Báo cáo Thực tập tại cửa hàng xăng dầu số 4 Đại Từ

hình trên thị trường xăng dầu những thángđầu năm.Đã xảy ra hiện tượng khan hiếm xăng dầu giả tạo.Do việc việc dò gỉ thông tin về việc lên giá xăng dầu.Làm cho một số cửa hàng đóng cửa chờ tăng giá .Nhưng cửa hàng xăng dầu số 4 đã ý thức được việc thực hiện văn minh thương mại ,nên vẫn phục vụ khách hàng một cách bình thường ,không có hiện tượng chèn ép khách hàng . Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật ,chính sách chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, quy định an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường. Do chất đặc điểm riêng của xăng dầu mặt hàng nguy hiểm về cháy nổ, dễ bay hơi, độc hại. Cho nên toàn ngành xăng dằu và cửa hàng xăng dầu số 4 luôn luôn đề cao công tác phòng cháy chữa cháy. Bằng các trang thiết bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy,nâng cao ý thức cảnh giác của cán bộ công nhân viên trong cửa hàng. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cửa hàng . Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc thái gồm có 7 người trong đó có 1 cửa hàng trưởng ,1nhân viên bán hàng kiêm kế toán .Tức còn 6 người bán hàng trực tiếp .Mỗi ca bán hàng có thời gian từ 6h sáng hôm trước đến 6h sáng hôm sau .Gồm 2 nhân viên một ca,có một nhân viên làm ca trưởng .Cửa hàng bắt đầu mở cửa từ 5h sáng đến 22h đêm (có trực đêm) Tổ chức lao động ở cửa hàng . Cửa hàng trưởng Kế toán Ca bán hàng Cửa hàng trưởng xăng dầu số 4 là một người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm,năng lực lãnh đạo .Cửa hàng trưởng trực tiếp lãnh đạo phân công lao động ,nhập hàng .Cửa hàng trưởng đã qua lớp bồi dưỡng cửa hàng trưởng chuẩn . Trình độ của người lao trong cửa hàng xăng dầu số 4 + 1 trình đọ đại học + 1 trình độ cao đẳng + 2 trình độ trung cấp + 3 trình độ sơ cấp Tất cả đều được đào tao thêo đúng chuyên ngành. III. Cơ sở vật chất trang thiết bị của cửa hàng. Cửa hàng xăng dầu số 4 được xây dựng trên diện tích 300m2 được chia làm 4 khu vực cụ thể : 1. Khu vực 1: Khu vực nhà bơm gồm 3 cột bơm đơn ,mái che được kiên cố hoá, hiện đại . + 1 cột bơm xằng Mogas 92 + 1 cột bơm xăng Mogas 90 + 1 cột bơm dầu Diesel oil Các cột bơm đều của hãng TATSUNO của Nhật Bản sản xuất .Tại đây còn đặt các biển cấm lửa ,bảng giá được niêm yết và một số loại bình chuẩn như: + Bình chuẩn 5 lít 1 cái. + Bình chuấn 2 lít 1 cái. + Bình chuẩn 1 lít 2 cái Ngoài ra còn ca, phễu, can đựng dầu nhờn để phục vụ khách mua lẻ có pha thêm dầu nhờn. 2. Khu vực 2 : Khu vực bể chứa gồm 3 bể chứa xăng dầu 2 đầu lồi loại 25m3. + 1 bể chứa xăng Mogas 92. + 1 bể chứa xăng Mogas 90. + 1 bể chứa dầu Diesel oil. 3. Khu vực 3: khu vực quầy bán hàng ,nơi bày bán các sản phẩm dầu động cơ,bếp gas,kế bên là một nhà kho chứa các phi dầu BP,một số thiết bị phụ trợ của cửa hàng. 4 Khu vực 4 : Khu vực sinh hoạt củacán bộ côn nhân viên của cửa hàng. Gồm phòng làm việc của cửa hàng trưởng (văn phòng) nhà bếp ,phòng nghỉ. Ngoài ra còn hệ thống tường bao, phương tiện chiếu sáng ,quảng cáo. IV. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh – nguồn hàng - khách hàng của cửa hàng. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh. Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái kinh doanh những mặt hàng : Dầu sáng – dầu nhờn động cơ-gas(bếp gas) Trong đó mặt hàng dầu sáng gồm:xăng Mogas 92,Mogas90,dầu Diesel(DO).Đặc điểm cụ thể như sau : Xăng Mogas 92 có màu xanh lá cây ,có tri số ôtan (RON) RON=92 nghĩa xăng Mogas 92 là loại xăng có tính chống kích nổ ,tương ứng với hỗn hợp nhiên liệu chứa 92%VOL IZO ôtan và 8%VOL heptan trong cung điều kiện thử nghiệm .Tương tự xăng Mogas 90 có RON=90 có màu đỏ .DO là loại nhiên liệu dùng cho động cơ có tỷ số nén lớn . Dầu động cơ : Vistra:4T; 0,7 lít: 0,8lít-BP hộp, phi. Gas:bình 12kg, 48kg, bếp gas,các phụ kiện. * Đặc điểm. Xăng dầu là chất lỏng dễ bay hơi, bắt cháy ở nhiệt độ rất thấp ( 390 ). Hơi xăng nặng hơn không khí nên có thể đọng lại ở chỗ trũng, bui, chỗ khuất gây nguy hiểm về cháy nổ. Xăng dầu có tốc độ cháy nhanh chóng lan, khi cháy tạo ra nguồn nhiệt rất lớn ( t0max = 1200 kacl/kg ). Xăng dầu nhẹ hơn nước, nổi lên trên mặt nước, do vậy có thể cháy lan việc chữa cháy rất khó khăn. Xăng dầu là chất lỏng độc hại gây độc hại tới sức khoẻ con người qua con đường hô hấp, tiếp xúc … Xăng dầu có khả năng tĩnh đIửn và tự bốc cháy do vậy bảo quản, vận chuyển rất thận trọng, tránh hiện tượng tích đIửn. 2. Đặc điểm nguồn hàng xăng dầu là nguồn hàng nhập khẩu, tổng công ty xăng dầu viêtm nam nhạp khẩu về các kho trung tâm cho các công ty, các công ty dự kiến nhập hàng về kho của mình. Cửa hàng xăng dầu số 4 thuộc công ty xăng dầu Bắc TháI được nhập từ công ty xăng dầu Đức Giang thuộc công ty xăng dầu B12 khu vực I Hà Nội vì vậy nguồn hàng của cả hàng rất ổn định tạo ra những việc thuận lợi cho việc nhập hàng bán hàng, khả năng đáp ứng nhu cầu được đầy đủ và nhanh chóng, dự chữ và mua bán hợp lý. Giá cả nhập, bán được quy định theo giá của công ty 3. Khách hàng của cửa hàng Cửa hàng xăng dầu số 4 nằm trên địa bàn xã Hùng Sơn – huyện đại từ – tỉnh thái nguyên thuộc quốc lộ 13 nối liền thái nguyên – tuyên quang. Khách hàng của cửa hang chủ yếu là khách truyền thống và khách vãng lai. Khách hàng truyền thống : trên địa bàn xung quanh có đơn vị hành chính sự nghiệp, như xí nghiệp, nhà máy hàng mua với khối lượng lớn như nhà máy chè, đơn vị khai thác khoáng sản, và nhân dân các dân tộc trong huyện. Khách vãng lai : công ty xây dựng, khách đi du lịch lên căn cứ địa cách mạng, khu du lịch Hồ Núi Cốc. V. Công tác an toàn lao động phòng cháy chữa cháy vệ sinh môI trường. 1. Công tác an toàn lao động. Theo như quy định của ngành xăng dầu và cửa hàng xăng dầu số 4 thì mỗi nhân viên bán hàng phải mặc đúng y phục quy định có đeo phù hiệu của công ty cấp. Mỗi nhân viên phải làm theo quy định của công ty Công ty hoặc cả hàng trưởng. Cửa hàng phải có phòng nghỉ cho nhân viên và phòng nghỉ cho nhân viên và phòng trực đêm. 2. Công tác phòng cháy chữa cháy Do tính chất mặt hàng kinh doanh rất phức tạp nguy hiểm khi cháy gây ra hậu quả lớn. do vậy để nâng cao tính hiệu quả an toàn trong kinh doanh của cửa hàng xăng dầ số 4 luôn quán triệt đến từng nhân viên trong công tác phòng cháy chữa cháy, kiểm tra nghiêm ngật các nguồn nhiệt, trang bị đầy đủ dụng cụ, phương tiện phòng cháy chữa cháy và kiến thức phòng cháy chữa cháy cho mỗi nhân viên, cửa hàng thực hiện đầy đủ các nội quy phòng cháy chữa cháy theo biển cấm ở gần cột bơm xăng dầu, được đặt hợp lý, đúng chỗ. Các dụng cụ phương tiện phòng cháy chữa cháy gồm : + 2 bể nước. + 2 bể cát 2m2. + 3 chăn chiên. + 2 xúc cát. + 4 bình MSZ8. + 1 bình CO2. + 2 chăn Aminao. + 2 bình MFZT35. Các dụng cụ, phương tiện phòng cháy chữa cháy đều được để đúng nơi quy định, thuận tiện, tất cả đều ở trang thái hoạt động tốt. 3. Vệ sinh môi trường. Cửa hàng đã trang bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh như : thùng rác, hệ thống cấp thoát nước, chổi quét, xẻng hót, đồng thời nhân viên bán hàng trong cửa hàng luôn có ý thức tạo môi trường làm việc sạch sẽ gọn gàng. VI. công tác tuyên truyền quảng cáo. Công tác quảng cáo theo luật thương mại ban hành ngày 23/05/1997 thì quảng cáo là hành vi thương mại có thưởng nhằm giới thiệu hàng hóa dịch vụ để xúc tiến bán hàng. Chính vì thế cửa hàng xăng dầu cũng có nhu cầu cần quảng cáo. với việc quảng cao rất đa dạng, phong phú, nhưng với cửa hàng xăng dầu cần tuân theo một số các quy định nhất định như biển biểu tượng chữ. P ( PETROLIMEX ). Được rọi phản quang màu xanh trên nền màu trắng đặt phía trước, được treo cao để khác hàng có thể nhìn thấy từ xa. Ngoài ra còn các biển đề tên cửa hàng xằn dầu số 4 Đại Từ thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái . Địa chỉ : xã Hùng Sơn – Huyên Đại Từ – Tỉnh TháI Nguyên. Các bảng gia được niêm yiết rõ ràng và biển cấm lửa, cấm hút thuốc lá, tắt máy biển nội quy cửa hàng, hòm thư góp ý khách hàng. Cửa hàng cong có hệ thống tủ kính trắng dùng để trưng bày các sản phẩm dầu nhờn, các loại bếp gas và phụ kiện kèm theo. Bên cạnh đó trong những ngày khuyến mại, có treo các băng rôn giới thiệu, các tặng phẩm khách hàng có thể nhận được. Nhằm thu hút khách đó là những hình thức chiêu khách. Song cửa hàng vẫn lấy chữ tín khách hàng là quan trọng nhất. Phần thứ hai : nghiệp vụ nhận xăng dầu ở cửa hàng số 4 thuộc công ty xăng dầu bắc tháI I. kháI niệm – vị trí – tác dụng của nghiệp vụ nhận hàng 1. Khái niệm nhận hàng. Nhận hàng là việc tập trung hàng háo từ các nguồn khác nhau thông qua việc xác đinh số lượng, chất lượng lô hàng nhập và thực hiện các nguyên tắc quy định về giao nhận xăng dầu. 2. Vị trí Nhận hàng là nghiệp vụ mở đầu của quy trình nghiệp vụ kho và là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình nghiệp vụ kinh doanh thương mại. 3. Tác dụng của nghiệp vụ nhận hàng Xác định trách nhiệm của các bên đối với số lượng, chất lượng hàng nhập. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bên đối với chất lượng hàng hoá. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thựchiện các nghiệp vụ khác của kho. Góp phần tạo lực lượng hàng hóa đủ đáp nhu cầu đảm bảo hàng hoá. Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh. II. yêu cầu của nghiệp vụ nhận hàng 1. Nhận đúng số lượng, chất lượng của mặt hàng ghi trong hoá đơn, nhận đúng nguyên tắc thủ tục quy định, đúng quy trình nghiệp vụ. Muốn vậy người nhận hàng phảI nắm đúng nguyên tắc nhận hàng quy trình nhận đối với từng loại, phảI nắm được tính chất đặc đIúm từng mặt hàng, từng loại phương tiện vận chuyển thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ, chấp hành đúng nguyên tắc, đúng quy trình. 2. Nhận nhanh, gọn, an toàn làm tốt công tác chuẩn bị nhận, người nhận hàng phải thành thạo chuyên môn nghiệp vụ. 3. Phân rõ trách nhiệm các bên có liên quan đến số lượng, chất lượng hàng lo hàng nhận. Hàng thừa thiếu kém phẩm chất phát hiện khi kiểm tra thì người giao phải chịu trách nhiệm. Hàng trên phương tiện đủ, đảm bảo chất lượng khi vào kho thiếu hoặc kém phẩm chất nếu không tìm được nguyên nhân do người giao thì người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng hoá trong kho. III. Nguyên tắc nhận xăng dầu 1. Tất cả hàng hoá khi nhận phải có đầy đủ hoá đơn giấy tờ cần thiết, giấy tờ phải hợp lệ. 1.1. Đầy đủ giấy tờ cần thiết tuỳ theo loại hàng , nguồn nhập, phương tiện vận chuyển và các giấy tờ cần thiết đi kềm theo hàng hoá khác nhau. - Nếu nhận hàng xăng dầu vận chuyển bằng ô tô stec thì giấy tờ kềm theo gồm : + Hoá đơn bên bán (bên giao). + Lệnh vận chuyển. + Barem dung tích phương tiện (giấy chứng nhận kiểm định). + Đơn hoá nghiệm (kết quả thí nghiệm). - Nếu nhận dầu mỡ nhờn giấy tờ đi kèm gồm có : + Hoá đơn bên bán ( bên giao) + Lệnh vận chuyển + Đơn hóa nghiệm ( chứng chỉ phẩm chất) - Nếu nhận giao thì bộ chứng từ gồm : + Hoá đơn bên bán ( bên giao ) : Hoá đơn vỏ bình, hoá đơn giao + Lệnh vận chuyển + Biên bản giao nhận. 1.2. Các giấy tờ hợp lệ nghĩa giấy tờ phải đảm bảo các yếu tố sau : Đúng mẫu, đúng biên quy định. Ghi chép đầy đủ theo quy định, rõ dàng, không tẩy xoá. Có giá trị pháp lí. Riêng hoá đơn phải có giá trị thanh toán. 1.3. Nếu hàng nhận không đủ giấy tờ hoặc không hợp lệ thì người nhận có quyền từ chối nhận hàng. 2. Tất cả hàng hoá khi nhận đều phải được kiểm tra, xác định chính xác số lượng, chất lượng hàng. 2.1. Kiểm tra chất lượng. Chất lượng hàng hoá là tổng hợp các tính chất đặc trưng kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng của hàng hoá làm cho hàng hóa có những thuộc tính nhất định, có khả năng thoả mãn nhu cầu sử dụng trong điều kiện nhất định. Chất lượng xăng dầu là các chỉ tiêu kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng của xăng dầu làm cho xăng dầu có khả năng thoả mãn nhu cầu sử dụng nhất định. * Phương pháp xác định chất lượng. + Phương pháp cảm quan : dựa vào cảm quan và kinh nghiệm để nhận biết chất lượng của lô hàng. + Sử dụng dụng cụ chuyên môn : Dùng các loại máy móc, dụng cụ chuyên môn đo tỷ trọng, lấy mẫu đơn hoá nghiệm 2.2. kiểm tra số lượng. Số lượng hàng hoá là chỉ tiêu phản ánh trọng lượng , số lượng lô hàng nhận. + Phản ánh trọng lượng đối với gas, mỡ. + Phản ánh thể tích đối với xăng dầu. + Phản ánh số lượng đối với bình gar, bếp gas, phụ kiện. Phương pháp xác định số lượng : Cân đo đong đếm trực tiếp là hàng nhận tuỳ theo từng loại hàng, nguồn nhập và thoả thuận giữa hai bên. 3. Nhận đủ trả đủ bơm khô vét sạch. Nhận đủ trả đủ theo hoá đơn, riêng hàng dầu chính thì nhận đủ ttả đủ theo hoá đơn trừ đi hao hụt định mức vận chuyển. Bơm khô vét sạch hàng trên stec, hàng trong phương tiện tồn chứa phụ, hàng thừa trên stec, hàng trong phương tiện. 4. Thực hiện đầy đủ quy trình quy định. Thựchiện đầy đủ các nguyên tắc quy định, quy trình về giao nhận xăng dầu. Thực hiện đầy đủ các biện pháp phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường Ghi chép sổ sách luân chuyển chứng từ. IV. Quy trình nghiệp vụ một lần nhận xăng dầu chuyển bằng ô tô stec Chuẩn bị nhận hàng Căn cứ chuẩn bị : Căn cứ vào kế hoạch xin hàng của kho, của cửa hàng và kế hoạch đIều hàng của công ty. Căn cứ vào thông báo của cán bộ tạo nguồn. Căn cứ vào thông báo của chủ hàng, chủ phương tiện. Nội dung chuẩn bị : Kiểm tra bể để chuẩn bị nhận hàng, kiểm tra độ kín của bể, đường ống công nghệ, sự hoạt động của các van. Kiểm tra phẩm chất xăng dầu trong bể, đo bể, xác định thể tích xăng dầu trước khi nhận. Chuẩn bị phương tiện dung cụ, sổ sách, lao động cần thiết để nhận hàng xô, thước đo, tỷ trọng kế, nhiệt kế thước thử đo nước, thẻ kho, thẻ bể, dụng cụ vét. Xác định lượng hàng còn tồn trong bể, đấy là số đo nhận ( kí hiệu V1) ghi số đo vào thẻ bể. Khi đo ta đo chiều cao chung, chiều cao nước, tra barem sẽ được Vchung , Vnước . Vchung – Vnước = Vxăng dầu Chuẩn bị dụng vụ phòng cháy chữa cháy, đảm bảo nhận nhanh, gọn, an toàn, giảm hao hụt 2. Trực tiếp nhận hàng 2.1. Khi hàng về hướng dẫn lái xe đỗ đúng nơi quy định, yêu cầu tắt máy phương tiện và nối tiếp địa. 2.2. Kiểm tra giấy tờ của người giao hàng và giấy tờ lô hàng. Xem các loại giấy tờ có mâu thuẫn với nhau không, có mẫu, đúng liên và hợp lệ không. Số liên ghi trên giấy tờ phải rõ ràng, hợp lý. Sau khi kiểm tra thấy có thiếu xót người nhận có quyền từ chối nhận hàng đồng thời báo cho cán bộ phụ trách để sử lý. 2.3. Kiểm tra phương tiện. Kiểm tra bề ngoài phương tiện : Vị trí các van, số kẹp chì, vị trí kẹp chì cỡ lốp, độ cong của nhíp. Kiểm tra kết cấu của phương tiện : Xem lỗ thông hơi có thông không, có túi khí không. Đo chiều cao của stec, của cửa nhận so với tầm mức. Đo lượng dầu trong két của phương tiện, ghi số đo vào mặt sau của hoá đơn. Đối chiếu kết quả kiểm tra với giấy tờ phương tiện nếu không khớp với nhau phải báo cáo lãnh đạo để sử lý. 2.4. Kiểm tra hàng. Kiểm tra hàng trên phương tiện : Để xăng dầu trên phương tiện ổn định mới kiểm tra thời gian đối với xăng là từ 5 phút trở lên, nhiệt độ đối với DO, FO, thời gian tối thiểu là lớn hơn 10 phút, dầu nhờn, marut thời gian là 20 phút. * Kiểm tra chất lượng hàng. Dùng phương pháp cảm quan : Tháo van thử nước, xả một lít xăng dầu vào trong xô, dùng mắt thường quan sát màu sắc, độ lẫn nước, độ cặn ( hiện nay Mogas 90 màu đỏ ). Đo tỷ trọng : Nếu dùng tỷ trọng kế hệ mét ( Astm ) thì kết quả đo được gọi là tỷ trọng thực tế, dùng bảng 53 quy chuyển sang tỷ trong ở 150C. Đối chiếu d15 đo được với d15 hoá đơn, nếu sai số Ê ± 0.0015 thì chất lượng đảm bảo. Nếu dùng d20/4 thì sau khi đo được phải đổi về d++ bằng cách : dtt = d20/4 * 0.99973. Sau khi chuyển đổi về d15 lấy kết quả chuyển đổi đối chiếu với d15 hoá đơn, thì sai số cho phép là 0.0015. Sau khi kiểm tra nếu thấy có nghi ngờ thì người nhận hàng báo cáo tình hình với cán bộ phụ trách mời cán bộ kỹ thuật đến cùng với người nhận lấy mẫu đưa hoá nghiệm. Nếu hàng đảm bảo chất lượng thì nhập bình thường . Nếu hàng không đảm bảo chất lượng thì người nhận có quyền từ chối nhận hàng, nếu vì lý do nào đấy mà người nhận phải nhận hàng thì số hàng đó phải được để riêng. Kiểm tra số lượng hàng. + Đo to xăng dầu trong stec ( to n ). + xác định thể tích xăng dầu nhận. Vn = Vtthđ + Vtthđ ( ton - tonđ ) * a Vn : Thể tích xăng dầu nhận Vtthđ : Thể tích xăng dầu ở hoá đơn. ton : Nhiệt độ xăng dầu khi nhận. a : Hệ số dãn nở của xăng dầu. ax = 0.0013. adầu hoả = 0.001. aDO =0.0009 + Xác định hao hụt định mức vận chuyển. Hđmvc = Vtthđ * S/100 * Khhvc Hđmvc : Hao hụt định mức vận chuyển. S : Quãng đường vận chuyển thực tế. Khhvc : Tỷ lệ hao hụt vận chuyển cho 100km. + Xác định lượng hàng lái xe phải giao. Vlxpy = Vn – Hđmvc Vlxpy : Lượng xăng dầu lái xe phải giao + Xác định lượng hàng thực tế có trong phương tiện : Có 2 phương pháp. Phương pháp 1 : Rót vào hoặc xả ra cho bằng tầm mức đóng ở đầu giao. Vttpt = Vtthđ + Vrả ra ( rót vào ) Vttpt : Thể tích xăng dầu thực tế phương tiện. * Phương pháp 2 : Dùng thước chữ T đo chênh lệch khoảng cách từ tấm mức đến mức chứa xăng dầu của phương tiện sau đó tra barem cổ tec rõ được Vchênh lệch Vttpt = Vtthđ + Vchênh lệch Đối chiếu Vttpt với Vlxpg để xác định thừa thiếu => Vttpt – Vlxpg . Nếu thiếu thì bắt lái xe phải bù, nếu lái xe không bù thì lập biên bản thiếu hàng và sử lí theo quy định. Nếu thừa hàng thì lập biên bản thừa hàng và thực hiện bản khố vét sạch. 3. Nhận đủ hàng cho xả hàng vào bể chứa, sau khi xả hết hàng kiểm tra lại phương tiện. Trong qua trình xả hàng cả hai bên giao và nhận luôn có mặt tại vị trí. Để xăng dầu ổn định sau đó đo lại bể để xác định thể tích lượng hàng trong bình. VTNTB = VSN - VTN VTNTB : Thể tích trung bình. Nếu sai lệch trong phạm vi cho phép thì nhận hàng bình thường. Nếu sai lệch nhiều thì phải kiểm tra lại phương tiện, bể chứa, đo tính đường ống công nghệ đồng thời bao cho cán bộ phụ trách để có biện pháp sử lí. 4. Kết thúc nhận hàng Người nhận hàng kí vào hoa đơn, giữ lại háo đơn kẹp cùng háo đơn nghiệm, ( kết quả thí nghiệm ) và biên bản thừa thiếu (nếu có) thành bộ chứng từ giao nhận hàng. Ký lệnh vận chuyển lái xe. Ghi thẻ kho, ghi sổ theo dõi nhập. Thu gọn chứng từ sổ sách, dụng cụ và vệ sinh công nghiệp nơi công nhân nhận hàng. 5. Ví dụ minh hoạ Quy trình một lần nhận xăng dầu vận chuyển bằng ôtô stec ở cửa hàng xăng dầu số 4. 5.1. Chuẩn bị nhận hàng Căn cứ chuẩn bị. Căn cứ vào kế hoạch xin hàng của cửa hàng xăng dầu số 4 và kế hoạch điều hàng của công ty xăng dầu B12 ( chi nhánh xăng dầu Hải Dương )ngày 7/8/2003. + Cửa hàng xin nhận một xe ôtô stec chở đầy Diesel. + Công ty điều xe do lái xe Đào công Tâm ( ông Tâm ) điều khiển với quãng đường vận chuyển là 145km. * Nội dung chuẩn bị. Cửa hàng đã xác định bể để nhập, bể trong trạng thái hoạt động tốt đường ống công nghệ còn nguyên vẹn không bị rò rỉ, các van hoạt động tốt. Cửa hàng đã chuẩn bị đầy đủ các phương tiện dụng cụ chuyên dùng: Chai lấy mẫu, thước đo chuyên dùng, nhiệt kế điện tử, thước chữ T và các sổ sách cần thiết để sẵn sàng nhập hàng. * Trực tiếp nhận hàng: Khi xe hàng đến cửa hàng trưởng trực tiếp ra nhận hàng, hướng dẫn lái xe đỗ đúng vị trí quy định, tắt máy phương tiện và nối tiếp địa, mang biển ngừng bán hàng ra trước cửa hàng để nhập xong rồi bán. 5.2. Kiểm tra giấy tờ Trong thời gian chờ xăng ổn định, cửa hàng cửa hàng trưởng đã kiểm tra giấy tờ củat lái xe gồm có : Hoá đơn GTGT, lệch vận chuyển, thẻ kho, giấy chứng nhận kiểm định dung tích phương tiện. Các giấy tờ sau khi kiểm tra với lệnh vận chuyển, kết luận đảm bảo các quy định như giấy tờ kèm theo, các niêm phong kẹp trì còn nguyên vẹn. 5.3. Kiểm tra hàng. Hàng để trên phương tiện sau 10 – 15 phút thì mới bắt đầu kiểm tra. Kiểm tra chất lượng hàng : Kiểm tra bằng phương pháp cảm quan, thấy màu sắc độ cặn không có gì nghi ngờ, tiến hành đo nhiệt độ báo ở 32.50C , nhiệt độ ở hoá đơn là 320C dùng chai lấy mẫu để lấy mẫu. - Kiểm tra số lượng hàng. - Xác định thể tích xăng dầu nhận theo hoá đơn và nhiệt độ : + Khi nhận là 32.50C. + Hoá đơn là 320C . Thể tích xăng dầu nhận theo háo đơn là : Vn = Vtthđ + Vtthđ ( t0n – t0HĐ ) * a Vn = 7220 + 7220 ( 32.5 – 32 ) * 0.0013 Vn = 7220 + 7220/2 * 0.0013 Vn = 7224.693 ( lit ) Xác định hao hụt định mức vận chuyển với quãng đường là 145km là : Hđmvc = Vtthđ * S/100 * Khhvc Hđmcv = 7220 * 145/100 * 0.1% Hđmvc = 10. 469 ( lit ) Vậy nói quãng đường vận chuyển 145km thì hao hụt định mức của xe là 10.469 lit Xác dịnh thể tích lái xe phải giao cho cửa hàng là : Vlxpg = Vn – Hđmvc Vlxpg = 7224.693 – 10.469 Vlxpg = 7214.224 ( lit ) Vậy lái xe phải giao cho cửa hàng là : 7214.224 ( lit ) Xác lượng hàng có trên phươpng tiện. Hàng trên phương tiện là hàng ghi trên hoá đơn cách tấm mức là : + 0.00 cm. Nhưng khi nhận hàng, hàng lại trên tấm mức là 1 cm theo trong giấy chứng nhận kiểm định thì 1cm cổ tec bằng 4.5 lit do đó lượng hàng thực tế có trên phương tiện là : Vttpt = Vtthđ + VTăng Vttpt = 7220 + ( 1- 0 ) * 4.5 Vttpt = 7224.5 ( lit ) So sánh Vttpt với Vlxpg ta rõ xác định được lương thừa thiếu : Vttpt – Vlxpg = 7224.5 – 7214.224 = 10.276 ( lit ) Hàng thừa lập biên bản nhập hàng thừa. III. Xả hàng vào bể chứa Cửa hàng trưởng và lái xe trực tiếp giao nhận hàng . Một đầu ống dẫn xăng được nối với đầu ống xả của ôtô stec, đầu kia được nối với họng nhập. Bắt đầu xả hàng cho chảy từ từ sau khi kiểm tra đường ống và các van hoạt động tốt thì mở hết van cho xăng chở bình thường. Sau khi xả hết hàng ở trên phương tiện xuống thì tiến hành vét bằng cách: Dùng ống hút hàng phương tiện cho ra xô, cho xe tiến lùi để hàng trên phương tiện chảy xuống xô treo ở van xả của ô tô stec nếu khi đo lại bể vẫn thấy thiếu. IV. Kết thúc nhận hàng Cửa hàng trưởng ký vào hoá đơn và giữ lại hoá đơn, đơn kẹp cùng đơn hoá nghiệm thành một bộ chứng từ giao nhận. Cửa hàng trưởng ký vào lệnh vận chuyển trả lái xe và cho xe đi. Sau đó thu dọn dụng cụ nhận hàng, sắp xếp sổ sách, vệ sinh công nghiệp nơI nhận hàng và tiếp tục bán hàng bình thường. V. Quy trình nghiệp vụ một lần nhận dầu mỡ nhờn 1. Chuẩn bị nhận hàng Căn cứ vào kế hoạch xin hàng ở cửa hàng và dự chữ hàng, đảm bảo đủ diện tích và loại kho phù hợp ( chỉ có một kho ). + Chuẩn bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ, sổ sách cần thiết phục vụ cho việc nhận hàng. + Chuẩn bị dụng cụ phương tiện để bốc dỡ như : Cân bàn, lốp ôtô, cầu trượt, xe đóng tay. + Chuẩn bị thẻ kho và nhiều lao động để đưa hàng vào kho 2. Trực tiếp nhận hàng 2.1. Khi xe hàng đến cửa hàng trưởng trực tiếp giao nhận hàng hướg dẫn lái xe đỗ đúng vị trí quy định, tắt máy phương tiện, thả nối tiếp địa. 2.2. Kiểm tra giấy tờ của chủ phương tiện Dầu mỡ nhờn nhập ở cửa hàng được công ty mua và điều cho cửa hàng khi xin hàng , mặt khác dầu mỡ nhờn được đóng thành phi, hộp thùng đã được niêm phong cho nên khi nhận căn cứ vào số liệu nên bộ giấy tờ gồm : + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Lệnh vận chuyển. Các giấy tờ kiểm tra đầy đủ, hợp lệ, không sai xót, không mâu thuẫn nhau có tính pháp lí. 2.3. kiểm tra phương tiện Quan sát kiểm tra bên ngoài phương tiện thấy không có gì nghi ngờ. đối chiếu kiểm tra với các giấy tờ đi kèm, kết luận đảm bảo các điều kiện quy định như trong giấy tờ. 2.4. Kiểm tra hàng Cửa hàng trưởng quan sát thấy hàng để trên phương tiện sắp xếp theo đúng quy định. Hàng được đóng trên hộp , trong thùng, lại có niêm phong nên cửa hàng chỉ quan sát bên ngoài, tính hàng trong bao kiện, nắp hợp đối chiếu với hoá đơn và chủng loại, chất lượng. Xác định số lượng hàng : do hàng đã được đóng hộp từng loại nên cửa hàng sử dụng phương pháp kiểm đếm, mặt khác dầu được đóng hộp thùng, phi, nên không xác định thể tích lô hàng mà chỉ xác định số lượng được từng mặt số lượng hàng. Việc kiểm tra số lượng do cửa hàng trưởng kiểm tra với sự có mặt của người giao. Cửa hàng áp dụng phương pháp kiểm đếm toàn bộ lô hàng nhận, số lượng từng hàng kiện rồi cưn cứ vào đó để xác định lô hàng. Khi nhận hàng cửa hàng luôn đặtyêu cầu thao tác nhanh gọn, chính xác, đúng quy định, quy trình nghiêm túc, không để mất mát nhầm lẫn. 3. Kết thúc nhận hàng Người nhận hàng ký vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và giữ lại hoá đơn. Ký lệnh vận chuyển trả lái xe. Ghi số hàng nhập vào the kho để cửa hàng trưởng ( thủ kho ) nắm được lượng hàng tồn từ đó có kế hoạch xin hàng hợp lí. Thu dọn dụng cụ sổ sách, vệ sinh công nghiệp nơi nhận hàng VI. Thực hiện một số quy định liên quan đến nhận hàng 1. Thẻ kho. Là loại giấy tờ sổ rời dùng để theo dõi số lượng hàng hoá nhập xuất, tồn kho và căn cứ để lập báo cáo kho. Thẻ kho được mở theo quy cách hàng hoá nghĩa là mỗi loại hàng hoá mở một thẻ, kế toán ghi phần trrên của thẻ sau đó giao cho chủ kho quản lí ghi chép hàng ngày. * Cách ghi chép các số liệu vào thẻ kho. + Ghi theo đơn vị thể tích hoặc đơn vị khối lượng quy định . dòng đầu tiên trong thẻ ghi số ngày lập thẻ hoặc tồn tại từ trước chuyển sang. + Các dòng tiếp theo ghi thứ tự nhập, xuất phát sinh, mỗi dòng ghi số liệu của một hoá đơn không được cộng dồn hoá đơn để ghi vào thẻ. + Cuối tháng thủ kho đối chiếu số liệu ghi trên thẻ với thống kê kế toán, sau khi đối chiếu xong kế toán ký xác nhận. 2. Các phép