Báo cáo Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Âu Trường Thành - Hà Nội

phẩm. Công ty đã sử dụng trên 100 loại giấy khác nhau trong sản xuất kinh doanh như giấy Couche các loại như Tân Mai, giấy Minh Phúc, giấy Đức, giấy Đài Loan, giấy Việt Trì….. • Vật liệu phụ: Là đối tượng có hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm: Mực in các loại: Có gần 40 loại mực ở Công ty được sử dụng làm vật liệu in ấn như: Mực trắng Nhật, Mực đổ Nhật, Mực xanh Đức, mực xanh Tân Bình, mực vàng Trung Quốc, và phim kodar, đề phim…. • Văn phòng phẩm: các vật liệu dùng như bút bi, bút kim, các loại mực viết khác, ghim, cập sắt….. • Nhiên liệu: Gồm dầu công nghiệp, dầu nhờn, xăng A76, xăng A97 và các loại dùng để tạo ra nhiệt năng như dầu Diazen, than đốt lò, hoá chất: Axít, cồn, phẩm, dung môi, nước cất….. • Phụ tùng thay thế: là các loại nguyên vật liệu, được dùng nhằm sửa chữa thay thế máy móc như bóng đèn, vòng bi, dây điện, ốc vít… • Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất hay vật liệu dùng để thu hồi về kho có thể bán ra ngoài như: các loại giấy xước phế liệu. Trên cơ sở phân loại vật liệu như trên Công ty còn phân chia vật liệu một cách tỉ mỉ hơn theo tính năng quy cách phẩm chất của vật liệu trên cơ sở xây dựng sổ danh điểm vật liệu, thực chất là mã hoá các loại vật liệu để theo dõi và quản lý về nhập xuất vật liệu dễ dàng hơn. Khi phân loại các chứng từ nhập xuất kế toán sắp xếp nhóm, mã vật liệu do thủ kho ghi trên phiếu nhập xuất đã được tổng hợp lại. Ta có bảng danh mục vật tư hàng hóa theo mã thống kê chứng từ Danh mục vật tư hàng hóa Kho: Kho vật tư chính Loại: Giấy Mã vật tư Vật tư, hàng hóa Đơn vị tính C210K79*109 Giấy Couche 210 khổ 79*109 Kg C130K65*86 Giấy Couche 230 khổ 65*86 Kg CBBL61*91 Giấy Carbon blue CB61*91 Kg OT100K79 Giấy Offset 100 khổ 79 Kg PL35K79*109 Giấy Poluya 35 khổ 79*109 Kg TM52K84 Giấy Offset Tmai 52 khổ 84 Kg VT60K61 Giấy Việt Trì 60g/m khổ 61 Kg Kho: Kho vật tư phụ Loại: Mực Mã vật tư Vật tư, hàng hóa Đơn vị tính M1100 Mực in Lazer 1100 Kg MDN Mực đen Nhật Kg MD99 Mực đen Offset 99 Kg MDCN 99 Mực đỏ cánh sen Nhật Kg MDCTQ Mực đỏ cờ Trung Quốc Kg 4. Thủ tục nhập xuất kho vật liệu tại Công ty Âu Trường Thành Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải nhập được chứng từ kế toán kịp thời, chính xác, theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo được những thủ tục đã được quy định. 4.1. Thủ tục nhập kho Vật liệu mua ngoài do phòng vật tư tự tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty đề ra. Khi vật liệu về tới Công ty, trước khi nhập kho sẽ được hội đồng kiểm nhập của Công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm tra nhận vật tư của Công ty gồm: Phòng kế hoạch sản xuất, đại diện thủ kho đơn vị sử dụng, Hội đồng kiểm nhập của Công ty sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành hai bản. Một bản giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng. Một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản để phòng kế hoạch sản xuất làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho, phòng kế hoạch sản xuất vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhập hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, số lượng thực tế để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên với đầy đủ các chữ ký của thủ kho, người giao hàng, phụ trách cung tiêu, thủ trưởng đơn vị. Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên giao cho phòng kế toán sản xuất vật tư giữ và lưu lại, một liên do người đi mua gửi cùng hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Việc vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảo kho học hợp lý, đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, tiện cho việc theo dõi công tác xuất kho. • Hoá đơn GTGT (Biểu 1) • Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu 2) • Phiếu nhập kho (Biểu 3) Biểu 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 19 tháng 1 năm 2003 No: 093000 Đơn vị bán hàng: Tổng Công ty phát hành sách Địa chỉ:………………………………………... Số tài khoản: Điện thoại: ……………………………………. MS:………. Họ và tên người mua hàng: Đào Thị Hồng Vinh Đơn vị: Công ty in Âu Trường Thành Số tài khoản Địa chỉ: Quan Nhân - Hà Nội MS:…………. Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Giấy Galgo 24 kg 400 10.000 4.000.000 Giấy Galgo 23 kg 1.500 2.500 3.750.000 Giấy Galgo 22 kg 1.000 7.500 7.500.000 Cộng tiền hàng 15.250.000 Thuế suất GTGT 2.275.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.525.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu năm trăm hai mươi nghìn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Biểu 2: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ban kiểm nghiệm 1. ………….Anh Giang…………..là trưởng ban 2…………...Cô Tần………………là thủ kho 3. ………….Tổng Công ty phát hành sách………là giao hàng Đã kiểm nghiệm vật tư phần sau: Tên quy cách ký hiệu vật tư hàng hóa Số phiếu xuất kho Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Tên khách hàng Theo phiếu sản xuất Thực tế Giấy Galgo 22 Kg 1.000 Giấy Galgo 23 Kg 1.500 Giấy Galgo 24 Kg 400 Ngày tháng năm Giao hàng Thủ kho Trưởng ban Biểu 3: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Nợ:……..152……. Có: …….331……. Phiếu nhập kho Ngày 19 tháng 1 năm 2005 Họ và tên người giao hàng: Anh Tùng Nhập vào kho: Kho vật tư STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Giấy Galgo 24 kg 1.000 7.500 7.500.000 Giấy Galgo 23 kg 1.500 2.500 3.750.000 Giấy Galgo 22 kg 400 10.000 4.000.000 Cộng 15.250.000 Bằng chữ: Mười năm triệu hai trăm năm mươi nghìn Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.2. Thủ tục xuất kho Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì để phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác cho đối tượng của vật liệu. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty in Âu Trường Thành sử dụng nhiều loại vật liệu, các loại vật liệu, được lãi quản ở nhiều kho khác nhau, trong đó vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là giấy. Một loại vật liệu thấm ẩm nhanh dễ cháy, khó bảo quản. Nên việc bảo quản và tình hình sử dụng vật liệu ở Công ty phải được theo dõi chặt chẽ dựa trên cơ sở các chứng từ vật liệu. Tại Công ty in Âu Trường Thành sử dụng các chứng từ vật liệu sau: Phiếu xuất kho Tuy nhiên, việc sử dụng loại phiếu trên còn phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật liệu Ta có sơ đồ sau: Đơn đặt hàng kế hoạch sản xuất lập phiếu sản xuất Phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm Phân xưởng in Offset Viết phiếu xuất vật tư cho sản xuất giao cho phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm, thủ kho cấp giấy Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch lập phiếu sản xuất để ra quyết định sản xuất cho các bộ phận liên quan Bộ phận tài chính căn cứ vào phiếu sản xuất để xuất vật tư cho phân xưởng hoàn chỉnh lấy giấy và thủ kho cấp giấy. Bộ phận hoàn chỉnh sản phẩm: Căn cứ vào phiếu sản xuất để gia công hoàn chỉnh sản phẩm theo yêu cầu của người lập phiếu sản xuất. 5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty in Âu Trường Thành Bên cạnh công tác kế toán chi tiết vật liệu, thì công tác kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu là một bộphận không thể thiếu. Vì vậy môi trường hợp nhập vật liệu đều phải hạch toán chặt chẽ thông qua các tài khoản đối ứng có liên quan. 5.1. Tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty in Âu Trường Thành được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Xí nghiệp mở các TK cấp 2 sau: TK 1521 - Vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế Các nghiệp vụ nhập vật tư, Công ty sử dụng các tài khoản: - TK 111: Tiền mặt - TK 112: TGNH - TK 141: Tạm ứng - TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh trên các tài khoản sau: - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627: Chi phí sản xuất chung - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 641: Chi phí bán hàng Bộ phận in Offset: Căn cứ vào phiếu sản xuất để biết in sản phẩm như thế nào Trường hợp xuất nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì Công ty sử dụng mẫu “Phiếu xuất kho” Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách các phòng ban, phân xưởng sẽ viết vào giấy những vật liệu sử dụng (số lượng, chủng loại….) rồi đem lên cho cán bộ phụ trách duyệt. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua giám đốc Công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo Công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật liệu được chuyển đến phòng tài chính để viết phiếu xuất. Căn cứ vào hoá đơn kiểm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu gốc Liên 2: Mang xuống phân xưởng, phân xưởng đưa cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại vật tư trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để tiến hành cấp phát. Phiếu này làm căn cứ để thủ kho vào thẻ kho. Liên 3: Gắn vào bảng kê xuất vật tư cuối tháng (Biểu 4a, 4b) Biểu 4a: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Số: 1/12HH Nợ:……..621……. Có: …….1521……. Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng: Phân xưởng Offset Nhập vào kho: Kho vật tư chính STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực lĩnh A B C D 1 2 3 4 1 Giấy carbon trắng CB 210 kg 680 680 30.000 20.400.000 2 Giấy carbon trắng CF 210 kg 700 700 10.000 7.000.000 3 Giấy carbon trắng CFB 210 kg 200 200 11.000 2.200.000 4 Giấy BBGI80-58 khổ 84 kg 150 150 19.000 2.850.000 Cộng 32.450.000 Người xuất Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 4b: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Số: 1/12HH Nợ:……..621……. Có: …….1522……. Phiếu xuất kho Ngày 27 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng: Trung tâm chế biến Nhập vào kho: Kho vật tư phụ STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực lĩnh A B C D 1 2 3 4 1 Kẽm 40 x 51 Tấm 50 50 32.000 1.600.000 2 Kẽm 64,5 x 83 Tấm 80 80 33.000 2.640.000 3 Kẽm 80 x 103 Tấm 50 50 40.000 2.000.000 Cộng 6.240.000 Người xuất Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số tài khoản khác 5.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với sự phát triển của tin học ứng dụng trong phần hành kế toán, để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu tốt Công ty cũng đã áp dụng phần mềm kế toán MISA. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên máy theo quy trình sau: Kế toán nhập kho vật tư hàng hóa được thực hiện trong mục “nhập kho vật tư hàng hóa” của tệp giao dịch. Khi có phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hóa đã đượ khai báo trong danh sách vật tư hàng hóa hay chưa. Trong trường hợp nếu chưa thì phải khai báo vật tư, hàng hóa, phải xác định tiếp kho quản lý và loại vật tư, hàng hóa nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại rồi mới đến vật tư hàng hóa chi tiết. Sau khi khai báo thêm mới vật tư hàng hóa chi tiết phải đăng ký kho cho loại vật tư, hàng hóa đó vào “giao dịch” để nhập các thông tin về nhập kho ở tệp “Nhập kho vật tư, hàng hóa” gồm các cột cần phải nhập sau: Mã số: Mã số chứng từ Ghi chú: Chú ý về chứng từ Số HĐ: Số hóa đơn Ngày HĐ: Ngày hoá đơn Lý do: Lý do nhập vật tư hàng hóa Mã kho: Mã số của vật tư hàng hóa Mã NCC: Mã nhà cung cấp Số lượng: Số lượng vật tư hàng hóa Đơn giá: Đơn giá vật tư hàng hóa Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư Trước tiên là mã số, ngày tháng, ghi chú. Điều này có ý nghĩa là xác định được ngày tháng nhập, nhập hay là xuất kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tùy từng mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong một thời nhất định. Thao tác nhập trên một dòng là kế toán thêm mục để rồi nhập các số liệu vào: TK Nợ - Có, mã vật tư, số liệu sản xuất (nếu có), ngày nhập, mã kho, mã khách hàng cung cấp, số lượng đơn giá nhập kho, thuế suất VAT (nếu có), mã thống kê. Cột “Mã số” sẽ tự động nhẩy theo số thứ tự nhập vào máy. Các cột “Mã nhà cung cấp” và “Mã thống kê” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác. Nếu trong một chứng từ có nhiều vật tư của một nhà cung cấp thì thực hiện việc cắt dán, rồi thay mã vật tư. Khi kế toán vật liệu nhận được các hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu đó vào máy theo trình tự như trên. Sau đó máy sẽ tự động lập ra các chứng từ, mẫu số. Để xem xét, kiểm tra các loại chứng từ, mã số nhập vật tư hàng hóa đã được thực hiện và in ra, kế toán vào Mure “Tệp” để in ra các báo cáo: Phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, thẻ kho báo cáo tồn kho, sổ cái TK, bảng cân đối phát sinh….. Các nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu được thực hiện vào các tài khoản kế toán tổng hợp trên máy theo từng trường hợp sau: Nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài: Tại Công ty vật liệu nhập kho chủ yếu là nguồn thu mua bên ngoài như mua các nhà máy sản xuất trong nước, mua các Công ty cung cấp ngành in, mua trên thị trường tự do, còn vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hầu như không có. Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào “Hoá đơn GTGT”, “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Phiếu nhập kho” nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 “Trường hợp chưa thanh toán với người bán” Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản vào máy. Nợ TK 152 Có TK 111 Nếu thanh toán bằng TGNH, căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản. Nợ TK 152 Có TK 112 VD: Theo hoá đơn GTGT của Công ty văn phòng hoá phẩm ngày 18/01/2003 Công ty nhập kho Giấy Couche 150 khổ 79*109 số lượng 904 kg, đơn giá 11.800 thành tiền 10.667.200. Kèm theo hoá đơn của Công ty in và văn phòng phẩm thì số tiền mà doanh nghiệp phải trả là 11.722.920 Kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 10.667.200 Nợ TK 133 (1331) 1.066.720 Có TK 331 11.733.920 Đó là trường hợp hàng hóa và hoá đơn cùng về, còn trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho (ít xảy ra ở Công ty). Khi có trường hợp này kế toán Công ty chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành. Do vậy Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán tiền mua vật liệu Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng. Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu: Công ty in Âu Trường Thành thường áp dụng hình thức thanh toán này đối với việc mua nguyên vật liệu của Công ty cung cấp vật tư ngành in. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng kế toán sản xuất sẽ tham khảo thị trường, trình Giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập ra chứng từ tạm ứng tiền mua vật liệu. Việc mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng kế toán thực hiện nhập vào máy theo định khoản sau: Khi tạm ứng tiền mua kế toán thực hiện việc định khoản trên máy: Nợ TK 141 Có TK 111, 112 Vật liệu sau khi kiểm nhận đủ các điều kiện, trừ khi tiến hành nhập kho, kế toán nhập vào máy các số liệu định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 141 Đồng thời kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán tiền tạm ứng, có thể xảy ra các trường hợp sau: - Trường hợp thiếu tạm ứng kế toán thực hiện các bút toán Nợ TK 141 Có TK 111, 112 - Trường hợp thừa tạm ứng kế toán thực hiện bút toán Nợ TK 111, 112 Có TK 141 - Đối với vật liệu mua ngoài kế toán tổng hợp vật liệu ngoài, việc phản ánh giá mua thực tế còn phải phản ánh, chi phí thu mua thực tế vật liệu để phản ánh cho chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu. Tại Công ty chi phí vận chuyển vật liệu mua ngoài do cán bộ đi mua vật liệu tạm ứng thì kế toán tiến hành tổng hợp trên tài khoản 141 để định khoản tiền máy: Nợ TK 152 (số tiền vận chuyển) Có TK 141 Nếu chi phí vận chuyển được thanh toán trực tiếp thì cán bộ thu mua sẽ tập hợp các hoá đơn, giấy biên nhận có liên quan đến cước phí vận chuyển để đưa lên phòng kế toán, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy: Nợ TK 152 Có TK 111, 112 - Đối với vật liệu, mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thừa vật liệu so với số liệu so số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu Công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán đưa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau: Nợ TK 152 (trị giá vật liệu thực tế nhập kho) Có TK 111, 112, 141, 331 (giá thanh toán theo hoá đơn không thuế) Có TK 338 (3381) giá mua không thuế của số vật liệu thừa Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu so với số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu Công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán dựa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau: Nợ TK 152 (Trị giá vật liệu nhập kho) Có TK 111, 112, 141, 331 Nếu Công ty chấp nhận mua số lượng ghi trên bản hoá đơn thì kế toán ghi: Nợ TK 152 (trị giá vật liệu nhập kho) Nợ TK 1381 (trị giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân) Có TK 111, 112, 141, 331 (trị giá vật liệu xí nghiệp mua) Sau này tuỳ theo quyết định mà xử lý tài khoản 1381 vào các tài khoản có liên quan. Ngoài việc nhập vật liệu từ nguồn thu mua ngoài, Công ty còn nhập vật liệu từ các nguồn thu sau: - Trường hợp nhập vật liệu từ phế liệu thu hồi: Trong quá trình sản xuất, Công ty có những loại vật liệu bị thải ra từ quá trình sản xuất, những loại vật liệu này không có giá trị sử dụng ban đầu song vẫn sử dụng được cho các nhu cầu khác. Chẳng hạn như giấy rách và giấy lề. Trong đó giấy lề là loại phế liệu được thải hồi trong quá trình sản xuất không thể sử dụng được nữa. Khi có phế liệu thu hồi Công ty tiến hành các thủ tục nhập, kho phế liệu. Còn giấy rách là loại giấy bị loại trong quá trình in do bị bẩn, nhăn, rách mép…. do quá trình cắt xén không được đảm bảo. Khác với giấy lề, giấy rách còn có thể tiếp tục sử dụng được để in các loại ấn phẩm thích hợp như giấy mời, sổ liên lạc…. Giấy rách khi đem nhập kho thì sẽ đem ra phân loại có thể cắt thành những khổ giấy thích hợp để in các loại ấn phẩm trên. Giá trị phế liệu thu hồi là giá ước tính hoặc lấy theo giá hiện hành của thị trường nhập về kho phế liệu. Khi có phế liệu nhập kho kế toán nhập số liệu về giá trị phế liệu nhập kho vào máy. Nợ TK 152 Có TK 154 Khi nhập vật tư, kế toán chỉ nhập theo giá chưa có thuế còn phần thuế đã được máy tự động tính khi kế toán nhập dữ liệu suất theo từng loại vật tư, hàng hóa khác nhau mà có thuế suất khác nhau. Do đó mã số thuế GTGT đầu vào sẽ được tính riêng vào: “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào”. Để xem phần báo cáo về “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào”, nhập các yêu cầu cần thiết như: thời gian từ ngày nào đến ngày nào. Máy sẽ tự động hiển thị bản kê giao diện màn hình và để in kế toán thực hiện lệnh in và cho ta bảng kê tháng 1/2003 tại Công ty như sau: (Biểu 5) Về đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là nhập vật liệu từ các nguồn khác nhau, do đó mà Công ty hàng tháng cần theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, công việc này được thực hiện trên máy. Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về nhập vật tư hàng hóa kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư, mã hàng cung cấp kế toán vật tư về báo công nợ xử lý trong các phần hành kế toán khác như: Kế toán tiền mặt, kế toán TGNH…… Với một số lượng lớn về vật liệu được nhập từ nguồn khác nhau, do đó cần phải khai thác báo cáo chi tiết về từng khâu hàng để máy sẽ tự động cất chuyển phần phải cho nhà cung cấp cùng với các số liệu trong kế toán tiền mặt, kế toán TGNH để theo dõi tình hình công nợ. Trong một tháng có thể có nhiều lần nhập khác nhau nhưng cùng một nhà cung cấp, kế toán chỉ cần khai báo một lần và máy sẽ tự động cất chuyển sang. Khi khai báo sai thì máy sẽ không cho cất giữ thông tin yêu cầu phải khai báo là: mã khách hàng, nhà cung cấp, địa chỉ… Hàng tháng kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ. Sau đây là “Báo cáo tổng hợp công nợ” về phần phải trả cho khách hàng trong tháng 1/2003 (Biểu 6) 5.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Cũng như trường hợp nhập kho vật tư, kế toán xuất kho, vật tư, hàng hóa thực hiện trong Menu “Giao dịch”. Trong tháng kế toán có thể mở rộng một số chứng từ ghi sổ xuất kho nhất định và thao tác thực hiện việc xuất kho vật tư được thực hiện trên máy như sau: Nhập mã, ngày tháng, ghi chú về xuất vật liệu Để thực hiện vào máy xuất vật liệu kế toán thêm mục mới, sau đó nhập các thông tin cần thiết: tài khoản Nợ/có, mã vật tư, số phiếu sản xuất, ngày tháng xuất kho, lý do xuất, mã số, số lượng, đơn giá, mã phòng ban sử dụng, mã thống kê chứng từ. Trong khi xuất có thể có nhiều vật tư được xuất trên cùng một chứng từ, khi đó kế toán thực hiện việc cắt dán thêm dòng và thay đổi mã vật tư, số lượng. Do Công ty áp dụng việc tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền nên phần giá xuất đã được máy tính sẵn. Khi kế toán muốn tính giá xuất thì vào phần “tự động cập nhập giá xuất” tại menu giao dịch. Lúc đó hệ thống sẽ tự động tính giá xuất dùng (đơn giá xuất dùng) theo phương pháp bình quân gia quyền cho các vật tư khi lý do xuất kho ở cột “Lý do” là “xuất sử dụng”. Do vậy ở cột “Đơn giá” trong phần xuất kho không cần phải vào khi xuất kho. Vật liệu xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quá trình đó ở Công ty có các nghiệp vụ phát sinh sau: Nợ TK 6214, 627, 642 Có TK 152 Biểu 5: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 1/2005 MS: 0100687474-1 TT Chứng từ Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Danh số bán (chưa có thuế) Thuế GTGT Ghi chú Xêri Số Ngày 19657 3/1/2002 Viện công nghệ giấy và xenluylô 0100764376-1 77.237.800 7.723.780 19960 3/1/2002 Viện công nghệ giấy và xenluylô 0100394823-1 34.816.640 3.481.664 19781 3/1/2002 HTXCN tiến bộ 0100764376-1 63.898.950 6.389.895 19795 5/1/2002 HTXCN tiến bộ 0100509792-1 14.076.750 1.407.676 562 5/1/2002 Công ty Thương mại Đại Sơn 0100509792-1 282.758.800 28.275.880 531 11/1/2002 Công ty Thương mại Đại Sơn 0100371865-1 226.078.200 226.078.210 79943 14/1/2002 Công ty Giấy Tân Mai 0100371865-1 791.401.860 79.140.186 537 14/1/2002 Công ty TNHH Duy Hoà 0100482072-1 32.635.520 3.283.562 541 18/1/2002 Công ty Thương mại Đại Sơn 0100371865-1 432.590.000 43.259.000 28860 19/1/2002 Tổng Công ty Phát hành sách 0100109829-1 26.740.920 2.674.092 52021 22/1/2002 Công ty in và VHP 0100110574-1 290.451.700 29.045.170 Cộng 3.326.740.920 332.674.092 VD: Theo phiếu xuất kho giấy Couche 210 khổ 79*109 số X1513 ngày 10/1*2003 cho phân xưởng hoàn chỉnh sản phẩm. Tổng giá trị ghi trên phiếu xuất kho là 327.400 Nợ TK 621 327.400 Có TK 327.400 Từ các chứng từ nhập xuất vật tư đã nhập vào máy kế toán muốn kiểm tra sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Bước đầu tiên là kế toán vào phần in báo cáo rồi vao tệp “Báo cáo kho” để mở menu “sổ chi tiết vật tư, hàng hóa”, từ các số liệu ở phiếu nhập, phiếu xuất, máy sẽ tự động khởi tạo mẫu số chi tiết vật tư, hàng hóa, ngày tháng cần xem xét máy sẽ hiển thị trên màn hình mẫu “sổ chi tiết vật tư, hàng hóa” muốn in ra chỉ cần ấn lệnh in và máy sẽ thực hiện việc in ấn ra mẫu sổ. VD: Sau khi nhập kho vật tư, hàng hóa là giấy Bãi Bằng tháng 1/2002. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho đã khai báo, máy sẽ tự động tạo lập vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa. Vào cuối tháng để đối chiếu kiểm tra các số liệu, kế toán vào menu “Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa” của tệp “Báo cáo kho” “Sổ chi tiết vật tư hàng hóa” sẽ hiển thị lên màn hình, kế toán chọn ngày tháng cần xem và thực hiện in để in mẫu sổ ra. Ta có mẫu sổ sau: (Biểu 7) Biểu 6: Công ty in Âu Trường Thành Quan Nhân - Hà Nội Báo cáo tổng hợp công nợ Tháng 1/2005 Mã Tên KH/NCC Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có