Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2

ích của hạch toán. Ở Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2, NVL được tính theo giá thực tế. Việc tính theo giá thực tế giúp cho việc hạch toán được chính xác, giảm được khối lượng ghi sổ sách. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. NVL của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên hạch toán NVL của Công ty được tính theo giá thực tế mà NVL của Công ty chủ yếu mua ngoài (mua trong nước và nhập khẩu) và một số tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nên giá thực tế NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể như sau : - Đối với NVL mua ngoài : NVL mua ngoài của Công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số NVL nhập kho, giá thực tế của các loại NVL mà Công ty sử dụng thường xuyên biến động. Sự biến động này là do giá cả thị trường biến động, do Công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để thuận tiện cho việc ghi sổ hạch toán hàng ngày, kế toán sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế). Do Công ty nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ, nên đối với hoá đơn GTGT ghi giá thực tế NVL tách riêng phần thuế được khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá NVL là tổng giá thanh toán cho người bán. Như vậy nếu mua NVL của các đơn vị dùng hoá đơn này thì Công ty sẽ bị thiệt, nó làm tăng chi phí NVL, phần thuế nộp cho người sử dụng sản phẩm sẽ không được khấu trừ NVL nhập kho được tính theo công thức : Giá thực tế của NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu thu mua - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua + Đối với NVL mua trong nước : * Vật liệu mua ngoài nhận tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn : Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua. Theo hoá đơn số 35443 ngày 8/3/2007 mua 2100g Vitamin B1 của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Thực nhập là 2100g. Giá ghi trên phiếu nhập (chưa có thuế GTGT) là 207.900.000 đồng. Như vậy giá thựctế 2100g Vitamin B1 là 207.900.000đ * Vật liệu mua ngoài tự chuyển về Công ty thì : Giá vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Theo hóa đơn nhập kho số 37492 ngày 13/3/2007 mua của cửa hàng 203 Minh Khai 500kg đường RE. Số tiền trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) là 4.000.000đ. Phiếu chi số 17 ngày 13/3, thanh toán tiền vận chuyển cho người mua hàng là 52.000đ. Vậy giá thực tế của 500kg đường RE nhập kho là : 4000.0000đ + 52.000đ = 4.052.000đ + Đối với NVL nhập khẩu. Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu. Theo hoá đơn số 9920120 ngày 3/3/2007 mua Ampixiclin của cửa hàng SANOFI 1000g, giá ghi trên hoá đơn là 37.700 USD, tỷ giá ngoại tệ tính theo thời điểm phát sinh tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là 16000 VNĐ/USD. Giá CIF cảng Hải Phòng. Thuế nhập khẩu 5% 25477.500đ. Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 3/3 : 125.000đ Vậy giá thực tế của 1000g Ampixiclin nhập kho là : 603.200.000đ + 125.000đ + 25.447.500đ = 628.772.500đ + Đối với NVL tự sản xuất hay chế biến : Với một số NVL do Công ty tự chế biến như : Các loại cao, tinh dầu,... thì giá thực tế nhập kho gồm giá vốn vật liệu xuất tự chế cộng với các chi phí chế biến như tiền lương của công nhân viên, tiền điện, nước... Theo phiếu nhập số 19 ngày 14/3/2007 nhập kho 10 lít tinh dầu thiên niên kiện tự chế, trong đó giá vốn vật liệu ban đầu là 350.000đ, chi phí chế biến là 520.000đ. Vậy giá thực tế của 10lít tinh dầu thiên niên kiện là : 350.000đ + 520.000đ = 870.000đ + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Ở Công ty có một số loại vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công như màng nhôm trắng thuê in thành màng nhôm chữ, ống tuýp... thành các ống tiêm, dịch truyền... Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất chế biến + Chi phí gia công chế biến phải trả + Chi phí vận chuyển Theo hoá đơn (GTGT) số 38765 ngày 4/3 của Công ty Minh Anh nhập màng nhôm, in chữ thuê Công ty Minh Anh gia công in 40,5kg. Giá thực tế màng nhôm trắng xuất thuê gia công là 437.400đ, chi phí gia công (chưa có thuế) là 191.500đ. Phiếu chi số 29 ngày 6/3 chi phí vận chuyển là 25.000đ. Vậy giá thực tế của 40,5kg màng nhôm in chữ nhập kho là : 437.400đ + 191.500đ + 25.000đ = 653.900đ + Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất. Giá thực tế nhập kho là ước tínhcó thể sử dụng được. Theo phiếu nhập số 123 thu hồi 3kg cao lá sen, giá ước tính có thể thanh lý là 11.000đ/kg. Vậy giá thực tế của 3kg cao lá sen nhập kho là : 11.000đx 3 = 33.000đ 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Ở Công ty NVL xuất kho tính theo giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế NVL đầu kỳ+ Nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầukỳ + Nhập trong kỳ Giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân Vitamin B1 là một trong những sản phẩm có số lượng tiêu thụ lớn, ta có thể xem tình hình Nhập - Xuất - Tồn của Vitamin B1 trong tháng 3/2007 tại kho Thục. Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2 như sau : ® Tồn kho đầu tháng 2 năm 2007 : Số lượng : 5012g Thành tiền : 47.017.600 đồng ® Nhập kho theo phiếu nhập kho 10 ngày 8/2/2007 Số lượng 2100g Thành tiên : 207.900.000 đồng ® Số lượng Vitamin B1 xuất cho sản xuất kinh doanh trong tháng 2/2007 như sau : Ngày 01/3/2007 xuất 106,3g cho PX viên để sản xuất thuốc viên Vitamin B1. Ngày 09/3/2007 xuất 100g bán cho Công ty Dược phẩm TW1. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của Vitamin B1 = 47017600 + 207900000 = 98.000đ/g 501,2 + 2100 ® Giá thực tế của Vitamin B1 xuất kho trong tháng 2/2007 Ngày 01/3 : 106,3g x 98.000đ = 10.417.400 đồng Ngày 09/3 : 100g x 98.000đ = 9.800.000đồng ® Tồn cuối tháng : 501,2 + 2100- 260,3 = 2340,9 g Thành tiên : 2340,9 x 98000đ = 229.408.200 đồng 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất tồn kho NVL theo từng loại một về số lượng, chất lượng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và yêu cầucủa quản lý NVL. Có thể nói NVL của Công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, hàng giờ và gồm nhiều thứ NVL. Vì vậy, hạch toán NVL có khối lượng lớn, tốn kém nhiều thời gian. Để phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ chuyên môn của thủ kho, kế toán chi tiết NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. 3.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu. Thủ tục và các chứng từ là những căn cứ ban đầu để doanh nghiệp thực hiện việc hạch toán NVL. Để quản lý NVL, cung cấp thông tin kịp thời cho công tác hạch toán, ban giám đốc Công ty đã quy định những thủ tục chi tiết cho công tác nhập kho, xuất kho NVL. 3.1.1. Thủ tục, chứng từ nhập kho NVL. - Chứng từ : + Hợp đồng mua bán + Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTKT -3LL) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 -VT) + Phiếu nhập kho (mẫu 01 -VT) Thủ tục nhập kho NVL : Khi nhập NVL phải dựa vào kế hoạch dự trữ vật liệu, kế hoạch sản xuất tháng sau phòng kế hoạch lập kế hoạch thu mua NVL từ khâu tìm nhà cung cấp, giá cả, phương thức thu mua đến nhận hàng theo kế hoạch và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp (biểu 3.1). Khi nhận được hoá đơn GTGT (biểu 3.2) của nhà cung cấp gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của Công ty đưa về phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng hay không. Sau khi quyết định nhận hàng và trước khi nhập kho vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, tiến hành kiểm nghiệm vật liệu thông qua Ban kiểm nghiệm của Công ty. Ban kiểm nghiệm gồm : Một đại diện phòng kế hoạch cung ứng, một đại diện phòng kiểm tra chất lượng (đóng vai trò chủ yếu), một thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào biên bản kiểmnghiệm vật tư (biểu 3.3). Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho (biểu 3.4) thành 03 liên, trưởng phòng ký cả 03 -Liên 01 lưutại quyển, liên 2 giao chonhập hàng, liên 3 đưa cho thủ kho làm căn cứ nhập kho vật liệu, phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách, số lượng vật liệu nhập theo hoá đơn của người bán hoặc biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn của người bán hàng chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhậ và cùng người giao hàng ký tên. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng từ, thủ kho phải báo lên phòng kế hoạch cung ứng biết lập biên bản, sau khi ghi thẻ kho, phiếu nhập kho được thủ kho chuyển kho kế toán vật liệu ghi sổ. Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu sau khi tiếp nhận phiếu nhập kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại để ghi sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp cùng sự hỗ trợ của máy tính. Mọi dữ liệu được lưu trữ trên máy và trên sổ sách. Ta xem xét tình hình nhập kho Vitamin B1 mã số TQ2B045 của Công ty như sau : Ngày 08 tháng 3 năm2007 theo hợp đồng mua bán số 004/2007 đã ký kết với Công ty Dược phẩm trung ương I. Dưới đây là mẫu đã nêu : Biểu 31 : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN HĐ số : 004/2007 Bên mua : Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội Tel : 049716279 Fax : 048211815 Tài khoản : Số 1020109113-1 Do ông : Vũ Huy Sơn Chức vụ:Trưởng phòng kế hoạch làm đại diện Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766 Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội Mã : 010040851611-1 Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diện Sau khi đã thoả thuận, hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với những nội dung sau : Điều 1 : Mẫu hàng hoá - quy cách - số lượng - giá cả. STT Tên hàng ĐVT Quy cách Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vitamin B1 Gam 2100 99.000 207.900.000 2 Penexilin Gam 1000 230.000 230.000.000 3 Cồn lá lốt Gam 500 50.000 25.000.000 Tổng cộng tiền hàng : 462.900.000 Thuế GTGT (5%) : 23.145.000 Tổng cộng thanh toán : 496.045.000 Điều 2 : Đóng gói hàng và kiểm tra chất lượng Bên bán có trách nhiệm giao hàng tạikho bên mua và chịu hoàn toàn các chi phí vận chuyển cũng như các chi phí khác cho tới thời điểm hàng đã được nhập kho theo tiến độ sau : Vitamin B1 phải giao trước 10/3/2007 Penecilin và cồn lá lốt phải giao trước ngày 20/3/2007 Điều 3 : Phương thức thanh toán : Bên mua có trách nhiệm thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng giá trị ghi trên hoá đơn GTGT do bên bán phát hành cho từng lô hàng trong vòng 50 ngày, kể từ ngày giao hàng. Điều 4 : Các điều khoản chung Mọi phát sinh từ hợp đồng này nếu không giải quyết được bằng thương lượng được đưa ra giải quyết tại Hội đồng kinh tế thành phố Hà Nội sẽ có giá trị chung thẩm ràng buộc cả hai bên. Hợp đồng này có giá trị kể từ ngày ký và được chia thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị tương đương để cùng thực hiện. Đại diện bên bán Đại diện bên mua Lê Văn Nam Vũ Huy Sơn Sau khi ký hợp đồng thìngày 08tháng 3 năm 2007, Công ty nhận được hoá đơn GTGT của bên bán giao 2100g Vitamin B1 tại kho Thục - Kho vật liệu chính. Biểu 3.2. Công ty Dược phẩm TW I - HN Số : 35443 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (dùng cho khách hàng) Ngày 8 tháng 3 năm2007 Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW1 Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766 Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diện Hình thức thanh toán : Trả chậm STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vitamin B1 gam 2100 99000 2079000000 Tổng cộng tiền hàng : 207.900.000 Thuế GTGT (5%) : 10.395.000 Tổng cộng thanh toán : 218.295.000 Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười tám triệu hai trăm chín mươi năm nghìn đồng. Người nhận hàng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, căn cứ vào đó khi nhận hàng phòng kiểm tra chất lượng (KCS) của Công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư và ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Biểu 3.3. Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Mẫu số : 05 - VT QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Căn cứ vào hoá đơn GTGT 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty Cổ phần Dược phẩm TWI - Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm : 1. Ông : Nguyễn Huy Sơn KHCƯ Trưởng ban 2. Ông : Phạm Hưng KCS Ủy viên 3. Bà : Phạm Thu Hồng Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau : Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 4 5 1 Vitamin B Gam Cân 2.100 2.100 2.100 0 Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Từ biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn vật liệu được nhập kho. Nhân viên của phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho và lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến (nếu Công ty thuê ngoài chế biến vật tư) Biểu 3.4 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm2007 Mẫu số : 01 - VT Nợ TK : 1521 Có TK : 111 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Thu Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Theo hoá đơn số 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty cổ phần Dược phẩm TWI Nhập tại kho Thục - VLC (1521) STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Vitamin B1 Gam 2.100 2.100 99.000 207.900.000 Cộng 2.100 2.100 207.900.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 3.4 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN Số : 06 Ngày 7 tháng 3 năm2007 Đơn vị chế biến : Công ty Minh Anh Hợp đồng số.......ngày.....tháng.......năm Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 02 ngày 3 tháng 2 năm 2007. Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 2 tháng 3 năm2007 Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư ĐVT Giá thực tế nhập kho Giá đơn vị nhập kho Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 Nhôm chữ Ampixilin Kg 22,1 22,1 238.680 Ampixilin Kg 18,4 18,4 198.720 3.1.2. Thủ tục, chứng từ xuất kho NVL. NVL sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất, cho quản lý sản xuất, cho công tác nghiên cứu, xuất bán hoặc thuê gia công chế biến... NVL của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau và được sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vặtt lập định mức cho từng phân xưởng, phòng ban. Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (Biểu 3.6) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận và sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào 2 bản. Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và số hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản. Sau đó thủ kho trả lại 01 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL, 01 bản chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ. Đối với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không thường xuyên, đặc biệt các dược liệu như thuốc gây nghiện, do yêu cầu chặt chẽ của quản lý đơn vị dùng phiếu xuất theo chủng loại có kèm theo số lượng viết bằng chữ (Biểu 3.7). Đối với vật liệu không dùng trực tiếp cho sản xuất, tùy theo nhu cầu sử dụng của mình, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ lập lĩnh lập phiếu xuất kho (Biểu 3.8) làm 03 bản, 01 bản lưu tạiquyển, bản 2 giao cho khách hàng, bản 03 thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và nhập dữ liệu vào máy. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, đến cuối tháng kế toán tính giá bình quân, cả kỳ dự trữ để tính ra giá thực tế xuất kho trong kỳ. Trong tháng 3 năm 2007, phân xưởng viên đã lĩnh Vitamin B1 theo hạn mức được duyệt trong tháng như sau : Biểu 3.6 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN NGẠCH Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Nợ TK : 6112 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên Lý do xuất : Sản xuất thuốc Vitamin B1 Xuất tại kho VLC - Kho Thục Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Hạn mức được duyệt trong tháng ĐVT Số lượng thực xuất trong tháng Cộng Đơn giá Thành tiền Hạn mức còn lại 01/03 06/03 14/03 21/03 B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 VitaminB1 TQ2B045 342 Gam 49,8 49,8 50 149 43,4 Ngày.....tháng........năm Phụ trách bộ phận SD (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu vật tư theo hạn mức do thủ kho gửi lên sẽ tiến hành định khoản, nhập dữ liệu để máy tính kết xuất ra đơn giá sau đó ghi đơn giá xuất và tính ra thành tiền. Ngày 24 tháng 3 năm2007, xuất 10.500g Codein phophat theo phiếu xuất kho thuốc gây nghiện số 20. Biểu 3.7 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT THUỐC GÂY NGHIỆN Số : 20 Nợ TK : 6112 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên Xuất tại kho VLC - Kho Thục Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng Mã số Số lô SX ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 3 4 5 Codein phophat TQ1GH01 02 G 10500 2.280 23940000 Số lượng viết bằng chữ : Mười nghìn năm trăm gam chẵn Người giao (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho đơn vị (Ký, họ tên) Ngày24 tháng 3 năm 2007 đã xuất 3,1g Vitamin B1 cho phòng KCS để lấy mẫu nghiên cứu sản xuất theo phiếu xuất kho số 21. Biểu 3.8 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 3 năm2007 Số : 21 Nợ TK : 6422 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phòng KCS Lý do xuất kho : Lấy mẫu nghiên cứu sản xuất Xuất tại kho VLC - Kho Thục STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Vitamin B1 Gam 3,1 3,1 99.000 306.900 Cộng 3,1 3,1 Thành tiền (viết bằng chữ) : Ba trăm linh sáu nghìn chín trăm đồng chẵn Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trường hợp khi có lệnh của giám đốc Công ty về xuất bán vật liệu, phòng thị trường căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn (GTGT) làm 03 bản. Công ty kiểm tra kỳ duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên 02. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì khách hàng phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 03 bản : Liên 1 lưu ở phòng thị trường, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ (Biểu 3.9). Ngày 9 tháng 3 năm 2007 theo kệnh của giám đốc, Công ty xuất bán 100g Vitamin B1 bán cho Công ty cổ phần Dược phẩm TWI, đơn giá 99.500 đồng chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Biểu 3.9. Công ty Dược phẩm TW I - HN Số : 003526 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (dùng để thanh toán) Ngày 9 tháng 3 năm2007 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội Số TK : 102010000019471 - Ngân hàng Công thương Hà Nội MST : 0101001091131 Đơn vị mua hàng : Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương I Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Số TK : Số 102543092 - Ngân hàng Công thương - Hà Nội Hình thức thanh toán trả chậm STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vitamin B1 gam 100 99.500 9.950.000 Tổng cộng tiền hàng : 9.950.00 Thuế GTGT (5%) : 497.500 Tổng cộng thanh toán :10.447.500 Số tiền bằng chữ : Mười triệu bốn trăm bốn mươi bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Nhìn chung thủ tục và chứng từ nhập, xuất tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 được tổ chức và thực hiện chặt chẽ tuân theo kiểu mẫu, trình tự ghi chép của chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết cho công tác quản lý và công tác kế toán. Các chứng từ này được lập, được luân chuyển theo trình tự, thể hiện sự đồng bộ và tính hợp lý, hợp lệ trước khi dùng làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ được bảo quản lưu giữ theo đúng quy định hiện hành. 3.2. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần dược phẩm TW2. Do sự biến động thường xuyên và có tính đa dạng của nguyên vậtliệu nên hạch toán chi tiết có khối lượng công việc lớn về quản lý một cách chi tiết NVL và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý. Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán đượctiến hành như sau : Phiếu nhập kho, xuất kho NVL Sổ chi tiết NVL Thủ kho Bảng tổng hợp N - X -T Tổng hợp hàng nhập Tổng hợp hàng xuất Tổng hợp chữ T của 1 TK -Tại kho : Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho (Biểu 3.10) dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày, từ các phiếu nhập, xuất vặt tư... sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi quản lý và kiểm tra đối chiếu. Định kỳ từ 03 đến 05 ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán vào sổ chi tiết vật tư. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho và số tồn trên thẻ kho, nếu chênh lệch phải tìm nguyên nhân. -Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu tiến hành phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào máy theo trình tự thời phát sinh các nghiệp vụ. Trên máy đã cài đặt sẵn các mã vật tư, tên vật tư, số liệu tài khoản và tên kho, máy sẽ tự động cập nhật các thông tin có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu tương ứng lên sổ chi tiết (Biểu 3.11)... Từ sổ chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu 3.15) vật liệu chi tiết theo vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu. Từ sổ chi tiết vậtliệu, kế toán vào sổ tổng hợp nhập vật tư (Biểu 3.12), bảng tổng hợp xuất vật tư (Biểu 3.13) theo đối tượng sử dụng và chi tiết theo tài khoản 152. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán vật tư sẽ tổng hợp chữ T của tài khoản 152 chi tiết. Số liệu trên sổ tổng hợp nhập và hàng xuất sẽ được ghi vào 2 bên Nợ - Có tương ứng trên tổng hợp chữ T của một tài khoản. Ngày 01 tháng 2 năm2007, thủ kho lập thẻ kho : Biểu 3.10 Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Khoa Thục -TK 1521 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/03/2007 Tờ số : 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Vitamin B1 Đơn vị tính : Gam Mã vật tư : TQ 2B045 Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5012 PX10 01/6 Xuất cho PX viên 01/6 160,3 340,9 PN12 08/2 Nhập kho VL mua ngoài 08/2 2100 2440,9 HĐ004 09/2 Xuất bán VL 09/2 100 2340,9 Tổng cộng 2100 260,3 Tồn cuối tháng 2340,9gam Biểu 3.11 Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho : Thục - Kho thục Vật tư : TQ2B045 - Vitamin B1 ĐVT : gam TK : 1521 Từ ngày 01/03 đến 30/03/2007 Tồn đầu : 501,2 Thành tiền : 207.900.000 Đơn vị tính : đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất NT Số SL ĐG SL ĐG 01/2 PX10 PX viên Xuất SX VitaminB1 6212 9800 160,3 10417400 08/2 PB12 DN105 Mua VL ngoài 331 99000 2100 2079000000 09/2 HĐ105 DN075 Bán VL 6321 98000 100 9800.000 Tổng cộng 2100 207900000 260,3 20217400 Tồn cuối 2340,9g Thành tiền 229408200 Ngày tháng năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 3.13 SỔ TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ Tk 1521 Tháng 3/2007 STT Mã VT Tên vật tư TKĐƯ ĐVT Đơn giá Số lượng Giá trị 1 TQ2B045 Vitamin B1 6211 G 99.000 2100 207900000 2 TQ26040 Vitamin B1 HCl 6211 Kg 3673395689 203612 7479474 3 TQ2B001 Ampicilin hạt 6211 Kg 422260 400 176904000 ... ... ... ... ... ... ... ... 206 TQ1ĐB01 Amanazin 6211 G 75000 1000 75000000 207 THC107 Benzynanol 6211 L 340642500 5000 170321250 208 TQ3GN08 Phenyl Prapanolomin 6211 G 202224 92800 187663872 Cộng 6715777225 Biểu 3.14 : TỔNG HỢP HÀNG XUẤT TK : 1521 Tháng 3/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư TKĐƯ ĐVT Đơn giá Số lượng Giá trị 1 THC1007