Chuyên đề Ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh

sơ đồ dưới. Mỗi giai đoạn được thể hiện trong một khung cữ nhật ,các mũi tên dùng để liên kết đầu vào và đầu ra của từng vòng đời. II hệ thống thông tin kế toán II.1 - Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con ngườ , thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Thông tin kế toán là những thông tin động về toàn hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất ,tiêu thụ và tài chính, phản ánh tính hai mặt tăng, giảm của vốn và nguồn vốn. Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thông thông tin có sử dụng công nghệ thông tin dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ và chuyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp. Khái niệm Tiêu thức Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tổ chức dữ liệu Sổ nhật ký Sổ cái Mức độ quan tâm Tức thời Liên tục, lâu dài Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng II.2 - Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưư lượng các hoạt động được lặp đi lặplại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Các chu trình nghiệp điển hình của sản xuất kinh doanh như sau: Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến bán hàng hoá và dịch vụ. Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ. Chu trình sản xuất : Gồm những sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hoá và dịch vụ Chu trình tài chính: Gồm các sự kiện liên quan đến việc huy động vốn và quản lý các nguồn vốn quỹ. Các sự kiện kinh tế Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình báo cáo tài chính Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Báo cáo tài chính H - Sơ đồ các chu trình trong hệ thống thông tin kế toán II.3 - Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá Quy trình xử lý nghiệp vụ thủ công Trong hệ thống kế toán thủ công, các tài liệu gốc được ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lưu trữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ , sau đó chúng được chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính – Trình tự xử lý bắt đầu từ các tài liệu gốc, rồi đến sổ nhật ký, sau đó là sổ cái và kết thúc bằng báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Sổ nhật ký Sổ cái Báo cáo kế toán Lập chứng từ Ghi sổ kế toán Chuyển sổ Lập báo cáo H Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công Quy trìng xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá Trong hệ thống kế toán tự động, với việc xử dụng máy tính trong các nghiệp vụ kế toán. Các tài liệu gốc được nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập liệu trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ sau đó các tệp này được chuyển vào các tệp sổ cái và các sổ cái sẽ được sử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính . Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp số liệu tổng hợp cuối tháng Báo cáo tài chính sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu cuối tháng Lên báo cáo H - Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động III Phương pháp phân tích ,thiết kế và cài đặt hệ hệ thống thông tin quản lý Nhìn một cách tổng thể ,quá trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm các bước tuần tự sau: xuất phát từ những sự kiện cụ thể trong thực tế để thiết lập mô hình khái niệm, sau đó xây dựng mô hình logic và cuối cùng chuyển sang mô hình vật lý. Việc thiết kế một hệ thống thông tin theo mô hình quan hệ chính là việc biến đổi một mô hình thực tế theo cách nhìn của người dùng thành một phần mềm tương ứng. Các thực thể dưới con mắt người đùng sẽ trở thành các bảng trong cơ sở dữ liệu ,các chức năng mà người dùng yêu cầu sẽ trở thành các thành phần của một hay nhiều chương trình ứng dụng. Hệ thống thônh tin quản lý có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới hệ thống thônh tin . Hệ thống thônh tin quản lý cần những yêu cầu mới trong nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống. Hệ thống thônh tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn. Các nhà quản lý của hệ thống thônh tin có những chính sách đưa ra nhằm thiết kế hệ thống mới có chất lượng. Trong quá trình phát triển hệ thống,thiết kế chính là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, nó ảnh hưởng to lớn đến chất lượng và hiệu quả cuối cùng của hệ thống . Bản thân từ “hệ thống” đã bao hàm một tập hợp các ứng dụng được tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý. Nếu như chúng được xây dựng một cách tuỳ tiện , không theo một thiết kế thống nhất thì sẽ rất khó khăn trong việc tương tác liên hệ giữa chúng ,vì vậy không thể tạo nên hệ thống tốt. Mặt khác việc thiết kế cơ sở dữ liệu vô cùng qoan trọng, nó không những đảm bảo cho việc tránh dư thừa dữ liệu ,nâng cao hiệu quả hệ thống mà còn tác động đến sự hoạt động và tương tác giữa các chương trình khác , và quan trọng hơn nữa một hệ thống chỉ có thể mở rộng ,sửa đổi rễ ràng để đáp ứng các yêu cầu luôn biến động nếu như nó dựa trên một thiết kế tốt. Nếu hệ thống không được dựa trên một thiết kế tốt thì quá trình bảo trì nâng cấp hệ thống sẽ thực sự trở thành gánh nặng , chưa kể đến hệ thống có thể bị đào thải . Vì có vai trò và tầm quan trọng không thể phủ nhận được như vậy , gần đây việc phân tích thiết kế hệ thống đã được coi trọng hơn. Hệ thống thông tin đang xây dựng ở đề tài này tuy không phải là một hệ thống được xây dựng hoàn toàn mới, song ta vẫn thực hiện tỷ mỉ từng công việc trong phân tích , thiết kế để đảm bảo một nền tảng thiết kế tốt cho hệ thống ,tạo điều kiện tốt cho công việc bảo trì hoặc mở rộng,thay đổi hệ thống sau này. Dưới đây là trình bày quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 5 giai đoạn: III.1 - Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển hệ thống Trong giai đoạn này chúng ta phải làm sáng tỏ được bản chất và quy mô của vấn đề được đề cập tới trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin ,đồng thời đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin mới. III.2 - Làm sáng tỏ yêu cầu và quy mô của vấn đề Để làm sáng tỏ vấn đề được nêu ra trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin thì chúng ta phải tìm hiểu xem Lí do dẫn tới yêu cầu đó là gì: Là vì muốn cải tiến chất lượng dịch vụ dành cho những người sử dụng cuối? Là vì muốn nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin hiện thời? Hay là vì những thông tin mà hệ thống thông tin hiện thời cung cấp còn chưa đầy đủ ,chưa kịp thời, chưa thích hợp với yêu cầu quản lý ? Hay là bởi sự kiểm soát dữ liệu trong hệ thống thông tin còn lỏng lẻo hoặc hiệu quả kinh tế còn chưa cao? Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin đó xuất phát từ nguồn nào: Từ người sử dụng cuối với những yêu cầu ngày càng phong phú? Từ chỉ thị của các nhà quản lý cấp cao ? Hay là từ chính hệ thống thông tin hiện thời với những sai sót nào đó? Hay là từ kiến nghi của trung tâm thông tin trong kổ chức ? Hay là từ các tác nhân bên ngoài tổ chức? III 3 - Đánh giá tính khả thi và hiệu quả sơ bộ củ hệ thống thông tin Để đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin đang được yêu cầu phát triển ,ta cần xem xét các mặt sau: Tính khả thi về mặt kỹ thuật : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin có tính khả thi về mặt kỹ thuật nếu như tổ chức hiện đã có hoặc có khả năng co những trang thiết bị cùng đội ngũ nhân sự cần thiết để xây dựng, cài đặt và vận hàng hệ thống thông tin mới. Tính khả thi về mặt tổ chức : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin được coi là có tính khả thi về mặt tổ chức nếu sau khi việc phát triển và cài đặt hệ thống hoàn thành thì hệ thống thông tin mới sẽ được sử dụng.Để xem xét khía cạnh có khả thi về mặt tổ chức ta phải xét những vấn đề sau: Liệu những người sử dụng cuối cùng có được lôi cuốn váo phát triển hệ thống thông tin mới không? Kế hoạch phát triển hệ thống thông tin mới có hợp lý không? Cán bộ lãnh đạo và những người sử dụng cuối cùng có ủng hộ phát triển hệ thống thông tin này không?. Tính khả thi về mặt kinh tế :Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin mớ được coi là khả thi về mặt kinh tế nếu những lợi ích mà hệ thống thông tin mới đem lại vượt quá ngững chi phí phát triển ,cài đặt và vận hành nó. Để xem xét xem hệ thống thông tin mà đề tài của mình xây dựng có khả thi về kinh tế hay không ,ta đã phái giải quyết những vấn đề sau: Ước lượng chi phí cho nhân sự phát triển hệ thống ,ước lượng chi phí cho việc mua sắm trang thiết bị cần thiết, ước lượng lợi ích thu được từ hệ thống mới, ước lượcg chi phí cơ hội trong trường hợp không phát triển hệ thống thông tin mới. III 4 Phân tích hệ thống Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống :Là phải hiểu rõ hệ thống thông tin hiện có ,xác định rõ yêu cầu hệ thống và các đầu vào, đầu ra, các xử lý, kiểm soát và thời gian thực hiện, đưa ra các khiến nghị thay đổi và xây dựng những mục tiêu cụ thể cần đạt được trong hệ thông thông tin mới. Để đạt được mục đích trên ,trong giai đoạn chúng ta phải thực hiện hai công việc chính: III .4.1 Xác định các yêu cầu hệ thông Trong bước này chúng ta cần thu được những câu trả lời đầy đủ cho các câu hỏi Ai?,cái gì?, khi nào?, ở đâu?, như thế nào? Đồng thời trong khi giải đáp những câu hỏi đó, chúng ta cũng luôn phải đặt ra câu hỏi tại sao?. Ai ? ai là người thực hiện từng thủ tục trong hệ thông thông tin hiện có ? Tại sao lại là người đó ? Có đúng là người thích hợp không? Liệu nhiệm vụ này có thể dao cho ai khác được không ?. Cái gì? những xử lý gì đang đựơc làm? Những thủ tục gì đang tiến hành để thực hiện những xử lý đó? Tại sao những xử lý này lại cần thiết ? Khi nào ? Khi nào thì thủ tục được thực hiên? Tại sao nó lại thực hiện vào thời điểm đó? Liệu đó có phải là thời điểm tốt nhất chưa? Ơ đâu ? Việc vận hàng hệ thống đang thực hiện ở đâu ? Tại sao? Liệu hệ thống có thể được vận hành ở chỗ nào khác hiệu quả hơn không? Như thế nào? Mỗi một thủ tục được thực hiện như thế nào? Tại sao nó lại được thực hiện theo cách đó? Liệu nó có thể thực hiện tốt hơn không? Có hiệu quả coa và chi phí thấp hơn không? Để thu được câu trả lời cho những vấn đề trên chúng ta có nhiều phương pháp: như phỏng vấn, quan sát, tra cứu tài liệu, dùng phiếu hỏi...Mỗi phương pháp trong số đó có ưu điểm và nhược điểm riêng. Trong mỗi điều kiện thực hiện đề tài này, tôi chỉ phối hợp ba phương pháp : Phỏng vấn, quan sát và tra cứutài liệu. III .4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống Có rát nhiều phương pháp đặc tả yêu cầu hệ thống được các nhà phân tích hệ thống sử dụng trong hơn 30 năm qua. Song từ những năm 1970 lại đây phân tích có cấu trúc đã tỏ ra là một phương pháp ưu việt nhất. Theo phương pháp này để phân tích các yêu cấu của hệ thống chúng ta sẽ sử dụng những công cụ sau : Sơ đồ chức năng nhiệp vụ : Sơ đồ này là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo sát .Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được phân thành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Sơ đồ này giúp ta tăng cường cách tiếp cận logic tới hệ thống cần nghiên cứu . Các chức năng được xác điịnh ở đây được dùng trong nhiều mô hình sau này. Sơ đồ dòng dữ liệu (DBF) : Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra một phương pháp thiết lập quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình với những thông tin mà chúng sử dụng. Đây là một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó sác định rõ thông tin nào có mặt trước khi một quá trình được thực hiện. Đặc tả yêu cầu của hệ thống ta phải xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu , bước đầy tiên trong việc xây dựng bộ này phải thiết lập sơ đồ khung cảnh của hệ thống(Context diagram). Đây là một sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra sự chao đổi thông tin giữa hệ thông thông tin với các tác nhân bên ngoài,và cũng là mức nhìn bao quát nhất về hệ thống. Nó được bố chí trên một trang,bao gồm một vòng tròn biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được bao quanh bởi các tác nhân bên ngoài của hệ thống và có các mũi tên chỉ hướng thông tin được truyền vào/ra khỏi hệ thống . Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng bộ sơ đồ luồng dữ liệu là thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Sơ đồ này đưa ra một cái nhìn chi tiết hơn về hệ thông thông tin so với sơ đồ khung cảnh.Nó chỉ ra các sử lý ,các dòng dữ liệu,các kho dữ liệu chính của hệ thông thông tin . Việc phân rã xử lý trong sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh sẽ cho chúng ta các sơ đồ luồng dữ liệu mức 1, và tuỳ thuộc vào độ phức tạp của các xử lý mà ta có thể phải tiếp tục phân rã các sơ đồ luồng dữ liệu mức xâu hơn. III .5 Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic và thiết kế vật lý. Thiết kế logic xác định mọi đầu vào ,đầu ra mọi xử lý của hệ thống để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống đã được xác định song không quan tâm đến việc chúng ta sẽ được thực thi như thế nào. Trong khi thiết kế logic chỉ quan tâm đến việc những cái gì được đòi hỏi phải có , thì thiết kế vật lý lại quan tâm đến việc làm thế nào để thoả mãn những đòi hỏi đó . Thiết kế logic được thực thiện đồng thời với chính giai đoạn phân tích hệ thống , khi mà chúng ta khảo sát ,xác định, phân tích, tổ chức và mô tả các yêu cầu logic của hệ thống về các đầu vào, các đầu ra và các xử lý. Do đó trong giai đoạn thiết kế hệ thống này chúng ta duyệt lại các yêu cầu của hệ thống và tiến hành thiết kế. III .5.1 Thiết kế các đầu ra của hệ thống Chủ yếu bao gồm các mẫu biểu báo cáo tổng kết sẽ được in và các màn hình chích rút thông tin theo yêu cầu quản lý. Để làm tốt phần thiết kế này ta luôn phải quan tâm đến đối tượng nhận báo cáo và mức độ chi tiết của báo cáo mà người đó yêu cầu. III .5.2 Thiết kế đầu vào của hệ thống Những công việc cụ thể mà ta phải làm trong phần thiết kế này: Thiết kế hoặc hiệu chỉnh nguồn dữ liệu sao cho rễ đọc ,rễ sử dụng và co thẩm mĩ với chi phí phải trăng nhằm tạo cơ sở thuận lợi cho việc nhập dữ liệu vào hệ thống. Xác định cách thức nhập dữ liệu Thiết kế màn hình nhập liệu: Sao cho đệp mắt lôi cuốn và không rắc rối , các mục thông tin cũng như việc điều khiển vị trí của con trỏ trên màn hình ,các thông báo và các hướng dẫn cũng như việc sử dụngcác thuật ngữ phải thống nhất ,tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng ,... III .5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu Xác địh các mục đích của cơ sở dữ liệu Phân loại mô hình dữ liệu : Xác định thực thể và các thuộc tính của các thực thể , xác định mối quan hệ giữa các thực thể . Duyệt lại mô hình dữ liệu nhằm đảm bảo giảm thiểu sự trùng lặp, tránh dư thừa hay bỏ xót dữ liệu, tăng cường tính đọc lập giữa các bảng tương ứng với các thực thể . Tạo lập cơ sở dữ liệu nghĩa là phiên dịch mô hình dữ liệu đã thiết kế đã thiết kế thành cơ sở dữ liệu theo các quy tắc sau: + Mỗi thực thể trở thành một bảng trong cơ sở dữ liệu có cùng tên + Mỗi thuộc tính cuả thực thể trở thành một cột trong bảng có cùng tên + Mỗi bảng đều có một khoá chính để xác định một cách duy nhất các cá thể trong bảng + Thiết lập mối quan hệ Một – Một Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B được ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B (hay hai bảng A, B ) nếu mỗi dòng của A tương ứng với một dòng của B và ngược lại mỗi dòng của bảng B tương ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn. + Thiết lập mối quan hệ Một - Nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ một – nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A, B) nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là “bảng chủ”, bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng quan hệ”. Mô hình như sau: NTNHOM *Mã nhóm TN Tên nhóm TN ........ MTMUC *Mã mục TM Mã nhóm TN ......... ...... + Thiết lập mối quan hệ Nhiều – Nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ Nhiều – Nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A. Khi có mối quan hệ Nhiều – Nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ Một – Nhiều Mô hình như sau: NHOM *Mã nhóm Tên nhóm ...... NTNHOM * Mã nhóm TN Tên nhóm TN ...... TIEUNHOM *Mã TN ....... Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu để đảm bảo cho các bảng ứng với các thực thể thoả mãn ba dạng chuẩn sau: + Dạng chuẩn 1NF : Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ nhất khi và chỉ khi tất cả các thuộc tính trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặo đó ra thành các danh sách con và có ý nghĩa của nó . + Dạng chuẩn 2NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thú hai khi và chỉ khi nó thuộc chuẩn thứ nhất và tất cả các cột không thuộc khoá chính đều phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính. Nếu có sự phụ thuộc đó thì phải tách thuộc tính phụ thuộc đó thành một danh sách con mới, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính. + Dạng chuẩn 3NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ ba khi và chỉ khi nó thuộc dạng chuẩn thứ hai và không có sự phụ thuộc khoá bắc cầu, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà phụ thuộc hàm vào một cột khác cũng không thuộc khoá chính. Nếu có thì phải tách thành hai danh sách. III .5.4 Thiết kế các xử lý của hệ thống Bao gồm hai công doạn : Chọn lựu phương pháp xử lý : Xử lý trực tuyến, xử lý theo lô, xử lý kết hợp , đồng thời cần xác định xem đây là hệ thống xử lý một người dùng hay hệ thống xử lý nhiều người dùng ? Xác định các chức năng xử lý chính III .5.5 Thiết kế ứng dụng Công việc bao gồm hai bước : Bước 1: Xây dựng các chương trình cần có và nhiệm vụ của mỗi chương trình, nó được thực hiện trong giai đoạn thiết kế hệ thống Bước 2 : Thiết kế cụ thể các module của từng chương trình, nó được thực hiện trong giai đoạn xây dựng trương trình . III .6 Xây dựng chương trình Giai đoạn xây dựng chương trình đòi hổi chúng ta phải thực hiện ba công đoạn: Lựu chọn ngôn ngữ thiết kế cơ sở dữ liệu và lập trình Lập trình Kiểm tra chương trình III.7 Cài đặt và đánh giá hệ thống Giai đoạn cài đặt và đánh giá hệ thống đồi hỏi chúng ta phải thực hiện bốn công đoạn sau: Hoàn thiện môi trường kiểm tra thử Đoà tạo người xử dụng Thay thế hệ thông thông tin cũ bằng hệ thông thông tin mới Đánh giá kết quả cài đặt và khai thác hệ thống IV ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh IV.1 Các bước xây dựng hệ thống Khảo sát và đặt vấn đề : Chiếm 15% cồng việc, khảo sát hệ thông hiện tại nắm rõ được hoạt động thực tại nhằm khắc phục các nhược điểm của nó, để phát triển thành một hệ thống mới, có tính ưu việt hơn, định hướng cho giai đoạn sau. Xem xét tính khả thi về mặt tài chính, mặt kỹ thuật và mặt tổ chức. Phân tích yêu cầu hệ thống : Chiếm 35% công việc, phân tích hệ thống là tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại, dựa vào các thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, trê cơ sở đó xây dựng các lược đồ khái niệm, chức năng của hệ thống cho một hệ thống mới. Thiết kế và xây dựng hệ thống : Chiếm 40% công việc, thiết kế tổng thể , chức năng của hệ thống, xây dựng các quy trình nghiệp vụ cho các đơn thể và cho chương trình. Cài đặt hệ thống : Chiếm 10% công việc, là công việc cuối cùng để kết thúc chương trình, thiết lập các mối quan hệ giữa chương trình và môi trường, chạy thử và bảo trì hệ thống mới, hướng dẫn người sử dụng. IV .2 Các hình thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới * Chuyển đổi từng phần: Người sủ dụng hệ thống mới trong một giới hạn nhất định (cho từng phần một ) còn có những phần khác vẫn sử dụng hệ thống cũ, sau đó chuyển đổi dần cho đến khi hệ thống được thay thế hoàn toàn. * Chuyển đổi song song: Cả hệ thống cũ và hệ thống mới cùng sử dụng trong một thời gian nhất định cho tới khi hệ thống mới hoàn toàn đảm nhận được sứ mệnh của mình một cách có hiệu quả và chấm dứt hệ thống cũ. * Chuyển đổi thí điểm cục bộ: Đây là hình thức kết hợp của hai hình thức trên, tuỳ theo không gian và thời gian mà lựa chon một trong hai hình thức trên. Trong kinh doanh thương mại, cần xuất phát từ các đặc điểm quan hệ kinh tế và thương mại với các bạn hàng để tìm được phương thức giao dịch mua, bán thích hợp để đem lại cho đơn vị lợi ích cao nhất. Vì vậy kế toán lưu chuyển hàng hoá cần được hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp các thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hữu hiệu . IV3 Môi trường hoạt động của hệ thống Nhiệm vụ của bài toán là xác định được cơ sở dữ liệu về các đầu vào là các chứng từ, cuối định kỳ lập báo cáo theo tháng, quý, năm bằng các màn hình nhập liệu, thực đơn và giao diện đầu ra là các báo cáo. Trong bài toán có một số sơ đồ khối giải thuật và cấu trúc dữ liệu của các thông tin cập nhật. Hệ thống được thiết kế bằng Hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro 6.0. ã Công cụ ngôn ngữ thiết kế hệ thống: + Công cụ thiết kế: Visual Fox 6.0 + Công cụ lập trình: Visual Fox 6.0 + Cơ sở dữ liệu: Visual Fox 6.0 ã Môi trường mạng LAN, hệ điều hành mạng Windows NT Server 4.0 Cấu trúc Client - server: + Môi trường máy chủ: Cấu hình tối thiểu: 1. Cấu hình tối thiểu Pentium Pro 2. Bộ nhớ Ram 64 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD 3. Visual Fox server 6.0 Cấu hình tiêu chuẩn: 1. Cấu hình tối thiểu Pentium Pro - 300 2. Bộ nhớ Ram 128 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD 3. Visual Fox server 6.0 4. Máy chủ chỉ nên dùng cho hệ thống, việc cài các ứng dụng khác có thể làm ảnh hưởng đến hệ thống. 5. Có ổ bằng từ để Backup + Môi trường máy trạm: Cấu hình tối thiểu: 1. Hệ điều hành Windows 95 2. Pentium 133 MHZ 3. 16 MB RAM 4. 2.1GB HDD (trên 100 MB ổ cứng còn trống trước khi cài ứng dụng) 5. 1 card mạng Cấu hình tiêu chuẩn: 1. Hệ điều hành Windows 95/98 2. Pentium 333 MHZ 3. 32 MB RAM 4. 2.1GB HDD (trên 250 MB ổ cứng còn trống trước khi cài ứng dụng) 5. 1 card mạng ã Môi trường truyền thông: Các phương tiện hiện đang sử dụng là đĩa mềm, đường điện thoại. Giải pháp:Cập nhật dữ liệu thông qua File text, yêu cầu là chuyển được File text từ nơi gửi tới nơi nhận. Yêu cầu: -Tại nơi nhận dữ liệu: Chương trình xử lý các File nhận được có thể được cài trên 1 máy trạm hay máy chủ đã được cài HĐH Windows NT hoặc Windows 95, các File kết xuất kết quả xử lý sẽ được chương trình truyền tin tự động truyền về cho nơi gửi. -Tại nơi gửi dữ liệu: Chương trình kết xuất các số liệu cần gửi ra File, đặt trong một thư mục riêng, các File này sẽ được chương trình truyền tin tự động truyền cho nơi nhận. Chương III Phân tích - thiết kế - xây dựng chương trình kế toán hộ kinh doanh I Đặc điểm chung của kế toán hộ kinh doanh Hoạt động kinh doanh hộ kinh doanh là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của hộ. Gồm có những đặn điểm chủ yếu như: Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại, như mua hàng và bán hàng. Đối tượng trong kinh doanh là các loại hàng hoá phân theo từng loại như: hàng vật tư thiết bị , hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực ... Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức là bán buôn và bán lẻ . Tổ chức kinh doanh thương mại là bán buôn, bán lẻ hoặc kinh doanh tổng hợp. Nhiệm vụ kế toán trong hộ kinh doanh: Ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ. Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng hoá, ghi nhận doanh thu bán và các chỉ tiêu có liên quan. Lựu chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo chính xác chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá. Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dụ trữ kho hàng hoá, phát hiện và xử lý kịp thời hàng ứ đọng. Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng. Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng. Tính các khoản lượng và trích theo lương vào chi phí. Để thực hiện công tác kế toán trong Kế toán hộ kinh doanh thì không cần phải triển khai công việc kế toán như một hệ thống kế toán quy mô của một Công ty hoặc một Doanh nghiệp mà nó được bó hẹp trong phạm vi hoạt đông kinh doanh của hộ. Hoạt động kinh doanh của hộ không lớn, các công việc kế toán không phức tạp, số lượng chứng từ giao dịch ít, cho nên chúng ta áp dụng hình thức kế toán ở đây là hình thức ”Sổ Nhật Ký Chung”. Hình thức ”Sổ Nhật Ký Chung” là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Các thông tin phản ánh một cách tổng quát, giúp nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn cho quá trình kinh doanh cũng như tài chính phù hợp với sự hoạt động kinh doanh của Hộ. Tổ chức công việc kế toán: Kế toán bán hàng cà công nợ phải thu Kế toán mua hàng