Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Đông Hải

i rõ họ tên) Cuối ngày, nhân viên bán hàng tiến hành lập báo cáo bán hàng số lượng hàng bán được trong ngày. Báo cáo bán hàng sẽ được dùng để đối chiếu với thủ kho về số lượng hàng xuất bán, đồng thời làm căn cứ để thu tiền bán hàng cho thủ quỹ. Biểu số 2.3 Báo cáo bán hàng Công ty : TNHH Đông Hải Đ/c: Cầu Chạ- Mạo Khê - Quảng Ninh BÁO CÁO BÁN HÀNG Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Tên nhân viên bán hàng:Nguyễn Minh Đạt Nợ TK111 2.396.386.000 Có TK 511 2.282.272.380 Có TK 33311: 114.113.620 Đơn vị tính: VN Đ STT Tên hàng bán ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Lưới thép Ф 4 ô 50x50 M2 10.500 88.200 926.100.000 2 Lưới thép Ф 4 ô 150x150 M2 5.000 49.612 248.060.000 3 Lưới thép Ф 8 ô 150x150 M2 3.600 97.020 349.272.000 4 Lưới thép Ф 8 ô 200x200 M2 4.800 83.790 402.192.000 5 Lưới thép Ф 6 ô 150x150 M2 7.000 54.022 378.154.000 6 Lưới thép Ф 3 ô 150x150 M2 4.000 23.152 92.608.000 Cộng 2.396.386.000 Tổng tiền (viết bằng chữ): Hai tỷ ba trăm chín mươi sáu triệu ba trăm tám mươi sáu ngàn đồng chẵn./. Bán tiền mặt/Chuyển khoản 2.396.386.000 Bán chịu: Không Kế toán (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Nhân viên bán hàng (Ký, họ tên) Căn cứ vào báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng chuyển lên thì các khách hàng nhỏ lẻ không lấy hoá đơn sẽ được tập hợp trên bảng kê bán lẻ hàng hoá để cuối ngày sẽ lập hoá đơn bán lẻ cho số hàng đã xuất bán Biểu số 2.4 Bảng kê bán lẻ Công ty : TNHH Đông Hải Đ/c: Cầu Chạ- Mạo Khê - Quảng Ninh BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ - DỊCH VỤ Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Lưới thép Ф 4 ô 50x50 M2 10.500 88.200 926.100.000 Cộng tiền hàng 926.100.000 Thuế suất 5% 46.305.000 Tổng cộng tiền 972.405.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm bảy muơi hai triệu bốn trăm linh năm ngàn đồng chẵn./. Người lập (Ký, họ tên ) Thủ quỹ (Ký, họ tên ) Kế toán (Ký, họ tên) Căn cứ vào báo cáo bán hàng của cửa hàng, kế toán công ty phản ánh doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và ghi vào sổ Nhật kí chung theo quan hệ đối ứng tài khoản (Số 2.1), sau đó kế toán chuyển ghi vào sổ cái TK632, TK 1561 và các sổ cái TK có liên quan khác. Sổ 2.1: Nhật ký chung Công ty TNHH Đông Hải Địa chi: Cầu chạ mạo khê- Quảng Ninh Mẫu số S03a-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC ) NHẬT KÝ CHUNG Tháng 3 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 Số trang trước chuyển sang 1.230.560.000 1.230.560.000 ...................................... 01/03 125 01/03 Giá vốn bán sắt- cty Mai Anh 632 500.000.000 01/03 125 01/03 Xuất sắt bán – cty Mai Anh 156 500.000.000 01/03 125 01/03 Phải thu – Cty Mai Anh 131 750.000.000 01/03 125 01/03 Thuế VAT đầu ra 3331 15.000.000 01/03 125 01/03 Doanh thu BH – cty Mai anh 511 60.000.000 01/03 001 01/03 Thu tiền hàng cty Mai Anh 111 250.000.000 01/03 001 01/03 Cty Mai Anh trả tiền hàng 131 250.000.000 01/03 001 01/03 Chiết khấu TT cho Mai Anh 635 2.500.000 01/03 001 01/03 Chiết khấu TT cho Mai Anh 131 2.500.000 10/03 126 10/03 GV bán sắt- cty Thịnh Vượng 632 580.000.000 10/03 126 10/03 Xuất bán – cty Thịnh Vượng 156 580.000.000 10/03 126 10/03 Phải thu – Cty Thịnh Vượng 131 676.494.000 10/03 126 10/03 Thuế VAT đầu ra 3331 32.214.000 10/03 126 10/03 DT BH – cty Thịnh Vượng 511 644.280.000 30/03 005 30/03 Lãi tiền gửi tháng 3/2009 112 400.215.364 30/03 005 30/03 Doanh thu tài chính lãi TG 515 400.215.364 ………………………….. ………………………….. 30/3 32 30/3 Kết chuyển KQKD sang lãi chưa phân phối 911 106.466.158 30/3 32 30/3 Lãi chưa phân phối 4212 106.466.158 Cộng phát sinh 9.235.230.000 9.235.230.000 Sổ này có.....trang, đánh số từ trang số 01 đến trang........ Ngày mở sổ 01/03/2009 Ngày...tháng...năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ 2.2: Sổ cái tài khoản 511. Công ty TNHH Đông Hải Địa chi: Cầu chạ mạo khê- Quảng Ninh Mẫu số S03b-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) SỔ CÁI Tháng 03 năm 2009 Tài khoản: Doanh thu bán hàng hóa Số hiệu 511 Đơn vị tính: đồng VN Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 Số dư đầu tháng ......... 01/03 0004981 01/03 DT bán thép Cty CP anh Đức 131 261.761.524 01/03 0004982 01/03 DT bán thép Cty Thịnh Vượng 131 644.280.000 01/03 0004983 01/03 Doanh thu bán lẻ 111 926.100.000 01/03 0004983 01/03 DT bán thép– Cty Mai Anh 131 60.000.000 ……………………. 31/13 KC 01 31/13 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 4.869.832.800 Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng. 4.869.832.800 4.869.832.800 - Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số.... Ngày... tháng... năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá - dịch vụ kế toán vào sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Đồng thời kế toán cũng tiến hành ghi chép theo dõi doanh thu cho từng loại mặt hàng trên sổ kế toán chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng theo mặt hàng. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 01/03 0004981 01/03 Thu tiền BH 111 644.280.000 ……………………. ………………………. Tổng cộng 4.869.832.800 4.869.832.800 Sổ 2.3 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tài khoản 5112 – Doanh thu bán hàng Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Sổ 2.4 SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT THEO DÕI DOANH THU BÁN HÀNG THEO MẶT HÀNG (Chưa có thuế GTGT) Tháng 03/2009 Tên sản phẩm: Lưới thép Ф 4 ô 50x50 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Số HĐ Diễn giải Tên hàng Số lượng Đơn giá Tiền 01/03/09 004983 Thu tiền bán hàng Lưới thép Ф 4 ô 50x50 8.000 80.000 64.000.000 02/03/09 004984 Thu tiền bán hàng Lưới thép Ф 4 ô 50x50 1.500 80.000 120.000.000 05/03/09 004988 Thu tiền bán hàng Lưới thép Ф 4 ô 50x50 2.950 80.000 236.000.000 …. Cộng 12.450 80.000 996.000.000 Từ sổ kế toán chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng (chưa có thuế) vào sổ tổng hợp doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Số liệu ghi trên sổ tổng hợp doanh thu bán hàng được lấy ở dòng tổng cộng của sổ kế toán chi tiết doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng, cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Sổ 2.5 SỔ TỔNG HỢP DOANH THU HÀNG BÁN CHƯA THUẾ GTGT Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Tên hàng ĐVT Số lượng Tiền Ghi chú Lưới thép Ф 4 ô 50x50 M2 12.450 966.000.000 Lưới thép Ф 4 ô 150x150 M2 4.960 234.360.000 Lưới thép Ф 8 ô 150x150 M2 10.650 984.060.000 Lưới thép Ф 8 ô 200x200 M2 3.230 257.754.000 Lưới thép Ф 6 ô 150x150 M2 6.945 357.320.250 Lưới thép Ф 3 ô 150x150 M2 3.900 85.995.000 Lưới thép Ф 12 ô 100x100 M2 4.490 1.588.786.500 Lưới thép Ф 10 ô 100x100 M2 540 132.678.000 Lưới thép Ф 7 ô 100x100 M2 0 Lưới thép Ф 5 ô 150x150 M2 370 14.180.250 Lưới thép Ф 11 ô 150x150 M2 376 74.617.200 Lưới thép Ф 9 ô 100x100 M2 896 17.8281.600 …. Cộng 4.949.832.800 Đối với khách hàng thanh toán ngay tiền mua hàng thì kế toán lập phiếu thu để thu tiền. Căn cứ vào báo cáo bán hàng của từng nhân viên hoặc hoá đơn GTGT kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên (viết 1 lần qua giấy than), ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Biểu số 2.5 Phiếu Thu Đơn vị: TNHH Đông Hải Đ/c: Cầu Chạ- Mạo Khê - Quảng Ninh Mẫu số 01-TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC) PHIẾU THU Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Quyển số: 02 Số: 52 Nợ TK111: 2.396.386.000 Có TK 511 : 2.282.272.380 Có TK 33311: 114.113.620 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Minh Đạt Địa chỉ: Lý do nộp: Nộp tiền bán hàng ngày 01/03/2009 Số tiền: 2.396.386.000……………. (viết bằng chữ) Hai tỷ ba trăm chín mươi sáu triệu ba trăm tám mươi sáu ngàn đồng chẵn./. ……………………………………… Kèm theo:………………………………chứng từ gốc:……………………………. Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Giám đốc (Ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi 2.1.2 Các khoản dự phòng phải thu khó đòi Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải dự kiến số nợ có khả năng khó đòi, tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán. Tài khoản sử dụng: TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi VD Trong tháng tiến hành xoá nợ cho công ty TNHH TM Hoa Mỹ, số nợ đã được lập dự phòng và công ty quyết định xoá toàn bộ số nợ. Căn cứ vào quyết định xoá nợ của công ty, kế toán ghi: Nợ TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi: 9.980.000 Có TK 131d- Phải thu của khách hàng: 9.980.000 Ghi đơn TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý: 9.980.000 Việc theo dõi việc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi được kế toán ghi chép trên sổ kế toán chi tiết TK 1592-Dự phòng phải thu khó đòi. Sổ 2.6 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tài khoản 139 -Dự phòng phải thu khó đòi Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 25.360.500 31/03 011 31/03 Xoá nợ cho Hoà Mỹ 131 9.980.000 Số dư cuối kỳ 15.380.500 Tổng cộng 9.980.000 2.1.3 HẠCH TOÁN DOANH THU TÀI CHÍNH Công ty còn phát sinh các khoản như lãi tiền gửi ngân hàng …Các khoản này được công ty hạch toán vào hoạt động tài chính Tài khoản sử dụng: TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Ví dụ: Trong tháng phát sinh giấy báo Có của ngân hàng về lãi tiền gửi ngân hàng tháng 03/2009. Kế toán hạch toán: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: 400.215.364 Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính: 400.215.364 Căn cứ vào các chứng từ phát sinh như phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng về các khoản lãi tiền gửi…kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 515- Doanh thu hoạt động tài chính.Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính để xác định kết quả kinh doanh. K/c doanh thu hoạt động tài chính: Nợ TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính: 400.215.364 Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh: 400.215.364 Sổ 2.7 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 31/03 005 31/03 Lãi tiền gửi tháng 3 112 400.215.364 31/03 005 31/03 K/c DT hoạt động TC 911 400.215.364 Tổng cộng 400.215.364 400.215.364 Công ty kinh doanh mặt hàng thép các loại gạch ngói phục vụ cho nhu cầu xây dựng của các hộ gia đình hay được sử dụng trong các nhà hàng, khách sạn, nhà chung cư cao tầng, công trình quốc gia… Để quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh của công ty đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất-tồn kho của từng thứ, từng loại sản phẩm cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị.Khi công ty nhập hàng v ào kho thì kế toán sẽ viết phiếu nhập kho. 2.2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Đông Hải 2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán TK 632 “Giá vốn hàng bán”: TK này dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ và việc kết chuyển trị giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ. Việc hạch toán giá vốn hàng bán là một khâu rất quan trọng. Để có thể xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp một cách chính xác việc hạch toán giá vốn hàng bán đòi hỏi kế toán phải tiến hành một cách hợp lý. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền sau mỗi lần xuất. Khi xuất bán các sản phẩm hoàn thành được xác định là đã bán trong kỳ kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho bán hàng tiến hành ghi giá vốn của hàng thực tế được bán ra. Việc ghi nhận giá vốn của hàng hoá được kế toán phản ánh trên sổ chi tiết tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán. Trị giá mua thực tế hàng xuất kho bình quân = Số lượng hàng xuất kho x Giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khi có đơn đặt hàng của khách hàng thì căn cứ vào nhu cầu thực tế của khách và ngày giao hàng kế toán viết hoá đơn GTGT hoặc lệnh xuất kho, kế toán lập phiếu xuất kho để chuyển cho thủ kho tiến hành xuất hàng cho nhân viên bán hàng chuyển hàng cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Trên phiếu xuất kho ghi đầy đủ số lượng, đơn giá xuất của hàng bán Giá xuất kho của hàng được kế toán theo dõi và tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc duyệt giao cho nhân viên bán hàng cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ thành phẩm:Liên1: Lưu ở bộ phận lập phiếu,Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. Người có nhu cầu đặt hàng làm đơn đặt hang, HĐKT Thủ trưởng Công ty KTT duyệt xuất Kế toán vật tư lập phiếu xuất kho Thủ kho xuất hàng Kế toán ghi sổ Nghiệp vụ xuất hàng . Sơ đồ 2-1 : Quy trình lập và luân chuyển chứng từ Nghiệp vụ xuất hàng Biểu số 2.2.1 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Số: 350 Nợ: Có: -Họ và tên người nhận hàng: Trương Minh Hoà -Lý do xuất kho: Xuất bán hàng Xuất tại kho: Cầu chạ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Lưới thép Ф 4 ô 50x50 M2 8.000 80.000 640.000.000 2 Lưới thép Ф 4 ô 150x150 M2 4.000 45.000 180.000.000 3 Lưới thép Ф 8 ô 150x150 M2 2.300 88.000 202.400.000 4 Lưới thép Ф 8 ô 200x200 M2 1.800 76.000 136.800.000 5 Lưới thép Ф 6 ô 150x150 M2 5.600 49.000 274.400.000 6 Lưới thép Ф 3 ô 150x150 M2 3.300 21.000 69.300.000 Cộng 1.502.900.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một tỷ năm trăm linh hai triệu chín trăm ngàn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhậnhàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Căn cứ vào chứng từ nhận được trong ngày, thủ kho tiến hành phân loại phiếu nhập, xuất theo từng thứ, từng loại hàng hoá để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Theo nguyên tắc ở kho tổ chức ghi chép, quản lý về mặt số lượng hàng hoá thực nhập, thực xuất. Số lượng hàng hoá ghi trên thẻ kho là số lượng hàng hoá thực nhập, thực xuất ghi trên chứng từ.Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng thứ hàng hoá và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Đơn vị: Cty TNHH Đông Hải Địa chỉ: Cầu chạ - Mạo khê - Quảng Ninh Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ – BTC) Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 2.2.2 THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 03 năm 2009 Tờ số: 13 Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: Lưới thép Ф 4 ô 50x50– Mã số: Đơn vị tính: M2 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu 1.868 01/03 125 01/03 Nhập kho 10.500 01/03 350 01/03 Xuất bán hàng 8.000 02/03 351 02/03 Xuất bán hàng 1.500 05/03 352 05/03 Xuất bán hàng 2950 06/03 127 06/03 Nhập kho 3.000 …. …. Tổng 13.500 12.450 2.918 Cuối tháng, thủ kho tính toán tổng lượng hàng hoá nhập - xuất - tồn cuối tháng đối với mỗi thẻ kho. Việc thủ kho lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình, đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết hàng hoá của công ty được chặt chẽ. Tại phòng kế toán: Kế toán tiêu thụ sử dụng sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá được mở cho từng thứ, từng loại thành phẩm tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Cách lập sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hóa: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kế toán lập số chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá. Trên phiếu có ghi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị, do đó kế toán vào sổ chi tiết theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ 2.2.1 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU - SẢN PHẨM - HÀNG HOÁ Tên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá: Lưới thép Ф 4 ô 50x50 Trang số: 08 Quy cách sản phẩm Mã số: ĐVT: M2 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số dư đầu kỳ 80.000 1.868 149.440.000 125 01/03 Nhập kho 156 10.500 840.000.000 350 01/03 Xuất bán hàng 632 8.000 640.000.000 351 02/03 Xuất bán hàng 632 1.500 120.000.000 352 05/03 Xuất bán hàng 632 2.950 236.000.000 126 06/03 Nhập kho 156 3.000 240.000.000 Tổng cộng 13.500 1.080.000.000 12.450 996.000.000 2.918 233.440.000 Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá của từng loại vật liệu để tiến hành ghi vào bảng tổng hợp cân đối nhập - xuất - tồn. Mỗi sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu tồn kho. Sau khi tính ra số lượng hàng hoá tồn kho của từng thứ, từng loại hàng hoá kế toán tiến hành đối chiếu với số liệu báo cáo tồn kho với báo cáo nhập - xuất - tồn do thủ kho gửi lên sổ số liệu phải khớp nhau giữa 2 bảng về chỉ tiêu số lượng. Biểu số 2.2.3 BẢNG TỔNG HỢP CÂN ĐỐI NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng 03/2009 Tên hang ĐVT ĐG Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lưới thép Ф 4 ô 50x50 M2 80.000 1.868 149.440.000 13.500 1.080.000.000 12.450 996.000.000 2.918 313.440.000 Lưới thép Ф 4 ô 150x150 M2 45.000 4.550 204.750.000 1.000 45.000.000 4.960 223.200.000 590 26.550.000 Lưới thép Ф 8 ô 150x150 M2 88.000 5.905 519.640.000 9.000 792.000.000 10.650 937.200.000 4.255 374.440.000 Lưới thép Ф 8 ô 200x200 M2 76.000 478 36.328.000 3.550 269.800.000 3.230 245.480.000 798 60.648.000 Lưới thép Ф 6 ô 150x150 M2 49.000 7.381 361.669.000 6.945 340.305.000 436 21.364.000 Lưới thép Ф 3 ô 150x150 M2 21.000 4.430 93.030.000 3.900 81.900.000 530 11.130.000 Lưới thép Ф 12 ô 100x100 M2 337.000 1.137 383.169.000 4.800 1.617.600.000 4.490 1.513.130.000 1.447 487.639.000 Lưới thép Ф 10 ô 100x100 M2 234.000 1.300 304.200.000 540 126.360.000 760 177.840.000 Lưới thép Ф 7 ô 100x100 M2 107.000 235 25.145.000 235 25.145.000 Lưới thép Ф 5 ô 150x150 M2 36.500 1.050 38.325.000 370 13.505.000 680 24.820.000 Lưới thép Ф 11 ô 150x150 M2 189.000 984 185.976.000 376 71.064.000 608 114.912.000 Lưới thép Ф 9 ô 100x100 M2 189.500 1840 348.680.000 1.000 896 169.792.000 1944 368.388.000 …. …. …. …. …. Tổng cộng 2.612.027.000 3.842.725.000 4.557.936.000 1.926.316.000 Quá tình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, ngoài việc theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng rất quan trọng. Hiện nay, công ty cũng có những ưu đãi cho những khách hàng thường xuyên lấy hàng và lấy hàng với khối lượng lớn thì công ty cho những khác hàng này được trả chậm (phương thức nợ gối đầu: Lần lấy hàng sau mới thanh toán tiền hàng của đợt hàng trước) Việc theo dõi, đôn đốc thanh toán nợ là công việc quan trọng đòi hỏi phải được theo dõi chặt chẽ và liên tục để đảm bảo cho khách hàng thanh toán đúng thời hạn. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh như hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán các phần hành lên sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, sổ tổng hợp chi tiết khách hàng. Sổ chi tiết phải thu của khách hàng dùng để theo dõi thường xuyên tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng. Sổ được mở riêng cho từng đối tượng. Cách ghi sổ chi tiết như sau: Hàng ngày khi xuất hàng cho các khách hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng theo từng đối tượng khách hàng. Căn cứ vào số hoá đơn và ngày lập để ghi vào cột ngày, số chứng từ. Căn cứ vào tổng số tiền phải thu trên hoá đơn để ghi vào cột phát sinh nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, phòng kế toán lập phiếu thu và thủ quỹ thu tiền. Căn cứ vào số tiền khách hàng thanh toán ghi vào cột phát sinh có. Cuối tháng kế toán tổng hợp số phát sinh nợ, có trong tháng để tính số dư của từng khách hàng (dư Nợ hoặc dư Có), số dư đầu kỳ tháng này chính là số dư cuối kỳ của tháng trước chuyển sang. Hạch toán khoản phải thu khách hàng Tài khoản sử dụng : TK 131 - Phải thu khách hàng Tài khoản này được mở chi tiết để theo dõi công nợ của từng khách hàng Khi khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán ngay. VD: Xuất sắt thép bán cho Công ty THHH Mai Anh ,ngày 16 tháng 03 năm 2009, hóa đơn LB/2009B, 00049890 theo giá vốn 500.000.000đ tổng giá thanh toán 750.000.000đ trong đó VAT 5%. Công ty Mai Anh thanh toán bằng tiền mặt 250.000.000đ và được hưởng chiết khấu thanh toán theo tỷ lệ 1%. Kế toán tiến hành hạch toán như sau: a. Nợ TK 632 giá vốn bán sắt 500.000.000 Có TK 15611 : 500.000.000 b.Nợ TK 131a- Phải thu Cty Mai Anh 750.000.000 Có TK 5111 – doanh thu BH và cung cấp dịch vụ: 60.000.000 Có TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp: 15.000.000 c. Nợ TK 111.Thu tiền hàng 250.000.000 Có TK 131 : Cty Mai Anh trả tiền 250.000.000 d. Nợ TK 635.chiết khấu thanh toán cty Mai Anh 2.500.000 Có TK 131 : Cty Mai Anh 2.500.000 Căn cứ vào hoá đơn GTGT đã ghi nhận kế toán theo dõi công nợ của khách hàng trên sổ chi tiết tài khoản 131 - Phải thu khách hàng. Đối với mỗi khách hàng được theo dõi chi tiết trên từng trang sổ. Cuối kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ và mỗi dòng tổng của từng khách hàng sẽ được chuyển sang sổ tổng hợp Phải thu khách hàng để theo dõi tổng hợp. Sổ 2.2.2 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 01/03 350 01/03 Giá vốn hàng bán 156 1.422.900.000 ……………………… ……………………….. ……………………….. 31/03 KC 01 31/03 K/c giá vốn XĐKQKD 911 4.637.936.000 Tổng cộng 4.637.936.000 4.637.936.000 Sổ 2.2.3 Sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán Công ty TNHH Đông Hải Địa chi: Cầu chạ mạo khê- Quảng Ninh Mẫu số S03b-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC ) SỔ CÁI Tháng 03 năm 2009 Tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Đơn vị tính: đồng VN Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 Số dư đầu tháng ......... 01/03 0004981 01/03 GVxuất bán thép Cty CP anh Đức 156 240.135.000 - 01/03 0004982 01/03 GV xuất bán thép Cty Thịnh Vượng 156 568.460.000 01/03 0004983 01/03 GV xuất bán lẻ 156 763.298.000 - 01/03 0004983 01/03 GV xuất bán thép– Cty Mai Anh 156 500.000.000 …………………… 31/03 KC 01 31/03 Kết chuyển giá vốn 911 - 4.637.936.000 - Cộng số phát sinh - Số dư cuối tháng 4.637.936.000 - 4.637.936.000 - Sổ này có....trang, đánh số từ trang số 01 đến trang... Ngày....tháng....năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Đơn vị: Cty TNHH Đông Hải Địa chỉ: Cầu chạ - Mạo khê - Quảng Ninh Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ – BTC) Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC Sổ 2.2.4 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tài khoản 131a –-Phải thu Công THHH Mai Anh Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 16/03 0004890 16/03 Tiền hàng chưa thanh toán 511 600.000.000 16/03 0004890 16/03 Thuế GTGT đầu ra 3331 15.000.000 16/03 001 16/03 Cty Mai Anh Trả tiền hàng 111 250.000.000 16/03 001 16/03 Chiết khấu thanh toán 635 2.500.000 …………………………. Số dư cuối kỳ 497.500.000 Tổng cộng 750.000.000 252.500.000 497.500.000 Sổ 2.2.5 SỔ TỔNG HỢP CÁC TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu