Chuyên đề Các khoản phải trả kế toán các khoản phải trả viên chức các khoản phải nộp theo lương

vật liệu dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa như đơn giá và thành tiền của từng loại. * Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa Sổ này dùng để theo dõi tình hình xuất, tồn kho về số lượng và giá trị của từng thứ vật tư, sản phẩm, hàng hóa ở những kho làm căn cứ đối chiếu ghi chép của thủ kho. * Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hóa Bảng này dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm để đối chiếu số liệu TK: 152, 155 trên sổ TK vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập 1 bảng riêng. 3. Kế toán tài sản cố định a. Chứng từ và sổ sách sử dụng: - Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý nhượng bán, một số chứng từ khách. - Sổ sách kế toán: thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết tăng TSCĐ, bảng tính hao mòn TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, sổ cái TK: 211, bảng cân đối số phát sinh. b. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Hoá đơn TC - Biên bản giao nhận - Biên bản thanh lý nhượng bán - Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ TSCĐ Bảng tính HM TSCĐ Hàng ngày khi phát sinh chứng từ như khi mua TSCĐ thì lập báo cáo thanh lý nhượng bán, sau đó nhập vào quỹ này. Nhập song máy sẽ tự động lần lượt và đồng thời vào các sổ: thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ. c. Tiêu chuẩn TSCĐ và nguyên tắc đánh giá TSCĐ c.1. Tiêu chuẩn TSCĐ: Một tài sản được coi là TSCĐ phải đạt các tiêu chuẩn: - Có thời hạn sử dụng một năm trở lên - Tài sản có giá trị 10.000.000đ trở lên Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, một số TSCĐ chưa đủ giá trị 10.000.000đ nhưng do đặc thù của loại tài sản này quan trọng đối với đơn vị vẫn được coi là TSCĐ. c.2. Nguyên tắc đánh giá: Dựa trên cơ sở thực tế hình thành TSCĐ việc đánh giá TSCĐ, phụ thuộc vào TSCĐ có hay không, có hình thái vật chất cụ thể: - Mua trong nước: NG = Giá thanh toán trên HĐ + CP thu mua CP lắp đặt - Các có VAT + - Nguồn hình thành từ đối tượng xây dựng cơ bản NG = Giá trị công trình được duyệt trong quyết toán d. Phương pháp ghi sổ chi tiết TSCĐ: Hàng ngày kế toán ghi nhận được chứng từ tăng giảm TSCĐ, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý nhượng bán kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. Mỗi 1 TSCĐ được theo dõi 1 dòng và chi tiết riêng cho từng TSCĐ ghi theo các cột và các dòng cho phù hợp. Từ sổ chi tiết TSCĐ kế toán vào sổ chi tiết các tài khoản · Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này dùng để theo dõi 1 loại tài sản thuộc loại thanh toán, nguồn vốn mà chưa có mẫu số riêng. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi sổ: c. Phương pháp tổng hợp tăng, giảm TSCĐ - Căn cứ vào biên bản bàn giao, biên bản thanh lý ta sẽ biết được tình hình tăng, giảm TSCĐ của từng năm. - Dựa vào chi tiết TSCĐ của năm trước cùng với tình hình phát sinh tăng, giảm TSCĐ của năm nay ta sẽ biết được số tài sản năm nay tăng bao nhiêu, giảm bao nhiêu. f. Phương pháp kế toán HM TSCĐ: Căn cứ tính HM ta dựa vào chi tiết từng TSCĐ năm trước để tính hao mòn cho năm nay. Hao mòn của từng loại TSCĐ được tính theo công thức: Số HM tính cho năm nay = Số HM đã tính của năm trước + Số HM tăng của năm nay - Số HM giảm của năm nay Trong đó: HM giảm cho TSCĐ đã tính đủ = Số HM của những TSCĐ tăng năm nay + Số HM của những TSCĐ giảm nay nay · Bảng tính hao mòn TSCĐ: Sổ này dùng để phản ánh số HM của từng TSCĐ và phản ánh toàn bộ HM của TSCĐ trong đơn vị. Căn cứ vào số liệu trên sổ TSCĐ để lập: Mỗi TSCĐ được tính HM được ghi trong 1 dòng: Cuối kỳ cộng sổ, số liệu này được làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng hợp TK 214. Toàn bộ công tác kế toán tổng hợp về tăng, giảm và HM TSCĐ kế toán phải sử dụng chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tổng hợp. 4. Kế toán thanh toán: (phần này sẽ được trình bày ở phần chuyên đề. 5. Kế toán các khoản chi hoạt động (chi chương trình dự án). a. Chứng từ sổ sách sử dụng: - Chứng từ sử dụng: phiếu chi TM, phụ cấp lương, phiếu xuất vật liệu, hoá đơn dịch vụ, các chứng từ khác. - Sổ sách sử dụng: sổ chi tiết hoạt động, sổ tập hợp, sổ cái TK: 661 Dự toán chi Tổng hợp KP và quyết toán KP đã sử dụng Quyết toán chi Phiếu chi Sổ chi tiết hoạt động Chi tiết KP sử dụng đề nghị quyết toán Sổ cái TK 661 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính b. Sơ đồ luân chuyển chứng từ. Dựa vào dự toán chi đầu năm, kế toán viết phiếu chi, phiếu xuất, sau đó vào sổ chi tiết hoạt động. Từ sổ chi tiết hoạt động kế toán đồng thời vào các sổ sách. Sổ cái TK 661 cuối quý kế toán chi tiết tình hình KP sử dụng đề nghị quyết toán, quyết toán chi, bảng cân đối số phát sinh. Cuối năm sau khi đã tổng hợp kinh phí vào các sổ, kế toán lên báo cáo tài chính. c. Công tác dự toán năm, công tác quyết toán của đơn vị Đối với mọi đơn vị hành chính sự nghiệp thì khoản thu chi đều được ngân sách cấp chính vì vậy đầu năm tất cả các đơn vị trong khối hành chính sự nghiệp đều phải lập dự toán gửi lên cấp trên duyệt. Sau đó cấp kinh phí. * Cơ sở lập dự toán: - Lập dự toán nhân lực - Dựa vào số lượng công nhân viên trong trường + Trong biên chế + Ngoài biên chế - Dựa vào số lượng giảng dạy gần đền tuổi về hưu là bao nhiêu người để có kế hoạch bổ sung nhân lực. - Số giáo viên giảng dạy bộ môn thừa hay thiếu để có kế hoạch bổ sung nhân lực. - Số giáo viên giảng dạy bộ môn thừa hay thiếu để tăng cường thêm. * Lập dự toán thu, chi: - Dự toán thu: Đầu năm kế toán phải lập dự toán thu dựa vào 2 nguồn thu chính của đơn vị, nguồn học phí hệ A là nguồn học phí hệ B để thu. Kế toán căn cứ vào tổng số học sinh để tính mức thu cho cả năm. - Dự toán chi Căn cứ vào dự toán thu để lập dự toán chi cho các khoản mục * Lập dự toán mua sắm mới: Dựa vào tình hình thực tế của đơn vị, kiểm tra TSCĐ nào không có dùng được và thiếu TS nào thì lập dự toán mua sắm. * Lập dự toán nâng cấp và sửa chữa Dựa vào tình hình thực tế của đơn vị xem tài sản nào hư hỏng để xin kinh phí nâng cấp sửa chữa. PHẦN II NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong bất kỳ một đơn vị, tổ chức kinh tế xã hội nào đi vào hoạt động đều phải sử dụng một lực lượng lao động nhất định tùy theo quy mô, nhiệm vụ chức năng của đơn vị mà phân công lao động. Tuy nhiên đồng nghĩa với việc sử dụng lao động là việc thực hiện tái sản xuất lao động đảm bảo hoạt động duy trì của người lao động, đây là một yếu tố quan trọng vì nó quyết định đến sự tồn tại hoạt động của đơn vị - yếu tố tiền lương. 1. Vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp Tiền lương là phần thù lao lao động để tái sản xuất lao động bù đắp hao phí lao động của công nhân viên bỏ ra trong quá trình lao động, công tác tiền lương của công nhân viên trong đơn vị hành chính sự nghiệp gắn liền với thời gian, chất lượng và kết quả công việc mà công nhân viên được giao. Chi về quỹ tiền lương cho cán bộ, trong toàn bộ các khoản chi tiêu, là khoản chi chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số chi thường xuyên của đơn vị. Do tính chất đặc thù đó nên tiền lương là khoản chi chủ yếu bằng tiền mặt và liên quan đến nhiều chính sách chế độ. Tiền lương phải được thanh toán kịp thời, đầy đủ,chính xác theo xu hướng đáp ứng ngày càng tốt hơn đời sống cán bộ công nhân viên, là động lực lớn thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong quá trình công tác, nó tạo ra sự gắn kết tập thể cán bộ công nhân viên với mục tiêu "vì lợi ích của đơn vị" và tạo ra cảm giác hăng hái, tự giác có trách nhiệm hơn trong công việc được giao. Huy động, sử dụng hợp lý phát huy được trình độ chuyên môn, sáng tạo của người lao động và là một trong những vấn đề cơ bản thường xuyên được quan tâm thích đáng không những trong phạm vi mà toàn cả xã hội. Ngoài tiền lương để đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cuộc sống lâu dài bảo vệ sức khỏe và đáp ứng đời sống tinh thần của người lao động. Theo chế độ chính sách hiện hành còn có các khoản trích nộp theo lương sau đây: - Bảo hiểm xã hội: được trích lập để tạo ra nguồn tài trợ cho việc phòng chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên trong đơn vị. 2. Đặc điểm yêu cầu quản lý lao động tiền lương và các khoản trích nộp theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp a. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Hiện nay tại các đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta chủ yếu trả lương theo hình thức trả lương thời gian làm việc và thang lương của người lao động, nó phụ thuộc vào cấp bậc, chức vụ của người lao động trong đó ảnh hưởng lương theo lương thời gian được tính cho người lao động. - Tiền lương bậc phân phối cân bằng theo số lượng và chất lượng lao động của cán bộ công nhân viên hao phí và được kế hoạch hóa từ cấp Trung ương đến cấp cơ sở được quản lý. - Tiền lương là các khoản mang tính chất thường xuyên, liên tục và tương đối ổn định. - Tiền lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: + Lương biên chế + Lương hợp đồng tạm tuyển + Lương tập sự + Phụ cấp lương (phụ cấp thường xuyên và phụ cấp không thường xuyên) là BHXH, BHYT được trích nộp trên % lương được hưởng cụ thể: BHXH được trích theo lương, phụ cấp theo chế độ của Nhà nước quy định tại Nghị định 12/CP ngày 26/01/1995 của Chính phủ về BHXH, BHYT trích theo tỷ lệ quy định là 20% trên tổng số tiền phải trả cho cán bộ nhân viên, trong đó: + 15% trích vào cho phí hoạt động + 5% người thu nhập phải nộp + BHYT được trích 3% trên tổng số tiền lương, theo Nghị định số 52/NĐ-CP ngày 12/08/1998 của Chính phủ về BHYT. Trong đó: + 2% tính vào chi phí hoạt động + 1% tính trừ vào thu nhập của người lao động b. Yêu cầu quản lý lao động tiền lương và các khoản trích nộp theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Sử dụng quỹ lương ngày càng hợp lý với việc quản lý lao động để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công tác. - Chấp hành nghiêm chỉnh chính sách, chế độ quản lý lao động và tiền lương theo chỉ tiêu được duyệt. - Luôn thường xuyên thực hiện: + Cải tiến tổ chức bộ máy gọn nhẹ + Cải tiến lề lối làm việc, mối quan hệ giữa các bộ phận + Cải tiến theo các nghiệp vụ. Để thực hiện những yêu cầu trên, kế toán phải dựa vào những cơ sở quản lý nhất định. · Cơ sở quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương - Dựa vào tiến độ làm việc của cơ quan nói chung và nhiệm vụ, chức năng của đơn vị nói riêng. - Mối quan hệ giữa quản lý lao động và quản lý tiền lương. Từ khâu lập dự toán chấp hành dự toán và quyết toán. Thực hiện tốt mối quan hệ này sẽ phản ánh đầy đủ tình hình lao động và quỹ lương của đơn vị từng thời kỳ. · Nguyên tắc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương. - Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải đảm bảo: + Quản lý được thời gian của người lao động + Trả lương: trả theo tính chất lao động và trình độ lao động + Chấp hành dự toán + Không được chi vượt quá tổng quỹ lương được duyệt + Không được tự động điều chỉnh chỉ tiêu hạn mức tiền lương. 3. Nhiệm vụ, nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp a. Nhiệm vụ, nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Nắm chắc tình hình lao động của đơn vị: số lao động biên chế, số lao động hợp đồng của đơn vị trên các mặt số lượng họ tên từng người, số tiền phải trả cho từng người… theo định mức quy định của Nhà nước hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị các khoản trích nộp theo lương. - Nắm vững và thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý lương khu vực hành chính sự nghiệp như: đăng ký biên chế, lập sổ lương, báo cáo quyết toán. - Thanh toán đầy đủ, kịp thời và đúng hạn mức, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị nhằm khuyến khích, thúc đẩy sự say mê công việc trong mỗi cán bộ công nhân viên. - Thực hiện đầy đủ thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với đơn vị hành chính sự nghiệp về các khoản đóng góp BHXH, BHYT áp dụng cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị: gồm phần đóng góp của cơ quan và của người lao động. - Vận dụng hình thức thanh toán liên tiếp, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đem lại hiệu quả công việc cao. Tránh tình trạng vi phạm chế độ, chính sách về công tác tiền lương. - Thông qua công tác kế toán mà kiểm tra việc chấp hành nguyên tắc, chế độ quản lý lao động, tiền lương qua các mặt: tuyển dụng đề bạt, thuyên chuyển nhằm giảm nhẹ biên chế, nâng cao hiệu suất công tác. - Lưu giữ sổ sách thanh toán tiền lương b. Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Kế toán chi tiết · Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công (Mẫu số C 01 - H) Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội…. của công nhân viên và là căn cứ để trả lương, BHXH hay lương cho từng CNV trong cơ quan. - Bản thanh toán tiền lương (Mẫu số C02 - H) Đây là chứng từ làm thanh toán tiền lương phụ cấp cho từng CBCNV trong cơ quan. Do đơn vị thực hiện trả lương kho bạc nên bảng thanh toán tiền lương được lập thành 2 liên. + 01 liên lưu tại phòng kế toán đơn vị để là cơ sở ghi sổ + 01 liên chuyển kho bạc (nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị để làm cơ sở thanh toán cho từng người từng cá nhân). - Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, của người lao động làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. - Bảng thanh toán BHXH Là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Bảng này được lập thành 02 liên: + 01 liên lưu tại cơ quan quản lý quỹ BHXH để thanh toán số thực chi và ghi sổ kế toán nơi cấp phát. + 01 liên được chuyển đến đơn vị được hưởng BHXH để làm cơ sở thanh toán cho từng cá nhân và ghi sổ kế toán đơn vị ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ như sau: - Phiếu báo làm thêm giờ. - Phiếu chi + Sổ kế toán chi tiết Trong công tác kế toán thanh toán tiền lương người ta sử dụng "Bảng thanh toán tiền lương" như một số kế toán chi tiết để theo dõi chi tiết từng khoản lương, phụ cấp lương "bảng thanh toán BHXH" để theo dõi khoản phải nộp cho cơ quan BHXH trên tổng số và từng công tác trong đơn vị. Bên cạnh do còn sử dụng sổ chi tiết các tài khoản. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Bảng thanh toán lương Phiếu chi Sổ chi tiết hoạt động Sổ chi tiết TK332,334 Sổ cái TK332,334 Chi tiết kinh phí đề nghị quyết toán Tổng hợp kinh phí sử dụng đề nghị quyết toán Quyết toán Bảng cân đối số phát sinh 4. Khái quát về hạch toán kế toán và yêu cầu quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại trường THCS Xuân Bái, Thọ Xuân, Thanh Hóa. Trường THCS Xuân Bái, Thọ Xuân, Thanh Hóa là cơ quan hành chính sự nghiệp cấp huyện, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước chuyên ngành về công tác giáo dục, chịu sự chỉ đạo quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ, biên chế quỹ lương của sở giáo dục. Để thực hiện tốt được công tác trên, việc tạo điều kiện động viên kích lệ CBCNV về mặt vật chất là điều mà hiệu trưởng - tổ chức đơn vị quan tâm, do đó việc thực hiện tốt công tác kế hoạch tiền lương và các khoản trích nộp theo lương nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý đơn vị. Tiền lương, phụ cấp chiếm gần 70% trên tổng các khoản chi thường xuyên của đơn vị, đây là một tỷ trọng rất cao, với mức lương hàng tháng bình quân của một CBCNV khoảng 853.345đ các khoản chi tiền lương này bao gồm: lương biên chế, lương hợp đồng và các khoản phụ cấp lương theo quy định của chế độ tài chính. Các khoản trích nộp theo lương của đơn vị nói chung cũng tương đương như các cơ quan hành chính sự nghiệp khác bao gồm: BHXH: + BHXH trả thay lương + BHXH trích theo lương, phụ cấp theo tỷ lệ quy định của Nhà nước là 23%. Trong đó: tính vào chi hoạt động 17% trừ vào thu nhập người lao động 6%. BHYT: BHYT trích nộp theo lương, phụ cấp theo tỷ lệ quy định của Nhà nước. Trong đó: Tính vào chi phí hoạt động 5% Trừ vào thu nhập của người lao động 1% Như đã nói ở trên tiền lương có tác động rất lớn đến hiệu quả công tác của cán bộ viên chức trong đơn vị, nhận thức được điều này kế toán thanh toán của đơn vị đã chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quy định của Nhà nước về lập dự toán tiền lương và chi trả tiền lương cho CBCNV trong đơn vị. Hàng tháng kế toán nhận tiền tư kho bạc Thanh Hóa về chi trả cho cán bộ theo đúng ngày quy định, còn các khoản phụ cấp khác về nghề nghiệp được thực hiện chi trả vào cuối tháng. Qua thực tế thu nhập tìm hiểu được ở đơn vị về công tác kế toán em nhận thức được, để đi sâu vào hoạt động thì ở bất kỳ một đơn vị nào đều phải sử dụng một lực lượng lao động nhất định và để người lao động làm việc có trách nhiệm, hiệu quả. Vấn đề được đặt lên hàng đầu là yếu tố con người thì việc tái sản xuất sức lao động vấn đề tiền lương và các khoản trích nộp theo lương có vai trò hết sức quan trọng, là yếu tố khách quan theo sự phát triển của xã hội. Hiểu đượ vai trò quan trọng của vấn đề tiền lương và các khoản trích nộp theo lương trong xã hội cũng như trong cuộc sống hiện nay, cùng với kiến thức thực tế, trong quá trình thực tập tại trường THCS Xuân Bái, Thọ Xuân, Thanh Hóa em đã đi sâu nghiên cứu phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương và đây là lý do em chọn chuyên đề cho báo cáo thực tập tốt nghiệp là: "Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương tại trường THCS Xuân Bái, Thọ Xuân, Thanh Hóa". II. NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA ĐƠN VỊ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THEO CHUYÊN ĐỀ 1. Thuận lợi Kế toán nguồn kinh phí là một nội dung rất quan trọng do vậy đơn vị cũng rất quan tâm. Khi em thực tập chuyên đề này thì các cô trong phòng kế toán tạo điều kiện cho em tìm hiểu các chứng từ, sổ sách về kế toán nguồn kinh phí và không chỉ có vậy mà còn tất cả các phần hành kế toán khác. Các cô trong phòng đã nhiệt tình chỉ bảo em cách lập sổ sách và hướng dẫn em cách viết để hoàn thành được báo cáo thực tập tốt nghiệp. 2. Khó khăn Trường THCS Xuân Bái trực thuộc Sở giáo dục và đào tạo nên mọi công việc được tập hợp nhiều mà trường chỉ có một kế toán 1 thủ quỹ nên trong phòng luôn bận rộn. Sơ đồ luân chuyển chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết nguồn kinh phí Sổ cái TK 461 Số nguồn kinh phí Giấy phân phối hạn mức kinh phí Giấy rút hạn mức kinh phí Sổ theo dõi hạn mức kinh phí Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu kiểm tra Từ giấy phân phối hạn mức kinh phí và giấy rút HMKP ta vào sổ theo dõi HMKP và vào sổ theo dõi nguồn kinh phí. Tác dụng của sổ này để theo dõi từng nguồn kinh phí hiện có của đơn vị và tình hình sử dụng nguồn kinh phí đó nhằm quản lý sử dụng nguồn kinh phí một cách hợp lý. Từ sổ nguồn kinh phí hàng tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết nguồn kinh phí. Từ đây kế toán đối chiếu kiểm tra và ghi vào sổ cái TK 461. III. NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ 1. Lập dự toán năm Hàng năm căn cứ vào cuối tháng để đảm bảo cho các đơn vị hành chính sang năm có kinh phí để hoạt động thì đơn vị sang năm phải lập dự toán thu, chi cho năm sau được thuận lợi 1.1. Lập dự toán năm: Đơn vị lập dự toán theo mục lục ngân sách Nhà nước do bên tài chính ban hành. a. Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch Tổng chi tiêu quỹ lương: là chi tiêu lớn nhất mà đơn vị được sử dụng để trả lương, trả công cho số lao động được duyệt trong chỉ tiêu kế hoạch chỉ tiêu này nhằm giúp cho đơn vị - Đơn vị không được chi vượt số tiền, nếu chi vượt ra phải lập dự toán bổ sung. - Tạo điều kiện cho đơn vị thực hiện tốt các chỉ tiêu lao động, chỉ tiêu tiền lương khác. - Là cơ sở để Nhà nước đánh giá tình hình thực hiện các chế độ và biện pháp quản lý lao động và quỹ tiền lương của đơn vị. b. Các chỉ tiêu căn cứ lập dự toán tiền lương - Căn cứ vào mức lương tối thiểu và hệ số lương phụ cấp lương của cán bộ. - Căn cứ vào trường hợp tanưg, giảm, nâng bậc điều chỉnh đề bạt c. Trình tự lập dự toán Bước 1 : Công tác chuẩn bị Đưa ra những nhận xét đánh giá, tình hình thực hiện quỹ lương của năm, xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của năm kế hoạch, trưng cầu ý kiến của phòng. Đánh giá tổng hợp tình hình dự toán của năm trước. Bước 2: Lập dự toán Thông qua ý kiến của đơn vị tổ trưởng đơn vị các tổ công tác phòng tiến hành lập dự toán chi lương. Là ước tính tình hình thực hiện năm trước và phân tích, đánh giá quá trình thực hiện thông thường quý 4 của năm báo cáo tiến hành lập dự toán cho năm sau. Vì vậy ta phải ước tính tình hình thực hiện quý 4 năm báo cáo. Tính và lập dự toán: căn cứ vào mức lương tối thiểu, hệ số lương và tổng quỹ lương của đơn vị. * Cách lập Dự toán kinh phí chi lương ĐVT: 1.000đ Mục Diễn giải Tổng số tiền Chia ra quý Quý I Quý II Quý III Quý IV 100 Tiền lương 589.684 147.421 147.421 147.421 147.421 1 Lương theo biên chế được duyệt 589.684 147.421 147.421 147.421 147.421 102 Phụ cấp lương 237.214 59.305,5 59.305,5 59.305,5 59.305,5 1 Phụ cấp chức vụ 9.540 2.385 2.385 2.385 2.385 4 Phụ cấp thêm giờ 21.080 5.270 5.270 5.270 5.270 8 Phụ cấp ưu đãi ngành 196.054 49.013,5 49.013,5 49.013,5 49.013,5 106 Các khoản trả theo lương 109.288 27.322 27.322 27.322 27.322 1 BHXH 86.282 21.570,5 21.570,5 21.570,5 21.570,5 2 BHYT 11.504 2.876 2.876 2.876 2.876 3 KPCĐ 11.504 2.876 2.876 2.876 2.876 Dựa vào chỉ tiêu biên chế lao động và chính sách chế độ Nhà nước quy định. Căn cứ vào kết quả phân tích đánh giá với thực hiện năm trước. Căn cứ vào lao động được biên chế hiện có: Mục 100: Tiền lương Dựa vào số công nhân viên chức trong biên chế của đơn vị, kế toán tính lương. · Mục 100 có tiểu mục 01 - tiền lương ngạch bậc Tiền lương ngạch bậc = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương · Mục 102: Phụ cấp lương căn cứ vào đơn vị có hệ số phụ cấp bằng nhau ở đơn vị này có phụ cấp chức vụ và phụ cấp ngành. Tiểu mục 01 - Phụ cấp chức vụ Phụ cấp chức vụ = Mức lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp chức vụ Tiểu mục 08 - Phụ cấp ngành Phụ cấp ngành = (Tiền lương theo ngạch + Phụ cấp chức vụ) x 35% Tổng lương = Tiền lương + Tiền phụ cấp chức vụ + Tiền phụ cấp ngành · Mục 106 - các khoản đóng góp BHXH = Tổng tiền lương được lĩnh x 5% BHYT = Tổng tiền lương được lĩnh x 1% 1.2. Lập dự toán quỹ Để chấp hành tốt việc thu, chi người lập dự toán phải chia nhỏ dự toán năm ra thành từng quý rồi lập chi tiết. Từ đó làm cơ sở cho thu chi hợp lý và sát với thực tế của đơn vị. Do vậy việc lập dự toán quý là rất cần thiết. * Căn cứ lập - Số lượng công nhân viên của từng quý, dựa vào dự toán năm đã được duyệt. - Dựa vào tình hình thực hiện của từng quý trước của năm trước. * Phương pháp lập Dự toán quỹ được lập cho từng tháng, sau đó tổng hợp 3 tháng lại thành dự toán quỹ. Dự toán kinh phí chi lương quý 4 năm 2006 Mục Diễn giải Tổng số tiền Chia ra tháng 100 Tiền lương 147.421 49.140 49.140 49.140 102 Phụ cấp lương 59.303,5 19.768 19.768 19.768 106 Các khoản trả theo lương 27.322 9.107 9.107 9.107 Sau khi chi hết cho 3 quý đầu, kế toán lập bảng điều chỉnh dự toán ngân sách năm 2006 thông qua hiệu trưởng, trình lệ GĐ-ĐT. Sở GD - ĐT Thanh Hóa Trường THCS Xuân Bái CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do - Hạnh phúc =============== ĐIỀU CHỈNH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH NĂM 2006 ĐVT: 1.000đ Nội dung chi KH đầu năm Đ/K năm 2004 Cấp tháng KH quý IV Lương cơ bản 589.684 655.999 491.995,5 163.998,5 Lương theo biên chế 589.684 655.999 491.995,5 163,998,5 Phụ cấp lương 236.134 276.034 207.025,5 69.008,5 Phụ cấp chức vụ 9.540 4.640 3.480 1.160 Phụ cấp thêm giờ 21.080 77.880 58.410 19.470 Phụ cấp ưu đãi ngành 196.054 204.054 193.040,5 51.013,5 Các khoản trả theo lương 109.288 149.724 112.293 57.431 BHXH 86.282 110.72 82.779 27.593 BHYT 11.504 19.676 14.757 4.919 KPCĐ 11.504 19.676 14.757 4.919 Cộng 1.860.754 2.174.044 1.630.533 543.511 Ngày 01 tháng 10 năm 2006 Điều chỉnh dự toán ngân sách được gửi lên cấp trên, cấp trên đồng ý gửi lại cho đơn vị thông báo dự toán điều chỉnh đã được duyệt. Sở GD - ĐT Thanh Hóa Mã số" 21010228 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do - Hạnh phúc =============== THÔNG BÁO DUYỆT DỰ TOÁN ĐIỀU CHỈNH NGÂN SÁCH Năm 2006 Trường THCS Xuân Bái ĐVT: 1.000đ Chương Loại Khoản Mục Tên mục Kế hoạch chi 022b 14 04 100 Lương 655.994 102 Phụ cấp lương 276.034 106 Các khoản phải đóng góp 149.724 Cộng: 1.081.752 Tổng số tiền là: Một triệu không trăm tám mốt nghìn, bảy trăm năm hai. Ngày 31 tháng 10 năm 2006 Phụ trách kế toán (ký, họ tên) T/L GĐ SỞ GD - ĐÀO TẠO THANH HÓA K/T Trưởng phòng KHTC Phó trưởng phòng (ký, họ tên) Đồng thời với việc gửi thông báo duyệt dự toán ngân sách năm 2006 Sở còn gửi thông báo duyệt dự toán ngân sách quý IV năm 2006. Sở GD - ĐT Thanh Hoá Mã số: 21010228 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do - Hạnh phúc =============== THÔNG BÁO DUYỆT DỰ TOÁN ĐIỀU CHỈNH NGÂN SÁCH Quý IV năm 2006 Trường THCS Xuân Bái ĐVT: 1.000đ Chương Loại Khoản Mục Tên mục Kế hoạch chi 022b 14 04 1