Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH sản xuất và dịch vụ thương mại Hoàng Gia

c bộ máy quản lý của công ty 1. Mô hình bộ máy quản lý Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh được thể hiện qua sơ đồ sau giám đốc Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh Chi nhánh TP. HCM phòng tc kế hoạch phòng tổng hợp P.tổ chức hành chính II Phòng nghiệp vụ I Phòng nhập khẩu VI V IV 2. Nguyên tắc hoạt động Các phòng ban và đơn vị phụ thuộc vào công ty đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty và đảm bảo một số nguyên tắc sau - Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước nhà nước và Bộ thương mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty. - Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty được quyền chủ động sản xuất kinh doanh trên cơ sở các phương án , được phòng tài chính -kế hoạch và GĐ duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi - Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ về toàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc chấp hành pháp luật 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh a. Bộ phận quản lý * Phòng tổ chức hành chính : 7 người đảm bảo chức năng kế hoạch tổng hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tin chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ - Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty - Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấy tờ , thư từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty. - Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người - Tham mưu cho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phương án đó - Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty - Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ ... - Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty - Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên * Phòng tổng hợp: 2 người thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax... b. Bộ phận kinh doanh * Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 người Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nước, tìm hiểu thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinh doanhcủa mình cho cấp trên *Phòng nghiệp vụ II: Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trường, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả .Lập phương án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên. * Phòng nghiệp vụ IV:6 người Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren * Phòng nghiệp vụ V: 5 người Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty được phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập phương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty *Phòng nghiệp vụ VI: 5 người Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren *Phòng nhập khẩu :20người Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép nhận như máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,... Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt .Đồng thời được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn được giao IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6người (1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi người trong phòng đều được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Được minh hoạ theo sơ đồ sau : Sơ đồ 2 Kế TOáN TRƯỏNG TRƯởNG PHòNG TCKH CáC Bộ PHậN KT TạI CÔNG TY PHòNG Kế TOáN CHI NHáNH TP.HCM THủ KHO KIÊM THủ QUỹ KếTOáN TIềN LƯƠNG KếTOáN THANH TOáN KếTOáN CÔNGNợ P.PHòNG TC-KH KếTOáN T.HợP P.PHòNG TC-KH Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản . - Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trước đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trước. -Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh . - kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu. - Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho . - Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả 2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng . - Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. - Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp -Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi tiết ... Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty. - Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : . Báo cáo kết quả kinh doanh . Báo cáo chi phí kinh doanh . Bảng cân đối kế toán . Thuyết minh báo cáo tài chính 3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ CHứNG Từ GốC Sổ NHậT Ký ĐặC BIệT(NếU Có) NHậT Ký CHứNG Từ Sổ THẻ Kế TOáN CHI TIếT BảNG TổNG HợP CHI TIếT Sổ CáI BảNG CÂN ĐốI Số PHáT SINH BáO CáO TàI CHíNH ghi hàng ngày ghi cuối tháng ,định kỳ quan hệ đối chiếu B/ Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia. I/ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đặc điểm kế toán bán hàng và tình hình quản lý bán hàng ở công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia. a. Đặc điểm hàng hoá ccủa công ty TNHH sx&dịch vụ TM Hoàng Gia. Hàng hoá của công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia. bao gồm nhiều loại như hàng thêu , xe máy , hoá chất , vòng bi , hàng dệt kim ...Vì là một công ty xuất -nhập khẩu cho nên hàng hoá của công ty rất đa dạng . Công ty gia công hàng xuất khẩu theo các đơn đặt hàng của các hãng nước ngoài và cả các hãng trong nước Mặt khác trong các đơn đặt hàng lại có nhiều loại hàng , chính điều đó đòi hỏi kês toán bán hàng phải nhanh nhạy nắm bất chi tiết từng loại mặt hàng VD: Một hãng ở CANADA đặt hàng thêu Tiên Nguyên với các loại hàng như : Chăn, gối Tạp dề, Túi thêu ở công ty Hoàng Gia quá trình sản xuất theo cách khoán gọn . Khi khách hàng đặt hợp đồng , đồng thời họ đưa vật liệu gồm vải kim chỉ ,....cho bên được đặt hàng sau đó từng phân xưởng đảm nhiệm từng công việc cụ thể cho đến khi hàng được hoàn thành . Với cách khoán gọn hàng theo từng công đoạn như vậy giúp cho công ty sớm hoàn thành hàng hoá và giao hang hoá theo đúng thời gian quy định . Trong bài viết này tôi chỉ xin đề cập chủ yếu đến việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và tiêu thụ hàng thêu xuất khẩu ở công ty TNHH Hoàng Gia . Vì các mặt hàng xuất khẩu đa dạng nhiều chủng loại , nhiều mặt hàng , vì thế toi chỉ xin đề cập đến một số loại hàng để làm cơ sở nghiên cứu cho chuyên đề của mình Như hàng thêu Tiên Nguyên -CANADA chủ yếu xuất khẩu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các nước Anh , Pháp ,CANADA ,....do đó khi đén hạn giao hàng theo hợp đồng của đơn đặt hàng , phòng bán hàng sẽ lập " hoá đơn (gtgt)" và "phiếu xuất kho ", đánh thứ tự cho các hoá đơn từ đầu tháng đến cuối tháng và chuyển đén phòng tài vụ duyệt thanh tóan Sau khi lập "hoá đơn (gtgt)"và "phiếu xuất kho"nhân viên phòng bán hàng có nhiệm vụ đi cùng khách hàng xuống kho nhận hàng , đóng gói ....rồi chuyển giao tới địa điểm giao hàng đã ký kết , thường là vận chuyển tới cảng Hải Phòng , Sân Bay Nội Bài (Hà Nội ) hoặc sân bay Tân Sơn Nhất(TPHCM) giao cho ban đại diện của Hãng tại bãi gửi đó . (Hoá Đơn (gtgt)gồm 3 liên . Liên 1: Lưu . Liên 2: Giao cho khách hàng . Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán Hoá Đơn (gtgt) mẫu số 01gtkt-3ll liên 1:lưu bc/99-b ngày 02 tháng 02 năm 2000 Đơn vị bán hàng :Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia. Địa chỉ :23Trương Định - Hà Nội Số tài khoản... Điện thoại : 6241222 ms:0100106881 Họ tên người mua hàng :Khách CANADA Tiên Nguyên Đơn vị : hđ3030( gia công ) Địa chỉ ....... Số tài khoản:...... Hình thức thanh toán ...... ms....... stt tên hàng hoá dịch vụ đvt số lượng đơn giá thành tiền a b c 1 2 3 =1*2 hàng thêu Chăn,gối ch 190 7,070.211 1.343,340$ Cộng tiền hàng 18.906.760 Thuế xuất GTGT:% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.806.760 Số tiền viết bằng chữ :Mười tám triệu tám trăm linh sáu ngàn bảy trăm sáu mưoi đồng chẵn . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký tên Ký tên Ký tên 4. Đơn vị : TNHH sx&dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia. Địa chỉ : 23Trương Định - Hà Nội phiếu xuất kho mẫu số : 02-vt Ngày 02tháng 02 năm 2000 (QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT) Ngày 1 thán 11 năm 1995 Số : 23 Họ tên người nhận hàng : Tiên Nguyen Địa chỉ : (bộ phận) CANADA Lý do xuất kho : .... Xuất tại kho : Công ty Stt Tên , nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sp,hh) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Y.cầu T.xuất a b c d 1 2 3 4 Hàng thêu Elenka Chăn,gối 3030 chiếc gia công 190 7070.211 1.343.340usd Cộng 190 1343,340 USD Xuất ngày 02 tháng 02 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu ngưòi nhận Thủ kho (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) * Phương pháp lập :Hoá đơn (gtgt) và phiếu xuất kho. -Cột số lượng: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế công ty giao bán cho(bộ phận) CANADA và đóng theo kiện tuỳ theo yêu cầu . -Cột đơn giá :ghi số tiền công gia công mà công ty và (bộ phận ) CANADA đã ký hợp đồng -Cột thành tiền : Được tính bằng :Thành tiền =Số lượng x đơn giá . Khi giao hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết ,thr kho lập "Hoá đơn (gtgt)" và" phiếu xuất kho" để theo dõi số lượng hàng hoá mà khách hàng đã đặt hàng và đơn giá chính là gia công cho một sản phâm đã hoàn thành .Đây chính là căn cứ để tính ra số tiền khách hàng phải thanh toán cho công ty. Đồn thời hàng ngày căn cứ vào "Hoá đơn (gtgt)" và" phiếu xuất kho",thủ kho ghi vào "thẻ kho" và"sổ xuất hàng hoá "của từng hàng Định kỳ từ 5-7ngày thủ kho chuyển "hoá đơn (gtgt)" và"phiếu xuất kho" lên cho phòng kế toán và đối chiếu với "sổ chi tiết hàng hoá "ở phòng kế toán Biểu 01- Sổ chi tiết hàng hoấ Sổ chi tiết hàng hoá Tháng 02 năm 2000 ngày tháng diễn giải nợ tk156 có tk331 có tk111 có156 632 1/2 Xuất hàng thêu đi CANADA Tiên Tg 23.110,35$ 290.568.600 2/2 Xuất hàng đi CANADA Tiên Tg1.343.34 $ 16.827.000 Xuất hàng đi Pháp Leblane Tg 14.727,50 $ 172.366.354 22/2 Xuất hàng Pháp D'unjourlautre Tg 6300 $ 80.600.000 2/2 Nhập áo sơ-mi nữ - Xn May Xk Thanh trì 33.832.387 33.382.387 3/2 Nhập kho hàng thêu xuất ấn Độ Salilex 90.158.200 90.158.200 3/2 - - - -mẫu hồng t.hợp thêu An hoà 69.444.400 69.444.400 22/2 Nhập kho hàng thêu Pháp HD-1B- 121F tuyên tổ hợp Thành Công 80.600.000 80.600. .000 Cộng 274.034.987 193.434.987 80.600. 000 560.361.954 Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá kế toán định khoản : Nợ TK 156 : 274.034.987 Có TK331 :193.434.987 Có TK1111: 80.600.000 Nợ TK632 : 560.361.954 Có TK165 : 560.361.954 Đồng thời cuối tháng bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá cũng ghi vào sổ cái tài khoản 156 . Biểu 02 - Sổ cái 156 Sổ cái Tài khoản 156 ( 1561 ) Tháng 2/2000 Số dư đầu năm Nợ Có 305.166.533 sTT Ghi có các tài khoản đối úng nợ tài khoản này Tháng 2 Tháng ... Tháng 12 1111 331 80.600.000 193.434.987 Cộng phát sinh nợ 274.034.987 Tổng số phát sinh có 565.495.482 Số dư Nợ cuối tháng có 45.485.325 Cùng với hoá đơn bán hàngcòn có phương án kinh doanh , chi tiết phươg án kinh doanh , giấy uỷ quyền , phụ lục hợp đồng, xác nhận bán đi kèm theo. Phương án kinh doanh xuất khẩu (theo hợp đồng xuất khẩu Tiên Nguyên số 30/30 ngày 12/10/1999) A:Tên hàng , trị giá :1769.60USD.Điều kiện giao hàng:FOB Hải Phòng, gia công Hợp đồng ngoại Hợp đồng nội Tên pháp nhân Người ký , chức vụ Địa chỉ(tel ,fax) Sổ đăng ký kinh doanh Mã số thuế Sốlượng * Đơn giá Thời hạn giao hàng 8. Địa điểm giao hàng 9. ĐK thanh toán thời hạn Tiên Nguyên Helene Springld Anh 1.769,60 USD sau 45 ngàykể từ ngày nhận vải Cảng HP/ sân bay nội bài l/c at sight Tổ hợp thêu xuất khẩu thanh bình Lê văn thuyết- Tổ trưởng 0351.880.312 22.170.000đ sau 40 ngày kể từ ngày nhận vải Cảng HP/ Sân bay nội bài Sau 30 ngày kể từ ngày có PNK Bên A B \Tổng chi phí :24.478.795Đ 1. Tổng giá thành:22.520.000Đ -Trị giá thu mua, gia công 22.170.000đ( có bảng kê chi tiết từng loại hàng) -Chi phí ngân hàng 200.000 Đ -Chi phí hạn ngạch :150.000Đ 2.Chi phí quản lý kinh doanh8%:1.967.795Đ C. Lãi ròng. 1.Trị giá xuất khẩu:1769,60USD, Tỷ giá 13900đ/USD ; T. Tiền 24.597.440đ 2.Lãi (A-B) : 109.645Đ Tôi xin cam kết phương án kinh doanh trên khả thi an toàn. GĐ duyệt Phòng TC-KH Trưởng phòng NV6 Phòng NV6 Chi tiết phương án kinh doanhsố 39/1999 Tên hàng Số lượng Nl,công thêu,may,... T.hoá đóng gói ...... Giá thành Trắng Kem Tổng Đơn giá(Đ) T.tiền (Đ) Chăn 137x200 200x200 230x220 260x220 Gối 50x75(ốplê) 20 20 30 25 120 20 20 20 50 25 120 92.300 144.780 172.200 197.100 29.600 1700 2220 2800 2900 400 94000 147.000 175.000 200.000 30.000 1.880.000 2.940.000 8.750.000 5.000.000 3.600.000 Cộng 215 20 235 22.170.000 Ngày 28 tháng 11 năm 1999 Giám đốc Phòng TCKH Trưởng phòng Nv6 hoàng gia co.ltd 23 Trương Định - Hai Bà Trưng St. , Hà Nội, ViệtNam Tel / Fax : 84.4 .6241222 XáC NHậN BáN Date : 21/10/99 No : 3030 Tiên Nguyên Ltd Burnt ash road, Quarrywood Industrial estate , Aglesford, maidstone, Kent ME207XB Thiết kế : Elyzabeth làm trên vải 50/50 polycarton của Anh Hàng hoá Kích cỡ(cm) Trắng Kem Tổng số Đơn giá USD fob Trị giá USD fob Chăn 137/200 200/200 230/220 260/220 20 20 30 25 20 20 20 50 25 7.52 11.79 13.98 16.00 150.40 235.80 699.00 400.00 Gối có riềm 50/75 120 120 2.37 284.40 Tổng số 1769.40 Bằng chữ :Một nghìn bảy trăm chín sáu đôla Mỹ và sáu mươi cent chẵn Giao hàng : Sau 45ngày kể từ khi nhận được vải Thanh toán : L/C không huỷ ngay trả ngay Giấy uỷ quyền số 650 TLC/GĐ Chức vụ ; Phó giám đốc , Quyền giám đốc Đơn vị : Công ty TNHH Hoàng Gia (Hoàng Gia co.ltd) Uỷ quyền cho Bà : Vũ thị Tuệ Chức vụ : Trưởng phòng nghịêp vụ 6 Phạm vi được uỷ quyền Ký và thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thêu Elenka số 3030 ngày 12/10/1999 Mặt hàng : Chăn , gối thêu Số lượng : 235 chiếc Trị giá : 1769.60 USD Theo phương án kinh doanh Giấm đốc đã duyệt Bà Tuệ có trách nhiệm hoạt động trong phạm vi được uỷ quyền và chấp hành nghiêm chỉnh các quy đinhj của pháp luật hiện hành . nếu có hoạt động ngoài phạm vi được uỷ quyền thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật . Giấy uỷ quyền có giá trị từ ngày 12/10/1999 đến ngày thanh ký hợp đồng . TUQ- Giám đốc b/ Đặc điểm bán hàng tại công ty. Các mặt hàng mà công ty kinh doanh bao gồm nhiều loại như hàng thêu ,xe máy ,hoá chất,...Do đó các phương thức bán hàng của công ty cũng hết sức phong phú Trong nền kinh tế thị trường với nhiều loại hàng như thế đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp tổ chuức bán hàng sao cho thuận tiện và có hiệu quả ,nghĩa là hàng của công ty phải tiêu thụ được trên thị trường và được thị trường tiếp nhận về phương diện giá cả,chất lượng ,mẫu mã... Qúa trình bán hàng của công ty là quá trình thực hiện trao đổi thông qua phương diện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm.Trong đó công ty chuyển giao sản phẩm cho khách hàng (theo các đơn đặt hàng ) còn khách hàng phải trả cho công ty khoản tiền gia công tương ứng để sản xuất ra số sản phẩm theo giá thoả thuận giữa công ty và bên đặt hàng đã ký kết trên hợp đồng . Trong quá trình bán hàng ,công ty có quan hệ với rất nhiều khách hàng do vậy việc phân loại khách hàng để có phương thức thanh toán tiền hàng hợp lý là việc rất cần thiết . * Đối với khách hàng có quan hệ thường xuyên lâu dài có tín nhiệm thì trong việc ký kết hợp đồng công ty có thể cho họ thanh toán tiền công gia công sau khi giao hàng ,tức trả dần theo phương thức trả chậm . *Đối với khách hàng đặt hàng không thường xuyên ,hoặc không có tín nhiệm với công ty thì trước khi nhận hàng ,khách hàng phải thanh toán tiền công gia công đầy đủ theo hoá đơn . Nhưng trường hợp này xảy ra chủ yếu với hàng nội địa . 2/ Quản lý bán hàng và thủ tục bán hàng tại công ty TNHH Hoàng Gia việc gia công hàng xuất khẩu của công ty luôn phải giữ chữ tín với khách hàng ,mặt khác để đẩy nhanh được tiến độ hàng hoá bán ra nhằm đạt được kết quả cao nhất trong kinh doanh ,công tác bán hàng ở công ty đã chú ý đúng mức đến các mặt sau. * Về khối lượng hàng hoá xuất bán :phải hạch toán chi tiết để đảm bảo cho phòng bán hàng nắm chắc được tình hình hàng hoá hiện có từng loại từng hàng đúng thời hạn . * Về quy cách phẩm chất hàng hoá . Khi hàng đã hoàn thành phải qua bộ phận kiểm tra của từng phân xưởng một cách nghiêm ngặt về chất lượng ,quy cách ,....Vì trước khi giao hàng cho khách ,các sản phẩm ,hàng hoá này còn qua một lần giám định nữa ,sau đó mới đóng gói và giao cho phòng phục vụ bán hàng chuyển hàng đến điểm ký kết trong hợp đồng *Về giá bán :Do công ty chỉ nhận gia công sản phẩm theo đơn đặt hàng nên giá bán sản phẩm hàng hoá ghi trên hoá đơn thực chất là tiền công gia công cho số sản phẩm ,hàng hoá mà công ty đã nhận gia công Tiền công gia công được xác định dựa trên sự thoả thuận của hai bên khách hàng của công ty , song phải đảm bảo tiền công phù hợp với thị trường sao cho số tiền gia công vừa đảm bảo được chi phí , và có lãi , vừa đảm bảo giá cả của khách hàng chấp nhận được * Phương thức giao hàng : Tuỳ theo việc ký kết hợp đồng giữa công ty và khách đặt hàng mà việc giao của công ty diễn ra ngay tại kho hàng hoá của công ty hay một địa điểm nào đó của khách hàng quy định trong hợp đồng, thường thì việc giao hàng diẽn ra tại kho công ty hay cảng Hải Phòng , Sân Bay Nội Bài.....lúc này một hợp đồng đặt hàng coi như kết thúc *Về phương thức thanh toán Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khách hàng , thanh toán bằng tiền mặt , séc, chuyển khoản, ngoại tệ ,..... Với hàng gia công xuất khẩu theo đơn đặt hàng , công ty áp dụng hình thức thanh toán thư tín dụng (l/c) Sau khi đã giao hàng đầy đủ cho khách hàng cả về số lượng và chất lượng và được khách hàng chấp nhận thanh toán , các bộ phận kế toán thanh toán của công ty lập bộ chứng từ thanh toán gồm : . Vận đơn : 03 bản . Hoá đơn thương mại : 01bản . Chi tiết đóng hàng :01 bản và các chứng từ khác (nếu có) để nộp vào ngân hàng xin được thanh toán . Bộ chứng từ này sẽ được ngân hàng nước xuất khẩu viết ComBank và ngân hàng nước ngoài kiểm tra , đối chiéu nếu thấy hợp lệ thì sẽ chuyển trả tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng viết ComBank , sau khi trừ đi một khoản phí thanh toán . Néu bộ chứng từ này không đầy đủ sẽ bị ngân hàng nước ngoài trừ tiền. Ngoài ra công ty cũng chấp nhận việc trả chậm đối với một số ít khách hàng có quan hệ thường xuyên và có đủ độ tin cậy. Nhìn chung công ty TNHH Hoàng Gia tiến hành các thủ tục bán hàng rất nhanh gọn , ít gây trở ngại cho khách hàng . 3/ Tổ chức các tài khoản kế toán để tiêu thụ hàng Để phù hợp với đặc điểm và quy cácbán hàng , kế toans tiêu thụ hàng hoá của công ty dùng các tài khoản. *Tài khoản 511- "doanh thu bán hàng ": Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp * tài khoản 632-"Gía vốn hàng bán "Để phản ánh giá thực tébán hàng hoá trong kỳ *Tài khoản 641-"Chi phí bán hàng":Dùng để tập hợp kết cguyển chi phí bán hàng * Tài khoản 642-"Chi phí quản lý doanh nghiệp":Dùng để tập hợp , kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp *Tài khoản 131-" Phải thu của khách hàng ":Dùng để phản ánh số tiền khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa trả cho công ty *Tài khoản 1122-"Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ" Dùng để phản ánh số tiềnkhách hàng trả bằng ngoại tệ cho công ty *Trình tự hạch toán bán hàng tại công ty TNHH Hoàng Gia được khái quát theo sơ đồ sau: tk156 tk632 tk 911 tk511 tk131 tk1122 (1) (6a) (4) (2) (3) tk641 tk 512 tk336 (6b) (7) (5) tk642 (6c) (1)Gía bán gia công thực tế của hàng xuất khẩu (2)Gía thanh toán vơéi khách hàng (3)Số tiền khách hàng đã thanh toán (4) Cuối tháng kết chuyển doanh thu thuần (5)kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ (6a,b,c)Cuối tháng kết chuyển giá vốn , chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (7)Kết chuyển doanh thu nội bộ 4/ Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của công ty là tổng giá trị thực hiện do hoạt động tiêu thụ hàng hoá cho khách hàng như giao hàng cho các bên đặt hàng , xuất bán hàng trong và ngoài nước .... Doanh thu b