Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn

HĐ 11B - Nhập đá bazan số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biêm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Đá bazan Hà Bình 2116.060501.001 3069,38 Tổng cộng: Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phô tr¸ch tæng kho Ng­êi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Thủ tục nhập kho của NVL chính Thạch cao: Cũng như trong ví dụ trên về thủ tục nhập kho đá Bazan trước hết phòng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hàng hoá”. Khi GĐ và các phòng ban có trách nhiệm thông qua thì mưói tiến hành mua vật tư. Giá trên hoá đơn phải giống như mức giá mà GĐ đã phê duyệt. Biểu số 7 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HY/2006B 0086342 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đình, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoá 0 1 0 0 0 0 2 0 3 3 3 1 0 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 1 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:.... MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Thạch cao Lào Tấn 2703,90 459.000 1.241.090.100 Cộng tiền hàng: 1.241.090.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 124.109.010 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.365.199.110 Số viết bằng chữ: (Một tỷ ba trăm sáu lăm triệu một trăm chín Chín nghìn một trăm mười đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi tiến hành phân tích các thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “phiếu phân tích kết quả sử dụng” là đạt yêu cầu. Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biên bản kiểm nghiệm” Biểu số 8 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 254 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 28 tháng 2 năm 2007) Căn cứ: Hợp đồng 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP thạch cao xi măng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Trần Thu Hà......................................Công ty CP thạch cao xi măng Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Hoàng Minh Tâm............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Thạch cao Tấn Lào 2703,90 2703,90 Tổng cộng 2703,90 2703,90 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho Biểu số 9 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số 01-VT PhiÕu nhËp kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số chứng từ: P208 Nhập của : Chị Hà - Công ty CP thạch cao xi măng Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn mua hàng: số 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biêm bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thạch cao 2115.060501.001 2703,90 Tổng cộng: Nhập ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phô tr¸ch tæng kho Ng­êi Giao Thñ Kho ViÕt phiÕu Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đối với CCDC thủ tục nhập kho được diễn ra hoàn toàn tương tự. Bao gồm đầy đủ các chứng từ và các biểu mẫu như đối với NVL. “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” được phê duyệt trước khi tiến hành mua. Mẫu của 2 loại này hoàn toàn tương tự. Biểu số 10 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HX/2006B 0069998 Ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Ngày 02 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng: C.Ty VPP Địa chỉ: P. Điện Biên, Thanh Hoá 1 0 0 3 2 4 8 2 6 1 Số tài khoản: Điện thoại Họ tên người mua hàng: Trần Văn Giao Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 0 2 0 8 2 Hình thức thanh toán:..Tiền mặt.. MS STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ghim vòng Hộp 2000 2000 4.000.000 2 Giấy Fax Cuộn 260 71500 18.590.000 3 Đui E27 Cái 2000 4500 9.000.000 4 5 6 Cộng tiền hàng: 31.590.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.159.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 34.749.000 Số viết bằng chữ: (Ba triệu bốn trăm bảy tư nghìn chín trăm đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 11 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 1/2 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, thiÕt bÞ, hµng ho¸) (Ngày 02 tháng 02 năm 2007) Căn cứ: Bảng duyệt giá Số 442 ngày 31 tháng 01 năm 2007 Căn cứ hoá đơn số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007 Của Công ty CP điện máy hoá chất Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Lê Thị Công .................................... Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Trần Văn Giao...................................... Đại diện vật tư Ông (Bà): Phạm Thị Nga ...............................Thống kê tổng kho Ông (Bà): Trịnh Thị Thức ..............................Thủ Kho Ông (Bà): Lê Văn Lương............................. ..Phòng KT-TK-TC. Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Ghim vòng Hộp VN 2000,00 2000,00 2 Giấy Fax Cuộn VN 260,00 260,00 3 Đui E27 Cái VN 2000,00 2000,00 4 5 6 Tổng cộng 4260,00 4260,00 ý kiến của ban kiểm nghiệm:Hàng đúng chủng loại theo bảng duyệt giá. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 12 C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n Thị xã Bỉm Sơn – Thanh Hoá Mẫu số: 01-VT PhiÕu nhËp kho (Ngày 02 tháng 02 năm 2007) Số chứng từ: 1A Nhập của: Trần Văn Giao-Phòng vật tư thiết bị NGB 001 Theo Duyệt giá Số 442 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Hoá đơn mua hàng số: 69998 ngày 2 tháng 2 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số: 1/1 ngày 02 tháng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: Kho VPP STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá ĐVT Mã vật tư Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng 1 Ghim vòng Hộp 311.080201.050 2000 2 Giấy Fax Cuộn 311.080201.014 260 3 Đui E27 Cái 311.080201.830 2000 4 5 6 Tổng cộng Nhập ngày 2 tháng 2 năm 2007 PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI GIAO THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giá và thành tiền. Chỉ khi nào kế toán thanh toán nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giá thì mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên trong đó: Liên 1: Lưu tại kho Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đó giao cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ và thanh toán cho nhà cung cấp. Liên 4: Giao cho người cung cấp. 1.2.1.1.2. Thủ tục xuất kho NVL, CCDC Tại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL, CCDC cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quản đốc phân xưởng ký nhận. Sau đó gửi bản yêu cầu này lên phòng kỹ thuật hoặc Giám đốc phê duyệt. Công việc này đòi hỏi nếu giá trị nhu cầu về NVL, CCDC là lớn. Còn đối với nhu cầu về NVL, CCDC có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL, CCDC đó. Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Sau đó bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho các loại NVL, CCDC mà mình phụ trách. Biểu số 13 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/TC3 PhiÕu xuÊt kho Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Ông Châu Lý do xuất: Sản xuất xi măng bột Xuất tại kho: K12 – Kho phụ gia STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9 2 Đá bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02 Tổng cộng Xuất ngày 28 tháng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiêu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào máy, đến cuối tháng khi máy tính được giá bình quân trong tháng sẽ tự động cập nhật vào cột giá trị và thành tiền. Phiếu xuất CCDC Biểu số 14 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/QT4 PhiÕu xuÊt kho Ngày 21 tháng 2 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Ông Hà Lý do xuất: xuất các phòng ban Xuất tại kho: K07 – Kho văn phòng phẩm STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Ghim vòng 311.080201.050 Hộp 2000 2000 2 Giấy Fax 311.080201.014 Cuộn 200 200 Tổng cộng Xuất ngày 21 tháng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Công ty có 2 loại phiếu xuất : phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển. Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa các kho với nhau. Khi có số liệu về điều chuyển kho. Kế toán cập nhật số liệu vào máy. Khi in phiếu xuất điều chuyển máy sẽ tự tính thành tiền. “phiếu xuất điều” chuyển có mẫu như sau: Biểu số 15 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá PHIẾU XUẤT ĐIỀU CHUYỂN KHO Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Số : XMO/2 Người nhận hàng: Anh Thiện Nội dung: SCT/2/2007 Kho xuất: K04 – Kho phụ tùng Kho nhập: C1 - Xưởng mỏ STT Tên vật tư ĐVT TK Nợ TK Có Số lượng Giá Thành tiền 1 Giấy giáp mịn tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 2 Giấy ráp thô tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 3 Mũi hợp kim kg 15311 15311 1,00 1.200.000 1.200.000 Tổng cộng 1.272.000 Bằng chữ: Một triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn đồng chẵn Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho 1.2.4.2. Kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với đặc điểm của công tác kế toán và đã có áp dụng kế toán máy một cách rộng rãi vào công tác kế toán. Với hệ thống danh điểm vật tư lên tới hơn 5000 danh điểm NVL và … danh điểm CCDC với các chủng loại vật tư phong phú thì việc chọn lựa phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC sao cho đảm bảo được yêu cầu hạch toán, yêu cầu và hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết. Và Công ty chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC. Phương pháp này hoàn toàn thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL, CCDC bao gôm: Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3 LL) Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 07 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (Mẫu số 08 – VT) Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết NVL, CCDC về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm NVL, CCDC về số lượng, giá trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi “ Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL, CCDC về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã Vật tư….ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL hay CCDC trong 1 kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng VD: Sau đây là mẫu thẻ kho của 1 số NVL chính và CCDC Biểu số 16 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng BØm s¬n Kho: Kho 12 – Kho phụ gia Mẫu số: 06-VT thÎ kho ngµy lËp thÎ:...01/ 01/2007.............................. tê sè:...01..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính........ Tấn............................................ - Mã số: 2115.060501.001 stt Chứng từ DiÔn gi¶i Ngày nhập xuất Sè l­îng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 16700,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/02 16700 PN P208 28/02 Mua thạch cao Lào 28/02 2703,900 19403,900 … PX X/TC3 28/02 Sản xuất xi măng bột 28/02 2903,900 16500,00 Tồn 28/02 16500.00 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu, CCDC trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng NVL, CCDC. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Biểu số 17 C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng BØm s¬n Kho: Kho 07 – Kho VPP Mẫu số: 06-VT thÎ kho ngµy lËp thÎ:...01/ 01/2007.............................. tê sè:...03..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Ghim vòng - Đơn vị tính........Hộp ............................................ - Mã số: 311.080201.050 Thứ tự Chứng từ DiÔn gi¶i Ngày nhập xuất Sè l­îng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 211,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/03/2007 3000 … PN P208 02/02 Nhập mua 02/02 2000 5000 Tồn 02/02 5000 … … … … … … … PX X/TC3 21/02 Xuất cho các phòng ban 21/02 2000 100 Tồn 28/02 100 . Để đảm bảo tính chính xác của số lượng NVL, CCDC tồn kho hàng tháng cần kiểm kê đối chiếu số thực với số lượng trên Thẻ kho và Thẻ kế toán chi tiết. Nếu có sự chênh lệch nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh lại số liệu trên các sổ thẻ chi tiết phù hợp với thực tế số lượng kiểm kê tại kho Biểu số 18 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ Số thẻ: 02 Số tờ 01 Kho : K12 – Kho phụ gia Tên vật tư: Thạch cao Mã số: 2115.060501.001 DVT: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn gía Nhập Xuất Tồn Ngày Số SL TT SL TT SL TT Tồn 01/01 456464,82 16700 7.622.962.440 … Tồn 01/02 16700 7.622.962.440 28/02 PN P208 Mua thạch cao lào 459000 2703,9 1241090100 28/02 PX X/TC3 SX xi măng 2903,9 Đến cuối tháng khi tính được giá xuất kho của NVL thì sẽ máy sẽ tự động nhập giá trị vào cột Đơn giá và thành tiền ở “Sổ chi tiết vật tư”. Kết thúc tháng kế toán tổng hợp số liệu và ghi vào “Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn”. Với điều kiện áp dụng kế toán máy thì máy sẽ tự tổng hợp số liệu in ra khi cần thiết. VD Tổng hợp nhập - xuất - tồn của 1 kho vào tháng 2 năm 2007 Đặc điểm của Công ty CP xi măng là có quy mô lớn các nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra liên tục. Hàng ngày kế toán xuống kho nhân phiếu nhập, xuất kiểm tra tính hợp lý, đúng đắn chính xác của số liệu ghi chép trên Thẻ kho và ký xác nhận vào Thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập, xuất về phòng kế toán. Tiến hành phân loại NVL, CCDC sau đó sẽ cập nhật các phiếu nhập - xuất vật tư vào máy bằng phần mềm Fast Accouting. Kế toán cần thực hiện các thao tác để cập nhật số liệu như sau: Đối với phiếu nhập Vào phần mềm kế toán bằng tên và mật khẩu đã được đăng ký. Mỗi kế toán có tên và mật khẩu riêng. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”→ chọn mục “Phiếu nhập kho”. Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu nhập kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thông tin và dữ liệu gồm có: ▫ Loại phiếu nhập ▫ Số phiếu nhập ▫ Mã khách ▫ Ngày phiếu nhập ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giá VND ▫ Người giao hàng ▫ Diễn giải ▫Mã kho nhập ▫Nội dung •Mã hàng • Tên khách •ĐVT •Số lượng •Giá VND •Tiền VND (Máy sẽ tự tính khi cập nhật 2 cột số lượng và đơn giá) •TK nợ •TK có Sau khi cập nhật xong phiếu nhập vào máy thì chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các báo cáo hàng nhập như : Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập theo vụ việc… và có thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. VD: Đối với phiếu xuất, kê toán cũng thực hiện các thao tác tương tự như đối với phiếu nhập. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho”→ chọn mục “ Cập nhật số liệu” →chọn “Phiếu xuất kho” Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu xuất kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thông tin và dữ liệu gồm có: ▫ Loại phiếu xuất ▫ Số phiếu xuất ▫ Mã khách ▫ Ngày phiếu xuất ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giá VND ▫ Người nhận hàng ▫ Diễn giải ▫Mã kho xuất ▫Nội dung •Mã hàng • Tên hàng •ĐVT • Tồn kho tức thời •Số lượng •Giá VND •Tiền VND •TK nợ •TK có Riêng phần Giá và phần Tiền VND ta bỏ trống. Vào thời điểm cuối tháng kế toán sẽ tính giá, máy sẽ tự động tính giá NVL, CCDC theo phương pháp đã khai báo và cập nhật Giá và Tiền vào tất cả các phiếu xuất, các báo cáo hàng xuất và các sổ sách có liên quan. Sau khi tiến hành việc cập nhật dữ liệu xong cho phiếu nhập và phiếu xuất, ta chọn mục “Lưu” để lưu lại phiếu mà ta vừa cập nhật. Khi các nghiệp vụ nhập, xuất được cập nhật vào máy thì các nghiệp vụ này cũng được lên cấc sổ chi tiết vật tư, nhật ký chung, lên bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn … Như vậy việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn giúp giảm khối lượng công việc một cách đáng kể mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, hiệu quả quản lý NVL, CCDC. Kế toán chi tiết NVL, CCDC còn có thể giúp cho các nhà cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác tình hình về NVL, CCDC của Công ty là căn cứ để đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn, kịp thời với tình hình kinh doanh chung của Công ty. 1.2.4.3. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC NVL, CCDC được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tức là theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho vật tư cũng như hàng hoá trên sổ kế toán. Đối với đặc điểm kinh doanh của Công ty và quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều loại NVL, CCDC thì sử dụng phương pháp này để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là hợp lý và thuận lợi cho công tác kế toán. 1.2.4.3.1. Tài khoản sử dụng hạch toán Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL, CCDC kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, TK 153 “Công cụ, dụng cụ” ♦ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” TK này được dùng để ghi chép số hiện có và tính hình tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế. TK 152 tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chi tiết thành 7 Tài khoản cấp 2 theo quy định. Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3. Và để đáp ứng được yêu cầu hạch toán một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác thìTK 152 được chi tiết tới cấp 4. VD: Tài khoản Tên tài khoản TK mẹ Bậc TK 152 Nguyên liệu, vật liệu 1 … … … … 1522 Vật liệu phụ 152 2 152211 Vật liệu nổ 1522 3 1522111 Thuốc nổ 152211 4 1522112 Vật liệu nổ khác 152211 4 152212 Nhớt máy 1522 3 … … … … ♦ TK 153 “Công cụ, dụng cụ” TK này được dùng để ghi chép số liệu có liên quan đến tình hình tăng, giảm CCDC và số hiện có tồn kho. TK 153 “Công cụ, dụng cụ” không chỉ được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo quy định mà còn được chi tiết đến cấp 3 để phục vụ nhu cầu hạch toán. Cả 2 loại TK trên TK 152 và TK 153 đều có kết cấu chung như sau: Bên Nợ : Phản ánh giá trị thực tế của VNL, CCDC tăng trong kỳ và các trường hợp tăng khác. Bên có: Phản ánh giá trị thực của NVL, CCDC xuất trong kỳ và các trường hợp giảm khác Số dư bên Nợ : Giá thực tế của NVL, CCDC tồn kho. Ngoài 2 TK chính là TK 152, 153 để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL, CCDC còn có các TK như : TK 151, TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141, TK 621… 1.2.4.3.2. Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.4.3.2.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL Nguyên vật liệu trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được có từ nhiều các nguồn khác nhau. Đối với đá vôi và đất sét là 2 loại NVL chính được Công ty tự khai thác, phần lớn các loại NVL khác nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đá Banzan, xỷ Pirit… Một số loại NVL khác nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến như các phụ tùng cơ khí, bên cạnh đó tại Công ty một số chi tiết máy, bulông…được chế tạo tại xưởng cơ khí phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Và nhập kho do xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho. Do có những đặc thù như trên nên công tác kế toán tại Công ty có một số khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đối với NVL chính là đá vôi và đất sét được Công ty khai thác trực tiếp tại các mỏ cách Nhà máy 3 km. Với đặc điểm là đá vôi và đất sét khai thác được đưa thẳng vào sản xuất sản phẩm mà không nhập kho. Tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét được tập hợp vào TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”. Sau đó được kết chuyển vào TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Đối với những NVL Công ty tự khai thác kế toán tổng hợp NVL không theo dõi trên các sổ sách kế toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL đã được khai thác và đưa vào sản xuất. Trong quá trình khai thác các chi phí thực tế phát sinh, hạch toán quá trình sử dụng các loại NVL này vào sản xuất là do kế toán tổng hợp và tính giá thành thực hiện. Ta có thể khái quát bằng một số định khoản Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét Nợ TK 621 Có TK 111, 112, 334... Khi đá vôi và đất sét khai thác được vận chuyển về bộ phận sản xuất sản phẩm: Nợ TK 154 Có TK 621 Sau đó được kết chuyển vào TK 155 “Thành phẩm” làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Đối với một số NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến khi xuất NVL và các chi phí thuê ngoài phát sinh được tập hợp vào TK 154. Khi gia công chế biến xong đưa NVL về nhập kho thì được hạch toán bình thường: Nợ TK 152 Có TK 154 Đối với những loại NVL như phụ tùng và một số chi tiết do xưởng Cơ khí của Công ty tự chế biến. Các chi phí phát sinh trong quá trình tự chế biến được tập hợp vào TK 154 và hạch toán bình thường khi nhập kho. Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: Đặc điểm của Công ty là số lượng nhập NVL trong kỳ là rất nhiều. Công ty sản xuất kinh doanh với quy mô lớn nên khối lượng nhập và giá trị với mỗi lần nhập mua thường lớn. Với đặc điểm như thế, Công ty cần lựa chọn phương pháp thanh toán thích hợp sẽ tạo thuận lợi cho Công ty trong quá trình thu mua NVL cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho được mua chủ yếu do hình thức: đó là hình thức thanh toán sau. Do khối lượng và giá trị NVL nhập mua là rất lớn nên với hình thức thanh toán sau đem lại nhiều thuận và phương thức thanh toán này được áp dụng cho nhiều loại NVL chính như: đá bazan, thạch cao, quặng... Và với khối lượng mua lớn như thế thì có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về hoặc hàng và hoá đơn về vào các thời điểm khác nhau. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán hạch toán phù hợp. Do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá nhập kho không bao gồm thuế GTGT VD : Công ty mua thạch cao về sản xuất xi măng theo Hoá đơn GTGT ngày 28 tháng 2 năm 2007 (Biểu mẫu 01) số lượng 2307,90 tấn đơn giá chưa thuế 459.000 đồng /tấn, thuế GTGT 10%. Tổng giá thanh toán là 1.365.199.110 đồng. Công ty chưa trả tiền cho người bán. Trường hợp này hàng và hoá đơn về cùng ngày 28/12/2007 NVL sẽ hạch toán vào TK 152. Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152(152115): 1.241.090.100 Nợ TK 133(133100): 124.109.010 Có TK 331 (331203): 1.365.199.110 Sau khi lập phiếu nhập kho, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy trong