những dự án đã hồn thành trước đĩ với quy mơ tương tự và điều kiện tương tự. 41 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp từ trên xuống dưới (Top-down) Thí dụ: Một dự án hiện hữu có chi phí từng công việc được cho trong Bảng 1. Một dự án mới với đặc điểm tương tự nhưng quy mơ bé hơn với chi phí mua thiết bị là $600,000. Hãy ước tính chi phí của dự án mới theo phương pháp top-down 42 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp từ trên xuống dưới (Top-down) 3,330,000 Tổng chi phí dự án 440,000 Công tác cấp nước 180,000 Công tác thoát nước 100,000 Công tác điện 150,000 Công tác hoàn thiện 200,000 Chi phí đo đạc 700,000 Oáng dẫn xử lý 180,000 Lắp thiết bị 1,000,000 Mua thiết bị 220,000 Khung kèo 70,000 Đào đất 90,000 Công việc chung Chi phí ($)Kiểu công việc BẢNG 1: PHẦN TRĂM CHI PHÍ TỪ DỮ LIỆU QUÁ KHỨ 43 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Giải:  Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính tỷ lệ % của từng công việc so với tổng chi phí (xem bảng 2) BẢNG 2: PHẦN TRĂM CHI PHÍ TỪ DỮ LIỆU QUÁ KHỨ 100%3,330,000 TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN 13.2%440,000 Công tác cấp nước 5.4%180,000 Công tác thoát nước 3.0%100,000 Công tác điện 4.5%150,000 Công tác hoàn thiện 6.0%200,000 Chi phí đo đạc 21.0%700,000 Oáng dẫn xử lý 5.4%180,000 Lắp thiết bị 30.0%1,000,000 Mua thiết bị 6.6%220,000 Khung kèo 2.1%70,000 Đào đất 90,000/3,330,000 = 2.7%90,000 Công việc chung PHẦN TRĂMCHI PHÍ ($)KIỂU CÔNG VIỆC 44 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Dựa vào dữ liệu quá khứ, xác định tỷ lệ % giữa chi phí mua sắm máy móc thiết bị và tổng chi phí (gọi là phần trăm của thiết bị)  Phần trăm thiết bị = 1,000,000/3,330,000 = 30% Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính toán tổng chi phí của dự án mới (TCPM) = Chi phí thiết bị của dự án mới / phần trăm của thiết bị TCPM = $600,000 / 30% = $2,000,000 (xem Bảng 3) 45 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp Top-down BẢNG 3: Tính tổng chi phí dự án mới 2,000,000 100.0%Tổng chi phí dự án 13.2%Công tác cấp nước 5.4%Công tác thoát nước 3.0%Công tác điện 4.5%Công tác hoàn thiện 6.0%Chi phí đo đạc 21.0%Oáng dẫn xử lý 5.4%Lắp thiết bị 30.0%Mua thiết bị 6.6%Khung kèo 2.1%Đào đất 2.7%Công việc chung CHI PHÍ ƯỚC TÍNH ($)PHẦN TRĂMKIỂU CÔNG VIỆC 46 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp Top-down 2,000,000 100.0%Tổng chi phí dự án 264,264 13.2%Công tác cấp nước 108,108 5.4%Công tác thoát nước 60,060 3.0%Công tác điện 90,090 4.5%Công tác hoàn thiện 120,120 6.0%Chi phí đo đạc 420,420 21.0%Oáng dẫn xử lý 108,108 5.4%Lắp thiết bị 600,601 30.0%Mua thiết bị 132,132 6.6%Khung kèo 42,042 2.1%Đào đất 54,054 = 2,000,000 *2.7% 2.7%Công việc chung CHI PHÍ ƯỚC TÍNH ($)PHẦN TRĂMKIỂU CÔNG VIỆC Tính chi phí từng công việc của dự án mới = tỷ lệ % của từng công việc * TCPM 47 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp Top-down Tổng kết các bước thực hiện: Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính tỷ lệ % của từng công việc so với tổng chi phí Dựa vào dữ liệu quá khứ, xác định tỷ lệ % giữa chi phí mua sắm máy móc thiết bị và tổng chi phí (gọi là phần trăm của thiết bị) Dựa vào dữ liệu quá khứ, tính toán tổng chi phí của dự án mới (TCPM) = Chi phí thiết bị của dự án mới / phần trăm của thiết bị Tính chi phí từng công việc của dự án mới = tỷ lệ % của từng công việc * TCPM 48 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp từ trên xuống dưới (Top- down) Ưu điểm  Tương đối nhanh  Áp dụng tốt cho hoạch định của lãnh đạo  Thường dùng trong giai đoạn ban đầu của dự án, khi mà các thơng tin chi tiết về dự án hầu như chưa cĩ hoặc cĩ rất ít  Ít tốn phí hơn các phương pháp khác  Dể thuyết phục vì dựa trên so sánh và dữ liệu quá khứ  Tin cậy khi các dự án đã hồn thành trước đĩ cĩ điều kiện tương tự 49 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Phương pháp từ trên xuống dưới (Top-down) Khuyết điểm  Khơng chính xác bởi vì khơng nhận ra được sự khác biệt giữa các dự án. Vì thế khơng thể sử dụng nĩ như là cơ sở cho việc kiểm sốt chi phí dự án 50 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques) – tiếp theo: – Mô hình tham số (Parametric modeling):  Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án.  Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phần mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu chỉnh riêng biệt) 51 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ước lượng tham số theo hồi quy đa biến (multiple linear regression): Nhập data Chi phí/m2 = 202.245 + 15.740*ln(số tầng cao) – 126.196*hệ số sử dụng khơng gian Ghi chú: Hệ số sử dụng khơng gian = diện tích sử dụng/tổng diện tích sàn. 52 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ước lượng tham số theo hồi quy đa biến (multiple linear regression): Kết quả 53 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ước lượng tham số theo ANN (Artificial Neural Network): mơ hình ước lượng tổng chi phí xây dựng chung cư 54 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ước lượng tham số theo ANN (Artificial Neural Network): kết quả ước lượng tổng chi phí xây dựng của 1 chung cư 55 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ước lượng tham số theo ANN (Artificial Neural Network): mơ hình ước lượng chi phí M&E của chung cư 56 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ước lượng tham số theo ANN (Artificial Neural Network): kết quả ước lượng chi phí M&E của 1 chung cư 57 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques) – tiếp theo: – Ước lượng Bottom-up (Bottom-up estimating):  Kỹ thuật này liên quan đến ước lựơng chi phí của các công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn để có được tổng chi phí dự án  Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác của ước tính sẽ gia tăng – Các công cụ vi tính (Computerized tools): MS Project, Primavera, WinEstimate, 58 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn  Phương pháp Bottom-up  Ưu điểm: – Dựa trên WBS – ðược xác định dựa trên những cá nhân mà đang kiểm sốt các cơng tác – ðộ chính xác tốt nếu các cá nhân phụ trách các WP là nhiều kinh nghiệm và thành thạo  Khuyết điểm: – Thời gian – Cĩ thể ước lượng lớn hơn so với mức cần thiết 59 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn ðiện Nền Mĩng Nền-mĩng Nước Hồn thiện ðiện-nướcSân–vườn Hầm Khung BTCT 60 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn $160,000 $360,000 $80,000 $600,000 Nền Mĩng Nền-mĩng Nước Hồn thiện ðiện-nướcSân–vườn Hầm Khung BTCT ðiện 61 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Ví dụ về phương pháp Bottom-up cho dự án dân dụng/bất động sản 62 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 432.9332,210,125TỔNG CHI PHÍ 19.14 =$1.424.200/74400m21,424,200Dự phịng phí XD 9.41 =$700.000/74400m2700,000Thiết kế phí-QLDA 404.3830,085,925Tổng chi phí xây dựng 28.122,091,854Trang thiết bị bên trong 5.62417,848Cơng tác cơng trường 18.711,392,071Cửa đi và cửa sổ 57.904,307,760Hồn thiện bên trong & bên ngồi 24.851,849,003ðiện 46.103,429,944Cơ 24.571,827,945Thang máy 91.83 =$6.832.454/74400m26,832,454Mĩng 106.68=$7.937.046/74400m27,937,046Nền Chi phí/m2 Chi phí từng khoản mục Khoản mục chi phí m274400 GFA (hiện hữu) = 63 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn • Yêu cầu: Ước lượng chi phí cho dự án tương tự nhưng GFA(mới) = 86.200 m2 64 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 86.200m2* 9,41 $/m21,650,08119.14Dự phịng phí XD 37.318.720432.93TỔNG CHI PHÍ 86.200m2* 9,41 $/m2=811,0229.41Thiết kế phí-QLDA 34,857,617404.38Tổng chi phí xây dựng 2,423,62728.12Trang thiết bị bên trong 484,1205.62Cơng tác cơng trường 1,612,85618.71Cửa đi và cửa sổ 4,990,98057.90Hồn thiện bên trong & bên ngồi 2,142,25924.85ðiện 3,973,94046.10Cơ 2,117,86124.57Thang máy 86.200m2 *91.83 $/m2=7,916,09691.83Mĩng 86.200m2*106.68$/m2=9,195,879106.68Nền Chi phí từng khoản mụcChi phí/m2Khoản mục chi phí m286200GFA (mới) = 65 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  ĐẦU RA (Outputs):  Ước lựơng chi phí (Cost estimates):  Là đánh giá định lượng của các chi phí khả dĩ của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.  Các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực mà dự án gánh chịu, bao gồm: nhân lực, vật liệu, cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm phát, dự phòng phí.  Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được tình bày dưới dạng tiền tệ nhưng đôi khi cũng có thể được phát biểu dưới dạng tổng giờ công của nhân viên cần dùng cho dự án 66 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 2. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)  ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo: Kế hoạch quản lý chi phí (Cost management plan): miêu tả làm thế nào các sai biệt về chi phí sẽ được quản lý. Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham gia dự án. Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án (the overall project plan) 67 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. Hướng dẫn 2. Phương pháp quản lý chi phí 3. ðo lường các chi phí dự án 4. ðịnh dạng báo cáo 5. Quy trình đối phĩ với sự khác biệt về chi phí (Cost Variance Response Process) 6. Quy trình kiểm sốt thay đổi chi phí 7. Ngân sách dự án (Project Budget) 68 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 1. Hướng dẫn • Kế hoạch quản lý chi phí (Cost Management Plan) định nghĩa làm thế nào các chi phí của một dự án sẽ được quản lý xuyên suốt vịng đời dự án. Nĩ thiết lập các dạng thức và tiêu chuẩn mà theo đĩ các chi phí dự án là được đo lường, báo cáo và kiểm sốt. • Kế hoạch quản lý chi phí : – Nhận dạng ai se chịu trách nhiệm cho QL các chi phí – Nhận dạng ai cĩ quyền đề phê duyệt các thay đổi liên quan đến ngân sách dự án – Làm thế nào quá trình chi tiêu được đo lường một cách định lượng và được báo cáo – Tần suất và dạng thức báo cáo và báo cáo đến ai 69 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 2. Phương pháp quản lý chi phí • Trong mục này chúng ta giải thích phương pháp của chúng ta để quản lý chi phí dự án. • Thơng lệ: – CV = +/- 0.1 của SPI sẽ thay đổi tình trạng của của chi phí sang cảnh báo; lúc đĩ các giá trị này sẽ cĩ màu vàng trong báo cáo tình trạng dự án. – CV = +/- 0.2 của SPI sẽ thay đổi tình trạng của của chi phí sang báo động; lúc đĩ các giá trị này sẽ cĩ màu đỏ trong báo cáo tình trạng dự án. – Người QLDA sẽ phải cĩ những hành động hiệu chỉnh nhằm đưa SPI về mức dưới cấp độ báo động. – Các hành động hiệu chỉnh sẽ yêu cầu ðỀ NGHỊ THAY ðỔI và phải được phê duyệt bởi CHỦ ðẦU TƯ trước khi các thay đổi đĩ được cập nhật vào quy mơ dự án 70 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 3. ðo lường các chi phí dự án • Phần này định nghĩa làm thế nào các chi phí dự án sẽ được đo lường. PMBOK nhấn mạnh vào EVM (Earned Value Management) trong đo lường và kiểm sốt chi phí dự án. • Trong mục này, chúng ta nên chi tiết làm thế nào chúng ta sẽ đo lường các chi phí dự án. – Giá trị gì của EVM sẽ được tính tốn và báo cáo? – Bạn sẽ dùng những cơng cụ bất kỳ, như là các phần mềm MSP/Primavera, để hổ trợ trong việc tính tốn các giá trị EV? – Bạn sẽ dự báo các chi phí tương lai của dự án như thế nào? – Bạn sẽ xem xét lại sự tiến triển của chi phí theo thời gian, theo các gĩi cơng việc (work packages) hoặc các cơng tác? 71 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 3. ðo lường các chi phí dự án • Sự thực hiện dự án sẽ được đo lường sử dụng EVM. • Cĩ 4 đo lường thơng dụng của EVM: – Schedule Variance (SV), – Cost Variance (CV), – Schedule Performance Index (SPI) and – Cost Performance Index (CPI). • Với các dự án thơng thường 4 giá trị nĩi trên cung cấp đủ thơng tin để biết về tiến trình dự án cho người làm QLDA. 72 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 3. ðo lường các chi phí dự án Less Than 0.8Between 0.9 and 0.8 Cost Performance Index (CPI) Less Than 0.8 Between 0.9 and 0.8 Schedule Performance Index (SPI) RedYellowPerformance MeasureThơng lệ • Nếu SPI nằm trong khoảng 0.1 đến 0.2, người QLDA phải báo cáo lý do • Nếu SPI >0.2, người QLDA phải báo cáo lý do và đưa ra kế hoạch hiệu chỉnh chi tiết để đưa sự thực hiện dự án trở về mức chấp nhận được 73 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 4. ðịnh dạng báo cáo • Báo cáo tình trạng dự án hàng tháng sẽ được dùng như là báo cáo về sự quản lý chi phí. • Báo cáo tình trạng dự án hàng tháng sẽ bao gồm một mục mà cĩ tên “Quản lý chi phí”. Mục này sẽ chứa đựng các đo lường EVM mà đã được nhận dạng trong các mục trước. • Tất cả các CV nằm ngồi ngưỡng đã nêu trong KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ sẽ được báo cáo bao gồm những hành động hiệu chỉnh mà đã được hoạch định. • CÁC YÊU CẦU THAY ðỔI mà được khởi sự dựa trên sự vượt chi phí sẽ được nhận dạng và theo dõi trong báo cáo này. 74 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 5. Quy trình đối phĩ với sự khác biệt về chi phí • Mục này định nghĩa ngưỡng kiểm sốt cho dự án và hành động gì sẽ được làm nếu dự án là vượt quá ngưỡng kiểm sốt. • Người làm QLDA trình bày các lựa chọn cho những hành động hiệu chỉnh đền CHỦ ðẦU TƯ, người mà sẽ phê duyệt một hành động hiệu chỉnh để đưa ngân sách của nĩ. • Người làm QLDA cĩ thể đề nghị tăng ngân sách dự án, giảm quy mơ hoặc chất lượng, hoặc một vài hành động hiệu chỉnh. 75 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 5. Quy trình đối phĩ với sự khác biệt về chi phí • Ngưỡng kiểm sốt cho dự án này là CPI hoặc SPI <0.8. • Nếu dự án chạm phải ngưỡng kiểm sốt này, chúng ta cần cĩ một kế hoạch hiệu chỉnh sai lệch chi phí (Cost Variance Corrective Action Plan). • Người QLDA sẽ trình bày lên Chủ đầu tư các chọn lựa để hiệu chỉnh chi phí trong vịng 5 ngày kể từ ngày CV được báo cáo. • Trong vịng 3 ngày kể từ khi Chủ đầu tư chọn một phương án thực hiện hiệu chỉnh, người QLDA sẽ đệ trình lên chủ đầu tư một kế hoạch hiệu chỉnh sai lệch chi phí chính thức (formal Cost Variance Corrective Action Plan). 76 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 5. Quy trình đối phĩ với sự khác biệt về chi phí • Kế hoạch hiệu chỉnh sai lệch chi phí sẽ chi tiết hĩa các cơng việc cần thiết để đưa dự án về lại ngân sách của nĩ. Sau khi được chấp nhận, Kế hoạch hiệu chỉnh sai lệch chi phí trở thành một phần của kế hoạch dự án và dự án sẽ được cập nhật để phản ánh các cơng việc hiệu chỉnh (corrective actions). • Một cách điển hình, quá trình kiểm sốt thay đổi chi phí đi theo quá trình kiểm sốt thay đổi dự án. Nếu cĩ các yêu cầu đặc biệt nào cho quá trình kiểm sốt thay đổi chi phí, chúng nên được chi tiết rõ trong mục này. • Quá trình kiểm sốt thay đổi chi phí (cost change control process) sẽ tuân theo quy trình yêu cầu thay đổi dự án mà đã được thiết lập. • Sự phê duyệt cho thay đổi ngân sách/chi phí dự án phải được chủ đầu tư phê chuẩn 77 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn Nội dung của một KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: 7. Ngân sách dự án • Ngân sách cho dự án được chi tiết btrong mục này. • Các chi phí là được trình bày thành các khoản mục chí phí riêng biệt. 78 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn ðầu vào Cơng cụ ðầu ra 1- Ước lượng chi phí (ðầu ra của quy trình ước lượng chi phí) 2- WBS (ðầu vào của hoạch định nguồn lực) 3- Tiến độ dự án 1- Các cơng cụ & kỹ thuật ước lượng chi phí 1- Chi phí đã phê duyệt (Cost baseline) 3. LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING) 79 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 3. LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)  ĐẦU VÀO (Inputs):  Ước lượng chi phí (cost estimates) = đầu ra của quy trình ước lượng chi phí  WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được phân bổ Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án mà chi phí sẽ được phân bổ. Thông tin này là cần thiết để phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án phải gành chịu chi phí đó. 80 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn CƠ CẤU PHÂN CHIA CƠNG VIỆC 81 Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 3. LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING)  CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques):  Các công cụ và kỹ thuật ước lượng chi phí (Cost estimate tools and techniques):