Đề tài Thực trạng và giải pháp cải thiện hệ thống kế toán chi phí tại công ty cổ phần xây dựng 204

doanh khi Giám đốc đi vắng, trực tiếp phụ trách các mảng công việc cụ thể. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc, Hội đồng quản trị về nhiệm vụ được phân công, ủy quyền. Hiện nay, Công ty có 3 phó giám đốc gồm : Phó giám đốc kỹ thuật thi công, Phó giám đốc phụ trách khu vực I, Phó giám đốc phụ trách khu vực II. Ban giám đốc : Bao gồm giám đốc, các Phó giám đốc có vai trò chỉ đạo phối hợp các hoạt động sản xuất kinh doanh, thiết lập mối quan hệ đối ngoại, liên kết với các cơ quan, các tổ chức khác, lập kế hoạch sản xuất và phát triển công ty. Các phòng ban chức năng của công ty có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau : Phòng kế hoạch đầu tư : Lập kế hoạch đầu tư của Công ty, thẩm định dự án đầu tư. Lập dự toán công trình, hạng mục công trình để chuẩn bị tham gia đấu thầu,…Lập định mức vật tư theo dự toán, duyệt dự toán và quyết toán các công trình, hạng mục công trình. Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức, tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp điều phối lao động, phụ trách công tác hành chính, hình thành các chứng từ về lao động tiền lương, các khoản phúc lợi khác theo chế độ qui định. Phòng quản lí thi công : Quản lí kĩ thuật, mĩ thuật, tiến độ thi công, quản lí chất lượng công trình, tổng kết kinh nghiệm trong quá trình xây lắp, quản lí chướng dẫn các biện pháp về an toàn lao động. Phòng kinh tế thị trường : Khảo sát giá cả nguyên vật liệu Các đội xây dựng : Bao gồm các đội trưởng, nhân viên kĩ thuật, nhân viên kinh tế và công nhân trực tiếp xây lắp, các đội xây dựng thực hiện thi công công trình, hạng mục công trình theo hình thức nhận khoán từ Công ty, không tổ chức bộ máy kế toán riêng. ĐỊnh kì đội xây dựng sẽ nộp về Công ty các khoản phụ phí quản lí Công ty (thu cơ chế) tính theo tỉ lệ phần trăm ( % ) trên tổng trọ giá sản lượng thực hiện. Phòng tài chính kế toán : Với chức năng là phòng chuyên môn tham gia mưu, giúp việc Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty quản lí và tổ chức thực hiện các công tác: Quản lí vốn và tài sản, hạch toán sản xuất kinh doanh. Tổng hợp phân tích đánh giá kết quả hoạt động tài chính hàng năm, đề xuất với Lãnh đạo Công ty những giải pháp nâng cao hiệu quả kinh tế của đơn vị. Bộ phận kế toán của công ty : + Kế toán trưởng : quản lí chung đồng thời theo dõi lương, tính toán lương, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn, sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương. + Kế toán tổng hợp : tổng hợp tất cả các chứng từ, lập chứng từ ghi sổ. + Kế toán thanh toán : theo dõi thu chi tại công ty, tập hợp tất cả các chứng từ thu chi, ghi vào sổ nhật kí thu chi, lập chứng từ ghi sau đó đưa qua kế toán tổng hợp. Các phiếu chi, phiếu thu gồm có 3 liên : 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu cùi, 1 liên lưu chứng từ gốc. + Kế toán ngân hàng, công nợ : theo dõi tiền ngân hàng và công nợ khách hàng, nhà cung cấp. + Kế toán vật tư, tiền mặt: tập hợp tất cả chứng từ của Công ty và các tổ đội về tiền mặt,vật tư, sau đó lập Chứng từ ghi sổ; sau đó chuyển qua kế toán tổng hợp. + Kế toán doanh thu - thuế: theo dõi doanh thu của công ty, thuế, báo cáo thuế. Khi phát sinh doanh thu, kế toán doanh thu tiến hành lập Hoá đơn GTGT; Hoá đơn này gồm 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu vào chứng từ gốc, 1 liên lưu cùi. + Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm TSCĐ của công ty; tính toán số khấu hao TSCĐ đồng thời phân bổ chi phí khấu hao vào các đối tượng sử dụng TSCĐ; lập các báo cáo về TSCĐ, tham gia phân tích tình hình trang bị, sử dụng và bảo quản TSCĐ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư- tiền mặt Kế toán doanh thu Kế toán TSCĐ Kế toán NH –công nợ Kế toán thanh toán Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2. Các chính sách kế toán đang áp dụng tại công ty : 2.1 Chế độ kế toán : Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995, và Báo cáo tài chính đã được điều chỉnh theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 về 4 chuẩn mực kế toán. Niên độ kế toán : bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chúng từ ghi sổ. 2.2 Phương pháp kế toán tài sản cố định : Nguyên giá của một tài sản cố định bao gồm giá mua và các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản đó vào sử dụng. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng dự tính của tài sản; tỉ lệ khấu hao theo Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính. 2.3 Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : theo giá thực tế và chi phí liên quan. Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho, tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Giá vốn chủ yếu được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền và bao gồm cả những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. 2.4 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi chép công tác kế toán và lập Báo cáo tài chính là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc tế : VND) Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : những nghiệp vụ phát sinh trong năm bằng đồng tiền khác được qui đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ (riêng doanh thu bằng ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng). Chênh lệch phát sinh do việc chuyển đổi được thể hiện trên tài khoản chênh lệch tỷ giá, cuối kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính của năm hiện hành. Những tài sản bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ khác được chuyển đổi thành đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố vào ngày lập Bảng cân đối kế toán.  3.Trình tự ghi sổ kế toán : Chứng từ gốc Sổ quĩ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ - ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết -Bảng cân đối tài khoản - Báo cáo tài chính Phần II : Thực tế công tác ghi chép kế toán tại công ty cổ phần xây dựng 204 Công ty cổ phần xây dựng 204 là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên các loại chi phí đang được hạch toán tại công ty cũng mang đầy đủ những tính chất đặc trưng của ngành xây dựng. Các loại chi phí chính đang được hạch toán tại công ty bao gồm : Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí máy thi công Chi phí sản xuất chung Chi phí quản lí doanh nghiệp Công ty không có chi phí bán hàng do chỉ hoạt động trong lĩnh vực xây lắp với các đối tác lớn thông qua hình thức đấu thầu . I.Chi phí nhân công trực tiếp 1.Lương và tình hình trả lương - Quĩ lương sử dụng : 22.267.988.655 đ - Thu nhập bình quân : 1.500.000 đ Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và đội ngũ lao động của công ty. Công ty Cổ phần Xây dựng 204 thực hiện việc tính lương theo thời gian lao động và theo bậc lương hoặc hệ số lương. Việc trích lập các khoản trích theo lương được căn cứ vào hệ số cấp bậc lương. Để thuận tiện cho việc quản lí và hạch toán tiền lương lao động. Công ty Cổ phần thực hiện phân loại lao động theo mối quan hệ với quá trình sản xuất. Lao động của Công ty được phân chia thành 2 loại : Lao động gián tiếp và lao động trực tiếp. Ở đây ta chỉ xét tới lao động trực tiếp. Lao động trực tiếp của công ty là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất và xây dựng như thợ nề, thợ sắt, thợ mộc,…vv…trực tiếp xây dựng các công trình. Đối với lao động trực tiếp Công ty áp dụng hình thức trả lương theo khối lượng công việc được giao khoán hoàn thành ( khoán gọn công việc) và theo giá tiền lương định mức được bộ phận kế hoạch đầu tư, bộ phận kĩ thuật thi công của Công ty xác định theo duej toán, thiết kế công trình, hạng mục công trình và đơn giá lương được ghi trong hợp đồng giao khoán nhân công được Phòng tổ chức – hành chính xác nhận. Mỗi đội xây dựng của Công ty bao gồm các tổ đội nhận khoán. Dựa vào khối lượng công việc được giao khoán cho từng tổ, tổ trưởng tổ nhận khoán đôn đốc lao động trong tổ thi công phần công việc được giao đảm bảo đúng tiến độ thi công và yêu cầu kĩ thuật đồng thời theo dõi lao động của từng công nhân trong tổ, làm căn cứ cho việc thanh toán lương sau này. Khi công việc được giao hoàn thành, tổ trưởng cùng đội trưởng đội xây dựng tiến hành nghiệm thu bàn giao và lập bảng thanh toán khối lượng hoàn thành. Dựa trên bảng thanh toán khối lượng hoàn thành đội trưởng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán kèm bảng chấm công và chia lương để xác định lương cho từng lao động. Theo qui định của Công ty, Giám đốc có quyền xét mức thưởng cho cán bộ công nhân viên. Mức thưởng được xác định từng năm, giá trị thưởng tùy theo từng loại A, B, C và được tính trung bình cho từng tháng. Mức thưởng này thường được công ty thanh toán vào cuối năm. Với những công nhân làm thêm giờ, công ty sử dụng hệ số K để tính lương làm thêm. Hệ số K = 1,5 nếu công nhân làm thêm giờ trong ngày bình thường và K = 2 nếu làm thêm giờ trong ngày nghỉ, lễ, tết. Lương của công nhân làm thêm giờ được xác định như sau : Lương lao động = Lương trung bình x Số giờ x K làm thêm giờ 1 giờ công lao động làm thêm Ngoài ra công nhân còn được hưởng các chế độ lương phép. Lương phép là lương áp dụng trong trường hợp công nhân nghỉ phép. Công ty xác định số ngày phép theo thâm niên công tác của công nhân. Đối với những công nhân có thâm niên công tác từ 1- 5 năm, số ngày phép được nghỉ trong năm là 12 ngày và cứ thêm 5 năm công tác số ngày nghỉ phép được cộng thêm 1 ngày. Lương phép của công nhân được xác định như sau : Lương Hệ số cấp bậc công việc x Lương tối thiểu x Số ngày phép = -------------------------------------------------------- nghỉ phép 22 Ngoài các chế độ lương, thưởng và phụ cấp, công nhân viên của công ty còn được hưởng các chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cũng như tham gia các tổ chức công đoàn. Hàng tháng căn cứ vào mức lương của công nhân, Công ty tiến hành trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ qui định. Các khoản mục này sẽ được tính tỉ lệ theo mức lương cơ bản ( bằng hệ số cấp bậc công việc x 350.000 đ ). Tỉ lệ trích lập trên lương cơ bản được xác định đối với từng khoản mục là : BHXH 20 %, BHYT 3 %, KPCĐ 2% . Việc trích lập BHXH được áp dụng cho toàn bộ công nhân viên của công ty kể cả những lao động hợp đồng – nhưng chỉ áp dụng đối với những lao động kí hợp đồng dài hạn trên 3 tháng. Căn cứ vào bảng tính lương và bảng tổng hợp các khoản trích theo lương, kế toán tính lương phải trả cho từng công nhân viên trong tháng : Lương Lương thực hiện Lương làm Lương _ Các khoản Phải trả = trong tháng + thêm giờ + phép khấu trừ Lương Công ty tiến hành trả lương cho công nhân viên một lần một tháng vào ngày 10 hàng tháng. Tuy nhiên vào đầu tháng 1 Công ty thường tiến hành tạm ứng cho công nhân viên sau đó đến cuối tháng Công ty mới tiến hành tính lương phải trả cho công nhân này sau khi đã trừ số tiền tạm ứng trước -Chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ . Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các chứng từ sau : Bảng chấm công lương thời gian dành cho các phòng ban chức năng của công ty Bảng tổng hợp lương khối gián tiếp cơ quan Bảng chấm công và chia lương dành cho lao động của các tổ đội Bảng tổng hợp lương của các tổ đội theo công trình…vv.. Qui trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện qua các sơ đồ sau : Phòng tổ chức hành chính -Tập hợp bảng lương ghi đơn giá tiền lương trên bảng chấm công và chia lương - Đối chiếu kiểm tra với hợp đồng khoán, HĐ giao nhận nhân công - Kí xác nhận bảng chấm công Kiểm tra đối chiếu với bảng thanh toán hợp đồng giao khoán Phòng quản lí thi công Lập - Bảng tổng hợp lương - Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương Kí duyệt – Bảng tổng hợp lương - Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Ghi phiếu chi tiền Giám đốc Công ty Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thanh toán lương Ghi sổ tổng hợp Bảo quản và lưu trữ Thủ quĩ Kế toán tổng hợp Phòng kế toán -Tài khoản, sổ sách sử dụng và qui trình ghi sổ tổng hợp Công ty cổ phần xây dựng 204 sử dụng những tài khoản sau để hạch toán phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương TK 622 : chi phí nhân công trực tiếp : chấm công hoặc khoán gọn TK 334 : phải trả công nhân viên TK 338 : Phải trả, phải nộp khác. TK này được mở chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 có nội dung phản ánh theo đúng qui định. Trong đó các khoản trích theo lương được chi tiết như sau : TK 3382 : Kinh phí công đoàn TK 3383 : Bảo hiểm xã hội TK 3384 : Bảo hiểm Y tế Các TK trên đều có kết cấu và nội dung phản ánh theo đúng chế độ qui định. Để hạch toán tổng hợp công ty sử dụng các sổ Sổ cái TK 334, 338, 141 Sổ chi tiết thanh toán cho công nhân viên theo tổ đội, công trình Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán cho công nhân viên theo tổ đội, công trình. Qui trình ghi sổ tổng hợp được khái quát theo sơ đồ sau Báo cáo kế toán Sổ cái TK 334, 338 Nhật kí chung Chứng từ gốc về tiền lương Bảng phân bổ tiền lương Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán lương toàn công ty Bảng cân đối số phát sinh Ghi hằng ngày Ghi cuối ngày Kiểm tra, đối chiếu Sơ đồ : Qui trình ghi sổ tổng hợp phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng ngày căn cứ vào Bảng tổng hợp lương, bảng tính lương và các khoản trích theo lương kế toán tiền lương nhập dữ liệu vào sổ chi tiết TK 334, 338 để theo dõi tiền lương trả cho công nhân. Sau đó kế toán tiền lương chuyển các chứng từ này cho kế toand tổng hợp để ghi vào Nhật kí chung. Từ nhật kí chung các số liệu sẽ được chuyển vào sổ cái TK 334, 338. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK 334, 338 dữ liệu sẽ được chuyển đến để lập bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Công ty để theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương mà Công ty đã thanh toán cho công nhân viên trong tháng. Số liệu trên bảng này dùng để so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 334, 338. Số liệu tổng cộng trên sổ này sẽ được chuyển sang để lập Bảng cân đối số phát sinh từ đó kết hợp với số liệu trên bảng tổng hợp thanh toán lương để lập các hoặc kết chuyển số liệu sang các phần hành kế toán khác để lập báo cáo kế toán. II. Chi phí nguyên vật liệu 1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng 204 Công ty Cổ phần Xây dựng 204 là một doanh nghiệp xây lắp do vậy mà nguyên vật liệu sử dụng trong công ty cũng rất đa dạng và phong phú. Nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty chủ yếu là : cát, đá, gỗ, xi măng, sắt thép, các loại gạch…vv. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong quá trình sản xuất công ty thực hiện phương thức khoán gọn công việc cho đội xây dựng. Chính vì vậy kế toán công ty không theo dõi chi tiết tình hình biến động vật tư của Công ty. Nguyên vật liệu dùng cho hoạt động xây lắp đều có sẵn trên thị trường do vậy mà Công ty không cần phải sự trữ nhiều nguyên vật liệu, vì thế nguyên vật liệu mua về đều được chuyển thẳng tới công trình xây dựng hoặc chỉ nhập trực tiếp tại kho công trường ( không nhập vào kho Công ty). Kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhập về, nhưng có mở sổ theo dõi vật tư xuất dùng cho từng công trình theo chi phí thực tế đích danh. Tiêu thức phân bổ thường được sử dụng là phân bổ theo định mức tiêu hao theo hệ số, trọng lượng, số lượng sản phẩm... Công thức phân bổ như sau: Chi phí vật liệu phân bổ cho từng đối tượng = Tiêu thức phân bổ của từng đối tượng x Tổng chi phí vật liệu cần phân bổ Tổng tiêu thức lựa chọn để phân bổ của các đối tượng 2.Qui trình mua vật tư Nguyên tắc chung được thực hiện theo các bước sau : Các giám đốc Chi nhánh, Đội xây dựng và phòng kế hoạch đầu tư chịu trách nhiệm đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp, theo dõi, duy trì hồ sơ các nhà cung cấp, kiểm soát tình hình vật tư sử dụng tại công trình. Phòng kế hoạch đầu tư có trách nhiệm kiểm tra các thông tin về hàng mua, tiến độ cung ứng theo từng dự án trước khi kí hợp đồng. Đôn đốc các chi nhánh, đội xây dựng thực hiện đúng các yêu cầu của qui định này Các chủ nhiệm công trình có trách nhiệm xác định nhu cầu về hàng mua, kiểm nhận hàng mua khi nhận về công trình, đôn đốc thủ kho thực hiện các qui định về bảo quản, theo dõi vật tư tại công trình. Thủ kho công trình có trách nhiệm tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, bảo vệ, nhập xuất, theo dõi các vật tư trong kho công trình. Báo cáo chính xác, đầy đủ, đúng hạn theo qui định cho chi nhánh hoặc đội xây dựng Bộ phận kế hoạch kĩ thuật, tài chính kế toán, của các chi nhánh hoặc đội trưởng chịu trách nhiệm theo dõi tình hình quản lí vật tư tại công trình tổng hợp báo cáo các phòng ban công ty. 3. Chứng từ sử dụng và qui trình tổ chức hạch toán phần hành kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán vật tư chủ yếu là do phần hành kế toán khác chuyển sang. Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị vay tiền, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán của các tổ đội xây dựng gửi lên để lập bảng tổng hợp theo dõi vật tư từng công trình giúp cho kế toán nắm bắt được số lượng vật tư sử dụng cho công trình đó, từ đó đối chiếu với định mức vật tư trên hợp đồng giao khoán xác định được mức độ chênh lệch để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời. Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kì từ đó tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để kết chuyển xác định giá thành sản xuất công trình. Việc hạch toán nguyên vật liệu trong Công ty theo qui trình sau : Căn cứ vào giấy đề nghị vay tiền ( chuyển khoản hoặc tiền mặt ) của chủ công trình, hạng mục công trình kế toán lập phiếu chi để tạm ứng tiền cho các tổ đội. Số tiền tạm ứng cho chủ công trình để mua nguyên vật liệu kế toán phản ánh trực tiếp vào TK 141 trên cơ sở khối lượng giao khoán cho đội xây dựng sẽ thực hiện. Về nguyên tắc, Công ty chỉ tạm ứng cho đội xây dựng số tiền tối đa là 70 % giá trị dự toán của công trình, hạng mục công trình. Định kì các đội xây dựng chuyển các hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, tờ kê thanh toán vật tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng … về phòng kế toán công ty xin quyết toán. Do công ty chỉ tạm ứng số tiền tối đa là 70 % giá trị nên khi quyết toán chỉ xảy ra trường hợp số tiền tạm ứng nhỏ hơn giá trị giao khoán nội bộ mà không có trường hợp ngược lại nên số tiền tạm ứng thiếu Công ty sẽ tiến hành thanh toán thêm. Và căn cứ vào các hóa đơn và tờ kê thanh toán vật tư kế toán sẽ tập hợp luôn vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Khi tạm ứng tiền cho đội xây dựng kế toán tiến hành định khoản Nợ TK 141 Có TK 111, 112 Tài khoản 621 dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất phát sinh trong kỳ, cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kết cấu TK 621 như sau: Bên Nợ: Trị giá gốc thực tế của nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm xây lắp. Bên Có: Trị giá nguyên liệu vật liệu sử dụng không hết nhập kho, Kết chuyển chi phí NVL vào TK 154- Chi phí SXKD dở dang TK 621 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. - Căn cứ vào đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và giá trị vật liệu sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. Nợ TK 133: VAT được khấu trừ (nếu có).                Có TK 152: nguyên vật liệu.                Có TK 111, 112, 331… - Cuối kỳ hạch toán và hoàn thành hạng mục công trình kế toán và thủ kho kiểm kê số vật liệu còn lại chưa dùng để ghi giảm trừ chi phí vật liệu đã tính cho từng đối tượng hạch toán chi phí. - Nếu nhập lại kho nguyên vật liệu, giá trị vật liệu còn có thể chưa sử dụng hết, giá trị phế liệu thu hồi kế toán ghi: Nợ TK 152: Vật liệu, nguyên liệu                Có TK 621: Chi phí NVL trực tiếp - Cuối kỳ căn cứ vào giá trị kết chuyển hoặc phân bổ nguyên vật liệu cho từng hạng mục công trình, kế toán ghi: Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang                Có TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Thông qua kết quả hạch toán chi phí vật liệu tiêu hao thực tế theo từng nơi phát sinh, cho từng đôí tượng chịu chi phí thường xuyên kiểm tra đối chứng với định mức và dự toán để phát hiện kịp thời những lãng phí mất mát hoặc khả năng tiết kiệm vật liệu, xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm để xử lý hoặc khen thưởng kịp thời. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP III. Chi phí quản lý doanh nghiệp : Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp đa phần là do bộ phần quản lí doanh nghiệp chuyển lên. Kế toán căn cứ vào các hóa đơn như : biên lai mua hàng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT,…để đối chiếu với định mức sử dụng trong quá trình quản lí doanh nghiệp và tình hình thực tế sử dụng của bộ phận này. Chứng từ đối với lao động gián tiếp khối cơ quan sau khi bảng chấm công và chia lương được kí xác nhận của Phòng Tổ chức – Hành chính, chứng từ này được chuyển trực tiếp về phòng kế toán để lập bảng tổng hợp tiền lương, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương mà không cần phải luân chuyển qua Phòng Quản lí thi công. Công ty áp dụng chế độ tiền lương theo thời gian( tiền lương tháng ) để trả lương cho nhân viên ( lao động gián tiếp ). Việc tính lương trong Công ty được áp dụng theo đúng Nghị định số 205/2004/NĐ- CP ngày 01/10/2004 về việc qui định hệ thống thang lương, bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty Nhà nước. Lương của lao động gián tiếp của Công ty được xác định theo công thức Lương lao động = Lương bình quân 1 x Số ngày công gián tiếp ngày công trong tháng Trong đó lương bình quân một ngày công được xác định Lương bình quân 1 Lương tối thiểu x Hệ số lương ngày công = -------------------------------------------- 22 Hệ số lương của cán bộ công nhân viên được xác định hiện nay là 450.000 đ được áp dụng từ ngày 01/10/2006. Số ngày làm việc trong tháng theo qui định của Công ty là 22 ngày. Các khoản trích lập BHXH, BHYT, CPCĐ và các chế độ thưởng, chế độ nghỉ phép, và qui trình luân chuyển chứng từ được thực hiện giống với kế toán phần hành chi phí nhân công trực tiếp. Các khoản chi phí khác như xăng dầu đi lại , vật liệu quản lí, đồ dùng văn phòng, phí và lệ phí, hao mòn tài sản,…được công ty tập hợp qua các chứng từ và hóa đơn được chuyển thông qua các trưởng phòng nộp lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sau khi tập hợp các chi phí, ghi vào sổ nhật kí thu chi lập chứng từ ghi sau đó đưa lên cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp tập hợp tất cả các chứng từ, hóa đơn rồi lập chứng từ ghi sổ . Trong năm 2006, chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty là : 10.949.228.987 đồng. Trong đó : + Chi phí lương nhân viên : 3.240.001.730 đồng + Chi phí vật liệu quản lý : 114.094.875 đồng + Chi phí đồ dung văn phòng : 389.516.028 đồng + Chi phí khấu hao tài sản cố định : 265.456.259 đồng + Thuế, phí và lệ phí : 1.889.900.013 đồng + Chi phí dự phòng : 16.376.276 đồng + Chi phí dịch vụ mua ngoài khác : 1.048.631.894 đồng + Chi phí bằng tiền khác : 3.985.251.912 đồng TK sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 642 để hạch toán; Trong dó: • TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý • TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý • TK 6423 - Chi phí đồ dung văn phòng • TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ • TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí • TK 6426 - Chi phí dự phòng • TK 6427 - Chi phi dịch vụ mua ngoài • TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác Định khoản : + Chi trả lương cho nhân viên : Nợ TK 6421: 3.240.001.730 Có TK 334,338 : 3.240.001.730 + Chi mua vật liệu dùng trong quản lý : Nợ TK 6422 : 114.094.875 Có TK111, 112, … : 114.094.875 + Chi mua đồ dung văn phòng : Nợ TK 6423 : 389.516.028 Có TK 111, 112,… : 389.516.028 + Khấu hao tài sản cố định : Nợ TK 6424 : 265.456.259 Có TK 214 : 265.456.259 + Thuế, phí, lệ phí : Nợ TK 6425: 1.889.900.013 Có TK 111,112 : 1.889.900.013 + Chi phí dự phòng : Nợ TK 6426 : 16.376.276 Có TK 159 : 16.376.276 + Chi phí dịch vụ mua ngoài khác : Nợ TK 6427: 1048.631.894 Có TK 111,112 : 1048.631.894 + Các khoản chi bằng tiền khác : Nợ TK 6428 : 3.985.251.912 Có TK 111, 112,…: 3.985.251.912 Sổ chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp có dạng như sau ( từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/01/2006) : Phát sinh nợ : 188.802.399 Phát sinh có : 188.802.399 Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS nợ PS có 02/01 PC001 Ô.Xuân t/toán tiền viếng đám ma 1111 270.000 02/01 PC005 Ô.Phước t/toán mua cờ đảng + cờ tổ quốc 1111 110.000 03/01 PC009 Ô.Phước t/toán mua cầu giao, băng dính 1111 70.000 04/01 GCT1/05 NH thu phí chuyển tiền 1121CT 10.000 04/01 GCT1/06 NH thu phí giải ngân tiền mặt 1121CT 125.000 04/01 PC018 B.Lương t/toán mua lệnh chi NH CT 1111 36.400 04/01 PC020 B.Lương t/toán gửi tài liệu cho O bayshi 1111 60.000 04/01 PC022 B.Đường thanh toán mua hoa mừng 1111 1.330.0