Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị

u cho sản xuất gồm 100% mua của các nhà cung cấp, tuy nhiên, với đặc thù của hoạt động sản xuất, kinh doanh, sản phẩm của Công ty gồm klinker và xi măng thì trong đó klinker vừa là thành phẩm bán trực tiếp, mặt khác là nguyên liệu cho sản xuất xi măng, khi đó klinker đóng vai trò là bán thành phẩm. Ví dụ: Ngày 15/5/2008, Công ty mua đá 05 cho sản xuất klinker, giá trị thực tế lô hàng nhập kho là 191.428.560đ (không bao gồm thuế GTGT). 2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, gắn với yêu cầu quản lý, tại Công ty lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị. Và căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Giá bình quân của 1 đơn vị NVL x Số lượng NVL xuất kho Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức: Giá bình quân 1 đơn vị NVL = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Ví dụ: Tại Công ty có bảng kê lượng hàng nhập tháng 5/2008 của nguyên vật liệu chính là thạch cao cho sản xuất xi măng như sau: Chỉ tiêu Số lượng (Tấn) Giá trị Tồn đầu tháng 15.000 6.825.000.000 Nhập trong tháng 2.500 1.150.000.000 Xuất trong tháng 2.700 Theo công thức trên ta có: 6.825.000.000 + 1.150.000.000 15.000 + 2.500 Giá bình quân 1 tấn thạch cao = = 455.714,29 Trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là: 455.714,29 x 2,700 = 1.230.428.583đ 2.4. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu Căn cứ nhập xuất nguyên vật liệu tại Công ty chủ yếu dựa vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong từng thời kỳ và chính sách trong quản trị, chỉ đạo của Ban Giám đốc ở mỗi giai đoạn nhằm mục tiêu khai thác có hiệu quả nhất phương án kinh doanh, tránh để tồn kho lãng phí, dự trữ tồn kho hợp lý trong những diễn biến bất thường của giá cả nguyên vật liệu, luân chuyển nhanh nguồn vốn cho nguyên vật liệu, Với yêu cầu và căn cứ như vậy, thủ tục, trình tự nhập xuất nguyên vật liệu là nội dung rất quan trọng nhằm quản lý một cách thống nhất, chính xác, phục vụ một cách tốt nhất cho quản trị điều hành và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2.4.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối lớn. Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh thường xuyên lớn để đảm bảo kế hoạch sản xuất. Phương thức chủ yếu của Công ty để mua nguyên vật liệu là thoả thuận với các đối tác cung cấp theo các Hợp đồng kinh tế ký kết. Xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh chung được cụ thể hoá đến từng phòng nghiệp vụ, các bộ phận sản xuất, Phòng Kế hoạch phối hợp với Phòng Tài chính kế toán xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu cần thiết theo số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, phương thức thanh toán và các nội dung cụ thể khác để tổng hợp trình Ban Giám đốc phê duyệt, ký kết hợp đồng. Với nội dung đã được phê duyệt tiến hành các nội dung để thực hiện nhập nguyên vật liệu. Theo quy định chung tất các các loại nguyên vật liệu khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Khi nguyên vật liệu được chuyển đến sẽ được kiểm nghiệm để nhập kho. Căn cứ kế hoạch nhập nguyên vật liệu và các nội dung khác đã được phê duyệt, ký kết, bộ phận kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung liên quan, chủ yếu về số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm, xác định kết quả, tiêu chuẩn nhập kho hoặc không đủ tiêu chuẩn. Thành phần của bộ phận kiểm nghiệm gồm các phòng, bộ phận liên quan như phòng kỹ thuật, kế hoạch, kế toán, thủ kho, kiểm định chất lượng, cân băng, định lượng, tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu. Về các hồ sơ chứng từ liên quan sử dụng gồm: Hợp đồng kinh tế, các sửa đổi bổ sung Hợp đồng kinh tế (nếu có); các đơn đặt hàng (trường hợp Hợp đồng kinh tế ký là Hợp đồng khung, các nội dung cụ thể theo từng đơn đặt hàng); Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu kiểm định chất lượng; Phiếu cân (nếu có), chứng từ xuất nhập khẩu (nếu phải nhập khẩu),... và một số chứng từ khác tuỳ thuộc từng yêu cầu, đặc điểm của nguyên vật liệu. Quá trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được coi là công đoạn rất quan trọng. Nguyên vật liệu chính được kiểm định chặt chẽ thông qua thử nghiệm mẫu đảm bảo các nội dung đã thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp để phục vụ tốt cho sản xuất theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Sau khi hoàn thành các yêu cầu về kỹ thuật, kiểm nghiệm, chứng từ, bộ phận kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho và chứng từ liên quan để nhập kho và ghi vào thẻ kho. Quá trình nhập kho phải xem xét cụ thể nhập kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị, đảm bảo khớp đúng; sau khi nhập kho xong ký nhận vào phiếu nhập kho. Các loại nguyên vật liệu mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp, bố trí một cách hợp lý đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra nhập, xuất được dễ dàng, thuận lợi. * Ví dụ về quá trình nhập nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đối với đá 05, thạch cao, cho sản xuất xi măng. Căn cứ kế hoạch sản xuất, dự trữ,, phối hợp các bộ phận, phòng ban liên quan, Phòng kế toán tài chính xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, phương thức thanh toán, số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và các nội dung khác trình Giám đốc duyệt, ký kết hợp đồng mua từng lần hoặc đặt hàng đối với các khách hàng cung cấp ổn định, đã ký kết hợp đồng nguyên tắc hàng năm, quý, Căn cứ phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ cung ứng tiến hành mua vật tư theo nội dung phê duyệt, chứng từ gồm có Hợp đồng kinh tế, hoá đơn giá trị gia tăng. Quá trình nhập vật tư được kiểm nghiệm, đảm bảo yêu cầu được nhập kho theo phiếu nhập kho. Các chứng từ liên quan theo ví dụ: Hợp đồng, hoá đơn, kiểm nghiệm chất lượng, thử mẫu, cân hàng, phiếu nhập kho. Biểu 1: Hợp đồng CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN ĐÁ VÔI Năm 2008 - Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005; - Căn cứ Luật thương mại năm 2005; - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm: 1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương Điện thoại: 0320821143 Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hoàng Thạch 2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009 Tài khoản số 42310000032962 tại Phòng giao dịch khu công nghiệp Thụy Vân, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Phú Thọ Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán đá vôi theo các điều khoản sau đây: Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền STT Tên hàng Số lượng (tấn/tháng) Đơn giá (đ/tấn) Thành tiền (đ) 1 Đá 05, đá qua chế biến nghiền sàng + đá dăm 35.000 67.000 2.345.000.000 2 Đá mạt 35.000 55.000 1.925.000.000 Cộng 70.000 4.270.000.000 (Bằng chữ: Bốn tỷ hai trăm bẩy mươi triệu đồng chẵn) Đơn giá trên đã bao gồm thuế VAT 5%. Điều 2. Chất lượng: Đá phải đạt những chất lượng cơ bản sau - CaO > 50% - MgO < 2% - Độ ẩm cho phép 0,3% Nếu quá độ ẩm cho phép thì Bên B sẽ trừ dần theo tỷ lệ quy định Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên - Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại mép nước cảng của Bên B tại Việt Trì – Phú Thọ Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán - Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Điều kiện thanh toán: Bên A cho Bên B nợ luân chuyển tối đa không quá 500 triệu đồng. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần Điều 5. Trách nhiệm của hai bên - Mỗi đợt nhận hàng, Bên B sẽ thông báo cho Bên A biết trước ít nhất 01 ngày. - Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình. - Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng. Điều 6. Cam kết chung Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên có lỗi chịu. 30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ. Nếu sau khi hợp đồng hết hiệu lực mà hai bên đã thanh toán sòng phẳng thì cũng có thể coi như hợp đồng đã được thanh lý. Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN THẠCH CAO Năm 2008 - Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005 - Căn cứ Luật thương mại năm 2005 - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay, ngày 04 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm: 1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương Điện thoại: 0320821143 Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Hoàng Thạch 2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009 Tài khoản số 42310000032962 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Phú Thọ Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán thạch cao theo các điều khoản sau đây: Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền STT Tên hàng Số lượng (tấn/tháng) Đơn giá (đ/tấn) 1 Thạch cao Trung Quốc 3.000 Thoả thuận theo từng lô hàng Do biến động của giá cả thạch cao trên thị trường nên đơn giá sẽ được hai bên thoả thuận theo từng lô hàng. Nếu không có phụ lục thì việc thanh toán sẽ được căn cứ giá trị ghi trên hoá đơn GTGT. Điều 2. Chất lượng: Chất lượng mặt hàng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng thạch cao Trung Quốc, hàm lượng SO3 > 38%. Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên - Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại kho Bên B tại khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán - Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản - Điều kiện thanh toán: Bên B thanh toán cho Bên A sau mỗi lô hàng, khi đã có đầy đủ hoá đơn chứng từ nhập kho Bên B thanh toán cho Bên A. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần. Điều 5. Trách nhiệm của hai bên - Mỗi đợt nhận hàng, Bên B thông báo cho Bên A trước ít nhất 02 ngày. - Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình. - Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng. Điều 6. Cam kết chung Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên thua kiện chịu. 30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ. Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Biểu 2: Hoá đơn HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0027050 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương 9 8 2 3 5 4 0 0 8 0 Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 Điện thoại: ... MS:  Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2 7 4 0 7 0 0 0 6 2 8 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:  STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thạch cao tấn 2.500 460.000 1.150.000.000 Cộng tiền hàng: 1.150.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 115.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.265.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Một tỷ hai trăm sáu mươi lăm triệu đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0016099 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương 9 8 2 3 5 4 0 0 8 0 Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 Điện thoại: ... MS:  Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2 7 4 0 7 0 0 0 6 2 8 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:  STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đá 05 tấn 3.000 63.809,52 191.428.571 Cộng tiền hàng: 191.428.571 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9.571.429 Tổng cộng tiền thanh toán 201.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Hai trăm linh một triệu đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Số: 254 CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ) Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Căn cứ Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá Căn cứ Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty thương mại và vận tải Phùng Hưng Biên bản kiểm nghiệm gồm có: Ông (Bà): Nguyễn Trung Hiếu - Đại diện Phòng kỹ thuật Ông (Bà): Nguyễn Thị Hương - Đại diện Phòng kế toán Ông (Bà): Lê Minh Đức - Đại diện Phòng kế hoạch Ông (Bà): Hà Thị Mùi - Thủ Kho Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Đá 05 tấn VN 3.000 3.000 Tổng cộng 3.000 3.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đảm bảo theo yêu cầu, đồng ý nhập kho Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng Kế toán Thủ kho Kế hoạch Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu 3: Biên bản kiểm nghiệm Biểu 4: Kết quả thử nghiệm CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ PHÒNG TN VẬT LIỆU XÂY DỰNG THE TESTING LABORATORY FOR BUILDING MATERIALS-VILAS Địa chỉ (Address): Khu CN Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điện thoại (Tel): 0210857292; Fax: 0210952472; XimangHuuNghi@hn.vnn.vn PHIẾU KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST REPORT Số (No) . 1. Cơ quan gửi mẫu (Client): Phùng Hưng 2. Loại mẫu (Kind of sample): Đá 05 3. Ký hiệu mẫu (Mark of sample) Tháng 5 – 2008 4. Ngày nhận mẫu (Sample receive date): 15/5/2008 KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST RESULT STT (No) Tên chỉ tiêu (Characteristics) Đơn vị (Unit) Kết quả (Results) Phương pháp thử (Test methods) 01 Độ ẩm (Humidity) - TC02 – 2008 02 Hàm lượng CaO (Calcium oxide content) % 53,48 TC02 – 2008 03 Hàm lượng MgO (Magnesium oxide content) % 1,20 TC02 – 2008 Việt Trì, ngày (Date): 15/5/2008 Lãnh đạo Công ty Header Phòng thử nghiệm VLXD The testing laboratyry for BM Cán bộ phân tích Tester Biểu 5: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: .. Số: 26 Có: .. Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá; Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty TM&VT Phùng Hưng Biên bản kiểm nghiệm số 254 ngày15/5/2008: Nhập tại kho: K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Đá 05 tấn 3.000 3.000 63.809,52 191.428.560 Cộng: 3.000 3.000 63.809,52 191.428.560 Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Một trăm chín mươi mốt triệu bốn trăm hai mươi tám nghìn năm trăm sáu mươi đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: .. Số: 27 Có: .. Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo Hợp đồng kinh tế ngày 04 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua thạch cao; Hoá đơn số 0027050 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty TM&VT Phùng Hưng Nhập tại kho: K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao tấn 2.500 2.500 460.000 1.150.000.000 Cộng: 2.500 2.500 1.150.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Một tỷ một trăm năm mươi triệu đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Biểu 6: Phiếu cân hàng NHÀ MÁY XI MĂNG HỮU NGHỊ Khu CN Thụy Vân – Thành phố Việt Trì Tel: 0210952439 – Fax: 0210 952472 Trạm cân điện tử 80 tấn PHIẾU CÂN HÀNG Phiếu 42792 Tên KH: Cty Phùng Hưng Lái xe Ngày cân: 15/5/2008 Địa chỉ: Hải Dương Biển số: 19N-0854 Kiểu cân: Nhập STT Tên hàng Nguồn gốc Trọng lượng hàng + bì (kg) Trọng lượng bì (kg) Trọng lượng hàng (kg) Thời điểm Diễn giải 1 Đá 05 Tàu HP0060 52.790 14.860 37.930 09:12:23 Khách hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Giám sát cân (Ký, ghi rõ họ tên) Nhân viên cân (Ký, ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên trong đó: + Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) + Một liên giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với khách hàng (lưu ở kế toán thanh toán) + Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. 2.4.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu Căn cứ kế hoạch sản xuất, bộ phận kỹ thuật xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, theo từng tổ, phân xưởng sản xuất, tập hợp tại Phòng kỹ thuật để kiểm tra, phê duyệt xuất kho. Trường hợp nguyên vật liệu nhỏ lẻ hoặc cấp thiết cho sản xuất sẽ xuất trực tiếp tại kho theo thẩm quyền được giao của từng phòng hoặc chỉ đạo cụ thể của Ban Giám đốc. Đối với nguyên vật liệu, căn cứ quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu và phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền; căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Bộ phận kho viết phiếu xuất kho cho các loại nguyên vật liệu, cuối tháng thủ kho đối chiếu với kế toán chi tiết sau đó xác nhận của kế toán. Biểu 7: Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì, PThọ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 02 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: .. Số: 30 Có: .. Họ, tên người nhận hàng: Anh Hùng Địa chỉ (bộ phận): Lò 1 Lý do xuất kho: Sản xuất klinker Xuất tại kho (ngăn lô): K2 Địa điểm: Khu B Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao tấn 2.700 2.700 455.714 1.230.428.583 Cộng: 1.230.428.583 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ hai trăm ba mươi triệu bốn trăm hai mươi tám nghìn năm trăm tám mươi ba đồng) Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị Xuất phát từ đặc điểm của bộ máy kế toán và tình hình thực tế của mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này hoàn toàn phù hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với khối lượng công việc kế toán khá lớn. Chứng từ kế toán được sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bao gồm: - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01 GTKT-3LL) - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm - Sổ chi tiết vật tư - Thẻ kho - Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, Các chứng từ trên là căn cứ để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu về số lượng, giá trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu để ghi “Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, vật tư ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho một loại nguyên vật liệu trong một kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Ví dụ: Mẫu thẻ kho nguyên vật liệu chính Biểu 8: Thẻ kho CÔNG TY CP XI MĂNG HỮU NGHỊ Kho: K2 – Khu B Mẫu số: 06-VT THẺ KHO NGÀY LẬP THẺ: 01/01/2008 TỜ SỐ: 01 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính: tấn STT Chứng từ Diễn giả Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2008 15.000 01/5 Tồn 01/5 15.000 PN27 15/5 Mua thạch cao 15/5 2.500 17.500 PX30 15/5 Sản xuất xi măng 15/5 2.700 14.800 Cộng phát sinh 2.500 2.700 Tồn 15/5 14.800 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng nguyên vật liệu. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Để đảm bảo tính chính xác của số lượng nguyên vật liệu tồn kho hàng tháng phải kiểm kê đối chiếu số thực với số lượng trên Thẻ kho và Thẻ kế toán chi tiết. Nếu có sự chênh lệch nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh lại số liệu trên các sổ thẻ chi tiết phù hợp với thực tế số lượng kiểm kê tại kho. Biểu số 9: Công ty CP xi măng Hữu Nghị SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 5 năm 2008 Tài khoản 1521 Tên kho: Kho vật liệu K2 Tên vật tư: Thạch cao Đơn vị: Tấn Chứng từ Diến giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 15.000 6.825.000.000 PN27 15/5 Mua thạch cao 331 460.000 2.500 1.150.000.000 17.500 7.