Bài giảng Tổ chức và quản lý tổ chức - Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN QUẢN LÝ HỌCMục tiêu: Học phần được thiết kế nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cốt yếu nhất mà một nhà quản lý, dù trên cương vị nào, trong bất cứ tổ chức nào cũng phải có được. Nội dung nghiên cứu: Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức Bài 2: Ra quyết định quản lý Bài 3: Lập kế hoạch Bài 4: Tổ chức Bài 5: Lãnh đạo Bài 6: Kiểm soát1CHỊU TRÁCH NHIỆM HƯỚNG DẪN VÀ GIẢNG DẠYPGS. TS Nguyễn Thị Ngọc HuyềnPGS.TS Lê Thị Anh VânPGS.TS Đỗ Thị Hải HàPGS.TS Phan Kim ChiếnPGS.TS Đoàn Thị Thu HàTS Nguyễn Thị Lệ ThúyPGS.TS Mai Văn BưuTS Bùi Thị Hồng ViệtThs. Mai Anh BảoThs. Nguyễn Thị Hồng MinhThs Nguyễn Quang Huy2BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨCPGS.TS.Phan Kim Chiến DĐ : 0913085736Trường Đại học Kinh tế Quốc dân3TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Một ngày bình thường của cô ChiChi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thông VCN, tại trụ sở ở Hà Nội. Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo nghiên cứu thị trường” trên bàn làm việc của mình. An, trưởng đơn vị nghiên cứu thị trường, đã dành cả tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi có thể xem trước khi trình bày với Phó giám đốc. Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng và lập kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng.Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại. Cô gọi lại 2 cuộc điện thoại, nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trong tuần sau. Cô vội vàng đến cuộc họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với các nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30 phút. Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các đề nghị sửa đổi sẽ được quyết định. Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của cô lúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để giải thích về việc tại sao phòng của cô lại vượt quá ngân sách trong năm nay. Cuộc gặp lúc 2 giờ của cô diễn ra tốt đẹp. Ông Giám đốc của Chi ủng hộ việc cô là người đứng đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế hoạch của cô cho phòng của mình. Họ thảo luận 15 phút về chương trình nghị sự và thảo luận về chi nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút. Giám đốc nói với cô rằng ông đang xem xét việc cơ cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp. Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến rằng An đã hoàn thành công việc rất tốt.4TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Một ngày bình thường của cô ChiLúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty được lập ra để thực hiện hợp tác chiến lược với công ty VNN. Khi quay trở lại văn phòng lúc 5 giờ, cô thấy có 8 cuộc điện thoại nhỡ và bắt đầu gọi cho các khu vực mà người nhận có thể vẫn còn đang ở cơ quan.Lúc 6 giờ, Chi rời văn phòng. Cô cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt. Bây giờ cô có thể bắt đầu nghĩ về quyết định tuyển dụng một chuyên gia marketing cho thị trường game on line mà cô cần phải đưa ra đề nghị. Cuộc phỏng vấn đã đưa ra ba ứng viên tốt nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữ Nhật và một người đàn ông Việt Nam. Cô phân vân ai sẽ là người phù hợp nhất cho phòng của cô và phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế của VCN? Cô Chi là một trong số các nhà quản lý điển hình đang làm việc trên khắp thế giới. 5Những hoạt động trong ngày hôm đó thể hiện cô Chi đã thực hiện những chức năng quản lý nào?Những vai trò quản lý chủ yếu nào được thể hiện trong tình huống này?MỤC TIÊUHiểu được các thuật ngữ: tổ chức và quản lý, và lý giải vì sao phải quản lý các tổ chức.Hiểu được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi cương vị quản lý phải thực hiện.Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý.Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết hợp khác nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức.Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có năng lực trong thế giới ngày nay.67NỘI DUNGTổ chứcQuản lýNhà quản lý81.2. Phân loại tổ chức1. TỔ CHỨC1.1. Khái niệm và đặc trưng của tổ chức1.3. Các hoạt động cơ bản của tổ chức1.1. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC TRƯNG CỦA TỔ CHỨCKhái niệm: Tổ chức là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định.Các đặc trưng của tổ chức:Mang tính mục đích. Gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định. Chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng. Là tổ chức mở. Cần được quản lý. 91.2. CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨCTheo chế độ sở hữu: Tổ chức công Tổ chức tưTheo mục tiêu của tổ chức: Tổ chức vì lợi nhuận Tổ chức phi lợi nhuậnTheo tính chất các mối quan hệ: Tổ chức chính thức Tổ chức phi chính thức 10Xây dựng kết cấu hạ tầngQuản lý nhân lựcNghiên cứu và phát triển Kế toánDịch vụ pháp lý và đối ngoạiHành chính tổng hợp...Các hoạt động hỗ trợCác hoạt động chínhNghiên cứu và dự báo môitrườngTìm kiếm huy độngcác đầu vàoSản xuất,phânphối sảnphẩmDịch vụ hậu mãiMục đích: Thoả mãn lợi ích của các chủ sở hữuMục tiêu:Thị trườngLợi nhuậnTăng cường sức mạnh nguồn lựcAn toàn Thiết kếsản phẩm, dịch vụ1.3. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC – MÔ HÌNH “CHUỖI GIÁ TRỊ” CỦA M.PORTER11122.2. Quá trình quản lý 2. QUẢN LÝ 2.1. Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý2.3. Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề2.1. KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝKhái niệm: Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động.Lôgic của khái niệm quản lý:132.1. KHÁI NIỆM VÀ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝCác yếu tố cơ bản của quản lý:Quản lý là làm gì? Đối tượng của quản lý là gì?Quản lý được tiến hành khi nào?Mục tiêu của quản lý là gì?Quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?142.2. QUÁ TRÌNH QUẢN LÝLập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu.Tổ chức là quá trình đảm bảo nguồn lực cho thực hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định.Lãnh đạo là quá trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con người để họ làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch. Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện theo các kế hoạch.2.3. QUẢN LÝ LÀ MỘT KHOA HỌC, MỘT NGHỆ THUẬT, MỘT NGHỀQuản lý là một khoa học.Quản lý là một nghệ thuật.Quản lý là một nghề - nghề quản lý.16173.2. Vai trò của nhà quản lý3. NHÀ QUẢN LÝ3.1. Nhà quản lý và phân loại các nhà quản lý3.3. Học tập để làm quản lý3.1. NHÀ QUẢN LÝ VÀ PHÂN LOẠI CÁC NHÀ QUẢN LÝKhái niệm: Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để tổ chức do họ quản lý đạt được mục đích của mình.Phân loại các nhà quản lý:Theo cấp quản lý:Nhà quản lý cấp caoNhà quản lý cấp trung Nhà quản lý cấp cơ sở Theo phạm vi quản lý:Nhà quản lý chức năng Nhà quản lý tổng hợp Theo mối quan hệ với đầu ra của tổ chức:Nhà quản lý theo tuyếnNhà quản lý tham mưu 183.2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ193.3. HỌC TẬP ĐỂ LÀM QUẢN LÝCác yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lýYêu cầu về kỹ năng quản lýYêu cầu về phẩm chất cá nhânPhát triển năng lực quản lý203.3.1. CÁC YÊU CẦU THIẾT YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝYêu cầu về kỹ năng quản lý:Kỹ năng kỹ thuật là năng lực thực hiện các hoạt động chuyên môn được tiến hành bởi tổ chức với mức độ thành thục nhất định. Kỹ năng con người (hay kỹ năng làm việc với con người) là năng lực của một người có thể làm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khácKỹ năng nhận thức là năng lực phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp. Tầm quan trọng của các kỹ năng thay đổi theo cấp quản lý:213.3.1. CÁC YÊU CẦU THIẾT YẾU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝYêu cầu về phẩm chất cá nhân:Ước muốn làm công việc quản lý. Nhà quản lý phải là người có văn hoá. Có ý chí.223.3.2. PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC QUẢN LÝNhà truyền thông vĩ đại. Nhà đào tạo cá nhân. Người chơi trong nhóm. Nhà quản lý công nghệ. Người giải quyết vấn đề. Nhà đại sứ nước ngoài. Nhà thay đổi và sáng tạo. Nhà chính trị. Người học hỏi suốt đời. 23GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNGCâu hỏi:Những hoạt động trong ngày hôm đó thể hiện cô Chi đã thực hiện những chức năng quản lý nào?Những vai trò quản lý chủ yếu nào được thể hiện trong tình huống này?Trả lời:Cô Chi đã thực hiện các chức năng quản lý sau: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.Những vai trò quản lý chủ yếu được thể hiện trong tình huống này là: vai trò liên kết con người, vai trò thông tin, vai trò quyết định.24CÂU HỎI MỞXét theo quá trình, có phải quản lý một trường đại học khác với quản lý một doanh nghiệp?Trả lời: Dù là quản lý một trường đại học hay quản lý một doanh nghiệp thì xét theo quá trình quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động. 25CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1Tầm quan trọng tương đối của các kỹ năng quản lý?Không thay đổi theo các cấp quản lý trong tổ chức.Giảm theo chiều hướng từ cấp quản lý cao nhất đến thấp nhất.Tăng theo chiều hướng từ cấp quản lý cao nhất đến thấp nhất.Thay đổi ở các cấp quản lý khác nhau đối với từng kỹ năng cụ thể.Trả lời:Đáp án đúng là: D. Thay đổi ở các cấp quản lý khác nhau đối với từng kỹ năng cụ thể.Vì: Kỹ năng kỹ thuật có vai trò lớn nhất ở cấp quản lý cơ sở, và giảm dần đối với cấp quản lý bậc trung và có ý nghĩa khá nhỏ đối với cấp cao. Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người có ý nghĩa quan trọng đối với mọi cấp quản lý. Kỹ năng nhận thức có vai trò nhỏ đối với nhà quản lý cấp cơ sở; trở nên quan trọng hơn đối với cấp trung; và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với cấp cao.26CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2Yếu tố nào dưới đây không thuộc hoạt động của nhà quản lý trong tổ chức?Lập kế hoạch.Bán hàng.Tổ chức và lãnh đạo.Kiểm soát.Trả lời:Đáp án đúng là: B. Bán hàng.Vì: Hoạt động của nhà quản lý trong tổ chức là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. 27CÂU HỎI TỰ LUẬNNêu tên một tổ chức mà bạn quan tâm. Hãy xác định các hoạt động cơ bản của tổ chức đó ?Trả lời: Chọn một tổ chức mà bạn quan tâm. Sử dụng mô hình Chuỗi giá trị để xác định các hoạt động cơ bản của tổ chức đó. Các hoạt động đó thường là:Nghiên cứu và dự báo môi trường Thiết kế ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng.Tìm kiếm và huy động các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức, đặc biệt là đầu vào cho quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ - quá trình sản xuất.Phân phối các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng.Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ.Xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng kỹ thuật và xã hội của tổ chức. Thực hiện hoạt động kế toán và thống kê để phản ánh hoạt động của tổ chức bằng con số.Xây dựng, củng cố, phát triển các mối quan hệ đối ngoại.Thực hiện hoạt động nghiên cứu và phát triển.Thực hiện các hoạt động hậu cần để hỗ trợ cho các hoạt động kể trên của tổ chức. 28TÓM LƯỢC CUỐI BÀIKhái niệm tổ chức, đặc trưng của tổ chức và các hoạt động cơ bản của tổ chức.Khái niệm quản lý, các yếu tố cơ bản của quản lý, quá trình quản lý.Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề.Khái niệm nhà quản lý, phân loại các nhà quản lý, vai trò của nhà quản lý.Các yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý và phát triển năng lực quản lý.29Câu hỏi thường gặpTổ chức là gì? Đặc trưng của tổ chức? Trả lời: Tổ chức là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định.Các đặc trưng của tổ chức:Mang tính mục đích. Gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định. Chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng. Là tổ chức mở. Cần được quản lý. 30Câu hỏi thường gặpQuá trình quản lý bao gồm những chức năng nào?Trả lời: Quá trình quản lý bao gồm việc thực hiện bốn chức năng: (1) Lập kế hoạch, (2) Tổ chức, (3) Lãnh đạo, (4) Kiểm soát.Đối tượng của quản lý là gì?Trả lời:Quản lý cái gì?: quản lý các nguồn lực và hoạt động của tổ chức. Quản lý ai: quản lý các mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức.Mục tiêu của quản lý là gì?Trả lời: Quản lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững.Quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?Trả lời: các nhà quản lý luôn thực hiện nhiệm vụ của mình trong điều kiện môi trường luôn biến động.31Câu hỏi thường gặpCác nhà quản lý là ai ? Có vai trò nào? Yêu cầu về kỹ năng đối với nhà quản lý? Trả lời:Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để hệ thống do họ quản lý đạt được mục đích của mình.Nhà quản lý có 3 vai trò điển hình: (1) vai trò liên kết con người, (2) vai trò thông tin, (3) vai trò quyết định.Các yêu cầu về kỹ năng đối với nhà quản lý là: (1) kỹ năng kỹ thuật, (2) kỹ năng con người, (3) kỹ năng nhận thức.32Các thuật ngữ cơ bảnTổ chức Là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định.Quản lý Là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chứcvới hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động.Lập kế hoạch Là quá trình thiết lập các mục tiêu và phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu.Chức năng tổ chức Là quá trình bảo đảm nguồn lực cho thực hiện kế hoạch trong các hình thái cơ cấu nhất định.Lãnh đạo Là quá trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con người để họ làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch.33Các thuật ngữ cơ bảnKiểm soát Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để đảm bảo sự thực hiện theo các kế hoạch.Nhà quản lý Là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để tổ chứcdo họ quản lý đạt được mục đích của mình.Học tập Là thay đổi hành vi thông qua sự trải nghiệm. Kỹ năng kỹ thuật Là năng lực thực hiện hoạt động chuyên môn được tiến hành bởi tổ chức với mức độ thành thục nhất định. Kỹ năng con người Là năng lực làm việc trong mối quan hệ hợp tác với những người khác.Kỹ năng nhận thứcLà năng lực phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp. 34