Chuyên đề Quản lý cửa hàng - Nguyễn Phương Dũng

Đặt vấn đề - Tin học là một ngành khoa học, sự ra đời của tin học đã góp phần đáng kể vào sự phát triển của đất nước.Đối với nhiều nước thì tin học đã phát triển từ lâu còn đối với việt Nam thì tin học mới bắt đầu phát triển. - Quản lý bán hàng trong đó bán hàng máy tính là một lĩnh vực đòi hỏi phải có một hệ thống tin ,hệ thống phần mềm quản lý nhằm giải quyết công việc một cách nhanh nhất đem lại sự vừa lòng cho khách hàng , ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế. - Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu đòi hỏi của con người càng cao chính vì vậy tin học phát triển ngày càng nhằm đáp ứng nhu cầu của con người việc ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý là một việc làm cần thiết nhằm giải quyết các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ đã có  Excel, Access... có phần chưa đáp ứng đựơc hết các yêu cầu của nó. VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trường WINDOWS. Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. - Bất cứ một ngành nào ,một cơ quan hay tổ chức nào cũng cần có một hệ thống tin học nhằm phục vụ cho công việc của họ chính vì vậy có rất nhiều công ty sản xuất máy tính ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của con người,khi có nhiều công ty máy tính ra đời thì cũng có nhiều công ty bán máy tính cũng ra đời nhằm phục vụ nhu cầu của con người .vì vậy việc quản lý cửa hàng máy tính là một việc làm rất cần thiết nhằm đem lại cho khách hàng những lợi ích tốt nhất. Chương I Khảo sát hệ thống hiên tại và lập dự án I,Khảo sát hệ thống hiện tại - Cửa hàng số 101 phố Lê Thanh Nghị là cửa hàng có 3 tầng ,tầng 1 là tầng các cán bộ quản lý cửa hàng làm việc và là nơi giao dịch với khách hàng,tầng 2 là tầng các nhân viên làm việc và cũng là nơi chứa hàng hoá,tầng 1 là nơi chứa bộ phận kế toán và là nơi bày hàng hoá .cửa hàng có hệ thống thông tin được nối qua từng phòng từ phòng quản lý tới phòng nhân viên và phòng kế toán . Hiện nay cửa hàng có 6 nhân viên 1 kế toán và 2 cán bộ quản lý cửa hàng. II, Phân Tích Nhược Điểm của hệ thống hiện tại Là một cửa hàng máy tình do đó có rất nhiều hàng hoá nhập về và xuất đi .Như ta đã biết máy tính là một mặt hàng điện tử sử dụng các vi mạch điều khiển rất dễ hỏng khi va trạm mạnh vì vậy chúng phải đựơc cất giữ cẩn thận tránh va đập mạnh do đó các cửa hàng bán máy tính cần phải có kho .Kho hàng nơi lưu trữ và xuất hàng dưới sự quản lý của thủ kho hàng được kiểm tra thường xuyên khi cần xuất hàng hay nhập hàng đều phải qua thủ kho vì vậy bất cứ một cửa hàng nào cũng phải có một kho hàng riêng để chứa hàng với các cửa hàng lớn thì có vài kho hàng.Chưa có một kho hàng riêng đó chính là nhược điểm của cửa hàng 101 phố Lê Thanh Nghị hiện tại cửa hàng chưa có kho chứa hàng , hàng hoá được để chung nơi làm việc với nhân viên rất khó khăn mỗi khi lấy hàng và nhập hàng , chưa có người quản lý kho hàng dẫn đến hệ thống làm việc của cửa hàng có nhiều bất cập sự phân công công việc chưa thực sự dõ dàng công việc của nhân viên còn chồng chéo lẫn lộn nhau dẫn đến việc sử lý đơn hàng còn chậm . Một số đơn hàng còn không đảm bảo các yêu cầu . *,cơ cấu tố chức hiện tại của cửa hàng: Cán bộ quản lý cửa hàng Phòng kế toán Phòng Nhân viên Bộ Phận Kế toán Nơi bày hàng Nơi làm việc Nơi cất hàng *,Chức năng của hệ thống Phòng cán bộ quản lý cửa hàng là nơi các cán bộ quản lý cửa hàng làm việc và giao dịch với khách hàng Phòng nhân viên là nơi dành cho các nhân viên làm việc (như lắp đặt ,sửa chữa ,cài đặt máy tính..) phòng cũng là nơi lưu trữ hàng hoá Phòng kế toán là nơi nhân viên kế toán làm việc và cũng là nơi bán hàng III,Lập dự án: Để giải quyết hiện trạng thực tế của bài toán giải pháp khả thi được đưa ra cần có một kho vực chứa hàng(kho hàng) riêng biệt với các bộ phận khác trong cửa hàng . Vì vậy cần phải tạo ra một kho hàng , kho hàng có thủ kho người quản lý kho hàng và thủ kho cũng cần được trang bị máy tính cá nhân và cũng được nối vào các phòng. Như theo hiện trạng của cửa hàng hiện cửa hàng có 3 tầng vì vậy cần xây thêm một tầng để chứa hàng hoá và sau khi song tầng được chọn làm nơi chứa hàng sẽ là tầng 2 nhằm giúp cho việc xuất hàng và nhập hàng được thuận tiện khi đó tầng 4 là tàng làm việc của các cán bộ quản lý cửa hàng,tầng 3 là tầng làm việc của các nhân viên,tầng 1 là phòng kế toán và là nơi bày hàng . *,cơ cấu tổ chức đưa ra: Cán bộ quản lý cửa hàng Phòng kế toán Bộ Phận kế toán Nơi bán hàng Phòng nhân viên Kho chứa hàng *,Qui trình Xử lý đơn hàng: khi có đơn hàng nhân viên bán hàng sẽ nhập toàn bộ số liệu về đơn hàng của khách như : mã hàng, loại hàng, tên hàng ,số lượng..vào trong máy và được chuyển tới phòng cán bộ để cán bộ duyệt và xử lý đơn hàng sau đó chuyển cho thủ kho ,thủ kho kiểm tra kho và xử lý đơn sau đó viết phiếu xuất hàng Phiếu xuất Họ tên(người mua).. Địa chỉ Mã hàng Tên hàng Qui cách Số lượng Đơn giá Thành tiền Bảo hành Số hoá đơn Ngày Nhân viên Thủ kho Người mua và chuyển tới phòng nhân viên cho các nhân viên lắp đặt, sau khi song hàng chuyển cho khách tại cửa hàng hoặc vận chuyển tới nhà cuối cùng nhân viên kế toán thu tiền. *,Luân chuyển thông tin trong tổ chức Bộ phận Quản lý Bộ phận sản xuất Khách hàng kho Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán IV. Mục đích của bài toán Nhằm giải quyết vấn đề thiếu một kho hàng dẫn tới việc xuất và nhập hàng gặp khó khăn mất thời gian . Bài toán đặt ra là cần có một kho hàng nhằm tách rêng kho hàng với phòng nhân viên khi có đơn hàng thủ kho viết phiếu xuất hàng và sau đó giao cho phòng nhân viên .Khi đó nhân viên chỉ việc lắp đặt khi có sự cố có thể tìm dễ tìm được nguyên nhân khâu nào gây ra . Thủ kho là người quản lý kho người sẽ trịu trách nhiệm về kho hàng. - khi đó Công việc không còn vất vả như trước , hiệu suất lao động cao. Nội dung đề tài gồm: Chương I: Khảo sát hiện trạng và lập dự án Chương II: Phân tích hệ thống Chương III: Thiết kế hệ thống và tạo CSDL Chương IV: Tính ứng dụng của tin học quản lý Chương ii: Phân Tích Hệ Thống I. Mục đích Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính. Không thể đưa tin học hóa trong vấn đề quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả đem lại của hệ thống phụ thuộc vào độ nông sâu của kết quả phân tích ban đầu Trong quá trình phân tích, sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận từng quá trình hoặc từ một chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. Điều này quan trọng phải có sẵn những thông tin vào và cho những thông tin ra trước khi cho thực hiện quá trình. 1,Thông tin đầu vào của hệ thống thông tin của đơn hàng thông tin về hàng hoá thông tin về lượng hàng tồn 2, Thông tin đầu ra của hệ thống đơn hàng được chấp nhận đơn hàng không được chấp nhận chứng từ  Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý cửa hàng Cập nhật Kế toán Tìm kiếm Thống kê Nhập Xuất Loại hàng Giá Hãng SX Tổng Sl hàng Hàng tồn Tổng tiền Lỗ lãi - Biểu đồ phân cấp chức năng cho ta một cái nhìn khái khoát ,dễ hiểu ,từ đại thể đến chi tiết rất dễ thành lập bằng cách phân giã từ trên xuống dưới II. Sơ đồ luồng dữ liệu Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu của thông tin ra trước khi cho thực hiện một quá trình. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu ã Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó. ã Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm người ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin về hệ thống. ã Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. ã Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hoặc một chức năng xử lý, mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin. ã Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu được lưu trong máy tính. Giao hàng Khách hàng Kiểm tra đơn hàng Làm hoá đơn và phiếu xuất Khách hàng Hoá đơn Giao hàng Thanh toán Giấy báo chờ hàng Đơn hàng Đơn đáp ứng được ngay Phiếu xuất Phiếu giao hàng Phiếu trả tiền Hoá đơn *,Biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả qui trình bán hàngCán Bộ Quản Lý cửa hàng Quản lý cửa hàng Dữ liệu Kết quả 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Nhân viên Quản Lý Cửa Hàng Y/c tìm kiếm Hàng Y/c Thống kê Y/c kế toán K/q tìm kiếm K/q thống kê K/q kế toán Cán Bộ Quản lý cửa hàng 1.1 cập nhật 1.3 Thống kê 1.2 Tìm Kiếm 1.4 Kế toán Kho hàng Y/c tìm kiếm K/q tìm kiếm 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hàng hoá 3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1.1 Cán bộ quản lý cửa hàng Nhập Xuất Hàng hoá 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1.2 Cán bộ quản lý cửa hàng Loại hàng Giá Hãng sx Hàng hoá 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh mức 1.3 Cán bộ quản lý cửa hàng Tổng số lượng hàng Hàng tồn Kho hàng 6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1.4 Cán bộ quản lý cửa hàng Tổng tiền Lỗ lãi Bộ phận kế toán III. Mô hình thực thể liên kết - mô hình thực thể liên kết nó có ưu điểm khá đơn giản gần với tư duy trực quan .Khi xem xét các thông tin ta thường co cụm chúng xung quanhcác vật thể chẳng hạn các thông tin tên ,tuổi ,địa chỉ... Khách hàng Nhân viên Đơn hàng Dòng đơn hàng Mặt hàng 1 ∞ 1 ∞ 1 ∞ 1 ∞ thực thể khách hàng là thực thể bảng danh mục khách hàng thực thể nhân viên là thực thể bảng danh mục nhân viên thực thể đơn hàng là thực thể của danh mục đơn hàng thực thể mặt hàng là thực thể danh mục của bảng Mặt hàng thực thể dòng đơn hàng là thực thể của danh mục dòng đơn hàng Chương iii thiết kế hệ thống và tạo CSDL I. Mục đích của việc thiết kế hệ thống và tạo csdl 1. Khái niệm về CSDL Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có quan hệ chặt chẽ với nhau và được lưu trữ trong máy tính theo một quy luật nhất định. Người sử dụng có thê cập nhật số liệu vào máy tính, lưu trữ, xử lý phục vụ theo yêu cầu của mình. Cơ sở dữ liệu (CSDL) được thành lập từ các tệp tin cơ sở dữ liệu để dễ dàng quản lý, khai thác. Hệ thống chương trình có thể nhập thêm, xóa, sửa, xử lý, tác động thay đổi dữ liệu. Hệ quản trị CSDL được coi như là một diễn dịch với một ngôn ngữ bậc cao nhằm trợ giúp cho người sử dụng hệ thống mà không cần tới sự am hiểu tường tận các thuật toán, cách lưu trữ dữ liệu trong máy tính. 2. Kiến trúc về một hệ cơ sở dữ liệu Một CSDL có thể được phân tích thành các mức khác nhau: - Phần CSDL mức vật lý: Là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị thông tin thứ cấp như: đĩa, băng từ, CSDL vật lý hay nói khác đi CSDL là sự cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm. - Các khung nhìn: Là cách nhìn, là các quan niệm của từng người sử dụng đối với CSDL mức quan niệm. Tuy nhiên sự khác nhau giữa cách nhìn và khái niệm thực chất là không lớn. Thể hiện (instarce) phần không thay đổi trong CSDL được gọi là “bộ khung” của CSDL. Dữ liệu có thể thay đổi còn “bộ khung” của CSDL thì không thay đổi. Ta cũng biết rằng: Chương trình = Cấu trúc + Giải thuật Khi cấu trúc lưu giữ và truy cập thay đổi tức là CSDL vật lý thay đổi thì chuyển đổi khái niệm trong thay đổi nhưng phải giữ cho CSDL không thay đổi, đó chính là tính chất độc lập dữ liệu mức vật lý. Mối quan hệ giữa các khung nhìn và lược đồ quan niệm cho biét thêm về tính độc lập dữ liệu mức logic. Trong quá trình sử dụng CSDL, có thể thay đổi được lược đồ khái niệm như: thêm. xóa, một số thông tin của các thực thể đang tồn tại trong CSDL. Việc làm thay đổi lược đồ quan niệm không làm thay đổi lược đồ con, do đó không cần thiết phải thay đổi các chương trình ứng dụng. 3. Thiết kế CSDL quan hệ Muốn thiết kế CSDL quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ. Cơ bản của việc thiết kế các lược đồ CSDL quan hệ là phải giải quyết những vấn đề phụ thuộc dữ liệu, tức là mối ràng buộc giữa các giá trị của lược đồ. Một CSDL cần giải quyết những vấn đề sau: - Tránh dư thừa dữ liệu - Tránh sự nhập nhằng, không nhất quán ( do khi sửa chữa dữ liệu hoặc hậu quả của sự dư thừa dữ liệu) - Tránh dư thừa khi thêm bộ dữ liệu chưa đầy đủ Tránh dư thừa khi xóa bộ: những thông tin còn sử dụng. 4. Thiết kế các tập cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là công việc đầu tiên đóng vai trò quan trọng * Thiết kế cấu trúc phải đảm bảo yêu cầu sau: + Cấu trúc phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết, không thiếu hoặc dư số liệu. + Đảm bảo kết xuất thông tin dễ dàng nhanh chóng. + Đảm bảo tính khoa học, có thể kế thừa phát triển cơ sở dữ liệu sau này. * Các file dữ liệu gồm có: + Các file dữ liệu chính + Các file dữ liệu tra cứu + Các file dữ liệu phụ, phục vụ cho tổng hợp in ấn kết xuất thông tin, dữ liệu file này được kết nối với file dữ liệu chính. II. Thiết kế hệ thống 1. Mô hình vật lý ACCESS QLBH QLBH QLBH 2. Thiết kế menu Hệ thống Thoát Cập Nhật Xuất Nhập Tìm Kiếm Loại hàng Giá Hãng SX Thống Kê Tổng Lượng hàng Hàng Tồn Kế Toán Tổng Tiền Lỗ Lãi Trợ Giúp 3. Thiết kế Form *Form Nhập  *,Form xuất: 4. Thiết kế CSDL - việc thiết kế cơ sở dữ liệu vô cùng quan trọng ,do đó khi thiết kế dữ liệu ta phải thiết kế sao cho hợp lý nhất dữ liệu dữ liệu vào ra hợp lý không dư thừa ,không trùng lặp, không bỏ sót thông tin. Bảng Nhập Hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú Ngaynhap Date/time Ngày Nhập Tenhang Text 30 Tên Hàng Soluong Number 5 Số Lượng Giá Number 10 Giá Phiếu Xuất hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú TT Number 2 Số Thứ tự Mahang Number 10 Mã hàng TenHang Text 50 Tên hàng Quicach Text 5 Qui cách Soluong Number 10 Số lượng Dongia Number 30 Đơn giá Thanhtien Number 30 Thành tiền Baohanh Text 30 Bảo hành III. Tổ chức hệ thống CSDL: 1. Mô hình thực thể liên kết: 2. Mối quan hệ giữa các bảng a. Quan hệ 1-1: - Một bản ghi của bảng A chỉ liên kết với một bản ghi của bảng B và ngược lại một bản ghi của bảng B cũng chỉ liên kết với một bản ghi của bảng A. - Quan hệ 1-1 xảy ra khi trường khoán kết nối của 2 bảng đều là khoá chính (khóa chính là trường mà không được phép có giá trị trùng nhau) khi biết một giá trị của khóa chính thì sẽ biết được các thông tin còn lại. b. Quan hệ 1-N: - Một bản ghi của bảng A có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng B và ngược lại một bản ghi của bảng B có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng A. - Quan hệ 1-N xảy ra khi trường khóa kết nối của bảng A là khóa chính, trường khóa kết nối của bảng B không phải là khóa chính. *,mối quan hệ giữa cácTable trên: -Trong bảng đơn hàng có đầy đủ dữ liệu mà khách hàng cần như SH đơn hàng ,mã hàng một khách hàng cần nhiều đơn hàng vậy quan hệ giữa bảng Đơn hàng và Khách hàng là quan hệ 1-nhiều..Bên cạnh đó nó cũng kèm theo các dàng buộc như thành tiền ở bảng Mặt hàng (thanhtien=soluong*dongia),  Chương IV tính ứng dụng của tin học quản lý I. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1. Một số khái niệm về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội mà còn góp phần vào việc quản lý hành chính, quản lý điểm học sinh, quản lý cửa hàng... Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kiểm toán, thống kê - Lao động mang tính chất sáng tạo như việc đề ra các phương pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn. Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại 1/4 cho loại hình lao động thứ 2. 2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ. a. Tin học hóa toàn bộ Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. ưu điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí đầu tư ban đầu lớn. b. Tin học hóa từng phần Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau. ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm của phương pháp này là không bảo đảm tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. 3. Những đặc điểm của hệ thống quản lý a. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Hệ thống được phân thành nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới. b. Luồng thông tin vào ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhật là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán. Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: - Loại thông tin dùng cho tra cứu. - Loại thông tin luân chuyển chi tiết. - Loại thông tin luân chuyển tổng hợp. Cụ thể là: + Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi, các loại thông tin này được đưa vào một lần và chỉ dùng để tra cứu. + Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động thường nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lượng loại thông tin này rất lớn. + Các thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin tổng hợp về hoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin. c. Luồng thông tin ra: Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng trường hợp cụ thể. Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách và các loại thông tin báo cáo. 4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phương pháp sau: - Phương pháp phân tích: Là phương pháp trước hết đòi hỏi phải xây dựng đảm bảo khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chương trình làm việc. Ưu điểm của phương pháp này là tránh được vịêc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm của phương pháp này là hệ thống chỉ hoạt động khi được đưa vào đồng thời và toàn bộ. - Phương pháp tổng hợp: Là phương pháp phải xây dựng các mảng làm việc cho những bài toán riêng biệt. Ưu điểm của phương pháp này là cho phép chúng ta có thể đưa dần hệ thống và hoạt động theo từng giai đoạn. Như vậy nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm của phương pháp này là khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin. - Kết hợp cả hai phương pháp: Với phương pháp này người ta kết hợp đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết. Tuy nhiên cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ. 5. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin a. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh . Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống và chuyển từ dưới lên. b. Các thành phần của HTTT Nếu không kể con người và phương tiện thì thực chất còn lại 2 bộ phận: * Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. - Luồng thông tin vào: Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau: + Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này. + Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết về hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. + Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin được tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô. - Luồng thông tin ra: + Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm đồng thời phải bảo đảm chính xác kịp thời. + Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. + Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý. 6, Đánh giá chương trình: Qua quá trình phân tích thực tiễn công việc và phân tích thiết kế xây dựng chương trình “Quản lý bán hàng” của một cửa hàng. Tuy chương trình này còn đang có rất nhiều thiếu sót chưa mang được tính ứng dụng cao mà chỉ mới mang tính chất thử nghiệm. Mặc dù vậy chương trình này cũng mang lại cho nhà quản lý một số hiệu quả sau: - Góp phần nhỏ vào tiến trình ứng dụng tin học hóa ở Việt Nam. - Giúp cho công tác quản lý được nhanh chóng, chính xác, tiện dụng về nhiều mặt đem lại những lợi ích nhất định cho của hàng . - Có thể tự động hóa một số công việc trong công tác quản lý. - Đáp ứng kịp thời các thông tin tổng hợp và chi tiết theo từng yêu cầu. - Tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí trong công tác quản lý. - Tận dụng tối đa những công cụ của phần mềm Access basic Tuy nhiên do trình độ còn nhiều hạn chế và còn thiếu nhiều kinh nghiệm trong công tác thiết lập một chương trình với một quy mô lớn, tiện dụng hơn nên chương trình còn một số hạn chế cần khắc phục. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp cho chương trình. Kết luận Với thời gian hạn chế và kinh nghiệm còn ít nên chương trình này em mới hoàn thành một phần nhỏ của công việc “Quản lý Cửa hàng”. Hệ thống vẫn còn chưa đáp ứng được đầy đủ các mục đích nghiệp vụ của công tác quản lý cửa hàng. Vì vậy mà chương trình này mới chỉ là một chương trình mang tính thử nghiệm, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của tất cả các thầy để chương trình được hoàn thiện hơn, giúp cho những nhà quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian hơn nữa. Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn Lê Cường của các thầy cô trong khoa và bạn bè trong thời gian qua. Em hy vọng rằng những ý kiến chỉ bảo đó sẽ giúp em hoàn thiện hơn cho hệ thống đầy đủ các chức năng hơn cho công việc quản lý cửa hàng sau này. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, xây dựng. Em xin chân thành cảm ơn Sinhviên:Nguyễn phương Dũng Lớp:K3A  Trường Đại học bách khoa hà nội Khoa toán ứng dụng ***** Báo cáo thực tập giáo viên hướng dẫn : Lê Cường Sinh viên thực hiện : Nguyễn phương Dũng Hà nội , tháng 11 năm 2003