Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán toán tài sản cố định tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên

việc tính đúng, đủ vốn chính xác giá trị thực tế của tài sản cố định. Xuất phát từ yêu cầu cũng như đặc điểm của quản lý TSCĐ trong hoạt động kinh doanh, TSCĐ trong doanh nghiệp được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. 2.1. Nguyên giá của tài sản cố định Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc xây dựng hoặc mua sắm tài sản cố định, kể cả các chi phí vận chuyển lắp đặt, chạy thử trước khi sử dụng. Tuy nhiên trong từng trường hợp cụ thể nguyên giá TSCĐ được quy định riêng cho TSCĐ hữu hình và vô hình. Đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá có tác dụng là biết được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng , biết được tình hình trang bị kỹ thuật của doanh nghiệp làm căn cứ để tính khấu hao tài sản cố định 2.2. Giá trị hao mòn của tài sản cố định Đây là phần giá trị của tài sản cố định mà trong quá trình kinh doanh đã chuyển dần vào chi phí kinh doanh. Khi giá trị hao mòn càng lớn thì cũng có nghĩa là thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định bị rút ngắn lại và điều mà doanh nghiệp nghĩ đến là phải có kế hoạch đầu tư cải tạo, nâng cấp, hiện đại hoá hay đổi mới hoàn toàn trang thiết bị. Điều này dẫn đến việc phải trích lập khấu hao và hình thành nên các nguồn vốn hình thành tài sản cố định; quỹ phúc lợi dành cho tài sản cố định ... 2.3. Giá trị còn lại của tài sản cố định Đây là phần giá trị chưa thu hồi của tài sản cố định, nó được xác định theo công thức: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn TSCĐ (khấu hao luỹ kế ) Việc xác định giá trị còn lại của TSCĐ có tác dụng giúp cho doanh nghiệp biết được số vốn cố định thực có của doanh nghiệp và biết được hiện trạng của tài sản cố định cũ hay mới để có phương thức đầu tư, bổ sung, hiện đại hoá TSCĐ. III. Nội dung tổ chức hạch toán tài sản cố định trong doanh nghiệp Trong quá trình kinh doanh của công ty, nhân viên kế toán tài sản cố định với tư cách là người quản lý có trách nhiệm lớn lao trong việc thu thập và sử lý số liệu về TSCĐ, biểu diễn chúng dưới hình thức có ý nghĩa, giải thích những số liệu này và nhanh chóng truyền thông tin cho các cấp quản lý của Công ty để phục vụ việc ra quyết định. Vậy làm thế nào để kế toán TSCĐ phát huy hiệu quả cao nhất? Trước hết việc tổ chức hạch toán TSCĐ phải tuân thủ các điều đã quy định theo quyết định số 1062/TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đồng thời vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đặc thù kinh doanh của đơn vị để đáp ứng tốt nhất yêu cầu đặt ra. Theo đó công việc hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp được tiến hành theo các nội dung sau: - Thủ tục chứng từ và kế toán ban đầu TSCĐ. - Kế toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ - Kế toán chi tiết tăng giảm TSCĐ. - Kế toán khấu hao TSCĐ. - Kế toán sửa chữa TSCĐ. 1 . Thủ tục chứng từ và hạch toán ban đầu TSCĐ Hạch toán ban đầu là nhằm tạo ra được một bộ hồ sơ hoàn chỉnh nhất với đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan tới biến động TSCĐ và đảm bảo được các yêu cầu phù hợp với chế độ, thể lệ quy định; chính xác; kịp thời; ngắn gọn nhưng dễ hiểu, trung thực và phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Đối với trường hợp tăng TSCĐ: để tạo cơ sở ban đầu cho việc tăng một TSCĐ thì đơn vị phải căn cứ vào nhu cầu kinh doanh, xem xét thực tế doanh nghiệp, cân đối với nguồn vốn rồi lập kế hoạch trình lên cơ quan chủ quản cấp trên đề nghị xin bổ sung để mua sắm, xây dựng... khi TSCĐ được đưa về doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lập ban nghiệm thu tiến hành kiểm tra TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện bên giao TSCĐ lập "Biên bản giao nhận TSCĐ". Biên bản giao nhận TSCĐ được lập ra để xác nhận việc giao nhận một hoặc một vài TSCĐ (đối với những TSCĐ cùng loại). Sau khi đã hoàn thành từ mua sắm, xây dựng, biếu tặng... và được đưa vào danh mục TSCĐ của đơn vị. Nó được lập cho mọi đối tượng ghi TSCĐ, phòng kế toán sẽ sao cho mỗi đơn vị, mỗi đối tượng liên quan một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ này bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, bản sao số liệu kỹ thuật (công suất thiết kế, thời gian sử dụng hữu ích..) cùng các hoá đơn giấy tờ khác liên quan. Đối với trường hợp giảm TSCĐ: Do thanh lý, nhượng bán, góp vốn, mất mát... Khi tiến hành chuyển giao TSCĐ, đơn vị cũng phải lập biên bản giao nhận TSCĐ (theo mẫu số 01 - TSCĐ). Trường hợp TSCĐ đã hư hỏng, hết năng lực sử dụng hoặc không cần dùng công ty muốn thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn thì đơn vị cần có kế hoạch cụ thể đệ trình bằng văn bản lên cấp trên để xin thanh lý. Khi đã được cơ quan chủ quản duyệt cho thanh lý, đơn vị lập nên hội đồng giá tiến hành đánh giá lại TSCĐ để xác định giá trị thu hồi của tài sản thanh lý - diễn biết và kết quả đánh giá TSCĐ được thể hiện trên biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05 - TSCĐ). Sau đó Giám đốc doanh nghiệp sẽ chỉ định lập ban thanh lý. Ban này tiến hành thanh lý TSCĐ theo quy định và lập nên biên bản thanh lý (mẫu số 03 - TSCĐ, lập lúc thanh lý) để xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ sách kế toán. - Nếu đơn vị có tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ thì khi công việc sửa chữa hoàn thành. TSCĐ được bàn giao về doanh nghiệp thì nội dung chuyển giao phải được thể hiện trên biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 04 - TSCĐ, do ban nghiệm thu TSCĐ đem sửa chữa lập). 2. Kế toán tổng hợp tăng giảm tài sản cố định Nếu như kế toán ban đầu TSCĐ là công việc ghi chép, phản ánh các số liệu ban đầu lên các chứng từ liên quan thì kế toán tổng hợp là công việc căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh để tiến hành ghi chép, tính toán, thu nhập nhằm đưa ra một bức tranh tổng hợp nhất về TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý TSCĐ của công ty nhất là trong việc kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ. Nhằm tạo sự thuận lợi nhất cho công tác quản lý TSCĐ việc tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ được tiến hành cho từng loại TSCĐ (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính) và cho mỗi trường hợp biến động cụ thể. 2.1. Tài khoản sử dụng Theo chế độ hiện hành việc hạch toán TSCĐ được theo dõi trên các tài khoản chủ yếu sau. TK 211 - TSCĐ hữu hình; TK 212 - TSCĐ thuê tài chính; TK 213 - TSCĐ vô hình; TK 214 - Hao mòn TSCĐ; TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh. Các TK này đều được mở chi tiết theo các TK cấp II cho từng trưởng hợp biến động cụ thể. 2.2. Phương pháp hạch toán a. Hạch toán tổng hợp biến động TSCĐ hữu hình * Trường hợp TSCĐ tăng: Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải được lập biên bản và thực hiện đủ thủ tục quy định. Căn cứ vào nguyên giá của TSCĐ hình thành tăng trong từng trường hợp cụ thể kế toán tiến hành ghi sổ kế toán. Công việc ghi chép này có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ hữu hình TK 411 TK 211 - TSCĐ hữu hình Nhận góp vốn, được cấp Tài sản cố định hữu hình tăng theo nguyên giá hay được biếu bằng TSCĐ TK 111, 112, 331, 341 (1) Mua sắm TSCĐ TK 222, 228 (2) (Bút toán kết chuyển nguồn) Nhận lại TSCĐ góp liên doanh cho thuê tài chính TK 241 (3) XDCB hoàn thành bàn giao (Bút toán kết chuyển nguồn) Đánh giá tăng TSCĐ TK 412 (4) (5) TK 214, 338 Thừa chưa rõ nguyên nhân (6)  * Trường hợp TSCĐ giảm, công việc kế toán được mô tả như sau: Sơ đồ hạch toán giảm tài sản cố định hữu hình TK 211 - TSCĐ hữu hình TK 214 Tài sản cố định hữu hình giảm theo nguyên giá Giảm TSCĐ đã khấu hao hết (1) TK 222, 228 Góp vốn liên doanh cho thuê tài chính (2) TK 214 TK 721, 821 (Bên có) Nhượng bán thanh lý TSCĐ (3) TK 214 TK 411 Trả lại TSCĐ cho các liên doanh cổ đông (4) TK 214 b. Hạch toán tổng hợp biến động TSCĐ vô hình * Trường hợp TSCĐ vô hình tăng: TSCĐ vô hình tăng lên do những nguyên nhân: Mua, nhận vốn góp liên doanh, tự xây dựng nghiên cứu, lợi thế thương mại. Hiện nay trong các doanh nghiệp thương mại thì TSCĐ vô hình thường chiếm tỷ trọng nhỏ. ứng với mỗi trường hợp cụ thể kế toán TSCĐ cần tiến hành xử lý và phản ánh lên sổ sách kế toán cho phù hợp - công việc này được mô tả bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ vô hình TK 111, 112, 113... TK 213 - TSCĐ vô hình TSCĐ vô hình tăng theo nguyên giá Mua sắm TSCĐ vô hình TK 411 Nhận vốn góp, được cấp tặng biếu bằng TSCĐ vô hình TK 111, 112... TK 241 TSCĐ vô hình là các chi phí hình thành trong một quá trình Tập hợp chi phí Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ vô hình TK 213 - TSCĐ vô hình TK 214 (2143) Tài sản cố định vô hình giảm theo nguyên giá Giảm TSCĐ vô hình và đã khấu hao hết TK 222, 228 Góp vốn liên doanh, cho thuê tài chính TK 214 TK 821 Nhượng bán, TSCĐ vô hình TK 214 TK 411 Trả lại TSCĐ vô hình cho các bên liên doanh TK 214 C. Kế toán tổng hợp biến động của tài sản cố định đi thuê * Đối với thuê hoạt động: TSCĐ thuê không thoả mãn một trong 4 tiêu chuẩn về thuê tài chính. Khi thuê hoạt động, giữa đơn vị đi thuê và cho thuê phải ký hợp đồng, trong đó nêu rõ loại TSCĐ thuê, thời gian sử dụng, hình thức thanh toán và các cam kết khácthị trường , phương pháp kế toán ở đơn vị đi thuê và cho thuê là khác nhau. * Tại đơn vị đi thuê: căn cứ vào hợp đồng thuê TSCĐ và các chi phí khác có liên quan đến việc thuê ngoài (vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt...) kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 111, 112 Khi trả tiền cho đơn vị cho thuê ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 - Ngoài ra khi thuê TSCĐ hoạt động đơn vị theo dõi trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: TK 001 - TSCĐ thuê ngoài. Khi tiến hành thuê hoạt động, ta ghi đơn bên nợ TK 001. Khi trả TSCĐ cho bên thuê ta ghi đơn bên có TK 001. * Tại đơn vị cho thuê: TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên hàng tháng vẫn phải trích khấu hao, các chi phí liên quan đến việc cho thuê như khấu hao TSCĐ cho thuê, chi phí môi giới, giao dịch, vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 811 - Tập hợp chi phí cho thuê Có TK 214 (2141, 2143) - Khấu hao TSCĐ cho thuê Có TK 111, 112 - Các chi phí khác Đối với khoản thu về cho thuê: Nợ TK 111, 112, 131, 138... Có TK 711 Với số thuế doanh thu phải nộp (nếu có) ghi: Nợ TK 711 Có TK 333 (3331) * Đối với TSCĐ thuê tài chính * Taị đơn vị đi thuê: - Khi thuê TCSĐ thuê tài chính, căn cứ vào hợp đồng thuê, vào biên bản giao nhận TCSĐ kế toán ghi: Nợ TK 212 - TCSĐ - thuê tài chính (nguyên giá). Nợ TK 142 - chi phí trả trước (lãi thuê). Có TK 342 - Nợ dài hạn (tổng nợ thuê TCSĐ). - Trích khấu hao và tính lãi vào chi phí kinh doanh. Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 641 - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Có TK 2142 - - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. Có TK 142 - Chi phí trả trước. - Khi kết thúc hợp đồng thuê: + Nếu bên doanh nghiệp được chuyển giao quyền sỏ hữu ta ghi chuyển nguyên giá: Nợ TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình, vô hình. Có TK 212 - TSCĐ thuê tài chính. Đồng thời ta ghi chuyển giá trị hao mòn. Nợ TK 214 (2142) - Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. Có TK 214 (2141) - Hao mòn TSCĐ hữu hình. Có TK 214 (2143) - Hao mòn TSCĐ vô hình. + Nếu phải chi thêm tiền để mua lại TSCĐ thì đồng thời với việc ghi chuyển TSCĐ thuê tài chính thành TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (ghi như trên) kế toán phải phản ánh việc chi trả tiền và giá trị tăng thêm cuả TSCĐ đó, ta ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Có TK 111, 112. + Nếu doanh nghiệp trả lại TSCĐ cho bên cho thuê thì căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ để ghi giảm TSCĐ thuê tài chính. Nợ TK 214 (2142) Có TK 212. + Nếu khấu hao chưa hết thì doanh nghiệp phải tính khấu hao cho đủ và tính vào chi phí kinh doanh. Trong trường hợp chưa trả hết nợ thì phải chuyển tiền thanh toán hết. * Tại đơn vị cho thuê: Vì thực chất TSCĐ cho thuê vẫn thuộc quyền sở hữu của bên cho thuê, bởi vậy, kế toán phải mở sổ chí tiết theo dõi cả về hiện vật và giá trị của TSCĐ cho thuê. Đồng thời phải phản ánh số tiền phải thu từng kỳ về cho thuê: Khi giao TSCĐ cho bên đi thuê ghi: Nợ TK 228 - Giá trị TSCĐ cho thuê Nợ TK 214 (2141, 2143) - Giá trị hao mòn (nếu có) Có TK 211, 213 - Nguyên giá TSCĐ cho thuê Có TK 241 - Chuyển giá trị XDCB hoàn thành sang cho thuê Định kỳ (tháng, quý, năm) theo hợp đồng phản ánh số tiền thu về cho thuê từng kỳ (cả vốn và lãi): Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 Đồng thời xác địnhgiá trị TSCĐ cho thuê phải thu hồi trong quá trình đầu tư: Nợ TK 811 Có TK 228 Nếu chuyển quyền sở hữu hoặc bán cho bên đi thuê trước khi hết hạn hoặc khi hết hạn cho thuê thì kế toán phải phản ánh phần vốn đầu tư cho thuê chưa thu hồi và số thu về nhượng bán: - Với số thu về chuyển nhượng tài sản: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 - Phản ánh giá trị vốn đầu tư cho thuê còn lại chưa thu hồi: Nợ TK 811 Có TK 228 - Nếu nhận lại TSCĐ khi hết hạn cho thuê, căn cứ giá trị đươc đánh giá lại, ghi tăng TSCĐ. Nợ TK 211, 213 - Giá trị được đánh giá lại khi nhận. Nợ TK 811 (hoặc có TK 711) - Phần chênh lệch giữa giá trị còn lại chưa thu hồi với giá trị được đánh giá lại Có TK 228 - Giá trị còn lại chưa thu hồi. 3. Hạch toán chi tiết tăng giảm TSCĐ TSCĐ của doanh nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ như là: Máy móc thiết bị; phương tiện vận chuyển; bằng phát minh sáng chế... Mỗi đối tượng ghi TSCĐ sẽ được theo dõi trên một thẻ TSCĐ. Mọi trường hợp biến động của TSCĐ đều phải lập biên bản, chứng từ cần thiết và thực hiện theo đúng quy định để hoàn chỉnh hồ sơ . Hồ sơ này được chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp và kế toán TSCĐ tiến hành kế toán tổng hợp TSCĐ (ghi định khoản, lập phiếu định khoản, ghi vào nhật ký chứng từ số 9, ghi sổ cái...) sau đó sẽ được kế toán chi tiết. Cần lưu ý tằng hạch toán chi tiết TSCĐ vừa phải theo dõi một cách chi tiết TSCĐ theo từng loại từng thứ như đã quy định theo các tài khoản cấp I, cấp II (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính); theo các bộ phận sử dụng, các địa điểm đặt TSCĐ đồng thời phải được mở các sổ chi tiết để theo dõi một cách cụ thể tình hình sử dụng, biến động TSCĐ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán mới ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính thì khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới biến động TSCĐ của đơn vị, việc theo dõi, hạch toán chi tiết TSCĐ được tiến hành trên các loại sổ sách sau đây: - Số tăng giảm TSCĐ - Số chi tiết TSCĐ. 4. Kế toán khấu hao TSCĐ TSCĐ trong quá trình tham gia vào hoạt động kinh doanh nó bị bao mòn dần về giá trị và hiện vật, phần giá trị hao mòn này được chuyển dịch vào chi phí kinh doanh dưới hình thức trích khấu hao, Như vậy khấu hao TSCĐ chính là phần biểu hiện bằng tiền của phần giá trị TSCĐ đã hao mòn, hao mòn TSCĐ là hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ trong khi mục đích của việc trích khấu hao TSCĐ là biện pháp chủ quan nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái sản xuất TSCĐ khi nó bị hư hỏng. Hao mòn TSCĐ được chia làm hai loại: Hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình 4.1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ Để công việc kế toán khấu hao TSCĐ phục vụ thiết thực cho nhu cầu quản lý thì khấu hao TSCĐ phải được tính toán theo các cách thức khoa học và chính xác. Hiện nay việc tính toán khấu hao TSCĐ có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau mà việc lựa chọn phương pháp khấu hao nào là tuỳ thuộc vào quy định của Nhà nước về chế độ quy định quản lý tài sản đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.Hiện nay đa số các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao bình quân : - Phương pháp tính khấu hao bình quân (còn gọi là phương pháp khấu hao đường thẳng). Phương pháp tính khấu hao bình quân hiện nay được đa số các doanh nghiệp áp dụng vì phương pháp này tính toán khá đơn giản. Theo phương pháp này mức khấu hao TSCĐ hàng năm được tính theo công thức: = Mức khấu hao Nguyên giá TSCĐ bình quân hàng năm Thời gian hữu dụng Nếu doanh nghiệp trích khấu hao cho từng tháng thì lấy số khấu hao hàng năm chia cho 12 tháng, hoặc khấu hao từng quý thì chia cho 4 quý. Trong công thức trên, thời gian hữu dụng của TSCĐ là một số ước tính nên kết quả số khấu hao tính được cũng chỉ là số ước tính. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp tính khấu hao theo sản lượng (doanh số) Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần Phương pháp khấu hao theo tổng các năm sử dụng 4.2. Tổ chức kế toán khấu hao TSCĐ Cách thức hạch toán khấu hao TSCĐ được mô tả như sau: TK 214 TK TK 627 (6274) TK 641 (6414) TK 642 (6424) TK 009 TK 241 5. Kế toán sửa chữa TSCĐ Do trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận không đều nhau. Do vậy để khôi phục khả năng hoạt động bình thường của TSCĐ, đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, cần thiết phải tiến hành sửa chữa, thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng có ảnh hưởng tới hoạt động của TSCĐ. Xuất phát từ đó đòi hỏi phải tổ chức hạch toán công việc sửa chữa TSCĐ nhằm phản ánh một cách chính xác, kịp thời chi phí sửa chữa và tính giá thành cho các công việc sửa chữa hoàn thành. Từ đó tiến hành phân bổ đúng đắn chi phí và sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh cũng như các đối tượng liên quan trong doanh nghiệp. - Để có thể tiến hành sửa chữa TSCĐ đơn vị sử dụng hai phương thức là: hình thức thuê ngoài và hình thức tự làm. ứng với mỗi phương thức sửa chữa TSCĐ mà doanh nghiệp áp dụng thì kỹ thuật kế toán cũng khác nhau, thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng quát sửa chữa TSCĐ TK 111, 112, 152, 334 TK 627, 641, 642 Chi phí sửa chữa nhỏ, lặt vặt Tự làm TK 142 TK 2413 Phân bổ dần Ngoài kế hoạch Tập hợp chi phí sửa chữa lớn Kết chuyển giá thành sửa chữa TK 331 TK 335 Thuê ngoài Trích trước Trong kế hoạch Chi phí sửa chữa nhỏ, lặt vặt Phần II Thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại công ty xăng dầu tỉnh hưng yên I. Giới thiệu chung về Công tác kế toán TSCĐ ở công ty xăng dầu tỉnh hưng yên. Công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên ( Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh - Thị xã Hưng Yên, Tỉnh Hưng Yên) là một doanh nghiệp thương mại Nhà nước hoạt động với tư cách là một thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận từ Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam và bán, thoả mãn nhu cầu về tiêu thụ xăng dầu trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và một số vùng phụ cận các tỉnh bạn như: Thái Bình và Nam Hà. Xuất phát từ đặc thù về cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh, bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo dạng trực tuyến chức năng và với quy mô của mình Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Điều này đã tạo thuận lợi rất lớn để kế toán phát huy hai chức năng phản ánh và giám đốc, phục vụ công tác quản lý TSCĐ tại Công ty. Đối với mỗi trường hợp biến động TSCĐ cụ thể kế toán đều tạo lập đầy đủ chứng từ ban đầu cần thiết (biên bản giao nhận TSCĐ; biên bản thanh lý TSCĐ...) và tiến hành phản ánh chính xác vào sổ sách kế toán theo trình tự: - Lập phiếu định khoản. - Ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. - Ghi vào nhật ký chứng từ số 9 (đối với trường hợp giảm TSCĐ) - Ghi vào sổ cái. Về phần hành kế toán khấu hao, hàng tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán lập bảng phân bổ chính xác khấu hao và ghi vào sổ cái tương ứng. Tới cuối niên độ kinh doanh lập bảng thể hiện tình hình trích khấu hao trong năm. Đối với kế toán sửa chữa TSCĐ: chi phí sửa chữa hàng tháng được kế toán phản ánh trên sổ chi tiết chi phí sửa chữa TSCĐ. II. Đánh giá chung công tác tổ chức hạch toán TSCĐ ở công ty xăng dầu Tỉnh hưng yên Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên tôi thấy nhìn chung công tác quản lý TSCĐ cũng như việc tổ chức hạch toán TSCĐ được thực hiện khá tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng bộc lộ những khiếm khuyết đòi hỏi phải có giải pháp thiết thực hơn. Điều này được thể hiện cụ thể như sau: 1. Những ưu điểm Mặc dù mới thành lập và đi vào hoạt động được 6 năm (1996 - 2001), được tách ra từ Công ty xăng dầu tỉnh Hải Hưng (cũ) nay tách thành Hải Dương và Hưng Yên. Công ty Xăng dầu Tỉnh Hưng Yên đã tạo lập được một thế đứng vững trên thị trường với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm nhanh và đồng đều trên các mặt: sản lượng bán 25%; doanh thu bán hàng 24%; nộp ngân sách 27%; thu nhập bình quân người lao động 29%. Có được điều đó là do sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên công ty với sự chỉ đạo sát sao của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam.Trong đó không thể không kể đến sự đóng góp của bộ máy kế toán công ty nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng đã làm tròn bổn phận của mình là đáp ứng được yêu cầu kinh doanh đề ra: - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo dạng trục tuyến kết hợp với sự phân công, phân cấp một cách hợp lý đã làm tăng tính chuyên môn hoá của công việc kế toán đồng thời làm tăng tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên kế toán. Trong đó về phần hành kế toán TSCĐ do kế toán TSCĐ và công cụ dụng cụ đảm nhiệm tại văn phòng công ty với sự giúp đỡ của hai nhân viên kế toán trợ lý theo dõi tình hình TSCĐ tại hai chi nhánh (chi nhánh Xăng dầu Phố Giác Thị trấn Vương Tiên Lữ và chi nhánh xăng dầu Kim Động - chủ yếu thực hiện việc hạch toán ban đầu TSCĐ và lập các bảng biểu liên quan gửi về cho kế toán TSCĐ tại văn phòng Công ty). Điều này đã giúp cho công tác hạch toán và do đó công tác quản lý TSCĐ được thực hiện một cách chặt chẽ và xuyên suốt. - Công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty đã tuân thủ và thực hiện đúng chế độ, thể lệ quy định của nhà nước trên tinh thần chỉ đạo của Tổng Công ty Xăng dầu Việt nam - Kế toán TSCĐ tại công ty đã đảm bảo được việc phản ánh đúng và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh biểu hiện cụ thể trên các mặt: - Người đảm nhận phần hành kế toán TSCĐ và công cụ dụng cụ của Công ty là cán bộ có trình độ và năng lực chuyên môn, có tác phong làm việc khoa học , nghiêm túc. - Việc áp dụng hình thức NKCT để ghi sổ kế toán là phù hợp với quy mô của Công ty. Công tác kế toán của Công ty trong đó có phần hành kế toán TSCĐ đã một phần được vi tính hoá: là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô khá lớn để giảm bớt lao động giản đơn, kích thích lao động sáng tạo, công ty đã đưa hệ thống máy vi tính vào sử dụng trong đó tại phòng kế toán được trang bị 6 chiếc (thuộc thế hệ 486, 586). - Tóm lại, xét về mặt khoa học cũng như nghệ thuật tổ chức và thực hiện,công tác kế toán TSCĐ tại công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên đã thực hiện khá tốt hai chức năng thông tin và kiểm tra, khẳng định là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận, tăng thu cho ngân sách, nâng cao đời sống công nhân viên... tạo tiền đề cho công ty ngày càng khẳng định được mình trên thị trường. 2. Những hạn chế Thực tế là tại công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên, kế toán TSCĐ đã tỏ ra là một công cụ đắc lực phục vụ cho việc ra quyết định quản lý TSCĐ. Tuy nhiên để công tác hạch toán TSCĐ nói riêng và việc quản lý TSCĐ của công ty nói chung ngày một hiệu quả hơn thì khi đánh giá không nên chỉ nhìn thấy cái tốt, cái làm được... mà vấn đề là phải đưa ra một cách thực tế và khách quan nhất những mặt còn hạn chế của công tác này. Qua nghiên cứu thực tế tại công ty xăng dầu Tỉnh Hưng Yên tôi thấy bên cạnh những đóng góp tích cực cho công tác quản lý việc tổ chức hạch toán TSCĐ vẫn còn một số hạn chế sau: - Công ty áp dụng hình thức NK - CT là phù hợp với quy mô của đơn vị, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép trùng lập hàng ngày, chuyên môn hoá lao động kế toán. Do đó năng suất lao động, chất lượng công việc kế toán nói chung cũng như kế toán TSCĐ được nâng cao nhưng hình thức này cũng gây cản trở cho việc áp dụng máy vi tính trong phạm vi toàn công ty nhất là việc liên lạc, nối mạng giữâ văn phòng công ty với các chi nhánh trực thuộc vì trình độ của nhân viên kế toán chưa thật đồng đều. - Có những TSCĐ mà theo kế hoạch đã hết thời gian sử dụng hữu ích hoặc đã cũ, lạc hậu, năng lực hoạt động kém... không phù hợp vơí yêu cầu kinh doanh hiện tại của công ty mà kế toán chưa có biện pháp hữu hiệu để thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhằm thu hồi vốn nhanh nhất cho đơn vị, giảm bớt ảnh hưởng của chúng đối với kết quả kinh doanh chung. - Công ty rất quan tâm tới việc đầu tư mua sắm TSCĐ tuy nhiên việc đầu tư này chưa thật hiệu qủa, bởi lẽ lượng TSCĐ đem nhượng bán lại và điều động là khá lớn. - Công việc phân tích hiệu quả của việc sử dụng TSCĐ chưa được thực hiện một cách thường xuyên. - Chất lượng công việc kế toán nói chung và hiệu quả của kế toán TSCĐ nói riêng cũng bị hạn chế bởi trình độ, năng lực của kế toán viên trong phạm vi toàn Công ty chưa thật đồng đều. - Kế toán TSCĐ chưa được lập một bản danh sách toàn bộ TSCĐ của Công ty được đầu tư mua sắm cũng như loại bỏ, nhượng bán lại trong mỗi niên độ kinh doanh để nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý TSCĐ. - Kế toán TSCĐ chưa tính tổng mức khấu hao hàng năm để Công ty có kế hoạch tái sản xuất giản đơn TSCĐ. - Việc đánh giá TSCĐ tuy có được thực hiện theo đúng chế độ, thể lệ quy định nhưng chưa được thực hiện một cách định kỳ (giả sử sau mỗi quý hoặc nửa năm một lần). Vì vậy chưa tạo ra được một hệ thống thông tin cập nhật hơn về giá nguyên thuỷ, trị giá hiện thời cũng như biết được chênh