Đề tài Hoàn thiện phương pháp kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động ở công ty thương mại hương lúa trong điều kiện vận dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam

nước ta ngày càng phát triển do đó việc đi lại giữa các nơi, các vùng miền ngày một thuận lợi hơn. Việc xây dựng cơ sở hạn tầng, đường xá là một trong những ưu tiên hàng đầu của nước ta trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. + Hiện nay dịch vụ vận tải hành khách bằng taxi phát triển mạnh mẽ đặc biệt là thị trường taxi Hà Nội vì thế đã tạo thành một thị trường kinh doanh taxi với mức độ cạnh tranh khốc liệt. Các công ty đã tiến hành hàng loạt các biện pháp như: Giảm giá cước, quảng cáo, khuếch trương… Không chỉ dừng lại ở đó, thời gian tới chắc chắn rằng mức độ cạnh tranh giữa các công ty taxi còn mạnh mẽ hơn nữa. Trong những năm gần đây, thị trường taxi ở Hà Nội hoạt động rất sôi động, ngày càng có nhiều hãng taxi mới ra đời do đó việc cạnh tranh giữa các hãng với nhau là rất gay gắt. Trong ngành giao thông công cộng đường bộ đối thủ cạnh tranh chính của lực lượng xe taxi bao gồm: xe du lịch, xe buýt, tàu hoả... Đối thủ được đánh giá là cạnh tranh mạnh nhất đối với ngành dịch vụ taxi là xe các công ty cho thuê xe du lịch, với khả năng thu hút cao những đối tượng trong và ngoài nước đi lại trong các tour du lịch, các xe du lịch có khả năng chuyên chở được nhiều hành khách hơn so với du lịch taxi. Với chất lượng ngày một được cải thiện, các loại hình tàu hoả, xe buýt đang dần dần trở thành đối thủ cạnh tranh lớn đối với dịch vụ taxi. Nói về đến các đối thủ cạnh tranh không thể không kể đến các đầu xe chạy lậu trong dịch vụ taxi và lực lượng xe ôm. Số đầu xe chạy lậu vào khoảng 400 xe của các cá nhân, tập thể, xe chạy lậu dưới nhiều hình thức, có thể gắn biển báo taxi hoặc không biển báo taxi, song dưới nhiều hình thức vẫn đưa đón khách, chiếm lĩnh phần lớn thị trường taxi. Lực lượng xe ôm cũng là một đối thủ cạnh tranh đối với lực lượng taxi. Việc gọi taxi hay vẫy taxi đã là thuận tiện, song để gọi một chuyến xe ôm thì tiện lợi hơn nhiều. Mặc dù dịch vụ xe ôm rất tiện lợi đối với khách hàng, nhưng xét về tính cạnh tranh thì xe ôm không phải là đối thủ cạnh tranh chính của taxi. So với hai hãng lớn như taxi Tân Hoàng Minh và taxi Hà Nội thì quả thật taxi Hương Lúa còn nhiều khiếm khuyết, đặc biệt trong công tác marketing, trong giai đoạn hiện nay hai công ty này liên tục thúc đẩy phát triển thị trường, thay thế xe cũ bằng thế hệ xe mới. Tuy vậy không thể nói taxi Hương Lúa không có sức cạnh tranh với taxi Tân Hoàng Minh và taxi Hà Nội . Ban lãnh đạo chủ trương tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu và giảm các áp lực cạnh tranh vì cạnh tranh sẽ làm tăng chi phí. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty thương mại Hương Lúa: Là loại hình công ty TNHH nên công ty TM Hương Lúa có Hội đồng quản trị quyết định đường lối phát triển kinh doanh, Ban Giám Đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty. Trong công ty ngoài các phòng cơ bản như Phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán... do đặc thù của ngành, công ty còn có các phòng ban khác như phòng điều hành, ban thanh tra, bộ phận chốt lệnh, tổ vệ sinh xe... cơ cấu tổ chức của công ty được mô tả theo sơ đồ sau: P. điều hành Ban thanh tra BP chốt lệnh Tổ vệ sinh xe Tổ bảo vệ Các tổ s/c: tổ máy, tổ điện, tổ gò, tổ sơn Phòng QLKT Phòng TCHC Phòng kế toán Ban giám đốc HĐQT Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty Phòng tổ chức: Quản lý các bộ phận trực thuộc như: Phòng điều hành, ban thanh tra, tổ bảo vệ, bộ phận chốt phát lệnh... Căn cứ vào nhu cầu nhân sự của đơn xây dựng kế hoạch tuyển dụng và công tác tuyển dụng. Tập huấn cho lái xe mới, kiểm tra đường phố, kiểm tra tay lái. Quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên, điều hành hoạt động của lái xe.. Theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện quy chế của cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng quản lý kỹ thuật: Phòng quản lý kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng kỹ thuật của đội xe, lên kế hoạch sửa chữa từ đó phân việc cho các tổ. Thường xuyên kiểm tra, giám sát công tác sửa chữa, tiến hành nghiệm thu xe khi hoàn thành Tập huấn cho lái xe mới Lập biên bản giao nhận xe cho lái xe và các biên bản vi phạm… Xử lý các sự cố kỹ thuật như hướng dẫn sửa chữa, cấp cứu xe hỏng khi đang vận hành trên đường… Phòng kế toán Ngoài việc thực hiện chức năng hạch toán kế toán, phòng kế toán co nhiệm vụ thu tiền lệnh khi lái xe về giao ca, kiểm soát lệnh, tổ chức thu, trả thế chấp cho lái xe.. Tập huấn cho lái xe về các nội dung liên quan đến công tác kế toán như: tính lương lái xe, quy định về nộp tiền lệnh, nợ lênh… Phòng điều hành: Phòng điều hanh có nhiệm vụ: Phân bổ điểm đỗ của lái xe, tiếp nhận địa chỉ khách hàng, ghi chép thông tin, điều xe đón khách, ghi chép nhật ký, lịch trình Theo dõi phản ánh của khách hàng, ý thức của lái xe, báo cáo ban thanh tra, phòng tổ chức lập biên bản xử lý. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty thương mại Hương Lúa: a. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty thương mại Hương Lúa: Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báo cáo theo quy định của Trung ương và thành phố, của các ngành về các hoạt động tài chính của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình, gồm: Một Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Một kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư, hàng hoá Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Thủ quỹ *Kế toán trưởng (Trưởng phòng): - Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng như chế dộ trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. - Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các ngành chức năng. * Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định: - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương. - Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định. - Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá. đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật tư, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá. * Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hoá của Công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ. * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty. * Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách. b. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại Công ty thương mại Hương Lúa Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Công ty thương mại Hương Lúa đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: Số hiệu tk Tên Tài khoản Số hiệu tk Tên TàI khoản Loại 1: Tài sản lưu động Loại 3: Nợ phải trả 111 1111 1112 Tiền mặt Tiền Việt nam Ngoại tệ 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 112 1121 1122 Tiền gửi NH Tiền Việt Nam Ngoại tệ 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 113 1131 1132 Tiền đang chuyển Tiền Việt nam Ngoại tệ 3331 33311 33312 3333 3334 3338 Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng N. khẩu Thuế XNK Thuế thu nhập DN Các thuế khác 133 1331 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Thuế GTGT được khtrừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 334 Phải trả công nhân viên 141 Tạm ứng 335 Chi phí phải trả 142 1421 1422 Chi phí trả trước Chi phí trả trước Chi phí chờ kết chuyển 338 3381 3382 3383 3384 3388 Phải trả phải nộp khác TS thừa chờ xử lý Kinh phí công đoàn BHXH BHYT Phải trả khác 156 1561 1562 Hàng hoá Giá mua hàng hoá Chi phí thu mua hàng hoá 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Loại 4: Vốn chủ sở hữu Loại 2: tài sản cố định 411 Nguồn vốn kinh doanh 211 2112 2113 2115 Tài sản cố định hữu hình Nhà cửa (Văn phòng, kho ) Máy móc, thiết bị Thiết bị, dụng cụ quản lý 412 Chlệch đánh giá lạI tài sản 413 Chlệch tỷ giá 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 213 TSCĐ vô hình 431 Quỹ phúc lợi khen thưởng 214 2141 2142 Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mòn TSCĐ vô hình 511 Doanh thu 521 Chiết khấu bán hàng 311 Vay ngắn hạn 611 Mua hàng 341 Vay dài hạn 632 Giá vốn hàng hoá 711 Thu nhập hoạt động tài chính 641 Chi phí bán hàng 721 Các khoản thu nhập bất thường 642 Chi phí quản lý DN 811 Chi phí hoạt động tài chính 001 Tài sản thuê ngoài 821 Chi phí bất thường 007 Ngoại tệ các loại 911 Xác định kquả kinh doanh 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản d. Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty: Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty Thương Mại Hương Lúa áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài khoản. * Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng TH chứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi mỗi tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi, xuất vật tư, giấy đề nghị tạm ứng…) kế toán các phần hành ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối quý kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết làm đối chiếu với sổ cái. Việc ghi sổ cái cũng được tiến hành hàng ngày trên cơ sở chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở bảng kê các chứng từ gốc cùng loại (bảng tổng hợp các chứng từ gốc. Các chứng từ ghi sổ được đánh số theo năm (đăng ký vào chứng từ ghi sổ để lấy sổ hàng ngày) và có chứng từ gốc đính kèm. Chứng từ ghi sổ được kế toán trưởng ký duyệt trước ghi sổ kế toán. Các sổ cái được mở theo trong tài khoản (theo nội dung kinh tế), cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ cái, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ chi tiết các loại, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Trên cơ sở số liệu của bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết và số liệu trên báo cáo quý trước, kế toán trưởng lập báo cáo tài chính để đệ trình lên giám đốc xét duyệt e. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty: Công ty thương mại Hương Lúa sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. * Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Báo cáo quyết toán (theo quý, năm) Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm) Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm) Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm) Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm) Quyết toán thuế GTGT (theo năm) Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm) * Các báo cáo tài chính trên được gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và được gửi tới các cơ quan sau: Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thương Mại) Chi cục Tài chính Doanh nghiệp Cục Thống kê Cục thuế Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh của Công ty. Các báo cáo này sẽ được gửi tới Ban Giám đốc Công ty. 2.2.Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty thương mại Hương Lúa 2.2.1. Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty thương mại Hương Lúa: a. Phương pháp quản lý lao động và tiền lương tại Công ty thương mại Hương Lúa: Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành lên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giá thành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động. * Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty thương mại Hương Lúa có 2 loại lao động đó là + Lao động trực tiếp + Lao động gián tiếp * Về công tác quản lý tiền lương, Công ty quản lý theo hai loại: Quỹ tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định Quỹ tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong những thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập… b. Hình thức trả lương tại Công ty thương mại Hương Lúa: Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng và trả lương theo sản phẩm. Với hình thức trả lương theo thời gian Hình thức này được Công ty thương mại Hương Lúa áp dụng đối với lao động gián tiếp đó là đối với các văn phòng trong Công ty như: Phòng Giám đốc, phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán và cán bộ quản lý ở một số bộ phận khác Bằng cách theo dõi ngày công thực tế hàng ngày của từng cán bộ công nhân viên trong phòng và được ghi vào bảng chấm công sau đó chuyển cho bộ phận phụ trách trực tiếp ký nhận rồi chuyển sang bộ phận tính lương (đã có sự kiểm tra đối chiếu của người lao động) Đơn giá tiền lương được tính theo công thức: Mức lương thực hiện (tháng) Đơn gía tiền lương đã = thoả thuận với người lao động (1 ngày) * Số ngày công trong tháng Theo hình thức trả lương này người lao động đi làm ngày nào thì được hưởng lương theo ngày đó nhưng hình thức này không gắn với kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty do đó Công ty chỉ áp dụng cho những nhân viên hành chính sự nghiệp, nhân viên văn phòng. Bảng thanh toán lương nhân viên lao động gián tiếp đvt:nghìn đồng Stt Họ và tên Số ngày công Lương thoả thuận (ngày) Tổng lưong BHXH, BHYT KPCĐ Thực lĩnh 1 Đỗ Văn Công 30 50 1500 90 15 1395 2 Nguyễn Thị Hoa 25 50 1250 75 12.5 1162.5 3 Đoàn Cường 24 50 1200 72 12 1116 4 Lưu Thị Hoà 23 60 1380 82.8 13 1284.2 5 Mai Thị Tâm 25 50 1250 75 12.5 1162.5 6 Phạm Đức Tuấn 27 45 1215 72.9 12.15 1129.29 7 Trần Mai Liên 26 45 1170 70.2 11.7 1088.1 8 Trần Phương 30 60 1800 108 18 1710 9 Đỗ Văn Tú 24 50 1200 72 12 1116 10 Trần Thị Bắc 21 45 945 56.7 9.45 878.85 Hình thức trả lương theo sản phẩm Trả lương theo sản phẩm là hình thức người mà người lao động làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít. Với hình thức này Công ty áp dụng các lệnh đi đương làm phương tiện để theo dõi khối lượng công việc mà lái xe làm được trong ngày, kết thúc các ca làm lái xe phải về Công ty để chốt lệnh. Kế toán căn cứ vào các lệnh để tính toán trả lương cho lái xe. Hình thức trả lương theo sản phẩm chủ yếu áp dụng với lao động trực tiếp cụ thể là các lái xe và công nhân kỹ thuật - Tiền lương phải trả công nhân viên Tổng số lương phải trả = Doanh thu thực tế * Phần trăm doanh thu (42-44%) Tổng số tiền lương thực lĩnh Lương thực lĩnh = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ Trong đó các khoản giảm trừ bao gồm: + BHXH,BHYT = Tổng lương * 6% + Kinh phí công đoàn (KPCĐ) = Tổng lương * 1% + Tiền rửa xe + Tiền xăng c. Xác định đơn giá tiền lương tại Công ty: Việc thực hiện hình thức trả lương thích hợp cho người lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng như kỹ năng công việc… Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản… theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước. Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ: - Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày 5 hàng tháng) - Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động. Bảng thanh toán lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước. Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, người được phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ như sau: - Lương thời gian + - ốm, điều dưỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lương T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố - Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, ... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn trưa của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lương BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro…) Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. d. Chế độ thanh toán BHXH trả thay lương tại Công ty thương mại Hương Lúa: Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế. Thời gian nghỉ hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: * Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm. Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm. Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm. * Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nặng nhọc thì được nghỉ thêm 10 ngày so với mức hưởng ở điều kiện làm việc bình thường. * Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ Y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thời gian đóng BHXH. * Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản. *Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau: Mức lương BHXH trả thay lương = Mức lương cơ bản 26 ngày x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH * Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH 1/ Phiếu nghỉ hưởng BHXH: - Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được Cơ quan Y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ cho người phụ trách chấm công. Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ theo bảng chấm công hàng tháng. - Cuối tháng phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toán của đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của từng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từng phòng, ban, bộ phận hay toàn công ty. Cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH. Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thai sản... Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. - Cuối tháng kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 2 liên: 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, 1 liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan. 2.2.2. Thực tế công tác kế toán tiền lương tại Công ty Thương mại Hương Lúa: Cụ thể trong tháng 6/2006 có bảng thanh toán tạm ứng lương Kỳ I như sau: Bảng thanh toán tạm ứng lương kỳ I Tháng 6/2005 Đơn vị: Công ty thương mại Hương Lúa Stt Họ và tên Phòng Tạm ứng kỳ I Ký nhận Đinh Văn Mỹ GĐ 400000 Đinh Xuân Trường PGĐ 300000 Đỗ Văn Công Hành chính 200000 Nguyễn Thị Hoa Kế toán 200000 Đoàn Cường Kế toán 200000 Lưu Thị Hoà Hành chính 200000 Mai Thị Tâm Hành chính 200000 Phạm Đức Tuấn Dịch vụ 300000 Trần Mai Liên Dịch vụ 300000 Trần Phương Kế toán 300000 Đỗ Văn Tú Kế toán 200000 Đào Thuỷ Linh Hành chính 200000 Phạm Nhật Minh Kế toán 200000 Hoàng Ngọc Điệp Kế toán 200000 Trần Quang Huy Kế toán 200000 Cộng: 3.600.000 Người lập biểu Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Hoàng Ngọc Điệp Trần Quang Huy Đinh Văn Mỹ Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng tiền lương kỳ I, kế toán tiền lương lập phiếu chi tạm ứng lương kỳ I: Đơn vị: Cty thương mại Hương Lúa Địa chỉ: Telefax: Phiếu chi Ngày 5 tháng 6 năm 2006 Quyển số: 02 Số: 20 NợTK 334 CóTK1111 Mẫu số: 02-TT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 củ