Đề tài Tổ chức lao động tại một điểm thông tin (Bưu cụ thực hành Nguyễn Trãi)

x = 0, 1, 2 ... Đại lượng ngẫu nhiên rời rạc b) Tính chất: Tổng các xác suất tính từ mọi giá trị có thể của x bằng 1 Việc xác định các giá trị P(x) đã được ghi sẵn trong bảng... c) Các tham số đặc trưng: - Số bình quân: - Phương sai : - Độ lệch chuẩn : 3. Phân phối chuẩn. Phân phối chuẩn sử dụng để xét các đại lượng ngẫu nhiên liên tục. a) Phương trình đường cong phân phối chuẩn: - Phân phối chuẩn là 1 phân phối liên tục trên đồ thị các tung độ của đường cong được xác định: f(x) = (1-3) Trong đó: p = 3,14159, e = 2,718 x: Đại lượng ngẫu nhiên liên tục có thể lấy mọi giá trị từ - Ơ đến + Ơ : Số bình quân, dx : Độ lệch chuẩn Đường cong f(x) có dạng hình chuông đối xứng. Tại giá trị x = tung độ đạt giá trị cực đại. f(x) = f() = Đỉnh của hình chuông là P ứng với tung độ cực đại. ở hai bên của P tung độ giảm dần, lúc đầu giảm ít, sau giảm nhiều, đối 2 điểm đối xứng ứng với hoành độ = dx và + dx là 2 điểm uốn đường cong. Sau đó tung độ giảm chậm và cuối cùng bên trái cũng như bên phải đường cong tiệm cận với trục hoành b) Các tham số đặc trưng: - Số bình quân : = - Phương sai : - Độ lệch chuẩn: Số bình quân xác định vị trí đường cong trên trục x, còn độ lệch chuẩn xác định hình dáng nhọn hay dẹt của đường cong. - Vì đường cong đối xứng qua nên số bình quân vừa là mốt vừa là trung vị. = M0 = Me Hàm f(x) là hàm mật độ xác suất nên có thể chứng minh được : II. So sánh phân phối thực nghiệm với phân phối lý thuyết: 1. So sánh bằng tiêu chuẩn l2. Khi so sánh phân phối thực nghiệm với một phân phối lý thuyết bằng tiêu chuẩn l2 tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Vẽ đồ thị tần số thực nghiệm qua đó phán đoán dạng phân phối lý thuyết. Do có nhiều dạng phân phối lý thuyết, trong đó thường chỉ chọn ra 1 dạng để đem so sánh. Vì vậy để đỡ tốn thời gian phải chọn nhiều lần, ngay từ đầu cần có sự phán đoán tương đối chính xác dạng phân phối lý thuyết. Mỗi dạng phân phối lý thuyết có một đồ thị biểu diễn nhất định. Thông qua đồ thị tần số thực nghiệm sẽ có sự liên hệ và căn cứ hợp lý để phán đoán. Tuy nhiên điều phán đoán được vẫn không thể thay thế được kết luận cuối cùng. Bước 2: Tính các tham số cần thiết của phân phối thực nghiệm. - Xác suất p, q (đối với phân phối lý thuyết là phân phối nhị thức) - Số bình quân - Độ lệch chuẩn - Xác suất P(x) - Tần số lý thuyết n’i Bước 3: Tính giá trị tiêu chuẩn l2 và so sánh kết luận. Giá trị tiêu chuẩn l2 được tính theo công thức: l2 = (1-4) Trong đó: ni - Tần số thực nghiệm n’i - Tần số lý thuyết i = 1, 2, ... k - Thứ tự các tổ. Chú ý: Khi áp dụng công thức (1-4) cần thoả mãn điều kiện trong tất cả các tổ tần số lý thuyết cũng như tần số thực nghiệm đều phải lớn hơn hoặc bằng 5. Nếu chưa thoả mãn cần phải tiến hành ghép tổ. Sau khi tính được l2 đem so sánh với giá trị (tra được từ bảng tính sẵn với độ tự do T và hệ số sai lầm cho phép Ps) . - Nếu l2 < kết luận phân phối thực nghiệm phù hợp với phân phối lý thuyết với hệ số sai lầm Ps. - Nếu l2 ³ không có cơ sở kết luận phù hợp của 2 phân phối. Lúc đó tạm thời coi phân phối thực nghiệm không phù hợp với phân phối lý thuyết với hệ số sai lầm Ps. 2. So sánh bằng tiêu chuẩn Romanosky: ở đây các bước tiến hành cũng giống như khi sử dụng tiêu chuẩn l2. Nhưng để đánh giá kết quả và rút ra kết luận cuối cùng không sử dụng mà dùng chỉ tiêu R. R = (1-5) Trong đó: l2 - Tính theo công thức (1-4) T - Độ tự do. Căn cứ vào giá trị của R để kết luận: - Nếu R < 3 phân phối thực nghiệm phù hợp với phân phối lý thuyết. - Nếu R ³ 3 phân phối thực nghiệm không phù hợp với phân phối lý thuyết. 3. So sánh bằng tiêu chuẩn Kolmogorop: Việc so sánh cũng được tiến hành theo ba bước, trong đó bước 1 và bước 2 giống như khi so sánh bằng tiêu chuẩn l2. Bước 3: Tính giá trị tiêu chuẩn và so sánh. Tiêu chuẩn Kolmogorop D được xác định bằng công thức: D = max | Ni - N’i | ( 1-6) Trong đó: Ni - Tần số thực nghiệm cộng dồn. N’i - Tần số lý thuyết cộng dồn. n - Tổng các tần số. n = ồni = ồn’i Giá trị của D tính theo công thức (1-6) được so sánh với Dbảng - Nếu D < Dbảng kết luận với hệ số sai lầm Ps phân phối thực nghiệm phù hợp với phân phối lý thuyết. - Nếu D ³ Dbảng phân phối thực nghiệm không phù hợp với phân phối lý thuyết. Khi sử dụng tiêu chuẩn Kolmogorop không cần phải ghép các tổ có tần số nhỏ hơn 5. 1.3.2 Các phương pháp xác định doanh thu 1. Phương pháp mở rộng khoảng cách thời gian. Phương pháp này được sử dụng khi dãy số có khoảng cách thời gian tương đối ngắn và có quá nhiều mức độ nên không phản ánh được xu hướng phát triển của hiện tượng. Chẳng hạn: Tổng cộng Doanh thu ngày thành Doanh thu tháng Tổng cộng Doanh thu tháng thành Doanh thu quý Tổng cộng quý thành Doanh thu năm. 2. Phương pháp số bình quân trượt (di động). Số bình quân trượt là số bình quân cộng của 1 nhóm nhất định các mức độ của dãy số được tính bằng cách lần lượt loại trừ các mức độ đầu, đồng thời thêm vào các mức độ tiếp theo, sao cho số lượng các mức độ tham gia tính số bình quân không thay đổi. Số bình quân trượt áp dụng để điều chỉnh các mức độ trong một dãy số có biến động tăng giảm thất thường nhằm loại trừ ảnh hưởng của các nhân tố ngẫu nhiên, vạch rõ xu hướng phát triển cơ bản của hiện tượng. Giả sử có dãy số thời gian: y1; ; y2 ; y3... yn-2 ; yn-1 ; yn Nếu tính số bình quân trượt cho nhóm 3 mức độ có : ... Từ đó có thể xây dựng dãy số thời gian gồm các số bình quân trượt Khi tính số bình quân trượt, vấn đề quan trọng là xác định nhóm bao nhiêu mức độ để tính toán. Giải quyết vấn đề này tuỳ thuộc vào tính chất biến động của hiện tượng và số lượng mức độ của dãy số nhiều hay ít. Nếu các mức độ trong dãy số biến động theo chu kỳ thì số bình quân trượt nên tính với số lượng mức độ có khoảng cách thời gian bằng độ dài chu kỳ. Nếu sự biến động của hiện tượng không lớn và số lượng mức độ của dãy số không nhiều thì có thể tính số bình quân trượt từ 3 mức độ. Nếu sự biến động của hiện tượng lớn và dãy số có nhiều mức độ thì có thể tính số bình quân trượt từ 5 hoặc 7 mức độ. Số bình quân trượt càng được tính từ nhiều mức độ thì càng có tác dụng san bằng ảnh hưởng của các nhân tố ngẫu nhiên. Nhưng mặt khác càng làm giả các mức độ của dãy số bình quân trượt do đó làm giảm khả năng nói rõ xu hướng phát triển của hiện tượng trong suốt thời gian nghiên cứu. 3. Phương pháp hồi qui. Trên cơ sở dãy số thời gian, tìm một hàm số phản ánh sự biến động của hiện tượng qua thời gian. Lựa chọn đúng đắn dạng của hàm số phản ánh sự biến động của hiện tượng có ý nghĩa hết sức quan trọng. Để giải quyết vấn đề này đòi hỏi phải dựa vào việc phân tích đặc điểm biến động của hiện tượng qua thời gian đồng thời kết hợp với một số phương pháp đơn giản khác. Với biến là thời gian (t) dạng tổng quát của phương trình hồi qui có thể biểu diễn như sau : = f(t, a0, a1... an) Ta có: - Mức độ lý thuyết. a0, a1... an - Các tham số. Sau khi đã xác định dạng của phương trình hồi qui thì phải tìm giá trị cụ thể của các tham số a0, a1... an. Các tham số được xác định bằng phương pháp bình phương bé nhất. ồ(y - )2 ị min Một số dạng phương trình hồi qui đơn giản thường được sử dụng: a) Phương trình đường thẳng: = a0 + a1t S = ồ(y - )2 = ồ(y - a0 - ait)2 ị min Sau khi tính các đạo hàm riêng theo a0, a1 và cho chúng bằng O, ta có hệ phương trình chuẩn tắc xác định các tham số a0, a1. Trong trường hợp này ta thấy t là thứ tự thời gian, cho nên có thể thay t bằng t’ sao cho ồt’ = 0, lúc đó việc tính toán sẽ đơn giản. Khi sử dụng phép biến đổi cần lưu ý: - Nếu số lượng thời gian là 1 số lẻ thì lấy thời gian đứng ở giữa bằng 0, các thời gian đứng trước lần lượt là -1, -2, ... và thời gian đứng sau lần lượt là 1, 2... - Nếu số lượng thời gian là 1 số chẵn thì lấy hai thời gian đứng giữa -1 và 1. Các thời gian đứng trước lần lượt là -3, -5... và đứng sau lần lượt là 3, 5. - Với ồt’ = 0 hệ phương trình trên có dạng: Từ hệ phương trình này, ta dễ dàng xác định được các tham số a0, a1. b) Phương trình parabol: = a0 + a1t + a2t2 S = (y - yt)2 = ồ(y - a0 - a1t - a2t2)2 ị min Sau khi tính các đạo hàm riêng theo a0, a1 và a2 cho chúng bằng 0, ta có hệ phương trình chuẩn tắc xác định các tham số a0, a1, a2. Giải hệ phương trình, xác định được các tham số a0,a1,a2 và thay vào phương trình hồi qui. c) Phương trình hàm mũ: = a0 . Phương trình hàm mũ được sử dụng khi các tốc độ phát triển liên hoàn xấp xỉ bằng nhau. áp dụng phương pháp bình phương bé nhất, ta có hệ phương trình xác định các tham số a1,a0. 4. Phương pháp biểu hiện biến động thời vụ. Sự biến động của một số hiện tượng kinh tế - xã hội thường mang tính thời vụ, nghĩa là hàng năm, trong thời gian nhất định, sự biến động được lặp đi lặp lại. Biến động thời vụ thường gây ra tình trạng ảnh hưởng đến hoạt động của ngành và các ngành liên quan. Nghiên cứu biến động thời vụ sẽ giúp cho việc sử dụng trong công tác quản lý kinh tế - xã hội, hạn chế những ảnh hưởng của biến động thời vụ với sản xuất và sinh hoạt xã hội. Dựa vào số liệu của nhiều năm (ít nhất là 3 năm) xác định tính chất và mức độ biến động thời vụ. Phương pháp thường được sử dụng là tính các chỉ số thời vụ. Đối với dãy số thời gian tương đối ổn định tức là dãy số trong đó mức độ của hiện tượng từ năm này qua năm khác không có biểu hiện tăng giảm rõ rệt. Itv = Trong đó: : số bình quân của các mức dộ các tháng cùng tên. : số bình quân tất cả các mức độ trong dãy số. 5. Phương pháp nội suy và ngoại suy. a) Phương pháp nội suy: Được vận dụng khi cần xác định một mức độ nào đó còn thiếu trong dãy số thời gian, trên cơ sở các mức độ khác trong dãy số đó. Phương pháp này giả thiết các mức độ của hiện tượng biến động theo quy luật đã xác định. - Nội suy thông qua lượng tăng tuyệt đối bình quân yi = y1 + y (i - 1) Trong đó: yi : Mức độ chưa biết ở vị trí thứ i y1 : Mức độ đầu tiên y : Lượng tăng tuyệt đối bình quân (i-1) : Số khoảng cách thời gian giữa mức độ yi và y1 - Nội suy thông qua tốc độ phát triển bình quân. yi = y1. ()i-1 Trong đó: : Tốc độ phát triển bình quân. b) Phương pháp ngoại suy: Đây là phương pháp dự đoán đơn giản các mức độ sẽ xảy ra trong tương lai. Nghĩa là các mức độ không nằm trong phạm vi dãy số đang nghiên cứu. Cơ sở dự đoán là giả thiết xu hướng phát triển của hiện tượng nghiên cứu trong tương lai giống như xu hướng phát triển đã biểu hiện trong thời kỳ đang quan sát. Phương pháp ngoại suy thường sử dụng kết quả của phương pháp điều chỉnh bằng phương trình toán học, nghĩa là kéo dài đường thẳng hay đường cong lý thuyết về 2 phía để dự đoán xem trong tương lai mức độ của hiện tượng là bao nhiêu. Phương pháp nội suy và ngoại suy có tính chất giả thiết lớn nên kết quả dự đoán có thể sai lệch ít nhiều so với thực tế. Vì vậy cần phải phân tích lý luận và thực tế mới có giả thiết tương đối chính xác xu hướng phát triển của hiện tượng nghiên cứu. Mặt khác ở đây chỉ xét một yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến các mức độ của hiện tượng là thời gian. Trong khi thực tế còn nhiều yếu tố khác nữa. Chính vì vậy áp dụng phương pháp nội suy và ngoại suy phải hết sức thận trọng mới có kết quả đảm bảo chính xác và tin cậy được. 1.3.3. Lựa chọn phương pháp nghiên cứu. Từ số liệu khảo sát tại Bưu cục Nguyễn Trãi, qua việc tính toán số liệu, so sánh các phương pháp nêu trên ta thấy sử dụng phương pháp so sánh phân phố thực hiện với phân phố lý thuyết bằng tiêu chuẩn để xác định dạng phân phố sản lượng, từ đó ta xác định sản lượng bình quân. Sử dụng phương pháp hồi qui để xác định 1 hành số biểu hiện biến động doanh thu theo thời gian và dự báo doanh thu trong những năm tới. Trên cơ sở đó đánh giá và đề suất phương án tổ chức lao động, tổ chức sản xuất, đầu tư trang thiết bị và chế độ hạch toán nội bộ tại bưu cục Nguyễn Trãi cho phù hợp và khoa học. Chương 2 Thực trạng lao động bưu cục thực hành nguyễn trãi 2.1. Vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn của bưu cục Nguyễn trãi: Bưu Cục Nguyễn Trãi đặt tại địa điểm thuộc trung tâm đào tạo Bưu chính Viễn thông I nay là Học viện Công Bưu chính Viễn thông là Bưu Cục cấp III thuộc Bưu điện tỉnh Hà Tây, có nhiệm vụ phục vụ cho toàn bộ nhu cầu thông tin Bưu chính Viễn thông của cán bộ, học sinh, sinh viên, cơ quan học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông cũng như nhân dân có nhu cầu, đồng thời là cơ sở kinh doanh: Bên cạnh đó, Bưu cục Nguyễn Trãi còn là một cơ sở thực hành cho học sinh, sinh viên của khoa Quản trị kinh doanh I nói riêng, đồng thời cũng là nơi hướng dẫn thực hành cho học sinh, sinh viên trong Học Viện và học sinh, sinh viên của các trường đại học khác trực thuộc ngành Bưu chính Viễn thông, giúp cho học sinh, sinh viên trong ngành có điều kiện được tham gia thực tế công việc giao dịch và khai thác, nhằm gắn liền lý thuyết với thực hành, giúp cho học sinh, sinh viên ra trường có đủ khả năng trực tiếp tham gia sản xuất góp phần tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh, mang lại giá trị sử dụng trong các dịch vụ Bưu chính Viễn thông. Thực hiện đầy đủ các điều lệ, chế độ thể lệ thủ tục, chỉ tiêu nghiệp vụ, phấn đấu nâng cao chất lượng thông tin, tăng năng suất lao động… Bưu cục Nguyễn Trãi là Bưu cục cấp III thuộc Bưu điện tỉnh Hà Tây nhưng lại là Bưu cục nằm tiếp giáp với Quận Thanh Xuân Hà Nội cho nên nhu cầu thông tin rất đa dạng. Chính vì vậy Bưu cục đã mở ra một số loại hình dịch vụ để phục vụ cho khách hàng nhằm lưu thoát hết lưu thông trong ngày. như chuyển nhận đóng mở các chuyến thư đi, đến, quá giang, nhận gửi và phát bưu phẩm bưu kiện trong và ngoài nước, nhận phát thư, diện chuyển tiền, ngân phiếu chuyển tiền trong nước. Đặc biệt, Bưu cục phát triển thêm các dịch vụ mới như: Nhận gửi Bưu phẩm EMS. (Phát chuyển nhanh), điện báo, chuyển nhanh, nhận gửi và phát Bưu phẩm ghi số… Ngoài ra Bưu cục luôn vận dụng chiến lược Marketting vào kinh doanh và phục vụ bằng nhiều hình thức để khách hàng tin tưởng vào Bưu điện và ngày càng sử dụng nhiều dịch vụ Bưu điện; luôn tạo ra bộ mặt nơi giao dịch khang trang, sạch sẽ. Và thuận tiện cho khách hàng đi đến Bưu cục, để khách hàng nhìn thấy được các thiết bị thông tin hiện đại như: Máy đếm tiền, cân điện tử, máy soi tiền giả, máy vi tính dùng cho tính Cước điện thoại… Bưu cục đã bố trí những người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng (như giao dịch viên và được đào tạo bồi dưỡng các kiến thức cần thiết về nghề nghiệp và nghệ thuật kinh doanh. Bưu cục Nguyễn Trãi còn được như Bưu cục điểm. Bởi là nơi thực hành của học sinh, sinh viên cho nên phải đảm bảo phải thực hiện đúng thể lệ thủ tục, đúng nghiệp vụ và gần nhất với cơ sở lý luận mà học sinh, sinh viên được trang bị trong nhà trường là phải luôn vận dụng chiến lược Marketing vào kinh doanh và phục vụ, thực hiện hoạt động bán hàng tại giao dịch theo những quan điểm hiện đại về Marketing: Khách hàng luôn luôn đúng, phải hiểu rõ sản phẩm của mình, hiểu rõ khách hàng của mình, phải phụng sự khách hàng trước mới thu nơi nhận sau… Nhằm tạo nên một bộ mặt mới. Cho những điểm giao dịch của Bưu điện. Cũng như cho ngành Bưu điện, nhằm mục đích giữ được khách hàng và tạo uy tín cho ngành Bưu điện. Lãnh đạo Bưu cục luôn kết hợp với Đảng uỷ, Công đoàn và thanh niên giáo dục chính trị tư tưởng cho tất cả các cán bộ công nhân viên nâng cao ý thức làm chủ, phát động thi đua tạo ra khí thế phấn đấu trong sản xuất, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất của Bưu cục, phát huy sáng kiến cải tiến trong lao động, sắp xếp hợp lý hoá dây truyền sản xuất sao cho phù hợp với một khả năng trình độ, sở trường của từng nhân viên nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả kinh tế. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Bưu cục thực hành Nguyễn Trãi: Bưu cục Nguyễn Trãi là một Bưu cục cấp III, thuộc Bưu điện tỉnh Hà Tây, hoạt động kinh doanh và phục vụ dưới sự kiểm soát của Bưu điện tỉnh Hà Tây về chất lượng sản phẩm và chất lượng phục vụ cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hiện nay Bưu cục có 2 bộ phận, tổng số cán bộ công nhân viên là 9 người, trong đó: - Bộ phận quản lý gồm 2 lao động: Trong đó: + 1 trưởng Bưu cục : Trình độ đại học. + 1 Kiểm soát viên: Trình độ cao đẳng. - Bộ phận giao dịch và khai thác gồm có 7 lao động: Trong đó: + 3 lao động có trình độ cao đẳng. + 2 lao động có trình độ trung cấp nghiệp vụ. + 2 lao động có trình độ sơ cấp công nhân. Sơ đồ tổ chức của Bưu cục thực hành Nguyễn Trãi: Bộ phận quản lý Tổ quản lý Tổ giáo dục Tổ khai thác Sau đây xin được tập trung nghiên cứu tìm hiểu sâu hơn về tổ chức lao động của Bộ phận giao dịch và bộ phận quản lý, lấy cơ sở là bộ phận để xem xét cụ thể việc phân công bố trí ca kíp mặt bằng, cơ sở vật chất để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của ngành. 2.3. khảo sát cụ thể tại bộ phận giao dịch: Ngành Bưu điện từ cơ chế bao cấp chuyển hẳn sang hạch toán kinh doanh toàn ngành, tự bù đắp chi phí bảo tồn và phát triển vốn. Sự nghiệp phục vụ kinh doanh của ngành phụ thuộc vào việc khách hàng có đến với Bưu điện hay không, ngoài chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giá cước… thì vai trò giao dịch là hết sức quan trọng với ngành. Giao dịch là một khâu trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất ra sản phẩm của ngành, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, đến việc thu hút khách hàng sử dụng Bưu điện. Giao dịch viên là người đại diện cho Bưu điện giao tiếp trực tiếp với khách hàng. Vì vậy lãnh đạo Bưu điện tỉnh Hà Tây nói chung và Bưu cục Nguyễn Trãi nói riêng hết sức quan tâm đến việc bố trí sắp xếp lao động phù hợp với trình độ, khả năng giao tiếp với khách hàng, tập trung đầy đủ trang thiết bị hiện đại cho quầy giao dịch như: cân điện tử, máy vi tính, máy in cước thay tem, đồng hồ điện tử ghi giờ v.v…, bố trí ca kíp làm việc ăn khớp, tránh tình trạng để khách hàng chờ đợi lâu; giáo dục nhân viên luôn coi khách hàng là thượng đế, khách hàng luôn luôn đúng… Mặt khác giao dịch viên phải có trình độ, nghiệp vụ cao để xử lý các yêu cầu về nghiệp vụ, phải có phẩm chất đạo đức tốt, tác phong làm việc khẩn chương nghiêm túc, phục vụ nhanh chóng, có thái độ tiếp xúc với khách hàng văn minh, lịch sự, hoà nhã vui vẻ… tạo được lòng tin ở khách hàng đối với ngành. 1. Nhiệm vụ của tổ giao dịch: Là nơi trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, chịu trách nhiệm sản phẩm đầu ra và sản phẩm cuối cùng của dây truyền sản xuất, đồng thời là nơi hướng dẫn học sinh, sinh viên thực tập công việc của giao dịch và khai thác, bao gồm có các nghiệp vụ sau: - Nhận và trả các loại ngân phiếu chuyển tiền trong nước. - Nhận gửi và phát các loại bưu phẩm, bưu kiện, các nghiệp vụ đặc biệt. - Nhận trả bưu phẩm phát nhanh (EMS) và điện báo. - Nhận đặt mua báo chí các loại và bán lẻ báo chí, tem, phong bì. - Thực hiện dịch vụ điện thoại. - Giải đáp thắc mắc của khách hàng về thể lệ, thủ tục. - Chấp nhận giải quyết các khiếu nại của khách hàng về bưu phẩm, bưu kiện, chuyển tiền, EMS. 2. Quy trình khai thác của bộ phận giao dịch. Bao gồm các khâu sau: 1. Khâu nhận và trả ngân phiếu trong nước. 2. Khâu nhận gửi và phát bưu phẩm, bưu kiện. 3. Khâu nhận gửi và phát bưu phẩm ghi số. 4. Khâu nhận gửi và phát bưu phẩm EMS. 5. Khâu nhận đặt mua phát hành báo chí. 3. Trang thiết bị tại bộ phận giao dịch. - 1 cân điện tử đến 50kg. - 1 cân thư thường đến 200gr. - 1 cân đồng hồ đến 12kg. - 1 máy soi tiền giả. - 5 buồng cac bin đều có gắn điện thoại và quạt. - 2 quạt treo tường, đèn trần phục vụ ánh sáng các loại dấu nhật ấn và các loại dấu nghiệp vụ đặc biệt. - 2 tủ tường đựng vật tư, ấn phẩm. - 16 hộp thư bưu ký. - 5 ghế đệm dùng cho khách hàng ngồi. - 1 thùng thư, các bảng giá cước các loại về bưu chính và viễn thông (trang bị hai mặt). - Một máy vi tính dùng cho tính bước điện thoại. - 1 máy băng treo giới thiệu dịch vụ 171 trong nước và quốc tế. ã Qua khảo sát thực tế tôi nhận thấy: Số cac bin đàm thoại chưa đủ phục vụ cho nhu cầu khách hàng, đặc biệt trong những ngày lễ, thứ 7, chủ nhật, do lượng học sinh, sinh viên xa nhà nên nhu cầu gọi điện thoại rất lớn. Thường xuyên trong những ngày này và cả những giờ cao điểm: tối thứ 7, ngày 8/3, giờ tan học… khách hàng phải xếp hàng đợi được đàm thoại, gây tâm lý không tốt về phục vụ khách hàng của Bưu cục. Hơn nữa trong trường hợp một hay nhiều hơn cac bin bị hỏng không có cac bin thay thế, phải chờ đợi sửa chữa. ã Nên cần trang bị thêm cac bin để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu khách hàng, tránh gây tâm lý khó chịu. Sốt ruột khi phải chờ đợi lâu tại quầy giao dịch. Cho nên cần phải bố trí thêm: - Cần bố trí thêm đèn chiếu sáng, quạt mát, bởi vì chưa đủ về điều kiện ánh sáng, không khí trong bưu cục, ảnh hưởng xấu đối với sức khoẻ người lao động. - Cần trang bị thêm một máy vi tính cho nghiệp vụ chuyển tiền và EMS bởi yêu cầu độ chính xác cao và để tiết kiệm lao động, thời gian lao động. 4. Tổ chức lao động và bố trí ca làm việc hiện tại ở bộ phận giao dịch. Giờ mở cửa của giao dịch bắt đầu từ 6h 30’ sáng và đóng cửa vào lúc 20h 30’. Số lao động gồm có 7 người (tất cả đều là nữ). Trong đó: Phạm tố Nga Bậc : 1/10 Hệ số lượng: 1,78 Nguyễn Thu Hiền Bậc : 2/10 Hệ số lượng: 1,86 Nguyễn Phương Dung. Bậc : 2/10 Hệ số lượng: 1,86 - 2 lao động có trình độ trung học: Phạm tố Nga Bậc : 1/2 Hệ số lượng: 1,46 Nguyễn Thu Hiền Bậc : 2/2 Hệ số lượng: 1,58 - 2 lao động có trình độ sơ cấp: Trần thị phương Bậc : 1/12 Hệ số lượng: 1,46 Tô thị ngọc Hà Bậc : 2/12 Hệ số lượng: 1,46 * Các bậc bình quân của bộ phận giao dịch là: So với yêu cầu đưa ra về cấp bậc của tổng công ty Bưu chính Viễn thông là: 3,54 ta thấy cấp bậc bình quân của bộ phận giao dịch của bưu cục Nguyễn Trãi không đảm bảo so với yêu cầu đưa ra của tổng Công ty, số chênh lệch quá xa. Vậy bưu cục cần có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ và tay nghề cho nhân viên, sắp xếp bố trí cho nhân viên lần lượt đi học bồi dưỡng nghiệp vụ ở các lớp ngắn hạn, sắp xếp bố trí ca kíp xen lẫn công nhân ở bậc thấp với bậc cao để kèm cặp giúp đỡ nâng cao tay nghề. Bên cạnh đó, cần có giải pháp để nâng cao trình độ đối với lao động có trình độ sơ cấp đang làm việc tại bưu cục, do nhiệm vụ của bưu cục là phục vụ hướng dẫn thực hành cho sinh viên và học sinh trung cấp trở lên. Như vậy không đảm bảo yêu cầu về trình độ hướng dẫn thực hành. Cụ thể cần cho đi học nâng cao trình độ và hiện tại chỉ nên bố trí làm công việc cụ thể (chuyên việc) mà không hướng dẫn thực tập cho học sinh, sinh viên. - Về phân công lao động và bố trí ca kíp của bộ phận giao dịch: Bộ phận giao dịch phân công lao động theo hình thức tổng hợp, không chuyên việc. Hình thức này giúp cho nhân viên nâng cao tay nghề, thuận lợi cho việc bố trí, sắp xếp nghỉ bù, nghỉ phép, tạo điều kiện cho các giao dịch viên tham gia các phong trào thi đua… + Bố trí ca làm việc: gồm 2 ca làm việc nối tiếp nhau liên tục trong suốt thời gian bưu cục mở cửa giao dịch. ã Ca 1 từ 6h30’ 413h30’ : 2 người. ã Ca 2 từ 13h30’4 20h30’: 2 người. Còn lại: 2 người để xoay vòng giải quyết nghỉ bù, nghỉ phép trong năm, 1 người làm bộ phận hành chính: bán tem chơi, bán báo lẻ, và nhận đặt báo chí. + Bộ phận làm theo ca sản xuất: Một người chuyên phụ trách điện thoại phục vụ nhu cầu đàm thoại của khách hàng, một người chuyên làm về Bưu chính như: nhận gửi và phát triển bưu phẩm, phong bì, báo chí… Sau đây ta xem xét lượng tải dao động trong ngày theo bảng thống kê sản lượng lương để thấy được việc bố trí ca kíp làm việc có hợp lý hay không. * Bảng thống kê sản lượng theo giờ trong ngày của bộ phận giao dịch. ã Khảo sát ngày 4 tháng 4 năm 2002. Ca Thời gian điện thoại (cuộc) BPT gửi đi (cái) gưỉ số (cái) Bưu kiện (cái) TCT+ĐCT (cái) EMS (cái) Bán tem phong bì (cái) báo lẻ Đi Đến Đi Đến Đi Đến Đi Đến Ca 1 6 h -7h 2 5 0 0 0 0 0 0 0 0 4 7 h -8h 32 15 1 0 0 0 0 0 1 0 6 8 h -9h 41 35 2 6 1 3 0 12 2 3 12 9 h -10h 48 8 0 0 0 0 1 0 0 0 7 10 h -11h 48 4 0 0 0 0 0 0 0 0 9 11 h -12h 17 2 1 0 1 0 0 0 3 0 2 12 h -13h 11 3 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Cộng ca 1 199 72 4 6 2 3 2 12 6 3 41 Ca 2 13h -14 h 25 6 0 0 0 0 0 0 1 0 2 14h -15 h 41 20 2 2 1 1 1 3 0 2 12 15h -16 h 53 12 1 0 0 0 0 0 0 0 6 16h -17 h 58 15 0 0 1 0 0 0 4 0 4 17h -18 h 55 25 1 0 0 0 0 0 2 0 3 18h -19 h 62 5 2 0 0 0 1 0 3 0 8 19h -20 h 54 4 0 0 0 0 0 0 0 0 4 Cộng ca 2 348 87 6 2 2 1 2 3 10 2 39 Cộng cả 2 ca 547 159 10 8 4 4 4 15 16 5 80 Căn cứ vào tiêu chuẩn định mức của tổng công ty tính số lao động cần thiết trong ca, trong ngày: định mức nguyên công nhân và phát các sản phẩm Bưu chính Viễn thông tại giao dịch Bưu điện cấp III. TT Loại nghiệp vụ khai thác Đơn vị tính định mức thời gian (giây) Cấp bậc yêu cầu bình quân. 1 Thư đi Cái 10 3/5 2 Ghi số đi Cái 378 3,1/5 3 Ghi số đến Cái 536 3,1/5 4 Bưu kiện đi Cái 709 3,1/5 5 Bưu kiện đến Cái 547 3,5/5 6 Tct+đct đi Cái 548 3,5/5 7 Tct+đct đến Cái 905 3,3/5 8 Ems đi Cái 374 3,3/5 9 Ems đi Cái 420 3,3/5 10 Bán tem, phong bì báo lẻ Cái 28 2/5 11 Nhận đàm thoại Cuộc 165 3/5 Để tính lao động cần thiết, ta dựa vao công thức sau: