Đề tài Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Bảo Minh Hà Nội

" các đề mục liên quan đến phương tiện vận chuyển như: tên tàu, ngày khởi hành, số hợp đồng vận chuyển với cam kết của khách hàng là tàu đủ khả năng đi biển. Đồng thời yêu cầu khách hàng cung cấp đủ các chi tiết khi nhận được bộ chứng từ. Nếu khách hàng khai thiếu một trong các đề mục cơ bản sau: Tên mặt hàng, giá trị bảo hiểm, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm thì các khai thác viên yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay. + Đối với hàng xuất: Bên cạnh giấy yêu cầu bảo hiểm khách hàng phải cung cấp thêm một số tài liệu sau: Vận tải đơn Hoá đơn thương mại Thư tín dụng (nếu việc thanh toán mua bán bằng tín dụng) Bên cạnh đó cán bộ còn phải xem xét kỹ đặc điểm, tính chất hàng hoá, phương thức đóng gói, xếp hàng, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng yêu cầu. Nếu tàu chở nguyên chuyến một mặt hàng, công ty sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm tàu và bảng thông báo chi tiết tàu để tính thêm phụ phí. b. Xem xét chấp nhận, từ chối bảo hiểm. - Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ không hợp lệ và không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đường bưu điện kèm theo các tài liệu giải thích cho khách hàng hiểu. - Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, phân tích số liệu thống kê, phân tích khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá rủi ro nếu thấy đạt yêu cầu thì Công ty quyết định bảo hiểm, đồng thời thoả thuận thời gian giao kết hợp đồng chính thức. c. Cấp đơn bảo hiểm. Khi đã đồng ý bảo hiểm, khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, người được bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CIF và thêm vào đó tỷ lệ lãi ước tính. Công ty Bảo Minh Hà Nội được phép chủ động nhận bảo hiểm cho những hàng hoá xuất nhập khẩu có số tiền bảo hiểm dưới 6 triệu USD. Khi áp dụng các điều khoản biểu phí, quy định, hướng dẫn hiện hành của Tổng công ty, nếu thấy cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế công ty sẽ trình đơn xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty và chỉ được thực hiện khi Tổng công ty chấp nhận. Các điều kiện bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển hiện đang được Bảo Minh áp dụng gồm: Bộ điều khoản ICC 01/01/1982 hay 01/11/1963 hoặc QTC-90. Tuy nhiên ICC 01/01/1982 là thông dụng nhất và đang được sử dụng ở hầu hết các hợp đồng trong đó gồm có: - Điều khoản bảo hiểm hàng hoá (Institute Cargo Clauses), (A), (B), (C) ngày 01/01/1982. - Điều khoản bảo hiểm chiến tranh cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982. - Điều khoản bảo hiểm đình công cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982. Đối với một số hàng hoá đặc biệt như xăng dầu chở rời, thực phẩm đông lạnh, thịt cá đông lạnh chỉ áp dụng các điều khoản tương ứng: - Điều khoản bảo hiểm thực phẩm đông lạnh (A), (B), (C). - Điều khoản bảo hiểm thịt đông lạnh. Hiện nay chi nhánh đang áp dụng cách tính phí bảo hiểm như sau: CIF = Bước 1: Tính số tiền bảo hiểm theo công thức Trong đó: C: giá trị hàng hoá F: cước phí vận tải R: Tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng theo từng điều kiện bảo hiểm. (R = R1 + R2 + …) R1: Tỷ lệ gốc + Tỷ lệ phí theo luồng R2: Tỷ lệ phụ phí khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm chiến tranh, đình công, truyền tải, tuyến. Bước 2: Phí bảo hiểm được tính trên cơ sở số tiền và giá trị bảo hiểm. Igốc = Số tiền bảo hiểm * R Với R = Rgốc + Rphụ Trên thực tế, phí bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu được áp dụng với Bảo Minh Hà Nội với cách tính như trên dao động khoảng từ 0,1 đến 0,3% tuỳ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện bảo hiểm, loại hàng bảo hiểm, tuyến hành trình, kỹ thuật chất xếp, chèn lót, phương thức bao gói, cụ thể là: Nếu hàng hoá tham gia bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm càng rộng thì phí bảo hiểm càng cao và ngược lại. Mặt khác, loại hàng hoá được bảo hiểm cũng là nhân tố ảnh hưởng tới tỷ lệ phí chính, đối với những hàng hoá chịu tác động lớn của môi trường bên ngoài, khó bảo quản thì tỷ lệ bảo hiểm cao hơn. Tỷ lệ phí chính cao hay thấp còn phụ thuộc vào phương thức đóng gói, chất xếp, chuyên chở hàng hoá. Nếu hàng hoá đóng trong container hoặc chở nguyên chuyến thì tỷ lệ phí thấp hơn hàng chở rời hoặc đóng thùng. Đối với các tỷ lệ phụ phí: Phụ phí luồng thường dao động trong khoảng 0,02 - 0,03% tuỳ theo luồng vận tải (ví dụ luồng châu Âu là 0,02%, luồng châu Mỹ là 0,03%). Phụ phí chuyển tải thường chiếm 0,03% số tiền bảo hiểm (sở dĩ có tỷ lệ thu phụ phí này vì trên thực tế đã có nhiều trường hợp tổn thất xảy ra tại cảng chuyển tải). Phụ phí rủi ro chiến tranh, đình công hoặc được áp dụng theo tỷ lệ do Uỷ ban định phí rủi ro chiến tranh công bố là 0,0275% ở khu vực không có chiến tranh, còn với khu vực đang có chiến tranh mà xác suất rủi ro xấp xỉ là 100% thì Bảo Minh có quyền từ chối bảo hiểm. - Trong trường hợp phát sinh phụ phí tàu già. Itàu già = Số tiền bảo hiểm * Rtàu già (Rtàu già : Tỷ lệ phụ phí tàu già) Lúc này tổng phí bảo hiểm sẽ là: I = Igốc + Itàu già Tỷ lệ phụ phí tàu già mà Bảo Minh đang áp dụng là vào khoảng 0,125% - 0,375% tuỳ theo nhóm tuổi tàu (căn cứ vào biểu phí tính thêm cho mỗi tàu già của hiệp hội bảo hiểm London). Việc xác định tỷ lệ phí không chỉ dựa vào kết quả của tính toán, thống kê hay các quy định phổ biến trên thế giới, mà để đáp ứng được yêu cầu của tình hình thực tế, chi nhánh còn thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, khách hàng, nhằm đưa ra mức phí cạnh tranh hợp lý. Việc điều chỉnh này không những đảm bảo được lợi ích kinh doanh của công ty mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm cũng như hiệu suất công việc của cán bộ làm công tác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển. Mặt khác đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Có thể thấy sự thay đổi linh hoạt của biểu phí thông qua bảng sau: Bảng 1: Doanh thu phí bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Bảo Minh Hà Nội. TT Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001 2002 2003 2004 1 Tổng kim ngạch BH triệu đồng 1.346.696 1.475.270 1.790.445 1.913.704 2.070 2.264.320 2 Tổng doanh thu phí triệu đồng 8.041.880 9.650,16 11.773,20 18.813,20 15.011 1.702.13 3 Tỷ lệ phí bình quân % 0,597 0,652 0,65 0,722 0,725 0,751 (Nguồn: Số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội) Qua bảng trên cho thấy kim ngạch bảo hiểm lần tổng doanh thu phí bảo hiểm đều có xu hướng tăng. Cụ thể là kim ngạch bảo hiểm năm 2002 tăng 9,77% so với năm 2001, về số tuyệt đối tăng lên 131.537,78 triệu đồng; tiếp đến năm 2003 tăng 8,19% so với năm 2002, về số tuyệt đối tăng 156.806 triệu đồng. Do kim ngạch bảo hiểm tăng lên kéo theo sự tăng lên của doanh thu phí bảo hiểm, doanh thu phí bảo hiểm năm 2000 so với năm 1999 đã tăng lên 19,99%, năm 2001 số phí bảo hiểm tăng 20,5% so với năm 2000, năm 2002 tăng 17,32% so với năm 2001 và năm 2003 tăng 8,68% so với năm 2002. Doanh thu phí năm 2004 tăng 11,34% so với năm 2003. Sở dĩ doanh thu phí tăng lên là do có sự tăng lên về kim ngạch bảo hiểm song tốc độ tăng của phí bảo hiểm thấp hơn so với tốc độ tăng của kim ngạch bảo hiểm do tỷ lệ phí bảo hiểm thấp hơn so với tốc độ tăng của kim ngạch bảo hiểm là một yếu tố rất quan trọng, nó có tác động rất lớn trong việc thu hút khách hàng cũng như việc tăng kim ngạch bảo hiểm. Qua đây ta thấy được tình hình khai thác của công ty qua một số năm gần đây là tương đối tốt. Công ty cần có những biện pháp để nâng cao hơn nữa kết quả khai thác của nghiệp vụ này. d. Thu phí và theo dõi sau khi cấp đơn bảo hiểm. Đây có thể coi là một trong các khâu quan trọng nhất của quy trình khai thác có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phí và tiến độ thu phí, doanh số thu. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của khách hàng cũng như mức độ khéo léo của cán bộ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng và trong quá trình thu phí. Hiện nay hình thức thu phí của chi nhánh rất linh hoạt, có thể thu trực tiếp bằng hoá đơn hoặc thu qua chuyển khoản bằng giấy báo nợ. Thời hạn thu phí là từ khi ký hợp đồng cho tới khi kết thúc hành trình. Việc quy định thời hạn kéo dài như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi và có tác dụng khuyến khích khách hàng. Riêng đối với hợp đồng bảo hiểm bao khách hàng có thể thanh toán phí theo kỳ, do hợp đồng có hiệu lực trong một thời gian dài (thường là 1 năm), sử dụng cho khách hàng lớn, xuất nhập khẩu thường xuyên và có uy tín, thông thường số phí bảo hiểm đã đóng thành 3 hoặc 4 lần trong năm (với điều kiện khi vận chuyển từng chuyến thì phải báo cho công ty biết). Hình thức thu phí của Bảo Minh cũng theo hai cách thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. ở đây có một điểm cần lưu ý là trong trường hợp còn thiếu các chi tiết hoặc cần điều chỉnh sửa đổi các số liệu trong đơn bảo hiểm thì lúc này cán bộ của công ty yêu cầu khách hàng cung cấp các số liệu chi tiết còn thiếu để lập giấy sửa đổi bổ sung. Giấy này sẽ được đính kèm và có giá trị bổ sung cho hợp đồng bảo hiểm, không làm thay đổi giá trị và hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm, đồng thời cũng được phân phối như hợp đồng bảo hiểm. Ngoài ra, trong các trường hợp khách hàng yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng, công ty sẽ đề nghị khách hàng cung cấp các chứng từ chứng minh yêu cầu của mình nếu thấy hợp lý và chấp nhận được thì tiến hành hoàn lại 80% số phí và huỷ đơn đó trong sổ cấp. Với phương thức khai thác khoa học và chặt chẽ như vậy, cộng thêm sự nhiệt tình và trình độ chuyên môn cao của đội ngũ cán bộ phòng hàng hải, nghiệp vụ này đã và sẽ có những bước phát triển tốt. Bảng 2: Kết quả thực hiện doanh thu nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của Công ty Bảo Minh Hà Nội Năm Loại hàng Số đơn cấp (đơn) Kim ngạch bảo hiểm Phí bảo hiểm Số tiền (triệu đồng) Cơ cấu % Số tiền (triệu đồng) Cơ cấu % 1999 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 105 69 174 675285,9667 1410,35 1346696,3 50,1 49,9 100 3102,33 4939,55 8041,88 39 61 100 2000 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 92 99 191 591679,10 886590,98 1478270,08 40,03 59,97 100 2840,06 7170,10 9650,16 29,43 70,57 100 2001 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 108 115 223 640566,78 1029878,41 1790445,19 35,77 64,23 100 3333,98 8439,22 11773,20 28,31 71,69 100 2002 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 114 120 234 610088,91 1303615,34 1913704,25 31,88 68,12 100 3737,61 10074,69 13812,3 27,06 72,94 100 2003 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 119 132 251 616183,86 145326,44 2070510,3 29,76 70,24 100 4036,51 10974,69 10511,2 26,89 73,11 100 2004 Hàng nhập Hàng xuất Tổng 128 141 269 620813,67 1643506,33 2264320 27,42 72,58 100 4408,63 11895,37 16304 27,04 72,96 100 (Nguồn: Số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội) Theo số liệu trên cho thấy, kim ngạch bảo hiểm và phí bảo hiểm đều tăng nhưng mức tăng kim ngạch bảo hiểm và phí bảo hiểm của năm 2001 là mạnh nhất (21,12%). Mức tăng kim ngạch bảo hiểm năm 2002 và năm 2003 thì lại giảm xuống còn 6,88% vào năm 2002 và 8,19% vào năm 2003. Sở dĩ có sự suy giảm này là do tỷ lệ phí bảo hiểm của công ty có xu hướng giảm và cơ cấu các mặt hàng có tỷ lệ thấp chiếm tỷ trọng cao trong kim ngạch bảo hiểm. Số đơn bảo hiểm do Tổng công ty cấp năm sau đều cao hơn năm trước: số đơn cấp năm 2000 tăng 1 so với năm 1999 (tức là 9,7%), năm 2001 số đơn cấp tăng 32 đơn so với năm 2000 (tăng 4,93%), năm 2003 tăng 17 đơn (tăng 7,26%) so với năm 2002, năm 2004 tăng 18 đơn (tăng 7,19%). Điều này chứng tỏ bên cạnh việc tăng kim ngạch của khách hàng cũ, công ty còn thu hút thêm rất nhiều khách hàng mới, thể hiện là số đơn cấp tăng lên. Không những thế, số tiền bảo hiểm bình quân trên một đơn cũng tăng. Năm 2001 là 8029,9 triệu tăng 289,3 triệu so với năm 2000, năm 2002 là 8178,22 triệu đồng/đơn, năm 2003 là 8249,05 triệu đồng/đơn, năm 2004 là 8417,55 triệu đồng/đơn. Điều này cho thấy có sự thay đổi về cơ cấu của đơn bảo hiểm, tỷ lệ đơn bảo hiểm có giá trị lớn đã tăng lên. Đây là dấu hiệu đáng mừng. Cơ cấu bảo hiểm giữa hàng xuất và hàng nhập cũng thay đổi qua các năm, hàng xuất có xu hướng tăng lên: năm 1999 là 49,9%, năm 2000 là 59,97%, năm 2001 là 64,23%, năm 2002 là 68,12% và năm 2003 là 70,4%, năm 2004 là 74,58%. Do có sự tăng kim ngạch bảo hiểm hàng xuất dẫn đến phí bảo hiểm của hàng xuất cũng tăng theo. Tỷ lệ % số hàng xuất cao hơn so với tỷ lệ % kim ngạch bảo hiểm hàng xuất đó là do trong cơ cấu hàng xuất có những tỷ lệ cao như gạo, ngũ cốc (tỷ lệ phí 0,71 đến 1%). Như vậy ta có thể khẳng định lại phần nào rằng hoạt động của công ty trong thời gian qua là tương đối tốt. 2.2. Công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại Tổng Công ty bảo hiểm Bảo Minh. Giám định hàng hoá nói chung và hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng là một khâu được Bảo Minh quy định chặt chẽ theo một trình tự nhất định nhằm tiến hành đánh giá, giám định tổn thất xảy ra một cách chính xác, hiệu quả và tiết kiệm, bảo đảm quyền lợi của cả hai bên: bên bảo hiểm và bên được bảo hiểm. Trước hết, khi có tổn thất xảy ra, Bảo Minh (cụ thể ở đây là Công ty Bảo Minh Hà Nội) sẽ xem xét tổn thất đó thuộc trách nhiệm bảo hiểm của mình hay không và nếu có thì mức độ tổn thất là bao nhiêu? Nguyên tắc chung của Công ty khi tiến hành giám định lại: - Bảo đảm kịp thời, đầy đủ, trung thực và khách quan, bảo đảm phục vụ tốt nhất cho việc bồi thường của Công ty. - Bảo Minh Hà Nội có thể trực tiếp giám định hoặc có thể nhờ các Bảo Minh ở các khu vực khác giám định hộ hoặc chỉ định đại lý của mình ở trong và ngoài nước. - Trừ những trường hợp đặc biệt, nhiệm vụ chính của giám định hàng hoá là giám định và thực hiện bồi thường tổn thất cho hàng hoá được bảo hiểm tại Bảo Minh. Xuất phát từ những nguyên tắc này, quy trình giám định của Công ty được giám định như sau: a. Nhận yêu cầu giám định: Khi phát hiện có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất người được bảo hiểm phải gửi ngay yêu cầu giám định đến Bảo Minh Hà Nội, yêu cầu ban đầu có thể bằng điện thoại nhưng sau đó phải bổ sung ngay bằng giấy yêu cầu chính thức có thể lưu trong tập hồ sơ giám định. Tiếp theo, cán bộ giám định sẽ đề nghị có sự phối hợp, giúp đỡ của người yêu cầu giám định trong suốt quá trình giám định, đồng thời yêu cầu họ cung cấp các giấy tờ cần thiết sau: + Hợp đồng bảo hiểm + Vận đơn đường biển + Hoá đơn thương mại + Quy cách đóng gói + Các chứng từ giao nhận hàng hoá giữa tàu và cảng, COR (biên bản hư hỏng đổ vỡ), ROROC (chứng từ kết toán nhận hàng với tàu) hoặc biên bản giao nhận của người chuyên chở và các chứng từ liên quan để chứng minh tổn thất nếu giám định viên yêu cầu. b. Tiến hành thực hiện việc giám định. Công việc này được thực hiện tại nơi xảy ra tai nạn. Cán bộ giám định của Công ty sẽ thực hiện các công việc sau: + Giám định bên ngoài kiện hàng, so sánh đối chiếu với sự miêu tả trong chứng từ vận chuyển. + Giám định bên trong kiện hàng. + Xác định mức độ tổn thất. Trong quá trình giám định, cán bộ giám định luôn chú ý rõ số lượng hàng bị thiếu, số lượng từng loại bị hư hỏng và mức độ hư hỏng. Đồng thời ước tính các khoản chi phí khắc phục, sửa chữa, tỷ lệ giảm giá và giá trị còn lại của hàng hoá để có thể xác định mức độ tổn thất hợp lý. + Xác định nguyên nhân tổn thất. Để có thể tìm ra nguyên nhân, đòi hỏi các cán bộ giám định phải có khả năng quan sát và phán đoán hết sức nhạy bén cũng như trình độ chuyên môn cao, phải hiểu rõ được đặc tính của hàng hoá bảo hiểm, đặc điểm của tuyến hành trình, điều kiện khí hậu thuỷ văn, trạng thái kỹ thuật của con tàu, ý thức và trình độ của sỹ quan thuỷ thủ, thuyền viên. Chẳng hạn đối với tổn thất xảy ra cho lô hàng gạo chuyên chở trên tàu Wujiang của Công ty Vinafood xuất sang Irắc, vận đơn MOLV621541300 và đã mua bảo hiểm tại Bảo Minh Hà Nội. Sau khi xảy ra tổn thất, chi nhánh đã đưa giám định viên sang phối hợp với phía Irắc giám định tại cảng Um-Quaser. Các giám định viên phát hiện ra rằng trong 5000 tấn gạo xuất khẩu có 1.200 tấn bị ướt và biến chất. Nguyên nhân là do vật liệu đệm lót bằng tre còn tươi, mặt khác giữa các bao gạo không được phủ lớp giấy nâu sạch để hút ẩm, đồng thời trong số các bao bì hỏng, đa phần được xếp cạnh các bó thép để trần - đây là loại hàng hay ra mồ hôi. Ngoài ra hầm thông gió kém làm cho hơi nước thoát ra từ hàng khó bay ra ngoài. Với đặc tính dễ hút ẩm và khi bị ẩm thường ngả sang màu vàng, biến chất, nên vì thế gạo đã bị ẩm ướt và không còn nguyên giá trị như ban đầu: + Phân định dạng tổn thất: Hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có thể gặp phải các tổn thất như: mất mát hao hụt, hỏng do nước ngấm, bị cong, bẹp, méo, xước, vỡ gẫy, bao kiện bị mốc rách, hàng bị ô nhiễm mùi vị hoặc bị lấm bẩn, bị mốc, ôi thiu, bị cháy, han rỉ… + Mỗi dạng tổn thất có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân có xuất xứ khác nhau, vì thế đã tìm ra nguyên nhân gây ra tổn thất thì cần phải xác định rõ cả nguồn gốc phát sinh ra nguyên nhân. Chẳng hạn khi xác định nguyên nhân tổn thất là do cháy thì cần phải phân tích xem cháy là do đặc tính của hàng hoá tự bốc cháy hay do hành vi sơ suất của thuyền viên. Hoặc khi xác định nguyên nhân tổn thất là do va đạp thì phải xem xét rằng va đập là do hàng hoá bị rơi từ trên cao xuống, bị đè nặng, chèn ép hay do sóng lớn gây ra chấn động đổ vỡ… c. Lập biên bản giám định. Sau khi hoàn tất việc giám định, giám định viên chọn lọc các chi tiết cơ bản để phản ánh toàn bộ những gì đã chứng kiến tại hiện trường vào một văn bản gọi là "biên bản giám định". Đây là kết quả của quá trình giám định và cũng là cơ sở pháp lý để khiếu nại người có trách nhiệm với vụ tổn thất đó. Nội dung của biên bản giám định phải đảm bảo các yêu cầu trung thực, chính xác, rõ ràng, cụ thể, các số liệu trên biên bản phải phù hợp với thực tế tổn thất và thống nhất với các tài liệu khác liên quan đến chuyến hành trình. Điểm quan trọng nhất, cũng là nội dung chính của biên bản giám định là phải ghi rõ mức độ và nguyên nhân gây ra tổn thất đó. d. Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định. Sau khi lên biên bản giám định, cán bộ giám định của Bảo Minh sẽ cung cấp cho người hoặc tổ chức yêu cầu giám định. Việc cấp thêm biên bản cho bất cứ người nào khác phải được sự đồng ý của người yêu cầu giám định bằng văn bản và phải tính thêm phí nếu cần. Đối với các chi phí và công lao động đã thực hiện trong quá trình giám định, theo yêu cầu của người nhận hàng, giám định viên có thể ghi thêm vào biên bản giám định và phải ghi thêm vào chứng từ, hoá đơn đầy đủ về các chi phí đó. Về nguyên tắc, chi phí giám định chỉ được thu trực tiếp từ người yêu cầu giám định nếu lô hàng không tham gia. Nếu bảo hiểm tại Bảo Minh thì phí giám định được tính vào số tiền hàng bồi thường hoặc Bảo Minh tự chịu trong trường hợp tổn thất không thuộc trách nhiệm của mình. Ngoài ra trong trường hợp Bảo Minh Hà Nội giám định hộ các đơn vị khác trong công ty thì phí giám định được tính vào số tiền bồi thường, số tiền này đơn vị nhờ giám định sẽ phải trả cho Bảo Minh Hà Nội. Quy trình trên không chỉ được áp dụng ở Công ty Bảo Minh Hà Nội mà còn ở tất cả các đơn vị khác trong Tổng công ty. Trong một số trường hợp, tuỳ theo điều kiện đã thoả thuận trong đơn bảo hiểm thì khi xảy ra tổn thất, Bảo Minh Hà Nội có thể phối hợp với một tổ chức giám định khác đã được chỉ định trong đơn để cùng tham gia giám định. Do giám định là một công việc rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi giám định viên phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao, am hiểu sâu sắc về nhiều lĩnh vực như vật lý, hoá học, sinh học, tâm lý học, cơ khí nên để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong khâu giám định, hiện nay công ty thường thuê các chuyên viên giám định về tổn thất hàng hoá có uy tín như: Công ty giám định nhà nước (Vinacontrol) hay Công ty liên doanh giám định là Công ty Davidcontrol và FCC. Căn cứ vào biên bản mà các chuyên gia cung cấp, Công ty sẽ lên biên bản chính thức và từ đó làm căn cứ giải quyết bồi thường cho những hàng hoá được bảo hiểm. Tình hình chi cho giám định trong mối quan hệ với chi bồi thường của Công ty trong thời gian qua như sau: Bảng 3: Chi giám định và chi bồi thường cho nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển. Năm Chi phí giám định ngoài trách nhiệm bồi thường (triệu đồng) Chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường (triệu đồng) Thực chi bồi thường (triệu đồng) Tổng chi bồi thường (triệu đồng) 1 2 3 4 5 = 3 + 4 1999 39,50 201,61 4582,50 4784,11 2000 41,50 336,25 4811,63 5147,87 2001 45,24 488,75 5195,56 5685,31 2002 49,22 520,24 5875,75 6395,99 2003 53,4 660,78 6262,67 6923,45 2004 58,02 800,05 6583,72 7383,77 (Nguồn: Số liệu tổng kết của Bảo Minh Hà Nội) Từ số liệu bảng 3 cho thấy,chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường tăng qua các năm cả số tuyệt đối và tỷ trọng của nó so với thực chi bồi thường. Cụ thể về số tuyệt đối thì chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường năm 2000 tăng 134,63 triệu so với năm 1999, năm 2001 tăng 152,51 triệu so với năm 2000, năm 2002 tăng 31,49 triệu so với năm 2001 và năm 2003 tăng 140,54 triệu so với năm 2002, năm 2004 tăng 139,27 triệu so với năm 2003. Tỷ số giữa chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường và thực chi bồi thường của các năm là: năm 1999 bằng 4,39%, năm 2000 là 6,98%, năm 2001 là 9,40%, năm 2002 là 8,85%, năm 2003 là 10,55%, năm 2004 là 12,15%. Sở dĩ tỉ số này tăng từ năm 1999 đến năm 2004 là vì trước đây có một số vụ tự nhân viên của công ty thực hiện, do đó tính chất ngày một phức tạp của tổn thất đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, tiền của hơn, phải bỏ thêm chi phí để thuê các chuyên gia giám định tổn thất nên chi phí thuộc bồi thường tăng lên. Đối với các khoản chi ngoài trách nhiệm bồi thường, đây là chi cho các vụ tổn thất có nguyên nhân là các rủi ro loại trừ. Ta thấy mức tăng của khoản chi này qua các năm 2000 và 2001 là không đáng kể và có sự giảm đi vào năm 2002 và 2003. Điều này chứng tỏ số vụ tổn thất ngoài trách nhiệm Bảo Minh đã dần ổn định. Do thực tế ở Công ty, số tiền giám định các vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bồi thường được tính gộp vào tiền bồi thường nên có sự phân biệt giữa chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường và chi phí giám định không thuộc trách nhiệm bồi thường cũng như giữa chi phí thực bồi thường và tổng chi bồi thường. 2.3. Công tác giải quyết khiếu nại bồi thường. Trên tinh thần nguyên tắc tăng cường quyền hạn và ý thức trách nhiệm của công ty khu vực cũng như nhằm phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tổng công ty Bảo Minh đã quy định phân cấp bồi thường cho các công ty. Bảo Minh Hà Nội là công ty cấp I và cũng là công ty lớn nhất miền Bắc nên được Tổng công ty quy định hạn mức phân cấp bồi thường đối với nghiệp vụ này là 15.000 USD/vụ (tương đương VNĐ). Trong trường hợp có những hồ sơ vượt phân cấp, Công ty phải thu nhập đầy đủ hồ sơ bồi thường theo quy định khẩn trương làm báo cáo có ý kiến của đơn vị gửi về Tổng công ty để xem xét bồi thường. Quy trình giải quyết bồi thường ở Bảo Minh Hà Nội cũng được tiến hành theo các bước sau: a. Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại: Bộ hồ sơ khiếu nại đối với tổn thất hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển có: + Hợp đồng bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ sung (nếu có) + Vận đơn đường biển (bản gốc) + Phiếu đóng gói (bản gốc) + Biên bản giám định (bản gốc) + Các chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng. + Thông báo tổn thất + Hợp đồng vận chuyển + Hoá đơn biên lai các chi phí khác + Các chứng từ liên quan (nếu tổn thất phát sinh do lỗi của người thứ ba). b. Kiểm tra chứng từ: Khi tiếp nhận, cán bộ làm công tác giải quyết bồi thường của chi nhánh sẽ kiểm tra cẩn thận tính đầy đủ và hợp pháp của bộ chứng từ. Nếu có thiếu sót, nhầm lẫn thì phải yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc hiệu đính lại. c. Xác minh phí: Kiểm tra xem người được bảo hiểm có thực hiện và thực hiện đúng nghĩa vụ đóng phí của mình không, đây là một trong các biện pháp ngăn ngừa tình trạng gian lận trong bảo hiểm có ý đồ trục lợi cho riêng mình. Nói chung đối với mọi trường hợp (trừ khi có thoả thuận khác bằng văn bản) thì việc chưa đóng phí bảo hiểm theo hợp đồng vào thời điểm phát sinh khiếu nại đều đồng nghĩa với việc tổn thất nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm. d. Giám định tổn thất: Lúc này cán bộ làm công tác bồi thường sẽ nghiên cứu những vấn đề sau: + Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm không ? + Tổn thất xảy ra có trong thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm không ? + Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra không ? + Tổn thất có được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm như đã thoả thuận không ? Chỉ cần không đáp ứng được một trong các câu hỏi trên thì có nghĩa là nó đã nằm ngoài phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Khi đó chi nhánh sẽ lập công văn gửi người khiếu nại (bằng fax hoặc gửi qua bưu điện) để từ chối việc bồi thường tổn thất mà anh ta yêu cầu. Trong công văn phải nêu tóm tắt sự việc và lý do khước từ trách nhiệm bảo hiểm sao cho có tình có lý nhất. Nếu tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thường lúc này phải tính đến số tiền dự tính bồi thường