Đề tài Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồng

òi hỏi doanh nghiệp có đầy đủ các số liệu, tài liệu về sổ sách như: Kế hoạch lượng vật tư dự trữ, định mức tiêu hao vật tư chi tiết cho từng chủng loại, mất mát, hư hỏng trong quá trình bảo quản, tồn kho thực tế, số lượng vật tư dự kiến nhập và xuất cho tiêu dùng sản xuất thì thời điểm lập kế hoạch đến ngày đầu quý kế hoạch để làm căn cứ xác định chọn mua vật tư. Tóm lại, để lập được kế hoạch mua sắm vật tư cần phải có đầy đủ số liệu, các tài liệu cụ thể về từng chủng loại vật tư . So với kế hoạch hậu cần vật tư trong năm của doanh nghiệp thì kế hoạch hậu cần vật tư quý là tài liệu làm việc cơ bản của Phòng kinh doanh, trên cơ sở là kế hoạch vật tư quý Phòng kinh doanh liên hệ với các đơn vị cung ứng để đặt mua vật tư và thực hiện các công tác tổ chức hạch toán và kiểm tra mức độ bảo đảm vật tư cho sản xuất để dự kiến lượng tài chính phục vụ cho công tác hậu cần trong doanh nghiệp. Kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp lập ra trên cơ sở các chỉ tiêu tiêu thụ sản phẩm trong quý, ngoài ra còn dựa trên nhiều các tài liệu khác có liên quan. Kế hoạch được xây dựng trên hai đơn vị: Giá trị và hiện vật chi tiết cho từng loại. Bảng kế hoạch xây dựng chi tiết trên các bảng biểu, và ghi đầy đủ các cột, cách tính từng cột, đơn vị tính Trên cơ sở xây dựng kế hoạch hậu cần quý, Phòng kinh doanh lập các đơn đặt hàng mua vật tư cho từng chủng loại. Đó là bảng kê khai các chủng loại, quy cách vật tư cần thiết cho doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh, bảng này cần phải ghi rõ lượng vật tư cần mua, thời hạn nhận. Đối với từng doanh nghiệp cụ thể mà lập đơn đặt hàng theo năm hay theo quý phụ thuộc vào nhu cầu vật tư ổn định hay không ổn định. Đơn hàng này phải phù hợp với thực tế làm việc ở doanh nghiệp. a.2. Lập kế hoạch hậu cần tháng Tuỳ từng loại vật tư mà doanh nghiệp lập kế hoạch hậu cần quý hoặc tháng. Đối với những vật tư chính hay mất cân đối thì phòng kinh doanh cần kiểm tra theo dõi để lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng. Kế hoạch được lập trước tháng kế hoạch khoảng 7 – 10 ngày và lập sau khi doanh nghiệp đã biết được khả năng thoả mãn đơn hàng của các đơn vị kinh doanh. Kế hoạch vật tư tháng chi tiết hơn kế hoạch hậu cần vật tư quý là ở trên bảng kế hoạch phải chi tiết cột phản ánh vật tư thừa thiếu đồng thời có những biện pháp giải quyết vấn đề đó. Tuy nhiên, do biến động môi trường kinh doanh mà ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp thì vấn đề điều chỉnh kế hoạch hậu cần vật tư là thực sự cần thiết. Những nguyên nhân cụ thể ảnh hưởng đến sự điều chỉnh kế hoạch sản xuất là: Sự thay đổi nhu cầu thị trường dẫn đến điều chỉnh kế hoạch sản xuất. Do việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật làm mức tiêu hao vật tư giảm đáng kể nên đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch hậu cần vật tư. Do vi phạm hợp đồng của người cung ứng như: Không cung ứng đủ số lượng, chủng loại, quy cách hoặc chất lượng không đảm bảo, hoặc giao hàng không đúng thời hạn. Như vậy, nhu cầu vật tư có thể tăng lên hoặc giảm xuống do một trong những nguyên nhân trên. Dẫn đến có những loại vật tư bị thiếu hụt và có những loại vật tư dự trữ quá mức. Doanh nghiệp phải đưa ra những biện pháp điều chỉnh lượng dự trữ và những phương pháp bổ sung như: Tự sản xuất, sử dụng lại các phế liệu, hoặc mua ở các đơn vị cung ứng khác. b. Tổ chức kế hoạch mua sắm vật tư b.1. Tìm và lựa chọn người cung ứng vật tư Tìm người cung ứng: Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm người cung ứng. Cán bộ phụ trách cung ứng thường xuyên tìm các nguồn cung ứng mới, họ tập hợp trong sổ tay danh bạ người cung ứng và được bổ sung hằng ngày. Cán bộ vật tư có thể sử dụng nhiều phương pháp để tìm kiếm người cung ứng, có thể thông qua các trang vàng trong danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm do các nhà cung ứng tổ chức, đại diện thương mại, phụ trương gập và catalogue. Cán bộ phụ trách cung ứng cần đánh giá người cung ứng theo các tiêu chí mà công ty đưa ra. Đối với đơn hàng chuyên dùng, nhân viên cung ứng chọn một người ghi trong sổ tay cung ứng hoặc trực tiếp đấu thầu mua sắm. Tuỳ vào trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn người cung ứng tại chỗ hay ở địa phương xa, người cung ứng lớn hay nhỏ, người cung ứng mới hay truyền thống. Về lựa chọn người cung ứng: Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, vị trí địa lý, uy tín mà lựa chọn người cung ứng cho phù hợp. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể được thực hiện theo phương pháp thang điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp, việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và hạn chế ở những đơn hàng đầu tiên. b.2. Thương lượng và đặt hàng Về thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua gồm các bước sau: Thời gian chuẩn bị. Xây dựng phương pháp và kế hoạch thương lượng. Mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là: Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm (độ dung sai, đọ bền). Xác định giá cả. Xác định hình thức trả tiền như trả ngay hoặc trả chậm gắn liền với những quyền lợi hoặc trách nhiệm khi vi phạm. Điều kiện giao hàng. Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng. Đặt hàng. b.3. Theo dõi đặt hàng và nhận giao hàng Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp. Tổ chức tiếp nhận vật tư. 5. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ a. Tổ chức quản lý và bảo quản Quản lý về mặt hiện vật dự trữ. Thực hiện đúng những nguyên tắc cơ bản của kho hàng. Mã hoá và phương pháp xếp đặt vật tư dự trữ. b. Quản lý kế toán dự trữ Nắm số lượng dự trữ. Theo dõi dự trữ về mặt số lượng. c. Quản lý kinh tế dự trữ d. Cấp phát vật tư nội bộ Lập hạn mức cấp phát Lập chứng từ cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp Chuẩn bị vật tư để cấp phát Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị sử dụng. 6. Phân tích công tác hậu cần vật tư Đây là công việc quan trọng, nó tác động trực tiếp tới quá trình sản xuất. Phân tích công tác hậu cần vật tư cần giải quyết những công việc sau: Thứ nhất: Tình hình thu mua vật tư về số lượng, chất lượng, thời gian Thứ hai: Vấn đề sử dụng vật tư. Thứ ba: Vấn đề dự trữ vật tư. Thông qua các công việc về phân tích công tác hậu cần vật tư, doanh nghiệp đánh giá quá trình bảo đảm vật tư, thấy được ảnh hưởng của công tác hậu cần vật tư tới việc hoàn thành kế hoạch sản xuất. Mặt khác, cần thấy được những thiếu sót trong việc quản lý và tiêu dùng vật tư, tìm ra nguyên nhân và đưa được những biện pháp giải quyết nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả của công tác hậu cần vật tư. Quản trị vật tư kỹ thuật ở doanh nghiệp là công việc phục vụ đắc lực cho sản xuất góp phần tiết kiệm vật tư, làm cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. III. NHỮNG NHÂN TỐ CHÍNH ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP 1. Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng tiêu dùng vật tư ở doanh nghiệp và do đó ảnh hưởng tới nhu cầu vật tư. Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều, dẫn đến nhu cầu vật tư gia tăng. Ngược lại, khối lượng vật tư tiêu dùng ít thì quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh nhỏ và nhu cầu vật tư ít hơn. Dựa trên nhu cầu của thị trường kết hợp với tiềm năng của doanh nghiệp mình mà tiến hành mua sắm máy móc thiết bị, dây truền công nghệ, thuê lao động để vân hành sản xuất. Vấn đề sản xuất với công suất bao nhiêu, vận hành bao nhiêu một ngày, số lượng công nhân viên, số lượng máy móc quyết định tới việc sản xuất với khối lượng bao nhiêu sản phẩm trong một ngày, một tháng, một quý, hoặc một năm. Và công việc này sẽ quyết định khối lượng vật tư cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Bởi nhiệm vụ của công tác hậu cần vật tư là đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục, điều đặn. Mặt khác, nó cung ứng đầy đủ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, và kịp thời về mặt thời gian cho sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất ra nhiều sản phẩm với nhiều quy cách, chủng loại, mẫu mã khác nhau. Mỗi sản phẩm là sự kết hợp của nhiều nguyên vật liệu khác nhau nhưng một nguyên vật liệu có thể là thành phần của nhiều sản phẩm khác nhau. Như vậy công tác hậu cần vật tư là công việc phức tạp, hết sức khó khăn nhất là trong môi trường xung quanh luôn biến động hỗn độn khó lường, thì việc cung ứng gặp nhiều trở ngại. Mặt khác, công tác bảo quản cũng phải phù hợp với từng loại vật tư, đòi hỏi phái có hệ thống kho tàng thích hợp. Quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp càng lớn thì đòi hỏi công tác hậu cần vật tư phải không ngừng tìm kiếm nguồn cung ứng, mở rộng thị trường đầu vào, đáp ứng tốt hơn nhu cầu vật tư ngày càng lớn của doanh nghiệp. 2. Nguồn cung ứng cho công ty Để có đầu ra tốt thì doanh nghiệp cần có nguồn đầu vào tốt. Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp thường chuyên môn hoá sản xuất một hoặc một số sản phẩm và trao đổi với nhau, và sản phẩm của doanh nghiệp này sẽ là đầu vào của doanh nghiệp khác. Vì thế đầu vào tốt về chất lượng là nền tảng, là điều kiện thuận lợi cho công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp. Từ đó vật tư sẽ được đảm bảo và các nhà cung ứng vật tư có ưu thế rất lớn trong vấn đề quyết định giá, chất lượng, dịch vụ đi kèm cho vật tư cung ứng, điều này gây khó khăn cho công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp khi doanh nghiệp cung ứng ít hơn doanh nghiệp sản xuất rất nhiều, khi đó họ có lợi thế rất nhiều, là người quyết định những vấn đề có lợi cho mình. Ngược lại, doanh nghiệp cung ứng bị lép vế và chịu nhiều thiệt thòi hơn. Để sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn thì doanh nghiệp cần có mối quan hệ tốt với người cung ứng, lựa chọn bạn hàng cho phù hợp để có nguồn hàng luôn ổn định về mặt chất lượng cũng như số lượng. Công việc lựa chọn người cung ứng phải dựa trên số liệu phân tích về họ, cần phân tích mỗi tổ chức cung ứng theo các yếu tố có ý nghiã quan trọng đối với doanh nghiệp. Cần xem xét tư cách pháp nhân của tổ chức cung ứng và các yếu tố khác để đưa quyết định lựa chọn bạn hàng tốt nhất. 3. Tài chính của công ty Bất kỳ một hoạt động nào cũng cần phải có chi phí, bởi tài chính được coi là sinh khí của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Và công tác hậu cần vật tư là một trong các khâu phụ thộc vào tài chính của công ty và sức mạnh kinh tế của Công ty. Nguồn tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp từ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược đến khi thực hiện chúng. Vì thế, khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư cho doanh nghiệp phải phù hợp với tài chính để việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. 4. Nguồn nhân lực và nề nếp văn hoá của Công ty Nhân lực là lượng lao động sáng tạo to lớn, quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp. Dù các quan điểm, chiến lược, kế hoạch, mục tiêu kinh doanh có đúng đắn đến đâu đi nữa, nếu không có những con người làm việc có hiệu quả thì nó cũng không mang lại kết quả và hiệu quả được. Và công tác hậu cần vật tư thực hiện tốt hay không cũng cần phải có đội ngũ cán bộ lao động có trình độ và kỷ luật lao động. Đội ngũ nhân viên phục vụ cho công tác hậu cần vật tư từ việc lập kế hoạch đến công tác kho, công tác bảo quản đều cần sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý, kết quả của khâu này là nền tảng để thực hiện tốt các khâu khác. Đối với các doanh nghiệp, điều cực kỳ quan trọng là làm thế nao để xây dựng được một nề nếp tốt khuyến khích nhân viên tiếp thu được các chuẩn mực đạo đức và thái độ tích cực trong công việc thì sẽ tăng sức mạnh của doanh nghiệp để đối phó với các điều kiện bất lợi của môi trường kinh doanh. Một nề nếp văn hoá tốt làm cho các nhân viên có trách nhiệm trong công việc hơn và là kim chỉ nam cho mọi hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu của công ty nói chung và công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp nói riêng. 5. Nhu cầu thị trường và tình hình tiêu thụ của công ty Nhu cầu thị trường quyết định đến cơ cấu, khối lượng, mẫu mã của sản phẩm sản xuất. Doanh nghiệp luôn nghiên cứu nhu cầu của thị trường và sản xuất những sản phẩm phù hợp với xu thế tiêu dùng của khách hàng. Vì thế nhu cầu thị trường thay đổi kéo theo cơ cấu khối lượng, mẫu mã, chủng loại cũng thay đổi và điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu nhu cầu vật tư bởi vật tư luôn chiếm 60 – 70% trong cơ cấu sản phẩm. Tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp nếu hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp tốt thì doanh nghiệp có cơ hội mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường. Chính vì vậy mà việc bảo đảm vật tư cũng phải thay đổi cho phù hợp và ngược lại hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp không tốt cần phải xem xét và điều chỉnh công tác hậu cần vật tư cho phù hợp với kết cấu sản phẩm với khối lượng vật tư tiêu dùng. 6. Yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ Yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ là yếu tố mang đầy kịc tính có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời đại nền kinh tế tri thức thì khoa học công nghệ mới phát triển như vũ bão, công nghệ mới phát triển sẽ huỷ diệt các công nghệ trước đó không nhiều thì ít. Việc chế tạo ra sản phẩm mới chất lượng cao, giá thành hạ theo đời sản phẩm có ảnh hưởng to lớn tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Vì thế mà yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ ảnh hưởng đến công tác hậu cần vật tư. Với những công nghệ tiên tiến hiện đại thì sẽ sử dụng những vật liệu mới hay sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu hơn, sử dụng hiệu quả nguồn vật tư hơn. Nhưng tuỳ vào đặc điểm của sản phẩm và tiềm lực của doanh nghiệp mà đưa ra quyết định sử dụng công nghệ thủ công hay 1/2 cơ khí hay tự động. Doanh nghiệp cần có cái nhìn đúng đắn để đưa ra quyết định lên sử dụng công nghệ mới hoặc lạc hậu. CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH MINH HỒNG I. TỔNG QUAN QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 1. Quá trình hình thành và ngành nghề kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Minh Hồng là một Công ty TNHH hai thành viên trở lên được Đăng ký kinh doanh số: 0702000064 tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nam Định năm 2001 có trụ sở chính Lô C8 - 3 Đường N5 Khu Công Nghiệp Hoà Xá - Thành Phố Nam Định trên đường Phạm Ngũ Lão. Tiền thân của Công ty đi lên từ hộ kinh doanh cá thể ra đời năm 1985 và thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh theo cơ chế xã hội chủ nghĩa có trụ sở hoạt động ở đường Trường Chinh. Đại hội Đảng lần thứ VI - năm 1986 đã đổi mới toàn diện nền kinh tế. Từ việc chuyển hoạt động sản xuất kinh doanh theo cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường. Năm 2001 Công ty đăng ký giấy phép kinh doanh và thành lập nên Công ty TNHH Minh Hồng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh sản phẩm nhựa, da giầy xuất khẩu, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc có các quyền và nghĩa vụ theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong tổng số vốn do Công ty quan lý. Công ty có con dấu riêng, được mở tài khoản taị Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Nam Định, được tổ chức và hoạt động theo điều lệ quy định của Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) tỉnh Nam Định. Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Hồng Thương hiệu: Dép nhựa Trường Sơn Tên giao dịch: Minh Hong Company Limited Tên viết tắt: Địa chỉ: Lô C8 - 3 Đường N5 Khu Công Nghiệp Hoà Xá - Thành Phố Nam Định Thành phần tham gia góp vốn: Tên Chức danh Vốn góp(triệu đồng) Tỷ lệ vốn góp(%) Đặng Đức Luật Giám đốc 4.400 63,00 Đặng Thị Bích Phó Giám Đốc 2.500 35,70 Đặng Đình Luyến Cổ Đông 100 1,30 Bảng3: Thành phần thm gia góp vốn (Theo tài liệu của Công ty TNHH Minh Hồng) Vốn điều lệ: 7 tỷ Trải qua các năm hoạt động, dưới sự lãnh đạo của TW Đảng, sự lãnh đạo trực tiếp của UBND tỉnh Nam Định Công ty đã vượt qua nhiều chông gai thử thách và đã trở thành Công ty có chỗ đứng trên thị trường và đặc biệt đã chiếm được niềm tin và sự quý mến của khách hàng nói chung và nông dân nói riêng. Công ty có mạng lưới phân phối hàng hoá trên cả nước đang dần chiếm lĩnh thị trường về sản phẩm “Dép nhựa”. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Công ty TNHH Minh Hồng thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Công ty, đó là: Quan điểm của Phó Giám Đốc là: “Nước ta có dân số hơn 83 triệu -- đó là một con số lớn thì tại sao dân ta không tự phục vụ dân ta”. Trước mắt Công ty đang chú trọng chiếm lĩnh thị trường trong nước chưa có ý định vươn ra thị trường nước ngoài -- Đó là thị trường đầy tiềm năng và cực kỳ thuận lợi khi Việt Nam đã là thành viên của WTO (Tổ chức thương mại thế giới) -- tiếp đó chúng ta sẽ xem xét quan điểm đó có hạn chế gì? Như vậy, về kinh doanh nội địa: Thực hiện các hoạt động sản xuất ra các loại “Dép nhựa” và sau đó phân phối trên khắp đất nước ta dưới hình thức bán buôn, bán lẻ. Ngoài ra, Công ty còn tham gia vào các hoạt động khác như: Đầu tư bất động sản, kinh doanh khách sạn 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Minh Hồng là một doanh nghiệp tư nhân nên bộ máy tổ chức gọn nhẹ, năng động phù hợp với cơ chế thị trường -- Mô hìnhquản lý một cấp. Đứng đầu Công ty là Giám Đốc do chiếm phần đa số vốn (63,00%). Giám Đốc làm việc theo chế độ một thủ trưởng, có phần đa quyền quyết định các vấn đề cuả Công ty. Giám Đốc Công ty đại diện tư cách pháp nhân của đơn vị chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về mọi hoạt động của đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm trước tập thể người lao động theo quy định của pháp luật. Giúp việc cho Giám Đốc (GĐ) đó là Phó Giám Đốc (PGĐ) được GĐ uỷ quyền đưa ra mọi quyết định về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các phòng ban chức năng của đơn vị: Phòng kinh doanh (PKD): Có chức năng tổ chức các hoạt động mua vật tư; thiết bị máy móc phục vụ hoạt động sản xuất và tổ chức các hoạt động bán hàng với các hoạt động xúc tiến bán khác như: Quảng cáo, tiếp thị; thực hiện các hoạt động dịch vụ khác như vận chuyển hàng tới khách hàng, bao gói Phòng Khoa học và Công nghệ (PKH&CN): Là nơi có nhiệm vụ nghiên cứu các công nghệ để sản xuất dép nhựa đưa ra quyết định mua công nghệ nào cho phù hợp, kiêm luôn nhiệm vụ phổ biến và hướng dẫn công nghệ mới tới người lao động. Phòng tài chính kế toán (PTCKT): Có chức năng tham mưu cho GĐ, PGĐ chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác cán bộ đào tạo, lao động tiền lương, thanh tra. Là bộ phận trung gian đánh giá các kết quả hoạt động sản xuất để thông báo lên cấp trên. Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ: Tổ chức bộ máy Công ty GĐ PGĐ PKD PTCKT PKH-CN Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty 4. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu có ảnh hưởng đến công tác hậu cần vật tư của Công ty a. Về mặt hàng sản xuất kinh doanh Công ty sản xuất rất nhiều loại dép nhựa với mẫu mã, chủng loại phong phú kích cỡ khác nhau đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Với hơn 200 cán bộ, công nhân viên ngày đêm thay ca để thực hiện chỉ tiêu đề ra. Sản phẩm sản xuất ra có chất lượng cao phù hợp với thị yếu tiêu dùng. Đặc điểm của của sản phẩm sản xuất kinh doanh có tính thời trang nên nó quyết định thời điểm tiêu dùng và điều này có ảnh hưởng đến các quyết định khác của đoanh nghiệp. Mặt hàng mà doanh nghiệp sản xuất có chất lượng và giá cả phù hợp với đại đa số nhân dân lao động. Một số mặt hàng dép nhựa mà doanh nghiệp sản xuất và giá bán đại lý được thể hiện ở bảng sau: BẢNG BÁO GIÁ CÁC LOẠI DÉP THÁNG 12/2006 STT Tên SP Đơn Giá STT Tên SP Đơn Giá STT Tên SP Đơn Giá 1 SỊN A 11.200 20 ĐINH TIỂU II 3.000 39 XỆP XÍCH 6.800 2 SỊN I 10.200 21 CHÉO TO 8.900 40 XỆP CHÉO 6.800 3 SỊN II 9.700 22 CHÉO NHỠ 7.200 41 XỆP 7.200 4 SỊN III 8.000 23 CHÉO TRUNG 4.900 42 CÚC 7.000 5 SỊN B 9.700 24 CHÉO TIỂU 3.000 43 QUẠT 7.000 6 ONG B 8.200 25 PALY 8.300 44 BA HOA 7.100 7 ONG NHỠ B 6.300 26 PALY NHỠ 6.700 45 NIKE 7.200 8 ONG NHỠ 7.200 27 SONY 8.600 46 CAO HAI HOA 7.200 9 ONG TRUNG 4.700 28 SONY NHỠ 6.700 47 SÔNG HÀN 6.900 10 ONG TRUNG TIỂU 4.100 29 SONY TIỂU 3.000 48 NHỊ 6.600 11 ONG TIỂU 3.700 30 CAO XOÁY 8.100 49 GIẢ THÁI 6.500 12 ONG TIỂU II 3.000 31 CAO TIM 8.100 50 BS XỐP 6.600 13 ĐINH 9.000 32 CAO XÍCH 8.100 51 TÁM DẺ 7.200 14 ĐINH II 8.000 33 CAO LÁ 8.100 52 HAI QUAI 6.600 15 ĐINH NHỠ 7.200 34 TIM NHỠ 6.100 53 HAI QUAI NHỠ 6.200 16 ĐINH NHỠ II 6.300 35 413,414 6.000 54 CAO NGỌC 8.100 17 ĐINH TRUNG 4.900 36 413,414 NHỠ 5.600 55 CAO NGỌC NHỠ 6.200 18 ĐINH TRUNG II 4.100 37 240 56 CAO THANH HÀ 8.100 19 ĐINH TIỂU 3.700 38 XỆP TIM 6.800 57 CAO HAO A 7.600 Bảng 5:Bảng báo giá các loại dép năm2006 (Theo số liệu của Công ty TNHH Minh Hồng) Ngoài ra còn các loại dép khác: Hoa nhỡ, Cao BS, Kẹp mới, Nam 234, Nam 234 nhỡ, BS trẻ, BS trung, BS tiểu, Ong 42/43 HB b. Về hoạt động tiêu thụ Do đặc điểm mặt hàng sản xuất chất lượng hợp với túi tiền người lao động, việc sử dụng sản phẩm tiện lợi nên đối tượng khách hàng chính là người lao động đặc biệt và phần lớn là người nông dân. Thị trường tiêu thụ chính của doanh nghiệp chủ yếu là miền Bắc và miền Trung cụ thể nhiều nhất ở các tỉnh Thanh Hoá, Nam Định , Nghệ An miền Nam thì tiêu thụ rất ít. Do vậy nó quyết định đến thời điểm tiêu dùng như: Sản phẩm thường bán chạy vào dịp cuối năm còn mùa hè thì bán rất chậm. Ngoài ra, dép còn được bán cho các đối tượng khác với mục đích làm dép đi trong nhà, còn đối với tình hình bán ra một số mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp đó là: Sịn I, cao BS, Đinh, BS xốp Đó là mặt hàng sản xuất chính của đoanh nghiệp và mang lại doanh thu phần lớn. Để đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của người tiêu thụ cuối cùng doanh nghiệp thuờng xuyên theo dõi, nghiên cứu và đặc biệt phải nhạy bén với thị trường. Hàng hoá sản xuất ra được kiểm tra rất nhiều khâu như: Khâu cắt vỉa, khâu hình thành đôi dép được phát hiện kịp thời và điều quan trọng hơn nguyên vật liệu chế biến được nhập từ các bạn hàng có uy tín. c. Về hoạt động thương mại đầu vào Nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ các công ty trong nước như: Bột nhựa PVC_ PVC resin do Công ty TNHH Nhựa và Hoá chất TPC VINA (TPC VINA Plastic & Chemical copr, Lmt) cung ứng DOP - Chất hoá dẻo do Công ty LD Hoá chất LC VINA cung ứng Và một số phế liệu khác như dép hỏng, dép cũ, đồ nhựa, chất hoá dầu, phẩm màu Công nghệ được sử dụng ở đây chủ yếu công nghệ Việt Nam kết hợp với công nghệ Trung Quốc. d. Về kênh phân phối Chủ yếu sử dụng kênh phân phối hỗn hợp bao gồm kênh phân phối trực tiếp và kênh phân phối gián tiếp phù hợp để khai thác nhu cầu thị trường và sản xuất đúng mặt hàng thị trường cần. e. Về cơ chế quản lý Mô hình quản lý một cấp gọn nhẹ, năng động phù hợp với cơ chế thị trường, các phòng ban kiêm nhiệm các chức năng thực hiện các mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, do là Công ty tư nhân nên bộ máy hoạt động đơn giản không cồng kềnh như bộ máy của Nhà nước tiết kiệm về chi phí hoạt động và phát huy được mọi tiềm năng nhân lực. Công ty có diện tích 8000 m2 trong đó có các khu nhà: Khu1: Toà nhà dành cho các Phòng ban. Khu2: Phân xưởng sản xuất. Khu3: Kho. Khu4: Nhà ăn của cán bộ công nhân viên. Tiếp xúc với các nhà lãnh đạo trong bộ máy -- PGĐ trước đây bà xuất thân là một công nhân may sau đó trở thành công nhân làm dép và quá trình gian khổ mới có như ngày nay nên bà rất hiểu tâm tư, tình cảm của những người công nhân nên phương pháp quản trị nguồn nhân lực của bà được mọi người ủng hộ và chiếm được tình cảm của đại đa số cán bộ công nhân viên. Mọi quyền lợi như đóng BHXH, BHYT, được bà hết sức quan tâm. f. Về đặc điểm nhân sự Đều là những cán bộ công nhân viên làm việc lâu năm có trình độ tay nghề và có tâm huyết với nghề nghiệp. Đặc điểm lớn của nhân viên làm việc ở các phòng ban có thể kiêm nghiệm tất cả các công việc của nhau, hỗ trợ nhau lúc công việc đang nhiều, rất đoàn kết một lòng để đưa Công ty đi lên. Và họ đều tuân theo Nội quy lao động của Công ty được đăng ký số 14/ CT của UBND tỉnh Nam Định. g. Về tài chính Công ty luôn trích một phần lợi nhuận giành cho đầu tư phát triển quy mô, mở rộng phân xưởng sản xuất kinh doanh, đầu tư máy móc và công nghệ. Đối với TSNH (tài sản ngắn hạn) năm 2005 là: 1.743.000 (nghìn đồng); TSCĐ (tài sản cố định) năm 2005 là 13.852.521 (nghìn đồng). Về vốn bằng tiền doanh nghiệp luôn có lượng tiền mặt lớn để chi trả các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. h. Đặc điểm kỹ thuật công nghệ Vật tư đóng vai trò là tư liệu lao động mà chủ yếu là máy móc thiết bị, và nó thể hiện trình độ trang thiết bị kỹ thuật cho sản xuất. Mặt khác, máy móc thiết bị là nhân tố để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, quy mô sản xuất. Chính nhờ điều kiện trang thiết bị mà làm giảm mức tiêu dùng vật tư là điều kiện để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh cho doanh nghiệp đặc biệt là trong cơ chế thị trường ngày nay. Hiện nay, doanh nghiệp có 8 máy xào bột trong phòng chế biến nhựa trước khi đưa vào phân xưởng sản xuất và trong đó có 3 máy xào nhựa sản xuất dép tái sinh. Trong phân xưởng sản xuất doanh nghiệp có 7 máy hoạt động ngày đêm trực tiếp tiêu dùng các định mức vật tư. Và máy móc được nhập từ các nơi khác nhau cụ thể được thể hiện ở bảng sau: Tên máy móc thiết bị Nơi chế tạo Năm chế tạo Năm sử dụng Trình độ Dây truyền sản xuất dép nhựa Trung Quốc Sài Gò