Báo cáo Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo máy - TKV

tài chính phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Các NKCT có thể mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. NKCT phải mở từng tháng, hết mỗi tháng phải khóa sổ NKCT cũ, lập NKCT mới cho tháng sau. Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản dược mở trên một trang hoặc một số trang liên tiếp và sử dụng cho cả năm. Chỉ mở cho bên Nợ TK đối ứng với bên có tài khoản khác. Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản: 111, 112, 131, 133,136, 138, 141,142, 144, 152,153, 156, 211, 214, 241, 221, 311,315, 341, 331, 333,336, 338, 511, 515,627, 632,635, 641, 642, 711, 811, 911. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với Sổ cái. Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, công ty sổ và thẻ kế toán chi tiết sau: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho Sổ tài sản cố định Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán). Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Thẻ tính giá thành SP, DV Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết GVHB, bán hàng Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh *Trình tự ghi sổ kế toán: (1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính 2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hiện nay, định kỳ và cuối niên độ kế toán công ty lập các báo cáo kế toán theo mẫu quy định tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doamh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn lập các Báo cáo khác theo quy định của Tập đoàn than- khoáng sản Việt Nam: Báo cáo chi tiết doanh thu chi phí, lãi lỗ Báo cáo kiểm kê TSCĐ, bất động sản đầu tư Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh odanh … Định kỳ bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị bao gồm : - Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi theo từng TK ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại) - Báo cáo về công nợ : Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, phân loại theo kỳ hạn thanh toán (trong hạn thanh toán, quá hạn thanh toán.v.v…) - Báo cáo tổng hợp chi phí : báo cáo chi phí theo từng nội dung kinh tế, báo cáo chi phí theo từng PX. - Báo cáo tổng hợp kết quả hạch toán nội bộ. - Báo cáo kiểm kê sản phẩm dở dang. - … 2.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU: 2.3.1. Kế toán tiền mặt: 2.3.1.1. Đặc điểm về quản lý quỹ tiền mặt tại công ty: Công ty quy định tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty. Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111- tiền mặt và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt sổ này được viết bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân ngay,đồng thời tiến hành điều chỉnh xử lý. Thường là do lỗi ghi chép của kế toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung.. 2.3.1.2.Kế toán quỹ tiền mặt: *Tổ chức chứng từ: Phiếu thu (MS 01 – TT): Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc các văn bản, quyết định… có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền xảy ra trên cơ sở lệnh thu, Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ, làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu “Đã thu tiền”. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.Quy trình luân chuyển phiếu thu được tóm tắt theo như sau: Người nộp tiền: Đề nghị nộp tiền Kế toán tiền mặt: lập phiếu thu Sơ đồ 2.03: Quy trình luân chuyển phiếu thu: GĐ, Kế toán trưởng: Ký phiếu thu Thủ quỹ: Thu tiền KT tiền mặt: Lưu trữ KT tiền mặt: Ghi sổ Phiếu chi: (MS 02- TT) Khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình : Sơ đồ 2.04: Quy trình luân chuyển phiếu chi: Giám đốc: Duyệt chi Đề nghị chi tiền GĐ,KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi KT tiền mặt: Ghi sổ và Kẹp chứng từ Thủ quỹ: Xuất quỹ *Tài khoản sử dụng: Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. tài khoản này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán tiền mặt ghi vào bên nợ TK 111, giảm tiền mặt ghi vào bên có. ` Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 112, 131, 133, 152, 153, 211, 241, 311, 331, 411, 511, 711... * Quy trình hạch toán tổng hợp tiền mặt; Sơ đồ 2.05: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt: Sổ quỹ Phiếu thu, Phiếu chi... Nhật ký chứng từ số1 Sổ chi tiết quỹ tiền mặt Bảng kê 1 Sổ Cái TK111 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.06: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp thu chi tiền mặt Tk 112 Tk 111 Tk 151,152,153,156 Rút TGNH nhập quỹ Mua vật tư, hàng hoá Tk 511,512 Tk 112 Thu tiền bán hàng Nộp tiền mặt vào NH Tk 515 Tk 331 Thu từ HĐ tài chính Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán TK 711 Tk 133 Thu khác Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Tk 131 TK 211,213,217,241 Khách hàng trả nợ Mua TSCĐ, BĐS hoặc hoặc ứng trước thanh toán CPXDCB Tk 411,441 Tk 311,315,333,334,338 Nhận vốn CSH Trả nợ vay ,nợ NN,CNV và các khoản nợ khác Tk 333(1 ) Tk 411,441 Thu VAT cho NN khi Trả vốn CSH bán HH,cung cấp DV 2.3.2. Kế toán TGNH: 2.3.2.1. Đặc điểm về quản lý TGNH của công ty: TGNH của công ty bao gồm các loại sau: Việt Nam Đồng, Ngoại tệ (chủ yếu là USD), vàng bạc, kim khí quý đá quý. Tài khoản TGNH của công ty hiện nay được nhiều ngân hàng khác nhau. Cuối ngày kế toán đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ của ngân hàng nhằm tránh sai sót, nếu có chênh lệch xảy ra tiến hành kiểm tra tìm nguyên nhân. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì số thừa thiếu sẽ được treo trên TK 1381 hoặc 3381. 2.3.2.2.Kế toán TGNH: * Tổ chức chứng từ: Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng Giấy báo có của ngân hàng: Giấy báo có do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ngân hàng ghi sổ. Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê ngân hàng trên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng. Khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán. Giấy báo có sau đó được kế toán tiến hành kẹp chứng từ. Vào cuối ngày khi nhận được Bảng sao kê ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và số liệu của ngân hàng. Quy trình luân chuyển và ghi sổ tóm tắt như sau: Giấy báo có Sơ đồ 2.07: Quy trình luân chuyển Giấy báo có: Kế toán TGNH Ngân hàng Bảng sao kê ngân hàng Uỷ nhiệm chi: Trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị tương đương, kế toán TGNH lập uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên (tuỳ theo yêu cầu của từng ngân hàng và tuỳ theo nội dung nghiệp vụ). Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng. Giấy báo Nợ: Giấy báo Nợ do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ghi sổ. Bảng sao kê ngân hàng Để được phép chi tiền từ TK TGNH, kế toán TGNH phải nhận được đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền đó (ví dụ: Dùng TGNH thanh toán tiền mua vật tư thì phải có bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho…). Khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TGNH lập Uỷ nhiệm chi có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng chuyển cho ngân hàng. Khi nhận được Uỷ nhiệm chi, ngân hàng chi tiền và gửi Giấy báo nợ, bảng sao kê ngân hàng, Uỷ nhiệm chi đã có chữ ký của ngân hàng về cho công ty. Kế toán TGNH tiến hành ghi sổ đối chiếu và kẹp chứng từ. Quy trình luân chuyển như sau: Sơ đồ 2.08: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH: Lệnh chi và các chứng từ liên quan Giám đốc, KT trưởng: Ký duyệt Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH; uỷ nhiêm chi Kế toán TGNH:Ghi sổ,đối chiếu, kẹp chứng từ Kế toán TGNH:Lập uỷ nhiệm chi * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tăng TGNH công ty sử dụng TK 112 là chính. TK này được mở chi tiết cho từng loại tiền và chi tiết cho từng ngân hàng. TK 112 có số dư bên nợ. Trong kỳ, khi có nghiệp vụ tăng TGNH, kế toán TGNH hạch toán vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan: *Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 2.09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TGNH Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê NH NKCT số2 Sổ chi tiếtTGNH Bảng kê 2 Sổ Cái TK112 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.10: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng giảm TGNH (TK 11211- TGNH VNĐ NHTMCP hàng hải Cẩm Phả, Tháng 3/2010) TK 11211 dđk: 21.952.754 TK 131 TK 642 15.163.374.300 10.194.570 TK 111 TK 133 6.000.000 1.019.410 TK 515 TK 112 454.200.180 TK 341 869.495.750 TK 311 10.188.951.290 510.187 TK 152 102.767.009 TK 331 1.896.489.070 TK 211 1.663.373.107 dck: 5.382.860 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu: 2.3.3.1. Đặc điểm, phân loại và công tác quản lý NVL tại Công ty: Đặc điểm NVL: Do là một doanh nghiệp chế tạo máy có quy mô tương đối lớn nên NVL, vật tư của công ty ngoài những đặc điểm chung còn có những đặc điểm riêng biệt: NVL, vật tư của công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy cách. NVL thường có khối lượng lớn, chẳng hạn sắt thép lên đến hàng nghìn tấn Chi phí NVL lớn, chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm NVL, CCDC được quản lý tại kho vật tư về mặt hiện vật. Phân loại NVL: NVL tại công ty rất phong phú và đa dạng. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ NVL và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, NVL được phân loại dựa trên vai trò tác dụng của vật liệu đối với hoạt động SXKD của công ty. Theo đặc trưng này NVL được phân ra các loại sau đây: Vật liệu chính: Vật liệu cấu thành chủ yếu hình thái vật chất của sản phẩm. Thuộc loại này có rất nhiều chủng loại vật tư như: sắt thép các loại (sắt hợp kim, sắt kết cấu…), bộ hơi, vít, dây cuaroa, ống sắt… Vật liệu phụ: sử dụng kết hợp với NVLC để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Thuộc loại này có: sơn, ôxy,ga, que hàn, thuốc hàn, khí các bô níc, đất cát (cát làm sạch)… Nhiên liệu, các loại vật tư, phụ tùng khác:... Tính giá NVL: Áp dụng chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho công ty tính giá NVL theo giá thực tế.Giá thực tế của NVL nhập kho phụ thuộc vào nguồn nhập. Tại công ty hầu hết NVL nhập kho là từ mua ngoài, giá NVL nhập kho được tính theo công thức sau: Giá NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí thu mua – CK thương mại, giảm giá hàng bán+ Các khoản thuế không được khấu trừ NVL gia công chế biến xong nhập kho: Giá thực tế = Giá xuất + chi phí gia công chế biến + chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Giá NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền, theo công thức sau: Giá VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Giá NVL xuất kho = Lượng VL xuất kho * Lượng VL tồn đkỳ + nhập trong kỳ 2.3.3.2. Kế toán NVL: *Tổ chức chứng từ: Phiếu nhập kho: Do cán bộ phòng vật tư lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ. Bảng kê phiếu nhập: Dựa trên phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp các phiếu nhập kho trong tháng theo thứ tự thời gian và nhóm vật tư để tiện theo dõi và đối chiếu. Biên bản giao nhận vật tư: Do phòng quản lý cấp phát vật tư lập khi bàn giao vật tư cho đơn vị sử dụng. Bộ phận SXKD nghiên cứu lập kế hoạch về nhu cầu thu mua, sử dụng vật tư lập phiếu đề nghị nhập vật tư, và hợp đồng mua hàng trình giám đốc ký duyệt. Phòng vật tư trực tiếp mua vật tư nhập kho. Dựa vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng liên quan phòng quản lý vật tư lập phiếu nhập kho và ghi vào các cột: tên, chủng loại, quy cách, số lượng nhập. Nhập kho xong, thủ kho ghi vào cột thực nhập và thẻ kho. Cuối cùng, phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán vật tư ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi sổ, kẹp chứng từ. Quy trình như sau: Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: Phòng QLVT: mua hàng lập phiếu nhập kho Bộ phận SXKD: nghiên cứu nhu cầu thu mua, sử dụng vật tư Giám đốc: Ký hợp đồng mua hàng tư Kế toán vật tư: Ghi sổ, kẹp chứng từ Thủ kho: Nhập kho, ghi thẻ kho Bảng 2.02: Phiếu nhập kho CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Mẫu số: 01-VT Ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày20-3-2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO NỢ: 1523 Số: 67/P CÓ: 331 Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Họ tên người giao hàng: Phạm Văn Bộ Theo: hóa đơn số …0164850…ngày ..31..tháng ..3.. năm..2010 Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải và xếp dỡ - XN vật tư vận tải Cẩm Phả. Nhập tại kho: phụ tùng (hợp đồng số 988 ngày 14/3/10) Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Xuất x xứ Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Lốp ô tô 900-20/16PR Bộ 04 04 3.204.545 12.818.180 2 Lốp ô tô 1000-20/20PR Bộ 12 12 3.751.818 45.021.816 3 Lốp ô tô 1100-20/20PR Bộ 14 14 4.330.000 60.620.000 4 Lốp ô tô 1200-20/20PR Bộ 08 08 4.780.910 38.247.280 Cộng 156.707.276 Tổng cộng: Một trăm năm mươi sáu triệu bảy trăm không bảy nghìn hai trăm bảy mươi sáu đồng chẵn. Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Phòng QLCP vật tư (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Phiếu xuất kho: Do cán bộ phòng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Bảng kê phiếu xuất: Dựa trên các phiếu xuất kho phát sinh trong tháng, kế toán vật tư lập bảng kê phiếu xuất có trong tháng theo thứ tự thời gian và nhóm vật tư để tiện theo dõi, đối chiếu. Biên bản thanh lý vật tư: Do cán bộ phòng quản lý vật tư lập trong trường hợp thanh lý nhượng bán NVL (thừa, phế liệu thu hồi) Khi các PX có nhu cầu xuất vật tư, phòng SXKD lập biên bản đề nghị xuất vật tư gửi phòng kỹ thuật và phòng QLCP vật tư ký duyệt lệnh xuất, sau khi được duyệt, cán bộ vật tư lập phiếu xuất kho, ghi vào cột tên, quy cách, chủng loại, khối lượng, rồi chuyển cho thủ kho xuất kho và ghi vào cột thực xuất. Cuối cùng chuyển phiếu xuất về phòng kế toán, kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền, ghi sổ kế toán và kẹp chứng từ. Đối với trường hợp thanh lý NVL không sử dụng đến, các đơn vị gửi đề nghi thanh lý về phòng quản lý vật tư. Công ty thành lập Hội đồng thanh lý bao gồm: cán bộ phòng vật tư, thủ kho và cán bộ phòng kế toán. Hội đồng thanh lý tiến hành kiểm kê, kiểm nghiệm NVL nếu đủ điều kiện thanh lý thì lập Biên bản thanh lý gửi giám đốc ra quyết định thanh lý và tiến hành thanh lý. P.QLCP Vật tư & P. kỹ thuật: xét duyệt Sơ đồ 2.12: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho: Đề nghị xuất hàng P.Vật tư: Lập phiếu xuất P.QLCP và P.kỹ thuật: Ký phiếu Thủ kho: Xuất kho KT Vật tư: Ghi sổ, bảo quản chứng từ Bảng 2.03: Phiếu xuất kho CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Mẫu số: 02-VT Ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày20-3-2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO NỢ: 627 Số: 65/P CÓ: 152 Ngày 27 tháng 3 năm 2010 Đơn vị: PX Máy mỏ 1 Họ tên người nhận hàng: Lê Thùy Lý do xuất kho: Sửa chữa máy xúc định kỳ số 13/ Đồng Nai Xuất tại kho: vật tư Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Được duyệt Thực xuất 1 Lốp ô tô 900-20/16PR Bộ 02 02 02 3.204.590 6.409.180 2 Lốp ô tô 1100-20/20PR Bộ 05 05 05 4.330.000 21.650.000 3 Lốp ô tô 1200-20/20PR Bộ 01 01 01 4.787.280 4.787.280 Cộng 32.846.460 Tổng cộng: Ba mươi hai triệu tám trăm bốn mươi sáu nghìn bốn trăm sáu mươi đồng chẵn. Ngày 27 tháng 3 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Đơn vị Phòng kỹ thuật Phòng QLCP hàng sử dụng quản lý vật tư (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) *Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản chính là TK 152 để hạch toán NVL. TK 153 để hạch toán CCDC. Các TK này có số dư bên nợ, khi có nghiệp vụ nhập kho kế toán ghi vào bên Nợ, xuất kho ghi vào bên có TK này. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 331 “Phải trả nhà cung cấp”; TK 311 “ Vay ngắn hạn” TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “ tiền gửi ngân hàng” TK 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ” TK 621 “chi phí NVL trực tiếp”; TK 627 “Chi phí sản xuất chung” TK 641 “ CPBH”, TK 642 “CPQLDN” TK 154 “ Chi phí SXKD dở dang”… * Hạch toán chi tiết NVL: Hiện nay công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này dược tiến hành như sau: Sơ đồ 2.13: Quy trình ghi sổ theo phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ở Kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại NVL, CCDC được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo nhóm loại NVL để dễ sử dụng, kiểm tra đối chiếu. Hàng ngày, sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào phiếu nhập và xuất kho. Căn cứ vào chứng từ đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng loại vật tư, dựa vào đó tính ra và ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho các phiếu nhập, xuất được sắp xếp và gửi lên phòng kế toán của công ty. Bảng 2.04: Thẻ kho ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Mẫu số: 06-VT TÊN KHO: Phụ tùng Ban hành theo QĐ số: 186-TC/CĐKT Ngày 14 tháng 3 năm 1995 Của Bộ Tài Chính THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/03/2010 Tờ số:………………….. - Tên vật tư, sản phẩm: Xăm lốp - Nhãn hiệu, quy cách: 1100-20 - Đơn vị tính: Bộ - Mã số: 1164 Số TT CHỨNG TỪ DIỄN GIÁI Ngày nhập, xuất SỐ LƯỢNG Giá trị tồn kho Ký xác nhận của Kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 5 1 Tồn đầu kỳ 3 11.191.500 2 312 10/3 Xuất 3 0 0 3 345 15/3 Nhập 14 14 60.620.000 4 346 27/3 Xuất 5 9 38.970.000 Cộng PS 14 8 Tồn cuối kỳ 9 38.970.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2010 Thủ kho (đã ký) Kế toán trưởng(đã ký) Giám đốc(đã ký) - Ở Phòng kế toán: sau khi nhận được chứng từ gốc (Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho), kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền. Sau đó tiến hành tổng hợp vào “Bảng kê nhập, xuất NVL” rồi hạch toán lên “sổ kế toán chi tiết vật tư” Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư lập “Bảng tống hợp chi tiết nhập xuất tồn” kho của từng loại vật tư và đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập xuất tồn. Bảng 2.05 : Bảng kê nhập xuất NVL CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Phòng KTTC BẢNG KÊ NHẬP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2010 Kho 1523- Phụ tùng. Nhóm: Xăm lốp. DĐ TÊN HÀNG ĐVT Dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Dư cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Đ1 Lốp ôtô 1100-20/20 Bộ 3 11.191.500 3 11.191.500 0 Lốp ôtô 1200-20/20 Bộ 5 20.500.000 5 20.500.000 0 Đ2 Lốp ôtô 900-20/10 Bộ 4 12.818.180 2 6.409.180 2 6.409.180 Lốp ôtô 1000-20/20 Bộ 6 21.598.078 12 45.021.816 18 66.619.894 Lốp ôtô 1100-20/20 Bộ 14 60.620.000 5 21.650.000 9 38.970.000 Lốp ôtô 1200-20/20 Bộ 8 38.247.280 1 4.787.280 7 33.460.000 Cộng 14 52.790.078 38 156.707.276 16 64.537.960 36 144.959.394 Bảng 2.06: Sổ chi tiết NVL CÔNG TY CP CHẾ TẠO MÁY TKV Phòng KTTC SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2010 Tài khoản: 1523. Tên kho: Phụ tùng Tên quy cách nguyên vật liệu: Xăm lốp Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số dư đầu T3/2010  14 52.790.078 312 10/3 Xuất SXSP:Lốp ôtô 1100-20/20  621 3.730.500 3  11.191.500  11  41.598.578  345 15/3 Nhập:Lốp ôtô 1100-20/20   331 4.330.000  14 60.620.000 25 102.218.578  ……… Cộng tháng  38  156.707.276   16 64.537.960 Số dư cuối T3/2010 36  144.959394 Bảng 2.07: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản : 1523 Tháng 3 năm N KHO PHỤ TÙNG STT Tên nhóm Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ I Nhóm phụ tùng ô tô 62.008.078 999.942.892 907.773.576 154.177.394 Ben la 540 8.858.000 Xăm lốp ôtô 52.790.078 156.707.276 64.537.960 144.959.394 Băng tải 360.000 360.000 II Phụ tùng khai thác 1.737.144.966 554.370 5.157.000 1.732.542.336 III Nhóm máy khác 3.912.457.633 513.214.000 887.397.146 3.538.274.487 Cộng 5.711.610.677 1.513.711.262 1.800.327.722 5.424.994.217 *Hach toán tổng hợp NVL: Hiện nay, công ty hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên để thuận tiện cho kế toán theo dõi tình hình biến động của NVL nhanh chóng, chính xác.Sau khi nhận được các chứng từ liên quan đến NVL , kế toán vật tư hạch toán theo quy trình như sau: Sơ đồ 2.14: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL Chứng từ vật tư NKCT số 7 và các NKCT liên quan Sổ chi tiết NVL Bảng kê 3 Bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn NVL Sổ Cái TK152,153 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra -Hạch toán NVL tăng trong kỳ: + Mua bằng tiền mặt vào NKCT số 1(ghi có TK 111) + Mua bằng TGNH vào NKCT số 2 (ghi có TK 112) + Mua bằng tiền vay vào NKCT số 4 (ghi có TK 311) + Mua chưa trả tiền vào sổ chi tiết người bán. Cuối kỳ vào NKCT số 5 (ghi có TK 331) + Mua bằng tiền tạm ứng vào NKCT số 10 (ghi có TK 141) +... Sử dụng bảng kê 3 để tính giá thành thực tế NVL, CCDC nhập kho -Hạch toán NVL giảm trong kỳ: sử dụng NKCT số 7 Sơ đồ 2.15: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp NVL Tk 112,111, 311,331... Tk 152 Tk 621,627,641,642… Giá mua và chi phí mua giá trị NVL, xuất kho Tk133 Tk 154 VAT gía trị NVL xuất gia công Đầu vào chế biển Tk 154 Tk 221,222,223,228 Xuất NVL để góp vốn đầu