Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

ến khích khách hàng mua hàng thanh toán ngay điều này là rất tốt. Mặc dù nguồn vốn chủ sở hữu năm 2002 tăng so với năm2001 cả về số lượng đối là 4,374 tỷ (79,977 -75,603) và số lượng đối là 105,78% nhưng tỷ trọng trong tổng số nguồn vốn lại giảm xuống (từ 63,84% năm 2001 xuống còn 62,71% năm 2002) trong khi nợ phải trả năm 2002 lại tăng thêm 4,716 tỷ (47,543 tỷ - 42,824 tỷ) hay tăng 111%. So với năm 2001 chứng tỏ công ty đã tăng cường đi chiếm dụng vốn. Tuy nhiên tỷ suất tự tài trợ vốn khá cao. Tỷ suất tự tài trợ Tỷ suất tự tài trợ năm 2001 = 0,638 Năm 2002 = 0,627 Điều này cho thấy khả năng tài chính của công ty vẫn đảm bảo, phần lớn tài sản của công ty mua sắm đầu tư bằng số vốn của mình. 5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Với đặc điểm của một đơn vị vừa sản xuất vừa hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty bánh kẹo Hải Hà có bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình đa bộ phận với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng bao gồm ban lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc quản lý và phục vụ sản xuất. - Ban lãnh đạo gồm: + Tổng giám đốc là người có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước công ty, Bộ công nghiệp và Nhà Nuớc. + Một phó tổng giám đốc sản xuất kinh doanh phụ trách phòng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm, có nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh và kỹ thuật sản xuất. + Một phó tổng giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty. _ Các phòng ban trực thuộc bao gồm: + Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quy trình công nghệ tính toán đề ra các định mức tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu, nghiên cứu lập kế hoạch sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới + Phòng kinh doanh có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nghiên cứu thị trường đề ra các biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh ổn định. + Phòng tài vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức giá trị để phản ánh chi phí đầu vào, kết quả đầu ra, đánh giá kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Phân tích kết quả kinh doanh của từng tháng, quý, năm, phân phối nguồn thu nhập. Đồng thời cung cấp thông tin cho tổng giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. + Phòng KCS có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng sản phẩm, ngoài ra còn có cùng với phòng kỹ thuật tính toán đề ra các định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu. + Văn phòng làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối sắp xếp phân phối lao động một cách hợp lý. Xây dựng chế độ lương,thưởng, BHXH… + Phòng bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho tài sản, sản xuất và trật tự an ninh trong công ty 6. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 6.1 Đặc điểm của sản phẩm Thứ nhất: Công ty bánh kẹo Hải Hà đã trải qua 40 năm hoạt động sản xuất kinh doanh các loại bánh kẹo khác nhau, đã và đang khẳng định thế mạnh của mình trên thị trường trong nước và luôn đi đầu trong việc sản xuất ra các sản phẩm độc đáo của nghành bánh kẹo Việt Nam. Các sản phẩm của công ty được chia làm ba nhóm chính: kẹo cứng, kẹo mềm, bánh. - Kẹo mềm - Kẹo cứng: là mặt hàng phổ biến và cũng là mặt hàng truyền thống của công ty. - Bánh: Bánh Biscuit, bánh Craker, bánh kẹp kem. Một đặc điểm đặc trưng của công ty là chuyên dùng các loại hoa để đặt tên cho bánh kẹo của mình như cẩm chướng, hải đường, thuỷ tiên… Thứ hai: cũng giống như các loại sản phẩm bánh kẹo khác, bánh kẹo của công ty cũng được chế biến từ nguyên liệu dễ huỷ như bơ, đường, sữa… nên thời gian bảo quản ngắn, thông thường là 90 ngày riêng kẹo càphê thời gian dài hơn cũng chỉ là 180 ngày, tỷ lệ hao hụt tương đối lớn, yêu cầu vệ sinh công nghiệp cao. Khác với sản phẩm thông thường quá trình để hoàn thành sản phẩm bánh kẹo chỉ khoảng từ 3 đến 4 giờ vì vậy không có sản phẩm dở dang. Thứ 3: Sản phẩm bánh kẹo của công ty bánh kẹo Hải Hà mang tính thời vụ, chẳng hạn vào các dịp tết sản phẩm của công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó thậm chí đôi khi không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng. Song khi sang mùa hè số lượng sản phẩm tiêu thụ giảm đi rõ rệt do vậy một số loại bánh kẹo chỉ sản xuất theo mùa vì thời gian bảo quản không được lâu. 6.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất Dây chuyền sản xuất bánh Cracker Nguyên liệu Nhào trộn Lên men Tạo hình Nướng bằng điện Đóng túi Phun sôcôla Làm nguội Dây chuyền sản xuất bánh bích quy Nguyên liệu Nhào trộn Tạo hình Làm nguội Máy cắt thanh Đóng túi Dây chuyền sản xuất kẹo mềm Máy vuốt Máy gói Đóng túi to Hoà đường Nấu Làm nguội Quật kẹo Cán kẹo Máy lăn con Chặt miếng Sàng rung Gói tay Dây chuyền sản xuất kẹo cứng Hoà đường Nấu Làm nguội Máy lăn côn Vuốt keo Máy gói Dập hình Sàng làm lạnh Gói tay Đóng túi Bơm nhân Tạo nhân Dây chuyên sản xuất kẹo Chew Nguyên liệu Nấu Làm lạnh Máy đùn Máy dập hình Máy gói Đóng hộp Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty bánh kẹo hải hà 1. Đặc điềm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung tức là công tác kế toán, thống kê, tài chính được hợp nhất trong một bộ máy chung được gọi là phòng tài vụ. ở các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của công ty. Phòng tài vụ (kế toán) gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán thương mại, kế toán trung gian ngân hàng, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ, khoán chi phí và giá thành kiêm tiền lương, kế toán tiêu thụ, thủ quỹ + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mọi công việc của toàn bộ phòng kế toán tại công ty. + Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công cho các phần hành kế toán về tiêu thụ, chi phí và giá thành… thực hiện các nhiệm vụ nội sinh, lập các bút toán, khoá sổ kế toán cuối kỳ. Để thực hiện cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán kế toán tổng hợp phải kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang sau đó lập báo cáo ké toán tài khoản (nếu cần) lập báo cáo kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty, lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. + Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định theo dõi tài sản cố định ở các bộ phận của công ty. Tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm sau đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Kế toán tiền mặt: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên " Sổ chi tiết tiền mặt" các nghiệp vụ có liên quan, kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ gốc, từ đó thiết lập các phiếu thu, phiêu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Là chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa công ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập tiền thuế, về các khoản mà công ty phải thanh toán với nhà nước, giám sát việc thu chi thông qua hệ thống ngân hàng. + Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp, tính ra trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… + Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Là người có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và tính đủ giá thành cho từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Giám sát tình hình thực hiện các định mức và lập báo cáo chi phí sản xuất theo đúng chế độ. +Kế toán tiêu thụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, liên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho công ty. + Thủ quỹ : là người nhận và xuất thương mại, kiểm tra độ thật giả của tiền và ghi sổ quỹ thương mại, gửi tiền vào ngân hàng kịp thời theo quy định. + Bộ máy kế toán ở các xí nghiệp thành viên: Các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở Công ty. Tổ chức kế toán tại xí nghiệp thành viên gồm 2- 3 người: dưới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng công ty như thu thập chứng từ, thực hiện ghi chép ban đầu… và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất của công ty. Như vậy , ta có thể thấy rằng bộ máy kế toán đuợc tổ chức rất phù hợp với mô hình trực tuyến chức năng của bộ máy quản lý. Kế toán trưởng Thủ quỹ KT tiền mặt KT TGNH KT VL và CCDC KT XDCB và TSCĐ KT cp giá thành và lương KT TP tiêu thụ KT tổng hợp KT các xí nghiệp thành viên Sơ đồ: Bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị 2.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): theo phương pháp khấu hao đều. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): công ty hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp giá trị nguyên vật liệu xuất: giá trị nguyên vật liệu xuất được xác định theo phương pháp Fifo. - Phương pháp tính giá sản phẩm dở dang: cong ty không co sản phẩm dở dang do chu kỳ sản xuất nhỏ. 2.2. Tổ chức chứng từ kế toán Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp đã sử dụng một số những chứng từ tiêu biểu cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ lao động tiền lương: Bảng đơn giá lương khoán cho một sản phẩm Bảng chấm công Sổ theo dõi lao động Phiếu báo cáo lao động hàng ngày Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành Bảng thanh toán tiền lương khoán (từng xí nghiệp) Hợp đồng thuê khoán lao động Phiếu làm thêm giờ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội … Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo định mức Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Thẻ kho Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá… Chứng từ bán hàng: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Hoá đơn cước vận chuyển (trong trường hợp công ty vận chuyển tới khách hàng) Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Bảng thanh toán hàng đại lý Thẻ quầy hàng Thẻ kho hàng hoá … Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ… Chứng từ tài sản cố định: Quyết định (tăng giảm tài sản cố định) Hợp đồng mua bán Phiếu nhập kho Hoá đơn giá trị gia tăng Quyết định về việc thanh lý thiết bị Thông báo (về việc bán đấu giá tài sản cố định) Biên bản bán đấu giá Danh mục thiết bị bán Phiếu thu (người mua nộp tiền đối với tài sản cố định thanh lý) Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ…. 2.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Doanh nghiệp áp dụng chế độ tài khoản theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên do áp dụng kế toán máy, gắn với đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm và đặc điểm kinh doanh nên sự vận dụng hệ thống tài khoản đối với các tài khoản chi tiết có một số điểm chú ý sau: TK 112 được chi tiết theo các ngân hàng TK 112121 Ngân hàng công thương Thanh Xuân TK11211 Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội TK 112126 Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín TK 112127 Ngân hàng Tech Combank TK 112128 Kho bạc Hai Bà Trưng TK 131, 141, 331 được chi tiết theo mã. Một số tài khoản: TK 136, 138, 336, 511, 621, 622, 627, 157… được chi tiết theo từng xí nghiệp thành viên ví dụ như: 1361 - Việt Trì - Phải thu của xí nghiệp Việt Trì 1361- Nam Định- Phải thu của nhà máy Nam Định 1368 - Việt Trì - Phải thu khác của xí nghiệp Việt Trì 1368- Nam Định- Phải thu khác của nhà máy Nam Định 621 - Bánh - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất bánh 621 - Kẹo cứng - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo cứng 621 - Kẹo mềm - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo mềm Đối với tài khoản 311 chi tiết thành một số tiểu khoản như: TK3111 : vay ngắn hạn ngân hàng TK311K: Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các tài khoản 611, 631 Ngoài ra có một số tài khoản sau hầu như công ty không sử dụng đó là: * Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán TK 113 - Tiền đang chuyển TK 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn TK151 - Hàng mua đang đi trên đường TK 212 - Tài sản cố định thuê tài chính TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn * Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Bao gồm tất cả các tài khoản ngoài bảng công ty đều không sử dụng đến. 2.4. Sổ kế toán Do công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhièu, phức tạp. Bên cạnh đó, công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 để thực hiện công tác kế toán tại công ty. Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 621, 622, 627 Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết 621, 622, 627 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê số 4 Như vậy với hình thức " Nhật ký chứng từ" việc hạch toán ở công ty thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống. Nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kế toán tiến hành kịp thời đảm bảo số liệu chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện nay, công ty đang sử dụng phầm mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho công ty. Nhờ vậy đã giúp các kế toán giảm bớt thủ công và tiết kiệm thời gian đồng thời việc nhập số liệu, kiểm tra nhanh hơn và độ chinh xác cao hơn. Các sổ sách sử dụng: * Các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1: Ghi Có TK 111 Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112 Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 315, 341… Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331 Nhật ký chứng từ số 7: Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Phần II: Chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố Phần III: Số liệu chi tiết phần "luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh" Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131,511,… Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có các TK 211 Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có các TK 133, 136, 141, 333, 336, 338, 411, 421, 431 * Các bảng kê Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111 Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112 Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất dùng cho TK154, 621, 622, 627 Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kê số 6: Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả Bảng kê số 9 Bảng kê số 10: Hàng gửi bán Các bảng kê đều có mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính, riêng với bảng kê số 9 có mẫu biểu sau: Bảng kê số 9 Tài khoản 155 Từ ngày ….. đến ngày ….. Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng Mã Tên SP ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Ngày tháng năm Người lập biểu Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng kê số 9 Tài khoản 156 Từ ngày ….. đến ngày ….. Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng Mã Tên SP ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Ngày tháng năm Người lập biểu Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112… Ngoài ra công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK31, 331). Sổ chi tiết TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ… với các mẫu như sau: Sổ chi tiết xuất vật tư STT Diễn giải TK Tiền N C Sổ chi tiết nhập vật tư Mã chứng từ Diễn giải TK Tên vật tư N C SL ĐG TT Sổ chi tiết công nợ (TK331) Ghi theo đối tượng công nợ Dư đầu kỳ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư cuối kỳ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản (dùng cho từng tài khoản) TK ĐƯ FS Nợ FS Có Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 331 Từ ngày ….. đến ngày …… Tổng cộng STT Mã đối tượng Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK FS Nợ FS Có Dư Nợ CK Dư có CK 2.5. Báo cáo tài chính Hiện nay công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán theo chế độ nhà nước quy định bao gồm 3 loại báo cáo đó là: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị đó là Báo cáo chi tiết xuất tái chế, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo chi tiết chi phí quản lý, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Các báo cáo tài chính đều được lập vào cuối quý. 3. Các phần hành kế toán 3.1. Kế toán tiền mặt Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111 và một số tài khoản liên quan như TK141, 311 (311.K) huy động vốn… Căn cứ để ghi bao gồm một số chứng từ: Phiếu thu Phiếu chi Các chứng từ gốc khác. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ, hoá đơn, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt với mẫu sau: Sổ quỹ tiền mặt NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Phiếu thu Phiếu chi N C Tại Công ty bánh kẹo Hải Hà thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế so sánh đối chiếu với sổ quỹ thực tế, sổ sách đối chiếu giữa sổ quỹ của thủ quỹ với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. Trong trường hợp công ty muốn huy động vốn bằng cách vay tiền của các cán bộ công nhân viên thì kế toán tiền mặt sẽ mở sổ và ghi sổ chi tiết TK311 (311K): Huy động vốn với mẫu sổ: Sổ chi tiết TK 311 NT Số sổ Tên khách hàng Số kỳ hạn Ngày rút Phương pháp kế toán: Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tiền mặt 112 111 112 Nhập tiền vào ngân hàng Rút TGNH về nhập quỹ Thu nợ từ khách hàng, thu nội bộ, hoàn tạm ứng Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 131,136,141 152,211 311 311 Thanh toán nợ ngắn hạn Vay ngắn hạn Thanh toán với người bán, với ngân sách và công nhân viên Doanh thu bán hàng 511,512 331,333,334 333 Thuế GTGT tương ứng Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường Chi hoạt động 711,721 621,627,641,642 Thuế GTGT tương ứng 333 Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ tiền mặt kế toán tiến hành ghi sổ quỹ hàng ngày. Cuối tháng tiến hành lập bảng kê và sổ cái. 3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản như TK112, 311, 341. Khi phát sinh các nghiệp vụ cơ sở để ghi chép bao gồm những chứng từ như giấy báo nợ, báo có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản… Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng 111 112 111 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Chuyển tiền mặt vào ngân hàng Thu hồi các khoản nợ Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 131,136,138 152,211 311,341 311,341 Thanh toán nợ ngắn hạn, dài hạn Vay ngắn hạn, dài hạn 511,512 331,333 Doanh thu bán hàng Thanh toán với người bán, với ngân sách Thuế GTGT tương ứng 333 Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường Phí ngân hàng 711,721 642 Thuế GTGT tương ứng 333 Lãi tiền gửi ngân hàng , lãi liên doanh Chi phí lãi tiền vay ngân hàng 711 811 Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ TGNH kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ, bảng cân đối phát sinh tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào đó để lập bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái tài khoản liên quan. Bảng kê chứng từ Tài khoản: Từ ngày ….. đến ngày …. PS Nợ PS Có Ngày Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 3.3. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty sử dụng một lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ rất lớn. Khi nhập mua phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào. Phòng KCS lập phiếu kiểm tra chất lượng kèm hoá đơn mua hàng chuyển lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Sau đó chuyển 1 liên cho thủ quỹ ký chuyển 1 liên cho phòng tài vụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng có sự đối chiếu giữa kế toán, thống kê bên phòng kinh doanh và thủ kho. Việc xuất kho theo định mức: Căn cứ định mức phòng kinh doanh chuyển xuống cho các xí nghiệp, các xí nghiệp căn cứ định mức và kế hoạch sản xuất từng ngày sẽ xuống thủ kho lấy. Cuối tháng tổng hợp lại chuyển cho phòng kinh doanh để tính ra tổng định mức xuất cả tháng. Trong trường hợp xuất bán thì phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn tài chính. Hoá đơn 4 liên: Liên 1: đưa khách hàng Liên 2: Lưu tại phòng kinh doanh Liên 3: thủ kho Liên 4: Phòng tài vụ Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC 111, 112, 141, 331 152,153 621 Xuất để chế tạo sản phẩm Thanh toán tiền mua bằng tiền mặt, TGNH, tạm ứng hoặc chưa thanh toán Xuất cho phân xưởng, cho bán hàng, QLDN và cho XDCB Nhập vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến 154 627,641,642,241 3381 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến Vật tư kiểm kê phát hiện thừa Vật tư phát hiện thiếu khi kiểm kê 1381 Giá vốn bán vật tư 821 Chứng từ vật tư Sổ chi tiết công nợ TK 331 NKCT liên quan Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NKCT số 5 Bảng kê 4,5,6 Sổ cái TK152,153 NKCT số 7 Báo cáo kế toán Quy trình ghi sổ: 3.4. Kế toán tài sản cố định Tài sản cố định được phân loại theo từng nguồn, từng nhóm, theo đơn vị (xí nghiệp phụ trợ và 6 xí nghiệp còn lại), lý do của việc phân loại TSCĐ như trên là do TSCĐ của xí nghiệp phụ trợ ít, dễ theo dõi, còn TSCĐ của 6 xí nghiệp còn lại rất lớn (cả về số lượng và giá trị) và chủ yếu phục vụ sản xuất chính. Chứng từ sổ sách sử dụng Ngoài những chứng từ đã nêu trong phần 2.2.1, đối với tài sản cố định tự xây dựng còn có các chứng từ như: Dự toán, thiết kế, biên bản thẩm định, hồ sơ thẩm định. Sổ chi tiết TSCĐ, bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ, Nhật ký chứng từ 1,2,4,5,7,9,10 và sổ cái TK211, 213, 214. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát tài sản cố định 111,112 331 211 214 Giá trị hao mòn TSCĐ thanh lý Phải trả người bán Thanh toán bằng tiền mặt, TGNH Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý Thanh toán bằng tạm ứng 141 821 Chi phí liên quan đến thanh lý 111,112,331… Thanh toán bằng vay dài hạn 341 Các khoản thu về thanh lý 721 111,112,152,131 TSCĐ tự xây dựng 241 Thuế GTGT phải nộp 411 333 Nhận TSCĐ do Nhà nước cấp hoặc được biếu tặng Chênh lệch đánh giá giảm TSCĐ Chênh lệch đánh giá tăng TSCĐ 412 412 TSCĐ tăng chủ yếu do mua sắm, tự xây dựng, chênh lệch đánh giá tăng hoặc nhận TSCĐ do nhà nước cấp, được biếu tặng. Còn tài sản cố định giảm chủ yếu là do thanh lý, chênh lệch đánh giá giảm, hầu như không có nhượng bán. Trường hợp đem TSCĐ đi góp vốn liên doanh thì nguyên giá do hội đồng đánh giá xác định. Phần chênh lệch giữa nguyên giá và giá đánh giá lại được hạch toán vào tài khoản 412. Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán khấu hao và hao mòn TSCĐ 211,213 214 627,642 Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý Xác định hao mòn của TSCĐ hình thành từ quỹ phúc lợi và nguồn kinh phí vào cuối niên độ 431,466 Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo QĐ 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999: Khấu hao theo đường thẳng. Về công tác hạch toán sửa chữa TSCĐ tại công ty có sửa chữa thường xuyên TSCĐ và sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch. Công việc sửa chữa này đều thuê bên ngoài làm. Sửa chữa thường xuyên TSCĐ chi phí phát sinh được hạch toán vào TK142 sau đó phân bổ dần vào chi phí kinh doanh. Còn đối với sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch thì hạch toán như sau: Căn cứ vào kế hoạch trích trước sửa chữa lớn TSCĐ để phân bổ vào chi phí Nợ TK 627, 642 (chi tiết theo xí nghiệp) Có TK335 Khi phát sinh chi phí thực tế sử dụng TK 2413 để tập hợp Nợ TK 2413 Có TK 111, 112, 331 Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành Nợ TK 335 Có TK 2413 Đồng thời xử lý chênh lệch giữa trích trước và thực tế phát sinh. Nếu chi phí thực tế lớn hơn thì ghi tăng chi phí và ngược lại được coi là thu nhập bất thường. Quy trình hạch toán tổng hợp TSCĐ Chứng từ tăng, giảm TSCĐ NKCT số 9 Sổ cái TK 621, 622, 627 Báo cáo kế toán Thẻ TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ NK