Đề tài Một số vấn đề về công tác quản trị vật tư tại công ty cơ khí Z179

g như công tác quản trị vật tư nói riêng. 6. Thị trường cung ứng Là một doanh nghiệp sản xuất nên những vấn đề về công tác quản trị vật tư luôn được công ty cơ khí Z179 đặt lên hàng đầu. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xác định lượng vật tư cần mua sắm trong kì theo kế hoạch sản xuất để bảo đảm cho sản xuất được diễn ra liên tục và ổn định. Thông qua định mức vật tư phòng Kĩ thuật đưa ra cho từng loại sản phẩm, phòng Kế hoạch vật tư tổ chức công tác cấp phát vật tư cho từng bộ phận sản xuất sao cho tiết kiệm và có hiệu quả nhất. Để đạt được điều đó, công ty thường xuyên chú trọng đến các bạn hàng cung ứng vật tư cho mình nhằm đảm bảo được lượng vật tư cần thiết cả trong điều kiện, tình hình kinh tế không thuận lợi. Nguồn vật tư dùng để sản xuất một số mặt hàng dành cho quốc phòng được bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục. Đó chính là một lợi thế của công ty. Tuy vậy công ty vẫn rất chú trọng đến kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu để có thể đáp ứng được mọi yêu cầu về sản xuất trong điều kiện thuận lợi hay không thuận lợi. Riêng nguyên vật liệu để sản xuất mặt hàng bánh răng côn xoắn, công ty được bộ quốc phòng cung cấp. Do yêu cầu chất lượng kĩ thuật, sản phẩm bánh răng côn xoắn phải được chế tạo từ một loại thép mác cao mà thị trường không có nên công ty có rất nhiều ưu thế trong việc sản xuất sản phẩm này. Hiện nay trên thị trường đã xuất hiện một số nhãn hiệu thép để sản xuất sản phẩm bánh răng côn xoắn nhưng chất lượng thép chưa đạt yêu cầu đặt ra nên công ty vẫn giữ vững được vị trí của mình, và sản phẩm bánh răng côn xoắn của công ty vẫn có sức cạnh tranh cao. Do nguồn nguyên vật liệu được bộ cung cấp với số lượng lớn nên công ty không gặp khó khăn trong việc tìm nguồn nguyên vật liệu mới. Còn đối với một số sản phẩm kinh tế khác, nguồn nguyên vật liệu để sản xuất ra chúng được bán rất nhiều trên thị trường nên những vấn đề về quản trị nguồn vật tư không gặp nhiều khó khăn. Công ty thường mua nguyên vật liệu của một số bạn hàng lâu năm nên nguồn vật liệu được cung ứng khá ổn định. Thêm vào đó, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu luôn được công ty chú trọng đến, công ty luôn tìm mọi cách để đảm bảo số lượng vật tư cho dự trữ thường xuyên, cũng như cho dự trữ bảo hiểm nên chưa bao giờ công ty bị thiếu nguyên vật liệu để sản xuất. Việc sản xuất sản phẩm diễn ra liên tục và tương đối ổn định. II. Thực trạng công tác quản trị vật tư của công ty cơ khí Z179 1. Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Công ty cơ khí Z179 là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành công, nông, lâm, ngư nghiệp trên thị trường kinh tế và các mặt hàng phục vụ cho lĩnh vực an ninh quốc phòng nên đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là rất dễ bảo quản, chủng loại vật tư đa dạng, khối lượng lớn, bao gồm các loại sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đaiChính vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu rất quan trọng trong công tác quản trị vật tư tại công ty. Kế hoạch cung ứng vật tư tại công ty cơ khí Z179 do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch – vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì (tháng, quý, năm). Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác như: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng kế hoạch-vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì. Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. Phòng Kế hoạch – Vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng Kĩ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kì kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi trong kì trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phéprồi lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng đối tượng sản phẩm trong kì. Sau khi lập kế hoạch cung ứng vật tư trong kì, phòng kế hoạch – vật tư trình lên ban giám đốc. Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, phòng kế hoạch – vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. Tại công ty cơ khí Z179, vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng quốc phòng được bộ cung cấp với số lượng lớn phù hợp với kế hoạch chỉ tiêu do bộ giao nên công ty không gặp khó khăn trong việc tìm mua các loại vật tư này. Phòng kế hoạch vật – vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận vật tư rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng này sao cho kịp tiến độ được giao. Còn vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty phải tìm mua trên thị trường. Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Công ty xác định cho mỗi loại vật tư từ hai đến ba người cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Công ty định kì tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợp đồng, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. Hàng năm, công ty sản xuất một khối lượng hàng hoá rất lớn với các chủng loại đa dạng, phong phú do vậy nhu cầu tiêu dùng vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm là rất lớn. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như thép các loại (thép cacbon, thép hợp kim, thép dụng cụ), nhôm, đồng, gang công ty phải mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp. Các loại vật liệu này công nghiệp trong nước chưa sản xuất được nên công ty thường lựa chọn sản phẩm của Nhật, Liên Xô cũ, Hàn Quốcđể đảm bảo chất lượng mà giá thành lại rẻ, phù hợp với năng lực tài chính của công ty. Còn đối với các loại vật liệu phụ như que hàn, than, vòng bi, dây đai, các dụng cụ đo, dụng cụ cắtbán nhiều trên thị trường, đặc biệt là ở thị trường Hà Nội, công ty có thể dễ dàng mua mỗi khi có nhu cầu. Do thị trường vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng cơ khí rất đa dạng và phong phú, lại không quá khan hiếm nên việc thu mua vật tư cho từng kì sản xuất không gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy, trong thời gian gần đây, giá thép trên thị trường tăng cao đột biến đã gây ra nhiều bất lợi cho công ty. Công ty đã tăng cường chú trọng hơn nữa đến công tác quản trị vật tư nhằm giải quyết những khó khăn trong tình hình điều kiện thị trường có nhiều biến động như vậy. 2. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kì kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư ở công ty cơ khí Z179 rất được chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn. Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức vật tư cho các vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng vật tư sản xuất có hiệu quả nhất. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư tại công ty cơ khí Z179 do phòng Kĩ thuật đảm nhiệm. Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Hợp đồng kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật. Phòng kĩ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức vật tư sao cho lượng vật tư sử dụng tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng kĩ thuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kĩ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu dùng vật tư cho kì kế hoạch. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư còn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao độngPhòng kĩ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất để tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng vật tư nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật tư cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng Kĩ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từng loại sản phẩm một cách thực tế nhất. Dưới đây là bảng kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính của công ty trong quý I năm 2004. (Xem trang bên ) Từ bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó tính toán ra lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kì, tính ra chi phí vật tư trong kì rồi thực hiện công tác thu mua vật tư. Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra. Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sản xuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều ( tỉ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kĩ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn. Bảng 7: Kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2004 Tên sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Bánh răng côn xoắn chủ động benla 1 Thép 18X TT Kg 42 2 Thép rèn ngoài Kg 42 3 Dầu nhiệt luyện KgSp 33,6 4 Chất thấm KgSp 33,6 Bánh răng Z24M3 D12-95 1 Thép C45 Kg 1,26 2 Dỗu KgSp 0,2 3 Giấy Kg 0,19 Trục các loại 1 Thép C45 Kg 7,04 2 Thép 20X Kg 15,15 3 Than rèn Kg 1,11 4 Dầu nhiệt luyện KgSp 12,12 5 Chất thấm KgSp 12,12 Các loại bánh xích 1 Thép C45 Kg 7,37 2 Thép 20X Kg 0,9 3 Than rèn Kg 3,685 4 Dầu nhiệt luyện KgSp 0,72 5 Chất thấm KgSp 0,72 3. Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty cơ khí Z179 là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty đều do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng từng loại vật tư cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật tư đó. Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hoá đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho. Trước tiên, vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư (thường là phó phòng, người chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến vật tư), một đại diện phòng KCS (thường là trưởng phòng), và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không đúng số lượng, qui cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết. Đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho) Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng Kế hoạch – Vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán. Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. Mẫu 1: Biên bản kiểm nghiệm Đơn vị.. Mẫu số 05 – VT Bộ phận Ban hành theo quyết định số 186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ tài chính Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá ) Ngày tháng năm Số:.. -Căn cứ .sốngày..tháng..nămcủa.. .. -Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, Bà:..trưởng ban Ông, Bà;..uỷ viên Ông, Bàuỷ viên -Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT (SP, HH) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F ý kiến của ban kiểm nghiệm:. Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Mẫu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị:. Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ:........ Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính Phiếu Nhập kho Ngày thángnăm Nợ Số: Có -Họ tên người giao hàng. -Theo sốngàythángnămcủa . -Nhập tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 .. .. . . . . .. .. .. .. Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):.. Nhập, ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty cơ khí Z179 khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ. 4. Công tác bảo quản vật tư Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty cơ khí Z179 có những đặc điểm riêng khác với các doanh nghiệp sản xuất các loại mặt hàng khác như quần áo, giày dép, bánh kẹoVật tư dùng cho sản xuất sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú, cả về số lượng và chủng loại. Mỗi đợt thu mua vật tư công ty nhập kho hàng trăm loại vật tư khác nhau với hàng ngàn tấn mỗi loại. Các loại sắt thép, gang, chì đồngrất dễ bị ôxi hoá nếu không được bảo quản kịp thời. Các loại xăng dầu, hoá chất rất dễ gây cháy nổ nếu không được bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy, việc bảo quản các loại vật tư này là rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, đội bảo quản ở kho tiến hành lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói vật tư và sản phẩm trước khi sắp xếp đúng chỗ, đúng trình tự. Đặc biệt là các loại vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có đặc tính khác nhau. Như thép 18 XTT chỉ dùng để sản xuất các loại bánh răng, thép X12M chỉ dùng để sản xuất các loại dụng cụ cắt dập nguội. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng nên vật tư dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp vật tư trong kho sao cho có khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản trị vật tư trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao. Do mỗi loại vật tư đều có những đặc điểm riêng như vậy, công ty đã đề ra những phương thức và bảo quản khác nhau. Đối với những loại vật tư chính, dễ bị ôxi hoá thì công ty thực hiện các công việc như lau chùi, đóng góisao cho chống lại được tác động của môi trường. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ, công ty có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc chắn an toàn như kho bãi, hệ thống báo động, cứu hoả, cấp cứu Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư, công ty đã xây dựng hệ thống kho căn cứ vào công dụng của kho: Kho vật liệu chính: thép, gang, đồng Kho vật liệu phụ: các loại que hàn, vòng bi, dây đai Kho dụng cụ: dụng cụ đo, dụng cụ cắt Kho cơ điện: than, dầu, điện Kho bán thành phẩm Kho thành phẩm Kho phế liệu Việc tổ chức sắp xếp ở mỗi kho có sự khác nhau cơ bản, tuỳ thuộc vào số lượng, chủng loại vật tư chứa trong kho. Mỗi kho có một thủ kho và một đội bảo quản từ 1 đến 3 người, tuỳ thuộc vào đặc điểm lớn nhỏ và tính chất quan trọng của vật tư trong kho. Nhìn chung, công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ khí Z179 như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng vật tư từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn. 5. Công tác cấp phát vật tư Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở công ty cơ khí Z179 không chỉ được tiến hành theo hình thức hạn mức mà còn cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát vật tư theo yêu cầu được thực hiện đối với các loại vật tư phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng Quốc phòng theo chỉ tiêu của Bộ giao. Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư. Đối chiếu với lượng vật tư có trong kho, căn cứ vào hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp phát cho các phân xưởng sản xuất lên kho lĩnh vật tư. Còn đối với các loại vật tư sử dụng trong việc sản xuất các mặt hàng kinh tế, công ty lại tiến hành cấp phát theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng, giao cho phân xưởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát số lượng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trong trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vặtt viết hoá đơn rồi dùng hoá đơn đã được kí nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. Mẫu 3: Lệnh sản xuất Tổng cục công nghiệp QP Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhà máy Z179 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -:- --------------------- Số: /KH Ngày tháng năm Lệnh sản xuất -Căn cứ nhiệm vụ sản xuất:.. -Đơn vị thực hiện:..... -Thời gian hoàn thành:.. TT Nội dung công việc ĐVT Số lượng Đơn giá Vật tư Lương TBCN CP khác Cộng Người nhận Người lập biểu Phòng kế hoạch Giám đốc (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên và đóng dấu) Do đặc điểm vật tư sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ dàng mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát vật tư, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỉ luật cao trong sản xuất cũng như điều hành. Hoá đơn xuất kho vật tư bao gồm 4 liên, trong đó: *1 liên lưu kho *1 liên kho giữ *1 liên phân xưởng giữ *1 liên chuyển sang phòng tài chính Mẫu 4: Phiếu xuất kho Đơn vị:. Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ:........ Theo QĐ: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính Phiếu xuất kho Ngày thángnăm Nợ Số: Có -Họ tên người nhận hàngĐịa chỉ (bộ phận) -Lý do xuất kho: -Xuất tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 .. .. . . . . .. .. .. .. Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):.. Xuất, ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Công tác cấp phát vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Z179 luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Từ đó, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 6. Công tác thống kê, kiểm kê vật tư Tại công ty cơ khí Z179, công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư được tiến ra thường xuyên và liên tục. Các cán bộ vật tư đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê vật tư nên thực hiện rất nghiêm túc công tác này. Vật tư cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỉ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại công ty cơ khí Z179 đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Phòng Kế hoạch vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số vật tư cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty. Khi vật tư đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng, mỗi tổ nhận vật tư sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát, thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % g