Chuyên đề Hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn

hời gian phát sinh và nghiệp vụ kinh tế đó, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo hình thức ghi sổ này, phòng kế toán đã sử dụng các loại sổ sau đây: Sổ Nhật kí chung, Sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Báo cáo tài chính gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo “ Kết quả hoạt động kinh doanh”, Thuyết minh báo cáo tài chính. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật kí chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “ Bảng cân đối phát sinh” và Báo cáo tài chính. Về tổ chức hệ thống báo cáo: Hiện nay công ty đang sử dụng hai hệ thống báo cáo. Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống báo cáo tài chính được lập định kỳ vào cuối quý, bao gồm: Bảng CĐKT , Báo cáo KQKD, thuyết minh Báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị, được lập vào ngày cuối cùng của từng tháng, bao gồm: Báo cáo bán hàng, Báo cáo hàng tồn kho,… Phục vụ Kế toán trưởng trong việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh một cách chính xác nhất và là căn cứ để ban lãnh đạo công ty ra các quyết định chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Sơ đồ số 3 Trình tự ghi sổ theo hình thức NKC tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh Trong đó: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu số liệu cuối tháng : Ghi cuối kỳ Về công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty thực hiện theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Việc định giá theo đơn giá trung bình ( hàng luân chuyển trong tháng), nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, khấu hao tài sản cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính. Chương II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn 2.1. Đặc điểm của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn: 2.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại tại Công ty: Hoạt động kinh doanh thương mại tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn bao gồm 2 giai đoạn: Mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá. Đối tượng kinh doanh của Công ty là trang thiết bị linh kiện điện tử tin học và các ứng dụng phần mềm phục vụ trong nghành công nghệ thông tin, đồng thời Công ty cũng cung cấp các dịch vụ phục vụ khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Quá trình cung cấp và lưu chuyển hàng hoá của Công ty được thực hiện theo 2 phương thức bán buôn và bán lẻ, thông qua các hình thức như : Bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, bán thông qua trực tiếp các đại lý của Công ty.Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường hàng hoá có tiêu thụ được hay không là vấn đề sống còn của Công ty. Bên cạnh việc tạo dựng uy tín với khách hàng Công ty đã không ngừng cải tiến phương thức bán hàng và thể thức thanh toán nhằm nâng cao lợi nhuận. Tuỳ thuộc vào phương thức bán hàng và khách hàng mà công ty áp dụng thể thức thanh toán thích hợp. 2.1.2.Đặc điểm của phương thức bán hàng tại Công ty: Tại công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn có 2 hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn trực tiếp và bán lẻ. Đối với trường hợp bán buôn là bán hàng với số lượng lớn, cho các tổ chức bán lẻ khác tổ chức kinh doanh, dịch vụ nhằm đưa hàng tới người tiêu dùng thông qua sự phân phối của các đối tác bán lẻ khác. Tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511, còn lại 2 liên giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn VAT được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn VAT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511. Đối với trường hợp bán lẻ, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’ kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111. Nếu không kèm phiếu thu tiền (Trường hợp khách hàng chưa thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trên Nhật ký chung số 1 các trường hợp sau tương tự như trường hợp bán buôn. 2.1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng: Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán không dùng tiền mặt: - Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C. Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. 2.2. Hạch toán giá vốn hàng bán: Hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện theo sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ số 4 Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) TK 156 TK 632 TK 911 TK 157 Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ Khi hàng hoá về nhập kho hoặc xuất kho cũng như kiểm kê thì thủ kho kiểm tra về số lượng, chủng loại và chất lượng của hàng hoá rồi ghi vào phiếu nhập kho, xuất kho hoặc biên bản kiểm kê tài sản: Bảng số 3 Phiếu nhập kho Số………. Ngày 13 tháng 04 năm 2005 Nợ TK 156 Có TK 111, 131,… Họ và tên người giao hàng: Lê Huy Lân Theo hợp đồng số 02 ngày 08 tháng 04 năm 2006 Nhập tại kho Cty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn TT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 C011B06 Mtính HP Brio DAN Chiếc 50 50 11.928.275 596.413.750 2 Mực HP IHP Hộp 3000 3000 126.840 380.520.000 3 KJ 45 KJ45 Chiếc 2000 1000 3012 3012000 Cộng 979.943.750 Bằng chữ Nhập, ngày 13 tháng04 năm 2005 Phòng kinh doanh Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Bảng số 4 Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 3 năm 2005 Họ tên người mua: Nguyễn Thị Lan Địa chỉ: 79 Bà Triệu Lý do xuất hàng: Xuất hàng hoá để bán Xuất tại kho: Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn Đơn vị: nghìn đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Xuất 1 máy tính E - PC Chiếc 1 1 16.617.900 16.617.900 2 Xuất 1 máy tính Data Chiếc 1 1 11.582.208 11.582.208 Cộng 28.200.108 Phụ trách bộ phận sử dụng Xuất ngày 25 tháng 3 năm 2005 Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 5 Trích tổng hợp nhập - xuất - tồn Từ ngày 1/3/05 đến ngày 31/3/05 Mã HH Hàng hoá ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL GT SL GT SL GT SL GT MT1 Máy tính E-PC Chiếc 8 116.696.000 5 72.935.000 5 72.935.000 8 116.696.000 NT2 Máy tính Data Chiếc 10 93.728.000 5 46.846.000 5 46.846.000 10 93.728.000 MC Máy chữ Chiếc 2 300.000.000 1 150000.000 2 150.000.000 1 300.000.000 MB1 Mực HP Black Hộp 200 9.850.000 200 9.850.000 200 9.850.000 200 9.850.000 MB2 Mực HP Yellow Hộp 200 9.720.000 200 9720.000 200 9.720.000 200 9.720.000 VN3 R545 Chiếc 100 12.520.000 100 12520.000 100 12.520.000 100 12.520.000 …. Cộng Cuối tháng, thủ kho ( kiêm kế toán hàng hoá) sẽ nhặt các chứng từ trên và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hoá còn trong kho để lập bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn như ví dụ trên. Hàng tháng, căn cứ vào tình hình nhập xuất tồn của các loại hàng hoá, kế toán hàng hoá ghi vào Sổ Cái TK 156 để phản ánh tình hình nhập hàng, xuất hàng và hàng tồn kho. Bảng số 6 Sổ cái TK 156 Từ 01/04/2005 đ 31/04/2005 Dư Nợ đầu kỳ: 2.984.997.134 Ngày Số Diễn giải TK dư PS nợ PS có 02/4 101 Nhập 20 connector cty telnet 331 2.763.360 04/4 121 Bán 01 VE 18 Công ty NTC 63211 12.623.751 10/4 PX 101 Xuất sử dụng 01 máy tính E-PC 2115 16.617.900 ….. …….. …………. ……… ……… …….. 31/4 123 Nhập 01 MT Data Cty Digilanel 331 11.582.208 Tổng PS nợ: 559.120.781 Tổng PS có: 519.120.781 Dư nợ CK: 3.004.883.575 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 04 năm 2005 (Ký, họ tên) Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ hàng hoá = luân chuyển Số lượng hàng hoá + Số lợng hàng hoá trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lượng hàng đơn giá = x hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Ví dụ: Trong tháng 4-2005, Công ty nhập kho 762 chiếc Hub của mạng LAN, Kế toán tính giá vốn hàng hoá trong kho Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng : 2.378.923.611 Số lượng hàng hoá tồn kho trong tháng : 1236 chiếc Trị giá hàng nhập kho trong tháng : 7.647.832.911 Số lượng hàng nhập kho trong tháng : 762 chiếc Trị giá thực tế 2378923611 + 7647832911 của hàng trong = = 5018396,658 kho trong tháng 1236 +762 Sau khi tính được giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC số 8. Nợ TK 632 : 12.478.332.124 Có TK 156 : 12.478.332.124 2.3. Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ: 2.3.1. Hạch toán doanh thu: Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131. VD: Trong tháng 4-2005 công ty bán hàng cho ông Vũ Trung Thành ở Cầu Giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 06 tháng 04. Ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản: Nợ TK 111: 7.894.998 Có TK 511: 7.177.271 Có TK 333.1: 717.727 Bảng số 7 Hoá đơn bán hàng Số 1237 Ngày 06 tháng 04 năm 2005 Họ và tên người mua: Vũ Trung Thành Địa chỉ: Cầu Giấy- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính :VNĐ STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Máy tính Sunpower- Model SP627 Chiếc 1 7.894.998 7.894.998 Cộng 1 7.894.998 Bằng chữ: Bảy triệu tám trăm chín mươi bốn nghìn chín trăm chín mươi tám đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán bán hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với khách hàng khác là bà Chi ở công ty dệt 8-3 mua hàng theo hoá đơn số 1458 ngày 8-4 và chịu tiền, kế toán doanh thu ghi sổ doanh thu theo định khoản Nợ Tk 131: 22.917.400 Có TK 511: 20.834.000 Có Tk 333.1: 2.083.400 Bảng số 8 Hoá đơn bán hàng Số 1458 Ngày 08 tháng 04 năm 2005 Họ và tên người mua: Bà Chi Địa chỉ: Dệt 8/3- Hà Nội Hình thức thanh toán: Khách hàng thanh toán chậm Đơn vị tính :VNĐ STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Máy tính Sunpower- Model SP628 Chiếc 2 11.458.700 22.917.400 Cộng 1 22.917.400 Bằng chữ: Hai mươi hai triệu chín trăm mười bảy đồng bốn trăm đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán bán hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hàng ngày, kế toán bán hàng và nhân viên bán hàng sau khi tổng hợp tình hình xuất bán hàng hoá thì ghi vào Sổ chi tiết bán hàng để tổng hợp kết quả bán hàng trong ngày cũng như làm căn cứ để cuối kỳ kinh doanh ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết Bảng số 9 Sổ chi tiết bán hàng Từ ngày 01/01/2005 đ 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá Ttiền B-Class model B2600 work Station BO (M01B01) 10/0 362 Bán 01 m chu B2600 TCTX Dầu VN 131 1000 142.252.924 142.252.924.000 M01 B01 B.class model B2600 workStation BO 31/1 897 Bán 01 m chu B2600 VPC 1 HH0 Trung tâm điện toán & truyền số liệu KV2 - VDC 2 131 100 158.676.433 158.676.433.000 M01 B01 B-Class model B2600 work Station BO 2000 300329357.000 Tổng cộng 2000 300329357.000 2.3.2. Hạch toán các khoản giảm trừ: *Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu: + Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phương thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể. + Đối với những khách hàng không thường xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ được giảm 100.000 nghìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán. Số tiền giảm sẽ được ghi vào Bên Nợ TK 532 Bên Có TK 131, TK 111, TK 112 Ví dụ: Trong tháng 4 số tiền giảm giá cho khách hàng được ghi vào NKCT số 8 là Nợ TK 532 11.000.000 Có TK 111 11.000.000 + Đối với những khách hàng thường xuyên của công ty thì sẽ được chiết khấu các loại hàng hoá ở mức chiết khấu 2% Căn cứ vào bảng chiết khấu hàng bán. Số tiền chiết khấu sẽ được ghi vào bên nợ TK 811 và bên có TK 131, TK 111, TK 112 Trong tháng 4 số tiền chiết khấu cho khách hàng được ghi vào nhật ký chứng từ số 8 là: Nợ TK 811 4.327.622 Có TK 112 4.327.622 *Đối với hàng bán bị trả lại: Khi hàng hoá bị trả lại được Công ty chấp nhận thì kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 156 và bên có TK 632. Sau đó phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 và bên nợ TK 333.1, đối ứng bên có TK 111,TK 112 hoặc TK 131. VD: Ngày 25-4 anh Nguyễn Ngọc Minh đại diện cho công ty Cổ phần Delta Việt Nam mua số lượng hàng hoá có tổng giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế VAT) là 36.300.000 Ngày 27-4 anh Minh trả hết nợ bằng tiền mặt Ngày 29-4 Qua dùng thử phát hiện một chiếc máy vi tính bị loang màu nên đã trả lại cho công ty, trị giá của máy vi tính là 10.110.000 công ty đã kiểm tra lại và đồng ý trả lại bằng tiền mặt kế toán ghi - Phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết TK632 Nợ TK 156 10.110.000 Có TK 632 10.110.000 - Phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại Nợ TK 531 11.000.000 Nợ TK 333.1 1.100.000 Có TK 632 12.100.000 - Cuối tháng kết chuyển trị giá tất cả các loại hàng bị trả lại trong tháng, kế toán ghi vào NKC số 8 Nợ TK 511 40.237.623 Có TK 531 40.237.623 2.4. Hạch toán các khoản thanh toán trong kỳ: 2.4.1. Hạch toán các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà nước: Kể từ ngày 01/01/99 tất cả các nhân viên, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện luật thuế VAT là khoản thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Công ty áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và được thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế VAT là các hoá đơn VAT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn VAT được phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế VAT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế VAT. Theo phương pháp khấu trừ thuế thì số thuế VAT mà công ty phải nộp hàng tháng được xác định bằng thuế VAT đầu ra (-) thuế VAT đầu vào trong đó: Thuế VAT = Giá tính thuế của hàng x Thuế suất thuế VAT đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó Thuế VAT đầu ra = Tổng thuế VAT ghi trên hoá đơn VAT mua HH-DV Khi hạch toán thuế VAT, đối với thuế đầu vào Công ty sử dụng TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế VAT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%. Bảng số 10 Hoá đơn GTGT Liên 1 (lưu) Đơn vị bán hàng: Công ty Servico HN Địa chỉ: CH Giảng Võ - HN Điện thoại: (84.4) 8462181 - 8463159 Đơn vị: VNĐ STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) 1 Ghế Chiếc 8 180.000 1.440.000 2 Điện thoại Chiếc 1 1.250.000 1.250.000 3 Bàn Chiếc 10 400.000 4.000.000 Cộng 6.690.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 669.000 Tổng cộng tiền thanh toán 7.359.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu ba trăm năm mươi chín nghìn đồng chẵn Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.4.2. Hạch toán các khoản thanh toán với người mua: Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng vào bên Nợ TK 131. Khi khách hàng thanh toán các khoản nợ với Công ty, kế toán ghi Nợ TK 511: Có TK131: Ví dụ: Chi tiết công nợ của khách hàng được tổng hợp trong bảng số 11. Khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 511: 41.405.070.413 Có TK 131: 41.405.070.413 Bảng số 11 Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 131 Phải thu của người mua Từ ngày 01/01/2004 đ 31/12/2004 STT Mã khách Khách hàng Dư nợ ĐK Dư nợ CK PS Nợ PS Có Dư nợ CK Dư nợ ĐK 1 BH02 Ban QL dự án giáo dục PTCS 140.546.671 140.546.671 2 BA04 Ban QL tu bổ NHL 1.395.240 1.395.240 3 BH13 Ban QL kỹ thuật 922.638.334 2.885.507.966 1.962.869.632 …. …. ….. …. …. …. …. …. …. 244 XN03 XN 24 20.166.300 15.166.300 5.000.000 245 XN 04 XN TMại mặt đất sân bay NB 3.209.800 3.209.800 246 XN 05 XN đo đạc địa hình 11.967.450 11.967.450 Tổng cộng 1.942.908.902 154.143.310 45.726.021.318 41.405.070.413 9.765.731.052 3.656.006.155 Đối với từng khách hàng, Công ty lập sổ chi tiết công nợ để có thể theo dõi các khoản nợ của khách hàng một cách chặt chẽ cũng như có thể tra cứu thông tin chi tiết. Ví dụ: Sổ chi tiết công nợ đối với khách hàng Ban quản lý dự án tu bổ Nhà hát lớn Bảng số 12 Sổ chi tiết công nợ Ngày 20/03/2002 TK: 131 phải thu của người mua Mã khách: BH 04 Ban quản lý tu bổ nhà hát lớn Dư Nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK dư PS nợ PS có 19/03 VB1 685 Bán 1 mực HP Ban QL NHL 333.11 126.840 19/03 VB1 685 Bán 1 mực HP Ban QL NHL 511.11 1.268.400 29/03 PT 1 11624 Thu tiền mực HP Ban QL NHL 111.11 1.395.240 Tổng PS nợ: 1.395.240 Tổng PS có: 1.395.240 Dư nợ CK: Ngày 20 tháng 3 năm 2002 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) 2.4.3.Hạch toán các khoản thanh toán với người bán: Kế toán tổng hợp các khoản còn phải thanh toán cho người bán theo chi tiết từng nhà cung cấp. Sau đó, khi thanh toán với người bán, kế toán ghi Nợ TK 331: Có TK 111,112…: Ví dụ: Bảng số 13 Sổ chi tiết công nợ Ngày 30/04/2002 TK: 331 Phải trả người bán Mã khách: CT XNKHN Dư Nợ đầu kỳ Chứng từ Diễn giải TK dư PS nợ PS có 19/4 VN3 1202 Nhập 100 KJ 45 cty XNKHN 156.1 301.200 19/4 VN3 1202 Nhập 100 KJ 45 cty XNKHN 133.1 30.120 24/4 PC1 1111 Thanh toán tiền hàng cty XNKHN 111.11 331.320 Tổng PS nợ: 331.320 Tổng PS có: 331.320 Dư nợ CK: 0 Ngày 30 tháng 4 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Theo như chứng từ trên, kế toán ghi: Nợ TK 331-Ct XNKHN: 331.320 Có TK 111 : 331.320 2.5. Hạch toán chi phí kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh: 2.5.1. Hạch toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng ở đơn vị kinh doanh là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí cho việc phục vụ bán hàng nhanh, hiệu quả. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng Bên Nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hoá tiêu thụ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 1422 và kết chuyển phần phân bổ. TK 641 không có số dư cuối kỳ Được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng +TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng +TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418- Chi phí bằng tiền khác Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán tập hợp chi phí bán hàng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao TSCĐ và các NKC có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 VD: Trong tháng 4-2005 căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên bán hàng của công ty là:20.330.000 Kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 641.1 cột TK 334 Kế toán phản ánh nghiệp vụ trên như sau: Nợ TK 641.1: 20.330.000 Có TK 334: 20.330.000 Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng trong tháng 4-2005 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK641.4 cột TK214 kế toán ghi: Nợ TK 641.1: 92.234.345 Có TK 214: 92.234.345 Ngoài ra công ty có các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong tháng khác Tổng số chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của công ty là 34.225.000 Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 ở các chứng từ liên quan và sổ chi tiết TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC số 8 để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911 34.225.000 Có TK 641 34.225.000 Sơ đồ số 5 Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng TK 334, 338 TK 641 TK111,112,138 Chi phí nhân viên bán hàng Giá trị ghi giảm CPBH TK 152, 153 Chi phí vật liệu bao bì TK 911 (loại phân bổ 1 lần) Kết chuyển CPBH TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 142 Chi phí chờ Chi phí kết chuyển kết chuyển TK 111, 112, 131 Chi phí khác bằng tiền TK 335 Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ TK 142 Chi phí vật liệu, CCDC (loại phân bổ nhiều lần) TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK133 Thuế GTGT được khấu trừ 2.5.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 642-Chi phí quản lý Doanh nghiệp Bên nợ: Chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí kết chuyển sang TK 911 hoặcTK 1422 TK 642 không có số dư cuối kỳ Được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý +TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425- Thuế, phí và lệ phí +TK 6426- Chi phí dự phòng +TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428- Chi phí bằng tiền khác Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán cũng căn cứ vào các bảng phân bổ như ở TK 641. Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trên bảng kê số 5 ghi vào NKC để xác định kết quả. Nợ TK 911 Có TK 642 VD: Căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên quản lý của công ty trong tháng 4-2004 là 125.789.387 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK642.1 cột TK334 kế toán phản ánh nghiệp vụ trên: Nợ TK 642.1 : 125.789.387 Có TK 334 : 125.789.387 Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý văn phòng kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 642.4 cột TK 214 Nợ TK 642.4 :13.287.893 Có Tk 214 :13.287.893 Các chi phí QLDN phát sinh bằng tiền mặt (Điện thoại, máy fax…) trong tháng kế toán ghi: Nợ TK 642.8 : 27.687.227 Có 111 : 27.687.227 Các chi phí liên quan đến QLDN phát sinh trong tháng khác Tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng 4-2005 là:179.432.728 Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trong bảng kê số 5 ghi vào Nhật ký chung số 8 ( Theo mẫu bảng 14) để xác định kết quả Nợ TK 911 : 179.432.728 Có TK 642 : 179.432.728 Bảng số 14 Nhật ký Chung số 8 Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131 … 821, 911 Tháng …. năm…. STT Số hiệu TK ghi nợ Các TK ghi có Các TK ghi nợ 155 156 159 …. 641 642 Cộng 1 2 3 4 5 6 … 20 21 22 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Tiền đang chuyển 138 Phải thu khách hàng 128 Phải thu khác 222 Đầu tư NH khác 511 Doanh thu bán hàng 632 Giá vốn hàng bán 139 Dự phòng phải thu khó đòi 159 Dự phòng phải giả hàng tồn kho 911 Xác định kết quả KD Ngày … tháng … năm … Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sơ đồ số 6 Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK111,112,138 Chi phí nhân viên quản lý Giá trị ghi giảm CPQLDN TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC TK 911 (CCDC giá trị nhỏ phân bổ 1 lần) Cuối kỳ K/c CPQLDN TK