Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Minh Dương

16.250 Xuất trong ngày Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị (kí, họ tên ) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Kế toán nhà máy giữ làm căn cứ để ghi bảng tổng hợp chi tiết Nhập – Xuất – Tồn Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho, Sổ kho, chuyển lên cho phòng KH – TT theo dõi. Liên 3: Cuổi ngày chuyển lên phòng TC – KT giữ và kế toán Hàng tồn kho lấy làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL và các sổ liên quan và kế toán tổng hợp vào sổ tổng hợp. Khi các chữ kí đã đầy đủ trong giấy đề nghị xuất kho, Căn cứ vào đó kế toán kho viết phiếu xuất kho được thể hiện ở biểu mẫu 2-10: Biểu mẫu 2-10: Phiếu xuất kho ngày 17/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 02-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Số: 65 Nợ TK 621 Có TK 152 - Họ tên người nhận: Anh Thắng Địa chỉ: Nhà máy Nha - Lí do xuất: Phục vụ sản xuất - Xuất tại kho: Di Trạch Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản phẩm hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Bột sắn ẩm Kg 16.250 16.290 Cộng tiền 16.290 Cộng tiền bằng chữ: Lưu ý: Kiểm tra hàng trước khi ra khỏi kho Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Kí, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Do công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ cho nên khi viết phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi nhận về số lượng, đến cuối tháng khi tính được đơn giá bình quân thì sẽ ghi vào sổ chi tiết xuất vật tư và bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn. Xét ví dụ với các vật tư thông thường, thủ tục thông qua như sau: Biểu mẫu 2-11:Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 21/12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số :BM-MD-KHTT-20 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Số 176/12 Căn cứ yêu cầu : Đề nghị xuất cho: Nhà máy đường Để dùng vào việc: Phục vụ sản xuất đường Gluco STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 01 Enzime SC Kg 42 Xuất ngày 23/12 02 Than hoạt tính TL3 Kg 600 Xuất ngày 23/12 Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị (kí, họ tên ) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Khi các chữ kí đã đầy đủ trong giấy đề nghi xuất kho, Căn cứ vào đó kế toán kho viết phiếu xuất kho được thể hiện ở biểu mẫu 2-12: Biểu mẫu 2-12: Phiếu xuất kho tháng 12/2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 02-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 12 năm 2008 Số: 76 Nợ TK 621 Có TK 152 - Họ tên người nhận: Anh Hà Địa chỉ: Nhà máy Đường - Lí do xuất: Phục vụ sản xuất đường Glucô - Xuất tại kho: Di Trạch Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản phẩm hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Enzime SC Kg 42 42 02 Than hoạt tính TL3 Kg 600 600 Cộng tiền Cộng tiền bằng chữ: Ngày 23 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Kí, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Xét trường hợp xuất kho giữa các kho của công ty kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyện nội bộ (Biểu mẫu 2-13): Đây là trường hợp xuất giữa các kho của công ty như: xuất kho NVL từ kho chính Di Trạch đến các kho ở từng nhà máy như kho Cát Quế… thì công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Đây là chứng từ để vận chuyển hàng một cách hợp lệ. Số lượng xuất trên Phiếu này, có giá trị tương tự như Phiếu xuất kho, được lưu và làm căn cứ ghi sổ. Biểu mẫu 2-13: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương Mẫu số 03PXK-3LL Địa chỉ: Hoài Đức- Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Nội bộ Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Địa chỉ: Xã Di Trạch – Hoài Đức – Hà Nội Điện thoại: số TK: Số Fax : Mã số: Căn cứ vào lệnh điều động số 05 ngày 26 tháng 12 năm 2008 của công ty về việc: vận chuyển NVL cho nhà máy Cát Quế. Họ và tên người vận chuyển: Trần Kiên. Hợp đồng số: 00457 Xuất tại kho: Di Trạch Nhập tại kho: Cát Quế Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản phẩm hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Bột sắn ẩm Kg 25.000 25.130 02 Enzim SC Kg 14 14 Cộng tiền Xuất, ngày 26 tháng 12 năm 2008 Nhập, ngày … tháng … năm 2008 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Đối với trường hợp xuất kho NVL với mục đích bán thì Phiếu xuất kho sẽ được lập ở ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ đó. Kế toán sẽ lập cả Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho : Biểu mẫu 2-14: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương Địa chỉ: Hoài Đức- Hà Nội HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Lưu kho Ngày 25 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Địa chỉ: Xã Di Trạch – Hoài Đức – Hà Nội Điện thoại: số TK: Số Fax : Mã số: Họ và tên người mua hàng: CTCP bánh kẹo Hương Bình Địa chỉ: Dương Liễu – Hoài Đức – Hà Nội Điện thoại: 0433 669 150 số TK: Số Fax: 0433 668 246 Mã số: Hình thức thanh toán: tiền mặt Số TT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bột sắn ẩm K1BSA Kg 2 531 2 212 5 598 572 02 Sắn lát khô K1LSK Kg 1 236 3 400 4 202 400 03 Kem không sữa K1BSD kg 6,5 16 246 105 600 Cộng tiền 9 951 572 Thuế suát GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 9 951 57 Tổng cộng tiền thanh toán 10 946 729 Tổng tiền bằng chữ: Mười triệu chín trăm bồn mươi sáu nghìn bày trăm hai mươi chin đồng. Ngày 25 tháng 12 năm 2008 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Hóa đơn này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng KH – TT để theo dõi. Liên 2: Giao cho khách hàng, dùng để vận chuyển hàng. Liên 3: Lưu kho và được copy làm 2 bản. Chuyển cho thủ kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng TC – KT theo dõi, ghi sổ. Cuối tháng khi tính được giá NVL xuất bán bình quân, kế toán tổng hợp mới vào giá của NVL xuất, cuối kỳ xác định lợi nhuận. Tính đơn giá của một số NVL vào cuối tháng như sau: Dựa vào bảng tổng hợp Nhập-Xuất –Tồn kho NVL kế toán tính đơn giá (phần trên) 2.2.2. Kế toán chi tiết phần hành nguyên vật liệu tại công ty. Với đặc thù là công ty quy mô vừa và nhỏ, nhằm mục đích đơn giản hóa việc ghi chép và thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu khi cần thiết hoặc vào cuối kỳ. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Việc hạch toán NVL được tiến hành được cả hai nơi: tại kho và tại phòng kế toán. Sơ đồ 2-1:  Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vât liệu theo phương pháp Thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2.2.1. Hạch toán tại kho Hằng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập – xuất kho NVL, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Giấy đề nghị cấp vật tư được thủ kho làm căn cứ để ghi vào Sổ kho (Thẻ kho) (biểu mẫu 2-15) theo chỉ tiêu số lượng thực tế. Cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào Sổ kho ở cột tồn Cuối ngày (tháng) kế toán tính ra số tồn theo công thức: Tồn cuối = Tồn đầu ngày (tháng) + Phát sinh trong ngày (tháng) - Xuất dùng trong ngày (tháng) . Sổ kho được dùng để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho của NVL tại kho. Nó làm căn cứ đối chiếu với sổ kế toán chi tiết do kế toán tồn kho lập. Mỗi loại NVL được sử dụng một tờ thẻ kho, Sổ kho được sắp xếp theo từng loại, nhóm NVL theo kí mã hiệu riêng để tiện cho việc sử dụng ghi chép, kiểm tra đối chiếu và tổng hợp. Cuối tháng tính ra số tồn kho cuối kỳ trên Thẻ kho của từng loại NVL. Và định kỳ thủ kho mang Thẻ kho lên phòng TC – KT để kiểm tra và đối chiếu với số liệu tổng hợp của kế toán hàng tồn kho trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu. Ví dụ dưới đây Sổ kho được Thủ kho tại kho chính là Di Trạch, nghiệp vụ nhập – xuất trong tháng 12/2008 được ghi chép phản ánh lại như sau: Biểu mẫu 2-15: Thẻ kho tháng 12 năm 2008 Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số: S12-DN (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01 tháng 12 năm 2008 Tờ số: 12 Tên, nhãn hiệu, quy cách….của vật tư hàng hóa: Bột sắn ẩm Đơn vị tính: Kg Mã số: ……… Số TT Ngày tháng Sồ hiệu chứng từ Diễn giải Ngày Nhâp, Xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Xuất sản xuất Xuất bán + khác Tồn đầu tháng 995 629 11/12 PN35 Nhập bột xã viên 11/12 29 436 …. … … …. …. …. … …. ….. .. 17/12 PX65 Xuất cho sản xuất nha 17/12 16 290 … … … …. ….. ….. ….. ….. 25/12 PXB04 Xuất bán cho CTCP Hương Bình 25/12 2 531 26/12 PXNB28 Xuất nội bộ cho kho Cát Quế 22/12 25 130 ….. ….. .. …. … … …. … …. … 31/12 PN 127 Nhập lại kho do không sử dụng hết 31/12 126 31/12 BBKK12 Kiểm kê thiếu 31/12 112 Cộng phát sinh 1 655 856 1 545 287 5 586 1 100 612 Tồn cuối kỳ 1 100 612 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng giám đốc (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí ,họ tên, đóng dấu) 2.2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán. Tại phòng kế toán sẽ quản lý tình hình vật tư thông qua sự theo dõi ghi chép của Thủ kho tại các kho của các nhà máy. Thông thường đối với kho Di Trạch là kho chính, phòng kế toán có thể theo dõi một cách thường xuyên, còn kho Cát Quế và Dương Liễu là 2 kho đặt trên 2 địa bàn khác nên việc theo dõi tình hình không được cập nhật liên tục. Vì thế, với kho chính là kho Di Trạch, kế toán hàng tồn kho cập nhật theo ngày. Còn đối với kho Dương Liễu và Cát Quế, chậm nhất là hàng tuần, kế toán các nhà máy (kiêm thủ kho) phải báo cáo số liệu lên phòng KT – TC. Đồng thời, hàng tuần kế toán hàng tồn kho phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép sổ kho của thủ kho đối chiếu kiểm tra đóng dấu xác nhận số lượng tồn kho cuối kì của từng NVL và nhận chứng từ nhập, xuất kho, thẻ kho. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho và thẻ kho do thủ kho giao, kế toán hàng tồn kho kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng tù đó sau đó tiến hành phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và tiến hành vào các sổ chi tiết. Theo các chứng từ nhập kho, xuất kho và thẻ kho được mở cho loại NVL là Bột sắn ẩm của tháng 12/2008: Kế toán hàng tồn kho vào Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu TK 152 (biễu mẫu 2-16). Sổ này là căn cứ kế toán theo dõi NVL nhập kho về cả số lượng và giá trị. Còn đối với NVL xuất kho theo dõi về mặt số lượng và cuối tháng tiến hành tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ, từ đó tính toán giá trị NVL xuất kho cuối tháng. Và tiến hành công việc tiếp theo và còn lại của NVL trong tháng. Biểu mẫu 2-16: Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số: S10-DN (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Tên, quy cách, phẩm chất, mã số vật tư, sản phẩm hàng hóa: Bột sắn ẩm. Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 995 629 2 421 666 648 …. … …. .. .. …. …. … … PN35 11/12 Nhập bột xã viên 29 436 62 944 000 850 632 1 871 390 700 … …. .. … …. … … …. …. PX65 17/12 Xuất cho sản xuất nha 16 290 33 813 153 1 000 532 2 002 064 532 … …. …. …. …. ….. …. …. …. PXB04 25/12 Xuất bán cho CTCP Hương Bình 2 531 5 081 741,8 987 256 1 979 448 280 PXNB28 26/12 Xuất nội bộ cho kho Cát Quế 25 130 52 162 341 962 126 1 927 285 939 …. … …. .. … … … … … BBKK12 31/12 Kiểm kê thiếu 112 232 479 1 100 612 2 283 970 300 Cộng phát sinh 1 655 856 3 081 916 000 1 550 873 3 219 612 348 1 100 612 2 283 970 300 Tồn cuối kỳ 1 100 612 2 283 970 300 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán hàng tồn kho Kế toán trưởng Giám đốc (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí ,họ tên, đóng dấu Theo các số liệu từ sổ chi tiết TK 152 và các sổ liên quan đến NVL kế toán hàng tồn kho lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho từng loại NVL. Biểu mẫu 2-17: Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm Đơn vị: Cty CPTP Minh Dương Mẫu số S11-DN ( ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Địa chỉ: Hoài Đức- Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIẸU THÀNH PHẨM. Tháng 12 năm 2008 STT Tên hàng ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất SX Xuất bán + khác Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Bột sắn ẩm kg 995 629 2 421 666 648 1 655 856 3 081 916 000 1 545 287 3 207 155 568 5 586 12 456 780 1 100 612 2 283 970 300 2 Sắt lát khô Kg 142 947 462 393 736 3 800 13 530 000 3800 12 323 400 142 947 463 600 336 3 Bột sắn khô Kg 163 914,5 1 011 581 460 12 250 75 915 000 182 360 990 942 338 9 193,5 96 554 122 4 Enzim Kg 3 034,47 466 494 434 940 120 087 000 503,86 74 363 186 3 470,61 512 218 248 5 Bột biến tính Kg 15 300 41 310 000 15 300 41 310 000 6 Than hoạt tính kg 29 903 809 620 043 4 685 126 846 375 25 218 682 773 668 0 7 Than đốt Kg 155 256 496 643 784 340 739 720 872 000 258 387 634 340 085 237 608 583 175 699 8 Hóa chất kg 11 043,9 479 484 243 3 002 321 428 573 2 732,8 155 826 989 11 313,1 645 085 827 9 Axit kg 1 948 4 894 746 2 290 5 915 300 2 080 5 306 080 2 158 5 503 966 10 Sữa bột kg 1250 11 271 359 1250 11 271 359 …. ….. 0 kg 7 784 001 399 4 446 162 055 5 211 771 673 102 046 400 6 916 345 381 0 Bột sữa dừa kg 6 788,5 51 414 463 12 000 48 000 000 11 750 62 169 250 7 038,5 37 245 213 Kem không sữa kg 70 399 1 156 002 748 3 600 59 115 600 66 799 1 096 887 148 Bột sắn khô Kg 24 701 991 24 701 991 Đường Glucô lỏng Kg 403 534 2 183 529 810 1 007 050 6 397 949 241 1 035 450 6 766 665 750 375 134 1 814 813 301 Đường Glucô Kg 312 275 3 356 613 635 41 470 391 227 980 53 888 575 631 616 299 857 3 172 209 999 Dịch tồn kg 50 000 200 000 000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí ,họ tên, đóng dấu) Đồng thời với việc kế toán hàng tồn kho theo dõi trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dựa trên chứng từ hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản, phiếu chi, Hóa đơn GTGT, kèm theo chứng từ gốc về vật tư… kế toán tổng hợp tiến hành vào các sổ chi tiết khác liên quan: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.. Với trường hợp đã thanh toán tiền với nhà cung cấp, căn cứ chứng từ gốc về vật tư: Phiếu nhập kho Bột sắn ẩm, hóa đơn thu mua bột sắn ẩm và phiếu chi ngày 11/12/2008, kế toán tổng hợp tiến hành vào Sổ quỹ (biễu mẫu 2-18) Từ hóa đơn xuất bán cho CTCP Hương Bình ngày 25/12/2008, kế toán tổng hợp tiến hành vào Sổ quỹ Còn đối với trường hợp thanh toán với nhà cung cấp theo phương thức trả chậm, kế toán tổng hợp tiến hành vảo sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ này được mở chi tiết đối với từng nhà cung cấp. Với nghiệp vụ mua than hoạt tính ngày 10/12/2008, dựa trên chứng từ gốc, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với CTCP than hoạt tính Trường Phát. (biễu mẫu 2-19) Biểu mẫu 2-18 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số S07a-DN (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẬT Tài khoản: 111 Năm 2008 Đơn vị tính: đồng NT GS NT CT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số tồn Ghi chú Thu chi Nợ Có Số tồn đầu kỳ 1 077 996 880 Số phát sinh trong kỳ 11/12 11/12 PC16 Trả tiền mua bột sắn ẩm 152 62 944 000 … … … … … … … … … .. 25/12 25/12 PT34 Thu tiền từ bán cho CTCP Hương Bình 632 9 951 572 133 9 951 57 …. .. … … … … … … … … Cộng số phát sinh trong kỳ 10 603 809 700 11 059 997 796 Số tồn cuối kỳ 621 808 784 Ngày 31 tháng 12 năm2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, đóng dấu) Biểu mẫu 2-19 Sổ chi tiết thanh toán cho người bán Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội Mẫu số S31-DN (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN TK 331 . Tên Người bán: Cty Than hoạt tính Trường Phát Tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 12 100.523.000 02 PC47 02/12 Trả nợ Cty Tr.Phát 111 40.000.000 05 HĐ 5/12 Nhập kho than hoạt tính 133 7.364.000 152 73 640 000 08 PC53 8/12 Trả nợ Cty Tr. Phát 111 30.523.000 10 HĐ 10/12 Nhập kho Than hoạt tính 133 2 995 005 152 29 950 050 12 GBN 12/12 Trả tiền công ty TP 112 54.000.000 17 HĐ 17/12 Nhập kho than hoạt tính 133 7 776 000 152 77 760 000 22 HĐ 22/12 Nhập kho than hoạt tính 133 5 633 000 152 56 330 000 27 GBN 27/12 Trả nợ cty Tr.Phát 112 47.000.000 30 PC98 30/12 Trả nợ cty Tr.Phát 111 35.000.000 Cộng phát sinh 206 523 000 261 448 055 Số dư cuối tháng 12 155 448 055 Ngày 31/12/2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí,ghi rõ họ tên) Cuối tháng, kế toán hàng tồn kho cộng dồn số liệu trên số chi tiết NVL sao cho số cuối tháng khớp với số liệu của thẻ kho của từng NVL tương ứng. Và xác định tổng nhập – tổng xuất – tổng tồn trên Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn của NVL để đối chiếu với sổ Cái nguyên liệu, vật liệu. Kế toán tổng hợp tiến hành cộng dồn sổ quỹ tiên mặt, các sổ chi tiết thanh toán với từng nhà cung cấp làm căn cứ ghi vào sổ Cái liên quan. 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL. Do đặc điểm NVL đa dạng nhiều chủng loại, quy cách, như vậy kế toán áp dụng phương pháp này là phù hợp. Ở công ty việc định khoản được tiến hành trực tiếp trên phiếu Nhập kho, Xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi. Vì thế, bất cứ nghiệp vụ nào phát sinh đều được kế toán cập nhật hàng ngày, theo dõi được tình hình NVL biến động tăng giảm trên cơ sở các chứng từ gốc. Công ty tính giá NVL theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT, do đó NVL mua ngoài nhập kho không bao gồm thuế GTGT đầu vào. 2.3.1. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại NVL của công ty theo giá thực tế. Tài khoản cấp 2 của TK 152, 153 được chi tiết theo kho, ví dụ: TK 152- K1: Nguyên vật liệu tại kho Di Trạch TK 152- K2: Nguyên vật liệu tại kho Cát Quế TK 152- K3: Nguyên vật liệu tại kho Minh Khai… Và tiếp tục chi tiết thành tài khoản cấp 3 theo tên từng loại NVL, CCDC: TK 152- K1BSA: Bột sắn ẩm tại kho Di Trạch. TK 152- K1EZ: Enzim SC tại kho Di Trạch. TK 152- K1D: Dầu tại kho Di Trạch … Tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp được chi tiết theo mã: TK 331- THTP: Phải trả CTCP Than hoạt tính Trường Phát. TK 331- DPT: Phải trả CTCP Thiết bị Xăng dầu Petrolimex TK331- XNTD: Phải trả xí nghiệp Thành Đạt TK 331- XNAP: Phải trả xí nghiệp An Phú TK 621: Chi phí NVL trực tiếp. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí về NVL trực tiếp để chế tạo sản phẩm. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất: phân xưởng, sản phẩm,.. TK 621 được mở chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 6221: Chi phí NVL chính. TK này được mở chi tiết theo từng sản phẩm TK 6211-N: Chi phí nguyên vật liệu chính cho sản xuất nha TK 6211-G: Chi phí nguyên vật liệu chính cho sản xuất đường Glucô. TK 6222: chi phí NVL phụ. Mở chi tiết theo từng sản phẩm Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, Tk 112, TK 331, TK 133, TK 627, TK 641, TK 642,….. Sổ sách kế toán liên quan. Các sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa. Sổ này được mở chi tiết theo từng kho và theo từng loại vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa. Công ty mở các sổ cái: Chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152, 153, 331, 621… Hạch toán tổng hợp: Từ những chứng từ hợp lệ về Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho,… toán tiền hành tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Từ chứng tù ghi sổ kế toán vào các sổ Cái liên quan như Sổ Cái TK 152, Sổ Cái TK 331, Sổ Cái TK 111…. Và vào Bảng cân đối số phát sinh cuối tháng. Công ty tiến hành mở các Chứng từ ghi sổ 1 lần vào cuối tháng, và được phân định theo nghiệp vụ Nhập – xuất. Như vậy công ty sẽ tiến hành mở 2 chứng từ ghi sổ sau: Chứng từ ghi sổ số 1: Ghi Nợ TK 152, Ghi có các TK đối ứng (Biểu mẫu 2-20) Chứng từ ghi sổ số 2: Ghi Có TK 152, Ghi Nợ các TK đối ứng (Biểu mẫu 2-21) Sơ đồ 2-2: Sơ đồ tổ chức hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương Bảng kê mua hàng nông – lâm – thủy sản của người trực tiếp sản xuất Hóa đơn mua hàng nông – lâm – thủy sản. Hóa đơn GTGT Phiếu chi, giấy báo Nợ, Có Sổ chi tiết tình hình thanh toán với người bán Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán Chừng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 153, 331 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết NVL - CCDC Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL - CCDC Bảng cân đối sổ phát sinh Báo cáo kế toán Sổ quỹ 2.3.2. Kế toán thu mua, nhập kho nguyên vật liệu. NVL của công ty chủ yếu là do thu mua từ nguồn bên ngoài. Công ty thường mua bằng tiền mặt, tiền tạm ứng và mua trả chậm, việc mua bán qua ngân hàng chỉ áp dụng đối với nguồn hàng ở xa, và số tiền lớn. Trường hợp mua NVL bằng tiền mặt. Căn cứ ghi nhận là Phiếu chi. Nghiệp vụ này thường xuyên diễn ra. Căn cứ vào chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản, để ghi định khoản trực tiếp vàp Phiếu nhập kho. Ghi Nợ TK 152: Giá trị NVL thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT của NVL nhập kho (nếu có) Có TK 111: Số tiền thanh toán. Từ phiếu chi số 16, hóa đơn ngày 11/12/2008 kế toán tiến hành vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, ghi Nợ TK 152- K1BSA: 62 944 000đ đồng thời ghi vào Sổ Quỹ, ghi Có TK 111: 62 944 000đ. Cuối ngày kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 01: Ghi Nợ TK 152, Ghi có TK 111. Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng: Căn cứ vào Giấy báo Nợ của ngân hàng. Kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị NVL thực tế nhập kho. Nợ TK 133: Thuế GTGT (nếu có) Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng: Lúc này kế toán sử dụng TK 141 để theo dõi cho từng đối tượng. Với trường hợp này, khi có nhu cầu tạm ứng, người xin tạm ứng cần giải trình lên phòng kế toán trước 2 ngày. Được kế toán trưởng duyệt, kế toán định khoản: Nợ TK 152, Có TK 141. Người được tạm ứng đi mua NVL, sau khi làm thủ tục nhập kho với thủ kho trình chứng từ lên phòng TC – KT để kế toán tổng hợp tiến hành hoàn tạm ứng và định khoản: Nợ TK 141, Có TK 152. Trường hợp mua NVL chưa thanh toán. Đây là trường hợp phát sinh nhiều nhất. Căn cứ vào chứng từ gốc trên phiếu nhập kho đã ghi: Nợ TK 152: Giá trị thực tế NVL nhập kho. Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 331: Phải trả người bán Với nghiệp vụ mua Than hoạt tính của công ty Trường Phát, chưa trả tiền, căn cứ vào hóa đơn số 0033749 và phiếu nhập kho số 34, Bảng đề xuất duyệt giá vật tư phát sinh cùng ngày 10/12/2008. Đến cuối tháng, trên cở sỏ tập hợp đầy đủ chứng từ gốc, kế toán hàng tồn kho vào Chứng từ ghi sổ số 01, Ghi Nợ TK 152, ghi có TK 331: 77.760.000đ được ghi trên một dòng. Từ chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu TK 152- K1THT, Thẻ kho, kế toán hàng tồn kho vào sổ Cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Ghi trên một dòng với mỗi nghiệp vụ. Kế toán tổng hợp tiến hành vào Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán (biểu mẫu 2-24) Sau đó vào Sổ cái Phải trả người bán (biểu mẫu 2-25) Trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152 Có TK 621, 241, 641,642 Với nghiệp vụ nhập lại kho Bột sắn ẩm sử dụng không hết cho sản xuất nha, ngày 31/12/2008, căn cứ chứng từ gốc và sổ chi tiết về nguyên vật liệu TK 152-K1 BSA, cuối tháng kế toán hàng tồn kho tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ số 01 ghi trên một dòng, ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 621 với giá trị là 261.014đ. Sau đó, từ chứng từ ghi sổ đã đính kém chứng từ gốc, kế toán hàng tồn kho vào sổ Cái Nguyên liệu, vật liệu, ghi Nợ TK 152. Kế toán tổng hợp vào sổ cái Chi phí NVL trực tiếp- TK 621. ghi có TK 621 với giá trị là 261.014đ Thông thường với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu công ty xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, rất ít khi xuất dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên khi phát sinh trình tự tổ chức kế toán tổng hợp cũng tương tự n