Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II

n (giá thực tế) * Đối với vật liệu mua ngoài: Do xí nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên đối với hoá đơn giá trị gia tăng, ghi giá trị thực tế của vật liệu tách riêng phần thuế được khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì thuế giá trị gia tăng được khấu từ là 3% từng giá thanh toán. Đối với vật liệu mua ngoài: Giá mua thực tế được tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn công với các chi phí mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đến xí nghiệp, chi phí thuê kho, bãi, thuế( nếu có) * Đối với vật liệu mua trong nước - Hiện nay phần lớn các đơn vị bán nguyên vật liệu cho xí nghiệp chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơi cho xí nghiệp và các chi phí vận chuyển tính luôn vào giá trị hoá đơn nên giá vốn thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn. Ví dụ 1: Hoá đơn số 36178 ngày 16/2/04 mua 555 kg Vaselin của công ty Dược Phẩm TWI, thực nhập 555 kg giá ghi trên hoá đơn( tiền hàng của có thuế) là 6937500 đ như vậy giá vốn thực tế của 555 kg Vaselin là 6937500 đ. * Đối với một số loại vật liệu xí nghiệp tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu mua ngoài bằng giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Ví dụ 2: Hoá đơn số 36641 ngày 12/2/04 mua 1000 kg Vitamin C của xí nghiệp Dược liệu TWI, giá hoá đơn ( chưa có thuế) là: 60.000.000 đ và phiếu chi số 18 ngày 12/2/04 thanh toán tiền vận chuyển cho người mua hàng là 100.000 đ như vậy giá vốn thực tế của 1000 kg Vitamin C nhập kho là: 60.000.000đ + 100000đ = 60.100.000đ * Đối với vật liệu nhập ngoại như: Amoxinlin, Ampixilin, Doxycilin... giá vốn vật liệu bao gồm cả thuế nhập khẩu: Ví dụ3: Hoá đơn số IN 9920/02/04 mua Salbutamol Sulphate của hãng Schweizerhall: 100 kg, giá ghi trên hoá đơn là 13500USD ( đổi thành tiền Việt Nam 196.263.000 đ), giá CIF cảng Hải Phòng Thuế nhập khẩu của Salbutamol 5% là 9.813.150 đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 5/2 là 50000 đ Vậy giá vốn thực tế của 100 kg Salbutamol nhập kho là 196.263.000đ+9813.150+50.000 đ= 206.226.150đ * Đối với vật liệu gia công, chế biến: Giá vốn thực tế của số vật liệu này bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Nhập túi PE 60 x 80 thuê Công ty Tấn Thành gia công 9553 cái. - Giá thực tế màng PE xuất thuê gia công theo phiếu xuất vật tư ngoài chế biến số 19 ngày 7 tháng 2 năm 2001 là 6.006.734 đ. - Giá chi phí thuê chế biến ( bao gồm cả chi phí vận chuyển ) theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến số 8 ngày 10 tháng 2 năm 2004 của Công ty Tấn Thành giá ghi trên hoá đơn ( chưa có thuế ) là 382.120 đ. Vậy giá vốn thực tế của túi PE 60 x 80 thuê ngoài chế biến nhập kho là: 6.006.734 đ + 382.120 đ = 6.388.854 đ. * Đối với vật liệu tự chế nhập kho như bột nếp, hồ ... thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho gồm giá thực tế vật liệu xuất chế biến cộng với các chi phí chế biến như tiền lương của công nhân, tiền điện, nước... * Đối với vật liệu thu hồi: giá vốn thực tế vật liệu là giá có thể sử dụng, tiêu thụ hoặc giá ước tính. b) Nguyên vật liệu xuất kho ở xí nghiệp, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng. Trị giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân = Số lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = số lượng vật liệu xuất kho x đơn giá thực tế bình quân. Từ sổ chi tiết vật tư Cloroxit trong tháng 2 năm 2004 có các tài liệu : Tồn đầu tháng 2: 21,443 kg đ thành tiền 9.267.237 đ Nhập ngày 5 tháng 2: 600 kg đ thành tiền 165.562.200 đ Nhập ngày 18 tháng 2: 500 kg đ thành tiền 159.896.000 đ 9.267.237 + 165.562.200 + 159.896.000 Đơn giá bình quân = =298477 21,443 + 600 + 500 Xuất : - ngày 11 tháng 2: 600 kg - ngày 17 tháng 2: 0,655 kg Vậy giá thực tế xuất dùng là: - ngày 11 tháng 2: 600 kg x 298477 = 179086200 đ ngày 17 tháng 2: 0,655 kg x 298477 = 195502,435 đ 2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu: ở xí nghiệp Dược phẩm TWII hiện nay, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu rất lớn và diễn ra thường xuyên hàng ngày do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. 2.3.1.Thủ tục nhập kho: Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp đem về, phòng thị trường phải kiểm tra, đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng hay không . Trước khi nhập kho vật liệu phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban kiểm nghiệm gồm: một đaị diện phòng kế hoạch cung ứng, một đại diện phòng kiểm nghiệm, một thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng thị trường lập phiếu nhập kho thành hai bản, trưởng phòng thị trường ký tên vào hai bản và chuyển cho thủ kho làm căn cứ cho việc nhập kho vật liệu. Hoá đơn của người bán chuyển cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán. Phiếu nhập kho vật liệu phải ghi rõ ngày nhập, tên quy cách, số lượng vật liệu nhập theo chứng từ hóa đơn của người bán hoặc biên bản kiểm nghiệm, có ghi thêm phần thuế GTGT, theo hoá đơn GTGT nếu đơn vị bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên. Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ, thủ kho phải báo cho phòng thị trường biết lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký, một bản giao cho kế toán thanh toán, bản còn lại sau khi ghi thẻ kho được chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. Biểu số 1 Hóa đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 3 L Liên 2 (dùng cho khách hàng) GT : 199 - B Ngày 5 tháng 2 năm 2004 No : 36511 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương I Địa chỉ : Km 6 đường Giải phóng Số TK: 710 A - 00602 Điện thoại : Mã số: 0100108536 1 Họ tên người mua hàng : Xí nghiệp dược phẩm Trung ương 2. Địa chỉ : số 9 Trần Thánh Tông Số TK : Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số : 01 001 0911 31 TTT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Cloroxit Kg 600 19 USD 165 562 200 đ Cộng tiền hàng 165 562 200 đ Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 8 278 110 đ Tổng cộng tiền thanh toán 174 840 310 đ Số tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi bốn triệu tám trăm bốn mươi nghìn ba trăm mười đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số : 05 -VT Đơn vị : Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 Ngày 5 tháng 2 năm 2004 QĐ 1141 TC/QĐ Căn cứ vào Hoá đơn 36511 ngày 5 tháng 2 năm 2004 của Công ty Dược phẩm Trung ương I, Ban kiểm nghiệm gồm : 1. Ông Nguyễn Huy Sơn KHCƯ Trưởng ban 2. Ông Phạm Hùng KCS Uỷ viên 3. Bà Phạm Thu Hồng Thủ kho Uỷ viên đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau : Kết quả kiểm nghiệm Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Số lượng thực tế kiềm nghiệm Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng qui cách phẩm chất Ghi chú 1 Cloroxit g cân 600 600 600 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư : đạt tiêu chuẩn nhập kho. Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban ( ký tên) ( ký tên) ( ký tên) Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho Biêủ số 3 : Phiếu nhập kho Số : 11 Mẫu số 01 – VT QĐ số 1141 - TC /QĐ-CĐKT Ngày 5 tháng 2 năm 2004 Nợ : .......... Có : .......... Họ tên người giao hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương I Theo Hoá đơn số 36511 ngày 5 tháng 2 năm 2004 của công ty DPTW I Nhập tại kho : VLC - XN TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A KHB C D 1 2 3 4 1 Cloroxit g 600 600 275937 165562200 đ Thẻ KHB VAT 5% 8278110 đ Cộng 600 600 174840310 đ Nhập ngày 5 tháng 2 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Biểu số 4: Đơn vị : XNDPTW 2 PHIếU NHậP VậT TƯ NGOàI CHế BIếN Số : 08 Ngày 10 tháng 2 năm 2004 Đơn vị chế biến : Công ty Tấn Thành Hợp đồng số : 19 ngày 7 tháng 2 năm 2004 Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến Biên bản kiểm nghiệm số ngày Nhập tại kho ngày Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá nhập thực tế Giá trị nhập kho Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Chi phí CB Chi phí VC Giá vốn vật tư dùng chế biến 10 Túi PE 60x80 Cái 9553 9553 382120 6006734 6388854 Túi PE 60x80 Cái 4570 4570 182800 1925285 2108285 Túi Ba Đình Cái 42000 42000 840000 2091000 2931000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Kế toán trưởng Thủ kho Người giao Phụ trách cung tiêu Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên 2.3.2. Thủ tục xuất kho Trong xí nghiệp vật liệu xuất dùng chủ yếu là để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, quản lý sản xuất ngoài ra vật liệu còn xuất bán... Nguyên vật liệu của xí nghiệp gồm rất nhiều loại khác nhau được sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sant phẩm và nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao lập định mức vật tư cho từng phân xưởng ( tiêm, viên, chế phẩm ). Phòng kế hoạch cung ứng lập "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" làm hai bản và ghi sổ hạn mức vật tư được lĩnh vào hai bản, ký nhận sau đó chuyển cho thủ kho một bản, đơn vị sử dụng một bản. Khi lĩnh vật tư, đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào hai bản. Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất và có số hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản. Sau đó thủ kho trả lại một cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng nguyên vật liệu, 1 bản chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ. Phân xưởng Viên lĩnh Cloroxit về sản xuất sản phẩm. Phòng kế hoặc cung ứng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức được lĩnh trong tháng vào phiếu rồi chuyển cho thủ kho một bản phân xưởng Viên một bản. Với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không thường xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng, bộ phận lĩnh lập phiếu xuất vật tư làm 2 bản. Căn cứ vào phiếu xuất vật tư thủ kho cho xuất kho và ghi sổ thực xuất vào phiếu, người nhận và thủ kho ký tên vào 2 bản, 1bản giao cho người lĩnh vật tư, một bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ. Phòng nghiên cứu có nhu cầu dùng Cloroxit làm mẫu nghiên cứu. Biểu số 6: Phiếu xuất kho. Số 10 NC Ngày 11/2/2004 Xuất cho: Phòng nghiên cứu Dùng vào việc: Lấy mẫu nghiên cứu sản xuất. Lĩnh tại kho: Nguyên liệu chính. Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất KHB Cloroxit Kg 0.655 0.655 298477 195502.345 Cộng 0.655 Cộng thành tiền( viết bằng chữ) Thủ kho Người lĩnh Trưởng phòng nghiên cứu Phụ trách cung tiêu Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Trường hợp khi có lệnh của giám đốc xí nghiệp về xuất bán vật liệu, phòng thị trường căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn (GTGT) làm 3 bản, xí nghiệp kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng đến kho nhận hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc sức thì khách hàng phải đến thủ quĩ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hàng xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký tên vào 3 bản: Liên 1: Lưu ở phòng thị trường Liên 2: Giao cho khách hàng ( liên đỏ) Liên 3: Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ... Xuất kho Vitamin B12 bán cho Công ty Dược Vật tư Y tế Thanh Hoá Biểu số 7 Hoá đơn Liên 3: ( Dùng để thanh toán) Mẫu số 01 GTKT-3LL Ngày 20 tháng 2 năm 2004 N0: 40015 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp Dược Phẩm Trung Ương II Địa chỉ : Số 9 Trần Thánh Tông Số tài khoản Điện thoại: Mã số : 01 001 0911 31 Đơn vị mua hàng: Công ty Dược vật tư Y Tế Thanh hoá Địa chỉ Số tài khoản Hình thức thanh toán Mã số : 28 0031948 1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vitamin B12 G 100 100.000 10.000.000đ Cộng tiền hàng: 10.000.000đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 500.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 10.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đối với một số loại vật tư như màng PE cần thuê ngoài gia công thành túi PE, ống tuýp thuê gia công thành ống tiêm, ống dịch truyền... Lập phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến làm thành 2 bản, 1 bản giao cho bên gia công, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ: Xuất màng PE cho Công ty Tấn Thành gia công túi PE Biểu số 8: Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến Số : 19 Ngày 7 tháng 2 năm 2004 Đơn vị chế biến : Công ty Tấn Thành Theo hợp đồng số 19 ngày 7/2/04 Nhận tại kho: VLP Danh điểm vật tư Nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 1 Màng PE Kg 15 Cộng thành tiền Thủ trưởng đơn vị Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 2.3.3 Kế toán chi tiết vật liệu: Mặc dù vật liệu của xí nghiệp có tới hàng nghìn chủng loại, việc xuất nhập vật liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày, trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán của xí nghiệp tương đối vững nhưng kế toán lại sử dụng phưong pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Thực tế công tác hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hàng như sau: ở kho: Việc hạch toán chi tiết được tiến hành trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập, ghi vào sổ đăng ký thẻ kho rồi giao cho thủ kho. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng, xuất vật tư vào thẻ kho của thứ vật tư có liên quan. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột "tồn" của thẻ kho định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho. Song ở xí nghiệp việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lượng vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ thực hiện tổng kiểm kho vào cuối năm. Biểu mẫu thẻ kho của xí nghiệp như sau: Biểu số 9 Thẻ kho Ngày lập thẻ:1/2/2004 Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư: Cloroxit Đơn vị tính: Kilogam Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 111 55/2 Tồn đầu tháng XNDPTWII 600 21.443 621.443 7/2 PX Viên Phòng nghiên cứu 600 0.655 21.443 20.788 8/2 XNDP TW2 500 520.788 1100 600.655 520.788 Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình N- X-T kho theo hiện vật và giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ N-X để ghi vào sổ chi tiết. Trên sổ chi tiết kế toán tính ra số tiền của mỗi lần Nhập - Xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ từ hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo giá trị bình quân của số tồn và nhập trong kỳ, cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho xem số lượng N-X-T có khớp không nếu không kiểm tra lại. Sổ chi tiết vật tư là cơ sở để kế toán tổng hợp vật liệu lên bảng kê xuất vật tư trong tháng, sau đó lên số dư vào phần xuất, bên có sổ chữ T. Thực chất sổ số dư là bảng nhập và phân bổ vật liệu trong kỳ dạng chữ T. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp nhập, kế toán chi tiết sử dụng sổ tổng hợp nhập. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, kế toán vào sổ tổng hợp nhập. Sổ này là căn cứ để kế toán lên số dư phần nhập ( Bên nợ của sổ chữ T Sơ đồ 13: Trình tự hạch toán vật liệu ở XNDPTWII Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng kê xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp Nhập Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc dùng kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá. Do đặc điểm của xí nghiệp là một đơn vị sản xuất theo qui mô lớn, nguyên vật liệu nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn, để thuận lợi cho việc quản lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh liên tục về giá trị N-X-T cũng như sự biến động của từng loại vật liệu. Phương pháp này theo dõi được chính xác tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian. Kế toán tổng hợp nhập xuất của xí nghiệp sử dụng chủ yếu một số tài khoản và sổ kế toán sau: + Về tài khoản TK 152- Nguyên liệu- vật liệu TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 phù hợp với cách phân loạI theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521: - NVL chính TK 1522:- NVL phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524 –Phụ tùng thay thế Tk 1525 – Vật liệu xây dựng TK 1527 – Vật liệu khác ( bao bì, vỏ chai…) TK 1531- Vật liệu mau hỏng, rẻ tiền. TK 311- Phải trả người bán TK 111,TK 112, TK 131, TK 311.. + Về sổ Sổ chi tiết số 2 ( Sổ chi tiết thanh toán với người bán ) NKCT số 1, NKCT số 5 Bảng kê xuất vật tư trong tháng Sổ số dư theo dõi số phát sinh vật liệu trong tháng. 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạc toán tổng hợp vật tư. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì qua đây kế tóan mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của vật liệu nhập vào, từ đó mà quản lý được vật liệu về mặt giá trị 2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng rất phong phú, đa dạng nên việc tìm nguồn cung ứng vật tư không phải là khó. Việc mua bán diễn ra nhanh chóng, có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm. Đối với khối lượng vật tư lớn mà xí nghiệp thường mua thì trước khi mua, xí nghiệp thường làm hợp đồng mua bán. ở xí nghiệp Dược phẩm TW 2, khi nào có hàng về nhập kho cùng với hoá đơn của người bán gửi đến kế toán mới tiến hành làm thủ tục thanh toán. Vì vậy, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về hoặc ngược lại, nên xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 hàng đi đường ở xí nghiệp, sử dụng nhiều phương thức thanh toán như: Trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, trả chậm hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. + Trình tự hạch toán trường hợp trả tiền ngay và trả chậm Trường hợp trả tiền ngay ở xí nghiệp, kế toán vẫn hạch toán ban đầu như trường hợp trả chậm. Đối với xí nghiệp do áp dụng hình thức kế toán " Nhật Ký Chứng Từ" nên khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho trong tháng, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331- Phải trả cho người bán. Sổ chi tiết TK 331 được mở hàng tháng. Đối với người bán có mối quan hệ thường xuyên với xí nghiệp thì được mở riêng một số trang sổ, còn những người bán không thường xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp. - Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn và các chứng từ thanh toán (giấy báo Nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt...) - Phương pháp ghi: . Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số hiệu phiếu nhập. . Cột nội dung: Ghi các nghiệp vụ nhập vật tư và các nghệp vụ thanh toán với người bán. . Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ phiếu nhập kho, hóa đơn mua, kế toán ghi chi tiết theo từng tài khoản (1521, 1522, 1523...), căn cứ hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK 133). Khi thanh toán với người bán thì tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán mà ghi vào tài khoản tương ứng theo hình thức đó, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt -ghi TK 111, bằng tiền gửi ngân hàng- ghi TK112, đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp có thể thanh toán bù trừ-ghi TK 131... . Cột phát sinh: Số phát sinh Có: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152- nguyên vật liệu Nợ TK 133-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- phải trả cho người bán Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 112- tiền gửi ngân hàng Nếu thanh toán bằng phương thức bù trừ thì kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 131-phải thu của khách hàng + Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng Tại xí nghiệp TK 141 chỉ dùng để theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ như công tác phí..., còn việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ TK 141. Khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu thì khoản tạm ứng này được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (biểu số 10) Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn có trang sổ mở cho từng cán bộ cung tiêu thường tạm ứng mua vật tư. Như vậy thì cán bộ cung tiêu đóng vai trò như người bán hàng cho xí nghiệp, việc theo dõi chi tiết cũng giống như việc theo dõi với người bán. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sẽ ghi rõ là mua vật tư gì, số lượng và số tiền là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng xem xét và duyệt để chuyển sang phòng Tài chính kế toán, Kế toán trưởng ký rồi viết phiếu chi và kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu đó. Khoản tạm ứng này được ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 111-tiền mặt Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. Xét về một mặt nào đó, nó gộp những nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh toán theo dõi ở một sổ chi tiết. Nhưng thực chất đây không phải là trả tiền trước cho người bán mà lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán như một khoản trả trước tiền hàng. Điều này không phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 152-nguyên vật liệu Nợ TK 133-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331-phải trả cho người bán Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán hoặc từng nhân viên tiếp liệu, lấy số liệu dòng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có TK 331). Mỗi đối tượng được theo dõi 1dòng trên NK. NKCT số 5 được sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với người bán của xí nghiệp. - Kết cấu: biểu số 13. - Cơ sở số liệu: căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước và sổ chi tiết thanh toán với người bán của xí nghiệp. - Phương pháp ghi: . Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước Số dư Nợ: phản ánh số tiền xí nghiệp đã trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng Số dư Có: phản ánh số tiền xí nghiệp còn nợ người bán . Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi nợ các TK... : lấy số liệu cộng của từng vât liệu mua của từng người bán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ghi vào các TK tương ứng Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK... :lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng với hình thức thanh toán đó. . Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng + Chi phí vận chuyển khi mua vật liệu ở xí nghiệp mặc dù mua vật liệu trả tiền ngay nhưng vẫn hạch toán như truờng hợp trả chậm, tức là các nghiệp vụ thanh toán mua hàng đều theo dõi trên TK331. Chỉ riêng thanh toán chi phí mua hàng là được phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 152-Nguyên vật liệu Có TK 111-Tiền mặt Số liệu phản ánh chi phí thu mua vật liệu được thể hiện trên NKCT số 1 (ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) NKCT số 1 được mở từng tháng căn cứ vào các chứng từ thanh toán và báo cáo quỹ hàng ngày phản ánh các khoản chi tiền mặt vào các đối tượng liên quan theo từng tháng: như chi cho thanh toán nợ với người cung cấp, khoản chi cho công vận chuyển vật tư về đến xí nghiệp..