Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng tại Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn

Những nỗ lực trong cải tiến quá trình sản xuất, nhân tài vật lực đã được thể hiện bằng các kết quả tài chính qua các chỉ tiêu tổng hợp: - Giảm chi phí Chi phí luôn là vấn đề đáng quan tâm của mọi DN. Trước đây, người ta luôn quan niệm rằng chất lượng cao đòi hỏi chi phí cao. Nhưng khi HTQLCL được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 9000 với triết lý làm đúng ngay từ đầu và với phương châm phòng ngừa là chính là cách để mỗi DN tiết kiệm được NVL, giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi từ đó giảm chi phí sản xuất. Dưới đây là kết quả về chi phí của Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn những năm gần đây. (Phụ lục 8: Chi phí sản xuất qua các năm). Theo bảng trên ta thấy, năm 2001 bình quân chi phí sản xuất bình quân là 525,028 ng.đ/tấn. Đến năm 2002, sau 1 năm áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000 chi phí sản xuất bình quân trên 1 tấn sản phẩm giảm xuống rõ rệt còn 466,107 ng.đ/tấn. Và lần lượt qua các năm 2003 và 2004 chi phí sản xuất bình quân trên 1 tấn sản phẩm đều giảm. Đạt được kết quả trên là do Công ty đã cố gắng thực hiện tốt theo những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000, làm đúng ngay từ đầu, quản lý chặt chẽ NVL đầu vào, theo dõi sát sao quá trình sử dụng NVL tại các quá trình. - Các kết quả tài chính (Phụ luc 9: Tổng hợp kết quả tài chính 2001- 2004) Qua bảng tổng hợp trên cho thấy các kết quả của những nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi trong những năm Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn vừa sản xuất vừa đầu tư. Sau đây là biểu đồ tăng trưởng sản lượng và doanh thu bán hàng của công ty qua các năm: (Phụ lục 10: Tăng trưởng sản lượng và doanh thu 2001- 2004) LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 15 Do thực hiện tốt chiến lược marketing Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn đã thu hút được một lượng lớn khách hàng nằm trong khu vực nông thôn với sức mua tuy tương đối thấp song lại là một thị trường tiềm năng, dễ tính phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu của xi măng địa phương. Hà Tây là một tỉnh đồng bằng pha chút trung du miền núi Bắc Bộ tuy diện tích hẹp nhưng dân số rất đông (hơn 2,5 tr dân) đứng thứ 5 về dân số trong 64 tỉnh trong toàn quốc. Hơn nữa, trong thời kỳ mở cửa với lợi thế về địa lý, nhân lực và có nhiều làng nghề cổ đã tạo nên một động lực phát triển kinh tế cao tạo ra một thị trường lớn có nhu cầu và khả năng thanh toán cao. Trong vòng 3 năm (2001-2003) sản lượng và doanh thu tăng liên tục năm sau cao hơn năm trước. Mức tăng trung bình của sản lượng khoảng 20%/năm và doanh thu là khoảng 35%/năm. Điều này cho thấy việc tăng doanh thu không những là do tăng sản lượng hàng hoá được sản xuất và bán trên thị trường mà còn do một yếu tố rất quan trọng là giá bán tăng lên 23,54% trong 5 năm qua. Thực tế này cũng cho ta thấy Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn đã có một chiến lược bán hàng đúng đắn, hợp lý, mềm dẻo với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận mà kết quả nhận được qua việc không những bán được nhiều hàng mà còn bán với giá cao hơn. Đồng thời với việc tăng sản lượng và doanh thu Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn còn đóng góp vào ngân sách Nhà nước ngày một tăng cao. Tổng nộp NSNN từ năm 2001 đến 6 tháng đầu năm 2004 là 20 tỷ 629,95 tr.đồng. Nếu như năm 1999 Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn mới chỉ nộp NSNN là 2tỷ 863 tr.đồng thì đến năm 200 công ty đã nộp được 3 tỷ 287,34 tr.đồng và năm 2001 thi số thu nộp NSNN đã vựơt trội rất lớn, tăng so với năm 2000 là 215,03% (Số tuyệt đối là 6 tỷ 881,36 tr.đồng). Đặc biệt năm 2003 công ty đã nộp đến 9 tỷ 044,26 tr.đồng lớn gấp 3 lần năm 1999. 6 tháng đầu năm 2004 công ty nộp thấp hơn so với năm 2003 là do công ty mới đi vào cổ phần hoá nên được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp. Số nộp NSNN của Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn vẫn là nguồn thu lớn cho ngân sách địa phương. ( Phụ lục 11: Tăng trưởng nộp ngân sách nhà nước 2001- 2004) LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 16 Từ năm 2001 đến năm 2003 lợi nhuận của công ty không ngừng tăng trưởng từ 2 tỷ 564 tr.đồng năm 2001 đến 5 tỷ 034,59 tr.đồng năm 2002 và đặc biệt năm 2003 là 10 tỷ 205,58 tr.đồng. Giá trị tăng tuyệt đối trong 3 năm là 7 tỷ 641,58 tr.đồng và giả trị tương đối là 398,04%. Trung bình mỗi năm tăng 132,68% trong đó đặc biệt là các năm 2002, 2003 và 6 tháng đầu năm 2004. Nhờ lợi nhuận tăng cao mà Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn có thể nâng mức trích các quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Do đó công ty có điều kiện đầu tư thêm máy móc thiết bị mới nhằm nâng cao sản lượng, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, kiểm soát tốt hơn quá trình sản xuất. Mặt khác, khi nâng cao và sử dụng hợp lý các quỹ phúc lợi và khen thưởng đã khuyến khích cán bộ nhân viên trong công ty thi đua sản xuất góp phần nâng cao năng suất lao động và thu nhập của CBCNV.(Phụ lục 12: Tăng trưởng lợi nhuận 2004) Mức thu nhập bình quân của công ty trong những năm qua được đánh giá là mức thu nhập cao và ổn định của các doanh nghiệp nhà nước trong tỉnh cũng như đối với các công ty sản xuất xi măng lò đứng khác trên toàn quốc. Đặc biệt là năm 2003 khi công ty chuẩn bị cổ phần hoá. Tất cả tiền vốn của công ty hiện đang nằm trong các quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng được chia cho toàn bộ công nhân tuỳ theo mức độ đóng góp của từng người. Vì vậy, trong năm này thu nhập của cán bộ CNV trong công ty tăng lên một cách đột ngột. Ngoài ra, trong những năm qua uy tín của công ty đã ngày được nâng cao, sản phẩm luôn đạt chất lượng cao, mức dư mác luôn từ 25-30% đã giành được sự tín nhiệm của khách hàng. công ty đã có được một môi trường làm việc khang trang sạch đẹp. Cán bộ công nhân viên trong công ty làm việc theo các quy trình có độ chọn lọc cao, nên đã tạo tác phong làm việc bài bản nêu cao trách nhiệm, đồng thời nâng cao trình độ quản lý, năng lực bản thân từ đó phát huy năng lực sáng tạo của mỗi người. 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÀI SƠN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 17 2.2.1. Quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 2.2.1.1. Giai đoạn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994 Đến cuối năm 1998, mới có khoảng gần 20 công ty tại Việt Nam được chứng nhận có hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9000. Và cho tới thời điểm năm 2000, số lượng các công ty đạt được chứng nhận này là gần 300 công ty. Tại công ty xi măng Sài Sơn, mặc dù mọi khái niệm trong tiêu chuẩn ISO 9000 đều rất mới mẻ và thiếu những tài liệu hướng dẫn cụ thể song ban lãnh đạo công ty đã sớm nhận thức được tính cần thiết của việc củng cố, cải tiến hệ thống chất lượng, từ năm 1996 đến năm 1999 đã cử nhiều đợt cán bộ đi đào tạo về công tác chất lượng. Tháng 11/1999 đã chính thức ký hợp đồng tư vấn với Trung tâm Kỹ thuật khu vực 1 về soạn thảo và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994. Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 của công ty có thể chia ra các giai đoạn sau: 1. Giai đoạn chuẩn bị và xây dựng hệ thống: Để xây dựng được hệ thống trước hết phải hiểu hết được các yêu cầu của ISO 9002. Từ nhận thức đó, đầu năm 2000, công ty đã mời chuyên gia của tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng I về đào tạo cho cán bộ chủ chốt. Sau khi học tập công ty đã thành lập ban soạn thảo gồm 4 kỹ sư chuyên ngành. Qua 2 tháng xây dựng và tham khảo các bộ phận trong công ty. Ngày 26/7/2000 toàn bộ hệ thống văn bản được chính thức ban hành và đưa vào áp dụng từ ngày 01/8/2000. 2. Giai đoạn triển khai áp dụng: Để việc vân hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực và hiệu quả, hệ thống chất lượng phải được phổ biến tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty đã giao cho Đại diện lãnh đạo về chất lượng và ban Đảm bảo LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 18 chất lượng phổ biến đến trưởng các phòng ban phân xưởng. Trưởng các phòng ban phân xưởng có trách nhiệm phổ biến đến từng nhân viên của bộ phận mình dưới sự giám sát kiểm tra của Ban đảm bảo chất lượng. Từ phương thức đào tạo đó toàn thể CBCNV trong công ty đều thấu hiểu và thực hiện tốt các yêu cầu của hệ thống. 3. Giai đoạn đánh giá nội bộ: Từ khi tiến hành áp dụng cho đến khi 2 tổ chức Quacert và BVQI đánh giá chính thức, công ty đã tiến hành đánh giá nội bộ 4 lần. Đó là cách tốt nhất để duy trì hệ thống và giải quyết được nguyên tắc cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng. Với 11 chuyên gia đánh giá nội bộ được Quacert đào tạo, sau hai các lần đánh giá nội bộ công ty đã nhận thấy rằng hệ thống quản lý chất lượng đã đi vào hoạt động tốt, đủ các điều kiện để đánh giá chứng nhận. 4. Giai đoạn chứng nhận: Sau khi xem xét khả năng và uy tín của các tổ chức chứng nhận. Công ty đã chính thức mời 2 tổ chức chứng nhận là Quacert (Việt Nam) và BVQI (Vương quốc Anh) cùng đánh giá vào 2 ngày 02 và 03 tháng 11 năm 2000. Kết quả sau khi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của công ty, các chuyên gia đánh giá chứng nhận đều đưa ra các nhận xét tốt và đã cấp chứng chỉ công nhận hệ thống quản lý chất lượng của công ty xi măng Sài Sơn phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002:1994. Thuân lợi: Công ty có nhiều thuận lợi đó là sự nhận thức đúng đắn về tác dụng và tính tất yếu của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, có sự quyết tâm rất lớn của lãnh đạo công ty và sự tích cực thực hiện của toàn thể cán bộ công nhân viên. Công ty đã tập trung mọi nguồn lực cho việc soạn thảo cũng như vận hành điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng nên trong thời gian ngắn đã giải quyết được một khối lượng công việc rất lớn. Khó khăn: Công ty xi măng Sài Sơn là công ty xi măng lò đứng đầu tiên xây dựng và áp dung mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 19 đây là công việc có tầm chiến lược song rất mới mẻ, không có hình mẫu sẵn, nên trong công việc còn nhiều lúng túng, có nhiều khái niệm quan điểm trừu tượng. 2.2.1.2. Giai đoạn chuyển đổi tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng từ ISO 9002:1994 sang ISO 9001:2000 Tháng 8-2002, Công ty thành lập tổ soạn thảo hệ thống tài liệu gồm 4 thành viên. Trong đó, QMR làm tổ trưởng, các thành viên gồm 3 kỹ sư được đào tạo cơ bản về quản trị chất lượng: một người của phòng TCHCTH và 2 người của phòng KHKT. Sau 2 tuần soạn thảo, hệ thống tài liệu đã được sửa đổi phù hợp với những yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hệ thống tài liệu mới ngoài những yêu cầu tương đối giống với tiêu chuẩn ISO 9002 còn có một số điểm mới như bổ sung thêm tiêu chuẩn về cơ sở hạ tầng của DN. Sau khi soạn thảo song công ty cho ban hành và đưa vào áp dụng thực tế. Cuối tháng 10-2002, sau hơn 2 tháng đưa vào áp dụng thực tế và đã qua 1 lần đánh giá nội bộ đạt kết quả tốt, công ty mời các chuyên gia của 2 tổ chức chứng nhận BVQI và Quacert cùng đánh giá. Kết quả sau khi đánh giá được các chuyên gia đều đưa ra nhận xét tốt. Ngày 26/11/2002, công ty chính thức nhận được chứng chỉ chứng nhận HTQLCL của công ty phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000, do 2 tổ chức BVQI và Quacert cấp. Trong quá trình chuyển sang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, công ty có những Thuận lợi nhất định như: công ty đã áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, cán bộ đã được đào tạo, đã có kinh nghiệm trong việc triển khai áp dụng và CBCNLĐ đã có những hiểu biết nhất định về tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào sản xuất kinh doanh. Toàn công ty đã hình thành được nếp văn hoá chất lượng, mọi ngưòi đòng tâm nhất trí xây dựng công ty. Vì vậy, chỉ sau 4 tháng kể từ khi bắt đầu soạn thảo tài liệu, công ty đã nhận được chứng chỉ chứng nhận HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 20 Song bên cạnh đó công ty cũng gặp phải một số Khó khăn: ISO 9001:2000 có một số điểm mới so với ISO 9002:1994, nên khi đưa vào áp dụng công ty còn hơi bỡ ngỡ. 2.2.2. Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn - Hệ thống tổ chức Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn xây dựng hệ thống quản trị định hướng chất lượng với cơ cấu tổ chức như sau: 1. Giám đốc công ty: - Phê duyệt chính sách chất lượng, HTQLCL, danh sách các nhà cung ứng. - Phê duyệt kế hoạch sản xuất năm và mục tiêu chất lượng. - Cung cấp nguồn lực để HTQLCL hoạt động có hiệu quả. - Chỉ định đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR). - Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về HTQLCL. - Phân công và giao cho các ông PGĐ, trưởng các bộ phận những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, cần thiết để họ chủ động sáng tạo trong quản lý điều hành, giám sát kiểm tra các công việc thuộc lĩnh vực quản lý theo chức danh. 2. PGĐ kinh doanh kiêm đại diên lãnh đạo về chất lượng: - Thay mặt GĐ giải quyết các công việc liên quan đến HTQLCL, Điều phối các hoạt động của các bộ phận trong công ty để đạt mục tiêu chất lượng. - Tổ chức xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của phòng TTTT và phòng TCHCTH. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ. 3. PGĐ kỹ thuật: - Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của PX Hương Sơn, tổ vỏ bao. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ. 4. Trợ lý GĐ - Làm trợ lý GĐ về lĩnh vực kỹ thuật, sản xuất. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 21 - Thay mặt GĐ chỉ đạo, quản lý và điều hành các PX nguyên liệu, lò nung, thành phẩm, tổ cơ điện và các lĩnh vực chất lượng sản phẩm, kỹ thuật công nghệ sản xuất, máy móc thiết bị của phòng KHKT. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ. 5. Trưởng phòng TCHCTH - Tuyên truyền, phổ biến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tới toàn thể CBCNLĐ. - Tổ chức soạn thảo các văn bản của HTCL trình GĐ/QMR phê duyệt. - Kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiên HTQLCL đã được phê duyệt - Đề xuất biên pháp cải tiến nâng cao HTQLCL, thực hiên các báo cáo về chất lượng, phụ trách nhà ăn ca và nhà trẻ. 6. Trưởng phòng TTTT - Quản lý và điều hành các văn phòng đại diện, các khách hàng và mạng lưới tiêu thụ xi măng. - Tổ chức quảng cáo và các hình thức giới thiệu sản phẩm trên các phương tiên thông tin đại chúng và các hình thức khác. - Thường xuyên nắm bắt thông tin về thị trường và các đối thủ cạnh tranh báo cáo GĐ để có chiến lược và sách lược bán hàng. - Đối chiếu công nợ thường xuyên, thu tiền bán hàng theo kế hoạch - Quản lý và điều hành thủ kho và các kho thành phẩm, tổ bốc vác 7. Trưởng phòng kỹ thuật - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; tổ chức thực hiện việc mua vật tư, bảo quản, cấp phát vật tư; đảm bảo chất lượng sản phẩm xi măng PCB30 theo TCVN 6262:1997 - Tổng hợp việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng của các bộ phận, điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp với tình hình tiêu thụ sản phẩm; biên soạn tài liệu giáo án bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật cho các ngành nghề. - Thực hiện các công việc khác theo quy chế trả lương và quyết định số 76/QĐ_ HĐQT ngày 04/02/2005 của HĐQT công ty. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 22 8. Tổ trưởng tổ quản lý công nghệ - Bố trí nhân lực liên tục kiểm tra các bán thành phẩm trong dây truyền sản xuất theo quy trình kiểm tra quy định. - Kiểm soát việc đưa nguyên, nhiên liệu vào sản xuất để đảm bảo chất lượng của bán thành phẩm. - Cập nhật các biểu báo về sản lượng của máy móc thiết bị. - Thực hiện các công việc khác quy định trong quy chế trả lương và quy định phân cấp quản lý trong công ty theo quyết định 01/QĐ-HĐQT ngày 01/01/2004 của HĐQT Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn. 9. Trưởng ban KCS - Tổ chức kiểm tra số lượng, chất lượng các vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu, bán sản phẩm, sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích, đánh giá và đề xuất các phương án giải quyết khi vật tư, bán sản phẩm và sản phẩm không đảm bảo số lượng và chất lượng. - Chịu trách nhiệm trước pháp luật và GĐ công ty nếu để vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ sản xuất hao hụt, mất mát (đối với kho ngoại). - Thực hiện các công việc khác quy định trong quy chế trả lương và quy định phân cấp quản lý trong công ty theo quyết định 01/QĐ-HĐQT ngày 01/01/2004 của HĐQT Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn. 10. Quản đốc các phân xưởng: - Tổ chức, bố trí nhân lực hợp lý, khai thác khả năng trang thiết bị hiện có để vận hành tốt dây chuyền sản xuất. Kiểm soát việc thực hiên các quá trình sản xuất. - Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, các hướng dẫn vận hành đảm bảo an toàn trong sản xuất. - Thực hiện các công việc khác quy định trong quy chế trả lương và quy định phân cấp quản lý trong công ty theo quyết định 01/QĐ-HĐQT ngày 01/01/2004 của HĐQT Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn. 11. Tổ trưởng tổ cơ điện: - Tổ chức sửa chữa kịp thời máy móc thiết bị khi có sự cố. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 23 - Tổ chức bảo dưỡng định kỳ thiết bị theo kế hoạch. - Hệ thống tài liệu Toàn bộ hệ thống tài liệu thuộc HTQLCL của công ty được xây dựng gồm 4 cấp: - Sổ tay chất lượng. - Các quy trình thực hiện công việc. - Các hương dẫn công việc. - Tập hợp các biểu mẫu, hồ sơ, biên bản,… liên quan đến HTCL. Sổ tay chất lượng mô tả HTQLCL, bộ tài liệu này được GĐ công ty cam kết thực hiện và phổ biến rộng rãi đến các cán bộ chủ chốt. Sổ tay chất lượng được sử dụng để kiểm soát hoạt động của HTCL, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty luôn thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Các chương của sổ tay chất lượng là các tiêu chuẩn của HTQLCL phù hợp với nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Nội dung gồm 8 chương: Chương 1 : Giới thiệu chung Chương 2 : Tóm tắt quá trình sản xuất Chương 3 : Sơ đồ tổ chức và mối tương tác Chương 4 : Hệ thống chất lượng Chương 5 : Trách nhiệm của lãnh đạo Chương 6 : Quản lý nguồn lực Chương 7 : Tạo sản phẩm Chương 8 : Đo lường, phân tích và cải tiến Các quy trình thực hiện là các văn bản mô tả quá trình thực hiện theo các bước của một công việc. Nó chỉ rõ khi một công việc phát sinh thì phải làm theo trình tự nào? bắt đầu từ đâu? nhiệm vụ của từng đơn vị, bộ phận như thế nào ? Có những quy trình được thể hiện dưới dạng biểu đồ. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 24 Các hướng dẫn công việc là các văn bản chi tiết từng bước công việc trong quá trình. Nó hướng dẫn người thực hiện ddr họ làm đúng theo quy trình, chỉ ra các văn bản cần phải sử dụng khi thực hiện bước công việc đó. Các biểu mẫu, hồ sơ, biên bản … là những văn bản được soạn sẵn và được phê duyệt bởi GĐ. Nó là những văn bản chuẩn của công ty, tạo thuận lợi cho việc ghi chép và có tính pháp lý và tính nguyên tắc cao. 2.2.3. Các chính sách và biện pháp nhằm phát huy vai trò của hệ thống quản trị chất lượng mà Công ty đang áp dụng Chính sách chất lượng của công ty Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn là: “Thoả mãn một cách tốt nhất mọi yêu cầu hợp lý của khách hàng” Để đạt được mục tiêu trên công ty cam kết thực hiên các nguyên tắc sau: - Quan hệ chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo chất lượng, giá cả sản phẩm và dịch vụ của mình đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng. - Coi mọi thành viên trong công ty vừa là người cung ứng vừa là khách hàng của nhau để cho chất lượng không ngừng được cải tiến trong mọi hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh. - Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBCNLĐ để mọi người không ngừng nâng cao năng lực của mình. Chính sách chất lượng của công ty được phổ biến rộng rã để mọi người thông hiểu và thực hiện. Công ty cam kết đáp ứng các yêu cầu hợp lý đã thoả thuận với khách hàng khi cung ứng sản phẩm và dịch vụ, ngày càng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ, công nhân cam kết cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất và không ngừng tìm tòi cải tiến chất lượng của sản phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng cũng như phù hợp với nhu cầu của thị trường không ngừng thay đổi. Công ty thường xuyên thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng. Hàng năm, khi có điều kiện công ty mở hội nghị khách hàng. Và công ty cũng thường xuyên đánh giá mức độ thoả mãn của khách hàng. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 25 Để không ngừng nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, công ty coi trọng việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất, phát huy phong trào thi đua sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong nội bộ công ty. Công ty chú trọng vào cải tiến một cách thường xuyên liên tục. (Phụ lục 13: Lưu đồ cải tiến) Mục tiêu chất lượng của công ty được xây dựng cho từng năm, phải lượng hoá được khi có thể và nhất quán với chính sách chất lượng của công ty. Hàng năm, lãnh đạo công ty dựa vào nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh đưa ra mục tiêu sản xuất, kinh doanh cho công ty đồng thời lãnh đạo cũng dựa vào những yêu cầu mới của khách hàng về chất lượng sản phẩm, chủng loại sản phẩm, yêu cầu về dịch vụ mà xem xét lại HTQLCL. 2.3. ĐÁNH GIÁ VIỆC TRIỂN KHAI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÀI SƠN 2.3.1. Đánh giá tổng quan về chất lượng sản phẩm Các kết quả cho thấy xi măng Sài Sơn đã đạt được chất lượng ổn định cả về mặt vật lý và hoá lý. Biên độ giao động về cường độ rất nhỏ chỉ số sai số thấp. độ mịn tăng dần, thời gian đông kết ổn định, cường độ chịu nén 3 ngày cũng như 28 ngày luôn thoả mãn theo yêu cầu theo tiêu chuẩn chất lượng. (Phụ lục 14: Thổng kê kiểm tra sản phẩm sản xuất các năm) Do thị hiếu trong những năm gần đây các khách hàng đòi hỏi ở chất lượng xi măng phải có thời gian đông cứng nhanh để đẩy nhanh tiến độ thi công tăng năng suất lao động, rút ngắn thời gian chờ đợi khi thi công. Nắm bắt được mong muốn này Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn đã tập trung vào nghiên cứu để nâng cao cường độ chịu nén trong thời gian đầu của quá trình đông kết, đồng thời đảm bảo cường độ chịu nén sau 28 ngày cũng như các chỉ tiêu khác. Kết quả thử nghiêm cho thấy cường độ chịu nén 3 ngày từ năm 2002 đến năm 2004 luôn ổn định ở mức cao hơn so với tiêu chuẩn đã đề ra điều đó phần nào đã thoả mãn nhu cầu thực tế của khách hàng. LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP TRƯỜNG ĐHQL&KD HÀ NỘI NGUYỄN VIẾT HÙNG 01A1168 KHOA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 26 Vấn đề trọng lượng của bao luôn được sự giám sát chặt chẽ của ban KCS. Nhóm công tác này có nhiệm vụ mỗi giờ kiểm tra xác suất theo quy định và phải đảm bảo khối lượng bao xi măng đạt các yêu cầu quy định về tiêu chuẩn đối với hàng đóng gói sẵn được quy định trong Quyết định số 168/TĐC_QĐ 1994. Chỉ những lô hàng đã được kiểm tra và đảm bảo đạt tiêu chuẩn quy định mới được xuất cho khách hàng. 2.3.2. Đánh giá các hoạt động trong quá trình quản trị chất lượng Công ty sử dụng HTCL nhằm thực hiên chính sách chất lượng của công ty đề ra và đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của công ty tham gia thực hiên chính sách chất lượng một cách có hiệu quả. Toàn bộ hệ thống tài liệu, hồ sơ thuộc HTQLCL của công ty được xây dựng và sắp xếp theo trình tự thống nhất, nhằm đảm bảo các tài liệu, số liệu đúng có hiệu lực và luôn được cập nhật, sẵn có tại nơi làm việc. Công ty xây dựng, thực hiện và duy trì quy trình kiểm soát tài liệu bằng văn bản. Toàn bộ tài liệu HTQLCL của công ty được kiểm tra và phê đuyệt bởi những người có thẩm quyền trước khi ban hành. Mọi sửa đổi, bổ sung của tài liệu đều được xem xét và phê duyệt bởi chính người có chức năng xem xét và phê duyệt tài liệu gốc. Các tài liệu có hiệu lực được theo dõi bằng một mục lục tài liệu hiện hành chỉ rõ tình trạng ban hành, sửa đổi, đơn vị và cá nhân nào được phân phối tài liệu. Những tài liệu hết hiệu lực được thu hồi và huỷ bỏ bởi những người có chức năng, riêng tài liệu gốc để lưu hồ sơ. Khi áp dụng HTQLCL vào quản lý chất lượng trong sản xuất kinh doanh, công ty thực hiên qua các bước sau: - Lập kế hoạch chất lượng - Tổ chức kiểm soát các quá trình - Đảm bảo sự tương thích của điều kiện thực hiện công việc với HTCL - Hoạt động theo dõi và đo lường trong quá trình để xác nhận sự phù hợp, đảm bảo điều kiện thực hi