Đề tài Kỹ năng giao tiếp thành công

Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn hay một trí nhớ lâu dài.

 

Tương tự, não người cũng được cấu trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng biệt. Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng trừ 2. Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9 nhóm thông tin trong một thời điểm .

 

Đồng thời, người nghe sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành 4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài.

 

Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc gạn lọc các thông điệp cùng phần mở đầu và kết thúc đáng nhớ, dễ phân biệt.

 

Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận điểm cụ thể.

 

Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ.

 

Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ. Vì vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt, đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:

 

- 7±2 chương hay mục

 

- 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn

 

Nếu cuối cùng bạn vẫn có 10 hay 11 tiêu đề nhỏ trong mỗi mục lớn, hãy thử xem xem bạn có thể hợp nhất một vài tiêu đề với nhau không, hay có thể tạo ra một mục lớn mới cho chúng hay không.

 

doc10 trang | Chia sẻ: oanh_nt | Ngày: 02/07/2013 | Lượt xem: 1493 | Lượt tải: 13download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Kỹ năng giao tiếp thành công, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Môn : GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Lớp : QTKD 2 Tên : HUỲNH NGỌC VẸN ĐỀ TÀI : KỸ NĂNG GIAO TIẾP THÀNH CÔNG Bảy nhân tố cơ bản trong giao tiếp kinh doanh Có bảy nhân tố cơ bản quyết định thành công của các giao tiếp kinh doanh đó là Cấu trúc, Sự rõ ràn, Nhất quán , Phương tiện truyền đạt , Thích hợp , Trước tiên/Mới đây và Nguyên tắc tâm lý 7±2. Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng dụng tốt 7 yếu tố trên là rất quan trọng. Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu tố một…  Cấu trúc  Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người.  Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:  - Mở đầu;  - Nội dung;  - Kết thúc.  Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…..  Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu.  Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến.  Mở đầu  Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp là gì.  Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại.  Nội dung  Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp.  Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn.  Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và dễ hiểu. Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.  Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ lớp bảy xem. Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với mọi người.  Kết thúc  Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ sẽ thực hiện tiếp theo.  Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.  2. Rõ ràng  Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.  Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới - trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.  Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt.  3. Nhất quán  Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán. Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông điệp giao tiếp của bạn.  Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn.  Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.  Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là không được thay đổi.  4. Phương tiện truyền đạt  Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh.  Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới.  Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn. Điểm quan trọng là lựa chọn đúng phương tiện.  Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:  - với độ chuẩn xác cao nhất;  - với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;  - với chi phí tài chính thấp nhất;  - với chi phí thời gian ngắn nhất.  Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này. Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên.  Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:  - Bản ghi nhớ bằng giấy;  - Thư;  - Thuyết trình mặt đối mặt;  - Seminar;  - Trao đổi qua điện thoại;  - Họp bàn;  - Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;  - Email;  - Voice email;  - Trang web;  - Webcast/webvideo;  - Truyền thanh;  - Truyền hình;  - PR;  - Quảng cáo TV/Film;  - Cd-rom/DVD.  5. Thích hợp  Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ quan tâm tới thông điệp giao tiếp của họ - và sau đó tiếp tục đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương thích hay không.  Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển đạt. Nói cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào chăng nữa.  6. Trước tiên/Mới đây  Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:  - sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;  - sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;  Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu tiên là “Tác động Trước tiên” (Primacy Effect). Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect).  Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất với họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và đáng nhớ.  Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối tượng giao tiếp:  - một trích dẫn;  - một câu nói đùa;  - một lời đồn;  - một tuyên bố đặc biệt.  Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề giao tiếp. Ví dụ, trong khi dòng mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe sẽ rất bực bội. Họ có cảm giác mình bị lừa bịp.  Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người.  Và bạn đừng cho rằng sự hài hước sẽ có tác dụng lớn. Giao tiếp kinh doanh mang tính nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người nghe mà vẫn giữ được các nguyên tắc như trên.  Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:  - Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực. Điểm nút sẽ thú vị hơn nhiều nếu chúng ta không mong đợi nó.  - Kể một câu chuyện để xây dựng điểm mấu chốt kinh doanh của bạn. Nếu bạn không tạo được điểm mấu chốt, câu chuyện hài hước sẽ không có ý nghĩa nào cả.  - Đảm bảo bạn kể câu chuyện một cách chính xác, đừng quá sa đà vào từ ngữ vui nhộn, và đảm bảo sự tương thích.  Phần mở đầu và kết thúc của những giao tiếp kinh doanh của bạn là dễ được ghi nhớ nhất và vì thế nó cần có đầy đủ các nhân tố thiết yếu. Hãy chắc chắn rằng bạn đưa ra cho người nghe điều gì đó đáng nhớ.  7. Nguyên tắc tâm lý 7±2 (bảy cộng trừ hai)  Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn hay một trí nhớ lâu dài.  Tương tự, não người cũng được cấu trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng biệt. Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng trừ 2. Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9 nhóm thông tin trong một thời điểm . Đồng thời, người nghe sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành 4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài.  Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc gạn lọc các thông điệp cùng phần mở đầu và kết thúc đáng nhớ, dễ phân biệt.  Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận điểm cụ thể.  Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ.  Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ. Vì vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt, đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:  - 7±2 chương hay mục  - 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn  Nếu cuối cùng bạn vẫn có 10 hay 11 tiêu đề nhỏ trong mỗi mục lớn, hãy thử xem xem bạn có thể hợp nhất một vài tiêu đề với nhau không, hay có thể tạo ra một mục lớn mới cho chúng hay không.  Bên cạnh đó chúng ta củng không thể thiếu 5 Kỹ năng giao tiếp quan trọng.đó là: Kỹ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì. Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Kỹ năng 1: Nói Kĩ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh-nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kĩ năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được xem như một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lí hay các nhà đầu tư, bạn cũng sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ hàng ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ phải nói để nuôi sống bản thân - nói một cách khác - hàng ngày, bạn sẽ phải nói chuyện với các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình. Sự thành bại trong các cuộc nói chuyện luôn có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu của bạn. Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có khả năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn và sẽ được kính nể hơn so với những người khác. Ngoài môi trường kinh doanh bạn cũng sẽ thường xuyên có cơ hội khai thác kĩ năng nói của mình - đó có thể là tại các câu lạc bộ gây quỹ, các vấn đề liên quan đến chính trị, hay tại các buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp và bè bạn, hoặc trong buổi phát biểu thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận hoặc trong các vụ kiện. Kỹ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt. Kỹ năng 2: Nghe Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán đươc hàng, có được thêm hay mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá huỷ một mối quan hệ công việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động của con người, kĩ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ doanh nghiệp hay nhà quản lí trong các hoạt động kinh doanh. Plutarch đã từng nói: "Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết cách ăn nói". Kỹ năng 3: Viết Sớm hay muộn, mọi thứ quan trọng đều sẽ phải được viết ra. Tuy nhiên một điều không may là đối với một số các chủ doanh nghiệp thì hầu hết những bài viết gai góc nhất-hay ít nhất là các bản thảo của những người khác đang chờ soát lại -đều dồn cả trên bàn của bạn: đơn đề nghị của những khách hàng lớn, các hợp đồng cung ứng quan trọng, các công ty hợp doanh chiến lược, các tuyên bố về chính sách của công ty, các thông cáo báo chí gửi tới công chúng, thư gửi đến các nhà đầu tư. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Kỹ năng 4: Điều hành một cuộc họp Các cuộc họp có thể giúp cho mọi thứ trở nên ổn thoả song nó cũng có thể ngốn mất 15 tiếng một tuần ngay cả với những ai có khả năng quản lí thời gian tốt nhất. Các chủ doanh nghiệp cần gặp gỡ với các khách hàng của mình để kí các hợp đồng lớn, gặp gỡ các nhà cung cấp để thương lượng về các điều khoản có lợi hơn, gặp gỡ các thành viên trong nhóm để định ra chiến lược mới cho quý hay cho năm sau, điều hành các cuộc họp với ban lãnh đạo để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận. Kỹ năng 5: Dàn xếp các xung đột Làm chủ doanh nghiệp tất nhiên là sẽ phải có rất nhiêu xung đột. Nếu không phải là xung đột với khách hàng thì là xung đột nội bộ. Nếu không phải xung đột nội bộ thì lại là xung đột với các chính quyền hoặc cơ quan thanh tra, hoặc với các ban bộ chuyên đấu đá nhau, và xung đột với các cổ đông về các kỳ vọng và biện pháp thực hiện để có lợi nhuận mong muốn. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì. Nếu trong hành trang của bạn vẫn thiếu các kĩ năng giải để quyết những vấn đề như thế này thì bạn sẽ khó lòng đạt được các kết quả cũng như mục tiêu kinh doanh của mình. Để có thể thu được những kết quả tốt hơn, bạn hãy học cách hoàn thiện những kĩ năng này và sau đó hãy trang bị chúng cho các nhân viên chủ chốt của mình. Ngoài ra các kỹ năng giao tiếp nơi công sở củng không kém phần quan trọng trong kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Giao tiếp nơi công sở: Đơn giản và quan trọng Sự thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp của họ. Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo các kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người vẫn gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng một thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình: Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn" Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"! "Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"? Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ. Lắng nghe rồi mới đánh giá Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn. Thông tin đơn giản và dễ hiểu Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp. Tiếp nhận phản hồi Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn. Cấp bậc trong giao tiếp Bạn cũng nên lưu ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vần đề đó.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docKỹ năng giao tiếp thành công.doc
Tài liệu liên quan