Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy vật liệu bưu điện Yên Viên

a đang đi đường". TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu của TK 151 như sau: Bên nợ: - Giá trị hàng đang đi đường - Kết chuyển giá trị hàng đang đi đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên có: - Giá trị hàng đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. - Kết chuyển giá trị hàng đang đi đường đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (chưa về nhập kho lúc cuối kỳ). + TK 331 "Phải trả cho người bán" được sử dụng để phản ánh qua hệ thanh toán giữa doanh thu nghiệp vụ với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Bên nợ: - Số tiền đã thanh toán cho người bán người nhận thầu. - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng. - Giá trị vật tư, hàng hóa, thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người người bán. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả. - Số tiền doanh nghiệp ứng, trả trước cho người bán nhưng chưa nhận được vật tư hàng hóa, lao vụ. Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hóa đơn khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Dư có: Số tiền còn phải trả cho người bán người nhận thầu. Dư nợ: Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán. */ Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX( tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ ):  111,112,141, 151, 331 TK 152 331, 111 Nhập kho 154 411 Chi phí xây dựng cơ bản, SCLTSCĐ phí QLDN 412 128, 222 Trị giá vốn góp 412 128, 222, 228,138 Nhận lại vốn góp liên doanh và Đánh giá lại làm giảm vật liệu 412 3381 138, 642 Phát hiện thiếu qua kiểm kê 154 Xuất thuê gia công chế biến Trị giá nhập kho vật liệu mua ngoài Khoản chiết khấu hoặcgiảm giá TK 133 được hưởng làm giảm giá nhập 621 TK 151 Trị giá vật Trực tiếp liệu xuất kho SX Hàng đang đi Hàng về được trên đường 627 chi phí sản xuất chung 641,642 chi phí bán hàng, chi VL tự sản xuất hoặc gia công 241 xong nhập kho VL được cấp, biếu, tặng, nhận góp vốn Đánh giá lại làm tăng trị giá vật liệu liên doanh giảm tăng Khoản vay bằng VL Vật liệu thừa kiểm kê CHƯƠNG Ii Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy,những đặc điểm về kinh tế kỹ thuật. I. Quá trình hình hình thành và phát triển của nhà máy: Nhà máy Vật liệu Bưu điện có trụ sở tại xã Yên Viên-Huyện Gia Lâm-TP.Hà Nội. Nhà máy là một doanh nghiệp nhà nước, thuộc tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Hoạt động chủ yếu của Nhà máy là sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị ngành điện, bưu điện(Cáp thong tin, cáp dầu, cáp đồng). Có tính cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập, có tài khoản tại Ngân Hàng, sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước. Qúa trình hình thành và phát triển của nhà máy là qúa trình xây dựng, hoàn thiện và phù hợp với nhiệm vụ tổ chức sản xuất, lưu thông, cung ứng vật tư thiết bị nghành điện, bưu điện, phù hợp với tình hình phát triển kinh tế trong từng thời kì thay đổi của đất nước. Ngày 26/3/1970,Tổng Cục bưu điện ra quyết định số 157/QĐ-TCBĐ thành lập nhà máy Vật liệu bưu điện trực thuộc tổng cục bưu điện. Nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy là sản xuất vật liệu ngành điện, Bưu điện. Ngày 15/3/1993,Tổng Cục bưu điện ra quyết định số157/QĐ-TCBĐ nhằm xác định lại nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Ngày 9/9/1996 Tổng Cục Bưu điện ra quyết định số 429/QĐ-TCBĐ nhằm củng cố và phát triển Nhà máy, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của nhà máy là: + Tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh vật liệu ngành điện, bưu điện . +Là đơn vị trực thuộc Tổng cục bưu điện (Nay đổi tên là Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam )phục vụ các mục tiêu chung cho sự phát triển ngành Bưu điện và đáp ứng kịp thời các yêu cầu của ngành Bưu điện trong điều kiện khả năng hiện có. Nhà máy sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nướcvà vốn tự bổ sung, hạch toán kinh tế độc lập. +Kinh doanh tiêu thụ sản phẩm trên địa bàn cả nước trên phương thức giao hàng cho càc cửa hàng đại lý, các dự án đầu tư, các vùng, đơn vị sản xuất kinh doanh khác. Sản phẩm truyền thống của nhà máy là : Cáp thông tin Bưu điện, các loại cáp điện ,các sản phẩm dây điện có bọc, cáp tín hiệu, vật liệu bưu chính và một số mặt hàng khác tự khai thác để phục vụ cho các đơn vị trong và ngoài ngành của nền kinh tế quốc dân. II. Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật: a) Tài sản : Đến đầu năm 2000 tổng số vốn của nhà máy đạt 10962triệu đồng. Trong đó: Vốn cố định : 7733 triệu đồng. Vốn lưu động : 2242 triệu đồng. Vốn xây dựng cơ bản : 987 triệu đồng. b) Nguồn vốn: Vốn ngân sách Nhà nước cấp : 7 581 triệu đồng. Vốn tự có bổ sung : 3 381 triệu đồng. III.Bộ máy quản lý nhà máy vật liệu bưu điện: 1.Bộ máy quản lý nhà máy(Sơ đồ 1): Đứng đầu nhà máy là giám đốc, chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Bên cạnh giám đốc là một hệ thống các phòng ban ,gồm 5 phòng ban chức năng. Và 4 phân xưởng sản xuất là các bộ phận chức năng tương đương các phòng ban chức năng khác, được đặt tên theo số thứ tự, đó là các phân xưởng: *Phân xưởng 1 *Phân xưởng 2 *Phân xưởng 3 *Phân xưởng 4 *Ban giám đốc: + Ban giám đốc nhà máy là những người có ảnh hưởng chính, quyết định đến sự thành bại của nhà máy. Giám đốc nhà máy là người đứng đầu trong việc quản lý, điều hành chung và trực tiếp điều hành công tác tổ chức, hạch toán. Phó giám đốc là những người quản lý trực tiếp quá trình sản xuất, kinh doanh của nhà máy. Phòng hành chính -Tổ chức lao động tiền lương: Tham mưu trực tiếp cho giám đốc về công tác tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất, công tác bồi dưỡng, đào tạo,sử dụng quản lý cán bộ kĩ thuật nghiệp vụ và công nhân kĩ thuật, công tác tiền lương, công tác an toàn và bảo hộ lao động. 1.2Phòng kĩ thuật-KCS: +Phòng kĩ thuật-KCS làm tham mưu trực tiếp cho giám đốc về toàn bộ công tác kĩ thuật và chất lượng sản phẩm của nhà máy. 1.3Phòng kinh tế thị trường : +Phòng kinh tế thị trường làm tham mưu cho giám đốc về toàn bộ công tác kế hoạch hóa dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm của nhà máy. Trong đó trực tiếp là kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch cung ứng vật tư kĩ thuật, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. 1.4Phòng vật tư: +Phòng vật tư tham mưu giúp giám đốc về công tác kế hoạch và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư – kĩ thuật, phục vụ nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, trong mỗi quá trình và mọi thời điểm. 1.5Phòng kế toán-Tài chính: + Làm tham mưu trực tiếp cho giám đốc về các mặt: Tài chính-tín dụng thông qua việc lập kế hoạch cân đối tổng hợp thu, chi tài chính và các kế hoạch bổ trợ theo định kì Một số chỉ tiêu mà nhà máy Vật liệu Bưu điện đã đạt được trong những năm gần đây: TT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 . 9. 10. Chỉ tiêu Giá trị tổng sản lượng Doanh thu Số lượng lao động Ngày công lao động bình quân Gìơ công lao động Năng suất lao động bình quân Gía trị TSCĐ Lợi nhuận Nộp ngân sách Thu nhập lao động bình quân Đơn vị tính Tỷ đồng - Người Ngày/tháng Gìơ 1000/h Tỷ đồng - - 1000 Thực hiện 2001 2002 2003 17.5 22.5 34.5 19.98 25.7 38.5 191 196 201 21.7 22.5 22.9 397891 423360 441878 43.981 53.146 78.075 7.512 8.663 11.336 0.175 0.678 2.1 0.91 1.216 1.7 615 753 1100 Nhìn chung trong 2 năm 2001-2002 hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy có sự tăng trưởng toàn diện. Giá trị tổng sản lượng tăng tương ứng là 28.57% và 53.33%. Doanh thu tăng 28.62% và 49.81%. Thu nhập bình quân của người lao động tăng 22.44% và 46.08%. Hai năm 2002 và 2003, đầu tư cho TSCĐ tăng 15,32% và 30.86%, mặt khác số lượng lao động tăng rất ít (2,62% và 2,55%) nên năng suất lao động tăng mạnh (20.84% và 46.91%). Đây là nhân tố làm cho giá trị tổng sản lượng tăng 28.57% và 53.33% đồng thời cũng là nhân tố làm cho thu nhập tăng mạnh. Nhìn vào các chỉ tiêu của bảng số liệu trên thì nhân tố chủ yếu làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy tăng trưởng mạnh mẽ về mọi mặt là việc đầu tư lớn cho máy móc thiết bị (đầu tư máy móc thiết bị tăng 15.3% và 30.86%). Những máy móc thiết bị này là những công cụ hiện đại, tiên tiến, tự động hoá từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng. IV. Tổ chức công tác kế toán: 1.Bộ máy kế toán(Sơ đồ 2): a.Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong phòng với trách nhiệm chỉ đạo và ra quyết định cuối cùng, đồng thời cũng là người định hướng cho toàn bộ công việc kế toán tại phòng. b.Kế toán ngân hàng: Quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi tại ngân hàng. Những biến động lãi suất trên thị trường đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với người mua, tạm ứng. c.Kế toán nguyên vật liệu: Cập nhật, theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu. Tính toán thiếu hụt, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. d.Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tính toán giá thành sản phẩm dựa trên những số liệu sẵn có của kế toán nguyên vật liệu. e.Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ trên cơ sở sổ chứng từ hợp lý. f.Kế toán theo dõi với người bán, người mua: Kiểm tra những chứng từ hóa đơn, tồn nợ khi người mua thanh toán cũng như khi theo dõi với người bán. 2.Hình thức kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hiện nay nhà máy đang áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung. Với hình thức tổ chức như vạy sẽ giúp cho việc theo dõi cũng như đối chiếu số liệu thuận tiện và chính xác hơn. Hình thức kế toán mà nhà máy đang áp dụng là hình thức “Nhật Kí Chung” (Sơ đồ 3). Phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại nhà máy là phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, phòng kế toán có thể thường xuyên, liên tục nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chứng từ một cách kịp thời và chính xác. V.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại nhà máy: 1/ Đặc điểm nguyên vật liệu tại nhà máy: Nguyên vật liệu chủ yếu của nhà máy là: Hạt nhựa PVC, hạt nhựa PE(trắng, đen), nhựa hạt màu, thép(tấm, góc, ống), băng thép, băng nhôm, sắt(tròn, dẹt, phi 8), đồng(đỏ, lục giác).Đây là những nguyên vật liệu chính trong hoạt động sản xuất của nhà máy. Các nguyên vật liệu chính ở nhà máy được nhập vào kho rồi phân bổ về từng phân xưởng để gia công rồi sau đấy được tiếp tục xuất sang các phân xưởng sản xuất có liên quan. Chi phí gia công chế biến được tính vào chi phí sản xuất chung của nhà máy. 2/ Phân loại vật liệu : *Nguyên vật liệu chính: -Hạt nhựa: Hạt nhựa PE đen, hạt nhựa PE trắng, hạt nhựa PVC, hạt nhựa PVC chống cháy. -Đồng: đồng 1.4 ly, đồng 2.6 ly, đồng lục giác, đồng vàng, đồng 0.9 ly, đồng đỏ 2.6 lyđồng tráng thiếc 0.4 li, đồng tráng thiếc 0.5 li. -Thép: thép gió, thép dẹt 50Í8, thép xoắn 0.4Í7, thép tấm, thép tròn, thép góc, thép không gỉ . . -Sắt: Sắt dẹt 15Í3, sắt fi 16, sắt góc 25Í25, sắt góc 75Í75, sắt tròn dk 10. -Băng nhôm, băng PS, băng thép, băng nhôm trắng, băng thép đã cắt. -Tôn: tôn 1.2 li, tôn 2.0 li, *Vật liệu phụ: -dây điện trở 0.32, que hàn 3 li, thiếc hàn, bột kim cương, dầu hoá dẻo, dầu nhồi cáp, sơn, băng dính, dung môi, đinh10 phân. *Nhiên liệu: -Xăng, dầu DP 14, dầu diegien, dầu hoả, ga, dầu CN(20, 90), mỡ, dầu máy nén khí. *Phụ tùng thay thế: -Vòng bi 6226, vòng bi 18skF, vòng bi 18N, Vòng bi 7210, dây đai13Í1500, Đá mài, zoăng máy chịu nhiệt, khuôn kc 0.072. *Gỗ và vật liệu xây dựng: gỗ ván, gỗ nẹp, cát vàng, gạch, sỏi, *vật liệu khác: -đồng phế phẩm, động cơ thu hồi, đồng róc, dây mạ kẽm rối phế phẩm. 3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Nhà máy Vật liệu Bưu điện: 3.1. Tính giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu: a/ Tính giá thực tế vật liệu nhập kho của vật liệu mua ngoài: Nguyên vật liệu tại nhà máy chủ yếu được mua ngoài và được nhập từ hai nguồn khác nhau: Mua trực tiếp của người sản xuất và mua của các đơn vị cá nhân kinh doanh nguyên vật liệu. Giá thực tế vật liệu nhập kho được dựa trên cơ sở các hoá đơn GTGT và chi phí trong quá trình mua + Giá thực tế vật liệu = Giá mua +chi phí thu mua nhập kho mua ngoài *Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 7/3/2003(Phụ lục 1): nhập của Cty Cơ điện Trần Phú vật liệu Dây đồng 2.6li số lượng 5026kg với đơn giá chưa có thuế VAT là: 10400đ/kg. Kế toán ghi giá thực nhập của vật liệu là: 5026ẻ10400 = 52.270.400đ Đối với chi phi vận chuyển và chi phí bốc dỡ: Nếu là do ôtô của nhà máy vận chuyển và công nhân nhà máy bốc dỡ thì chi phí đó chính là tiền xăng, dầu, lương trả cho công nhân, và lái xe. Nếu là thuê ngoài vận chuyển và bốc dỡ thì nhà máy trả tiền và công bốc dỡ thuê ngoài. Chi phi này được tính vào giá nhập thực tế của vật liệu. 3.2 Giá thực tế vật liệu xuất kho Vì nhà máy thường xuyên xuất nhập nguyên vật liệu nên nhà máy đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền ( giá bình quân cả kì dự trữ ). Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu Í Đơn giá xuất kho bình quân gia quyền. Trong đó: Đơn giá bình quân gia quyền = *VD: Tình hình hạt nhựa PE đen của nhà máy trong tháng 12/2003 như sau: Tồn kho đầu tháng là 200kg đơn giá là 14000 đ. Tổng lượng nhựa PE đen nhập trong tháng 12/2003 là 1500kg với đơn giá nhập 14500 đ. Tổng số lượng nhựa PE đen xuất trong tháng 12/2003 là 1000kg Cuối tháng kế toán tính giá thực tế xuất kho của nhựa PE đen là: = = 24.550.000đ Giá thực tế xuất kho = 24.550.000 x 100 = 24.550.000.000đ 4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại nhà máy vật liệu bưu điện(Sơ đồ 4): a. Chứng từ kế toán sử dụng: *Phiếu nhập vật tư ( Mẫu số 01-VT ) (phụ lục 4) *Phiếu xuất vật tư ( Mẫu số 02-VT )(phụ lục 5) *Thẻ kho (mẫu số 02-VT)(phụ lục 6) *Sổ chi tiết vật liệu b.Thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu: Tại nhà máy việc thu mua nguyên vật liệu được phòng vật tư chịu trách nhiệm. Phòng vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng tháng hoặc từng quý do các phân xưởng gửi lên và dựa vào đó để tính ra khối lượng, chủng loại từng thứ vật liệu cần mua trong tháng, trong quý. b.1.Thủ tục nhập kho: Khi phòng vật tư mua nguyên vật liệu về, cán bộ kĩ thuật căn cứ vào hóa đơn của người bán để kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu với mọi nội dung hợp đồng đã kí kết về số lượng, chất lượng, chủng loại sau đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên: *Liên 1:lưu ở phòng vật tư và tập chứng từ gốc. *Liên 2:Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. *Liên 3: Kế toán giữ để ghi vào sổ chi tiết vật liệu. *Liên 4:Giao cho người bán dùng để thanh toán. Ví dụ: Ngày 7/3/2003, thủ kho nhận được hàng và “Hoá đơn GTGT” * Sau khi ban KCS kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn, số lượng đúng với hoá đơn GTGT sẽ viết “Phiếu nhập kho” a.1/ Thủ tục nhập kho đối với nguyên vật liệu tự gia công, chế biến: + Đối với các loại đồng, nhựa, tôn...: Khi nhập kho các loại đồng, nhựa, tôn..thủ kho phải xác định khối lượng của các loại nguyên vật liệu đó, lập “Biên bản kiểm nhận vật tư”. Ngoài ra phải có sự kiểm tra của phòng KCS về chất lượng vật liệu nhập kho. Sau đó, người phụ trách phân xưởng chế biến vật liệu sẽ đưa “Biên bản kiểm nhận vật tư” sang phòng vật tư báo “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” chỉ ghi số lượng nhập, không ghi giá trị của số vật liệu đó và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ theo dõi trên sổ kho. Liên 3: Kế toán giữ để ghi vào sổ chi tiết vật liệu. a.2/ Thủ tục nhập kho đối với vật liệu đã xuất dùng cho sản xuất nhưng không hết: Trường hợp này, người phụ trách sản xuất sẽ đem số vật liệu dùng không hết tới kho để nhập. Thủ tục nhập kho cũng như nhập kho vật liệu tự gia công, chế biến. b.Thủ tục xuất kho vật liệu tại nhà máy: Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu về nguyên vật liệu sẽ làm phiếu lĩnh nguyên vật liệu gửi lên phòng vật tư. Phòng vật tư sẽ căn cứ vào tình hình nguyên vật liệu hiện có mà sẽ viết phiếu xuất kho(Phụ lục 5). Phiếu xuất được lập làm 4 liên : *Liên 1: Lưu ở phòng vật tư. *Liên 2:Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho. *Liên 3:Chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết. *Liên 4:Bộ phận sử dụng nguyên vật liệu. Ví dụ: Ngày 7/3/2003 theo nhu cầu của sản xuất mà quản đốc phân xưởng 1 sẽ viết giấy đề nghị cung cấp vật tư . Phòng vật tư sẽ viết “Phiếu xuất kho” 3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 3.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại nhà máy: a.Tài khoản sử dụng : *TK 1521-Hàng mua đang đi trên đường *TK 152-Nguyên liệu, vật liệu(được chi tiết theo từng loại NVL theo yêu cầu của quản lý) *TK 153-Công cụ , dụng cụ *TK 331-Phải trả người bán. ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như:133, 141, 154, 111, 112, 627,. . . . b. Hệ thống sử dụng: Cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán với hình thức “nhật kí chung” và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tình hình nhập, xuất vật liệu, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở nhà máy hiện nay được phản ánh trên các sổ chủ yếu; Sổ cái tài khoản 1521, bảng tổng hợp tài khoản 331, 141, báo cáo nhập-xuất -tồn vật tư. . .và các bảng kê chứng từ nhập vật liệu. . . c.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Tại nhà máy, quy trình kế toán tổng hợp nhập vật liệu được tiến hành thông qua chương trình phần mềm kế toán đã dược cài đặt. Do vậy có thể hàng ngày hay định kì sau khi kế toán nhập số liệu trên các chứng từ nhập vật liệu vào máy và cuối tháng tiến hành in ra các sổ, bảng biểu kế toán liên quan. Cụ thể như sau: +Bảng liệt kê chứng từ nhập vật liệu: Bảng này được lập để theo dõi tình hình nhập kho vật liệu theo thứ tự thời gian. Với mỗi loại vật liệu nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi tương ứng một dòng kèm theo định khoản: Nợ 152(1) Có TK liên quan: 111, 112, 331. . . *Ví dụ: -Căn cứ vào hoá đơn GTGT 7/3/2003(Phụ lục 1). Nhà máy mua của Công ty cơ điện Trần Phú dây đồng 2.6li với số lượng là 5026kg, đơn giá là 10454,536/kg. Nhà máy đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau: Nợ 1521 : 52 544 500 Nợ 1331 : 5 254 500 Có 111: 57 799 000 - Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 18/3/2003(Phụ lục 2). Nhà máy mua của công ty TNHH Thanh Hương hạt nhựa PVC với số lượng 2500kg, đơn giá là 6748 đ/kg (VAT 5%). Nhà máy chưa thanh toán. Kế toán định khoản như sau: Nợ 152 : 16 862 500 Nợ 1331 : 843 125 Có 331(chi tiết công ty thanh hương) : 17 705 625 -Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 13/3/2003 (Phụ lục 3). Nhà máy mua của Công ty cơ điện Trần Phú dây đồng 0,5li với số lượng 2000kg, đơn giá là 3325 đ/kg(VAT 5%). Nhà máy đã thanh toán bằng phương thức chuyển khoản.Căn cứ theo giấy báo nợ, kế toán định khoản như sau: Nợ 1521: 6 650 000 Nợ 1331: 332 500 Có 112: 6 982 500 Số liệu ghi trên chứng từ nhập vật liệu sẽ được đưa vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lập ra “Bảng liệt kê chứng từ nhập vật liệu”. Từ bảng này, ta sẽ có “Bảng kê tổng hợp nhập vật liệu”, sẽ được đối chiếu kiểm tra với bảng “Bảng cân đối số phát sinh” vào cuối kì. +Bảng kê tổng hợp nhập vật liệu: Cuối tháng, kế toán sẽ in ra ”Bảng kê tổng hợp nhập vật liệu”. Bảng kê này được lập và in theo đối tượng nhập, thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết thanh toán với từng người cung cấp. Trong bảng kê, tương ứng với một nghiệp vụ phát sinh sẽ có kèm theo một định khoản. +Bảng tổng hợp TK 331: “Phần dư nợ “là phần nhà máy ứng trước tiền cho người bán, còn “phần dư có” là phần nhà máy đang nợ người bán. Các số liệu ghi ở cột “nợ” phần số phát sinh trong kì được lập căn cứ vào các bảng liệt kê chứng từ chi tiền mặt , tiền gửi ngân hàng. . . để trả người cung cấp. Còn các số liệu ghi “có” sẽ được lập căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu” trong tháng. +Bảng tổng hợp TK 141: Trong nhà máy, “Bảng tổng hợp TK 141” được lập thành một tờ sổ riêng và được in ra vào cuối mỗi tháng. Bảng này chỉ theo dõi tình hình tạm ứng và và thanh toán tạm ứng tại nhà máy. 3.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Để tiến hành kế toán tổng hợp xuất vật liệu, ngoài việc sử dụng chủ yếu TK 152(1521) như kế toán tổng hợp nhập vật liệu, kế toán còn sử dụng các TK 621, 627, 642, 154. . . a/ Hệ thống sử dụng: Để tiến hành kế toán tổng hợp xuất vật liệu, trong nhà máy đang lưu hành các sổ: Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu, bảng kê tổng hợp xuất vật liệu, báo cáo xuất -nhập- tồn vật tư và sổ cái TK 152(1521) b/Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Căn cứ vào tình hình sản xuất mà các bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu xin cấp vật liệu phòng vật tư sẽ căn cứ vào tình hình nguyên vật liệu mà sẽ lập phiếu xuất kho. + Lập bảng kê chứng từ xuất vật liệu: Hàng ngày, kế toán nhập số liệu trên các “Chứng từ xuất” vào máy. Cuối tháng máy sẽ in ra “Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu”. Bảng này dược lập để theo dõi tình hình xuất vật liệu theo trình tự thời gian. Với mỗi “Chứng từ xuất kho” kế toán ghi tương ứng một dòng, có kèm theo định khoản: Nợ 621 10.000.000 Có 1521 10.000.000 * Số liệu ghi trên “Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu” được dùng để kiểm tra, đối chiếu với “Bảng tổng hợp xuất vật liệu”, “Báo cáo xuất-nhập-tồn vật tư” và là căn cứ để ghi vào sổ cái 152(1). +Lập “Báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu’: Tương ứng với “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”, kế toán lập “Báo cáo xuất-nhập-tồn vật liệu”.Trong báo cáo này, với mỗi loại vật liệu sẽ được theo dõi chi tiết về tình hình tồn đầu tháng, nhập trong tháng và tồn cuối tháng. Báo cáo này cũng tính luôn giá tiền cuối kì của từng loại vật liệu. Đây là cơ sở để kế toán kiểm tra, đối chiếu với các ‘Bảng tổng hợp” và “Sổ cái TK 152(1)” trong cùng một tháng. +Lập “Sổ cái TK 152(1521): “Sổ cái TK 152(1)” được mở để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu theo trình tự thời gian, có kèm theo TK đối ứng. Số liệu trên “Sổ cái TK 152(1)” là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu với các “Bảng tổng hợp”, “Báo cáo xuất-nhập-tồn vật liệu”, là căn cứ để lập “Bảng cân đối số phát sinh “ và các “Báo cáo tài chính”. Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại nhà máy vật liệu bưu điện 1.Những ưu điểm: -Trước hết là bộ máy kế toán được tổ chức tập trung nên việc thống kê cũng như cập nhật số lịêu về nguyên vật liệu được đảm bảo kịp thời giúp các bộ phận sản xuất có thể hoạt động liên tục. Đồng thời với sự nhỏ gọn của bộ máy kế toán đã giúp cho công việc kế toán được nhanh và linh hoạt hơn trong việc hạch toán nguyên vật liệu. -Các kế toán viên được phân công bổ nhiệm đúng với năng lực và trách nhiệm nên đã giúp công tác kế toán được đảm bảo chính xác và kịp thời. -Công tác quản lý ngày càng được hoàn thiện và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu.Hệ thống kho tàng được phân chia theo đối tượng sử dụng rất phù hợp việc kiểm tra,đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. -Nhà máy sủ dụng tài khoản thống nhất hiện hành. Các chỉ tiêu báo cáo tài chínhđược lập theo một số chỉ tiêu chủ yếu phù hợp với đặc điểm của nhà máy và các báo cáo được lập theo đúng thời gian, chế độ theo báo cáo tài chính . -Về đánh gía nguyên vật liệu nhà máy đánh giá vật liệu theo giá thực tế bình quân ,bảo đảm cho giá vật liệu được tính toán khá chính xác và thực tế. 2.Những nhược điểm: Trong tổng thể của một bộ máy dù được nhìn nhận là hoàn thiện và tối ưu thì cũng không thể tránh khỏi những sai sót vì những nguyên nhân khác nhau. Trước tốc độ phát triển của nền kinh tế tri thức mọi vấn đề cũng được vận động theo hướng của sự phát triển đó. Cụ thể hơn là cách thức quản lý cũng như nhận thức về quản lý kinh tế cũ sẽ bị thay thế bởi những lý luận, học thuyết mới. Do vậy đòi hỏi những nhà kinh tế phải luôn tìm hiểu và học hỏi những những sự thay đổi đó. Điều này cũng có nghĩa rằng những nhà quản lý nói chung và kế toán viên nói riêng phải có được sự thích nghi kịp thời để có thể đưa hiệu qủa kinh tế lên mức cao nhất. ở đây em mạnh dạn chỉ ra một số vấn đề còn vương mắc trong công tác kế toán tại nhà máy. *Kiến nghị 1: Về phân loại vật liệu: Nhà máy đang áp dụng phương pháp phân loại vật liệu chưa phù hợp với hệ thống kho của nhà máy. Đó là hiện nay nhà máy chưa phân loại một cách đầy đủ và chi tiết giữa nguyên vật liệu chính và phụ. Chính điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra cũng như sử dụng nguyên vật liệu. -Theo em: Nhà máy nên phân loại rõ ràng, chi tiết từng loại vật liệu phù hợp với tính chất tham gia sản xuất của từng loại. *Kiến nghị 2: Về việc sắp xếp mã số vật liệu: ở đây em xin đơn cử ra một ví dụ, đó là ở nhà máy nhập rất nhiều loại đồng khác nhau (Đồng đỏ 2.6ly, đồng 1.2ly, đồng lục giác, đồng vàng, . . .) nhưng lại chỉ dùng chung một mã vật liệu A7. Hơn nữa việc nhà máy có những nguồn nhập khác nhau nên sẽ có sự chênh lệch giá điều này tất yếu sẽ dẫn đến việc tính giá xuất-nhập kho nguyên vật liệu sẽ rất phức tạp và thiếu đi tính chính xác. -Theo em: Nhà máy nên tổ chức sắp xếp, phân loại chi tiết hơn cho từng nhóm vật liệu cụ thể. Em xin được nêu ra một biện pháp về việc sắp xếp mã vật liệu như sau: Vẫn quy định chung cho nhóm đồng là mã A7 nhưng sẽ được chi tiết hơn là Mã số: A7001: Đồng 1.2ly Mã số: A7002: Đồng đỏ 2.6ly Mã số: A7003: Đồng vàng Việc sắp