Đề tài Đề tài Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

ệm vụ nghiên cứu thị trường, tổ chức triển khai các hợp đồng dự án, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho các đơn thầy.... Nhóm bán lẻ tổ chức phòng trưng bày sản phẩm và giải pháp, báo giá, bản lẻ cho khách hàng...... Tổ xuất nhập khẩu, tổ vật tư có trách nhiệm xuất nhập khẩu thiết bị tin học, cung cấp vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh... Phòng triển khai và bảo hành: tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp đồng của cy, cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng, bảo hành thiết bị tin học. Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án, phòng tích hợp hệ thống, phòng dịch vụ kỹ thuật. Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thi trường, lập kế hoạch xây dựng dự án, tô chức, theo dõi viên triển khai dự án..... Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu các Công nghệ mức hệ thống, tham gia xây dựng các giải pháp cung cấp cho khác hàng tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống.... Phòng dịch vụ kỹ thuật đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành các thiết bị tin học, triển khai và đẩy mạnh dịch sửa chữa cho các khách hàng có yêu cầu..... Khối kinh doanh giải pháp bao gồm các nhóm thị trường, bộ phận thiết kế và lập trình, bộ phận hỗ trợ. Công ty có đội ngũ cán bộ nhan viên chuyên môn kỹ thuật đầy nhiệt huyết với tổng số là 160 người, có cơ cấu bộ máy tỏ chức được thiết lập trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng. Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ cao và có khả năng đảm nhận tốt các công việc trong phạm vi được giao. Ban đầu khi mới thành lập (1994) đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là 14 người sau 10 năm hoạt động đội ngũ này đã tăng lên rõ rệt và năm 2005 đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là 160 người. Sơ đồ phát triển nhân viên của hipt Số người 150 14 22 31 39 42 48 65 95 130 Số người Năm 160 200 150 100 50 0 94 96 97 98 99 00 02 03 04 05 II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đã áp dụng chương trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối lượng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp là cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty được hiệu quả. Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu t\phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán...... Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có máy khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sổ sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phân kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng Trưởng phòng nghiệp vụ Kế toán hàng năm Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán quản lý hàng hóa Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu và vay đối tượng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ Phòng kế toán gồm có 11 người, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông in cho việc quản lý toàn Công ty. - Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp. - Trưởng phòng tài vụ: là người tập hợp sô lsiệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sỏ cái, tính sổ thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. Không những vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trưởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cung với số liệu do kế toán ơ các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán. - Kế toán hàng hoá: theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hàng hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 1566, sổ chi tiết tài khoản TK 632. - Kế toán công nợ: quảnlý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ vơi người mau, người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nước, với cán bộ nhân viên Công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tượng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo chứng từ phát sinh công nợ như hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền...). Từ các nguòn phát sinh công nợ, đoon đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp thời và chính xác. - Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm teo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bản phân bổ theo yêu cầu quản lý. Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn bộ số liệu cho trưởng phòg tài vụ. 2. Hình thức kế toán áp dụng Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình quản lý của mình. Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho viẹc phân công lao động kế toán. Hình thức kế toán nhật ký chuing thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình quản lý của mình. Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho viẹc phân công lao động kế toán. Hình thức kế toán nhật ký chung thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Sổ (thẻ) chi tiết Nhật ký chung Sổ cái TK 111, 112, 211.... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính III. Tình hình tổ chức công tác hạch toán kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tai Công ty HIPT 1. Nội dung, phạm vi của chi phí Trong nền kinh tế thị trường, mở của, hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Một trong những nhân tố quan trong ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh là yếu tố chi phí. Nhận thức được điều đó, Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) trong những năm qua đã chú trong tới việc quản lý và hạch toán chi phí kinh doanh. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán đồng thời đảm bảo quản lý chặt chẽ hơn các khoản mục chi phí, kế toán Công ty đã tiến hành phân loại nội dung chi phí theo tưng yếu tố chi phí: - Chi phí nhân viên Các chi phí được hạch toán vào khoản mục này bao gồm: lương, các khoản phụ cấp có tính chât lương, tiền an giữa ca, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trích trên lương của cán bộ, nhân viên trong Công ty; nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng - Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dung Những chi phí nguyên vật liệu dùng ở bộ phận bán hàng bao gồm vật liệu sửa chữa tài sản cố đinh, xăng xe chở hàng. Những chi phí nguyên vật liệu dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp như vật liệu sửa chữa tài sản cố định, văn phòng phẩm, tài liệu, xăng xe con, màn chiếu. Những chi phí cong cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phân bán hàng và bộ phận quản lý như chi phí ấm chén, chi mua bàn ghế, tủ hồ sơ, bút giấy, điều hoà nhiệt độ, điện thoại, máy tính. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Những tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng va bộ phận quản lý đều được tính khấu hao theo quy định của những thiết bị tin học. - Thuế, phí, lệ phí: Các loại thuế, phí và lệ phí như thuế môn vài, vé cầu, phà các loại phí dịch vụ ngân hành, trả phí chuyển tiền...... - Chi phí dự phòng: Tại Công ty HIPT, kế toán khôngtiến hành trích lập dự phòng cho thiết bị tn học, dự phòng các khoản phải thu khó đòi - Chi phí bảo hành sản phẩm: Chi phí bảo hành sản phẩm bao gồm chi phí sữa chữa thiết bị tin học trong thời gian bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận bán hàng bao gồm những khoản chi phí Công ty trả cho người cung cấp về dịch vụ mua ngoài cho quá trình bán hàng như chi phí thuế cửa hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, chi phí quảng cáo, triển lãm..... Chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản chi phí doanh nghiệp trả cho người cung cấp dịch vụ sử dụng cho hoạt động quản lý như tiền điện, nước, điện thoại thuê sửa chữa tài sản cố định. - Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí bằng tiền phát sinh ở bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp như chi phí hội nghị khác hàng, chi phí giao dịch giới thiệu sản phẩm, chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí đào tạo, bồi dưỡng, chi phí đặt báo, quét dọn vệ sinh văn phòng. 2. Thực tế tổ chức Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT 2.1. Hạch toán ban đầu Tại Công ty HIPT, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo thực hiện các khâu tiếp teo một cách thuận tiện. Các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong bao gồm các phiếu chi, bảng thanh toán lương của đơn vị... Chứng từ bên ngoài bao gồm hoá đona GTGT, hoá đơn bán hàng, tờ khai thuế, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi.....Các chứng từ được lập từ các bộ phận có liên quan trong toàn Công ty và ngoài Công ty khi có cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh thuốc phạm vị kinh doanh. Khi nhận được các chứng từ có liên quan đến chi phí kinh doanh, kế toán Công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Chứng từ là cơ sở để kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán và lên các sổ, báo cáo tài chính. 2.1.1. Chi phí bán hàng Tại Công ty HIPT, các khoản chi phí sau được hạch toán vào chi phí bán hàng: - Chi phí vận chuyển, nhận hang: Là các khoản chi phí có liên quan đến việc vận chuyển hàng từ cảng về đến kho của Công ty, vận chuyển hàng từ kho của Công ty đến của hàng bán lẻ. - Chi phí quan cáo, triển lãm: là các khoản chi phí liên quan đến việc đẩy mạnh tiêu thu sản phẩm. - Chi phí bán hàng khác. Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn giá trị gia tăng về vận chuyển Giấy đề nghi thanh toán Phiếu chi Hoá đơn dịch vụ khác Hoá đơn vận chuyển (gtgt) Liên 2 Ngày 01/03/2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Hoàng Hợp Địa chỉ: Sổ tài khoản Điện thoại: Mã số Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học Địa chỉ: 79 Bà Triệu - Hà Nội Hình thức thanh toán: Mã số STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Chi phí nhận hàng HĐP 0103/0203 và So301 C 180 66550 11979000 Tổng cộng: 11979000 Tiền thuế GTGT (10%): 1197900 Tổng giá thanh toán: 13176900 Số tiền ghi bằng chữ: Mười ba triệu một trăm bảy mươi sáu nghìn chín trăm đồng chẵn Người mua Ký, họ tên Kế toán trưởng Ký, họ tên Thủ trưởng đơn vị Ký, họ tên Đơn vị: Công ty HIPT 114 TC/QĐ/CĐKT Tây Hồ Mẫu số: 02 - TT Ban hành theo QĐ số: Địa chỉ: 152 Thuỵ Khuê ngày 01-11-1995 của Bộ Tài Chính Quyển số: Số: 66 Phiếu chi Ngày 01 tháng 03 năm 2008 Họ tên người nhận tiên : Bùi Thu Thuỷ Địa chỉ : Phòng kinh doanh Lý do chi : Tiền cước phí vận chuyển Số tiền 13176900 (viết bằng chữ) Kèm theo : Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Ngày.... tháng...... năm...... Thủ trưởng đơn vị Ký, họ tên, đóng dấu Kế toán trưởng Ký, họ tên Người lập phiếu Ký, họ tên Thủ quỹ Ký, họ tên Người nhận tiền Ký, họ tên 2.1.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại Công ty HIPT các khoản chi phí được hach toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao tài sản cố định ỏ bộ phận quản lý, các khoản thuế phí và lệ phí, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền a. Chi phí tiền lương và các khoản bảo hiểm Như ta đã biết, lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí sử dụng lao động được thể hiện rất rõ nét bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán cho phí kinh doanh. Kế toán chi phí tiền lương và các khoản bảo hiểm sử dụng các chứng từ như: Bảng thanh toán tiền lương Bảng trích lập Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn Bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm Các chứng từ khác có liên quan Tại Công ty HIPT thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ vào các chứng từ khác có liên quan (giấp nghỉ phép, quyết định ngừng việc...). Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và bảo đảm được các yêu cầu chứng từ kế toán. Phương pháp tính trích lương ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý tại Công ty HIPT. Lương nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng = Lương tối thiểu * Ngày công thực tế * Hệ số bậc lương 23 Hệ số lương cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động. Trên cơ sở bảng thanh toán tiền lương, bảng trích lập bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn kế toán tiến hành lập chứng từ: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm. Tại Công ty, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được tính theo quy định của Nhà nước đã ban hành. Bảo hiểm xã hội được trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cơ bản. Trong đó 15% trích vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của người lao động. Bảo hiểm y tế được trich hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng quỹ lương. Trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của người lao động. Kinh phí công đoàn được trích 2% trên tổng quỹ lương thực tế trong đó cả 2% đều tính vào chi phí kinh doanh. Chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong Công ty được thực hiện theo đúng qui dịnh của Nhà nước. Khi phát sinh trường hợp nhân viên của Công ty đau ốm, bị tai nạn trong khi làm nhiệm vụ, sau khi căn cứ vào các chứng từ, sổ sách của bên trực tiếp theo dõi và chữa trị cho nhân viên. Kế toán của Công ty sẽ tính toán mức chi trả bảo hiểm cho nhân viên rồi chuyển đến bộ phận có thẩm quyền giải quyết theo đúng qui định. Công ty HiPT thực hiện thanh toán lương cho nhân viên qua ngân hàng. Mỗi nhân viên khi được nhận vào làm việc trong Công ty đều phải mở tài khoản riêng của mình ở ngân hàng mà Công ty qui định. Cứ đến ngày mùng 4 hàng tháng, ngân hàng sẽ tự động chuyển lương vào tài khoản của mỗi nhân viên trong Công ty theo đúng những thỏa thuận giữa Công ty và ngân hàng đã ký kết. Nhân viên của Công ty sẽ chủ động đến ngân hàng rút tiền lương của mình ra để sử dụng khi cần thiết. Đây là một hình thức thanh toán lương rất hiện đại và tiện lợi, giảm bớt được công việc của kế toán tiền lương. Khi có sự thay đổi mức lương của nhân viên, kế toán lương sẽ lập một danh sách các nhân viên có sự thay đổi về mức lương, bản danh sách đó sẽ được giám đốc Công ty ký duyệt và sẽ được gửi đến ngân hàng để ngân hàng bổ sung và thực hiện chi trả cho đúng. Toàn bộ tiền lương của nhân viên được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp và được phân bổ theo từng phòng ban chức năng. Mức thu nhập trung bình một nhân viên trong Công ty 935637đồng. Tình hình thu nhập của công nhân viên Chi tiêu Kế hoạch Thực hiện Kỳ này Kỳ trước 1. Tổng quỹ lương 1.132.980.000 2. Tiền thưởng 0 3. Tổng thu nhập 1.132.980.000 4. Tiền lương bình quân 925.637 5. Thu nhập bình quân 925.637 Bảng lương công ty HiPT Tháng 03/2008 HS = 540000 STT Họ và tên Ngày vào Công ty Bộ phận Lương hệ số Mức lương Ký nhận Miền Bắc Tôn Quốc Bình Nguyễn Quang Hải Nghiêm Tiến Sỹ 1 Cộng Miền Bắc 8/94 2 Phan Như Long 7/94 TGD 4.6 2484000 3 Nguyễn Trọng Sơn 7/94 PGĐ 4.32 2332800 Vũ Ngọc Văn PGD 4.32 2332800 4 Trần Huy Chương 1/00 TP 3.26 1760400 5 Nguyễn Thị Thu Hang 7/94 BV + TV 1.31 707800 6 Cao kien chung 10/98 BV 1.22 658800 7 Nguyễn Thị Mai 1/99 LX 1.22 658800 8 Lai vanSinh 4/01 NV 1.22 658800 9 Lê Quang Huy 4/01 NV 1.31 707800 10 Nguyễn Ngọc Kỷ 1/03 NV 1.22 658800 11 Bui van quang 4/03 NV 1.78 961200 Cộng Ban Dự án F và AD 12 Văn Bá Đông 4/98 TP 2.7 1458000 13 Nguyễn Thị Hồng 12/95 KT 1.82 982800 14 Minh 2/03 KT 1.78 961200 15 Sái Hoàng Giang 1/03 KT 1.78 961200 16 Bùi Minh Đức 7/03 KT 1.78 961200 17 Nguyễn Việt Trung 7/03 KT 1.78 961200 Cộng F và AD Kế toán trưởng Họ tên, ký Tổng giám đốc Họ tên, ký b. Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng là những khoản chi mà Công ty để phục vụ cho quá trình kinh doanh. Kế toán chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng sử dụng các chứng từ sau: Giấy đề nghị xuất dùng, phiếu xuất kho. Giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn bên bán, phiếu chi. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tổng hợp vào chi phí kinh doanh trong kỳ còn đối với các dụng cụ có giá trị nhỏ, kế toán phân bổ một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ còn đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, Công ty tiến hành phân bổ làm nhiều lần tùy thuộc vào từng tháng phân bổ nhiều hay ít vào chi phí kinh doanh Trong tháng 12/2003 tại Công ty: Xuất một màn chiếu 1,8m sử dụng tại phòng họp tầng 4 trị giá là 1.545.460đồng. Mua 2 máy tính cá nhân sử dụng tại phòng kế toán với trị giá 1.500.000đ phân bổ toàn bộ vào chi phí quản lý. Hóa đơn bán hàng Liên 2 giao cho khách hàng Họ và tên người bán: Nguyễn Thị Lan Địa chỉ: Số 48 Hàng Đào Họ và tên người mua: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học Địa chỉ: 78 Bà Triệu MST: Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Máy tính cá nhân C 2 750.000 1.500.000 Cộng tiền bán hàng hóa dịch vụ: 1.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học 23 Quang Trung, Hoàn Kiếm, Hà Nội Phiếu xuất kho Ngày 01/03/2008 Số hóa đơn TK ghi Nợ: 6244 TK ghi Có: 152 Họ và tên người bán: Hoa Đơn vị thanh toán: Công ty HiDC Địa chỉ: Diễn giải: Xuất 01 màn chếu 1,8m sử dụng tại phòng họp T4-152TK Xuất từ kho: Kho Công ty Dạng xuất: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Màn chiếu Eduscreen 1.8m T001Ư028 C 1 1.545.460 1.545.460 Tổng cộng 1.545.460 Bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi lăm nghìn, bốn trăm sáu mươi đồng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho c. Chi phí khấu hao tài sản cố định Do tài sản cố định là cơ sở vật chất không thể thiếu được đối với mỗi quốc gia trong nền kinh tế nói chung và trong mỗi doanh nghiệp nói riêng. Việc theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tăng giảm hao mòn, khấu hao, sửa chữa và hiệu quả sử dụng tài sản cố định là nhiệm vụ quan trọng của công tác hạch toán và quản lý tài sản cố định. Tổ chức hạch toán tài sản cố định không chỉ có ý nghĩa góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng tài sản cố định mà còn có ý định thiết thực trong việc định hướng đầu tư và sản xuất. Tại Công ty HiPT, tải sản cố định chiếm 35% trên tổng tải sản kinh doanh của Công ty chủ yếu tập trung vào nhà cửa, ôtô, cửa hàng, kho hàng, trang thiết bị cho văn hóa. Tài sản cố định được hạch toán theo nguyên giá nghĩa là khi tăng hay giảm tải sản cố định đều phải ghi theo nguyên giá. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản cố định của công ty luôn biến động, kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động. Khi có tài sản tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải do ban kiểm nghiệm tài sản cố định của Công ty làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập Biên bản giao nhận tải sản cố định. Công ty không sử dụng tài sản cố định đi thuê mà trực tiếp mua bằng nguồn vốn kinh doanh để đầu tư bảo dưỡng tài sản cố định. Chi phí này chiếm khoảng 3% trên tổng số tài sản của doanh nghiệp, chứng tỏ doanh nghiệp rất quan tâm đến vấn đề sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định. Tất cả các kế hoạch, sửa chữa của Công ty đều được lập ra từ đầu năm, nhờ vậy mà kế toán của Công ty không gặp khó khăn khi ghi chép và theo dõi. Là doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu là mua, bán, nhập khẩu các loại hàng hóa liên quan đến máy vi tính nên khi tính chi phí khấu hao tài sản cố định được đưa vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Mức khấu hao năm = Nguyên giá tài sản cố định Thời gian sử dụng tài sản cố định Mức khấu hao năm = Mức khấu hao (1 năm) 12 Khấu hao theo phương pháp trên là khấu hao theo phương pháp bình quân, khấu hao theo thực hiện theo nguyên tắc làm tròn tháng, nghĩa là tài sản cố định tăng lên (hay giảm xuống) từ tháng này thì tháng sau mới tính tăng (hay giảm) mức khấu hao. Như vậy, Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp bình quân với tỷ lệ khấu hao 12%. Căn cứ vào chứng từ: Biên bản bàn giao công trình và quyết toán công trình Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Chứng từ mua tài sản cố định Kế toán tài sản cố định tiến hành tính khấu hao tài sản cố định trong tháng cho các tài sản cố định theo công thức Khấu hao TSCĐ trong tháng = Khấu hao TSCĐ tháng trước + Khấu hao TSCĐ tăng trong tháng này - Khấu hao TSCĐ giảm trong tháng này Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, kế toán xác định được chi phí quản lý doanh nghiệp. Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định: STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao % hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng toàn doanh nghiệp TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp) I Số khấu hao đã trích tháng trước 12% 576.346.226 II Số khấu hao TSCĐ tăng 12% 287.044.471 III Số khấu hao TSCĐ giảm 12% 0 IV Số khấu hao phải tính tháng này 863.390.697 d. Chi phí bảo hành Đối với một doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa công nghệ cao thì vấn đề dịch vụ sau bán hàng là rất quan trọng. Khách hàng sẽ luôn cảm thấy yên tâm khi máy móc của mình mua về được bảo đảm trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm). Vì vậy đối với Công ty HiPT để giữ vững uy tín của mình. Công ty luôn có một bộ phận bảo hành, bộ phận bảo hành không hạch toán độc lập. Bộ phận bảo hành của Công ty đảm nhận các nhiệm vụ sau: - Đảm bảo công việc bảo hành bước đầu (tiếp nhận yêu cầu bảo hành trước của khách hàng, làm đầu mối giao dịch thủ tục bảo hành). - Quản lý phiếu hành bảo hành và danh mục khách hàng, thiết bị cần bảo hành và là đầu mối của việc bảo hành các thiết bị như PC, các thiết bị ngoại vi, thiết bị mạng cho các khách hàng của Công ty. Kế toán chi phí bảo hành sử dụng chứng từ là phiếu bảo hành. c. Thuế, phí và lệ phí Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học phải nộp các khoản thuế như: thuế môn bài, vé cầu, phà... Khi phát sinh các khoản này, kế toán căn cứ vào thông báo của cục thế như tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước để đưa vào chi phí kinh doanh. Bên cạnh đó kế toán thuế, phí và lệ phí còn sử dụng các chứng từ như giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, hóa đơn lệ phí. g. Chi phí dịch vụ mua ngoài Trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài như chi trả tiền điện nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa tài sản, nhà. Để phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Hóa đơn điện, điện thoại Hóa đơn dịch vụ khác Giấy báo nợi của ngân hàng, phiếu chi Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học 23 Quang Trung, Hoàn Kiếm, Hà Nội Phiếu xuất kho Ngày 01/03/2008 Số hóa đơn TK ghi Nợ: 6244 TK ghi Có: 152 Họ và tên người bán: Hoa Đơn vị thanh toán: Công ty HiDC Địa chỉ: Diễn giải: Xuất 01 màn chếu 1,8m sử dụng tại phòng họp T4-152TK Xuất từ kho: Kho Công ty Dạng xuất: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Giá Thành tiền Màn chiếu