Chuyên đề Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và viễn thông đa phương thức

. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: + Sổ Nhật ký chung. + Sổ cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 521, 641, 642, 911….. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh,…. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký sổ Cái, bao gồm: + Sổ Nhật ký sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421…. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, bao gồm: + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 8….. + Bảng kê số 1, 2, 8, 10…… + Sổ Cái TK 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911….. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Chương 2. Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH TM & VT Đa phương thức. 2.1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH TM & VT Đa phương thức (T & M Trans) 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty TNHH Thương mại và VT Đa phương thức có tên giao dịch quốc tế là T & M trans. MST: 0100952651. Công ty được thành lập vào năm 1999 theo Quyết định của Bộ Tài chính. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản Việt Nam và Ngoại tệ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam (VIB), TK 11000738 và sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, tiền thân của Công ty là Tập đoàn T & M Group - một trong những Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực tin học, điện tử, viễn thông, đầu tư và chuyển giao công nghệ, thương mại với vốn điều lệ là 2.000.000.000 năm 2002 với nhu cầu mở rộng thị trường Công ty đã bổ sung thêm vốn lên 5.000.000.000đ Công ty đã và đang là công ty tin học lớn của Việt Nam với đội ngũ cán bộ công nhân lành nghề, được trang bị kiến thức chuyên môn sâu, nghiệp vụ giỏi. Quy mô hoạt động của công ty ngày càng được mở rộng, là đại lý của nhiều hãng máy tính có tên tuổi ở nước ngoài cũng như UNISON, SOLTEK, SAM, BENQ, SUNG….., là công ty được khách hàng tin cậy không chỉ về chất lượng của sản phẩm mà còn về thái độ giúp đỡ nhiệt tình của đội ngũ nhân viên, nhằm giải đáp một cách tốt nhất mọi thắc mắc của khách hàng. Công ty có trụ sở chính tại 862 - Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội. Công ty thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và có phòng trưng bày giới thiệu sản phẩm và bán lẻ sản phẩm tin học thiết bị văn phòng tại 14B Lý Nam Đế - Hà Nội. Các hoạt động của công ty không chỉ tập trung vào lĩnh vực dịch vụ thương mại mà còn đầu tư lớn vào việc phát triển công nghệ phần mềm, tạo một nền móng cho công nghiệp phần mềm đặc thù của Việt Nam. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty T & M Trans. * Chức năng: Công ty hoạt động hầu hết trong tất cả các lĩnh vực: Thương mại, dịch vụ, sản xuất và đầu tư. Nên các chức năng của Công ty bao gồm: - Công ty xuất khẩu trực tiếp hoặc bán trong nước các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, các sản phẩm do liên doanh, liên kết tạo ra và các mặt hàng khác. - Các mặt hàng nhập khẩu của công ty bao gồm: Vật tư, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, hoá chất và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của Nhà nước và Bộ thương mại. - Công ty được và nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng Nhà nước cho phép. Công ty được phép làm dịch vụ thương mại. Nhập khẩu tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Công ty được làm đại lý, mở cửa hàng hoá bán buôn bán lẻ các mặt hàng sản xuất trong và ngoài nước. * Nhiệm vụ - Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, được chủ động trong giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, các hợp đồng kinh tế và văn bản về hợp tác liên doanh liên kết với khách hàng trong và ngoài nước thuộc nội dung hoạt động của công ty. - Kinh doanh thương mại và các loại hình dịch vụ thương mại. - Liên doanh liên kết trong nước để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu thị trường, có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh XNK và mua bán trong, ngoài nước. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của công ty. Công ty TNHH TM và VT Đa phương thức là công ty tư nhân, thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, doanh nghiệp vừa kinh doanh XNK, vừa tiến hành sản xuất và kinh doanh dịch vụ. - Doanh nghiệp có 40 người với tổ chức như sau: * Ban lãnh đạo gồm có hai thành viên: - Tổng giám đốc: Ông Nguyễn Cảnh Hồng - Giám đốc: Ông Phạm Viết Phượng * Các phòng chức năng: Gồm có 5 phòng ban - Phòng Kinh doanh có 08 thành viên - Phòng Kế toán tài chính gồm 06 thành viên - Phòng XNK và vận tải gồm 03 thành viên - Phòng Kỹ thuật và bảo hành gồm có 10 thành viên - Phòng trưng bày sản phẩm 06 thành viên - Phòng điều phối và giao nhận: 05 thành viên Cơ cấu tổ chức công ty (T & M Trans) theo cơ cấu trực tuyến chức năng và có sơ đồ sau: (Sơ đồ số 7) Hội đồng quản trị Ban giám đốc P. Hành chính nhân sự P. Kế toán tài chính P. Kinh doanh P. XNK & vận tải P. Kỹ thuật & bảo hành P. Trưng bày sản phẩm 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty CPTMHL CT & M Trans 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của Công ty T & M Trans, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch SXKD hàng năm của Công ty. Có thể nói, phòng kế toán tài chính là người trợ lý đắc lực cho banh lãnh đạo công ty trong việc ra các quyết định điều hành quá trình SXKD một cách đúng đắn và hiệu quả. Phòng kế toán có nhiệm vụ chính là thu thập, ghi chép, thu nhập và tổng hợp thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của công ty mà bộ máy kế toán tài chính được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ quản lý, điều hành, bao quát chung toàn bộ công việc trong phòng: Tổ chức và chỉ đạo hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong công ty, tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, vận dụng sáng tạo hình thức và phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động SXKD của công ty. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức kế toán tổng hợp, lập BCTC của công ty, giúp cho kế toán tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức tổng hựop và chi tiết nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của đơn vị. - Kế toán tiền lương, TSCĐ, vật tư hàng hoá: Đảm bảo theo dõi quá trình nhập khẩu hàng hoá trong công ty, tính lương cho cán bộ công nhân viên, theo dõi TSCĐ. - Kế toán doanh thu, công nợ, thanh toán với khách hàng: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, doanh thu, công nợ, tiền gửi, tiền vay của công ty…. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt. - Kế toán thuế ngân hàng: Viết và theo dõi hoá đơn, kèm các báo cáo thuế, hải quan và ngân hàng. Với cách sắp xếp và bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Công ty T & M Trans tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức này phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty vì chi nhánh của công ty có địa điểm xa công ty. áp dụng hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đầy đủ kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Có thể minh hoạ bộ máy tổ chức công tác kế toán của công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty CPTMHL (T & M Trans) (Sơ đồ số 8) Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tiền lương, TSCĐ vật tư hàng hoá Bộ phận Kế toán doanh thu, công nợ, thanh toán với khách hàng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận Kế toán thuế và ngân hàng 2.1.4.2. Hình thức kế toán của công ty Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ban hành ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động SXKD của công ty. - Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/8 - Kỳ kế toán: Quý. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng nguyên tắc chuyển đổi đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ chuyển đổi. - Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. - Công ty sử dụng Kế toán thủ công. - Phương pháp kế toán TSCĐ. + Nguyên giá TSCĐ: Đánh giá theo giá thực tế để tính giá thành thực tế và giá trị còn lại của TSCĐ. + Phương pháp áp dụng: Khấu hao theo đường thẳng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập + Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX. - Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành. - Hệ thống sổ áp dụng: + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán…. + Các bảng kê, CTGS, sổ cái các tài khoản…. - Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính quy định. * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ (T & M) (Xem sơ đồ) (Sơ đồ số 9) Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết 2.2. Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty (T & M Trans) 2.2.1. Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng (T & M Trans) 2.2.1.1. Tổ chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng trong công ty T & M Trans Chứng từ kế toán Tuy hoạt động trong lĩnh vực XNK nhưng Công ty T & M Trans chủ yếu là nhập khẩu hàng tiêu dùng, vật tư, máy móc thiết bị phục vụ nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước. Công ty thường nhập khẩu hàng hoá, vật tư, máy móc theo đơn đặt hàng của một hay một số đơn vị kinh doanh thương mại trong nước (bán buôn hay bán lẻ). Tuy nhiên, giá trị mỗi lần xuất hàng để bán thường rất lớn nên các nhân viên phòng kinh doanh phải lập hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng có giá trị như lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng như việc xuất - tồn kho trên thẻ kho kế toán, như vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ của kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bán hàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01 - GTKT - 3LL. Hoá đơn được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán. Trên mỗi hoá đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán chưa có thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mẫu số). Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Giấy báo có Ngân hàng, Phiếu nhập kho…. Tài khoản kế toán Doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm: - Doanh thu bán hàng nhập khẩu. - Doanh thu bán hàng nội địa. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả bán hàng của hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và mở chi tiết 3 TK cấp hai: TK 5111 - Doanh thu bán hàng nhập khẩu. TK 5112 - Doanh thu bán hàng nội địa. Ngoài ra, TK 5113 - Doanh thu dịch vụ vẩn tải kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 131, TK 3331, TK 111… Kế toán không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Sổ kế toán, cơ sở, phương pháp ghi sổ: - Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán, sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331. - Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ. + Sổ bán hàng (Bảng số 3): Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng đối với từng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra (hàng nhập khẩu hay hàng nội địa), đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt thàng, từng lô hàng. + Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8): Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng. Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, thẻ kho kế toán, phiếu thu tiền, giấy báo có Ngân hàng. + Thẻ kho kế toán (Bảng số 4): Để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của hàng hoá theo từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị của hàng hoá. Thẻ kho kế toán chính là căn cứ để kế toán bán hàng theo dõi và xác định giá vốn hàng bán. Ngoài ra, thẻ kho kế toán còn được mở để theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng. Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiếu xuất kho). Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau: (Sơ đồ số 10): Chứng từ gốc (Hoá đơn, giấy báo Có,…..) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết DTBH, PTKH Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết DTBH Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính 2.2.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng trong công ty * Doanh thu bán hàng nhập khẩu - Để kế toán doanh thu bán hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và sử dụng TK 5111 - Doanh thu bán hàng nhập khẩu; TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán: Khi nhận được hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 5111: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Khi nhận được Phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có của Ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền hàng, kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu. Chẳng hạn nhưh: Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán quạt thông gió cho Công ty Thế giới máy tính hoá đơn GTGT số 0087015 ngày 10/12/04 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) (Xem bảng số 1). T & M Trans 862 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (hàng nhập khẩu) Quý 4/2004 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi nợ các TK Số HĐ Ngày Doanh số Thuế GTGT 111 112 131 ……. Tổng số 087015 29/10 Phin - CTy Vlang 37.421.619 1.871.381 39.293.000 39.293.000 …….. ….. ……………. ……. …….. ……. …….. …….. …….. ……. 087019 19/11 Phin - Cty CoMin 95.420.954 4.771.048 100.192.002 100.192.002 087020 19/11 Phin - Cty CoMin 93.333.331 4.666.667 97.999.998 97.999.998 …… …… ……… …….. …….. ……. …….. ……… ……… …….. 087029 10/12 Quạt TG - Cty TK & DVXD TM 41.884.000 4.188.400 46.072.400 46.072.400 087030 10/12 Van - Cty TK& DVXD TM 84.018.183 4.200.909 88.219.092 88.219.092 087031 13/12 Chất thử ga - Cty CoMin 412.160 20.608 432.768 432.768 Chất thửa dầu - Cty CoMin 2.637.840 131.892 2.769.732 2.769.732 Tổng cộng 433.988.092 25.893.076 459.881.168 459.881.168 Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra (Hàng nhập khẩu) để lập Chứng từ ghi sổ số 10. T & M Trans 862 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội Chứng từ ghi sổ Số: 10 Ngày 31/12/2004 Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng nhập khẩu qúy 4/2004 131 NK 5111 3331 459.881.168 433.988.092 25.893.076 Tổng cộng 459.881.168 459.881.168 Các chứng từ gốc có liên quan đến hàng nhập khẩu, sau khi dùng để lập Chứng từ ghi sổ là căn cứ để kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu (Bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4). Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 được lập (Bảng số 2), kế toán bán hàng chuyển kho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái TK 511 (Bảng số 5). Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp (Bảng số 6). T & M Trans 862 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu Hàng hoá: Quạt Thông Gió Chứng từ Nội dung Số lượng Số tiền Trong đó Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn Phí Dư quý 3 sang: Quý 4/2004 10/12 Bán cho Công ty TK & DVXD 087015 Thương mại 4 41.884.000 4.188.400 39.684.160 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ: 41.884.000 4.188.400 39.684.160 Thẻ kho kế toán Số: 11942 Hàng hoá: Quạt thông gió Đơn vị: Chiếc. Mã: Chứng từ Nội dung Nhập kho xuất kho Tồn kho Số Ngày SL T.tiền SL T. vốn Doanh số Thuế GTGT SL T. tiền Dư quý 3 sang: Quý 4/2003 087005 3/12 - Nhập quạt Vege 630 2 17.155.600 - Nhập quạt Vege 500 2 15.931.200 - Thuế N khẩu 6.597.360 087015 10/12 - Bán quạt Vege 630 2 39.684.160 18.455.600 1.845.560 - Bán quạt Vege 500 2 23.428.400 2.342.840 Cộng PS: 39.684.160 39.684.160 41.884.400 4.188.400 Dư cuối kỳ: Sổ cái Quý 4 năm 2004 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: TK 511 NTGS Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 10 31/12 DT bán hàng NK 131NK 433.988.092 15 31/12 DT bán hàng NĐ 131NĐ 129.322.129 14 31/12 K/c DTT xđ kquả 911 563.310.221 Cộng PS quý: 563.310.221 563.310.221 Số dư cuối quý: Lũy kế từ đầu năm Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng nhập khẩu Qúy 4 năm 2004 STT Tên hàng hoá, dịch vụ bán ra Doanh số 1 Phin lọc không khí 266.175.904 2 Quạt thông gió 41.884.000 3 Van cần bằng áp suất 84.018.183 4 Chất khử dầu 2.637.840 5 Chất kiểm tra nồng độ ga 412.160 ………….. ……………… Tổng số 433.988.092 Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì đẩy mạnh được hàng hoá tiêu thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu được nợ hoặc nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều thì sẽ giảm hiệu quả kinh doanh. Vì thế, để có thể theo dõi được công nợ của khách hàng một cách chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu hàng nhập khẩu là thực hiện ghi chép phản ánh các khoản phải thu của khách hàng mua hàng nhập khẩu. - Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán Công ty sử dụng các Sổ kế toán sau: + Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty. Sổ này theo dõi cho các đối tượng khách hàng và được lập căn cứ vào các Phiếu thu, giấy báo Có Ngân hàng, Hoá đơn GTGT cùng với bảng kê thu tiền mặt, tiền gửi. (Xem bảng số 7). + Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Sổ này được lập căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Sổ theo dõi thanh toán của khách hàng (Bảng số 8) + Sổ Cái TK 131: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 131 (Bảng số 9) - Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán ghi vào Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng, đồng thời, ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng), khoản tiền khách hàng chịu ở cột ghi Nợ các tài khoản. Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì kế toán lập Phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ tiền hàng. Từ Phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu vào cột TK 111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên Sổ quỹ, tùy theo nghiệp vụ phát sinh mà kế toán ghi TK đối ứng với TK 111 là khác nhau. Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: Khoản tiền khách hàng trả ngay. Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng chịu. Có TK 5111: Doanh thu bán hàng (Hàng nhập khẩu) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng thì căn cứ vào Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có Ngân hàng, kế toán ghi vào Sổ theo dõi thanh toán Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8) Số hiệu: TK 131 Tên khách hàng: Cty TK & DVXD Thương mại Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 20.321.200 2. Số phát sinh 087015 10/12 Mua 4 quạt T gió VEGE 5111 41.884.000 3331 4.188.400 3. Cộng số phát sinh 46.072.400 4. Số dư cuối kỳ 66.393.600 (Bảng số 9) Sổ cái Qúy 4 năm 2004 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 131 NTGS Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có Dư qúy 3 sang 50.956.000 10 31/12 PTCKH mua hàng NK 5111 433.988.092 3331 25.893.076 13 31/12 K. hàng NK trả nợ 112 414.857.934 15 31/12 PTCKH mua hàng NĐ 5112 129.322.129 3331 12.932.129 18 31/12 K. hàng NĐ trả nợ 111 80.820.000 Cộng PS qúy: 602.135.142 495.677.934 Số dư cuối qúy: 157.413.492 * Doanh thu bán hàng nội địa: Thực chất thì giữa hàng bán nội địa và hàng bán nhập khẩu chỉ khác nhau về nguồn gốc mua vào. Công ty tách riêng hình thức kinh doanh này chủ yếu là để tiện cho công tác quản trị, nhằm xác định chiến lược kinh doanh mặt hàng trong nước hay mặt hàng nhập khẩu của nước ngoài, sao cho đạt kết quả tốt nhất trong kinh doanh. Do đó công tác kế toán doanh thu hàng kinh doanh nội địa cũng được tổ chức và tiến hành như bình thường (Tương tự như kế toán doanh thu bán hành nhập khẩu). + Căn cứ ghi sổ: Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT). + TK sử dụng: TK 5112 - Doanh thu bán hàng (Hàng nội địa) + Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nội địa, Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng mua hàng nội địa, Thẻ kho kế toán (hàng nội địa) và Sổ Cái các TK 511, TK 131. - Phương pháp kế toán: Tương tự hình thức bán hàng nhập khẩu. Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nội địa). Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào đó để lập Chứng từ ghi sổ số 15. Sau khi các chứng từ gốc được sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ thì làm căn cứ để kế toán tiếp tục lên các sổ, thẻ chi tiết như: Thẻ kho (Hàng nội địa), Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (khách hàng nội địa), Sổ bán hàng (Hàng nội địa). Đồng thời, cuối kỳ kế toán hàng tính tổng chi tiết số phát sinh từ các Sổ chi tiết bán hàng (Hàng nội địa); phải thu của khách hàng mua hàng nội địa để gửi cho kế toán tổng hợp cùng các CTGS số 15, CTGS số 18 để lên Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131. (Xem bảng số 5, số 9). * Kế toán thuế GTGT tại Công ty Cổ phần Thương Mại Hồng Lĩnh (T & M Trans) Thuế GTGT là loại thuế gián thu do người tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ chịu và không ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hạch toán thuế GTGT đầu ra, mặt khác thì thuế GTGT có quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc hạch toán thuế GTGT cũng là công việc của kế toán. Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Mức thuế suất đối với hàng hoá, dịch vụ bán ra của Công ty là 0%, 5%, 10%. Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá bán ra x Thuế suất thuế GTGT Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. - Các chứng từ mà kế toán sử dụng để hạch toán thuế GTGT là: Hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT. Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra được thực hiện ngay từ khâu viết Hoá đơn GTGT khi bán hàng cho khách hàng. Kế toán khi viết Hoá đơn ghi rõ tổng số tiền hàng chưa bao gồm thuế, số thuế GTGT phải nộp và tổng số tiền thanh toán. Rõ ràng, ngay trong quá trình hạch toán, thuế GTGT của hàng bán ra đã được phản ánh riêng, tách khỏi doanh thu bán hàng. Đây là điều kiện thuận lợi của thuế GTGT, giúp Công ty theo dõi thuế và doanh thu bán hàng dễ dàng, cũng như việc xác định kết quả bán hàng đơn giản hơn. Cuối mỗi tháng, khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp cho cơ quan thuế, kế toán lập "Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra" cùng với "Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào báo cáo tình hình sử dụng hợp đồng GTGT" để gửi kèm. * Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các mặt hàng của Công ty đều không phải thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, mặt khác, trong kỳ lại không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu (mà nếu có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu thì Công ty thực hiện bút toán đỏ ngay trên TK 511). Bởi vậy, doanh thu thuần trong kỳ được xác định chính là doanh thu bán hàng thu được. Là một Công ty Thương mại thì việc ghi giảm doanh thu là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp như vậy thì Công ty cũng không sử dụng các TK 531, TK 532 mà ghi bằng bút toán đỏ trên TK 511. 2.3. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty T & M Trans Việc th