Báo cáo Thực tập ở Công ty TNHH TBS – Total Building Systems Ltd

S một sự năng động và linh hoạt hết sức cần thiết. Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường được nâng cao. Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòng ban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Hội đồng quản trị: Có vai trò quyết định cao nhất tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, quyết định những vấn đề quan trọng của Công ty như : Các định hướng phát triển trong dài hạn, các chiến lược về sản phầm… Chủ tịch Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, là người đại diện theo Pháp luật của Công ty. Tổng Giám đốc: Có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát, chỉ đạo hoạt động của Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý Nhà nước. Giám đốc điều hành: Do Hội đồng quản trị bầu ra để điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh trước Hội đồng quản trị và cơ quan quản lý của Nhà nước. Ban kiểm soát tài chính : Công ty sử dụng kiểm toán viên của công ty kiểm toán Earnst & Young. Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành Bộ phận Hành chính-Nhân sự Bộ phận Tài chính-Kế toán Bộ phận IT Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Tư vấn thiết kế Bộ phận Kinh tế kĩ thuật Bộ phận Dự toán Bộ phận Quản lý thi công Bộ phận Vật tư Bộ phận QA/QC Bộ phận Sản xuất Bộ phận Xuất khẩu Hội đồng quản trị Ban kiểm soát tài chính Sơ đồ 1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Bộ phận Hành chính- Nhân sự: + Quản lý nhân sự toàn Công ty + Xây dựng chính sách nhân sự và chế độ lao động + Phân công, bố trí nhân sự, đảm bảo đúng người, đúng vị trí + Quản lý hồ sơ nhân sự của toàn thể nhân viên trong công ty + Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng/ thuê mượn nhân viên; giải quyết thủ tục thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn,…nhân viên. + Tổ chức và giám sát thực hiện việc đánh giá định kỳ nhân viên, thực hiện việc bình chọn, khen thưởng nhân viên xuất sắc và xử lý kỷ luật nhân viên + Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho cán bộ, nhân viên, toàn công ty + Quản lý hệ thống tài chính của Công ty bao gồm: - Đời sống: An ninh, vệ sinh, ăn uống, điện nước, hội họp, liên hoan,… - Hệ thống thiết bị văn phòng: Photocopy, điều hoà,… - Văn thư: Con dấu văn phòng phẩm thư tín báo chí,… - Điều phối xe - Các công việc thư ký cho Tổng giám đốc/ Hội đồng quản trị Bộ phận Tài chính - Kế toán + Xây dựng và giám sát thực hiện hệ thống quản lý tài chính của Công ty trên cơ sở cập nhật các quy định của pháp luật về tài chính. + Xây dựng và đăng ký hệ thống kế toán của Công ty trên cơ sở pháp luật kế toán và phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty + Phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả bằng công cụ tài chính toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Cân đối nguồn tài chính + Tổ chức theo dõi và thực hiện các hợp đồng liên quan đến kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán, bảo hiểm tài sản của Công ty và các hợp đồng khác khi ban giám đốc yêu cầu. + Duy trì và phát triển các mối quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Bộ phận IT - Quản lý hệ thống thông tin của Công ty bao gồm: + Hệ thống máy tính, máy in + Hệ thống điện thoại, fax + Hệ thống mạng nội bộ + Các phần mềm ứng dụng tin học Bộ phận Kinh doanh: + Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho thương hiệu TBS tại thị trường Hà Nội và các tỉnh với các đối tượng khách hàng + Xây dựng chính sách khách hàng đối với các nhà phân phối, đại lý sản xuất , các nhà thầu, Chủ đầu tư, tư vấn thiết kế. + Tổ chức hệ thống bán hàng phù hợp để thực hiện chiến lược và kế hoạch kinh doanh được Tổng Giám Đốc phê duyệt + Tổng hợp, phân tích thông tin về thị trường, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh để tìm giải pháp kinh doanh hiệu quả + Giải quyết các khiếu nại khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh phân phối và kinh doanh dự án Bộ phận Tư vấn thiết kế: + Tổ chức thực hiện mọi hoạt động thiết kế cho các dự án của Công ty, bao gồm thiết kế báo giá, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chế tạo lắp dựng + Thống kê vật tư, khối lượng sản phẩm công trình + Hỗ trợ kỹ thuật cho Phòng Kinh doanh và Dự án + Hỗ trợ Phòng Dự án trong việc điều tra, bảo hành sản phẩm khi có yêu cầu Bộ phận Kinh tế kỹ thuật : Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc Công ty, quản lý điều hành công tác kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực thi công xây lắp và có những nhiệm vụ sau: Chủ trì phối hợp các đơn vị liên quan, tính toán và lập hồ sơ dự thầu các công tình xây dựng Chỉ đạo lập phương án tổ chức thi công trình giám đốc công ty và chủ đầu tư trước khi thi công Tổ chức thực hiện công tác quản lý, giám sát chất lượng kỹ thuật tiên tiến độ khối lượng xây lắp, an toàn lao động trong xây dựng công trình theo các chế độ chính sách của Nhà nước và các quy chế do giám đốc ban hành Quản lý hồ sơ công trình, tài liệu khảo sát đo đạc bản vẽ kỹ thuật, nhật ký công trình… trong quá trình thi công Theo dõi, đôn đốc và chỉ đạo công tác bảo hành, bảo dưỡng công trình sau khi bàn giao theo quy định của Nhà nước Bộ phận Dự toán: Dự toán giá trị của công trình. Bộ phận Quản lý thi công: Quản lý quá trình thi công lắp dựng Bộ phận Vật tư: Quản lý vật tư, Bộ phận QA/QC : Quản lý chất lượng + Xây dựng và thường xuyên cập nhật Tiêu chuẩn nguyên vật liệu và tiêu chuẩn sản phẩm của Công ty + Xây dựng quy định kỹ thuật + Tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng. Bộ phận Sản xuất : Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của Công ty + Xây dựng các quy định , quy trình và thủ tục sản xuất, đồng thời giám sát việc thực hiện các quy định , quy trình và thủ tục đó để đảm bảo: - Chất lượng sản phẩm - Tiến độ sản xuất - An toàn lao động + Quản lý định mức kỹ thuật: Tỷ lệ hao hụt, mức tiêu hao năng lượng… của các sản phẩm + Quản lý máy móc, thiết bị, nhà xưởng + Xây dựng và thực hiện kế hoạch về bảo trì máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất + Theo dõi xây dựng cơ bản và bảo dưỡng các công trình xây dựng trong công ty + Tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất thường kỳ cho Tổng Giám Đốc. Bộ phận Xuất khẩu: Chịu trách nhiệm về các dự án xuất khẩu ra các thị trường Châu Á như Singapore, Thái Lan hay Australia. Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt và đầy biến đổi hiện nay, việc áp dụng phương án tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến tham mưu tạo ra cho TBS một sự năng động và linh hoạt hết sức cần thiết. Khả năng tiếp cận, nắm bắt và đáp ứng nhu cầu thị trường được nâng cao. Việc quản lý của lãnh đạo cấp cao được thông qua các phòng ban khác tạo sự liên kết giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty, nâng cao trách nhiệm của từng người, từng bộ phận. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TBS 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TBS Công ty lựa chọn cách thức tổ chức bộ máy kế theo hình thức tập trung. Tức là Công ty chỉ tổ chức phòng Kế toán tại văn phòng chính, còn dưới các nhà máy thì không có. Hiện nay Công ty đang có 5 kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng phụ trách tổng hợp tình hình tài chính của cả công ty và 4 kế toán viên phụ trách từng phần hành công việc của mình. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán Kế toán dự án Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán + Kế toán nguyên vật liệu Theo dõi cập nhật tình hình nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào các kho vật tư, thiết bị của Nhà máy; Kiểm tra lại tính toán vật tư trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo dõi cập nhật tình hình xuất vật tư vào sản xuất hàng ngày. Cập nhật báo cáo tồn kho 2 ngày một lần. Lưu trữ, cập nhật và kiểm tra các báo giá vật tư, trong đó phân loại vật tư cho công trình, vật tư sử dụng sản xuất chung tại xưởng. Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của phiếu nhập, xuất vật tư, so sánh số vật tư xuất với định mức tiêu hao cho phép. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho vật tư trên thẻ kho về số liệu nhập, xuất tồn. Tiến hành kiểm kê vật tư theo định kì (hàng tháng, quý , năm hoặc đột xuất theo yêu cầu) Phối hợp với kế toán dự án trong quá trình quyết toán tổng hợp vật tư theo công trình. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các TK 152, 153 Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh với định mức tiêu hao của công ty Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ Chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ kế toán có liên quan đến phần hành công việc của mình Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các bút toán cập nhật trên phần mềm. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của kế toán trưởng Đề xuất, lập tờ trình đối với định mức vật tư, bảng dự tính vật tư tồn kho tối thiểu. + Kế toán thanh toán Tiếp nhận kiểm tra và xử lý đối với các chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các chứng từ liên quan đến thanh toán công nợ phải thu, phải trả. Cập nhật, kiểm tra, đối chiếu số dư TM, ngân hàng hàng ngày với thủ quỹ, với ngân hàng và không chậm hơn 10h sang ngày hôm sau. Luôn đảm bảo số dư tiền mặt trên phần mềm và thực tế khớp nhau, số dư tiền mặt không vượt quá 50 triệu đồng. Thanh toán bằng TM được áp dụng đối với các khoản chi có giá trị 10 triệu đồng phải được thanh toán bằng chuyển khoản. Chịu trách nhiệm đối với các tài khoản 111, 112 Báo cáo kiểm kê quỹ tại ngày cuối cùng của tháng. Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng. Lưu trữ, ghi chép, phản ánh các chứng từ tiền mặt và chịu trách nhiệm toàn bộ đối với những phát sinh liên quan. Quản lý các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt của thủ quỹ. Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lý của các khoản thanh toán. Từ chối các chứng từ, số liệu sai, không đúng quy định. Đề xuất với kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc phần hành mình thực hiện. + Kế toán dự án Tham gia vào quá trình lập kế hoạch , theo dõi và quyết toán đối với các công trình Soát xét giá vốn dự toán công trình, lập bảng xem xét tài chính trình kế toán trưởng phê duyệt trước khi kí hợp đồng Tham gia cùng với bộ phận kinh doanh lập hợp đồng Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với mọi khoản chi phí phát sinh đối với công trình Cập nhật thường xuyên chi phí phát sinh đối với công trình Theo dõi và cung cấp tiến độ thực hiện công trình bao gồm tiến độ tại công trường và tiến độ sản xuất tại nhà máy Thường xuyên cập nhật và theo dõi các khoản công nợ với người mua hàng Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của mình Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của công trình + Kế toán tổng hợp Kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh hàng tháng, thực hiện việc kết chuyển các tài khoản, xác định kết quả kinh doanh. Lập các báo cáo tài chính hàng tháng Thực hiện lưu trữ, cập nhật số liệu, và xem xét tính giá đối với các sản phẩm tiêu chuẩn hàng quý hoặc khi có yêu cầu Cập nhật, theo dõi thường xuyên chi phí sản xuất dở dang của từng công trình Đối chiếu với kế toán NVL, kế toán chi phí sản xuất chung để đảm bảo sự phù hợp của việc phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm Lập bảng quyết toán vật tư và giá vốn công trình chậm nhất sau 2 ngày kể từ ngày công trình hoàn thành Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của mình Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của công trình Ngoài các phần hành chính trên, mỗi kế toán còn phụ trách thêm các phần hành kế toán khác. Ví dụ: Kế toán nguyên vật liệu còn phụ trách thêm một số phần hành kế toán khác như Kế toán TSCĐ, CCDC, Kế toán Công nợ phải trả nhà cung cấp NVL, CCDC, TSCĐ… hay Kế toán thanh toán còn kiêm luôn Kế toán các khoản Công nợ phải trả nội bộ, Kế toán các khoản thuế Thu nhập cá nhân, thuế GTGT hay các khoản vay, thế chấp, kí cược, kí quỹ… 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TBS. 2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH TBS. Các báo cáo tài chính của Công ty được trình bày bằng đồng Việt Nam (‘VNĐ’) phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam và chuẩn mực Kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành theo: Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc ban hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 1); Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2003 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 3); Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 2 năm 2005 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 4); Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc ban hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 5). Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính được trình bày theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán được chấp nhận rộng rãi ở các nước và lãnh thổ khác ngoài Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của Công ty là hình thức Chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho với giá trị được xác định như sau: Giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu, hàng hoá tính theo phương pháp bình quân gia quyền; Thành phẩm và chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang thì được tính bằng giá vốn nguyên vật liệu và lao động trực tiếp cộng chi phí sản xuất chung có liên quan được phân bổ dựa trên mức độ hoạt động bình thường. Dự phòng cho hàng tồn kho được trích lập cho phần giá trị dự kiến bị tổn thất do các khoản suy giảm giá trị có thể xảy ra đối với vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Số tăng hoặc giảm khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được kết chuyển vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Công ty tính giá trị tài sản cố định theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế. Trong đó nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động như dự kiến. Các chi phí mua sắm, nâng cấp và đổi mới tài sản cố định được vốn hoá và chi phí bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty trích khấu hao và khấu trừ tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau: Nhà cửa 6 năm Phương tiện vận chuyển 7 năm Máy móc và thiết bị 4 năm Thiết bị khác 2-3 năm Phần mềm kế toán 2 năm Các loại chi phí sau đây được Công ty hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn để phân bổ dần từ 3 đến 5 năm vào kết quả hoạt động kinh doanh. + Chi phí thành lập doanh nghiệp; + Chi phí trước hoạt động/ chi phí chuẩn bị sản xuất; + Công cụ dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn; và + Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh quá lớn. Lợi nhuận thuần sau thuế thu nhập doanh nghiệp có thể được chia cho các nhà đầu tư sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt và sau khi đã trích lập các quỹ dự phòng theo Điều lệ Công ty và các quy định của pháp luật Việt Nam. Cổ tức được công bố từ phần lợi nhuận chưa phân phối dựa trên tỷ lệ góp vốn của từng bên quy định trong Giấy phép Đầu tư. Công ty quy định việc ghi nhận các khoản doanh thu, chi phí từ việc thực hiện hợp đồng xây dựng như sau: - Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng có thể được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập báo cáo tài chính bằng cách so sánh tỷ lệ của chi phí của hợp đồng phát sinh cho phần công việc đã được hoàn thành đến ngày này so với tổng chi phí hợp đồng, trừ phi tỷ lệ này không đại diện cho mức độ hoàn thành. Các khoản tăng giảm khi thực hiện hợp đồng, các khoản tiền thưởng và các khoản thanh toán khác chỉ được tính vào doanh thu khi đã được thống nhất với khách hàng. - Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng không thể được ước tính một cách đáng tin cậy, thì doanh thu chỉ được ghi nhận tương đương với chi phí của hợp đồng đã phát sinh mà việc hoàn trả là tương đối chắc chắn. Chi phí của hợp đồng chỉ được ghi nhận là chi phí trong kỳ khi các chi phí này đã phát sinh. - Số tiền chênh lệch giữa tổng doanh thu luỹ kế của một hợp đồng xây dựng đã được ghi nhận cho đến thời điểm báo cáo và khoản tiền lũy kế ghi trên hoá đơn thanh toán theo tiến độ đến cùng thời điểm được ghi nhận vào khoản phải thu, phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng trên bảng cân đối kế toán. Các báo cáo thuế của Công ty sẽ chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế. Do việc áp dụng luật và các quy định về thuế đối với các loại nghiệp vụ khác nhau có thể được giải thích theo nhiều cách khác nhau, số thuế được trình bày trên các báo cáo tài chính có thể sẽ bị thay đổi theo quyết định cuối cùng của cơ quan thuế. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Các loại chứng từ được sử dụng tại công ty: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm. Hoá đơn thuế giá trị gia tăng. Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. Thẻ tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại tài sản cố định. Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng theo dõi sản phẩm hoàn thành, bảng theo dõi thời gian làm việc (bảng chấm công), phiếu làm thêm giờ, giấy xin nghỉ. Bảng quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm… 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty đã tổ chức vận dụng Hệ thống tài khoản kế toán heo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán trong các doanh nghiệp một cách linh hoạt và phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại Công ty. Ví dụ như: Công ty đã mở chi tiết các tài khoản về tiền gửi ngân hàng cho từng ngân hàng mà công ty đang giao dịch ( Ngân hàng Indovina , ngân hàng HSBC, ngân hàng VIB Bank...). Công ty đã mở chi tiết tài khoản Phải thu nội bộ thành các tài khoản chi tiết : Phải thu vốn chi nhánh, Tài sản cố định chi nhánh, Công cụ dụng cụ chi nhánh, Kết quả kinh doanh chi nhánh.... cho chi nhánh của Công ty tại TP Hồ Chí Minh. Công ty không sử dụng một số tài khoản như: TK 121, TK 128, TK 142, TK 144, TK 311, TK315... Chi tiết các tài khoản được theo dõi trong Phụ lục 1: Danh mục tài khoản Công ty TNHH TBS. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, sử dụng phần mềm kế toán Effect để hạch toán. Công ty tổ chức chứng từ theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay Sổ chi tiết: gồm sổ chi tiết các tài khoản (TK111, TK112, TK152,..) Sổ tổng hợp: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế,.. Muốn xem bất kỳ sổ chi tiết, sổ tổng hợp nào, ta từ màn hình nhập liệu vào phần xem, lựa chọn sổ cần xem, nếu là sổ chi tiết thì chi tiết tài khoản loại mấy. Phần mềm kế toán sẽ đưa ra trên màn hình. Việc sử dụng phần mềm kế toán tiện lơi hơn rất nhiều so với kế toán thủ công trước kia. Kế toán không phải thực hiện ghi vào nhật ký chứng hàng ngày, rồi tổng hợp vào sổ cái sổ chi tiết từ sổ chi tiết vào sổ cái… giảm khối lượng công việc, thời gian mà con số thu được chính xác kịp thời. Ta có thể mô phỏng sơ đồ nhập liệu của phần mềm kế toán Effect qua sơ đồ sau PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ KOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được minh họa theo sơ đồ dưới đây Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Bảng Tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Nhập hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Nhập vào chứng từ tương ứng trong phần mềm kế toán Sơ đồ 2.3. Hình thức ghi sổ theo phương pháp Chứng từ ghi sổ 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Theo yêu cầu đặt ra của Hội đồng quản trị là cập nhật liên tục thông tin về tình hình tăng giảm tổng tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu cũng như kết quả kinh doanh của Công ty, do vậy kế toán phải tiến hành lập Báo cáo tài chính theo tháng. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh trong tháng, thực hiện việc kết chuyển số dư của các tài khoản từ đó lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng của Công ty. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu được quy định trong Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Cuối niên độ kế toán Báo cáo tài chính của Công ty được nộp cho các cơ quan: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cục Thống kê và Cục Thuế thành phố Hà Nội. Hệ thống báo cáo quản trị của Công ty gồm rất nhiều các loại báo cáo khác nhau như: Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng Báo cáo tình hình vay và trả nợ vay hàng tháng. Báo cáo phân tích chi phí lãi vay hàng tháng. Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh với định mức tiêu hao của công ty Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ Bảng tổng hợp công nợ nhà cung cấp NVL, CCDC, TSCĐ trong đó có phân tích tuổi nợ, thời gian đến hạn thanh toán Báo cáo chi phí hoạt động theo khoản mục hàng tháng trong đó phân tích sự biến động của chi phí Bảng phân tích chi phí sản xuất chung theo khoản mục hàng tháng Báo cáo thu nhập khác và chi phí khác hàng tháng Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng Bảng tổng hợp công nợ phải thu và dự tính thời gian sẽ thu được tiền hàng tuần Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo công trình hàng tháng Bảng tổng hợp phân tích giá vốn doanh thu công trình hàng tháng, có so sánh với dự toán Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung theo công trình hàng tháng Báo cáo doanh thu và tình hình % hoàn thành doanh thu của bộ phận kinh doanh hàng tháng Báo cáo dự án hàng tháng Báo cáo thống kê hàng tháng Báo cáo thống kê sản lượng nhà máy hàng tháng Báo cáo sản lượng hàng năm … Qua hệ thống báo cáo quản trị hết sức chi tiết này ta có thể thấy rằng Công ty đang hết sức chú trọng đến tình hình quản lý tài chính của mình. 2.3. Đặc điểm kế toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty TNHH TBS 2.3.1. Kế toán nguyên vật liệu Sản phẩm xây lắp của Công ty TNHH TBS là những nhà lưu động nhỏ, nhẹ, kết cấu chính là thép có thể lắp ráp, tháo rời được…nên không giống những công trình xây dựng thông thường khác với NVL chủ yếu là gạch, bê tông, vôi, vữa, xi măng, sắt thép… NVL của Công ty có những đặc điểm khác biệt như sau: Nguyên vật liệu theo dõi trên TK 152 và được phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính (TK 1521) bao gồm: thép, thép ống, thép cuộn, tôn… - Nguyên vật liệu phụ (TK 1522): thuốc hàn, dây hàn, silicon, khí O2, khí CO2, dung môi, sơn… - Nhiên liệu (TK 1523): xốp cách nhiệt, d