Đề tài Quản lý giảng đường trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Phần 1:Lời tựa Trong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bước tiến nhảy vọt. ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy còn non trẻ nhưng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người.Trong quản lý Tin học được xem la công cụ đắc lực. Nó giúp chúng ta quan lý dễ dàng hơn, khoa hoc hơn, và độ tin cậy của nó cung cao hơn. Vấn đề về quản lý giảng đường (phòng học) là một trong những vấn đề “khó khăn” và “phức tạp” hiên nay. Bài toán thiết kế cơ sở dữ liệu “Quản lý giảng đường “-trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS được đưa ra với mong muốn giúp cho người làm công tác quản lý giangđường bộ có thể xử lý và kiểm soát thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi hơn. Do han chế về nhiều mặt, và trong quá trình làm không tránh khỏi những sai sót nhất định .Nên rất mong được sự đóng góp của thầy cô và tất cả những người qua tâm đến vấn đề này.Xin cảm ơn! Em xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho em thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn thầy nguyễn văn nghiễm đã chỉ dạy tận tình cho em trong suốt thời gian qua. Hà Nội ngày :14/11/2004 đậu phi toàn Phần 2: phân tích và thiết kế cơ sở dự liệu Chú ý: ýphạm vi bài toán xử lý là:có đủ giáo viên cho các lớp học Các lớp học không học cùng phòng(không co tình trang hai lớp học một phòng) Vấn đề chính mà bài toán ưu tiên giải quyết đó là: Nhập dự liệu không được trùng nhau Khi biết các dự liệu liên quan đến các dự liệu khác thì bài toán phải tự lọc được để tiện cho người dùng Khi nhập trùng dự liệu thì không chấp nhận Tìm kiếm được những thông tin cần thiết của một bài quản lý giảng đường Xử lý sao cho khi nhập vào thi không có hiện tượng chồng lịch hoặc không có hiện tượng một lớp cùng một lúc học ở 2 phòng khác nhau Tim được phòng trống của giảng đường Dựa trên những yêu cầu đó ta đi phân tích thiết kế bài toán như sau: Phần 2 . Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu . A ) cấu trúc chương trình . Hệ thống cấu trúc của chương trình quản lý giảng đường: Chương trình chính Tìm kiếm In báo cáo Cập nhật Chức năng cập nhật : Cho phép cập nhật tất cả các thông tin về giảng đường cho phép người sử dụng có thể thêm ,sửa ,xoá các thông tin . Chức năng tìm kiếm : Theo các thông tin khác nhau để đưa ra các báo cáo hoặc hiển thị các thông tin chi tiết có liên quan .Nó có nhiệm vụ tìm kiếm những thông tin cần thiết về vấn đề cần biết như : tìm kiếm phòng học của một lớp; Chức năng in báo cáo : Cho phép người dùng đưa ra các thông tin khác nhau về những vấn đề cần quan tâm :in lich sủ dụng phòng của lớp,……..Nhưng với đề tài là quản lý giảng đường thì phần in báo cáo nay không đặt ra yêu cầu cao lắm Các sơ đồ chức năng phân rã của chương trình . Chức năng cập nhật . Cập nhật 1.Cập nhật hiện trạng của giảng đường 2.Nhập đầy đủ các khoa viện vào 3.Nhập tất cả lớp của trương vào 4.Nhập danh sách bộ môn vào 5.Nhập danh sách môn học toàn trường vào 6.Nhập danh sách môn học của từng lớp 7.Nhập danh sách phòng hoc vào 8.Danh sách sử dụng phòng Cập hiện trạng giảng đường : Cho phép người sử dụng có thể nhập thêm ,sửa , xoá các thông tin trong các bảng dữ liệu của quản lý giảng đường,xem hiện trạng đã có số liệu chưa,và đầy đủ chưa Nhập các khoa viện của trường : Nhập danh sách các khoa viện vào để sau con có số liệu nguồn để nhập các dự liệu khác . Nhập tất cả các lớp của trường vào : Nhập tất cả các lớp của trường vào để có dự liệu khi truy vấn tìm kiếm để nhập danh sách sử dụng phòng …. No nhanh hơn Nhập danh sach bộ môn vao : Nhập danh sách bộ môn vào la dự liệu gốc của môn hoc va giáo viên .Có nghĩa là môn học ,giáo viên thuộc khoa nào. Nhập danh sách môn học của toàn trường: Đây là dự liệu nguôn của môn hoc cac lớp, nó chứa môn học của từng lớp. Nhập danh sách môn hoc của từng lớp : Dự liệu của danh sách này lấy dự liệu từ danh sách môn học của toàn trường, và danh sách lớp học của trường làm nguồn chính. Nhập danh sách phòng học : Dự liệu danh sách này là dự liệu dùng để sắp xếp danh sách phòng học của từng lớp trong trường Danh sách sử dụng phòng : Danh sách phòng học của từng lớp tương ứng với môn họ . Chức năng tìm kiếm Tìm kiếm 1.Lịch dạy của giáo viên 2.Tìm kiếm danh sách môn hoc của lớp 3.Tìm những phòng ma lớp sử dụng 4.Tìm các lớp sử dụng phòng 5.Tìm xem các lớp sử dụng phòng trong va khoảng thời gian sư dung 6.Thông tin về các lớp sử dụng phòng truy vấn Lịch dạy của giáo viên :Truy vấn xen giao viên cần tìm co thời khoá biểu như thế nào Tìm danh sách môn học của từng lớp : Để tìm xem lớp cần tìm học môn gì Tìm những phòng ma lớp sử dụng : Để thống kê những phòng mà lớp đang truy vấn sử dụng Tìm các lớp sử dụng phòng : Để tìm những lớp đã sử dụng phòng đang truy vấn trong tuần Tìm các lớp sử dụng phòng và khoảng thời gian sử dụng : Tìm một cachs chi tiết về lớp Thông tin về các lớp sử dụng phòng : Đây là tìm kiếm đầy đủ nhất về lớp đã sử dụng phòng Còn các tìm kiếm phụ khác thì trong bai c ) Chức năng In báo cáo. In báo cáo 1.In ra thông tin các lớp hoc o phòng truy vấn 2.In ra danh sách môn học của từng lớp 3.In ra lịch dạy của giáo viên 4.In những giáo viên dạy phòng ở phòng đang truy vấn In ra thông tin các lớp hoc o phòng truy vấn :In ra thông tin về các lớp học ỏ phòng truy vấn ( Mã phòng, thứ, tiết bđ, tiêt kt, lớp ) In danh sách môn học của thừng lớp: In ra môn học của từng lớp In lịch dạy của giáo viên: In thu bao nhiêu giáo viên dang truy vấn dạy gì, Phòng nào, tiết bắt đầu tiết kết thúc…….. In những giáo viên dạy phòng ở phòng đang truy vấn: In ra những giáo viên dạy trong phòng dang truy vấn nhung thông tin liên quan nhu : thứ, tiết bđ . tiêt kt , Tên giáo viên, tên bộ môn…… Thiết kế cơ sở dữ liệu Để nhập và truy vấn được theo trên thì trước hết ta phải tạo ra các bảng(TABLE) để có nguồn và củng đồng thời lưu trư giữ liệu. Nên việc đầu tiên của quá trình thiết kế là thiết kế bảng: 1 ) Thiết kế các Bảng ( Table ) Danh sách bộ môn lưu trử về mã bộ môn vả tên bộ môn Ta vào table chọn new thì sẻ xuất hiện newtable chon design view thì sẻ xuất hiên bảng Bảng danh sách bộ môn khi tạo la: sau đó fiel Name đặt tên các trường , vào Data type chọn kiểu của trường sau xuống hồp FieldProperties chon thuộc tính sau khi chon xong va ra nhập du liêu và chọn khoá ta có Bảng “danh sách bộ môn “sau khi nhập du liệu la: Một cách tương tự ta co các bảng sau . Danh sách giáo viên Bảng chứa số liệu: Danh sách khoa Bảng chứa số liệu: Danh sách lớp học Bảng chứa số liệu: Danh sách môn hoc Bảng chứa số liệu: Danh sách phòng Bảng chứa số liệu: Ds môn học của từng lớp Bảng chứa số liệu: Danh sách sử dụng phòng Bảng chứa số liệu: Sau khi tạo xong các bảng ta có bảng tổng thể: 2) Xác định mối quan hệ giữa các bảng giữ liệu căn cứ vào nội dung và các trường của bảng nhất là các khoá chính của các bang để ta nối liên kết cho phù hợp để khi truy cập dự liệu sẻ có quy củ hơp .Dấu chiều của liên kêt và liên kêt ảnh hưởng rất nhiều khi nhập dự liệu và truy vấn nên cần chú ý để tạo liên kết phù hợp. 3 ) Tạo các truy vấn ( Queries) Sau khi tạo được các bảng và liên kêt được chúng ta tiến hành lam truy vấn để tìm các thông tin cần thiết , các thông tin muốn tìm, muốn truy cập : Vào Query chon new thì xuất hiện hộp New Query : sau đó ta chọn các cách tạo query thì nó sẻ ra bảng : Chọn các bảng và query cần add lên, ‘’xem liên kết chọn liên kết cho phù hợp theo yêu cầu đặt ra như truy vấn theo cái gì truy vấn muốn tim và hiên thị cái gì thì ta chọn tên trường tương ứng ,xem co cần truy vấn tham số không ‘’ ta có các truy vấn mẫu như : Bảng lịch dạy của giáo viên :Tương ứng với một mã gv thì ta tim các thông tin tương ứng Ma lop mà gv dạy, Mã môn, Mã phòng, Thứ, Tiêt bd,Tiết kt,.... Query :Quan hệ phòng họ và giáo viên  đưa ra phòng nào đó tiết bd là bao nhiêu tiêt kt la bao nhiêu giáo viên nào dạy, thuộc bộ môn nào Các query trong chương trình là : Query tìm kiếm danh sách môn học của một lớp :đưa ra các thông tin về lớp, khoa, Mã khoa,Mã môn ,Tên môn,Số tín chỉ.... 4) Tạo các forms bảng Để tạo các forms ta phải vào forms chọn new thì sẻ xuất hiện hộp new forms sau : chọn các kiểu tạo forms nhu Design view hoặc Form wizard ........và chọn bảng hoặc queries....... ta được các form tương ứng. Nếu chon Form wizard thì sẻ xuất hiện hộp thì chon các trường và nháy kép hoặc nhấn mũi tên thì nó sẻ add cho ta các trường nhấn Next thi ta được hộp Hộp này chọn cách hiển thị ,ta chọn cách hiên thị và nhấn Next tiếp thì được hộp chọn nền in Chọn nền in xong chon Next tiếp thì ta đựơc chọn Finish thì ta được Forms cần tạo. Khi muốn thay đổi gì thì vào Design và thay đổi những cái cần thiết. Kết quả được các Forms : ở chế Design view : Forms :Nhập danh sách bộ môn ở chế độ view danh sách giáo viên, danh sách khoa, nhập danh sách môn học của từng lơp..... Trong các forms đã tạo không chỉ tạo theo cách bình thường mà còn tạo theo forms chính phụ như : Và phải viết Modun lọc các dự liệu cho form tìm kiếm lịch giáo viên như : thì ta có các forms co thể loc được thông qua các dự liệu ban đầu ta co thể lọc được các dự liệu chuẩn .Như forms nhập danh sách sử dụng phòng ta phải viêt điều kiên lọc vì mỗi lớp đã có một danh sách môn học của từng lớp đã nhập ơ trên rồi nên ơ đây phai nhập phòng học cho mỗi lớp ứng với từng môn học của mỗi lớp là mỗi phòng vì vậy phải nhâp lớp và môn học tương ứng. Một vấn đề đặt ra la lam sao để nhập dự liệu lớp và phòng vào nó phai tương ứng với lớp và môn học đã nhập từ danh sách môn học của mỗi lớp trước ;Nên đã đặt ra hướng giải quyết là viết điều kiện lọc ; Vào Design tạo phần nhập lớp, và phầm nhập mã môn bang combobox. Phần lớp thì lấy từ bảng danh sách lớp học, con môn học phụ thuộc vào lớp học,ta vào RowSource bấm vào thì xuất hiện chọn MALOP làm trường điều khiển để khi chon trường MALOP ở trên thi quy vấn này củng tự chạy và ta bấm vào nút MA MH thì những giá trị đã chạy trong Query này tự đỗ xuống Cấu trúc ở nơi trương mã lớp là [FORMS] ! [DANH SACH SU DUNG PHONG ] ! [MAPHONG]  hoặc đánh ML() và viết hàm FUNCTION tiếp theo kiểm tra tưng trường co trống hay không,nếu trống thì báo lôi và bắt nhập chú ý :Ơ trường XD hoc theo tin chỉ và thường số tín chỉ bàng số tiết học trong 1 tuân nên ơ đây có đưa ra điều kiên học quá tín chỉ và nếu gặp tường hợp đặc biệt thì có thể bỏ qua điều kiện này và vẫn cho phép nhập ‘’trước khi cho phép thì phải đưa ra thông báo’’ hỏi người nhập co đồng ývi phạm nay không ; đoạn chương trinh la đồng thời viết chương trình loại bỏ trùng phòng,và trùng tiết luôn : nếu một phong đã có lớp học rồi thì không được xếp lớp khác học với điều kiên trùng thời gian và một lớp không đồng thời học tại một thời điểm mà hai phong được Phần chương trình này quá dài nên xem ở phần : Module : NHAPDULIEU Các bảng khac tương tự Chương trinh tim kiếm phũng trống dưa trờn cơ sở tim phũng đó sử dụng và tư đú suy ra phũng cũn trống Phần báo biểu Phần báo biểu đây chỉ qua là phần in ra các dự liệu muốn in mà thôi.Nên mình muốn in những phần gì thì vào Reports chon kiểu in mà thôi. Với yêu cầu của bài toán quản lý giảng đường thì yêu cầu về Reports không phải là chỉ tiêu quan trọng nên không yêu câu không cao lắm. Nên em cung xin phép chỉ trình bày những báo biểu quan trọng ma thôi. Muốn tạo ra Báo biểu trước hết ta phải vào Reports chọn New thì sẻ hiện ra hộp New Reports chọn kiểu in mẫu biểu và dự liệu cần in mẫu biểu sao bấm ok thi nó sẻ cho ta bảng ta add các trường sang và bấm nẽt tiếp thi được hộp chọn in theo cai nào bấm Next > tiếp thì ta được chọn kiểu sắp xếp và bấn Next ta được chọn kiểu in ra .chọn một kiểu và Bấm Next tiếp thì ta được Chọn kiểu văn bản in Chọn Fisnsh thì ta dược mẫu biểu Bàng cách ấy thì ta in ra các mẫu biểu sau : 6 ) Tạo các Macro . Các Macro được xây dựng để thực hiện các thao tác như mở , đóng các mẫu biểu ,cho xem kết quả,tim f kiem thông tin trên cơ sở thoả mãn các điều kiện đặt ra . Macro Tìm kiếm giúp chúng ta có thể tìm kiếm các thông tin cần qua tâm,tìm những dự liệu cần truy cập Các macro được tạo từ nguyên tắc Mở macro sau chon new xong chon hành động trong phần Action chọn mở các bảng các thuộc tính Đặt tên cho hành động trong macro tìm kiếm còn có các macro con Macro tìm kiếm loại 1(có cả in mẫu biểu) Chưá các 4 forms tìm kiếm Macro tìm kiếm loại 2 Để mở các query tương ứng có 3 query Macro tìm kiếm cu thể cũng chứa các query nhưng ơ mức độ cụ thể hơn :tìm kiếm ở phạm vi dự liệu chặt hơn Macro “kích cở” dùng để phóng to thu nhỏ MAIN Macro xem dụ liệu: dùng để xem dụ liệu nguồn để biết các số liệu luc truy nhập Macro báo biểu : in những báo biểu tìm kiếm Macro “thoat” giúp ta co thể thoát khỏi form hoặc thoát khỏi access.(hình vẽ) Main macro được dùng để lầm menu cho giao diệnchinh của chương trinh.(hình vẽ) Phần 3 . Kết luận đánh giá chương trình . Trên đây là toàn bộ chương trình được ứng dụng bằng ngôn ngữ Microsoft Access vào “ Quản giảng đường“. Công việc chính của chương trình chủ yếu là việc nhập số liệu , sau đó thực hiện công việc tìm kiếm ,in thông báo ; chương trình này đã : + Đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. + Sử dụng dữ liệu đã có sau một số lần nhập liệu. + Chưa đưa ra được đầy đủ các báo cáo chi tiết. Vì thời gian có hạn nên chương trình mới chỉ nhập thử một số dữ liệu để chạy thử, cần tiếp tục được bổ sung và hoàn thiện .Khi có những yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý đường bộ , chương trình có thể phát triển thêm để đáp ứng được yêu cầu của người quản lý . Trong thời gian tìm hiểu và thực hiện đề tài ,em đã cố gắng hoàn thành nghiêm túc công việc . Tuy nhiên, do khả năng ,tầm hiểu biết của bản thân còn hạn chế và thời gian có hạn nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót ,chưa thực sự đáp ứng đúng tầm cỡ của công việc. Em rất mong được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè để chương trình này có thể đạt hiệu quả cao hơn. Trong thời gian tìm hiểu và thực hiện đề tài ,em đã cố gắng hoàn thành nghiêm túc công việc . Tuy nhiên, do khả năng ,tầm hiểu biết của bản thân còn hạn chế và thời gian có hạn nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót ,chưa thực sự đáp ứng đúng tầm cỡ của công việc. Em rất mong được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè để chương trình này có thể đạt hiệu quả cao hơn.