Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức kế toán ở Công ty Xây dựng Bưu điện

Pháp Vân Thanh Trì Hà Nội Số tài khoản 766088H Hình thức thanh toán : Thanh toán sau Mã số:0100686544 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ.Vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lõi thép 15x35 kg 605,6 6000 3.633.600 Cộng Tiền hàng 3.633.600 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 363.600 Tổng cộng tiền thanh toán 3.966.960 Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu chín trăm chín sáu nghìn chín trăm sáu mươi đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu ghi rõ họ tên) Kết hợp cùng các hoá đơn chứng từ khác có liên quan như hoá đơn cước vận chuyển-mẫu 03BH- Phiếu xác nhận công việc hoàn thành-mẫu 06LĐTL để lập Bảng tính giá thành thực tế vật liệu nhập kho (mời xem biểu 2) Biểu 2 bảng tính giá vật liệu nhập kho Loại vật liệu: Sắt vuông góc. Tên vật liệu: Lõi thép 15x53 Số 163 ĐVT: kg Ngày 28 tháng 12 năm 2002 STT Tên hàng hoá dịch vụ Giá hoá đơn Chi phí vận chuyển Chi phí bốc xếp Tổng số Số lượng Đơn giá A B 1 2 3 4=1+2+3 5 6=4:5 1 Lõi thép 5x35 3.633.600 908.400 261.000 4.803.000 605,6 7.930,98 Tổng Cộng 4.803.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu, tám trăm linh ba nghìn đồng chẵn. Người lập bảng Kế toán trưởng ( Ký gho rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) Kế toán căn cứ vào Bảng tính giá thành này để lập phiếu nhập kho (mời xem biểu số 3)Phiếu nhập kho phải được lập trên mẫu in sẵn do Bộ Tài Chính ban hành. *. Phương pháp lập phiếu nhập kho Ghi rõ số phiếu nhập kho Ghi ngày tháng năm lập phiếu nhập kho Ghi rõ số tài khoản nợ có tương ứng với phiếu nhập kho Ghi rõ họ tên địa chỉ người giao hàng cũng như ngày tháng số hiệu của hoá đơn dùng làm căn cứ để lập phiếu nhập kho Ghi rõ nhập vào kho nào Biểu 3: Đơn vị:........ Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ:....... QĐ số: 1141- YC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ TàI Chính phiếu nhập kho số 192 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người giao hàng : Công ty khoá minh khai Theo hoá đơn : Số 069336 ngày 26 tháng 12 năm 2002 của Công ty khoá Minh khai Nhập tạI kho : Công ty Xây Dựng bưu đIện STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, ( hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Lõi thép15x35 kg 605,6 7.930,98 4.803.000 Thuế VAT 10% 454.200 Cộng 4.803.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ ): Bốn triệu tám trăm, linh ba nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 31 tháng 12 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho do kế toán vật tư lập được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) - Một liên lưu tại quyển phiếu nhập kho (cuống) - Một liên giao cho kế toán để ghi sổ - Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho Phiếu nhập kho trước tiên phải do kế toán vật tư ký vào phần phụ trách cung tiêu, sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị ký, kế toán trưởng ký, người giao hàng đem hàng để nhập kho ký, và cuối cùng thủ kho căn cứ vào số hàng thực tế nhập kho để ghi vào cột "thực nhập" đồng thời ký vào phiếu nhập kho 3.2.Thủ tục xuất kho: ở công ty xuất kho vật liệu chủ yếu xuất cho sản xuất kinh doanh và xuất bán,một phần xuất thuê gia công chế biến. *Xuất cho sản xuất kinh doanh: Đơn vị sản xuất lên kế hoạch sản xuất gồm những loại sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, gửi lên phòng kinh tế kỹ thuật, phòng này ra hạn mức vật tư sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của d[[n vị sản xuất, sau đó trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Kế toán căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho. Hạn mức vật tư ( mời xem biểu 4 ) được lập dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật do ban lãnh đạo Công ty quy định cụ thể cho từng loại sản phẩm.Ví dụ để sản xuất một bộ cửa nhựa lõi thép gồm hai cánh cao 1,5m rộng 1m thì cần 300kg bột nhựa CaCo3, cần 2kg lõi thép, cần 6kg ốc vít các loại, cần một bộ khoá nắm...Căn cứ vào đó mà phòng kỹ thuật ra hạn mức vật tư cho phù hợp giảm được đáng kể số nguyên vật liêụ bị tiêu hao không cần thiết. Biểu 4: Hạn mức vật tư Công trình: Bưu Điện tỉnh Nghệ An - Hợp đồng 3 Hạng mục: Cửa nhà Bưu ĐIện văn hoá xã Số lượng: Cửa đI 4 cánh 2,4 x 2,4 = 20 bộ khoá Việt tiệp Cửa sổ S1 ( 1,5 x 1,2 m) = 80 bộ Khung hoa sắt trên cánh NơI nhận: Nhà máy nhựa - Đội sản xuất 3 STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Khoá cửa Minh khai Bộ 20 2 Bột CaCO3 kg 10 3 Roăng kính m 2,678 4 Lõi thép 15 x 35 kg 574,8 ................ ................. ................... Ngày 26 tháng12 năm 2002 Người lập Phòng kinh tế kỹ thuật Căn cứ vào hạn mức vật tư trên kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ *Phương pháp lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Tương tự với cách lập phiếu nhập kho nhưng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì phải căn cứ vào hạn mức vật tư để lập. Phải ghi rõ căn cứ vào lệnh điều động số mấy ngày bao nhiêu, họ tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển. Đồng thời cũng phải ghi rõ xuất tại kho nào và nhập tại kho nào.Vì do Công ty sử dụng chương trình ké toán trên máy nên cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chưa ghi được ngay mà khi nhập vào máy thì máy sẽ tự tính ra đơn gía xuất kho theo phương pháp mà Công ty đang áp dụng và máy cũng tự tính ra số thành tiền.Sau đó căn cứ voà đó kế toán mới phản ánh vào phiếu xuất kho. *Trình tự luân chuyển luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do bộ phận kế toán vật tư lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) - Một liên lưu tại quyển phiếu ( Cuống) - Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho - Một liên kế toán giữ để ghi sổ kế toán Phiếu này do kế toán vật tư ký trước chuyển cho thủ kho xuất ký, người vận chuyển ký và cuối cùng là người nhận hàng ký. Căn cứ vào biên bản đó kế toán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Hoá đơn GTGT ) Mời xem biểu 5. Biểu 5: Mẫu số: 01 GTGT-3LL hoá đơn (GTGT ) CN / 99 - B Liên 3: No:069336 Ngày 31 tháng12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Bưu ĐIện Địa chỉ: Pháp Vân Thanh Trì Hà nội Số tài khoản: 766088 H Điện thoại: Mã số:010068544 Họ tên người mua hàng: Bưu ĐIửn Tỉnh Lạng Sơn Đơn vị: Địa chỉ: 63 Hoàng Hoa Thám Lạng Sơn Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán sau Mã số: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đ.Vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Lõi thép 15x35 Kg 332 7000 2.324.000 Cộng tiền hàng: 2.324.000 Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế: 232.400 Tổng tiền thanh toán: 2.556.400 Số tiền viết bằng chữ : hai triệu năm trăm năm sáu ngàn bố trăm Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký đóng dấu ghi rõ họ tên) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho để dựa vào đó thủ kho làm thủ tục xuất kho và kế toán ghi sổ kế toán để hạch toán doanh thu, còn người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán Hoá đơn được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Liên 1 lưu tại cuống liên 2 giao cho khách hàng liên 3 thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán và làm căn cứ thanh toán. Các cột trên hoá đơn phải được ghi đầy đủ rõ ràng. Phần đơn giá xuất sẽ căn cứ vào sự thoả thuận trên hợp đồng giữa Công ty và khách hàng. 4. Đặc điểm hạch toán chi tiết vật tư. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn của vật liệu theo từng thứ nhóm, loại cả về số lượng và giá trị. Với một khối lượng vật liệu rất phong phú và đa dạng, nhiều chủng loại,hơn nữa nghiệp vụ nhập xuất tồn lại diễn ra thường xuyên liên tục do đó việc quản lý cũng như theo dõi vật liệu là rất khó khăn. Vì vậy đòi hỏi kế toán phải có sự hạch toán chi tiết vật liệu để việc quản lý theo dõi vật liệu được đơn giản dễ dàng. Với việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song thì việc quản lý vật liệu sẽ được tách bạch giữa kho và phòng kế toán. ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liêụ theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho thủ kho chỉ quan tâm đến mặt số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị như thế naò. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu được thuận lợi. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với thực tế kiểm kê theo chế độ quy định. Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng vật liệu tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Trong tháng 12 năm 2002 thủ kho thực hiện việc nhập xuất vật liệu theo các chứng từ như biểu 5,7,9,10 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho như sau ( mời xem biểu 6 và biểu 7 phần phụ lục ) Biểu 6: Thẻ kho Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Tên vật tư: Lõi thép 15 x 35 Mã số: 10102027 ĐVT: kg Trang 1 Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Chữ ký xác nhận của kế toán Số lượng Số hiệu Ngày Tháng Nhập Xuất Tồn PN163 1/12/02 Cộng tồn trước ngày 1/12 Nhập lõi thép từ Công ty Khoá Minh khai 1/12 10.058,9 ở phòng kế toán : Sau khi ký xác nhận vào thẻ kho và tạp hợp các chứng từ nhập xuất kho theo một thứ tự nhất định, kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ về tính chính xác hợp lệ, sau đó căn cứ vào đó để ghi Sổ chi tiết hàng tồn kho ( nhưng ở Công ty lại gọi là Thẻ kho vật tư), mỗi chứng từ được ghi trên một dòng của thẻ kho ( mời xem biểu 8 và biểu 9 ) Sổ này được mở cho từng danh điểm hàng tồn kho tương tự như thẻ kho của thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu số lượng đơn giá và thành tiền. Số liệu trên thẻ kho vật tư của kế toán được sử dụng để lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu theo yêu cầu của quản trị hàng tồn kho. Trình tự và phương pháp lập Thẻ kho vật tư như sau: - Ghi rõ loại vật tư, tên cụ thể của vật tư, mã vật tư, đơn vị tính. - Ghi ngày tháng bắt đầu từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu - Đánh số trang của thẻ kho vật tư theo một thứ tự nhất định Sổ này gồm 8 cột Cột 1: Ghi số phiếu nhập kho, xuất kho Cột 2: Ghi ngày thàng năm của phiếu nhập kho và xuất kho Cột 4: Ghi đơn giá của từng loại vật liệu - nếu nhập kho ghi theo đơn giá nhập theo phiếu nhập - nếu xuất kho mày sẽ tự tính đơn giá xuất kho theo giá bình quân liên hoàn Cột 5,6: Ghi số lượng vật liệu nhập xuất kho theo từng phiếu nhập xuất kho tương ứng Cột 7: Ghi số lượng vật liệu tồn kho Số lượng vật liệu tồn kho = số lượng VL tồn đầu kỳ + số lương VL nhập trong kỳ - số lương VL xuất trong kỳ Cột 8: Ghi giá trị vật liệu tồn kho Đầu trang phải ghi số cộng tồn của tháng trước chuyển sang, cuối trang ghi số cộng tồn cuối tháng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho vật tư của kế toán với số liệu trên thẻ kho của thủ ko nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tình hình tồn kho. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ kho vật tư, sau đó căn cứ vào số liệu trên các dòng cộng này để ghi vào Báo cáo tình hình tồn kho vật liệu (mời xem biểu 9 ) Báo cáo này nhằm theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trong kỳ cả về số lượng và giá trị. Căn cứ và phương pháp lập báo cáo tình hình tồn kho vật liệu: Cột 9: Giá trị tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu tương ứng 5. Kế toán tổng hợp vật liệu ở Công ty XDBĐ 5.1 Kế toán nhập vật liệu: ở Công ty do quy mô lớn với đặc điểm sản xuất kinh doanh đa dạng phong phú do đó vật liệu cũng bao gồm nhiều loại và được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Với việc áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh việc tăng giảm vật liệu cũng theo trình tự: Từ chứng từ gốc ghi vào bảng kê nhập xuất vật liệu ghi vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối cùng ghi vào sổ cái tài khoản 152 Với nguồn vật liệu mua ngoài thì thuận lợi hơn vì trong điều kiện nền khinh tế thị trường khách hàng là thượng đế”, “thuận mua vừa bán” nên khi có nhu cầu mua vật tư, tuỳ thuộc vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty mà nhu cầu về vật tư nhiều hay ít. Do đó việc mua bán có thể mua theo hợp đồng hoặc theo phiếu báo giá của đơn vị bán. Nếu mua theo phiếu báo giá phải có sự ký duyệt đồng ý của lãnh đạo Công ty. Việc thanh toán số vật liệu được mua có thể thanh toán trước hoặc sau, thnah toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản…ứng với mỗi trường hợp thanh toán mà kế toán có sổ theo dõi riêng như sổ chi tiết tài khoản 331-Phải trả người bán, Sổ cái tài khoản 111- Tiền mặt,sổ cái tài khoản 141-Tạm ứng... ở Công ty vật liệu tăng do mua ngoài không có trường hợp “Có hoá đơn nhưng hàng chưa về” và trường hợp “Hàng thừa so với hoá đơn”.Do đó việc ghi sổ kế toán cũng như việc xử lý các trường hợp đơn giản hơn.Với trường hợp hàng về chưa có hoá đơn lúc này thủ kho ký nhận vào biên bản giao nhận hàng, nhưng chưa cho nhập kho, nếu trong thời gian này các đơn vị sản xuất cần nguyên liệu để sản xuất cho đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như kịp tiến đọ thi công công trình thì thủ kho sẽ tạm xuất và có sự ký nhận giữa thủ kho và đơn vị sản xuất. Sau đó khi hoá đơn về và có phiếu nhập kho do kế toán lập thì thủ kho mới cho nhập kho và kế toán lấy những chứng từ cần thiết để hạch toán ghi sổ bình thường. Khi một loại vật liệu nào đó về chuẩn bị nhập kho Công ty mà tổ KCS ( Kiểm tra chất lượng sản phẩm) phát hiện hàng thiếu so với hoá đơn thì thủ kho thường bắt đơn vị phải đổi hoá đơn khác cho khớp với số thực nhập, vì nó còn liên quan đến vấn đề thuế sẽ gây những bất lợi cho Công ty. Từ các chứng từ gốc vào sổ sách kế toán cũng như việc tính toán các số liệu sao cho chính xác thì đều do máy tính làm, do đó đã giảm được một khối lượng lớn công việc cho kế toán hơn nữa đảm bảo cho sự chính xác cao hơn. Song nó cũng không thể loại trừ được những thiếu sót nhất định, một số công việc kế toán vẫn phải làm thủ công như từ bảng kê vào chứng từ ghi sổ và từ chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đâng ký chứng từ ghi sổ. Do đó công tác kế toán chưa có sự thống nhất cao. Trong chương trình kế toán máy bao gồm nhiều danh mục kế toán như kế toán Tài sản cố định, kế toán vật tư, Báo cáo tài chính….Mỗi danh mục có hệ thống bảng biểu và các sổ sách tương ứng với từng loại kế toán, tuỳ từng yêu cầu của công tác kế toán mà ta vào các chương trình cho phù hợp. Với chương trình kế toán vật tư bao gồm các mục sau: -Nhập vật tư -Danh điểm vật tư -Xuất vật tư -Thẻ kho vật tư -Sửa xuất nhập -Lập báo cáo vật tư Ta có thể khái quát chương trình kế toán tổng hợp nhập vật liệu trên máy như sau: Từ các phiếu nhập kho như biểu 5 và biểu 7 ta váo chương trình “nhập vật tư” nhập các dữ liệu cần thiết vào máy như nhập số hiệu ngày tháng của chứng từ, ngày tháng ghi sổ, nội dung của phiếu nhập kho, mã vật liệu tên vật liệu, số lượng, đơn giá và thành tiền.Từ đó máy sẽ tự sắp xếp các chứng từ cùng loại và cho vào Bảng kê nhập tài khoản 152 ( mời xem biểu 10 phần phụ lục) Căn cứ vào bảng kê do máy lập kế toán dựa vào dòng tổng cộng để ghi vào chứng từ ghi sổ có liên quan.( mời xem biểu 11 ) Biểu 11: Chứng từ ghi sổ Số 489 Ngày 31 tháng 12 năm 1999 Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Nợ Có Nợ Có Nhập khẩu Bột CaCO3,nhập lõi thép từ Công ty khoá Minh khai và nhập phế liệu từ nhà máy nhựa 152 141 154 331 333 642 1.595.780.068 9.908.000 688.756.810 890.222.766 6.538.320 354.172 Cộng 1.595.780.068 1.595.780.068 Kèm theo một bảng kê và các chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng 5.2 Kế toán Xuất vật liệu: Vật liệu ở Công ty được xuất chủ yếu cho sản xuất kinh doanh, xuất bán và một phần xuất thuê gia công chế biến. Cũng tương tự như phần kế toán nhập vật liệu, từ các chứng từ xuất kho kế toán nhập vào máy các dữ liệu cần thiết. Nhưng ở phần xuất có thêm dữ liệu “xuất cho”, nếu là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì kế toán ghi Xuất cho sản xuất kinh doanh, nếu là Hoá đơn GTGT thì kế toán ghi Xuất cho bán.Làm như vậy để máy tính đơn giá xuất kho cho thuận tiện và kế toán hạch toán doanh thu được dễ dàng. Nếu xuất cho sản xuất kinh doanh thì máy tự tính đơn giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn và tính ra số thành tiền. Nếu xuất cho bán thì máy cũng tự hạch toán trị giá vốn vật liệu xuất kho như phần xuất cho sản xuất kinh doanh, còn kế toán sẽ hạch toán toàn bộ số tiền thu được ghi trên hoá đơn GTGT vào tài khoản doanh thu 511. Theo như hoá đơn GTGT ngày 31 tháng 12 năm 2002 số 023373 kế toán sẽ hạch toán phần doanh thu như sau: Nợ TK 511 2.324.000 Có TK 152 2.324.000 Còn máy sẽ tính ra trị giá vốn vật liệu xuất kho là: Giả sử : Ngày 27/12/02 xuất 565,7 kg lõi thép với đơn giá là 6074,5đ Ngày 29/12/02 nhập 648,6 kg với đơn gía là 6467,9đ Ngày 31/12/02 xuất bán 332 kg lõi thép Như vậy máy sẽ tự tính ra trị giá vốn của lõi thép xuất lúc này là; 565,7 x 6074,5 + 648,6 x 6467,9 Đơn giá = = 6284,62đ 565,7 + 648,6 Trị giá vốn vật liệu xuất kho = 332 x 6284,62 = 2.086.493,84 đ Sau khi nhập toàn bộ phiếu xuất kho và mày thì máy sễ cho ra một Bảng kê xuất tài khoản 152, ( mời xem biểu 12 Phần phụ lục) Kết cấu và phương pháp lập bảng kê này tương tự như phàn lập bảng kê nhập, chỉ khác Cột 1: Ghi tổng số tiền có tài khoản 152 Cột 2: Ghi số tiền của các tài khoản đối ứng với Có TK 152 Biểu 13: Chứng từ ghi sổ Số 406 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Diễn giảI Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, Xuất thuê gia công và xuất bán 331 621 632 152 586.400.000 99.689.732 57.800.286 725.890.000 Cộng 725.890.000 725.890.000 Kèm theo 1 bảng kê và các chứmg từ gốc Người lập Kế toán trưởng Kết cấu và phương pháp lập tương tự như phần lập chứng từ ghi sổ xuất vật liệu, chỉ khác: Cột 2: Ghi số hiệu các TK đối ứng với có TK 152 Cột 3: Ghi số hiệu Có TK 152 Cột 4: Ghi số tiền nợ của các Tk tương ứng với có TK152 Cột 5: Ghi tổng số tiền Có TK 152 Dòng cuối cùng phản ánh số tiền tổng cộng nợ có của chứng từ ghi sổ. Từ các chứng từ ghi sổ kế tóan ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, ( mời xem biểu 14 trang sau) * Kết cấu và phương pháp ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ này Công ty mở cho từng quý trong năm. Cột 1,2: Ghi số hiệu ngày tháng của chứng từ ghi sổ Cột 3: Phản ánh số tiền của từng chứng từ ghi sổ tương ứng , căn cứ vào số tiền ở dòng cộng của chứng từ ghi sổ. Đồng thời cũng chính từ các bảng kê nhập xuất của tái khoản 152 máy tự tập hợp và sắp xếp đưa vào sổ chi tiết TK 152 (Mời xem biểu 15 phần phụ lục) và Công ty dùng sổ này như là sổ cái TK 152 Kết cấu cũng như trình tự ghi chép của sổ này như sau: Sổ bao gồm 8 cột, mỗi cột lần lượt phản ánh các nội dung sau Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ Cột 2: Ghi số ghi sổ, số này phải khớp với số ghi sổ ghi trong bảng kê tài khoản tương ứng Cột 3,4: Phản ánh số hiệu và ngày tháng của từng phiếu nhập kho, xuất kho tương ứng Cột 5: Phản ánh nội dung của từng phiếu nhập và xuất Cột 6: Ghi số hiệu các TK đối ứng với TK 152 Cột 7,8: Lần lượt phản ánh số tiền nợ có của các TK đối ứng với TK 152 Cuối mỗi trang sổ phải ghi số tổng cộng để chuyển sang trang sau. Biểu 14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Quý 4 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Số Hiệu Ngày 1 2 3 4 5 6 402 403 ..... 405 406 31/12/9931/12/99 ....... 31/12/99 31/12/99 249.232.358 800.639.799 ............ 86.740.000 725.890.000 ......... 460 461 ........ 480 481 ..... 489 ..... 31/12/99 31/12/99 ....... 31/12/99 31/12/99 ...... 31/12/99 ...... 800.815.577. 1.456.320.000 ........... 1.560.890.000 4.560.000 ........ 1.595.780.068 ......... Các sổ kế toán khác có liên quan: Để theo dõi tình hình thanh toán việc mua bán nguyên vật liệu của Công ty với người bán, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán Sổ này được mở để theo dõi riêng cho từng khách hàng, phải ghi rõ ngày tháng năm mở sổ. Thông qua sổ này Công ty có thể nắm bắt được tình hình thanh toán cũng như số tiền mà Công ty còn nợ của khách hàng là bao nhiêu. Từ đó có hướng giải quyết cho thoả đáng, tránh được những bất lợi về tài chính cho cả Công ty và phía khách hàng. Kết cấu và phương pháp ghi chép sổ chi tiết TK 331: Sổ này bao gồm 7 cột trong đó: Cột 1: Ghi số ghi sổ tương ứng với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 2,3: Ghi số hiệu và ngày tháng tương ứng với từng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột 4: Phản ánh nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế Cột 5: Ghi số hiệu các TK đối ứng với Tk 331 Cột 6,7: Phản ánh lần lượt số tiền nợ có của TK 331 Cuối trang sổ phải ghi số tổng cộng để chuyển sang đầu trang sau. Ngoài sổ chi tiết TK 331 Công ty còn sử dụng một số sổ kế toán khác như sổ cái TK 111... PHần iii Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán ở công ty xây dựng bưu điện những đánh giá chung về tổ chức kế toán ở công ty. Ưu điểm. Hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp đều hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có một bước đi khác nhau và sử dụng những biện pháp khác nhau. Song một trong nhữngbiện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất xây dựng cơ bản, tổ chức kế toán là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, việc tăng cường quản lý Công ty và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là một trong những biện pháp hạ giá thành sản phẩm.ở Công ty Xây dựng Bưu Điện đây cũng là một vấn đề đang được ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng Bưu Điện vận dụng lý luận vào thực tiễn của công tác kế toán, tôi thấy có những mặt nổi bật sau. Về tổ chức bộ máy quản lý : Công ty đã xác định được bộ máy quản lý khoa học, cán bộ lãnh đạo có năng lực và có trình độ chuyên môn cao, có uy tín. Về tổ chức hoạt động sản xuất : Bộ máy tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả cho lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công xây lắp, quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất được tiến hành hợp lý, đạt kết quả tốt và phù hợp với khoa học hiện nay, Về bộ máy kế toán : Được phân công chức năng, nhiệm vụ từng người rất rõ ràng, cụ thể cộng với trình độ năng lực nhiệt tùnh, sự trung thực trong công tác của cán bộ phòng kế toán đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý tài chính của công ty. Về tổ chức sổ kế toán : Công ty áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ , hình thức này rất phù hợp quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Mặt khác hình thức này rất thuận tiện cho việc cho việc sử dụng kế toán máy. Công ty đã trang bị đầy đủ máy vi tính cho cán bộ phòng kế toán làm việc. Kế toán sử dụng máy vi tính dã giảm bớt được việc ghi chép và tính toán, tạo điều kiện thuận lợi trong thu thập xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng kịp thời cũng như tăng thêm niềm tin trong các báo cáo tài chính. Về công tác tổ chức kế toán : Công ty xác định được mô hình hạch toán khoa học, hợp lý, phù hợp với nền kinh tế thị trường. Từ công tác hạch toán ban đầu việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ được tiến hành khá cẩn thận, đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh được sự phản ánh sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó ban kiểm toán nội bộ của công ty hoạt động chặt chẽ, có hiệu quả đảm bảo tính hợp lý trung thực của thông tin kế toán. - Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng dã không ngừng được hoàn thiện và đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, các chỉ tiêu kinh tế giữa bộ phận kế toán với các bộ phận có liên quan. Đồng thời số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực, chính xác rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu. Do đó về cơ bản tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty đã phù hợp với các điều kiện cụ thể của Công ty với quy mô sản xuất lớn phục vụ ngành BCVT, công nghiệp dân dụng trong nền kinh tế, phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trường. - Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu và xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu rõ ràng thống nhất trong toàn Công ty, phục vụ tốt cho công tác quản lý vật liệu và thực hiện chương trình kế toán trên máy. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do