Đề tài Kế toán thành phẩm, kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà” trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt Nam

àng trả chậm, trả nhiều lần. - Xuất kho thành phẩm bán trả góp kế toán ghi Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm Có TK 156 - Hàng hoá - Doanh thu bán hàng thực tế phát sinh kế toán ghi Nợ TK 111,112,131 - Tổng số tiền Có TK 511 - Giá bán theo phương thức thông thường Có TK 711 - Phần chênh lệch giữa giá bán thông thường và giá bán trả góp - Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ kế toán tổng hợp kết quả kinh doanh TK 155,157 TK 632 TK 911 TK 517 Giá trị thực tế thành KC giá thực tế KC doanh phẩm xuất khẩu thành phẩm tiêu thu thuần TK 641 thụ TK 711 KC chi phí bán hàng KC thu nhập hoạt động TC TK 642 TK 721 KC chi phí QLDN KC thu nhập hoạt động bất TK 811,821 thường KC chi phí tàI chính,chi phí hoạt động bất thường TK 421 KC lãi KC lỗ * Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp : + Nội dung : Dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước . + Đối tượng sử dung : Tài khoản này áp dụng cho các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế và cơ sở kinh doanh của đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT + Nội dung kết cấu phản ánh của TK 3331 : Bên Nợ : - Số thuế GTGT đầ vào đã khấu trừ - Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước - Số thuế GTGTđược giảm trừ và số thuế GTGT phải nộp - Số thuế GTGTcủa hàng bán bị trả lại Bên Có : - Thuế GTGT đầu ra Số thuế GTGTđầu ra phải nộp của hàng hoá đãt tiêu thụ Số thuế GTGT đầu ra phảI nộp củ hàng hoá dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ Số thuế GTGT phải nộp của thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thường - Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu Số dư bên Có : Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ Số dư bên Nợ : Số thuế GTGT đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước + TK 3331 có 2 TK cấp 3: TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu Hạch toán thuế GTGT đầu ra được khấu trừ - Bán hàng theo phương thức thông thường : Khi bán hàng dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thoe phương pháp khấu trừ thuế , căn cứ voà hoá đơn đã ghi rõ giá bán trưa có thuế GTGT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng số tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ (chưa có thuế GTGT) và thuế GTGT ghi: Nợ TK 111,112,131 - Tổng giá thanh toán Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (TK 33311 thuế GTGT đầu ra) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá chưa có thuế GTGT) Khi phát sinh các khoản thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập hoạt động bâtt thường Nợ TK 111,112,138 - Tổng giá thanh toán Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (TK 33311) Có TK 711 - Thu nhập hoạt động tài chính (thu nhập trưa có thuế GTGT) Có TK 721 - Các khoản thu nhập bất thường (thu nhập chưa có thuế GTGT) Khi trao đổi vật tư hàng hoá kế toán ghi: Nợ TK 152 ,153,156 - Vật tư hàng hoá Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Trường hợp bán theo phương thức trả góp kế toán ghi Nợ TK 111,112,131 - Tổng giá Có TK 511 - Doanh thu chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 711 - Lãi trả chậm Nếu bán hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đổi lấy hàng để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hành hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán ghi Nợ TK 152,153,156 - Theo giá thực tế gồm có thuế GTGT Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá trưa có thuế ) Có 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp Sử dụng hàng hoá dịch vụ để biếu tặng căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán phản ánh doanh thu thuế GTGT phải nộp của hàng hoá dịch vụ dùng để biếu tặng kế toán ghi Nợ TK 641,642 - Giá chưa có thuế GTGT Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT phải nộp nhưng lại được khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT - phải nộp Trả lượng cho cán bộ công nhân viên bán sản phẩm hàng hoá kế toán ghi Nợ TK 334 - Giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ Nếu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT sử dụng nội bộ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 641,642,627 - Chi phí để sản xuất ra sản phẩm Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (chi phí để sản xuất ra sản phẩm ) Thuế GTGT phải nộp được khấu trừ Nợ TK 133 - Thuế GTGT phải nộp được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp TK 511,512 TK112,131 Doanh thu Tổng giá chưa có thuế TK 3331 Thuế GTGT phải nộp  Theo phương pháp trực tiếp khi hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131 - Tiền mặt, tiền gửi NH Có TK 511 - Tổng giá thanh toán Khi phát sinh các khoản thu nhập hoạt động tài chính, hoạt động bất thường kế toán ghi Nợ TK 112,111,131 - Tiền mặt , tiền gửi Có TK 711,721 - Bán thanh lý TS đã có thuế GTGT Khi trao đổi vật tư hàng hoá kế toán ghi Nợ TK 152,153,156 - Vật tư hàng hoá Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Trường hợp bán theo phương thức trả góp Nợ TK 111,112,131 - Tổng số tiền Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 711 - Lãi trả chậm Sử dụng hàng hoá để biếu tặng căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán phản ánh doanh thu Nợ TK 641,642 - Giá có thuế GTGT Nợ TK 431 - Trích từ quỹ khen thưởng Có TK 511 - Giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Sử dụnghàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp của sản phẩm hàng hoá sử dụng nội bộ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi nguồn kinh phí Nợ TK 641,642 - Chi phí sản xuất sản phẩm Nợ 431 - Trừ vào quỹ phát triển và phúc lợi Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp Có TK 521 - Doanh thu nội bộ Có TK 3331 - Thuế GTGT phả nộp TK 3332 TK 511 TK 111,112,131 Phần II Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán thành phẩm- bán hàng- xác định kết quả bán hàng ở công ty văn phòng phẩm hồng hà I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty văn phòng phẩm HồngHà : Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà (VPPHH) là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty giấy Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là : Việt Nam paper corporation - Trụ sở giao dịch : 25 Lý Thường Kiệt - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội - Điện thoại : (08-4) 9342764/8262570 - Fax : (08-4) 8260359 - Tài khoản tiền Việt : 710A 00011 Tại sở giao dịch Ngân Hàng Công thương Việt Nam Nhà máy VPPHH được thành lập ngày 01/10/1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị và công nghệ của Trung Quốc , trên tổng diện tích là 7.300 từ một xưởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại Theo thiết kế ban đầu nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm văn phòng phục vụ cho học sinh và cho công việc văn phòng trong phạm vi cả nước với mặt hàng : Bút máy, bút chì, mực viết các loại, giấy than và một số sản phẩm khác như : rubăng, giấy chống ẩm, đinh ghim, a tát, kim băng . Năm 1960 nhà máy đi vào hoạt động chính thức. Đến năm 1965 để tạo điều thuận lợi hơn trong sản xuất kinh doanh, Nhà máy đã chuyển toàn bộ phân xưởng sản xuất các loại đinh ghim, cặp giấy về cho nghành công nghiệp Hà Nội quản lý . Năm 1972, Nhà máy chuyển bộ phận sản xuất bút chì cho Nhà máy gỗ Cầu Đuống sản xuất, Nhà máy chỉ sản xuất những mặt hàng còn lại. Năm 1981, Nhà máy xát nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phú gọi chung là Nhà máy VPPHH. Toàn bộ máy móc thiết bị của Nhà máy bút Kim Anh cũng do Trung Quốc viện trợ. Tại thời điểm này Nhà máy chia thành ba bộ phận sản xuất : Phân xưởng tạp phẩm, phân xưởng nhựa, phân xưởng kim loại. Năm 1991 là năm có chuyển biến lớn về tổ chức: Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà tách ra thành nhà máy Văn phòng phẩm Cửu Long ở 468 - Minh Khai, trước đây là phân xưởng tạp phẩm của nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà. Năm 1991 cũng là năm chuyển sang nền kinh tế thị trường phải sản xuất kinh doanh độc lập, Nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà cũng như nhiều Nhà máy khác thiếu vốn trầm trong. Do đó vay vốn tín dụng nhiều, lãi xuất hàng năm rất lớn bình quân trả kãi từ 15 đến 20 triệu đồng/ tháng. Đây là thời điểm nhà máy gặp khó khăn nhất. Trước tình hình đó để duy trì sự tồn tại của mình nhà máy đã mở rộng đa dạng hoá sản phẩm, sản xuất thêm các mặt hàng như giầy dép, chai nhựa. Nhưng do không nắm bắt được thị trường và tổ chức sản xuất chưa hợp lý nên việc sản xuất kinh doanh vẫn không mang lại hiệu quả như mong muốn. Năm 1996 sau khi trở thành thành viên của Tổng Công ty giấy Việt Nam, Tổng Công ty đã có một số biện pháp tích cực để giúp đỡ Nhà máy tháo gỡ khó khăn như: Tạo vốn, cho mua trả chậm làm cho tình hình tài chính của Nhà máy đỡ khó khăn hơn. Năm 1997 Nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà. Trải qua 41 năm tồn tại và trưởng thành Công ty đã không ngừng phát triển sản xuất mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, có thể thấy điều này qua một số chỉ tiêu mà Công ty đã đạt trong năm 2000-2002 như sau: Bảng số 1 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2000- 2001 (Đơn vị1.000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Tỷ lệ % 1 Doanh thu 135.115.430 187.150.000 138,51 2 Chi phí 130.444.950 182.150.000 139,63 3 Kết quả 4.670.480 5.000.000 107,05 4 Nộp ngân sách 6.270.710 7.950.000 126,77 Bảng số 2 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2001-2002 (Đơn vị 1.000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Tỷ lệ % 1 Doanh thu 187.150.000 259.407.000 138,61 2 Chi phí 182.150.000 254.297.000 139,61 3 Kết quả 5.000.000 5.110.000 102,2 4 Nộp ngân sách 7.950.000 8.980.000 112,95 Ngày nay công ty tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trường làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng trong nước và quốc tế. II. Đặc điểm quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập dưới sự quản lý của nhà nước, Công ty có nhiệm vụ sản xuất các loại mặt hàng Văn phòng phẩm như bút máy các loại, bút bi các loại, chai nhựa, mũ nhựa, mũ pin. Ngoài ra để tận dụng nguồn nhân lực hiện có và phát huy tối đa công xuất của máy móc, thiết bị Công ty còn sản xuất các sản phẩm khác như: Theo đơn đặt hàng . Hiện nay Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà có ba phân xưởng chính trực tiếp sản xuất các mặt hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu của xã hội và được tiêu thụ ngay: Phân xưởng Kim loại, Phân xưởng Nhựa (trước gọi là phân xưởng bút máy 1), Phân xưởng Văn phòng phẩm (VPP) (trước gọi là phân xưởng Bút máy 2) Các phân xưởng này chịu sự quản lý của Phó giám đốc kỹ thuật và có nhiệm vụ như sau : + Phân xưởng Kim loại: Chuyên sản sản xuất các sản phẩm như mũ pin, thiết bị đo điện và các sản phẩm phụ kim loại khác. + Phân xưởng Nhựa: Chuyên sản xuất các sản phẩm như nhựa chai Pet, các bộ phận của cây Bút, dụng cụ học sinh (thước kẻ, eke...). + Phân xưởng VPP: Chuyên lắp ráp các chi tiết tại các phân xưởng đã sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh và nhập kho. Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty được khép kín trong từng phân xưởng và sản phẩm được tạo ra từ nhiều công đoạn với quy trình sản xuất phù hợp . II.1. Công nghệ sản xuất bút máy Một cây bút gồm nhiều bộ phận tách rời nhau : Thân, nắp, cổ, ống mực, lưỡi gà, đinh vít. Do vậy nguyên vật liệu càn để sản xuất bút máy là nhựa các loại, các chi tiết thành phẩm gia công tại các phân xưởng thoa từng chức năng đó được chuyển về phân xưởng VPP để lắp ráp: Sơ đồ số 6: Quy trình công nghệ sản xuất bút máy ép nhựa Thân, nắp, cổ ống mực, lưỡi gà ống mực và đáy Kiểm phụ tùng nhựa Phụ tùng kim loại Máy xay Đề xê thành phẩm Dán đáy ống mực Bơm mực Lắp ráp Viết tròn Lắp thành phẩm Kiểm nghiệm In chữ, bỏ hộp đóng hòm Lắp viên bi (đậy nắp) Giao kho II.2. Công nghệ sản xuất bút bi Tương tự như bút máy bút bi cũng được sản xuất riêng từng chi tiết tại phân xưởng sau đó lắp ráp lại. Nguyên vật liệu để sản xuất bút bi, bút dạ bi là nhựa còn đầu bi, mực bi được cung cấp từ bên ngoài . Sơ đồ số 7: Quy trình công nghệ sản xuất bút bi Nguyên liệu, vật liệu Đùn ống bi Cắt đoạn Bơn mựa, lắp đầu bi, in chữ Ly tâm ruồi Nguyên liệu nhựa ép nhựa Cán nắp, cổ, thân lẫy Kiểm P.T nhựa Lắp thành phẩm Đầu bi, đầu dạ mực Kiểm nghiệm Giao kho In chữ dán đề can trang trí II.3. Công nghệ sản xuất chai nhựa Nhựa Pet sau khi trộn màu theo yêu cầu của khách hàng được sấy khô, qua máy ép phun có sẵn khuân định hình sản phẩm tạo thành phôi. Phôi sau khi kiểm nghiệm, sấy khô và qua máy thổi thành chai. Sơ đồ số 8: Quy trình công nghệ sản xuất chai nhựa Nhựa Pet Sấy khô ép phôi Kiểm nghiệm Nhựa Pet Máy xay Đề xê phế phẩm Sấy khô ép nắp Đề xê phế phẩm Giao kho Kiểm nghiệm bao gói Thổi chai Nắp Kiểm nghiệm bao gói Máy xay Giao kho II.4. Công nghệ sản xuất mũ pin Nguyên liệu kim loại mua về dưới dạng tấm, được cắt băng qua cán và ủ dẻ mềm, dễ gia công . Sau khi ủ, dập và in chữ , qua khâu kiểm nghiệm sẽ được mạ trang trí. Mạ bằng cách ngâm trong hoá chất từ 1 đến 2 giờ. Kiểm nghiệm lại mạ sau đó đóng gói và nhập kho. Hiện nay mũ pin là mặt hàng sản xuất ổn định nhất của Công ty, Công ty vẫn thường xuyên cung cấp mũ pin cho Công ty Pin Văn Điển với khối lượng lớn. Sơ đồ số 9: Quy trình công nghệ sản xuất mũ pin Nguyên liệu kim loại Cắt băng Cán ủ In chữ Dập Kiểm nghiệm Mạ trang trí Kiểm nghiệm bao gói Giao kho III. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Lao động của Công ty đến nay có 497 người, hầu hết họ được đào tạo qua các trường dậy nghề, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ sư ... Các cán bộ và nhân viên các phòng ban chức năng hầu hết được đào tạo từ các trường đại học, cao đẳng, ít nhất cũng qua các trường trung cấp. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Công ty được sắp xếp bố trí thành các phòng ban, phân xưởng. Giữ các phòng ban,phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc đưa ra quyết địnhthực hiện quản lý vĩ mô chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của Công ty: ã Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xưởng bao gồm : 1. Phòng Kinh doanh: xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Để từ đó xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm, nghiên cứu quy trình công nghệ của từng loại sản phẩm sao cho thích hợp. 2. Phòng Kỹ thuật: nghiên cứu, xây dựng các sản phẩm bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật. 3. Phòng Kết toán: theo dõi mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty dưới hình thái tiền tệ. Ghi chép và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. 4. Phòng Tổ chức: nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong Công ty. Thực hiện ký kết hợp đồng lao động, theo dõi kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong Công ty. 5. Phòng Quản lý sản xuất: thực hiện tổ chức sản xuất dưới sự giám sát của phó giám đốc sản xuất.Phân phối điều hành công việc tới từng phân xưởng sao cho hợp lý, thích hợp với từng loại hình phân xưởng. 6. Phòng Thu mua: có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty trên cơ sở các định mức vật tư đã được xây dựng. Nghiên cứu giá cả làm hợp đồng mua sắm vật tư theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh. 7. Phòng Bảo vệ: Kiểm tra thực hiện nội quy ra vào Công ty đối với cán bộ công nhân viên và đối với khách đến liên hệ . Sơ đồsố 10: Quy trình tổ chức bộ máy quản lý sản xuất Giám đốc Phó giám đốc sản xuất kinh doanh Phó giám đốc hành chính Phòng quản lý sản xuất Phòng thu mua Phòng định mức kỹ thuật Phân xưởng nhựa kim loại VPP Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ Các phòng ban thực hiện việc khoán gọn công việc cho từng cán bộ tự có kế hoạch triển khai công việc chịu trách nhiệm trước phần việc của mình. Chỉ khi nào có những phát sinh vượt ra khỏi quyền hạn mới xin chỉ thị của lãnh đạo. Chính vì bộ máy tổ chức chặt chẽ như vậy mà Công ty đã đạt được thành tựu to lớn trong lĩnh vực sản xuất chính của mình. Sản phẩm của Công ty sản xuất ra được người tiêu dùng tin cậy, tạo cho Công ty có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Là một Công ty nằm trong khối hạch toán độc lập của Tổng Công ty Giấy Việt Nam, Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà chủ động trong mọi công việc của mình từ khâu tiếp cận với thị truường trong nước và quốc tế, tìmmọi mặt hàng để đầu tư sản xuất cũng như tạo sự tín nhiệm để thu hút khách hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận. Chính vì đặc điểm đó mà tổ chức hoạt động kinh doanh cũng được cải tiến để phù hợp với yêu cầu kinh doanh, một yêu cầu luôn nóng bỏng trong cơ chế thị trường. Công ty đã tiếp cận thị trường thực tế, tổ chức các chi nhánh tiêu thụ khắp ba miền đất nước Bắc- Trung- Nam. Các chi nhánh này có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, tiêu thụ các mặt hàng đã được sản xuất đồng thời tìm hiểu thị hiếu của khách hàng để tìm ra các các mặt hàng, hợp đồng kinh tế mới từ đó Công ty lên kế hoạch sản xuất kịp thời. Tại Công ty, dưới sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc, và phòng kinh doanh để xây dựng chiến lược sản phẩm ngắn hạn và dài hạn, tìm kiếm nguồn hàng, phân tích đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phòng quản lý sản xuất dưới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách kinh doanh, và dựa trên kế hoạch, phân xưởng sẽ tiến hành bố trí sản xuất một cách hợp lý để tạo ra sản phẩm một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất,phục vụ yêu cầu của các chi nhánh. IV. Đặc Điểm Tổ chức kế toán Cùng với thành tựu đổi mới kinh tế của đất nước và sự phát triển của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà. Phòng Kế toán thống kê là một hệ thống Công ty. Ngay từ khi mới thành lập Công ty đã tiến hành hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để phân tích tình hình đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra quyết định trong sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Các chi nhánh của Công ty đều có kế toán tổng hợp và kế toán phần hành khác, cuối kỳ hạch toán kế toán tổng hợp của các chi nhánh tổng hợp số liệu rồi gửi về cho bộ phận kế toán trung tâm của Công ty. Phòng Kế toán đảm bảo những công việc về kế toán, về tài chính, về thống kê, ngoài ra còn có các công việc khác nữa. ã Công tác kế toán: Ghi chép tập hợp phân tích đánh giá lên sổ sách báo cáo báo cáo, trên cơ sở chế độ chính sách khấu hao. Trích lập các khoản dự phòng, soạn thảo các nội quy, quy chế cho các trung tâm tiếp thị, gải trình và bảo vệ số liệu với các cơ quan quản lý, giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt thông tin kinh tế để điều hành doanh nghiệp. ã Công tác thống kê: Nắm bắt kế hoạch sản xuất, cập nhật số liệu, lên báo cáo sản lượng. ã Công tác tài chính: Nắm bắt kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình vốn để xây dựng kế hoạch tài chính tiền tệ, hoàn thiện hồ sơ vay vốn, vận dụng chế độ chính sách của nhà nước để tăng cường hoạt động tài chính phục vụ cho sản xuất mang lại hiệu quả kinh doanh cho Công ty. Do có ba phân xưởng sản xuất nên công việc kế toán tập trung chủ yếu ở Văn phòng Công ty. Tại ba phân xưởng có ba kế toán theo dõi nguyên vật liệu, tính giá thành sản xuất sản phẩm, thanh toán lương và các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ) . - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng phụ trách chung về tài chính cũng như kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính, các báo cáo của kế toán viên. - Một kế toán tổng hợp kiêm phó phòng : tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do các kế toán các thành phần khác cung cấp. Kế toán tổng hợp đảm công việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập báo cáo quyết toán. - Một kế toán thanh toán các khoản thu chi trong nội bộ và thanh toán các khoản phải thu phải trả của khách hàng và BHXH , BHYT, KPCĐ. - Một kế toán Tài sản cố định(TSCĐ) thành phẩm hàng hoá: theo dõi biến động TSCĐ, mở thẻ TSCĐ cho từng loại tài sản. Cuối tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ phản ánh lên thẻ TSCĐ, kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao TSCĐ lập bảng tổng hợp tính khấu hao, xác định số phải nộp ngân sách. - Một kế toán phân xưởng nhựa - Một kế toán phân xưởng kim loại - Một kế toán VPP - Một thủ kho theo dõi nhập xuất tồn kho Một thủ quỹ theo dõi nhập xuất tiền mặt Sơ đồ số 6: Quy trình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Kế toán trưởng (trưởng phòng) Kế toán tổng hợp (phó phòng) Thủ kho Thủ quỹ Kế toán thanh toán nội bộ công nợ Kế toán TSCĐ theo dõi thành phẩm hàng hoá Kế toán phân xưởng nhựa Kế toán phân xưởng kim loại Kế toán phân xưởng VPP Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng là nhật ký chứng từ Gồm : Hệ thống sổ chi tiết các bảng phân bổ, các bảng kê, các nhật ký chứng từ và sổ cái, các báo cáo tài chính, với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở công ty vừa tập chung vừa phân tán. Bộ máy kế toán tập chung chủ yếu ở Văn phòng Công ty, các phân xưởng sản xuất áp dụng kế toán phân tán để theo dõi quản lý trực tiếp tiền vốn, nguyên vật liệu và thành phẩm. Phương pháp hạch toán công ty áp dụng là phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ số 7 Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Bảng kê Sổ thẻ hạch toán chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà tổ chức kế toán theo hình thức tập chung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại Phòng Kế toán Công ty, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ về phòng kế toán của Công ty. Nghĩa là các đơn vị trực thuộc sẽ hạch toán ghi sổ, còn tại Công ty thì hạch toán tổng hợp. Hình thức tài khoản Công ty sử dụng Sau khi sử dụng kế toán mới Công ty sử dụng hệ thống tài khoản sau: Loại I Tài sản lưu động(TSLĐ) : TK111, TK112, TK131, TK133, TK136, TK138, TK139, TK141, TK142, TK152, TK153, TK154, TK155, TK156, TK157, TK159, TK161. LoạiII Tài sản cố định(TSCĐ): TK 211, TK212, TK214, TK228. Loại III (Nợ phải trả): TK311, TK315, TK316, TK331, TK333, TK334, TK335, TK336, TK338, TK341, TK342. Loại IV (nguồn vốn CSH): TK411, TK412, TK413, TK414, TK415, TK416, TK421, TK431, TK441, TK461. Loại V (Doanh thu ): TK511, TK512, TK531, TK532. Loại VI (Chi phí SXKD): TK 621, TK622, TK627, TK632, TK641, TK642. Loại VII (Thu nhập hoạt động khác ): TK 711, TK721. Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác ): TK 811, TK821. Loại IX ( Xác định KQKD ): TK 911. Ngoài ra còn có “TK 007 - Ngoại tệ các loại”, “TK 009 - Nguồn vốn khấu hao” là TK ngoài bảng. Do đặc điểm của Công ty rất nhiều nguyên vật liệu, sản phẩm làm ra đa dạng, phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phản ánh một cách liên tục về giá trị và sản lượng nhập- xuất- tồn của từng loại vật liệu trên, cấc TK phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ, nhập- xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Nhưng riêng với bán thành phẩm thì hạch toán theo hình thức kê khai định kỳ. Với phương pháp kê khai thường xuyên kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chính xác về cả số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, tuy nhiên không tránh khỏi nhược điểm là mất nhiều thời gian, công sức trong hạch toán, lưu chuyển và đối chiếu sổ sách giữa các bộ phận và hạch toán. V. Các phần hành kế toán chủ yếu V.1. Kế toán vốn bằng tiền (TK111). Tiền mặt là nghiệp vụ diễn ra thường xuyên đáp ứng nhu cầu chi tiêu của Công ty. Nguồn thu chủ yếu của Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà là thu từ bán hàng. Các khoản thu bằng tiền mặt phải có phiếu thu theo mẫu 01 -TT quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký. Khi nghiệp vụ thu tiền mặt phát sinh kế toán thu chi sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ, thủ qũy tiến hành nhập quỹ, số tiền ghi trên phiếu thu, sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán thanh toán để ký và thủ trưởng đơn vị ký, cuối cùng đưa về phòng kế toán để lưu dữ. Giám đốc công ty chỉ đạo chung căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ có kế hoạch sản xuất kế hoạch thu mua, từ đó giao nhiệm vụ cụ thể cho phó giám đốc phụ trách các phòng ban để tổ chức thực hiện. Sơ đồ số 11: Trình tự phiếu thu như sau: Người thực hiện Công việc Người nộp tiền Kế toán thu chi Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng 1. Đề nghị nộp tiền (1) 2. Lập phiếu thu (2) 3. Nhập quỹ (3) 4. Kiểm tra ký (4)