Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In Tạp chí Cộng Sản

h tế ,chính trị ,luật pháp . - Môi trường nhiệm vụ :những cá nhân ,nhóm tổ chức ảnh hưởng tới tổ chức ,những yếu tố kinh tế trong môi trường nhiệm vụ :tỉ lệ lãi suất ,tỉ lệ thất nghiệp và các yếu tố thuộc về thương mại quốc tế . Môi trường tổ chức có ảnh hưởng tới chiến lược cơ cấu và hoạt động của tổ chức .Một tổ chức ở trong một môi trường phức tạp ,luôn luôn thay đổi ,năng động thì phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp và thích nghi với môi trường đó ,ngược lại nếu một tổ chức ở trong môi trường ổn định thì tính ỳ của tổ chức đoa sẽ rất cao . III - Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản . 1.Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng nó quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức .Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho mọi người thực hiện được chức năng ,nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và có hiệu quả hơn .Hơn nữa còn gắn mục tiêu riêng của từng bộ phận với nhau và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức .Đó là nhân tố quyết định sự thành công trong hoạt động của mình . Mặt khác một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp sẽ giúp cho tổ chức đó thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động ,nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức đó với các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực .Vì thế giúp cho doanh nghiệp chiến thắng trong cạnh tranh và tránh cho doanh nghiệp khỏi rơi vào tình trạng phá sản hay thua lỗ . 2. Các áp lực thúc đẩy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng sản . 2.1 Bên trong . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty In Tạp chí Cộng sản hiện nay còn nhiều bất cập :Trong các phòng ban còn nhiều người được bố trí không phù hợp giữa việc làm và chuyên môn của họ ,vẫn còn hiện trạng tuyển những người thân quên mặc dù họ không được đào tạo đúng chuyên ngành .Mặt khác có sự phân chia quyền hạn giữa phó giám đốc và giám đốc không rõ ràng ,về chức danh thì khác nhưng trong công việc thì Giám đốc cũng phụ trách mảng tương tự như phó giám đốc .Cụ thể ,Giám đốc sẽ phụ trách về mảng tổ chức còn phó giám đốc phụ trách sản xuất .Như vậy chắc chắn giám đốc không thể bao quát toàn bộ các mặt của công ty.Thứ nữa số lượng nhân viên gián tiếp còn cao dẫn đến sự mất cân đối giữa lao động trực tiếp và nhân viên gián tiếp sản xuất ,và đương nhiên là số lượng công việc của khối gian tiếp giảm gây ra tình trạng lãng phí . áp lực của công việc . Là một cơ quan phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng ,nhiệm vụ của công ty là khá nặng nề .Nhưng đề tăng thu nhập cho người lao động ,công ty đã tạo thêm việc làm bằng cách in thêm một số ấn phẩm khác như :Hoa học trò hay cuốn Tạp chí Truyền Hình ...Do đó khối lượng công việc của công ty khá lớn .Như vậy trong thị trường In công ty đã phải cạnh tranh với nhiều công ty khác .Do đó một cơ cấu bộ máy hoạt động có hiệu quả sẽ định ra được một chiến lược hợp lý phù hợp với quy mô cua công ty hiện nay và giúp công ty có thể chiến thắng trong cạnh tranh ,tạo ra nguồn công việc và đảm bảo thu nhập cho người lao động .Vì thế việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy là hết sức cần thiết . 2.2 Bên ngoài . Thị trường in luôn có nhiều biến động :Với đặc điểm là trong sản phẩm in thì vật liệu chính là giấy chiếm 70% giá sản phẩm mà giá sản giấy luôn luôn biến động lên xuống ,do đó việc định mức sản xuất cũng như nhận hợp đồng kinh doanh là rất quan trọng .Mặt khác ngày càng có nhiều công ty khác nổi lên đã tạo ra một thách thức lớn về số lượng sản phẩm trong tương lai . Cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin : Khoa học công nghệ thông tin bùng nổ làm cho việc ứng dụng máy tính ,internet ,thương mại điện tử trở lên phổ biến .Để nâng cao hiệu quả trong công việc ,công ty cần phải áp dụng công nghệ mới trong quản lý .Khi áp dụng công gnhệ thông tin trong quản lý đặt ra 2 vấn đề lớn : Thứ nhất :khi áp dụng khoa học công nghệ thông tin sẽ làm giảm nguồn nhân lực do đó cần phải cơ cấu lại và bố trí lại nguồn lực Thứ hai :Khi áp dụng công nghệ mới cần phải đào tạo lại một đội ngũ cán bộ quản lý .Công việc này phát sinh chi phí và gây gián đoạn trong công việc Những thay đổi trong pháp luật của Nhà nước :Là một công ty Nhà nước nên mọi quyết định cảu Nhà nước đều ảnh hưởng đến công ty :Việc chuyển đổi lương cho nhân viên ,việc chuẩn bị cổ phần hoá hay kỷ niệm những ngày lễ ,ngày nghỉ trong năm ...Đây là những nhân tố bất biến ,công ty không thể thay đổi mà chỉ có thể thích ứng theo . Với sự tac động của các yếu tố trên thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty In Tạp chí Cộng sản là một tất yếu khách quan .\ Chương 2 :Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng sản . I-Vài nét chung về công ty . 1 –Quá trình hình thành và phát triển của công ty . Công ty In Tạp chí Cộng sản là một trong những công ty in có lịch sử lâu đời nhất Hà Nội ,chịu sự quản lý của Đảng và Nhà nước .Trải qua nhiều thăng trầm ,công ty ngày càng phát triển về mọi mặt ,xứng đáng là một cơ sở in đáng tin cậy của Đảng để in tạp chí cộng sản và các tài liệu lý luận khác của Đảng là nhiệm vụ chủ yếu trong suốt 30 năm xây dựng và phát triển của công ty .Chính vì thế để đáp ứng nhu cầu đặt dưới sự chỉ đạo và quản lý của Bộ biên Tập Tạp Chí Cộng Sản . Cho đến năm 1967các tài liệu do bộ biên tập Tạp chí cộng sản biên soạn đều in ở báo Nhân Dân và một vài nhà in khác ở Hà Nội .Thời kỳ này đế quốc Mỹ cho máy bay bắn phá miền Bắc rất ác liệt nên việc tổ chức biên tập Tạp chí Cộng Sản lại càng thêm khó khăn .Vì vậy bộ biên tập cần có một nhà in riêng để ổn định công tác xuất bản tạp chí ,đây là một nhu cầu tất yếu. Giai đoạn 1968-1977. Ngày 20/ 01/ 1968 thực hiện ý kiến của Ban Bí thư TW Đảng, Thủ tướng Chính phủ có quyết định 20/VG chuyển giao xí nghiệp Bắc Hà ( thuộc Bộ Văn Hoá ) là xí nghiệp in công ty hợp doanh và đang tham gia in tờ Tạp chí của Đảng – Tạp chí Học tập – cho Bộ Biên tập Tạp chí Học tập quản lý. Xí nghiệp in được đặt tên là Nhà in Tạp chí Học tập, địa điểm tại 38 Bà Triệu, Hà Nội. Như vậy, Đảng lại có thêm một Nhà in nữa bổ sung vào đội ngũ các đơn vị phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng. Ngoài địa điểm sản xuất chính ở 38 Bà Triệu, Nhà in còn quản lý một bộ phận in sơ tán tại thôn Liệp Tuyệt – tỉnh Hà Tây. Sau chiến tranh phá hoại của Mỹ cơ sở này đã tách bớt về một số Nhà in khác, chỉ có một bộ phận nhỏ chuyển về 38 Bà Triệu. Lúc này, cũng như các Nhà in khác về trang bị đều sử dụng công nghệ in Tipô. Tuy hầu hết máy móc cũ kỹ nhưng Nhà in đã có dây chuyền khép kín, đồng bộ để sản xuất ra một ấn phẩm. Chính vì vậy việc in Tạp chí Học tập hoàn toàn là do Nhà in đảm nhận từ đầu cho đến lúc hoàn thành. Bộ Biên Tập Tạp chí Học tập rất quan tâm đến Nhà in và Nhà in đã dần dần được trang bị thêm máy để thay thế các thiết bị cũ. Đến cuối những năm 70 Nhà in đã có 4 máy Tipô 16 trang và một số máy in khổ nhỏ cùng với các máy móc thiết bị sau in như dao, máy gấp, máy đóng ghim, đưa Nhà in Tạp chí Học tập thành một Nhà in đứng vào hàng mạnh của Hà Nội lúc bấy giờ. Trong khí thế hừng hực của nước chống chiến tranh phá hoại của Mỹ ở Miền Bắc và đấu tranh giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước, luôn được sự lãnh đạo toàn diện của Ban Biên tập, cán bộ công nhân Nhà in đã chịu đựng biết bao gian khổ, khắc phục muôn vàn khó khăn trong cuộc sống, hoàn thành suất sắc nhiệm vụ in các số Tạp chí Học tập và một số tạp chí khác của Đảng với số lượng in hàng chục vạn bản mỗi kỳ. Bên cạnh nhiệm vụ sản xuất, các hoạt động khác như công tác Công đoàn, công tác đoàn thanh niên cũng đạt được nhiều thành tích. Dù cuộc sống còn quá nhiều khó khăn nhưng những công đoàn Nhà in đã tham gia tích cực việc cải thiện đời sống của công nhân từ con cá, mớ rau cho đến cân đường lạng thịt lúc xuân về.Từ các phong trào “Ba sẵn sàng”, “Ba đảm đang” cho đến phong trào học bổ túc văn hoá, phong trào luyện tay nghề, thi thợ giỏi, thi tiếng hát hay Nhà in đều đạt thành tích cao và là một trong những đơn vị hàng đầu của quận, của Thành phố. Ngoài ra, đại đội tự vệ Nhà in với thành tích kỷ luật cao, tinh thần chiến đấu cao, năm nào cũng được công nhận là đơn vị quyết thắng. Cùng với sự kiện giải phóng Miền Nam thống nhất đất nước, Nhà in Tạp chí Học tập đánh dấu giai đoạn xây dựng, phát triển hào hùng của mình 1968-1977. Với thành tích đạt được, Nhà in đã được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Ba. Ngày 5/1/1977, Tạp chí Học tập đổi tên thành Tạp chí Cộng sản. Nhà in Tạp chí Học tập cũng đổi tên thành Nhà in Tạp chí Cộng sản. Giai đoạn 1978-1987 Đây là giai đoạn đất nước gặp muôn vàn khó khăn, mới ra khỏi cuộc chiến tranh lại bị bao vây kinh tế, tiền vốn, vật tư phục vụ cho sản xuất gần như cạn kiệt. Nhưng với bản chất của dân tộc anh hùng, giai cấp anh hùng, dưới sự lãnh đạo sát sao của Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản, Nhà in Tạp chí Cộng sản kiên cường luôn hoàn thành nhiệm vụ đặt ra. Việc in các só Tạp chí Cộng sản chưa bao giờ bị giảm sút, luôn giữ vững cả số lượng và chất lượng. Lúc này, với uy tín của Nhà in, Tạp chí Xây dựng Đảng và một số tài liệu khác của Đảng đã được giao cho Nhà in Tạp chí Cộng sản thực hiện. Các phong trào khác luôn luôn duy trì tốt dù số lượng công nhân đã giảm rất nhiều do việc sắp xếp lại sản xuất, ổn định tổ chức chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Nhân kỷ niệm 15 năm ngày thành lập, đánh giá cao tinh thần vượt khó xây dựng và phát triển, Nhà nước tặng Nhà in Tạp chí Cộng sản huân chương lao động hạng Hai. Cán bộ công nhân viên Nhà in Tạp chí Cộng sản rất phấn khởi với thành tích đạt được và đã hứa: luôn luôn phấn đấu hết mình vì sự nghiệp tuyên truyền của Đảng, vì sự phồn vinh của đất nước. Giai đoạn 1988-1997 Có thể nói năm 1988 là thời kỳ mở đầu của giai đoạn đổi mới đất nước: thời kỳ xoá bỏ bao cấp. Việc phân bổ chỉ tiêu in không còn nữa, các Nhà in phải chứng minh khả năng của mình bằng việc tự tìm lấy khách hàng và tự lo vật tư để đảm bảo sản xuất. Những năm 1988-1990 cũng là thời kỳ cách mạng kỹ thuật mạnh mẽ nhất trong ngành in ở Việt Nam: Việc sắp chữ, in bằng bản chì không còn nữa mà thay vào đó bằng máy vi tính, bằng bản in offset. Sản phẩm làm ra từ công nghệ này có ưu thế hơn hẳn: đẹp hơn, thời gian nhanh hơn. Do thiếu kinh phí, thiếu vốn, Nhà in Tạp chí Cộng sản chưa thể đổi mới thiết bị đạt với yêu cầu. Nhà in lâm vào tình cảnh thiếu việc làm, làm ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống người lao động, tình hình vô cùng khó khăn tưởng chừng như không thể trụ nổi. Tháng 4 năm 1990, Nhà in Tạp chí Cộng sản được giao về Ban tài chính – Quản trị Trung ương, chịu sự quản lý trực tiếp của Liên hiệp xí nghiệp in Nhân dân và đổi tên thành Nhà in Nhân dân Hà Nội II. Cùng thời gian này để sắp xếp lại sản xuất, trong hai năm 1990-1991 Nhà in giải quyết 60% số cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ 176. Cuối năm 1991 tổng số cán bộ công nhân viên của Nhà in chỉ còn 53 người. Với 53 con người nhưng dưới sự lãnh đạo của Đảng, sự quan tâm của cấp trên thì giai đoạn 1991-1992 là giai đoạn đổi mới công nghệ mạnh mẽ: từ hoàn toàn công nghệ in Tipô, tiếp cận và làm chủ các khâu của công nghệ in offset với các thiết bị trang bị khá hiện đại. Kết thúc năm 1992, giá trị sản lượng của Nhà in đã tăng 70% so với 1991, thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng gấp 3 lần. Các khách hàng đã dần trở lại. Nhà in đã ra khỏi bế tắc. Từ năm 1993 trở đi có thể coi là thời kỳ chuyển biến mạnh mẽ của Nhà in. Được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của cấp trên, cùng với những nỗ lực của bản thân, Nhà in đã đứng vững và dần bổ sung trang thiết bị hiện đại, chuyển đổi kịp thời các khâu cần thiết để hoàn thiện dây chuyền sản xuất theo kỹ thuật tiên tiến của ngành in. Offset hoá toàn diện đã mang lại cho Nhà in một số mặt mới, đặc biệt về cơ cấu sản phẩm và chất lượng in. Ngoài tờ Tạp chí Cộng sản in đẹp hơn xưa rất nhiều, những sản phẩm màu của Nhà in đã chinh phục được nhiều khách hàng khó tính nhất. Để phù hợp với tình hình mới, ngày 26/5/1995 Ban Bí thư TW Đảng đã quyết định giao Nhà in về Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản quản lý và ngày 14/11/1995 Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản quyết định đổi tên thành Nhà in Tạp chí Cộng sản. Cùng với việc sắp xếp lại tổ chức, Nhà in tiếp tục được bổ sung thiết bị, phát huy năng lực sản xuất, thu hút thêm nhiều khách hàng, tạo thế đi lên vững chắc. Với những thay đổi cơ bản như đã nêu trên, Nhà in luôn hoàn thành xuất sắc trong mọi hoàn cảnh nhiệm vụ in Tạp chí Cộng sản và một số tạp chí định kỳ quan trọng như Nhân dân hàng tháng, Hoa học trò và đã thu hút được nhiều khách hàng khác. Kể từ năm 1992 đến năm 1995 – năm bắt đầu sự phục hồi của Nhà in thì kết thúc năm 1997 giá trị sản lượng tăng gấp 5 lần. Thu nhập bình quân tăng gấp 4,5 lần. Năm 1998, đánh giá cao thành tích vượt khó đi lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Nhà in Tạp chí Cộng sản, kỷ niệm 30 năm ngày thành lập, Nhà in được Nhà nước tặng phần thưởng cao quý: Huân chương lao động hạng nhất. Giai đoạn 1978-nay Ngày 22/1/1998, tức chỉ sau lễ kỷ niệm 30 năm ngày thành lập Nhà in Tạp chí Cộng sản và lễ đón nhận huân chương lao động hạng nhất hai ngày thì trụ sở 38 Bà Triệu của Nhà in được dỡ bỏ để xây lên một trụ sở mới. Và cũng chỉ sau 168 ngày, một trụ sở 5 tầng đàng hoàng, hiện đại đã mọc lên xứng với tầm vóc và sự đổi mới của Nhà in Tạp chí Cộng sản. Từ năm 2000, chuyển về làm việc ở trụ sở mới thì năng lực Nhà in Tạp chí Cộng sản tăng lên đáng kể, không năm nào không có sự đầu tư đổi mới thiết bị, có những thiết bị trị giá nhiều tỷ đồng. Đến thời điểm hiện nay thì hầu hết các bộ phận, các dây chuyền sản xuất đều được đầu tư số thiết bị hiện đại. Ngay phân xưởng sách là một bộ phận thủ công, các công đoạn đều dựa chủ yếu vào đôi bàn tay công nhân thì nay trong tất cả các khâu đều đã được trang bị máy thay thế. Các Nhà in khi tìm hiểu năng lực kỹ thuật thì bao giờ trước hết người ta cũng nhằm vào bộ phận chế bản. Khâu này có hiện đại, tinh xảo, khả năng xử lý các yêu cầu kỹ thuật cao thì sản phẩm mới có chất lượng cao. Thực vậy, phân xưởng chế bản của Nhà in Tạp chí Cộng sản là phân xưởng được đổi mới thiết bị liên tục. Không năm nào là không có trang thiết bị mới, hiện đại. Đến nay đây là phân xưởng chế bản mạnh trong số các Nhà in ở Hà Nội. Phù hợp với xu thế đi lên trong cơ chế thị trường, trong đó đa dạng các loại hình kinh doanh để tăng tổng giá trị sản lượng, năm 2000 Bộ Biên tập và UBND Thành phố Hà Nội quyết định nâng cấp Nhà in thành Công ty in Tạp chí Cộng sản. Năm 2001, Nhà in Tạp chí Cộng sản được cấp trên trang bị cho một máy in rất hiện đại trị giá nhiều tỷ đồng, riêng năm 2003 công ty mua sắm thêm 2 máy in 4 màu, đưa năng lực in nói riêng và vị thế của Nhà in lên thành một Nhà in vào hàng ngũ các Nhà in hiện đại nhất Thủ đô. Dù thiết bị in có hiện đại đến đâu nhưng yếu tố con người mới là quyết định. Nắm bắt được điều đó, dưới sự lãnh đạo của Bộ Biên tập Tạp chí Cộng sản , công tác tuyển dụng, đào tạo rất được Ban lãnh đạo công ty coi trọng. 30% tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty in Tạp chí Cộng sản có trình độ đại học hoặc tương đương. Tất cả các công nhân kỹ thuật được đào tạo nâng cấp thường xuyên và đều đạt trình độ tương đương trung cấp. Công tác công đoàn, đoàn thanh niên và phụ nữ hoạt động đều và có hiệu quả. Trong các năm gần đây kể từ năm 1998, các phong trào của công ty đều đạt danh hiệu tiên tiến hoặc xuất sắc. Trong đó phải kể đến công tác quân sự, phòng chống cháy nổ, an toàn vệ sinh lao động, công tác bảo vệ đưa vị thế của Công ty in Tạp chí Cộng sản lên hàng đơn vị mạnh đồng đều của thủ đô, xứng đáng với uy tín Nhà in của Đảng. Như vậy, Công ty in Tạp chí Cộng sản đã trải qua 37 năm trưởng thành và phát triển. Công ty đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng và hiện nay đã trở thành một Công ty in nổi tiếng ở miền Bắc. 2. Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây . Công ty In Tạp chí Cộng Sản có nhiệm vụ chủ yếu là in ấn Tạp chí Cộng Sản và các tài liệu khác của Đảng ,Ngoài ra công ty còn phát hành rất nhiều các loại sách báo ,tạp chí khác như :Nguyệt san Nhân Dân ,Hoa học trò 1,2 Sinh Viên ,Tạp chí Truyền Hình ....Với hơn 30 năm tồn tại và phát triển tập thể lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty không ngừng nỗ lực xâựng công ty ngày càng lớn mạnh có đủ sức cạnh tranh trên thị trường .Thêm vào đó ,Công ty luôn nhân được sự quan tâm của các cấp ,ban ngành đoàn thể mà đặc biệt là Bộ biên Tập Tạp chí Cộng Sản :Hàng năm công ty luôn được cấp máy móc trang thiết bị mới theo kịp xu thế phát triển của khoa học công nghệ .Do đó công ty đã đạt được những thành tịu vượt bậc trong sản xuất kinh doanh .Điều này được minh hoạ qua báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm : Bảng 1 :Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 1.Tổng doanh thu 24.340.527 28.802.611 52.494.613 50.006.476 56.700.000 2.Lợi nhuận thực hiện 2.088.430 2.244.664 2.466.810 3.509.928 3.200.000 3.Nộp ngân sách 1.172.600 1.330.348 2.381.206 2.372.250 1.018.000 4.Tổng số vốn SX-KD 18.642.000 39.650.430 42.725.640 44.103.386 47.105.286 5.Vốn cố định 16.426.000 36.825.658 39.062.744 40.543.066 42.207.106 6.Vốn lưu động 2.824.000 2.824.000 3.560.320 3.560.320 4.898.180 7.Thu nhập bình quân 1.25 1.629 2.069 2.06 2.124 của Công ty in Tạp chí Cộng sản ĐV tính: 1000đ (Nguồn :Phòng TC-HC –TH) Qua biểu trên ta thấy :Nhìn chung kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong các năm qua đều đạt chỉ tiêu năm sau cao hơn năm trước ,doanh thu không ngừng tăng .Tuy nhiên trong năm 2003 doanh thu có giảm đôi chút nhưng lại tiếp tục tăng trong năm 2004 .Điều này thể hiện công ty đã vượt qua được những khó khăn vướng mắc trong năm 2003 và dần đi vào ổn định. Mặt khác ,tổng số vốn công ty đưa vào sản xuất kinh doanh liên tục tăng mạnh qua các năm ,điều này chứng tỏ công ty không ngừng mở rộng quy mô sản xuất ,mở rộng thị trường mục tiêu ,tạo ra nhiều việc cho người lao động ,nâng cao mức sống bằng việc tăng thu nhập bình quân lên tới 2.100.000 đ trong năm 2004 . Để đạt được những thành tịu to lớn đó trước hết phải kể đến sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo công ty ,sự nỗ lực của các công nhân phân xưởng và sự quan tâm của Đảng ,Nhà nước và các ban ngành chức năng . Một nguyên nhân nữa khiến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty hàng năm đều tăng là do sản phẩm đầu vào, đầu ra hàng năm đều tăng: Đơn vị tính: 1000 tr bảng 2:Sản phẩm hiện vật của Công ty in Tạp chí Cộng sản TT Sản phẩm hiện vật 2000 2001 2002 2003 2004 1 Tạp chí cộng sản (19*27) 79000 103680 149085 155952 2 Nguyệt san nhân dân (19*27) 49000 55000 34695 35006 3 Các loại sách báo khác 334650.9 380000 562136 602000 4 Cộng trang in (19*27) 462650.9 538680 745916 792958 5 Trang in quy đổi ra 13*19 925301.8 1077360 1491832 1585916 (Nguồn :Phòng TC-HC ) 3.Các đặc điểm kinh tế –kỹ thuật có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty In Tạp chí Cộng sản . 3.1 Thị trường tiêu thụ sản phẩm . Mặc dù là cơ quan phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng ,nhưng công ty In Tạp chí Cộng sản vẫn tham gia vào thị trường in một cách độc lập và tự quyết .Điều này thể hiện ở việc công ty tự quyết định nhận in thêm loại ấn phẩm nào ,số lượng bao nhiêu ,đơn giá ...Như vậy cũng đồng nghĩa với việc công ty phải cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường . Mặt khác ,đây là một thị trường đầy biến động về giá cả ,vật tư hàng hoá nói chung và vật tư ngành in noi riêng đã ảnh hưởng xấu đến chi phí đầu vào và đương nhiên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả SX-KD .Đối với công ty In Tạp chí Cộng sản ,ngoài việc phải chịu tác động của những biến động chung đối với ngành in ,còn phải chịu tác động của những biến động riêng .Đó là việc ấn phẩm Tạp chí Cộng Sản – nhiệm vụ chính trị chủ yếu của công ty – giảm từ 36 kỳ xuống còn 24 kỳ trong năm 2004 đã ảnh hưởng đáng kể đến công tác định kỳ của CBCNV trong công ty .Đây cũng là một bài toán khó cho các cấp lãnh đạo của công ty trong việc lựa chọn một chiến lược mới ,lập ra một kế hoạch sản xuất mới cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty . 3.2 Quy trình công nghệ in ấn phẩm Quy trình công nghệ in là một quy trình phức tạp .Để in được một ấn phẩm phải trải qua nhiều công đoạn : Sơ đồ quy trình in một ấn phẩm : In Kiểm Mẫu In can In bìa Bình bản kiểm tra Phơi bản kiểm tra In Kiểm tra ki bông In sản lượng KCS Gia công KCS lần Việc qua nhiều bước ,nhiều công đoạn đòi hỏi phải được theo dõi ,quản lý chặt chẽ từng khâu ,từng công đoạn .Bởi sản xuất theo dây truyền nên các khâu phải có sự phối hợp chặt chẽ ,nhịp nhàng ,trong một khâu có sự cố thì các khâu khác cũng phải ngừng .Để đạt hiệu quả cao ,ban lãnh đạo cần phân chia cấp dưới xuống từng phân xưởng theo dõi sát sao từng công đoạn của quá trình sản xuất . Khác với các sản phẩm khác ,sau khi in xong cần phải có cả một quy trình hoàn thiện sản phẩm : Về công nghệ ,từ trước những năm 1995 ,công ty vẫn sử dụng công nghệ in offset với công nghệ thô sơ ,chủ yếu là thủ công và cần nhiều nhân lực .Đến đầu những năm 2000,công ty đã chuyển từ công nghệ in offset sang công nghệ in tipô .Đây là một bước chuyển biến mạnh mẽ trong công tác sản xuất kinh doanh mà cụ thể hơn là năng suất và sự thay đổi mạnh trong cơ cấu quản lý .Khi áp dụng công nghệ mới ,lượng lao động trực tiếp sẽ giảm do máy móc thay thế ,nhưng chất lượng và năng suất tăng lên . Về máy móc thiết bị :Được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng ,của Bộ biên tập ,về cơ bản công ty đã được bổ xung ,trang bị thêm máy móc thiết bị mới để thay thế các thiết bị cũ .Năm 2001 ,công ty đã được mua một máy in tờ rời 4 màu có cụm láng lắc vào loại hiện đại nhất ở Phía Bắc ,một máy phơi bản ,máy hiện bản ,máy dao một mặt và đổi mới thiết bị của bộ phận phân màu .Đến năm 2002,công ty tiếp tục được trang bị một số máy móc hiện đại trị giá trên 3 tỷ đồng ,và cho đến năm 2003 ,công ty đã có trong tay cùng lúc 3 máy in 4 màu khổ lớn -điều mà rất ít công ty in khác có được .Hệ thống trang thiết bị máy móc này đã phát huy hiệu quả góp phần đưa chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của công ty không ngừng tăng qua các năm . 3.3 Về lao động trong công ty . Theo báo cáo đến năm 2004,tổng số lao động của công ty là 196 lao động chính thức với hon 60 lao động thời vụ .Đây là đội ngũ góp phần đáng kể vào sự thành công của công ty trong những năm qua .Khác với lao đôngj trong nhiều ngành khác ,đội ngũ lao động trong công ty In Tạp chí Cộng sản mang nhiều nét khác biệt : Về trình độ :Có thể nói rất hiếm khi tìm được trong đơn vị sản xuất kinh doanh mà đội ngũ lao động lại có trình độ tốt nghiệp THPT 100% ,không những thế ,toàn bộ số lao động đều tốt nghiệp ở các khối trường kỹ thuật mà thấp nhất là trung cấp in .Đây là một thuận lợi lớn trong công tác sản xuất kinh doanh ,bởi lẽ người lao động có trình độ cao họ làm việc có ý thức tự giác trong công việc ,tỷ lệ sai hỏng hoặc lỗi kỹ thuật là hạn chế tới mức tối thiểu .Nhân viên trong các phòng ban chức năng toàn bộ được tuyển từ bậc Đại học hoặc tương đương : Bảng3: Phân tích trình độ lao động của công ty : STT Trình độ Số lượng Tỷ lệ % KSCN In 7 4.6 Tiến sỹ 1 0.67 CN Kinh tế 20 13.16 KS hàng hải 1 0.67 CN mỹ thuật 1 0.67 CĐ In 6 3.93 TC In 96 63.15 Trình độ khác 20 13.15 Tổng 152 100 (Nguồn :phòng TC-HC ) Qua biểu trên ta thấy :lượng lao động có trình độ trung cấp in chiếm số lượng cao nhất (63.15 %),đây là khối công nhân trực tiếp sản xuất .Tiếp đó là trình độ cử nhân kinh tế (13.16 %), đây là đội ngũ nhân viên các phòng ban chức năng .Đó là những người đã tốt nghiệp các trường thuộc khối kinh tế .Tuy nhiên trình độ cao nhất chỉ là cấp Tiến Sỹ với số lượng hạn chế ( 1 người ) điều này gây hạn chế trong việc áp dụng các tiến bộ kỹ thuật trong sản xuất ,ứng dụng thành tịu khoa học công nghệ .... Về cơ cấu giới tính : Cơ cấu lao động theo giới tính có ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản phẩm .Tuỳ từng loại hình sản xuất ma cơ cấu giới tính có sự khác nhau.Cơ cấu về giới tính được minh hoạ trong bảng sau : Bảng 4: Cơ cấu lao động của công ty In Tạp chí Cộng sản : Đơn vị Tổng số Nam Nữ Số lượng (người ) Cơ cấu (%) Số lượng (người ) Cơ cấu (%) Văn phòng 91 38 41.76 53 58.24 Phân xưởng 61 25 40.98 36 59.02 Toàn công ty 152 63 82.74 89 117.26 (nguồn :phòng TC-HC) Qua biểu trên ta thấy :Số lượng lao động nam giới chiếm một tỷ lệ lớn trong công .Đây là một điều dễ hiểu bởi do đặc tính kỹ thuật của ngành in cần lao động nam giới để vận hành máy móc thiết bị ,công việc thủ công không cần nhiều khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển và được áp dụng rộng rãi .Tuy nhiên vẫn có sự mất cân đối trong cơ cấu lao động trong khối nhân viên văn phòng .Thông thường khối nhân viên gián tiếp thường có cơ cấu nữ lớn hơn nam bởi đó là những công việc nhẹ nhàng ,cần sự chăm chỉ ,cẩn thận của phái nữ .Tuy nhiên không phải là nam giới là không làm được .Còn dưới phân xưởng do phải vận hành máy móc thiết bị nặng nhọc nên nam chiếm chủ yếu . 4. Những thuận lợi và khó k