Chuyên đề ISO 9000 và vấn đề áp dụng ISO 9000 vào xây dựng hệ thống tài liệu của Công ty chế tạo điện cơ Hà Nội

sản phẩm của Công ty sản xuất thì có tới 70 % sản phẩm có công suất từ 15 KW trở xuốn. Riêng các loaị động cơ có công suất 3 KW, 7,5 KW, 11KW chiếm tới 60 % tổng sản phẩm. Nội dung cơ bản của quy trình sản xuất trong công ty có thể khía quát như sau: Từ nguyên liệu chủ yếu là tôn silic, dây điện từ, nhôm, thép, tôn tấm và các bán thành phẩm mua ngoài thông qua bước gia công như : Dập phôi, dập hoa to, stato, dập và épa cánh gió, lắp gió, đúc nhôm tạo stato. Gia công cơ khí, tiện, tiện nguội, phay, gò hàn. Sau đó sản phẩm động cơ diện được bảo vệ trang trí bề mặt, lăps giáp thành phẩm, KCS sản phẩm xuất xưởng, bao gói và nhập kho. 2.1.3. Đặc điểm về thị trường Khách hàng của Công ty CTAMAD là các Công ty chế tạo bơm, Tông công ty thép, Tổng công ty xi măng, Tổng công ty phân bón và hoá chất. Tổng công ty mía đường, Tổng công ty điện lực Việt Nam… và người tiêu dùng trong cả nước. Nhu cầu thị trường trong nước đa dạng và phức tạp với nhiều loại nhu cầu từ động cơ có công suất 0,12 KW trọng lượng 3 kg/chiếc đến loại động cơ có công suất 2500 KW trọng lượng 23 tấn/ chiếc. Trong cùng loại động cơ công suất giống nhau có thể có tám loại với nhiều cấp vòng bi khác nhau, kiểu lắp đặt khác nhau. Nhu cầu từng loại khác nhau không đồng đều có những loại chỉ có một chiếc. Thị trường của Công ty gồm: Thị trường đầu vào, nguyên vật liệu chính của Công ty là các sản phẩm của ngành cơ khí, luyện kim như sắt, thép, nhôm, gang…và một số vật tư phụ. Đầu vào của Công ty chủ yếu mua ở trong nước. Thị trường đầu ra: Hiện nay Công ty có mạng lưới tiêu thụ phân bố ở 61 tỉnh, thành phố thông qua các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Nhìn chunh thị trường của Công ty chủ yếu là nội địa nhưng hiện nay Công ty đangcó xu hướng xuất sang một số thị trường nước ngoài như Lào, Campuchia. Đối thủ cạnh tranh của Công ty: Hiện nay đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Công ty là Công ty chế tạo máy Việt Nam – Hungary sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm tương đối giống sản phẩm của Công ty. Ở miền Nam là Công ty thiết bị điện 4 sản xuất động cơ trung bình và nhỏ. 2.1.4. Đặc điểm về lao động. Đến năm 2009 tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 630 người trong đó: -Nữ là 190 người . -Nam là 440 người. Trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty là từ trung cấp trở nên trong đó có 150 người có trinhf độ đại học. 2.1.5. Đặc điểm về máy móc thiết bị và công nghệ. Thiết bị máy móc trong công ty chủ yếu là được đưa vào sử dụng từ những năm 60- 70 có nguồn gốc từ các nước như : Đức , Trung Quốc, Việt Nam cho đến nay đã tương đối lạc hậu và năng xuất thấp. Tuổi thọ trung bình của máy móc trong công ty là 30 năm. Tình hình máy móc thiết bị trong công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng số lượng máy móc thiết bị công ty Chế tạo Điện cơ. STT Tên thiết bị Số lượng STT Tên thiết bị Số lượng 1 Nhóm máy động lực 14 11 Khoan bàn 17 2 Nhóm máy tiện 46 12 Máy dập 10 3 Nhóm máy tiện 9 13 Máy uốn 2 4 Nhóm máy phay 8 14 Máy cắt 3 5 Máy bào 8 15 Máy búa 2 6 Máy mài 10 16 Nhóm lò 7 7 Máy mài 2 đá 2 17 Các thiết bị khác 18 8 Máy mài bavia 1 18 Máy thử nghiệm biến áp 7 9 Máy doa 5 19 Thiết bị nông la 28 10 Khoan uốn 7 20 Máy nghiền 2 Bảng 1 Trong những năm gần đây công ty đã có nhiều thay đổi đầu tư nhiều cho máy móc thiết bị vì vậy mà tình hình về máy móc thiết bị trong công ty đã có những thay đổi đáng kể : +Trang bị máy mới thay thế máy cũ làm việc gây ồn. + Cải tiến làm bảo dưỡng sửa chữa, sơn mới máy móc. + Tăng cường sử dụng phun nước áp lựccao làm sạch vạt đúc và nơi làm việc. +Thiết kế kỹ thuật luôn được cải tiến để tiết kiệm nguyên liệu qua đó giảm phế thải. + Áp dụng công nghệ đúc phay bằng nhôm. 2.1.6. Đặc điểm về nguyên liệu. Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành từ 70%- 75% nên chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn nhất đến giá thành sản phẩm. Năm 2008 chi phí nguyên vật liệu là 32 tỷ. Năm 2009 chi phí nguyên vật liệu là 37 tỷ trong đó : +Nguyên vật liệu chính 33,3 tỷ + Nguyên vật liệu phụ là 3,7 tỷ. Nguyên vật liệu chính gồm có: Thép, gang, đồng, nhôm , vòng bi… Nguyên vật liệu phụ gồm có : Sơn , dầu cách điện, nhựa thiếc.. Mức tiêu hao nguyên vật liệu thông thường cho một động cơ được sản xuất tại công ty là : Thép 35%, Nhôm 5%, vòng bi (2 vòng bi) 10%, gang 20 %, nguyên vật liệu phụ 10%. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công ty : +Thép chủ yếu do công ty thép Thái Nguyên cung cấp. + Gang cũng cung cấp từ công ty thép Thái Nguên . + Vòng bi công ty cơ khí. Nguên vật liệu phụ được mua trên thị trường nội địa. Công ty lựa chọn nguồn cung ứng chủ yếu trong nước. Đối với nguyên vật liệu chính thường chọn người cung ứng cố định để đạt giá cả hạ và chất lượng ổn định III. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong một số năm gần đây Kể từ khi thành lập đến nay việc sản xuất kinh doanh của Công ty không khỏi có những thăng trầm nhưng nói chung nó không ngừng phát triển, từ việc sản phẩm Công ty chỉ phục vụ cho thị trường miền Bắc đến nay đã vươn rộng qua khắp cả nước. Ta có thể thấy được hiện trạng sản xuất kinh doanh của Công ty qua bảng sau: Năm 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Sản lượng 23142 23250 25292 28210 35000 37000 Doanh thu(tr.đ) 37269 38250 46250 54600 62000 68000 % tăng sản lượng 0.467% 8.78% 11.54% 24.06% 5.71% % tăng doanh thu 2.63% 20.91% 18.05% 13.55% 9.67% Bảng 3 Qua bảng trên ta thấy rằng doanh thu của Công ty qua các năm đều tăng, tuy các năm tăng có khác nhau, tăng cao nhất năm 2006 là 20.91%, thấp nhất là năm 2004/2005 là 2.63%. Còn sản lượng qua các năm của Công ty cũng đều tăng, tăng cao nhất là năm 2008/2007 là 24.06%, thấp nhất là năm 05/04 là 0.67%. Nói chung tốc độ tăng sản lượng thấp hơn tăng doanh thu. Bảng một số chỉ tiêu tài chính của Công ty: Năm 2006 2007 Tốc độ 2008 Tốc độ Doanh thu 46,,25 54,6 17,39 62 14,81 Thu nhập bình quân/t 1,5 1,6 6,67% 1,65 3,13% Lợi nhuận TT 1,8 2,1 16,67% 2,5 19,05% Thuế phải nộp 2,878 3,372 17,25% 3,9 4,64% Khấu hao 120,28 125,92 4,69% 138,61 10% Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 4,38 4,55 3,9% 5,0 9,9% Bảng 4 Từ số liệu trên ta thấy các chỉ số tài chính của công ty qua các năm đều tăng như năm 2008: doanh thu tăng 14,81% thu nhập bình quân đầu người tăng 3,13 %, lợi nhuận trước thuế 19,05%, thuế phải nộp 4,64% ,khấu hao10% so với năm 2007. Về tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước ta có bảng sau: (Bảng 7) Chỉ tiêu Số còn phải nộp đầu năm Số phát sinh Luỹ kế từ đầu Số còn phải nộp Phải nộp Đã nộp Phải nộp Đã nộp I. Tổng thuế -0,0028 1.Thuế GTGT nội địa -0,0028 0,4466 0,4466 0,8069 0,8069 2.TGTGT bán hàng xuất khẩu 0,0044 0,0044 0,05 0,05 3.THôNG TINĐB 0,231 0,231 0,19 0,19 4. Thuế nhập khẩu 0,07 0,07 0.0081 0,0081 5. Thuế TNDN 0,3567 0,8 0,7722 0,954 0,905 0,0672 6.Thuế vốn 1,430 0,15 0,15 0 0 1,430 7.Thuế tài sản 0,08 0,08 0,1 0,1 8.Tiền thuế đất 0,006 0,006 0,012 0,012 9.Các loại khác 0,012 0,012 0,03 0,03 II. Các khoản phải nộp khác 0,001 0,001 Tổng cộng 1,784 1,8 1,7728 2,142 2,102 1,495 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng công ty đã hoàn thành tương đối đầy đủ nghĩa vuh thuế của mình đối với nhà nướcmặc dù công ty đã gặp phải một số khó khăn nhất định. Trong các loại thuế phải nộp của công ty thì thuế vốn là lớn nhất 1,43 tỷ đồng còn các khoản thuế khác thì tương nhỏ dưới 1tỷ. 2.2 Thực trạng xây dựng hệ thống tài liệu tại công ty 2.2.1. Giới thiệu chung về hệ thống tài liệu của công ty Hệ thống tài liệu của công ty được định nghĩa là những tài liệu bằng văn bản được soạn thảo hoặc sử dụng cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Hệ thống tài liệu của công ty bao gồm: Chính sách chất lượng: Là ý đồ định hướng chung của công ty có liên quan đến chất lượng Mục tiêu chất lượng: Là điều công ty định tìm kiếm hay hướng tới có liên quan đến chất lượng Sổ tay chất lượng: Là tài liệu cung cấp những thông tin nhất quản cả cho nội bộ và bên ngoài về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Kế hoạch chất lượng: Là tài liệu mô tả cách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với một sản phẩm dự án hợp đồng cụ thể Yêu cầu, quy định tiêu chuẩn: Là tài liệu công bố các yêu cầu Thủ tục chỉ dẫn các công việc và bản vẻ: Là tài liệu cung cấp các thông tin và cách thức tiến hành các hoạt động và quá trình một cách nhất quán. Hồ sơ chất lượng: Là tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả thực hiện Hệ thống tài liệu của công ty được chia làm 4 tầng như hình vẽ sau: 1 2 3 4 Tầng 1: Bao gồm sổ tây chất lượng, chính sách và mục tiêu chất lượng Tầng 2: Bao gồm thủ tục quy định quy trình Tầng 3: Quy trình hướng dẫn công việc, mẫu biểu, quy định kỹ thuật tiêu chuẩn quy phạm, điều lệ, kế hoạch chất lượng Tầng 4: Hồ sơ chất lượng Ta thấy rằng mỗi tổ chức phải xác định mức độ, phạm vi của hệ thống quản lý tài liệu cần thiết và phương tiện thông tin được sử dụng. Điều này phụ thuộc vào các yếu tố như sau: Quy mô của tổ chức, loại hình tổ chức Sự phức tạp và tương tác của các quá trình. Sự phức tạp của sản phẩm, tầm quan trọng của các yêu cầu của khách hàng Các yêu cầu về luật cần áp dụng Năng lực của nhân viên Mức độ cần thiết để chứng tỏ việc thực hiện yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng Khi xây dựng hệ thống tài liệu cần chú ý giữa mức độ văn bản hoá và trình độ kỹ năng. Thông thường nếu trình độ kỹ năng của người thao tác càng cao thì càng cần ít văn bản và hướng dẫn. Nếu không lưu ý tới điểm này tổ chức có thể rơi vào một trong hai trạng thái hoặc quá nhiều văn bản dẫn tới quan liêu giấy tờ hoặc không đủ văn bản hướng dẫn áp dụng dẫn tới trình trạng lộn xộn thiếu thống nhất. Ngoài ra mức độ văn bản hoá cũng tuỳ thuộc vào quy mô tổ chức và loại hình công nghệ sản phẩm theo nghĩa quy mô càng to thì càng cần nhiều văn bản. Một điều mấu chốt khi xây dựng hệ thống tài liệu: Khách hàng chủ yếu của hệ thống tài liệu là nhân viên của tổ chức Bản thân của hệ thống tài liệu không phải là mục đích mà còn phải là một hoạt động làm gia tăng giá trị nếu một tài liệu nào không làm gia tăng giá trị thì cần mạnh dạn gạt bỏ. 2.2.2. Ý nghĩa của hệ thống tài liệu Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi tổ chức phải xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng dạng tài liệu. Tài liệu là mọi dữ liệu có ý nghĩa và môi trường hỗ trợ chúng. Tài liệu có thể là quy định kỹ thuật, quy tắc điều hành bản vẽ, báo cáo tiêu chuẩn. Môi trường có thể là giấy, đĩa từ, điện tử hay quang ảnh hay tổ hợp các dạng trên. Một hệ thống tài liệu tạo khả năng thông báo các ý định và sự nhất quán các hành động. Việc sử dụng hệ thống tài liệu sẽ giúp tổ chức: Đạt được chất lượng sản phẩm và là căn cứ cải tiến chất lượng và duy trì các cải tiến đã được, thông qua việc: + Giúp người quản lý hiểu được những gì đang xẩy ra và chất lượng thực hiện củ chứng qua đó có thể đo lường theo dõi được hiệu năng của các quá trình hiện tại những gì cần có cải tiến và kết quả của những cải tiến đã đạt được. + Duy trì những cải tiến nhận được nhờ những quy tắc điều hành được tiêu chuẩn hoá dưới dạng tài liệu Đào tạo nhân viên Lặp lại công việc một cách thống nhất và là cơ sở để truy tìm nguồn gốc khi cần Cung cấp bằng chứng khách quan khi đánh giá hệ thống tài liệu là bằng chứng khách quan rằng các thủ tục quá trình đã được xác định và kiểm soát. Đánh giá tính hiệu lực và sự thích hợp của hệ thống quản lý chất lượng Ta có thể minh họa vai trò của hệ thống tài liệu qua hình vẽ nó được ví như hòn chèn để giữ lại các thành quả đã đạt được do quá trình cải tiến đem lại: Chất lượng đã cải tiến Sức cản Động lực Hệ thống tài liệu 2.2.3. Qúa trình xây dựng hệ thống tài liệu tại công ty Sau khi đã chỉ định người điều phối dự án chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống tài liệu và nghiên cứu kỹ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 nói chung quá trình xây dựng hệ thống tài liệu hiện tại công ty bao gồm các bước sau: Bước 1: Phân tích khái quát quá trình Mục đích của bước công việc này là: + Xác định quá trình chủ yếu cần có trong hệ thống quản lý chất lượng đặc biệt là trong quá trình kinh doanh để đảm báo công việc được trôi chảy và có hiệu quả từ lúc đặt quan hệ với khách hàng đến lúc giao sản phẩm. + Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên những yêu cầu của ISO 9001 để qua đó quuyết định yêu cầu nào có thể áp dụng đồng thời, nhận biết quá trình nào cần phải tiến hành để thỏa mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn, lưu ý rằng mọi sự ngoại lệ có thể chỉ nằm trong điều 7 với điều kiện sự ngoại lệ này không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Quá trình chính và quá trình hỗ trợ Trong bất cứ tổ chức nào cũng tồn tại 2 quá trìng: Các quá trình chính gắn với quá trình kinh doanh của Công ty và các quá trình hỗ trợ. Nhiều tổ chức gặp khó khăn ngay từ bước đầu đặc biệt là các tổ chức dịch vụ vì không xác định được quá trình kinh doanh, không xác địng được đầu vào, các quá trình trung gian và đầu gia để từ đó gắn với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Mỗi quá trình chính thường gấn với một bộ phận chức năng, phòng ban hay khu vực tổ chức. Số lượng các quá trình chính thường phụ thuộc vào loại hình sản phẩm, mức độ phức tạp, qui mô loại hình tổ chức. Từ các đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó là công ty chế tạo điện cơ chuyên sản xuất và kinh doanh thiết bị điện, công ty đã xác định quá trình chính bao gồm: Hoạch định việc tạo sản phẩm; Các quá trình liên quan đến khách hàng; Thiết kế và phát triển; Mua hàng; Kiểm soát quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ; Nhận biết và xác định nguồn gốc; Kiểm soát tài sản của khách hàng; Kiểm tra thử nghiệm sản phẩm; Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; Dịch vụ sau khi bán; Bảo toàn sản phẩm. Các quá trình hỗ trợ bao gồm cả quá trình quản lý và phục vụ cho quá trình chính. Các quá trình hỗ trợ thường vận hành ngang qua nhiều bộ phận chức năng hay phòng ban trong tổ chức, ví dụ quá trình hỗ trợ của công ty như sau: Các quá trình quản lý chung: xem xét, đánh giá, theo dõi; Quá trình đào tạo; Qúa trình cải tiến; Quá trình quản lý thông tin… Mỗi quá trình bao gồm nhiều công việc, đối với phần lớn các quá trình một số công việc có trình tự nối tiếp nhau. Trong một số quá trình khác các công việc không theo một trật tự mà chỉ là một tập hợp các công việc cần phải làm. Khi mô tả mạng lưới quá trình tốt nhất là nên dùng lưu đồ vì nó là hình thức mô tả quá trình dưới dạng biểu đồ. Trách nhiệm đối với quá trình Với mỗi quá trình phải có người chịu trách nhiệm. Nừu qúa trình chỉ có liên quan đến một đơn vị thì người phụ trách đơn vị sẽ là người chịu trách nhiệm. Đối với quá trình có sự liên kết giữa nhiều phòng ban hay bộ phận phải chỉ định người chịu trách nhiệm chung việc thực hiện quá trình. Trách nhiệm đối với hoạt động hàng ngày của quá trình hay còn gọi là trách nhiệm vận hành phải được quy định cho những người làm việc trong quá trình. Các cán bộ quản lý, đốc công hay trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm giám sát và có thể uỷ quyền hành động trên từng điểm. Kết luận khái quát về quá trình Sau khi đã xác định được các quá trình chính và quá trình hỗ trợ có thể kết luận được các điều sau đây: Điều nào của ISO 9001 không áp dụng được với công việc của tổ chức. Tương ứng giữa các điều của ISO 9001 và các quá trình đang tồn tại trong tổ chức. Những quá trình nào phải đưa vào hệ thống quản lý chất lượng. Những tài liệu nào cần thể hiện dưới tầng 2, tầng 3. b. Bước 2: Phân tích quá trình Việc phân tích qúa trình nhằm xem xét, đánh giá trình độ hiện tại của quá trình qua đó lập kế hoạch cụ thể về việc xây dựng các thủ tục, hướng dẫn cần thiết để quá trình được kiểm soát đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. Khi phân tích các quá trình cần chú ý trả lời 5 câu hỏi: Công việc nào cần làm trong quá trình? Cách thức để làm công việc này, ai làm? Các tiêu chuẩn quy định cần phải tuân thủ, các hướng đẫn hay chuẩn mực tay nghề cần thiết? Các hoạt động kiểm tra nào cần có? Nguồn lực cần thiết? Việc phân tích một quá trình thường qua các bước sau: Bước 1: Xác định mục đích và phạm vi của quá trình Quá trình hiện có nhằm mục đích, mục tiêu gì áp dụng cho những đơn vị nào, khu vực hoạ động nào trong công ty. Bước 2: Thu thập thông tin chi tiết về quá trình. Trong bước này phải trả lời những câu hỏi sau: + Quá trình bắt đầu như thế nào? + Trình tự các công việc trong quá trình? + Ai thực hiện từng công việc? + Các nhiệm vụ phải làm với từng công việc? + Các quy định, chế định có liên quan? + Phải sử dụng các hướng đẫn, tài liệu hay biểu mẫu nào? + Các kỹ năng yêu cầu là gì? + Các công việc nào trong nội bộ doanh nghiệp sẽ có liên quan? + Đầu ra của quá trình? Khi phân tích phải căn cứ vào thực tế hiện thời cho từng quá trình chứ không phải là thiết kế lại quá trình. Đương nhiên qua phân tích, tổ chức sẽ nhận biết được những khu vực yếu kém cần được cải tiến cho phù hợp. Bước 3: Ghi nhận thông tin bằng phương pháp mô tả hay lưu đồ. Theo phương pháp mô tả ta lập một bản liệt kê từng công việc dưới dạng một tập hợp công việc hay trình tự. Cách này phù hợp khi phân tích các quá trình không phức tạp. Các lưu đồ xây dựng khi phân tích quá trình có thể rất chi tiết. Tuy nhiên trong từng lưu đồ cuối cùng trình bày trong các thủ tục không cần thiết phải có cùng mức độ chi tiết về các dạng thông tin mà chỉ yêu cầu có những thông tin phù hợp cho người đọc dễ theo dõi các bước đi của thủ tục. Bước 4: Bổ sung So sánh tài liệu thu được với các yêu cầu của tiêu chuẩn iso 9000 tìm ra những lỗ hổng cần bổ sung trong giai đoạn này nên có đóng góp của các bộ phận có liên quan các chuyên gia có kinh nghiệm. Lưu ý rằng rất nhiều tài liệu thu được trong bước này có thể được sử dụng để đưa vào hệ thống quản lý chất lượng mới. Khi việc phân tích và bổ sung đã hoàn tất cần kiểm tra lại xem quá trình : + Có thõa mãn mục đích của nó không +Không còn những điểm yếu kém + Thõa mãn các yêu cầu thích hợp của iso 9000 c. Bước 3: Viết tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng. Đây là giai đoạn cuối cùng, trên cơ sở phân tích trong giai đoạn trên tổ chức tiến hành viết các tài liệu trong hệ thống bao gồm cả việc lấy ý kiến đóng góp xem xét phê duyệt ban hành. Tổ chức cần lập danh mục các tài liệu cầnviết phân công và lập tiến độ cụ thể. Trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu của mình công ty luôn bám sát theo các nguyên tắc viết tài liệu đó là: Nội dung các văn bản đơn giản rõ ràng ngắn gọn Phản ánh đúng thực tế hoạt động cần kiểm soát đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn Không sao chép chứng từ các tổ chức khác Khối lượng văn bản phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người thực hiện 2.2.4. Kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu tại công ty Bản kế hoạch này được ban chỉ đạo lập ra và được công bố phổ biến trong toàn công ty: Bản kế hoạch(bảng 8) STT Nội dung công việc Cán bộ làm việc với tổ chức tư vấn Ngày thực hiện Ngày hoàn thành 1 Đào tạo nhận thức về iso Phòng tổ chức 09/01/2006 19/01/2006 2 Đánh giá hiện trạng quản lý chất lượng tại công ty Phòng quản lý chất lượng 23/01/2006 30/01/2006 3 Đào tạo hướng dẫn xây dựng HTTL theo iso 9001 Phòng tổ chức 29/01/2006 04/01/2006 4 Hướng dẫn cấu trúc và các nội dung của sổ tay chất lượng Giám đốc 10/02/2006 13/02/2006 5 Xác định các quá trình trong công ty và các quy định cần biết Các đơn vị 14/02/2006 20/02/2006 6 Viết quy trình kiểm toán tài liệu, hồ sơ Phòng quản lý chất lượng 21/02/2006 27/02/2006 7 Lập kế hoạch chất lượng và viết quy trình sản xuất Các phân xưởng 28/02/2006 10/03/2006 8 Xây dựng và xem xét chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng Giám đốc 15/03/2006 19/03/2006 9 Viết quy trình đào tạo quản lý cán bộ Phòng tổ chức 13/03/2006 23/03/2006 10 Viết quy trình mua hàng Phòng kinh doanh 09/03/2006 23/03/2006 11 Xây dựng các tiêu chuẩn NVL và sản phẩm Phòng kinh doanh 09/03/2006 15/03/2006 12 Lập quy trình và hướng dẫn công việc cho các sản phẩm Các phân xưởng 15/03/2006 20/03/2006 13 Theo dõi và đo lường các quy trình Phòng kỹ thuật 25/03/2006 02/04/2006 14 Cách thức kiểm soát máy móc thiết bị Phòng kỹ thuật 25/03/2006 02/04/2006 15 Cách thức theo dõi và đo lường sản phẩm Phòng quản lý chất lượng 03/04/2006 12/04/2006 16 Cách thức kiểm soát quy trình sản xuất hàng hoá và dịch vụ Phòng kỹ thuật 03/04/2006 13/04/2006 17 Nhận diện và truy tìm nguồn gốc sản phẩm Phòng quản lý chất lượng 02/04/2006 12/04/2006 18 Kiểm soát tài sản khách hang Phòng kinh doanh 04/04/2006 14/04/2006 19 Quá trình xem xét yêu cầucủa khách hàng Phòng kinh doanh 10/04/2006 02/06/2006 20 Quá trình kiểm soát đo lường và cải tiến Phòng quản lý chất lượng 14/04/2006 25/04/2006 21 Cách thức kiểm soát sản phẩm không phù hợp Phòng quản lý chất lượng 20/04/2006 10/05/2006 22 Hành động khắc phục phòng ngừa Phòng quản lý chất lượng 06/05/2006 05/05/2006 23 Quy trình đánh giá nội bộ Phòng quản lý chất lượng 06/05/2006 15/05/2006 24 Cách thức phân tích dữ liệu Phòng quản lý chất lượng 06/07/2006 15/07/2006 Đây là bản kế hoạch chung cho toàn bộ hệ thống văn bản còn đối với việc xây dựng từng tài liệu cụ thể sẽ do người đứng đầu chịu trách nhiệm lập. Đây cũng là cơ sở cho việc theo dõi đánh giá công tác xây dựng hệ thống tài liệu. 2.2.5. Công tác xây dựng chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng Với chính sách chất lượng Đây là mục đích và phương hướng tổng thể của tổ chức liên quan đến chất lượng. Vì tầm quan trọng của nó nên chính sách chất lượng phổ biến đến toàn thể công ty. Trưởng các đơn vị có nhiệm vụ truyền đạt cho nhân viên thấu hiểu tổ chức thực hiện và duy trì chính sách chất lượng trong mọi hoạt động của đơn vị mình. Trên cơ sở chính sách chung về hoạt động kinh doanh của công ty cùng với việc phân tích dữ liệu về hoạt động chất lượng, xu hướng chất lượng trên thị trường cũng như những đòi hỏi về chất lượng của khách hàng hiện tại và tương lai chính sách chất lượng sẽ được xem xét và thông qua tại cuộc họp của ban lãnh đạo công ty. Công ty cũng xác định chính sách chất lượng phải được xây dựng sao cho nó hỗ trợ được việc thực hiện các chính sách khác. Chính sách chất lượng của công ty được đưa ra như sau: Mục tiêu hàng đầu của công ty chế tạo Điện cơ Hà Nội là hướng tới làm thõa mãn cao nhất các nhu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm có chất lượng xứng đáng là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành chế tạo điện Việt Nam. Để đạt được mục tiêu trên chúng tôi cam kết: + Luôn tìm hiểu yêu cầu và lắng nghe ý kiến nhằm thõa mãn cao nhất những nhu cầu của khách hàng + Chọn hệ thống ISO 9001: 2000 làm mô hình đảm bảo chất lượng của công ty và ưu tiên dành đủ nguồn lực để thực hiện tốt hệ thống + Hệ thống chất lượng thường xuyên được xem xét và cải tiến + Chính sách chất lượng được phổ biến cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty thấu hiểu và thực hiện Mục tiêu chất lượng Mục tiêu chất lượng là điều có liên quan đến chất lượng mà một tổ chức tìm kiếm hay nhắm tới. Nếu ta xây dựng được một mục tiêu chất lượng đúng mức sẽ góp phần tác động tích cực đến: Chất lượng sản phẩm Hiệu lực của các hoạt động tác nghiệp Kết quả hoạt động tài chính Sự thõa mãn và tin tưởng của khách hàng Do ý nghĩa to lớn của mục tiêu chất lượng nên công ty cũng coi trọng đến công tác xây dựng chúng. Công ty xác định rằng mục tiêu chất lượng phải được xây dựng sao cho nó thõa mãn được các điều kiện cụ thể đó là: Cụ thể, thực tế, hợp lý, có quy định rõ thời hạn. Mục tiêu chất lượng không phải khó đạt được tuy nhiên phải phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp Mục tiêu chất lượng phải đo lường được Mục tiêu chất lượng tại công ty được xây dựng như sau: Thu thập thông tin và phân tích sơ bộ Công ty xác định các thông tin sau cần phải được thu thập và phân tích: + Yêu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức và thị trường mà tổ chức tham gia + Kết quả của các cuộc họp xem xét có liên quan + Sản phẩm hiện tại và hoạt động của các quá trình + Mức độ thõa mãn của các bên quan tâm + Các kết quả tự đánh giá + So với mốc chuẩn, phân tích đối thủ cạnh tranh các cơ hội cải tiến + Các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu Khi các thông tin này được thu thập và phân tích sơ bộ sang một cuộc họp ban lãnh đạo được tổ chức trong đó có sự tham gia của tất cả các đơn vị phòng ban trong công ty trong từng năm và trong từng thời kỳ. Giám đốc công ty công bố và phổ biến mục tiêu này trong toàn công ty. Đối với mục tiêu chất lượng của mỗi đơn vị phòng ban trong công ty sẽ do đơn vị đó tự tổ chức xây dựng căn cứ vào mục tiêu chất lượng chung của công ty. Cụ thể mục tiêu chất lượng của công ty năm 2009 như sau: Hoàn thành công việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sang phiên bản 2000 đúng kế hoạch vào tháng 8/2009. Cải tiến mẫu mã sản phẩm: Thân động cơ các dẫy 3k160, 3k132, 3k112, 3k90 sẽ có sản phẩm được đúc bằng mẫu kim loại. Thân lắp hộp động cơ 3k112 – 132 và 3k160 thay bằng nắp tôn. Roto của các đông cơ 7,5kw – 15000 v/ph, 5,5kw – 15000 v/ph và các động