Báo cáo thực tập tại Công ty cổ phần hóa dầu Vạn An

n Sổ Nhật ký chung Sổ cái tổng hợp BẢNG CÂN ĐỐI NHẬP- XUẤT- TỒN Từ ngày 01/07/07 đến ngày 31/07/07 Mã TK: 1561 – Tên TK: Giá mua hàng hóa Tên Vật tư Đơn Vị tính Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Xăng (HG) Lít 15 2,386 2,386 Dầu (HG) Lít 15 4,037 538 3,499 Xăng (VA) Lít 15 11,800 34 401,200 34 401,200 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày: 01/07/07 đến ngày 31/07/07 Kho : A1 Mã TK: 1561 – Tên TK: Giá mua hàng hóa Mã vật tư: Xăng – Đơn vị tính: Lít 15 Ngày Tháng Số CT Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT - - - 11/07/07 NX0707.01 3.163 10,500 33,211,500 3,163 10,500 33,211,500 31/07/07 XX0707.01 295 11,800 3,481,000 2,868 10,500 30,114,000 Cộng 3,163 295 2,868 Người lập biểu Kế toán trưởng Kế toán nghiệp vụ bán hàng hóa: Nội dung nghiệp vụ: Cũng như bất kỳ công ty kinh doanh nào, nghiệp vụ bán hàng hóa là một trong những hoạt động trọng tâm và quan trọng nhất của doanh nghiệp. Cho dù là công ty lớn hay nhỏ đều có những chiến lược tối ưu hoạch định cho việc kinh doanh của họ. Nếu đứng ở gốc độ là một nhà kinh doanh (Marketing) người ta sẽ chú ý đến việc làm thế nào để thu hút khách hàng và bán được sản phẩm của mình càng nhiều càng tốt. Nhưng nếu đứng ở gốc độ là một nhà tài chính hay nói gần hơn khi xét ở gốc độ là một người kế toán, thì doanh thu và lợi nhuận là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Tại công ty Vạn An, bán hàng hóa là nghiệp vụ chủ yếu và đóng vai trò quan trọng trong nguồn thu của doanh nghiệp. Nguồn sản phẩm kinh doanh của công ty chủ yếu là hóa chất dung môi các loại. Trong các năm qua, công ty đã phát triển vượt bậc với doanh thu bán hàng và lợi nhuận thu được tăng lên đáng kểà. Đi song song đó giá trị tài sản của doanh nghiệp ngày càng tăng vững và có xu hướng tăng nhanh. Quy trình khái quát về nghiệp vụ bán hàng hóa: Khách hàng Mua hàng Nhân viên Bán hàng Bộ phận Kinh doanh Thủ kho Bộ phận Giao hàng Xuất hàng Viết HĐ Giao hàng cho khách hàng Bộ phận Kế toán Đối chiếu (1) (2) (5) (6) (4) (3) Về đặc điểm kinh doanh, nghiệp vụ bán hàng tại công ty có hai hình thức chủ yếu sau đây: Nghiệp vụ bán hàng hóa: Xuất bán hàng hóa là xuất bán những mặt hàng dưới dạng chất lỏng không qua giai đoạn đóng sản phẩm. VD: Trong kỳ có nghiệp vụ xuất bán hàng hoá như sau: Xuất hàng hóa bán (Acetone) cho Cơ sở Khang Thịnh: số lượng là 4.000 kg, giá bán là 17.000 đ/kg Định khoản: Nợ TK 632: 4.000 * 16.684,477 Có TK 1561: 4.000 * 16.684,477 Nợ TK 131: (4.000 * 17.000) + (4.000 * 17.0 00)10% Có TK 5111: 4.000 * 17.000 Có TK 33311: (4.000 * 17.000)*10% Nghiệp vụ bán thành phẩm: Nghiệp vụ xuất bán thành phẩm tức xuất bán hàng hóa đã qua giai đoạn đóng rót sản phẩm vào phuy Cách xác định giá vốn hàng bán đối với thành phẩm Giá vốn hàng bán là giá thành của hàng hóa đã xuất kho. Ngoài ra giá vốn hàng bán là trị giá doanh nghiệp sử dụng để xác định kết quả tài chính của đơn vị. Cách xác định giá thành xuất kho: Áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn, không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Xác định giá vốn tại công ty Vạn An được hạch toán như sau: - Tập hợp chi phí : à chi phí nguyên vật liệu trực tiếp à chi phí nhân công trực tiếp à chi phí sản xuất chung Giá xuất kho áp dụng giá bình quân gia quyền cuối kỳ. VD: Giả sử trong tháng số lượng thành phẩm nhập kho có số liệu chi tiết như sau (giả sử tháng trước không còn số dư cuối kỳ): - Bước 1: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tên thành phẩm Số lượng Đơn giá nhập kho Thành tiền Methanol 406 973,999.29687 395,443,715 Toluen 419 3,183,721.6818 1,333,979,385 Xylene 300 1,152,106.1693 345,631,851 Tổng 2,075,054,951 Đơn giá nhập kho thành phẩm (giá vốn) được xác định dựa trên phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Thông thường tại công ty việc xác định đơn giá bình quân được hoạch định dựa trên phần mềm kế toán. Như thế trong kỳ nếu có nhập kho thành phẩm, ta sẽ chọn một đơn giá tạm tính phù hợp, vào cuối tháng ta tiến hành chạy đơn giá bình quân trên phần mềm kế toán khi đó ta sẽ xác định lại giá thành một cách chính xác hơn. - Bước 2: Xác định tỷ lệ của từng thành phẩm Công thức xác định tỷ lệ phân bổ: Mức tỷ lệ(%) = Giá trị từng hóa chất / Tổng giá trị Do đó ta có: à tỷ lệ Methanol: 0.19 à tỷ lệ Toluen: 0.64 à tỷ lệ Xylene: 0.17 - Bước 3: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh trong tháng. - Bước 4: Lập công thức phân bổ chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung như sau: Giả sử chi phí phát sinh trong kỳ có số liệu như sau: à Tổng chi phí nhân công trực tiếp (622) : 15,402,554 à Tổng chi phí sản xuất chung (627): 2,608,333 1561 621 Xuất sản xuất 155 154 Nhập kho thành phẩm 334,338 2141 621,622,627 154 627 622 Tập hợp chi phí sản xuất Lương, BH Chi phí khấu hao TSCĐ Ta có công thức tính như sau: Tên thành phẩm Chi phí nhân công được phân bổ Chi phí sản xuất chung được phân bổ Tổng chi phí PB (621 + 622 + 627) Methanol 15,402,554 * 0.19 = 2,926,485 2,608,333 * 0.19 = 495,583 398,865,783 Toluen 15,402,554 * 0.64 = 9,857,635 2,608,333 * 0.64 = 1,669,333 1,345,506,353 Xylene 15,402,554 * 0.17 = 2,618,434 2,608,333 * 0.17 = 443,417 348,693,702 Bước 5: Xác định giá thành thành phẩm: Tên thành phẩm Số lượng (1) Tổng chi phí phân bổ (2) Giá thành 1 Đơn vị SP {(1)/(2)} Methanol 406 398,865,783 982,428 Toluen 419 1,345,506,353 3,211,232 Xylene 300 348,693,702 1,162,312 Phương pháp kế toán: Chứng từ hạch toán: Hóa đơn bán hàng Phiếu xuất kho, biên bản giao hàng Phiếu thu tiền khách hàng Giấy báo có của ngân hàng ( khách hàng thanh toán qua chuyển khoản) Tài khoản chuyên dùng: Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Tài khoản 155: Thành phẩm Tài khoản 1561: Hàng hóa Tài khoản 33311: Thuế GTGT đầu ra Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Sơ đồ hạch toán: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng hóa: 33311 131 Thuế Vat hàng bán Doanh thu bán hàng hóa 5111 632 1561 Xuất bán hàng hóa Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán thành phẩm: 155 632 Xuất bán thành phẩm 131 33311 Thuế Vat hàng bán Doanh thu bán thành phẩm 5112 Sơ đồ hạch toán phí phục vụ 131 5113 Phí phục vụ 33311 VAT Hệ thống sổ sách: Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Báo cân đối nhập xuất tồn Sổ cái tổng hợp Sổ nhật ký chung Báo cáo bán hàng chi tiết Kế toán nghiệp vụ hàng giữ hộ: Công ty CP hóa dầu Vạn An chiếm một ưu thế mạnh khi có mặt bằng rộng lớn, giao thông thuận lợi về đường thủy lẫn đường bộ với hệ thống kho bãi đạt chất lượng tuyệt đối về vệ sinh môi trường. Trong nhiều năm liền công ty luôn đáp ứng tốt sự tin cậy của khách hàng và thu hút ngày càng nhiều nhà đầu tư, đặc biệt là những khách hàng có nhu cầu thuê kho để chứa hàng. Do đó công ty đã đưa vào hoạt động hệ thống bồn chứa hàng hoá với nhiều tính năng bảo quản chất lượng hàng gửi theo quy trình tiên tiến nhất. Hiện nay công ty đã và đang xây dựng thêm nhiều hệ thống bồn chứa hóa chất và xăng dầu, nâng tổng số bồn của công ty lên đến 14 bồn với đầy đủ dung tích đa dạng và đảm bảo được tốt chất lượng của sản phẩm. Với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ này, hàng năm doanh số cung cấp dịch vụ của công ty được cải thiện đáng kể. Đối với hàng giữ hộ, kế toán phải theo dõi nghiệp vụ thường xuyên và liên tục. Việc theo dõi ở đây là việc đo lượng hóa chất trong bồn. Như chúng ta đã biết dung lượng thể tích của hóa chất sẽ thay đổi theo nhiệt độ môi trường bên ngoài, do đó công ty sẽ có một bộ phận phụ trách việc theo dõi lượng hóa chất trong bồn bằng cách đo thể tích bồn và nhiệt độ trong bồn hai lần mỗi ngày (vào đầu sáng sớm và chiều). Từ số liệu đo hóa chất, ta sẽ tiến hành cập nhật và tính lượng hóa chất hao hụt thực tế so với lượng hao hụt ước tính trên sổ sách. Căn cứ vào khoảng chênh lệch này ta sẽ tiến hành hạch toán lượng hóa chất còn tồn lại trong kho, lượng hóa chất hao hụt bao nhiêu so với định mức hao hụt cho phép. Ngoài ra, đơn vị gửi hàng sẽ phải chịu thêm một khoản phí gọi là phí thuê kho chi trả cho đơn vị giữ hộ hàng. Khoản phí thuê kho này được tính dựa trên sự thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên khi ký kết, đồng thời khoản phí này còn phụ thuộc vào số lượng hàng gửi nhiều hay ít. Vd: Phí thuê kho áp dụng cho đơn vị gửi hộ dầu DO trong tháng 5/2007 là: 437.000đ, khi đó: Nợ TK 131: 480.700 Có TK 5113: 437.000 Có TK 33311: 43.700 Nội dung nghiệp vụ: Khái quát quy trình theo dõi nghiệp vụ hàng giữ hộ tại công ty CPHD Vạn An: Nhập kho hàng gửi Kiểm định hàng gửi Biên Bản gửi hàng Xuất hàng gửi cho đơn vị mua Theo dõi lượng hàng gửi thực tế Lập Sổ theo dõi hàng gửi Lượng hao hụt hàng gửi theo sổ sách Lượng hao hụt hàng gửi thực tế Đối chiếu chênh lệch Lượng hao hụt định mức thỏa thuận Lượng hao hụt chênh lệch giữa sổ sách và thực tế Đối chiếu Hạch toán hàng gửi cuối tháng Chênh lệch thiếu so với định mức Chênh lệch thừa so với định mức Nghiệp vụ nhập kho hàng gửi: Hàng gửi nhập kho để đơn giản đơn thuần được hiểu như nghiệp vụ nhập kho hàng hóa. Nhưng đối với hàng giữ hộ có đặc điểm khác biệt là hàng giữ hộ này được theo dõi và phản ánh dựa trên số lượng hàng hóa. Trước tiên đơn vị gửi hàng và công ty sẽ ký một đồng mua bán dịch vụ, cùng những thủ tục đi kèm cần thiết, và hàng sẽ được nhập kho sau khi qua kết quả giám định mẫu hàng, đo lường dung lượng và thể tích (tất cả đều quy về nhiệt độ chuẩn ở 150c: VCF” Hệ số thay đổi thể tích theo nhiệt độ”, WCF” Hệ số thay đổi khối lượng theo nhiệt độ”). Khi hàng gửi nhập kho trước tiên phải có sự giám định chất lượng của cơ quan giám định phụ trách và mọi chi phí liên quan đến việc giám định hay nhập hàng sẽ do bên nhờ giữ hộ chi trả. Trong thời gian giữ hộ, hàng gửi sẽ bị hao hụt và mức hao hụt định mức này thông thường dựa vào mức quy định do nhà nước ban hành và có thể có một phần thỏa thuận trong hợp đồng (xăng và hóa chất sẽ có mức hao hụt khác nhau), tuy nhiên nó chỉ dao động đến hạn mức cố định theo quy định chung của nhà nước áp dụng đối với các loại dung môi hóa chất. Đối với hàng gửi cũng tương tự như hàng của công ty Vạn An, hàng ngày đội ngũ phụ trách việc đo bồn sẽ đảm trách theo dõi dung lượng hàng trong bồn và báo lại cho bộ phận kho, tại đây số liệu sẽ được phân tích để thống kê lượng hóa chất trong bồn mỗi ngày. Bộ phận kho sẽ chuyển số liệu cho bộ phận kế toán, hạch toán thống kê trình lên Ban Giám Đốc, sau đó tiến hành đối chiếu với bên nhờ giữ hộ vào cuối tháng. Một số khách hàng quen thuộc tại công ty gồm: XN xăng dầu Hàng Không Miền Nam à Mặt hàng : Dầu Công ty TNHH TM Gia Hưng à Mặt hàng: Xylene Công ty CP hóa chất Minh Đức à Mặt hàng : Methanol Công ty Công Nghiệp Hóa chất Vimin à Mặt hàng: Xăng … Định khoản hàng gửi nhập kho: Nợ TK 1561 Phản ánh Có TK 331 số lượng hàng gửi Nghiệp vụ xuất kho hàng gửi: Hàng gửi nhập kho, khi đơn vị gửi hàng có nhu cầu xuất hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, họ sẽ yêu cầu phía công ty xuất hàng theo lệnh xuất hàng và thủ tục xuất hàng cần thiết để làm căn cứ đối chiếu sau này. Từ lệnh xuất hàng, công ty sẽ tiến hành xuất kho hàng giữ hộ với sự giám sát của đơn vị gửi hàng. Cũng như khi nhập hàng gửi, khi xuất hàng gửi công ty cũng sẽ tiến hành giám định lượng hàng xuất kho tại thời điểm hiện tại quy về thể tích chuẩn ở 150c. Cứ mỗi lần xuất hàng bộ phận kế toán có trách nhiệm cập nhật thông tin đầy đủ và báo cáo lượng hàng xuất thực tế, hao hụt xuất thực tế tại thời điểm đó trình lên Ban giám đốc xem xét để từ đó làm căn cứ đối chiếu vào cuối tháng. Định khoản: Nợ TK 632 Nợ TK 131 Có TK 1561 Có TK 511, Có TK 33311 Lưu ý: Tất cả chỉ phản ánh số lượng hàng xuất, không phản ánh giá trị hàng xuất. Cách xác định lượng hàng tồn cuối tháng: Tồn kho thành phẩm: Theo dõi lượng thành phẩm tồn kho này, ngoài việc phải theo dõi ghi chép mỗi ngày bộ phận kho còn phải theo dõi hàng tuần. Trong ngày ta cần phải ghi nhận số lượng phuy được đóng rót, số phuy rỗng còn tồn chưa đóng rót, số phuy đã xuất của từng mặt hàng sau đó cập nhật số liệu lên sổ sách. Thông thường số lượng phuy đang đóng rót dở dang sẽ được đóng hết trong ngày để không còn tình trạng hàng dở dang. Tồn kho bình quân cuối tháng của hàng hóa (chất lỏng): {(Tồn ngày 1 + 2 + … + Tồn ngày kề cuối tháng) + (Tồn đầu kỳ /2) + (Tồn ngày cuối cùng trong tháng /2)} 1) Tồn BQ cuối tháng = Tổng số ngày trong tháng tương ứng Từ số liệu kiểm kê thực tế, bộ phận kế toán sẽ theo dõi lượng hàng nhập xuất trong ngày, từ đó thống kê tập hợp số liệu để lên bảng Báo cáo tồn kho bình quân vào cuối tháng. Vd: Trong tháng 05, ta có phát sinh nghiệp vụ nhập xuất hàng của mặt hàng Methanol như sau: Tồn đầu kỳ của tháng trước chuyển sang: 7.000 kg Trong kỳ có phát sinh lượng hàng nhập như sau: + Ngày 06/05: 16.000 kg + Ngày 08/05: 4.000 kg Trong kỳ có phát sinh lượng hàng xuất như sau: + Ngày 05/05: 2.000 kg + Ngày 09/05: 3.500 kg + Ngày 13/05: 4.000 kg + Ngày 16/05: 2.500 kg + Ngày 23/05: 3.000 kg Ta có biểu mẫu sau: BÁO CÁO TỒN KHO BÌNH QUÂN Tháng 05 năm 2007 Lọai hàng : Methanol ĐVT: Kg STT Ngày Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 04/07 7,000 2 01/05/07 -  7.000 3 02/05/07 -  7.000 4 03/05/07 -   - 7.000 5 04/05/07 - - 7.000 6 05/05/07 2.000 5.000 7 06/05/07 16.000 21.000 8 07/05/07 21.000 9 08/05/07 4.000 - 25.000 10 09/05/07 - 3.500 21.500 11 10/05/07 - - 21.500 12 11/05/07 - - 21.500 13 12/05/07 - - 21.500 14 13/05/07 - 4.000 17.500 15 14/05/07 - - 17.500 16 15/05/07 - - 17.500 17 16/05/07 2.500 15.000 18 17/05/07 - - 15.000 19 18/05/07 - - 15.000 20 19/05/07 - - 15.000 21 20/05/07 - - 15.000 22 21/05/07 - - 15.000 23 22/05/07 - - 15.000 24 23/05/07 - 3.000 12.000 25 24/05/07 - - 12.000 26 25/05/07 - - 12.000 27 26/05/07 - - 12.000 28 27/05/07 - - 12.000 29 28/05/07 - - 12.000 30 29/05/07 - - 12.000 31 30/05/07 - - 12.000 32 31/05/07 - - 12.000 Cộng 20.000 15.000 12.000 Tồn bình quân cuối kỳ 14.483,87 Người lập biểu Vũng Tàu ,ngày 31 tháng 05 năm 2007 Tổng giám đốc Khi đó lượng hàng tồn bình quân trong tháng 06 được xác định như sau: Lượng hàng tồn mỗi ngày = Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày – Xuất trong ngày. à Lượng tồn cuối ngày 05: 7.000 – 2.000 = 5.000 kg Lượng tồn cuối ngày 06: 5.000 + 16.000 = 21.000 kg … Tương tự tính lượng tồn cuối ngày cho từng ngày trong tháng, đối với những ngày không phát sinh thì lượng tồn không thay đổi bằng lượng tồn ngày hôm trước. Lượng tồn đến ngày 30/05 (không phát sinh thêm): 12.000 kg Lượng tồn ngày cuối tháng (31/05): 12.000 kg {(7.000 + 7.000 + … + 12.000) + (7.000/2) + (12.000/2)} à Lượng tồn bình quân cuối tháng = 31 (ngày) = 14.483,87 Với : Tổng tồn (dòng số 1 -> 31) = (7.000 + 7.000 + … + 12.000) = 439.500 Tồn đầu kỳ/2 = 7.000/2 = 3.500 Tồn ngày cuối/2 = 12.000/2 = 6.000 Cách xác định hàng thừa, thiếu so với hao hụt định mức: Đối với kho hàng Vạn An: Hiện tại kho hóa chất Vạn An gồm các bồn chứa các mặt hàng sau: Xylene; Toluen. Những bồn này dùng để chứa hóa chất của công ty nhập về để phục vụ hoạt động kinh doanh. Như đã giới thiệu ở phần trên, nhiệt độ môi trường thay đổi sẽ dẫn đến thể tích hóa chất trong bồn chứa thay đổi không ổn định theo sự biến thiên của môi trường bên ngoài. Do đó, sự không ổn định này sẽ ảnh hưởng đến lượng dung tích thực của hóa chất trong bồn vì nguyên nhân giãn nở theo thời tiết. Từ đó làm ảnh hưởng đến việc phản ánh chính xác lượng hàng hóa trong bồn. Công ty sẽ có một đội ngũ chuyên về phụ trách việc theo dõi, đo dung lượng thể tích hóa chất trong bồn mỗi ngày hai lần vào đầu buổi sáng và cuối ngày. Với số liệu đo bồn thực tế, nhân viên phụ trách đo bồn sẽ cung cấp số liệu cho bộ phận kho thể tích và nhiệt độ chính xác trong bồn thực tế tại thời điểm đó. Bộ phận kho có trách nhiệm thu thập thông tin từ kết quả đo bồn thực tế và phân tích số liệu kiểm kê, quy đổi số liệu kiểm kê này về đơn vị tính chuẩn (VCF, WCF) nhằm xác định khối lượng tịnh của lượng hóa chất trong bồn chứa theo nhiệt độ tương ứng. Kết quả kiểm kê thực tế sẽ được chuyển sang bộ phận kế toán vào cuối mỗi tháng. Nhân viên kế toán có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ hạch toán và theo dõi đối chiếu, lên bảng thống kê số lượng hao hụt thực tế trong bồn. Cách tính lượng hao hụt hàng hóa: 1) Hao hụt xuất = Số lượng hàng xuất * Tỷ lệ % hao hụt hàng xuất 2) Hao hụt tồn trữ = Số lượng hàng gửi tồn bình quân * Tỷ lệ % hao hụt hàng gửi Vd: Giả sử lượng hàng tồn bình quân là: 10.000 kg Lượng hàng xuất theo hoá đơn: 9.000 kg à Lượng tồn theo sổ sách là: 10.000 – 9.000 = 1.000 kg Lượng tồn thực tế đo được: 990 kg à Chênh lệch hao hụt = Tồn thực tế – Tồn sổ sách = 10 kg Định khoản: Nợ TK 632 : 10 kg * Đơn giá Có TK 1561 Lưu ý: Với giá xuất kho này áp giá được tính theo phương thức bình quân gia quyền cuối kỳ). Đối với kho hàng gửi: Kho hàng gửi sẽ bao gồm tất cả các hóa chất của từng đơn vị gửi hàng, tùy theo từng loại mặt hàng mà công ty sẽ tính lượng hao hụt phù hợp theo thỏa thuận trong hợp đồng. Tùy theo tính chất của từng loại hàng gửi mà định mức hao hụt này sẽ dao động trong một khoảng cố định nào đó. Đối với hao hụt hàng giữ hộ (hao hụt bảo quản) giữa hai bên sẽ thống nhất mức hao hụt theo quy định của nhà nước, với mức hao hụt này được xác định dựa trên tỷ lệ phần trăm (%) từ số liệu đo lượng hàng tồn bình quân thực tế mỗi ngày. Từ số liệu nhập xuất hàng phát sinh được cập nhật hàng tháng, bộ phận kế toán phải theo dõi đều đặn chính xác để tránh thất thoát cho cả hai bên. Ngoài hao hụt bảo quản hàng giữ hộ, đơn vị gửi hàng còn phải chịu thêm khoản hao hụt khi xuất hàng gửi. Trong trường hợp này tùy vào phương tiện vận chuyển mà công ty sẽ áp mức giá hao hụt khác nhau và các định mức hao hụt này cũng dựa trên cơ sở hợp lý với sự chấp thuận của cơ quan giám định. Vd: Giả sử đối với mặt hàng Toluen, mức hao hụt thoả thuận ban đầu giữa hai bên là 0.2%. Lượng hàng tồn trữ bình quân cuối tháng : 10.000 kg à Hao hụt tồn trữ = 10.000 * 0.2% = 200 kg 1) Từ kết quả kiểm kê đo bồn thực tế, giả sử lượng tồn thực tế đo được là: 15.000kg à Lượng tồn sổ sách = 10.000 – 200 = 9.800 kg à Chênh lệch hao hụt = Tồn thực tế – Tồn sổ sách = 15.000 – 9.800 = 5.200 kg Khi đó, lượng hàng tồn thực tế > lượng hàng tồn trên sổ sách à mức hao hụt này được hạch toán vào phần chênh lệch thừa: Nợ TK 1561 : giá trị hàng thừa (5.200 kg * Đơn giá ) Có TK 3381: giá trị hàng thừa (5.200 kg * Đơn giá ) 2) Nếu kết quả kiểm kê đo bồn lượng tồn thực tế là 9.000 < 9.800 (lượng tồn sổ sách) à Chênh lệch hao hụt = 800 kg Phân chênh lệch thiếu này được hạch toán vào hàng thiếu chờ xử lý: Nợ TK 1381: giá trị hàng thiếu (800 kg * Đơn giá) Có TK 1561: giá trị hàng thiếu (800 kg * Đơn giá) Lưu ý: Giá xuất kho sẽ áp theo giá thực tế phát sinh trên thị trường vào thời điểm đó. à Đến cuối năm, tổng của tất cả các giá trị thừa này được tập hợp và kết chuyển vào doanh thu khác TK711 nếu hàng thừa được hưởng và TK 811 nếu hàng thiếu phải bồi thường. Nợ TK 3381 / Có TK 711 Nợ TK 811 / Có TK 1381 - Tương tự xác định lượng hàng hao hụt khi xuất như sau: Giả sử lần xuất hàng thứ nhất là: 1.500 kg Methanol Lượng hao hụt định mức thỏa thuận là 0.18% à Lượng hao hụt xuất hàng là : 1.500 * 0.18% = 2.7 kg à Tổng lượng hàng xuất đợt 1 là: 1.502,7 kg Như vậy lượng hàng hao hụt này sẽ được tính vào tổng số lượng hàng xuất ra trong tháng. Trường hợp hàng thiếu so với định mức khoán (định mức thỏa thuận ban đầu): - Thông thường nếu xảy ra trường hợp này, công ty tức đơn vị nhận giữ hộ có trách nhiệm phải bồi thường thiệt hại về lượng hàng bị hao hụt thiếu do sự cố khách quan nào đó. Khi đó, công ty sẽ phải bù đắp vào khoản thiệt hại này bằng cách nhập kho hóa chất trả lại cho đơn vị gửi hàng đồng thời xử lý lượng hàng thiếu phải bồi thường do sự cố hao hụt này cuối năm đưa vào chi phí khác của doanh nghiệp. 111 156 131 Xuất trả hàng gửi Mua hàng hóa 156 1381 811 Hạch toán vào chi phí khác Hạch toán lượng hao hụt BẢNG TÍNH HAO HỤT THEO ĐỊNH MỨC -T05/2007 TOLUENE Xylene Stt Ngày Nhập Xuất Tồn STT Ngày Số nhập Số xuất Tồn Tồn đầu ngày 01/05/07 307,142 Tồn đầu ngày 01/05/07 479,808 1. 5/1/2007 307,142. 1 5/1/2007 479,808 2. 5/2/2007 307,142. 2 5/2/2007 479,808 3. 03/05/2007 21,480. 285,662. 3 5/3/2007 479,808 4. 04/05/2007 15,036. 270,626. 4 5/4/2007 479,808 5. 05/05/2007 16,110. 254,516. 5 5/5/2007 479,808 6. 5/6/2007 254,516. 6 5/6/2007 479,808 7. 07/05/2007 30,430. 224,086. 7 5/7/2007 479,808 8. 08/05/2007 8,234. 215,852. 8 5/8/2007 479,808 9. 5/9/2007 215,852. 9 5/9/2007 479,808 10. 10/05/2007 6,444. 209,408. 10 5/10/2007 479,808 11. 11/05/2007 19,690. 189,718. 11 5/11/2007 479,808 12. 12/05/2007 21,480. 168,238. 12 5/12/2007 479,808 13. 5/13/2007 168,238. 13 5/13/2007 479,808 14. 14/05/2007 21,480. 146,758. 14 5/14/2007 479,808 15. 15/05/2007 21,480. 125,278. 15 5/15/2007 479,808 16. 16/05/2007 25,418. 99,860. 16 5/16/2007 479,808 17. 17/05/2007 28,282. 71,578. 17 5/17/2007 479,808 18. 18/05/2007 14,320. 57,258. 18 5/18/2007 479,808 19. 5/19/2007 57,258. 19 5/19/2007 479,808 20. 5/20/2007 57,258. 20 5/20/2007 479,808 21. 21/05/2007 29,535. 27,723. 21 5/21/2007 479,808 22. 22/05/2007 15,752. 11,971. 22 5/22/2007 479,808 23. 5/23/2007 11,971. 23 5/23/2007 479,808 24. 5/24/2007 11,971. 24 5/24/2007 479,808 25. 5/25/2007 11,971. 25 5/25/2007 479,808 26. 5/26/2007 11,971. 26 5/26/2007 479,808 27. 5/27/2007 11,971. 27 5/27/2007 479,808 28. 5/28/2007 11,971. 28 5/28/2007 479,808 29. 5/29/2007 11,971. 29 5/29/2007 479,808 30. 5/30/2007 11,971. 30 5/30/2007 479,808 31. 5/31/2007 11,971. 31 5/31/2007 4