Công ty xuất nhập khẩu và tư vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ (imecosum)

-3-1999 của Tổng cục truởng Tổng cục địa chính căn cứ theo quyết định số 1254/ĐMDM ngày 23-10-1998, quyết định số 637/1998/QĐ-ĐC ngày 30-10-1998, quyết định số 715/1998/QĐ-ĐC ngày 24-11-1998 của tổng cục địa chính về việc sát nhập Trung tâm tư vấn dịch vụ thuộc Công ty địa chính vào Công ty xuất nhập khẩu trắc địa bản đồ. Tiền thân của Công ty là Công ty kỹ thuật trắc địa bản đồ, được thành lập vào năm 1989 theo quyết định của cục trưởng cục đo đạc bản đồ nhà nước với chức năng nhập khẩu công nghệ mới, phát triển công nghệ để hiện đại hoá nghành đo đạc bản đồ. Năm 1999 là năm đầu tiên công ty thực hiện nhiệm vụ theo quyết định 715/QĐ-ĐC ngày 24-11-1998 của Tổng cục truởng cục địa chính về việc chuyển bộ phận kinh doanh vật tư thuộc trung tâm dịch vụ trực thuộc Công ty địa chính vào Công ty xuất nhập khẩu trắc địa bản đồ và đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu và Tư vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ . Công ty là doanh nghiệp chịu sự quản lý của Nhà nước nhưng hạch toán độc lập và được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Một vài năm gần đây, công ty đã chú trọng hơn tới hoạt động nhập khẩu ủy thác. Hiện nay, Công ty đang là đại lý phân phối hàng cho hầu hết các nhà sản xuất thiết bị đo đạc bản đồ trên thế giới. Đây là lợi thế quan trọng đối với một công ty để đả bảo quyền lợi bảo hành, sửa chữa, đào tạo công nghệ và cung cấp dịch vụ sau bán hàng, có lợi về giá cả và luôn được cập nhật thông tin về công nghệ mới nhất cho nghành. Cho đến nay, Công ty xuất nhập khẩu và Tư vấn -Dịch vụ đo đạc bản đồ đã có chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng Có thể nói thêm rằng, năm 2000 năm chuyển giao thiên niên kỷ, Công ty xuất nhập khẩu và Tư vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ đã hoàn thành vượt mức kế hoạch đã đặt ra về tất cả các mặt . Đây là năm sản xuất kinh doanh thắng lợi . Quy mô hoạt động của Công ty được mở rộng , chức năng nhiệm vụ của đơn vị được tăng thêm, giúp đơn vị có điều kiện mở rộng thêm sản xuất kinh doanh, đa dạng hoá mặt hàng và mở rộng dịch vụ. Có thể khái quát tình hình phát triển của công ty trong vài năm gần đây thông qua một số chỉ tiêu sau: TT Chỉ tiêu Thực hiện năm 1999 Năm 2000 (%) Kh/Th So sánh Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch % I Cấp GCNQSDĐ 2.788.000 2.000.000 2.101.00 105 -687.000 75.5 II Doanh Thu 31.066.882,88 31.000.000 32.632.418,02 105 1.565.535,4 105 1 Doanh Thu tiêu thụ máy móc 23.094.693,30 22.600.000 26.352.250 116 3257.556,7 114 2 Doanh thụ tiêu thụ sản phẩm giấy 7.575.000 7.900.000 5.684.100 71,9 -1.890.900 75 3 Doanh thu sửa chữa bảo dưỡng 371.906,25 430.000 512.900 119 140.933,75 137 4 Doanh thu tư vấn dịch vụ 12.013,99 45.000 47.432,2 105 35.328,215 394 5 Doanh thu khác 13.269,34 25.000 35.825,82 143 22.556,475 270 III Nộp ngân sách 2.695.279,2 1.830.000 2.283.674,305 124 -411.631,895 84,7 IV Lợi nhuận 196.520,34 300.000 385.373,183 128 188.852,843 196 V Quỹ lương 1.350.000 1.500.000 1.560.287,101 104 210.287,401 115 Thu nhập bq (1000đ/ng/ tháng) 1200 1662 II. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩuvà Tư vấn - Dịch vụ đo đạc bản đồ(imecosum). Góp phần vào sự phát triển của công ty thì phải kể đến nỗ lực đóng góp của 82 nhân viên và bộ máy quản lý về kinh tế, hoạt động giao dịch . Đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm chung, lãnh đạo trực tiếp 2 Phó giám đốc, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch tài vụ còn các phòng ban trực thuộc phục vụ chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty. 1. Bộ máy quản lý của Công ty. Công ty gồm 82 người trong đó có 5 người làm việc tại chi nhánh của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh , 3 người làm việc tại chi nhánh Đà Nẵng và 74 người làm việc tại Hà Nội. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện ở hình vẽ trang bên Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty imecosum Phòng tư vấn công nghệ Trung tâm tư vấn dịch vụ đo đạc bản đồ Phòng tư vấn dịch vụ Phó giám đốc TT bảo dưỡng sửa chữavà SX thiết bị Phòng kinh doanh vật tư TT kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng KD máy móc thiết bị Giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch tài vụ Phó GĐ chi nhánh phía nam 2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. - Ban giám đốc: Gồm có Giám đốc và 2 Phó giám đốc trong đó: + Giám đốc : phụ trách chung , phụ trách về tổ chức cán bộ, phụ trách kinh doanh. + Phó giám đốc thứ nhất: phụ trách về sản xuất ở khu vực Hà Nội - trụ sở chính (69 Nguyễn Chí Thanh). + Phó giám đốc thứ hai phụ trách khu vực Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và miền tây. - Phòng kế hoạch tài vụ: lập kế hoạch tài chính, tín dụng chuẩn bị vốn để sản xuất kinh doanh. Cùng với các phòng ban phục vụ công tác kinh doanh xuất nhập khẩu thương mại, hạch toán hướng dẫn kế toán quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty... chi trả các khoản tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội... lập báo cáo tài chính theo niên độ kế toán, theo chế độ tài chính hiện hành . - Phòng tổ chức hành chính: thực hiện quản lý nhân sự, sắp xếp cán bộ nhân viên phù hợp với trình độ chuyên môn công việc. - Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu: có chức năng, nhiệm vụ nghiên cứa thị trường trong nước và ngoài nước để tìm ra phương hướng kinh doanh phù hợp. - Trung tâm bảo dưỡng, sửa chữa và sản xuất thiết bị : đây là trung tâm duy nhất ở Việt Nam thực hiện bảo dưỡng, sửa chữathiết bị đo đạc phục vụ cho việc kinh doanh máy thiết bị. - Trung tâm tư vấn dịch vụ đo đạc bản đồ: + Phòng tư vấn dịch vụ: chủ yếu phục vụ cho thị trường đất đai, đo đạc. Công ty tiến hành tư vấn và phục vụ khách hàng. Trung tâm có nhiệm vụ phát hành giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. + Phòng tư vấn công nghệ: là một trong những trung tâm công nghệ nổi tiếng của nghành địa chính Việt Nam. Chức năng,nhiệm vụ của phòng vừa là giới thiệu máy móc, vừa bán hàng đồng thời cũng thực hiện chuyển giao công nghệ và hướng dẫn sử dụng. Phần II Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty imecosum I. Giới thiệu chung về quá trình công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán: - Giám sát tình hình tài chính kế toán - Nắm bắt hoạt động kinh doanh kịp thời và đầy đủ -Tham gia cho giám đốc công ty về nguồn lực tài chính, quản lý vốn tiền tệ, tiền lương, các khoản khấu hao, bảo hiển xã hội, thu hồi vốn... - Lập kế hoạch vốn kinh doanh cho chu kỳ tiếp theo - Phân tích các hoạt động kinh tế -Tính toán trích nộp ngân sách theo đúng chế độ đầy đủ, kịp thời các khoản nợ phải đến hạn trả của Công ty -Tham gia trực tiếp cùng các phòng ki nh doanh hàng hoá - Lập dự báo tài chính theo đúng chế độ ... 1.2. Bộ máy kế toán của Công ty : là 8 người, trong đó có một kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp trên máy, những người còn lại làm việc theo các phận hành kế toán khác nhau . Để đạt dược đến mục đích cuối cùng là hạch toán có hiệu quả , Công ty đẫ tổ chức nên một bộ máy kế toán mà trong đó hầu hết các nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao . Sơ đồ phòng kế toán - tài vụ của Công ty imecosum Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp trên máy tính KT thanh toán quốc tế kiêm thanh toán nội bộ Kế toán tiền lương và các khoản bảo hiểm Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán hàng hoá và vật tư KT thanh toán với người bán kiêm KT tiền gửi NH KT doanh thu và KT thanh toán với người mua Quan hệ nghiệp vụ Quan hệ chỉ đạo 2. Công tác kế toán tại Công ty. Công ty imecosum là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng cục địa chính . Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi sổ kể toán của công ty được lập theo mẫu quy định của Bộ taì chính như phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT)... Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm . Đơn vị tiền tệ để ghi sổ thống nhát là VNĐ. Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là theo tỷ giá ở thời điểm phát sinh nghiệp vụkinh tế . Công ty áp dụng phương pháp nhập trước -xuất trước để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và theo dõi hàng tồn kho theo phưong pháp thẻ song song . Về hình thức tổ chức , do có điều kiện trang bị máy vi tính nên kế toán Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung . Kế toán tập hợp và phân loại các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, hoá đơn ... rồi nhập vào máy tính . Máy sẽ tự xử lý dữ liệu theo chương trình được cài đặt theo cơ sở thông tin về mã hàng hoá, mã tài khoản để hình thành các tệp nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, thẻ chi tiết vật tư,các báo cáo kế toán ... Đối với quá trình nhập khẩu hàng hoá, kế toán phải lập phiếu nhập kho , từ đó vào thẻ chi tiết vật tư, hàng hoá, sổ chi tiết TK 1561, sổ nhật ký chung . Chi phí thu mua hàng nhập khẩu được tập hợp vào TK 1562. Cuối tháng trên cơ sơ dữ liệu ở các sổ chi tiết ,máy tính sẽ đưa ra số liệu trên sổ tổng hợp hàng hoá. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho , lập hoá đơn bán hàng , vào sổ chi tiết TK 1561,TK 632... sổ nhật ký chung để cuối tháng kết lập hợp sổ tổng hợp hàng hoá . Để phù hợp với tình hình hoạt động , Công ty đã chi tiết TK 1561 thành 4 tiểu khoản sau : TK 15611 " Hàng hoá , máy móc thiết bị " TK 15612 "Hàng hoá giấy và mốc sứ " TK15613 "Các loại sổ " TK1562 "Chi phí thu mua hàng hoá " Hoạt động nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu đã mang lại lợi nhuận chính cho Công ty . Trên thực tế hàng nhập khẩu mua về để kinh doanh chủ yếu chiếm khoảng 80-90%. Lợi ích đích thực của hoạt động nhập khẩu là khi tiêu thụ tốt hàng hoá đó ở thị trường trong nước . Đối với quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty thì chính tình hình thị trương trong nước , nhu cầu trong nước là cơ sở quyết định . Sơ đồ : Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu Sơ đồ : Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu Chứng từ gốc Nhập chứng từ vào máy tính Khai báo những yêu cầu về thông tin đầu ra Sổ nhật Sổ tổng hợp TK 1561,TK 1562, TK 632 Các sổ, thẻ chi tiết ký chung TK 131, TK 911... Sổ tổng hợp hàng hóa như thẻ kho ... Bảng cân đối tài chính Báo cáo tài chính Kế toán trong các sổ phục vụ cho kiểm tra và báo cáo Kế toán cập nhật thông tin Kế toán đối chiếu thông tin II. Kế toán nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty. 1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu . 1.1. Nhập khẩu trực tiếp . 1.1.1. Một số quy định. Mọi công việc liên quan đến hoạt động nhập khẩu từ khâu ký kết hợp đông đến khâu tiếp nhận hàng hóa đấy đủ đều do cán bộ phòng kinh doanh thực hiện . Sau khi hoàn thành tức là sau khi hàng về kho , thủ kho hoàn tất thủ tục nhập kho , phòng kinh doanh mới tập hợp chững từ chuyển lên phòng kế toán để ghi nghiệp vụ phát sinh . Do vậy, phòng kế toán của công ty không sử dụng TK151 "hàng đang đi đường "để theo dõi hàng hoá nhập khẩu . Trong trường hợp phát hiện hàng thừa, thiếu sai quy định ... Công ty sẽ fax cho bên bán để thống nhất việc tăng,giảm tiền hàng. Trong thanh toán quốc tế, công ty thường áp dụng 2 phương pháp thanh toán phổ biến là phương thức tín dụng chứng từ (mở L/C) và phương thức chuyển tiền (T/T) loại L/C là loại trả ngay(không huỷ ngang) và mở L/C tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam với mức ký quỹ là 100% gía hợp đồng hoặc có trường hợp được miễn ký quỹ. Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán ngay bằng chuyển tiền (T/T) đối với các hợp đồng có giá trị nhỏ và với những nhà cung cấp quen thuộc thường xuyên . Điều kiện giao hàng thông thường là CIF (Hà Nội ,Hải Phòng , Tân Sơn Nhất , Nội Bài) và công thức tính trị giá hàng nhập kho được xác định như sau : Trị giá hàng = Trị giá hàng hoá + Thuế nhập + Phí bảo hiểm nhập kho theo giá CIF khẩu (nếu có ) Đối với Công ty xuất nhập khẩu và tư vấn dịch vụ đo đạc bản đồ, hàng hoá nhập khẩu về để phục vụ cho ngành địa chính đều là cácmặt hàng trong nươc sản xuất chưa đáp ứng nên thúê nhập khẩu thường chỉ với mức 0 đến 5% giá trị hàng Công ty thống nhất sử dụng tỷ giá thực tế theo ngày do Ngân hàng ngoại thương công bố để quy đổi ngoại tệ về VNĐ để ghi sổ . Công ty có nghĩa vụ nộp thếu đầy đủ, thường là 1 tháng kể từ khi nhận được giấy thông báo thuế . 1.1.2. Kế toán nghiệp vụ nhập hàng . Khi nhận được giấy báo hàng đã về đến cảng sân bay Công ty chuẩn bị các điều kiện để đi nhận hàng . Số lượng thực nhập phản ánh trên phiếu nhập kho và được lập làm 3 liên : -Liên 1: Lưu tại quyển phiếu nhập tại Công ty -Liên 2: Lưu tại tập chứng từ nhập kèm theo bộ hồ sơ nhập -Liên 3: Dùng để hạch toán tại kho Sau khi nhập số liệu của phiếu nhập kho vào máy tính, kế toán có thể theo dõi được toàn bộ giá trị của hàng nhập khẩu kho theo từng hợp đồng dưới dạng định khoản về tình hình thanh toán bằng cả nguyên tệ và đồng Việt Nam quy đổi trên sổ nhật ký chung . Đồng thời sổ chi tiết TK 15611 sẽ phản ánh tình hình chi phí phát sinh xuất, nhập, tồn của tất cả hàng hoá nhập kho trong một tháng về mặt giá trị . Trên cơ sở thẻ kho theo dõi về mặt số lượng, sổ chi tiết TK 15611 theo dõi về mặt giá trị thì thẻ chi tiết hàng hoá chính là sự khớp đúng giữa số liệu của thủ kho và phòng kế toán để cùng quản lý những biến động của từng loại hàng hoá . Sau đó, chỉ tiêu số lượng và thành tiền của mỗi loại hàng sẽ tương ứng với một dòng trên sổ tổng hợp hàng hoá . Do vậy , phần tổng cộng đúng của sổ này sẽ chính bằng tổng số tồn đầu kỳ, phát sinh nợ , có trong kỳ và tồn cuối kỳ trên số chi tiết TK15611. 1.2.Nhập khẩu uỷ thác . Từ một vài năm trở lại đây, Công ty đã chú trọng vào hình thức nhập khẩu uỷ thác.Với hoạt động này,Công ty không phải bỏ vốn mầ vẫn thu được lơị nhuận chính là số hoa hồng được hưởng trong hợp đồng. Trong hoạt động này,Công ty phải ký kết một hợp đồng với bên giao uỷ thác và một hợp đồng với bên bán . Đối với bên bán , Công ty vẫn thực hiện các khẩu theo như nhập khẩu trực tiếp . Còn với bên giao uỷ thác , Công ty sẽ thay mặt để nộp thuế, ký hợp đồng, kê khai hàng hoá , nhập hàng ...  và trong hợp đông uỷ thác phải quy định rõ về mức hoa hồng được hưởng của bên nhận . Kế toán theo dõi toàn bộ phát sinh của 2 hợp đồng này trên cơ sở chi tiết TK 338 được mở theo từ bên giao uỷ thác . - Nhận tiền hàng và tiền thuế phải nộp của bên giao uỷ thác: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 338 Trị giá hàng hoá nhập khẩu( Nếu đơn vị nhận uỷ thác trực tiếp nhận hàng) Nợ TK 151,156 Có TK 111,112,331 - Chuyển hàng trả cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 338 Có TK 151,156 - Thuế nộp hộ chi phí trả hộ cho đơn vị giao uỷ thác: Nợ TK 338 Có TK 338 Đồng thời phản ánh số tiền hoa hồng được hưởng do nhập uỷ thác, kế toán ghi nhận doanh thu : Nợ TK 111,112,338 Có TK 511 Có TK 3331 Nợ (có) TK 413( nếu có) Tại đơn vị giao uỷ thác : Là đơn vị được ghi nhận doanh số mua , bán hàng hoá nhập khẩu vì chính là người chịu chi phí mua hàng , thuế nhập khẩu... Bên giao uỷ thác phải trả cho bên nhận một khoản hoa hồng được tính vào chi phí mua hàng. 2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu. 2.1. Một số quy định . Thị trường tiêu thụ chủ yếu của Công ty là trong nước. Do điều kiện và yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hoá chuyên nghành nên phương thức tiêu thụ tại công tylà bàn trực tiếp qua kho. Bên mua căn cứ với hợp đồng đã ký với imecosum cử cán bộ của mùnh đến nhập hàng tại kho của công ty bằng phương tiện của mình , những chi phí phát sinh thường do bên mua chịu. Đối với đơn vị có nhu cầu mua hàng , kế toán tiến hành lập báo giá chi tiết cho tứng hàng hoá rồi gửi cho bên mua . Nếu chấp nhận hai bên sẽ ký hợp đồng , thoả thuận rõ về số lượng giá cả, chủng loại , điều khoản thanh toán... thông thường áp dụng phương thức thanh toán ngay bởi tiền mặt hoặc ngoại tệ bởi phù hợp với hình thức bán lẻ của công ty. 2.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ. Công ty imecosum dùng phương thức tiêu thụ tại Công ty là bán trực tiếp qua kho , xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước- xuất trước.Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ,kế toán xuất hoá đơn đồng thời nhập dữ liệu vào máy để theo dõi trên sổ nhật ký chung dưới dạng định khoản . Tương ứng sẽ theo dõi được tình hình thanh toán trên sổ chi tiết các tài khoản tiền mặt , tiền gửi, khoản phải thu.... Số liệu về giá vốn của hàng xuất bán trên số tổng hợp TK 6321 phải trùng khớp với cột thành tiền trong mục xuất trên thẻ chi tiết hàng hoá và số phát sinh có ghi nhận giá vốn của sổ chi tiết TK 15611. Cuối quý kết chuyển theo quy định. Sổ tổng hợp TK 5111 phản ánh toàn bộ doanh thu của hoạt động tiêu thụ hàng nhập khẩu và hoạt động uỷ thác. Hết một quý thực hiện kết chuyển vào TK 911. Đến kỳ lập báo cáo, sổ tổng hợp TK 911 ghi nhận số kết chuyển doanh thu của các hoạt động nhập khẩu, giá vốn hàng bán , chi phí bán hàng và quản lý trong kỳ để tính được phần lãi hay lỗ của hoạt động nhập khẩu nói chung. 3. Kế toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng hoá nhập khẩu . 3.1. Một số quy định . Đối với máy móc thiết bị nhập khẩu về , Công ty chủ yếu tiêu thụ ở thị trưòng trong nước. Do đó, trước hết về mặt gía trị sẽ có những khoản chênh lệch do ghi nhận doanh thu bằng VNĐ. Hơn nữa, trong cơ chế thị trường cạnh tranh hiện nay, giá cả hàng hoá do thị trừong quyết định nên công ty không tránh khỏi các khoản lỗ trong kinh doanh hàng nhập khẩu nói riêng . Để dự trù những khoản thiệt hại có thể xảy ra đó, hàng năm , Công ty tiến hành trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hang tồn kho trên cở sở nghiên cứu giả cả thị trường. Kế toán căn cứ vào biên bản cuộc họp đánh giá hàng tồn kho để xác định số dự phòng giảm giá cho niên độ kế toán tiếp , lập ra bảng kê chi tiết cho các mặt hàng có khả năng giảm giá . Đến đầu niên độ kế toán mới nhưng người có nhiệm vụ liên quan tiến hành đánh giá hàng tồn khovà nghiên cứa xu hướng giá cả thị trường xác định lại khả năng giảm giá . 3.2. Kế toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá . Cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán trưởng hoàn nhập số dự phòng đã trích lập trong năm vào thu nhập bất thường bằng bút toán : Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời căn cứ theo bảng kê chi tiết cácmặt hàng có khả năng giảm giá, tiến hành trích lập dự phòng cho niên độ mới bằng bút toán : Nợ TK 642 Có TK 159 Sang đầu năm mới tiến hành đánh giá lại hàng hoá tồn kho và ghi nhận số thực tế dự phòng bằng bút toán : Nợ TK 642 Có TK 159 Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán lưu chuyển Hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu và tư vấn dịch vụ do đạc bản đồ (imecosum) I. Đánh giá tổng quát tình hình hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty. 1. Một số ưu điểm về hạch toán hàng nhập khẩu . Phòng kế toán của Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung thực hiện trên máy tính, có nối mạng với các chi nhánh để cùng hoạt động. Do đó giảm nhẹ đựơc công việc kế toán, tránh sai xót trong quá trình hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, hạch toán theo thời gian và hạch toán theo hệ thống, rất thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu . Hai chi nhánh tại Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh thực hiện hạch toán báo sổ nên đã tạo điều kiện nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ kế toán, đảm bảo sự thống nhất chặt chẽ trong công việc chỉ đạo công tác kế toán giúp cho lãnh đạo có được những thông tin chính xác , đầy đủ , kịp thời.Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hạch toán lưu chuyểnhàng hoấ nhập khẩu rất phù hợp mang lại hiệu quả cao. Phương pháp này giúp cho người kế toán và quản lý nắm bắt được kịp thời tình hình biến động của hàng hóa mà không cần dựa vào kết quả kiểm kê , từ đó có kế hoạch mua , dự trữ và bán chính xác. Hơn nữa, Công ty có lượng hàng hoá nhập khẩu rất lớn về số lượng , đa dạng về chủng loại , chi tiết linh kiện nhiều nên áo dụng phương pháp kê khai thường xuyên là đơn giản , chính xác . Công ty đã vân dụng hợp lý , linh hoạt hệ thông tài khoản kế toán cụ thể là tiến hành chi tiết TK 111, 112, 156, 133.... nên việc theo dõi đựoc thực hiện chặt chẽ và tâph hợp số liệu trở nên thuận tiện hơn . Từ các chứng từ hạch toán ban đầu đến những báo cáo tài chính tổng hợp , Công ty đều chấp hành nghiêm chỉnh theo mẫu do bộ Tài chính quy định . Quy trình luân chuyển chứng từ của mỗi nghiệp vụ phát sinh theo một rình tự nhất định có sự đối chiếu , kiểm tra thươngg xuyên để giảm tối thiêu những sai xót có thể xảy ra. 2. Một số nhược điểm về hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu. Thực tế Công ty không sử dụng TK 151 "Hàng đang đi đường" để theo dõi hàng hoá trong quá trình lưu kho bãi , mà chỉ được hạch toán vào TK1561, TK 1562 khi đã tập hợp đủ tại phòng kinh doanh xuất nhập khảu. Do đó , gây khó khăn trong việc theo dõi hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về đến kho . Đối với TK 1562 "Chi phí thu mua hàng" , Công ty nên chi tiết TK 1562 hơn . Nội dung của TK này là tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng trừ giá trị thực của hàng hoá nhưng trên thực tế những chi phí như mở L/C, tháo L/C, sửa L/C lại hạch toán vào TK 6418" Chi phí bán hàng bằng tiền khác" . Như vậy, về thực chất Công ty phản ánh sai nội dụng của TK 641 và phản ánh thiếu nội dung của TK 1562. Một vài năm trở lại đây hoạt động nhập khẩu uỷ thác của Công ty đã phát triển , doanh thu của hoạt động này tương đối lớn nhưng số liệu vẫn chưa được tập hợp vào TK 5111 " Doanh thu của hoạt động nhập khẩu" mà vẫn chưa tách riêng . Về hệ thống sổ, trên thực tế Công ty mới chỉ chú trọng nhiều đến sổ tổng hợp trong khi hệ thống sổ chi tiết có thể nói là đơn điệu . Chính do áp dụng kế toán máy nên mẫu các sổ tổng hợp TK luôn giống hệt nhau về kết cấu cột loại phí ... do đó có rất nhiều loại sổ không sử dụng hết các cột chỉ tiêu . Ví dụ như sổ tổng hợp Tk 6321 không cần thiết cột khách hàng đối ứng trong khi đó sổ tổng hợp TK 331 lại rất cần... Trên đây là một số nhược điểm nổi cộm trong công tác kế tóan và ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của Công ty mà em thấy . Kừt hợp giữa lý luận thực tiễn , em xin đưa ra một số phương hướng hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá. II. Phương hương hoàn thiện công tác lưu chuyển hàng hoá tại Công ty imecosum. Nhìn chung , Công ty có nhiều ưu điểm trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu cũng như khâu tổ chức thu mua hàng, lập dự phòng... nhưng cá nhân em nhận thấy có một số thiếu sót tồn tại càn khắc phục : - Hiện tại , Công ty không có TK 007 ,TK 151,... sẽ gây khó khăn trong theo dõi tình hình biến động cũng nư hạch toán . Như vậy cần mở thêm TK151 để theo dõi hàng nhập khẩu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho . Mở thêm TK 007 để biết được chính xác kịp thời biến động của ngoại tệ . Công ty nên hạch toán riêng phần hoa hồng uỷ thác vào TK 5118 để tách được nội dung của cấc khoản thu, đánh giá đúng về kết quả hoạt động nhập khẩu trực tiếp . - Đến nay các khoản giảm giá, chiết khấu,... vẫn được tính trừ bên ngoài cho người mua và ghi hoá đơn theo số đã trừ, tuỳ từng trường hợp . Như vậy sẽ không đồng đều với khách hàng, việc hạch toán thiếu chính xác . Thiết nghĩ, Công ty cần quy định rõ trừơng hợp nào được giảm giávới tỷ lệ bao nhiêu để khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn hoặc thanh toán nhanh. Đồng thời mở thêm sổ chi tiết và tổng hợp cho TK 532, TK 821 sẽ hoàn thiện hơn về mặt hạch toán. - Công ty thường phản ánh một số khoản phí như phí sửa L/C, phí chuyển tiền... phát sinh trong quá trình mua hàng vào TK 641.Như vậy đã phản ánh sai nội dung của TK 641, Công ty cần thực hiện theo đúng chế độ là hạch toán toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng vào TK 1562 còn TK 641 chỉ ghi nhận những phát sinh của khâu bán hàng để phan bổ đúng giá trị của hàng nhập khẩu . - Hình thức ghi sổ: + Sổ nhật ký chung hiện nay lưu trữ số liệu cả nhập và xuất của các loại hàng hoá theo ngày nên gây phức tạp nhiều khi tổng hợp. Em đề nghị Công ty nên mở thêm nhật ký đặc biệt hoặc nhật ký chuyên dùng cho hàng nhập khẩu nhập kho và hàng nhập khẩu xuất kho. + Việc mở thêm sổ theo dõi hợp đồng uỷ thác cũng là cần thiết để giám sát chặt chẽ quan hệ thanh toán với bên giao uỷ thác. + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty phát sinh nhiều với quy mô lớn , chỉ hạch tóan trên sổ tổng hợp TK641,TK 642 vào cuối quý như hiện nay gây nhiều khó khăn cho kế toán . Cần phải đưa ra mẫu sổ chi tiết TK 641, TK 642 mới nhằm dàn trải công việc cho từng tháng, dễ dàng hơn cho kế toán tổng hợp . phần kết luận Cùng với tiến trình phát triển kinh tế đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước , hoà nhập với sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới là sự ra đời của các đơn vị tổ chức kinh tế- và Công ty imecosum không nằm ngoài guồng quay đó. Hoạt động nhập khẩu của Công ty đã và đang phát triển mạnh mẽ hơn , mở rộng phạm vi, đa dạng hoá các mặt hàng nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của thị trường . Qua quá trình học tập tại trường và thực tập tại Công ty em đã được trang bị thêm nhiều kiến thức thực tế trong kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu . Do đó em đã đi sâu vào nghiên cứu và hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp theo đề tài này Báo cáo đã nêu khái quát về quy trình hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu tại doanh nghiệp thương mại nói chung trong nền kinh tế thị trư