Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH KONA

với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên.... Về đối tượng thanh toán là khách hàng, công ty TNHH KONA là một doanh nghiệp hoạt động trên thị trường dệt may, sản xuất kinh doanh rất nhiều chủng loại sản phẩm với những mức giá khác nhau, do đó có rất nhiều bạn hàng phân phối hoạt động rộng khắp. Các khách hàng này bao gồm cả những người bán buôn, bán lẻ, công ty phân phối, cửa hàng, đại lý.... Dựa trên mức độ quan hệ có thể chia các khách hàng này thành các nhóm sau: + Nhóm khách hàng thường xuyên: Đây là nhóm khách hàng chủ yếu, có mối quan hệ mật thiết với công ty, có ảnh hưởng nhiều tới kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty. Một số khách hàng thuộc nhóm nay như: Công ty Shinewoo, công ty Spyder Active Inc, công ty may xuất khẩu Thanh Trì.... Đối với nhóm khách hàng này công ty thường áp dụng những chính sách thanh toán, giao nhận hàng hoá khá ưu đãi. + Nhóm khách hàng không thường xuyên: Đây có thể coi là nhóm khách hàng vãng lai của công ty, nhóm khách hàng này không mang tính chất ổn định lâu dài mà thường xuyên biến động. Tuy nhiên nhóm khách hàng này cũng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng doanh số tiêu thụ của công ty. Đối với nhóm khách hàng này công ty thường sử dụng những hình thức thanh toán khá an toàn. + Nhóm khách lẻ: Nhóm khách hàng này thường chỉ bao gồm những cá nhân, tổ chức mua sản phẩm với số lượng ít để tiêu dùng (thường mua tại các quầy giới thiệu sản phẩm của công ty). Nhóm khách này tuy chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh số tiêu thụ nhưng lại có ý nghĩa về mặt quảng bá hình ảnh sản phẩm, tăng uy tín của công ty. Phương thức thanh toán của nhóm khách hàng này thường là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Về đối tượng thanh toán là nhà cung cấp, giống như đối tượng thanh toán là khách hàng công ty TNHH KONA cũng tiến hành chia các nhà cung cấp thành những nhóm khác nhau theo tính chất quan hệ: + Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên: Đây chủ yếu là các nhà cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số nhà cung cấp thuộc nhóm này như: công ty CP nhuộm Hà Nội, công ty CP ONTAT TRADING, công ty CP kinh doanh vận tải Nhật Trang.... Nhóm các nhà cung cấp này nắm vai trò rất quan trọng tới tiến độ của quá trình sản xuất, quyết định tới hiệu quả của quá trình kinh doanh. Do vậy doanh nghiệp thường rất mềm dẻo, linh hoạt trong thanh toán nhằm duy trì mối quan hệ tốt với nhóm đối tượng này. + Nhóm các nhà cung cấp có quan hệ không thường xuyên: Đây là nhóm các nhà cung cấp quan hệ theo những nhu cầu có tính chất thời điểm của doanh nghiệp. Ví dụ như các nhà cung cấp TSCĐ, thiết bị quản lý, đồ dùng nội thất và một số dịch vụ thuê ngoài khác. Một số đối tượng thanh toán khác của công ty TNHH KONA như thanh toán với nhà nước, thanh toán với cán bộ công nhân viên. Mối quan hệ thanh toán với nhà nước chủ yếu phát sinh dưới dạng nghĩa vụ phải nộp của công ty với các cơ quan nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí. Còn mối quan hệ thanh toán với cán bộ công nhân viên lại liên quan tới các khoản tạm ứng, thanh toán lương, thưởng, bồi thường thiệt hại vật chất.... Về phương thức thanh toán áp tại công ty. Một trong những yếu tố góp phần làm nên thành công của công ty chính là chính sách thanh toán mềm dẻo, linh hoạt được áp dụng với các đối tác của mình. Nếu căn cứ theo công cụ thanh toán, các hình thức thanh toán tại công ty bao gồm thanh toán dùng tiền mặt, trong đó có thanh toán bằng tiền mặt VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng.... thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu dưới hình thức chuyển khoản và hình thức thanh toán bù trừ. Trong đó thanh toán thông qua chuyển khoản là phổ biến nhất vì nó đảm bảo tính an toàn và thuận tiện nhất là đối với những hợp đồng lớn và những bạn hàng có quan hệ thường xuyên. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường chỉ phát sinh với những nghiệp vụ có khối lượng giao dịch nhỏ, không thường xuyên. Về thời hạn thanh toán, hiên nay công ty đang áp dụng cả 3 hình thức thanh toán thanh toán trước, thanh toán ngay và thanh toán sau. Tuy nhiên hình thức thanh toán phổ biến nhất vẫn là trả chậm. Trong phương thức trả chậm công ty cũng áp dụng nhiều hình thức khác nhau như thanh toán một lần hay thanh toán trả góp và có chịu lãi. Thời hạn của các khoản thanh toán cũng khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô nghiệp vụ và mối quan hệ giữa công ty với từng khách hàng hay nhà cung cấp. Chính điều này đã thể hiện sự linh hoạt của công ty trong việc sử dụng các chính sách thanh toán. 2.2 Tổ chức chứng từ Trên thực tế, theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam hiện nay chưa có một bộ chứng từ nào được dùng chuyên biệt cho hoạt động thanh toán cả, mà hầu hết chứng từ được sử dụng trong hoạt động thanh toán đều là các chứng từ của các phần hành khác có liên quan. Tại công ty TNHH KONA cũng vậy, các chứng từ được sử dụng trong thanh toán đều là chứng từ của các phần hành có liên quan như: Tiền, hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng, tiền lương.... 2.2.1 Chứng từ trong thanh toán với người bán Nghiệp vụ thanh toán với người bán của công ty TNHH KONA phát sinh bao gồm thanh toán với các nhà cung nguyên vật liệu, các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khác. Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau: - Các chứng từ mua hàng gồm: Hoá đơn tài chính, Phiếu kiểm nghiệm chất lượng hàng hoá, Phiếu nhập kho, ngoài ra còn có Hợp đồng mua hàng, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng... - Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán: Biên bản nhận nợ, Giấy báo Nợ của ngân hàng, Uỷ nhiệm chi, Phiếu chi... Trình tự luân chuyển chứng từ: Vật tư sau khi được kiểm nhận sẽ được bộ phận cung ứng viêt phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho, thủ kho căn cứ vào số lượng vật tư thực tế nhập kho tiến hành ghi thẻ kho rồi chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn và thẻ kho để vào sổ chi tiết vật tư và thanh toán với người bán. Một ví dụ cụ thể về nghiệp vụ mua hàng như sau: Ngày 12/1/2007 công ty TNHH KONA có mua của công ty CP ONTAT TRADING một lô hàng, các chứng từ đi kèm nghiệp vụ này gồm có: Mẫu số: 01GTKT-3LL HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: MV/2006B Liên 2: Giao khách hàng Số: 0006260 Ngày 12 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CP ONTAT TRADING Địa chỉ: KCN Khai Quang - Vĩnh Phúc Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0500627524 Họ tên người mua hàng: Công ty KONA Tên đơn vị: Địa chỉ: KCN Bình Minh – Hà tây Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm 60 ngày MS: 0500415034 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải 0184 vàng K138 mét 36.5 3.636 132.714 .... 6 Vải 0361 tím K266 mét 221.8 2.727 604.848,6 Cộng tiền hàng:.............................................................25.038.200 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: ................................. 2.503.820 Tổng cộng tiền thanh toán: .................................................................17.542.020 Số tiền viết bằng chữ: Mười bẩy triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn không trăm hai mươi đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người bán Công ty TNHH KONA PHIẾU NHẬP KHO Số: NK12 Ngày 06 tháng 02 năm 2007 TK Nợ: 1521 133 TK Có: 331 Người giao hàng: Công ty CP ONTAT TRADING Theo hoá đơn số: 0006260 ngày 12/02/2007 Nhập kho: ô. Hải STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính số lượng thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Vải 0184 vàng K138 011206 m 36.5 36,5 3.636 132.714 .... 6 Vải 0361 tím K266 011211 m 221.8 221,8 2.727 604.848,6 Cộng 25.038.200 Thuế suất 10% 2.503.820 Tổng 17.542.020 Nhập, ngày 12 tháng 02 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.2: Phiếu nhập kho PHIẾU CHI Số: 02.07_C_214 Ngày 18 tháng 02 năm 2007 TK Nợ: 331 TK Có: 111 Người nhận tiền: Trần Thị Dung Địa chỉ: Công ty CP ONTAT TRADING Lý do chi: thanh toán hoá đơn số 6260 Số tiền: 17.542.020 đ (Viết bằng chữ: Mười bẩy triệu năm trăm bốn mươi hai nghìn lẻ hai đồng) Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 18 tháng 02 năm 2007 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Biểu 2.3: Phiếu chi 2.2.2 Chứng từ trong thanh toán với người mua Các chứng từ sử dụng trong thanh toán với người mua tại công ty TNHH KONA gồm có: + Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngoài ra còn Hợp đồng kinh tế, Thanh lý hợp đồng + Chứng từ thanh toán công nợ với người mua gồm có: Phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng Quy trình luân chuyển chứng từ: Khách hàng tới mua hàng liên hệ tại phòng Bán Hàng của Công ty, sau khi ký kết hợp đồng, nhân viên Phòng Bán Hàng sẽ nhập thông tin về đơn hàng vào máy tính và viết hoá đơn GTGT. Liên 1 lưu tại Phòng Bán Hàng, liên 2 giao cho khách hàng đi nhận hàng, liên 3 chuyển cho Phòng Kế toán. Tại Phòng Kế toán, kế toán công nợ nhập thông tin từ phòng kinh doanh vào mục theo dõi công nợ của khách hàng đó trên máy tính, và đối chiếu với số liệu trên hoá đơn chuyển về. Kế toán bán hàng và xác định kết quả lấy thông tin từ kế toán công nợ nhập số liệu và đối chiếu với các kho sản phẩm để theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm. Ví dụ cụ thể về một nghiệp vụ bán hàng cụ thể như sau: Ngày 07 tháng 11 năm 2007 công ty TNHH KONA có bán cho công ty CP Hồng Phát một lô hàng, các chứng từ đi kèm nghiệp vụ này bao gồm: Mẫu số: 01GTKT-3LL HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: UB/2007B Liên 3: Nội bộ Số: 0003725 Ngày 07 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH KONA Địa chỉ: KCN Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0500415034 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hằng Tên đơn vị: Công ty CP Hồng Phát Địa chỉ: Thanh Xuân-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm bằng tiền mặt MS: 0101184057 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giḠThành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Ruột đệm A2x1,2x0,4 tấm 7 1.358.000 9.506.000 2 Ruột đệm B2x1.2x0.4 tấm 12 1.084.400 13.012.800 Cộng tiền hàng:.............................................................22.518.800 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: .................................... 2.251.880 Tổng cộng tiền thanh toán: .................................................................24.770.680 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bẩy trăm bẩy mươi ngàn sáu trăm tám mươi đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 2.4: Hoá đơn GTGT trong thanh toán với người mua PHIẾU THU Số: 11.07_T_406 Ngày 31 tháng 11 năm 2007 TK Nợ: 111 TK Có: 131 Người nộp tiền: Nguyễn Thị Hằng Địa chỉ: Công ty CP Hồng Phát Lý do nộp tiền: thanh toán tiền hàng công ty CP Hồng Phát theo HĐ 3725 Số tiền: 24.770.680 đ (Viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu bẩy trăm bẩy mươi ngàn sáu trăm tám mươi nghìn đồng chẵn) Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Ngày 31 tháng 11 năm 2007 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền Biểu 2.5: Phiếu thu 2.2.3 Một số chứng từ trong thanh toán với các đối tượng khác Ngoài các hoạt động thanh toán với người mua và người bán tại công ty TNHH KONA còn diễn ra hoạt đông thanh toán đối một số đối tượng khác như thanh toán với người lao động, thanh toán với nhà nước. một số chứng từ thuộc các hoạt động nay như sau: CÔNG TY TNHH KONA BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 11 NĂM 2007 ĐƠN VỊ: PHÒNG KẾ TOÁN STT HỌ VÀ TÊN NGÀY TRONG THÁNG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 TỔNG 1 Phạm Văn Nhận x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22C 2 Đinh Xuân Cầm x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22C 3 Phạm Thu Hà x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22C ……. Ngày 02/12/2007 NGƯỜI CHẤM CÔNG PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu 2.6: Bảng chấm công BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ MUA VÀO Tháng 05/2007 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH KONA Địa chỉ: Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Mã số thuế: 0500415034 Ký Hiệu HĐ Số Ngày TÊN ĐƠN VỊ, NGƯỜI BÁN TL Khấu Trừ GIÁ THANH TOÁN Thuế GTGT Đầu Vào Tổng Giá Thanh Toán MS Thuế CG002 ... 2/5/2007 Phí Dvụ thanh toán ngân hàng 10% 630.000 63.000 693.000 … CGL02 1 2/5/2007 Lệ phí chuyển tiền 10% 400.000 40.000 440.000 … CMYB04 ... 3/5/2007 Bà Duyên bưu điện HT thanh toán tiền điện 10% 754.485 75.449 829.934 … CGYB01 ... 3/5/2007 Phí chuyển tiền 10% 308.000 30.800 338.8 … CGVP02 76 3/5/2007 Ngân hàng công thương VP 10% 140.000 14.000 154.000 … CM009 ... 4/5/2007 T/toán bốc xếp T04/07 5% 36.596.922 1.829.078 38.426.000 … CM010 ... 4/5/2007 T/toán bốc xếp T04/07 5% 18.421.714 921.086 19.342.800 … CM011 ... 4/5/2007 T/toán cước vận chuyển T04/07 - Trịnh Xuân Hà 5% 132.933.700 6.646.300 139.580.000 … … … … … CML47 76687 31/5/2007 Chi tiền vận chuyển về cửa hàng -ĐL 5% 17.547.782 877.389 18.425.171 … CGP02 1 31/5/2007 Lệ phí chuyển tiền 10% 350.000 35.000 385.000 … LC06 ... 31/5/2007 Thuế đầu vào T1/07 CNLC 582.014.620 582.014.620 … VC01 ... 31/5/2007 Cước V/C Cty thuê T01/07 5% 819.113.000 40.955.650 860.068.650 … VC05 ... 31/5/2007 Cước V/C công ty thuê T02/07 5% 228.677.000 11.433.850 240.110.850 … SCL02 ... 31/5/2007 SCL hoàn thành đường bê tông nội bộ công ty 35.190.546 35.190.546 … TỔNG PHÁT SINH 82.305.491.803 9.670.222.020 91.975.713.823 Ngày 08/06/2007 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu 2.7: Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào BẢNG KẾ HOÁ ĐƠN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA Tháng 05/2007 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH KONA Địa chỉ: Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Mã số thuế: 0500415034 Ký Hiệu Số CT Ngày CT Tên khách hàng MS Thuế Mặt Hàng Doanh số bán Tỷ lệ khấu trừ Thuế GTGT TMPT01 053 01/5/2007 Bà kiếm Cty TNHH phúc mỹ nộp tiền thuê kho diễn lâu quý 1/2007 … … 5.454.546 0 545.454 HAI 123 01/5/2007 Cty TNHH Đức Tiến - Mua 40 thùng bông tấm L2 … … 20.727.270 0 2.072.730 24156 24156 01/5/2007 Cty TNHH Việt Thịnh - Mua 40 thùng bông tấm L1 … … 28.363.640 0 2.836.360 HĐ5934 59934 01/5/2007 Công ty TNHH xây dựng Hưng Hải … … 15.000.000 0 1.500.000 HĐ5935 59935 01/5/2007 Công ty TNHH xây lắp Phúc Khánh … … 50.181.837 0 5.018.163 HĐ5939 59939 01/5/2007 Công ty TNHH Bình Long … … 25.772.740 0 2.577.260 HĐ5944 59944 01/5/2007 Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại số 1 Hà Tây … … 34.772.715 0 3.477.285 HĐ5933 59933 01/5/2007 Công ty CP xây dựng và phát triền nông thôn- ht ga 30 … … 21.954.540 0 2.195.460 ... … …  ……… HĐ7720 77720 08/5/2007 Công ty xây dựng công trình Nam Tiến – Sơn Tây 93 … … 67.636.389 0 6.763.611 PT8406 84706 09/5/2007 Ông Đồng - Công ty Việt Bắc -Bộ QP … … 31.022.740 0 3.102.260 …… … … .. DT0101 ... 31/5/2007 Doanh thu bán hàng T05/07 … … 9.939.940.527 10 993.993.723 Tổng phát sinh 84.805.203.085 8.478.523.187 Ngày 08/06/2007 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu 2.8: Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra 2.3 Tài khoản sử dụng 2.3.1 Tài khoản trong thanh toán với người mua Tài khoản được công ty sử dụng trong thanh toán với người mua là TK 131_Phải thu của khách hàng. Công ty TNHH KONA sử dụng tài khoản 131 để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng trong cả ba trường hợp mua hàng trả tiền trước, trả ngay và trả sau. Tài khoản này được công ty chi tiết theo từng khách hàng. Ví dụ: TK131.102: Phải thu công ty Shinwoo TK131.103: Phải thu công ty SX hàng thể thao JSC TK131.111: Phải thu công ty XNK Dệt may TK131.114: Phải thu Spyder Active Inc …. Riêng đối với nhóm khách lẻ thì công ty tiến hành theo dõi chung trên cùng một đầu tài khoản, đó là TK 131.100: Phải thu khách hàng mua lẻ. Tài khoản 131_Phải thu của khách hàng của công ty tồn tại cả hai số dư: số dư Nợ là phần người mua chưa trả tiền sau khi đã nhận hàng, số dư Có là phần người mua ứng tiền trước nhưng công ty chưa giao hàng. 2.3.2 Tài khoản thanh toán với người bán Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán là tài khoản 331_Phải trả cho người bán. Cũng giống như TK 131, TK 331 cũng được chi tiết theo đối tượng là các nhà cung cấp cụ thể. Ví dụ: TK331.142: Phải trả công ty ONTAT TRADING TK331.311: Phải trả công ty Nhật Trang TK331.100: Phải trả nhà cung cấp khác …. 2.3.3 Tài khoản sử dụng trong thanh toán với các đối tượng khác - Thanh toán với người lao động: Tài khoản được kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người lao động là TK 334_Phải trả người lao động. Tài khoản này được sử dụng để hạch toán các khoản thanh toán liên quan tới người lao động như: Lương, thưởng, bồi thường trách nhiệm thiệt hại vật chất, hoàn tạm ứng thừa…. - Công ty sử dụng tài khoản 333_Thuế và các khoản phải nộp nhà nước để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà nước. Tài khoản này được chi tiết theo các loại thuế, phí và lệ phí mà công ty phải nộp cho nhà nước. cụ thể việc chi tiết này như sau: +TK3331: Thuế GTGT đầu ra. Chi tiết thành hai tài khoản cấp 3 là: TK33311_Thuế GTGT đầu ra TK33312_Thuế GTGT hàng nhập khẩu +TK3333: Thuế xuất, nhập khẩu +TK3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp +TK3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất +TK3338: Các loại thuế khác Ngoài ra trong hạch toán thuế GTGT công ty còn sử dụng TK 133_Thuế GTGT được khấu trừ để hạch toán thuế GTGT đầu vào. Tài khoản này được chi tiết thành hai tiểu khoản là: +TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ +TK1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định 2.4 Trình tự hạch toán 2.4.1 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán Hàng ngày khi phát sinh các nghịêp vụ kế toán tập hợp chứng từ rồi tiến hành nhập liệu theo các phần hành trên phần mềm kế toán. Máy sẽ tự động tiến hành tổng hợp số liệu ghi các bút toán định khoản và lên báo cáo theo những quy ước đã định của mỗi phần hành. việc hạch toán này có thể được khái quát như sau - Khi phát sinh nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ thuê ngoài dù thanh toán theo hình thức trả ngay hay trả chậm đều hạch toán: Nợ TK 152, 153, 156, 211… Nợ TK 133 Có TK 331: chi tiết theo đối tượng - Khi thanh toán, ứng trước tiền cho người bán: Nợ TK 331 Có TK 111, 112: thanh toán bằng tiền Có TK 131: thanh toán bù trừ cùng đối tượng 2.4.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua - Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng: Nợ TK 131: chi tiết theo đối tượng Có TK 3331: Có TK 511: - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng đã mua, ứng trước tiền hàng: Nợ TK 111,112: thanh toán bằng tiền Nợ TK 331: thanh toán bù trừ cùng đối tượng Có TK 131 - Giảm giá hàng bán nếu có: Nợ TK 532 Nợ TK 3331 Có TK 131 2.4.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với các đối tượng khác - Thanh toán với công nhân viên: Kế toán tiền lương tính ra lương phải trả và các khoản trích theo lương để hạch toán vào tài khoản 334 - Phải trả người lao động. Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên trong Công ty. Cuối tháng, từng phòng ban nộp “Bảng chấm công” cho Phòng hành chính nhân sự để nhập số liệu vào máy tính. Phòng tiêu thụ tổng hợp số liệu tiêu thụ trong tháng để lập ra “Phương án phân phối tiền lương” đối chiếu với số liệu theo dõi của kế toán bán hàng, từ đó chuyển số liệu cho Phòng hành chính nhân sự để tính ra tổng quỹ lương trong tháng. Phòng hành chính nhân sự in ra hai bản “Phương án chia lương”, một bản cung cấp cho kế toán tiền mặt để làm cơ sở lập Phiếu chi, một bản cung cấp cho kế toán tổng hợp để tính lương cho từng cán bộ công nhân viên, lập Bảng tổng hợp lương toàn công ty. + Khi tính ra lương thưởng và các khoản phải trả người lao động: Nợ TK 622, 627, 641, 642, 431 Có TK 334 + Tính các khoản giảm trừ vào lương: Nợ TK 334 Có TK 141: số đã tạm ứng Có TK 338: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Có TK 138: bồi thường trách nhiệm vật chất - Thanh toán với nhà nước: Tuỳ theo từng loại thuế, hàng tháng hàng quý hàng năm kế toán tính ra lượng thuế phải nộp. Khi nộp tiền kế toán ghi: Nợ TK 3331: thuế GTGT Nợ TK 3333: thuế xuất, nhập khẩu Nợ TK 3334: thuế thu nhập doanh nghiệp Nợ TK 3337: thuế nhà đất, tiền thuê đất Nợ TK 3338: thuế khác Có TK 111,112: 2.5 Sơ đồ hạch toán Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán được khái quát theo sơ đồ sau: TK 511 TK 131 TK111, 112 (2) (1a) TK 532 TK 3331 (3a) (1b) TK3331 (3b) TK 111, 112 TK 331 TK152, 153,156,211 (5a) (4) TK133 (5b) TK 334 TK 622,627,641,642,431 (8) (6) TK 141,138,338 (7) TK333 (9) Biểu 2.9: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Trong đó: 1a: Giá bán hàng hoá chưa thuế 1b: Thuế GTGT đầu ra 2: Người mua thanh toán tiền hàng 3a: Giảm giá hàng bán 3b: Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng 4: thanh toán tiền hàng cho người bán 5a: Giá trị vật tư, hàng hoá mua vào 5b: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng 6: Tính lương, thưởng phải trả người lao động 7: Các khoản giảm trừ phải trả người lao động 8: Thanh toán cho người lao động 9: Nộp các khoản thuế cho ngân sách nhà nước 2.6 Hệ thống sổ sách kế toán về thanh toán Phương pháp sổ mà công ty TNHH KONA sử dụng là nhật ký chung. Một số mẫu sổ chi tiết và tổng hợp công ty sử dụng theo hình thức này cụ thể như sau: CÔNG TY TNHH KONA SỔ CÁI TÀI KHOẢN BÌNH MINH-THANH OAI-HÀ TÂY 131 - Phải thu khách hàng Từ ngày 01/11/06 đến 30/11/06 Số CT Ngày CT Ngày ghi số DIỄN GIẢI TKĐƯ PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 5,496,887,967 ………. .. .... …………….. TG013 01/11/06 08/11/06 Thu tiền hàng – Cty CPXD bảo tàng HCM 1121101 50,000,000 5,260,033,567 97191 05/11/06 05/11/06 Nguyễn Thị Cải mua bông tấm 3331114 5,636,400 5,265,669,967 97191 05/11/06 05/11/06 Nguyễn Thị Cải mua bông tấm 511111 56,363,600 5,322,033,567 59216 10/11/06 01/11/06 Cty TNHH TM Việt Thịnh 3331116 5,672,720 5,327,706,287 59216 10/11/06 01/11/06 Cty TNHH TM Việt Thịnh 511111 56,727,280 5,384,433,567 ………… TGL20 20/11/06 30/11/06 Công ty Xây lắp Phúc Khánh 11212511 500,000,000 5,536,547,785 HĐ20687 20/11/06 30/11/06 Công ty TNHH Minh thành 511111 8,836,368 5,545,384,153 HM11 30/11/06 22/12/06 Đối trừ tiền cước VC tháng 9 + 10 /2006 –Cty Hoàng Khanh 331165 118,689,000 5,426,695,153 ……. ... .... ……… Tổng phát sinh 12,762,242,150 13,048,566,832 Phát sinh luỹ kế 342,630,231,013 327,008,758,930 Số dư cuối kỳ 5,210,563,285 Biểu 2.10: Sổ cái tài khoản 131 CÔNG TY TNHH KONA SỔ CÁI TÀI KHOẢN BÌNH MINH-THANH OAI-HÀ TÂY 331 - Phải trả cho người bán Từ ngày 01/11/06 đến 30/11/06 Số CT Ngày CT Ngày ghi sổ DIỄN GIẢI TKĐƯ PS Nợ PS Có Số dư Số dư đầu kỳ 9.471.638.414 … … …. ….. HD10657 15/11/06 15/11/06 Nhập mua vải sợi từ Cty vải sợi Nghĩa Hưng tháng 11/06 (500 cuộn) 1561 340.000.000 9.003.815.587 HD10657 15/11/06 15/11/06 Nhập mua vải sợi từ Cty vải sợi Nghĩa Hưng tháng 11/06 (500 cuộn) 1331 34.000.000 HD10657 28/11/06 30/11/06 Trả tiền mua vải - Cty vải sợi Nghĩa Hưng 1121101 500.000.000 8.503.815.587 VC16 30/11/06 21/12/06 Chi phí vận chuyển thuê hộ Cty XM HM (642 tấn) 1331 2.412.650 8.563.195.399 TD11 30/11/06 22/12/06 Đối trừ tiền cước VC tháng 8+9+10/2006 - Công ty CP may Hà Nam 131.116 23.430.000 8.543.285.728 HM11 30/11/06 22/12/06 Đối trừ tiền cước VC tháng 9 + 10 /2006 - Công ty TNHH Nhật Trang 131.311 118.689.000 8.504.596.728 SCL11 30/11/06 30/11/06 Qtoán SCL: đường vào kho - CTy CP XD Minh Quang 13311111 6.460.818 8.514.828.357 …. .. …. ….. Tổng phát sinh 10.135.808.301 9.878.998.244 Phát sinh luỹ kế 544.306.589.936 513.916.559.801 Số dư cuối kỳ 9.214.828.357 Ngày08/12/2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Biểu 2.11: Sổ cái tài khoản 331 CÔNG TY TNHH KONA Bình Minh-Thanh Oai-Hà Tây Tài khoản: 131 - phảI thu của khách hàng Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006 Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Công ty Shinwoo (KH102) D đầu 4.076.800 Tổng Ps 1.832.724.924 1.828.648.124 D cuối 1/5/2006 HD 10856 Hợp đồng KONA-SHW/04 PL 05 51132 61.961.436 1/7/2006 HD 10857 Hàng mẫu mã TD-02, 24506, 34506 51132 3.710.792 1/7/2006 HD 10857 Hàng mẫu mã TD-02, 24506, 34506 33311 371.078 1/10/2006 HD 10859 Hợp đồng KONA-SHW/04 PL 05+06 51132 41.075.