Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tin Học An Việt

332 (RC-332) của HĐ 4150 ngày 16/08/2010 do hàng bị lỗi Biểu 2.10: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT Số 4, Ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Ngày 16 tháng 08 năm 2010 Số 999 Người giao hàng: Mr Trang Đơn vị: Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh Địa chỉ: Số 231, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số hóa đơn: Seri: Ngày: / / Nội dung: Nhập lại hàng của PX 7999 do khách trả lại TK Có: 1311 STT MK MVT Tên vật tư TK ĐVT SL ĐG TT 1 CTY CMCASE32 Case CM Elite 332 (RC-332) 156 cái 2 763.200 1.526.400 Tổng thuế Tổng cộng 152.640 1.679.040 Bằng chữ: Một triệu sáu trăm bảy mươi chín nghìn không trăm bốn mươi đồng chẵn Ngày 16 tháng 08 năm 2010 Người giao hàng Người nhận Thủ kho Biểu 2.11: Sổ chi tiết TK 531 “Hàng bán bị trả lại” SỔ CHI TIẾT TK 531: Hàng bán bị trả lại Đối tượng: Case CM Elite 332 (RC-332) Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số PS Số Dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx xxx Số PS trong kỳ …………………. PN999 16/08 Nhập lại hàng Cty Phúc Anh trả lại 1311 1.526.400 1.526.400 31/08 Kết chuyển 511 1.526.400 1.526.400 Cộng số Phát sinh 1.526.400 1.526.400 Số dư cuối kỳ xxx xxx Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Giảm giá hàng bán Hình thức này ít diễn ra trong chính sách của Công Ty TNHH tin học An Việt, trừ trường hợp hàng xuất bán những không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng và khách hàng không yêu cầu trả lại hàng hoặc đổi lại hàng mà yêu cầu Công ty giảm giá cho số hàng đó. Tuỳ từng trường hợp của khách hàng, Công ty có hình thức thanh toán khác nhau : trường hợp khách hàng đã thanh toán, Công ty trừ vào tiền hàng thừa hoặc trừ vào tiền hàng của đơn đặt hàng sau, hoặc bù trừ công nợ trước đó… Công ty sử dụng tài khoản 532 để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán. 2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu Công ty ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.Vì vậy, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các Tk 511, TK 3331, Tk 521, TK 531, TK 532. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký bán hàng. Công ty TNHH Tin Học An Việt là Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Vì vậy hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu là hoạt động mua vào và bán ra. Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát cụ thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu Giải thích trình tự ghi sổ: 1.Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật Ký Chung. 2.Hàng ngày từ chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết mở cho từng đối tượng theo yêu cầu quản lý, với những đối tượng phát sinh nhiều nhằm giảm nhẹ công việc ghi sổ cái, kế toán sửa dụng nhật ký đặt biệt, khi đó hàng ngày từ chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký đặc biệt. Định kỳ hoặc cuối tháng cộng nhật ký đặc biệt chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản liên quan. 3. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ kế toán ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 4.Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở sổ, thẻ chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. 5. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. 6. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái của các TK tương ứng. 7.Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh với bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Biểu 2.12: Nhật ký chung NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Đơn vị tính: đ Ngày tháng GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng TK đối ứng Số PS SH NT Nợ Có Số trang trước chuyển sang ………… ……………. 16/08 PS357 16/08 Tiền taxi vận chuyển hàng 6411 1331 331 265.000 26.500 291.500 16/08 HĐ 15589 16/08 Bán hàng cho Cty Phúc Anh X 632 156 1311 511 3331 11.080.000 14.762.000 11.080.000 13.420.000 1.342.000 16/08 PT6730 16/08 Thu tiền hàng của Cty Phúc Anh X 111 1311 14.762.000 14.762.000 ...... …… …….. …………. ……………. 31/08 K/c CKTM, HBBTL X 511 521 5311 145.222.700 29.330.000 115.897.000 31/08 Kết chuyển doanh thu 511 911 7.423.304.260 7.423.304.260 31/08 31/08 Kết chuyển giá vốn 911 632 907.295.230 907.295.230 31/08 31/08 Kết chuyển CPQLDN X 911 642 818.353.110 818.353.110 31/08 31/08 Kết chuyển CPBH X 911 641 907.295.230 907.295.230 31/08 31/08 Kết chuyển CP Thuế TNDN 911 821 31/08 31/08 Kết chuyển lãi X 911 421 296.562.660 296.562.660 Cộng chuyển sang trang sau …… …… …… -Sổ này có ……trang, đánh số từ 01 đến trang…. -Ngày mở sổ ……. Biểu 2.13: Sổ nhật ký bán hàng Đơn vị: Công Ty TNHH Tin Học An Việt Địa Chỉ: Số 4, ngõ 178, Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng 08 năm 2010 NT GS Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ TK 511 (Ghi có) SH NT 131 Số trang trước chuyển sang 02/08 14200 02/08 Bán hàng cho Công ty Máy Tính Vĩnh Xuân 190.200.000 Phải thu của Công ty Máy tính Vĩnh Xuân 190.200.000 07/08 14350 07/08 Bán hàng cho kho laptop Nam Phong 149,500,000 Phải thu của Công ty CP Nam Cường 149,500,000 ….. ………………………… ……… ………. Cộng chuyển sang trang sau 450.780.000 450.780.000 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 01 Ngày mở sổ: 01/09/2010 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 08 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Báo cáo bán hàng : Sử dụng chức năng phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng, kế toán có thể kết xuất nhiều báo cáo bán hàng với các chỉ tiêu khác nhau, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu quản trị. Thường là các báo cáo theo tháng. Báo cáo này cung cấp thông tin về : tổng doanh thu, giá vốn tiêu thụ , chi tiết từng khách trong một 1 tháng Biểu 2.14: Mẫu báo cáo bán hàng CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT Địa chỉ: Số 4, ngõ 178, Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội BÁO CÁO BÁN HÀNG Tháng 8 năm 2010 Số hiệu TK: 511 Đối tượng: Công ty TNHH kỹ nghệ Phúc Anh ĐVT: Đồng Ngày CT Diễn giải ĐVT TKĐƯ Số lượng Đơn giá Tiền Thuế VAT Tiền TT Hóa đơn bán hàng 34.932.000 02/08 Xuất bán Cooler CM notepal U3 Cái 1311 578.182 57.818 636.000 16/08 Xuất bán Infinite Color (R9-NBC-BWCB-GP) Cái 1311 3.604.000 360.400 3.964.400 16/08 Xuấtbán DDR/512/400Kington Cái 1311 2.184.000 218.400 2.402.400 ……. ….. …………………… ………. …… …….. ………. Cộng 85.607.987 5.347.000 90.954.987 Biểu 2.15: Mẫu sổ cái TK 511 Đơn vị : Công ty TNHH Tin Học An Việt Địa chỉ: Số 4 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản : 511- Doanh thu bán hàng hóa Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Số dư đầu kỳ : Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK ĐƯ Số phát sinh Số Dư ĐK xxx xxx Số PS Số Ngày Nợ Có ……….. 16/08/2010 Bán hàng Phúc Anh 131 13.420.000 16/08/2010 Bán hàng Thời đại mới 131 9.559.200 ……. ……. …………… ………….. 31/08/2010 K/C CKTM 521 29.330.000 31/08/2010 K/C HBBTL 5311 115.897.000 K/C doanh thu thuần 911 7.423.304.260 Tổng phát sinh Nợ : 7.423.304.260 Tổng phát sinh có : 7.423.304.260 Số dư cuối kỳ : Ngày 31/08/2010 Giám đốc (Ký tên) Kế toán trưởng ( Ký tên) Người ghi sổ ( Ký tên) Biểu 2.16: Sổ cái TK 521 Công ty TNHH tin học An Việt Số 4, ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, HN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 521-Chiết khấu thương mại Từ ngày: 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 ĐVT: 1000Đ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có - Số dư đầu tháng xxx xxx - Số PS trong tháng 5575 16/08 Chiết khấu theo chương trình khuyến mại 4 Case CM 690 II advance white 1311 525.756 ……………… ……. …….. ……… 31/08 K/C sang TK 511 511 29.330.000 Cộng SPS tháng 29.330.756 29.330.000 Số dư cuối tháng xxx xxx Tổng phát sinh Nợ: 29.330.000 Tổng phát sinh Có: 29.330.000 Ngày 31 tháng 08 năm 2010 Giám đốc (Ký tên) Kế toán trưởng ( Ký tên) Người ghi sổ ( Ký tên) Biểu 2.17: Mẫu sổ cái TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” Công ty TNHH tin học An Việt Số 4, ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, HN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày: 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 ĐVT: 1000Đ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có - Số dư đầu tháng xxx xxx - Số PS trong tháng 16/08 Nhập lại hàng Cty Phúc Anh trả lại 1311 1.526.400 …………………. … ………. 31/08 K/C sang TK 511 511 115.897.000 Cộng SPS tháng 115.897.000 115.897.000 Tổng phát sinh Nợ: 115.897.000 Tổng phát sinh Có: 115.897.000 Số dư cuối tháng: Ngày 31 tháng 08 năm 2010 Giám đốc (Ký tên) Kế toán trưởng ( Ký tên) Người ghi sổ ( Ký tên) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ, lao vụ đã thực hiện tiêu thụ trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ. Khi hàng hóa đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh.Và đối với các doanh nghiệp thương mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. TK sử dụng: - Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632-TK này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Kết cấu TK 632 “Giá vốn hàng bán” Bên nợ: Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, đã tiêu thụ trong kỳ Bên có: Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ sang TK911-Xác định kết quả kinh doanh - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa nhập lại kho TK632 không có số dư cuối kỳ, chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể Hiện nay, Công Ty TNHH tin học An Việt đang áp dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập của từng chủng loại hàng hóa để xác định giá hàng hóa xuất kho. Do vậy khi có mỗi lần hàng hóa nhập trong kỳ, kế toán lại xác định lại giá vốn hàng hóa tồn kho để có căn cứ tính giá vốn hàng xuất bán một cách chính xác. Giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng chủng loại hàng hóa là giá trị thực tế của hàng hóa (bao gồm giá mua thực tế trên hóa đơn mua hàng và các chi phí mua phát sinh trong quá trình mua hàng: như chi phí vận chuyển, bốc dỡ). Khoản chi phí thu mua của chủng loại hàng hóa nào đó thì sẽ hạch toán luôn vào giá trị hàng mua của chủng loại hàng đó. Khi xuất bán một mặt hàng nào đó thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm giá mua và chi phí thu mua, ở đây kế toán Công Ty TNHH tin học An Việt không sử dụng cách phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ rồi mới ghi vào giá vốn hàng bán. Công thức xác định giá vốn hàng bán : Tổng giá thực tế của hàng hoá tồn kho sau lần nhập Đơn giá bình quân sau lần nhập Tổng số lượng hàng hóa tồn kho sau lần nhập = Sản lượng hàng x hoá xuất kho Đơn giá bình quân Giá vốn thực tế hàng xuất kho = Từ đó xác định giá vốn hàng bán Trong đó : Tổng giá thực tế của hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập bao gồm : giá thực tế hàng tồn trước lần nhập và giá thực tế hàng mới nhập. Giá thực tế hàng nhập bao gồm giá mua, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu ( nếu có). Giá thực tế hàng tồn trước lần nhập là trị giá hàng hóa còn tồn kho trước khi nhập hàng hóa. Tổng sản lượng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập : Bao gồm số lượng hàng hóa nhập và số lượng hàng tồn trước lần nhập. Ví dụ1 : Ngày 1 tháng 8 năm 2010, Công Ty TNHH tin học An Việt nhập một lô hàng gồm 30 chiếc IBM Lenovo giá nhập là 15.400.000 đ/ 1chiếc bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến tận kho của công ty. Trước khi nhập lô hàng này, trong kho Công ty còn 10 chiếc với giá 15.100.000 đ/ 1 chiếc. 10 x 15.100.000 + 30 x 15.400.000 Đơn giá bình quân = 15.320.000 10 + 30 Ngày 04/08/2010 Công ty bán cho Công ty TNHH Hoàng Lâm 1 chiếc IBM Lenovo Giá vốn xuất hàng của IBM Lenovo là : = Đơn giá bình quân x Số lượng = 15.320.000 x 1 = 15.320.000 đ Biểu mẫu 2.18: Phiếu xuất kho Công ty TNHH tin học An Việt Số 4, ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, HN PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 08 năm 2010 Số CT: 15600 Số HĐ : Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công Ty TNHH Hoàng Lâm Địa chỉ : Số 13, Ngõ 192, Kim Giang, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội Diễn giải: TT sau 1 ngày/ Khách đến lấy STT Mã kho Mã VT Tên VT ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 CTY IBMLNV IBM Lenovo Chiếc 1 15.320.000 15.320.000 Tổng cộng tiền hàng 15.320.000 Bằng chữ: Mười lăm triệu ba trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Nhận hàng (ký, họ tên) Giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Lập phiếu (ký, họ tên) Thủ trưởng (ký, họ tên) Lưu trữ chứng từ : Các chứng từ kế toán bao gồm : Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho - xuất kho…trong tháng sẽ được lưu trong tập chứng từ hàng tồn kho của tháng phát sinh. Riêng các hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng sẽ được lưu riêng theo từng năm. Chứng từ của Công Ty TNHH tin học An Việt được kế toán lưu trữ hợp lý, khoa học do vậy tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, sử dụng lại chứng từ dễ dàng hơn. 2.2.2. Kế toán chi tiết về giá vốn Dựa vào các chứng từ gốc như PXK, hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Thông qua xử lý của phần mềm kế toán, kế toán in ra : Sổ chi tiết hàng hóa ( biểu số ) - báo cáo tổng hợp - xuất nhập - tồn- sổ chi tiết tài khoản 632 để lưu trữ hàng tháng. Hiện nay Công Ty TNHH An Việt sử dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa xuất kho là phương pháp Thẻ song song. Theo phương pháp này, kế toán sẽ theo dõi được từng loại, từng mặt hàng về mặt số lượng và giá trị một cách thống nhất, chính xác và kịp thời ở cả bộ phận kho và phòng kế toán Tại bộ phận kho: Bước đầu kế toán lập phiếu xuất kho, một liên giao cho khách hàng, sau đó một liên được gửi xuống kho làm căn cứ để xuất kho hàng hóa và thủ kho sẽ căn cứ vào đó để ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan. Sau khi hàng hóa được chuyển giao kế toán lập biên bản bàn giao kiêm bảo hành làm căn cứ bảo hành sau này Công ty TNHH tin học An Việt Số 4, ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, HN PHIẾU XUẤT KHO Ngày 08 tháng 08 năm 2010 Số CT: 16009 Số HĐ : PHIẾU XUẤT KHO Họ tên người mua hàng: Tền đơn vị: MAIHO – Công ty TNHH Tin Học Mai Hoàng MST: Địa chỉ : 15, Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, HN Diễn giải: Xuất bán trực tiếp STT Mã kho Mã VT Tên VT ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 CTY IBMLNV IBM Lenovo Cái 5 15.320.000 76.600.000 2 CTY CMCASE32 Case CM Elite 332 Cái 15 690.000 10.350.000 3 CTY CMNGEO1 Nguồn CM Elite 350W Cái 15 448.500 6.727.500 4 CTY PCDELL08 PC Dell 230MT E5400 Cái 5 5.752.500 28.762.500 Tổng cộng tiền hàng 122.440.000 Bằng chữ: Một trăm hai mươi hai triệu bốn trăm bốn mươi bốn nghìn đồng chẵn Nhận hàng (ký, họ tên) Giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Lập phiếu (ký, họ tên) Thủ trưởng (ký, họ tên) Từ các phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng chuyển thẳng (hàng bán không qua kho), kế toán vào sổ chi tiết TK 632 Cuối tháng 7 Công ty còn lại 2 cái CASE CM Elite 332 giá là 580.000đ. Ngày 1/8 Công ty nhập về 1 lô 20 cái giá 701.000 2 x 580.000 + 20 x 701.000 Giá XK Case CM Elite 332 = = 690.000 đ 2 + 20 Biểu 2.19: Sổ chi tiết TK 632 SỔ CHI TIẾT TK 632 Mặt hàng: Case CM Elite 332 Mã hàng: CMCASE32 ĐVT: cái NT Chứng từ Diễn giải SL ĐG Ghi nợ TK 632, có TK Ghi Có Tk 632, Nợ TK SH NT 156 Tổng 156 Tổng 1/8 PX15570 1/8 Xuất hàng cho KL 2 690.000 1.380.000 1.380.000 8/8 PX 16009 8/8 Xuất hàng bán cho Mai Hoàng 15 690.000 10.350.000 10.350.000 16/8 PX 16989 16/8 Xuất hàng bán cho Phúc Anh 10 696.000 6.960.000 6.960.000 16/8 PNL999 16/8 Phúc Anh trả lại hàng 2 696.000 1.392.000 1.392.000 ….. …….. ……………….. ……… ………… ………….. ………… ……….. Cộng 152 105.324.000 1.392.000 Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn được mở cho từng mặt hàng lập bảng tổng hợp chi tiết giá vốn cho tất cả các mặt hàng. Biểu 2.20: Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT GIẤ VỐN STT Mặt hàng Số Tiền Nợ Có 1 Case CM Elite 332 105.324.000 1.392.000 2 Case CM 690 II advance white 70.450.000 3 DDR/512/400Kington 19.085.000 4 Cooler CM notepal U3 17.100.000 …………………………… …………………. ……………. Tổng cộng 5.220.239.040 1.392.000 Thẻ kho được lập cho từng mặt hàng. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ liên quan đến kho : nhập - xuất, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Định kỳ đến cuối tháng thủ kho sẽ tổng hợp tình hình nhập - xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho, trên thẻ kho hàng hóa chỉ được theo dõi về mặt số lượng và cuối tháng thẻ kho được đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa do kế toán kho theo dõi về mặt số lượng. Biểu 2.21: Thẻ Kho CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT SỐ 4 – NGÕ 178 THÁI HÀ – ĐỐNG ĐA - HÀ NỘI THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/08/2010 Tên nhãn hiệu, quy cách hàng hoá : Case CM Elite 332 Đơn vị tính : Chiếc Mã : CMCASE32 STT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Ký xác nhân SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 2 01/08/2011 Nhập mua 01/08/2010 20 01/08/2010 Xuất bán 01/08/2010 2 08/08/2010 Xuất bán 08/08/2010 15 16/8/2010 Xuất bán 16/08/2010 10 ... ... ……………….. ………………… Cộng PS 230 152 Tồn cuối kỳ 80 Tại phòng kế toán: Sau khi thủ kho ghi thẻ kho, sẽ chuyển hóa đơn phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán kho căn cứ vào chứng từ được gửi từ thủ kho để làm cơ sở kế toán nhập liệu vào phần mềm F. Định kỳ cuối tháng, dựa vào phần mềm kế toán sẽ kết xuất và in ra sổ chi tiết hàng hóa và đó là cơ sở để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết được sử dụng để theo dõi từng loại mặt hàng trong kho của Công ty, theo dõi tình hình nhập - xuất tồn kho hàng hóa về mặt số lượng và giá trị trong tháng, được hình thành do kế toán kết chuyển tự động từ phần mềm. Biểu 2.22 : Sổ chi tiết hàng hóa CÔNG TY TNHH TIN HỌC AN VIỆT SỐ 4 NGÕ 178 THÁI HÀ ĐỐNG ĐA HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: : IBM Lenovo Mã hàng :IBMLNV03; Đơn vị tính: Chiếc ; Tk 1561 Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Tồn đầu kỳ : 151.000.000 Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Số Ngày SL TT SL TT 01/08/2010 Nhập mua ANVIETSG 632 15.400.000 30 462.000.000 04/08/2010 BH HOANGLAM 632 15.320.000 1 15.320.000 08/08/2010 BH MAIHO 632 15.320.000 5 76.600.000 ………. ….. …………… Cộng PS 55 830.500.000 40 604.800.000 Tồn cuối kỳ : 42 23.720.000 Cuối tháng kế toán kết xuất và in ra Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn kho hàng hóa để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Biểu 2.23: Bảng tổng hợp nhập- xuất- tôn Đơn vị: Công Ty TNHH Tin Học An Việt Địa chỉ: Số 4, Ngõ 178, Thái Hà,Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 STT TK Mã nhóm Mã hàng Tên hàng Đv Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT ……. …. ……… …….. …………… 12 156 IBMLNV IBMLNV03 IBM Lenovo C 10 151.000.000 55 830.500.000 40 604.800.000 25 158.630.000 13 156 CMCASE CMCASE32 Case CM Elite 332 C 2 230 143.250.000 152 105.324.000 80 21.190.000 14 156 CMCASE CMCASE33 Case CM Elite 333 C 56 36.960.000 40 22.400.000 54 35.640.000 42 23.720.000 15 156 CMCASE CMCASEE06 Case CM 922 C 27 65.880.000 50 122.000.000 40 97.600.000 37 90.280.000 16 156 CMNGE CMNGUE09 Nguồn CM Elite 400W C 56 29.120.000 0 0 2 1.040.000 54 28.080.000 17 156 CMNTP CMNTPI Infinite Color (R9-NBC-BWCB-GP) C 17 11.750.000 60 25.200.000 45 24.750.000 32 12.200.000 … Tổng cộng 4.075.595.070 7.683.899.800 5.302.239.040 23,481,000 2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên làm căn cứ nhập chứng từ vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong phần mềm Chứng từ sau khi cập nhật vào phần mềm sẽ được lưu trong phần mềm kế toán và là dữ liệu để kết xuất các bảng kê, sổ cái và báo cáo cần thiết. Có thể sửa hay bổ sung thông tin chứng từ khi cần thiết Công Ty TNHH tin học An Việt áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập cho giá vốn hàng bán. Khi có hàng nhập kho kế toán cập nhập vào phần mềm và tính ra giá vốn của hàng tồn kho từng chủng loại hàng hóa riêng biệt. Phần mềm có sẵn chức năng tính giá trung bình, do vậy khi chạy chức năng này, chương trình sẽ tự động tính ra giá vốn cho các mặt hàng. Cuối tháng, kế toán sử dụng chức năng của phần mềm để kết xuất ra sổ sách cần sử dụng như : Nhật ký chung, sổ nhật ký mua hàng, số cái TK 156, Sổ cái tài khoản 632. Biểu 2.24: Sổ Nhật ký mua hàng Đơn vị : Công ty TNHH Tin Học An Việt Địa chỉ: Số 4, ngõ 178 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Tháng 08 năm2010 NT GS Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ TK 331 (Ghi có) SH NT 156 Số trang trước chuyển sang 01/08 011234 01/08 Mua hàng của Công ty An Việt Sài Gòn 284.445.000 Phải trả Cty An Việt Sài Gòn 284.445.000 5/08 011672 5/08 Mua hàng của Công ty An Việt Sài Gòn 149,500,000 Phải trả CTy An Việt Sài Gòn 149,500,000 …. ………………… …….. ……… Cộng chuyển sang trang sau 547.189.000 547.198.000 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 01 Ngày mở sổ: 01/08/2010 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 09 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.25: Sổ cái TK 632 SỔ CÁI Tài khoản : 632- Giá vốn hàng hóa Từ ngày 01/08/2010 đến ngày 31/08/2010 Số dư đầu kỳ : ĐVT: đ Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày N C ……….. 1320 04/08/2010 Bán IBM Lenovo cho Cty Hoàng Lâm HOANLAM IMBLNV 156 15.320.000 14800 08/08/2010 Bán IBM Lenovo MAIHO IBM Lenovo 156 76.600.000 16009 08/08/2010 Bán Case CM Elite 332 MAIHO CMCASE32 156 10.350.000 16023 08/08/2010 Bán Nguồn CM Elite 350W MAIHO CMNGEO1 156 6.727.500 16030 08/08/2010 Bán PC Dell 230MT E5400 MAIHO PCDELL08 156 28.762.500 …………… PN999 16/08/2010 Công ty Phúc Anh trả lại hàng PHUCAN CMCASE32 156 1.392.000 …………………………… ……….. ……………. …… ……. Kết chuyển sang TK 911 5.220.239.040 Cộng PS 5.302.239.040 5.302.239.040 Tổng phát sinh Nợ : 5.302.239.040 Tổng phát sinh có : 5.302.239.040 Biểu 2.26 : Mẫu sổ cái TK 156 Đơn vị : Công ty TNHH Tin Học An Việt Địa chỉ: Số 4 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản : 156- Hàng hóa Từ ngày 01/09/2010 đến ngày 30/09/2010 Số dư đầu kỳ : 4.075.595.070 Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1111 01/08/2010 Mua hàng ANPHAT IBMLENOVO 331 462.000.000 1320 04/08/2010 Bán hàng HOANGLAM IMBLNV 632 15.320.000 14800 08/08/2010 Bán hàng MAIHOA IBM Lenovo 632 76.600.000 CMCASE32 632 10.350.000 CMNGEO1 632 6.727.500 ……. PCDELL08 632 28.762.500 PN999 16/08/2010 Nhập lại hàng PHUCAN CMCASE32 632 1.392.000 …. …. ….. ….. ………. ………….. …….. ……………. Tổng phát sinh Nợ : 7.683.899.800 Tổng phát sinh có : 5.302.239.040 Số dư cuối kỳ : 6.457.255.830 Ngày 30/09/2010 Giám đốc (Ký tên) Kế toán trưởng ( Ký tên) Người ghi sổ ( Ký tên) 2.3. Kế toán chi phí bán hàng 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Công Ty TNHH tin học An Việt là một doanh nghiệp thương mại, do vậy các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng là phát sinh nhiều. Chi phí bán hàng thường bao gồm : Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao, chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa, chi phí mua ngoài, chi phí bao bì - vật liệu, chi phí công cụ- dụng cụ, chi phí bằng tiền khác Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng của Công ty bao gồm chi phí bán hàng và chi phí bán hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ đều được tập hợp vào tài khoản 641. Một số chứng từ sử dụng như: Bảng thanh toán lương và phân bổ lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Hóa đơn thanh toán điện nước, phiếu chi… Hàng ngày khi chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh, kế toán lập chứng từ, chuyển lên kế toán trưởng xem xét, ký sau đó kế toán hạch toán nghiệp vụ vào máy và lưu trữ chứng từ. Biểu mẫu 2.27: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 08 tháng 08 năm 2010 Mẫu số:01 GTKT-3LL MU/2010B 008224 Đơn vị bán hàng: Công ty TM và Dịch Vụ T & D Địa chỉ: Số 12/178 ngõ 96 – Phùng Khoang – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 04.36368304 Họ tên người mua hàng: Tền đơn vị: Công ty TNHH Tin Học An Việt Địa chỉ : Số 4, Ngõ 178, Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội MST Hình thức thanh toán: Tiền mặt Stt