Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Xây lắp máy và Xây dựng điện

ui định của Nhà nước. + Hướng dẫn các đơn vị kiểm tra tay nghề trước khi tiếp nhận lao động mới. + Liên hệ với các trường làm thủ tục gửi CBCNV đi hoc khoa học kỹ thuật, quản lý đến lý luận theo yêu cầu sản xuất kinh doanh trên cơ sở qui hoạch cán bộ của Công ty và kế hoạch đào tạo hàng năm để nâng cao trình độ của CBCNV. +Đề xuất công tác đào tạo năm sau và yêu cầu về quĩ đào tạo cần có, từ đó dự trù kinh phí đào tạo. + Tổ chức tham quan các mô hình quản lý tiên tiến cho các đối tượng cần thiết. 3. Phòng kế toán: * Chức năng: Là phòng nghiệp vụ Giám đốc Công ty quản lý bộ máy kế toán của công ty và đơn vị thành viên để chỉ đạo ttổ chức hoạch toán kế toán quản lý tài sản, tiền vốn biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh để phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác kết quả đạt được theo định kỳ * Nhiệm vụ Phổ biến kịp thời những văn bản hướng dẫn của Nhà nước về công tác quản lý tài chính, tổ chức hoạch toán, chính sách chế độ mới có liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Xây dựng qui chế quản lý tài chính toàn công ty và hướng dẫn, kiểm tra qui chế tài chính của các đơn vị thành viên trên cơ sở nguyên tắc tài chính của công ty. Tập trung xây dựng và chỉ đạo các qui chế về huy động các nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị và công ty. 4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý dự án * Chức năng : - Là phòng nghiệp vụ Giám đốc Công ty quản lý điều hành các dự án của Công ty như sau: - Khai thác, mở rộng thị trường, tiến hành đấu thầu, thương thảo, triển khai thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp - Quản lý điều hành các dự án do Giám đốc Công ty ký hợp đồng, lập phương án tổ chức thi công, phương án kinh tế. - Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui chế xây lắp trong toàn Công ty và các hợp đồng thi công xây lắp do Công ty ủy quyền hoặc giao thầu cho các đơn vị thành viên. - Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác khi Giám đốc công ty phân công. * Nhiệm vụ: - Điều tra và khai thác thị trường xây dựng trên cơ sở năng lực của Công ty. - Lập phương án thi công, giao thầu, kinh tế - Thành lập ban chỉ hy công trường, quản lý điều hành dự án. - Quản lý kiểm soát các hợp đồng kinh tế. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện qui chế xây lắp trong toàn công ty 5. Chức năng, nhiệm vụ của phòng thị trường công ty - Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về công tác kinh doanh, thị trường, trực tiếp tìm kiếm và quản lý các dự án mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. - Quản lý các hoạt động kinh doanh của các đơn vị trong công ty. - Tổ chức các hoạt động dịch vụ kinh doanh vật tư, vận tải hàng hóa, tiêu thụ các sản phẩm vật liệu xây dựng, các loại kết cấu thép, kết cấu bê tông do công ty tự sản xuất cho các đơn vị sản xuất trong và ngoài công ty. - Cung ứng các loại vật tư thiết bị, tư liệu sản xuất để xây dựng kế hoạch kinh doanh và phục vụ cho công tác đấu thầu. - Nắm bắt thông tin giá cả thị trường trình Giám đốc kịp thời chỉ đạo các đơn vị có đủ thông tin để đấu thầu. 6. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế hoạch đầu tư - Giúp Giám độc Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn trong toàn Công ty . - Xây dựng phương hướng đầu tư từng giai đoạn trước mắt và lâu dài trong toàn Công ty trình Giám đốc phê duyệt - Tổng hợp báo cáo toàn diện kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty theo đúng qui định về chế độ báo cáo thống kê của Nhà nước và Tổng công ty. -Theo dõi, kiểm tra, quyết toán về kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên Công ty theo định kỳ. 7. Chức năng, nhiệm vụ của phòng cơ điện - Là phòng chức năng tham mưu giúp việc giám đốc Công ty về công tác quản lý kỹ thuật cơ điện trong toàn Công ty. - Theo dỗi quản lý hệ thống máy móc thiết bị cơ điện phục vụ sản xuất của các đơn vị thành viên Công ty. - Định kỳ tổng hợp, báo cáo Giám đốc công ty về hoạt đông của hệ thống máy mọc thiết bị cơ điện trong toàn Công ty 8. Chức năng, nhiệm vụ của ban kỹ thuật – chất lượng – an toàn công ty Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra về kỹ thuật, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ các công trình xây lắp dân dụng và công nghiệp, xây lắp điện, sản xuất các sản phẩm công nghiệp mà công ty hoặc đơn vị thành viên tham gia. IV- LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì vấn đề quản lý nhân sự luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu, vì con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Hiện tại Công ty cổ phân Lắp máy và Xây dựng điện chưa áp dụng tin học hoá vào quá trình quản lý. Việc quản lý nhân sự do nhân viên của phòng tổ chức lao động đảm nhiệm. Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách khi cần bổ sung nhân viên phòng tổ chức lao động phải sửa đổi, thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến sự sai lệch về thông tin, dễ nhầm lẫn. Đối với khối lượng hồ sơ ngày càng nhiều các công việc lưu trữ, bảo quản, bổ sung, cập nhật, tra cứu thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều thời gian, của cải và con người. Qua thời gian thực tập tại công ty em đã thấy được những nhươc điểm của hệ thống quản lý nhân sự thủ công nên em đã quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần lắp máy và xây dựng điện” với mục đích xây dựng HHTT quản lý nhân sự phù hợp với sự phát triển của Công ty và yêu cầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và xây dựng công ty trong giai đoạn mới. Giúp tiết kiệm sức người, sức của giảm được đáng kể số lượng cán bộ quản lý nhân sự, đáp ứng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Các khái niệm: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin: - Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ với nhau và cùng hoạt động nhằm đạt được một số mục tiêu chung, trong đó có hoạt động trao đổi với môi trường bên ngoài. - Một hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ với nhau tác động chi phối với nhau theo một quy luật nào đó để trở thành một chỉnh thể. - Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu.. thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu, thiết bị tin học và không tin học. Đầu vào( input) của hệ thống thông tin được láy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xứ lý (Outputs) được chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu ( Storage) Thông tin ra là đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung, tần suất sản sinh thông tin, khối lượng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin, khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng .. Nguồn Đích Thu thập Phân phát Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin bao gồm bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý, Kho dữ liệu Bộ phận đưa dữ liệu ra 2. Phân loại hệ thống thông tin 2.1 Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin được chia thành 5 loại : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS Hệ thống thông tin quản lý MIS Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Hệ thống chuyên gia ES Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Trong các hệ thống thông tin kể trên thì hệ thống thông tin quản lý là hệ thống quan trọng và phổ biến nhất. Hệ thống thông tin quản lý là các hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều kiện tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập điều khiển chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý tạo ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt hoạt động nào đó của tổ chức. Các báo cào này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu là các hệ thông thông tin quản lý. 2.2 Theo tính tự động hoá Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống thông tin có sự tham gia của máy tính. Tự động hoá một phần: Phân chia công việc xử lý thông tin giữa con người và máy tính. Đây là hình thức phổ biến do thực hiện đơn giản. Tuy nhiên do thực hiện tự động hoá một phần nên dẫn đến sự tập trung kém, kết nối từng phần tử nhỏ có mâu thuẫn. Tự động hoá toàn bộ: Hệ thống thông tin được xử lý hoàn toàn bằng máy tính, con người chỉ đóng vai trò phụ. Ưu điểm: xử lý thông tin một cách tổng thể, tập trung, điều khiển tập trung nằm tại một khối nên rất có hiệu quả. Dữ liệu được tập trung ở một nới nên giảm chi phí và chống sai lêch. Nhược điểm: Khó xây dựng về cả con người và tài chính, khó thực hiện diễn tả và xử lý. 3. Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin 3.1 Nguyên nhân cần xây dựng một hệ thống thông tin Xây dựng một hệ thống thông tin là nhằm cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống tin đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Một hệ thống thông tin cần được phát triển vì nhiều lý do: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 3.2. Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 3.2.1 Nguyên tắc xây dựng một hệ thống thông tin Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin phải dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại, có cấu trúc để xây dựng một hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: * Sử dụng mô hình Nguyên tắc này đảm bảo khi phát triển một hệ thống thông tin quản lý cần sử dụng tốt các công cụ mô hình hoá. Các loại mô hình thường gặp là: Mô hình lôgíc: Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, các xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả lấy ra từ các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi : “cái gì ?” và “để làm gì ?”. Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng hay địa điểm cũng như thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu ra, đầu vào, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về các thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý ngoài trả lời cho câu hỏi: Cái gì? Ai ? ở đâu ? và khi nào ?. Mô hình vật lý trong Mô hình này liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc là góc nhìn của nhà quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau. Mô hình lôgíc là ổn định nhất còn mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. * Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tắc này là thực sự cần thiết tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằng các thông tin chi tiết hơn. * Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Khi áp dụng nguyên tắc này thì nhiệm vụ phát triển một hệ thống thông tin cũng sẽ đơn giản hơn. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin đang tồn tại và khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là người sử dụng và các tài liệu quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. 3.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện nhanh và không tốn chi phí. Nó bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là: hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định các đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung của báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay dừng phát triển một hệ thống mới. Để làm các việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các hợp thức hoá sẽ phải thực hiện, và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thết kế lôgíc bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế sơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc - Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thi phân tích viên và nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt nhất các mục tiêu đã được định trước, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và lợi ích của mỗi phương án. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bầy báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuậ; tài liệu dành cho người sử dụng trong đó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Các công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bầy báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là: - Lập kế hoạch thực hiện ký thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm chương trình - Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với ít sai sót nhất, cần phải lập kế hoạch cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: - Lập kế hoạch chuyển đổi - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá Kết quả của quá trình phân tích thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. II. ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ. Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. Ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc sức cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ. Tin học hóa toàn bộ. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. Ưu tiên của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lắp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí đầu tư ban đầu lớn. Tin học hóa từng phần. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau. Ưu điểm: là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm: là không bảo đảm tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin . Cả hai phương pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. III. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỔNG QUẢN LÝ. Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Hệ thống được phân thành nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới. Luồng thông tin vào. Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhật là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán. Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: Loại thông tin dùng cho tra cứu. Loại thông tin luân chuyển chi tiết. Loại thông tin luẩn chuyển tổng hợp. Cụ thể: + Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đỏi, các loại thông tin này được đưa vào một lần và chỉ dùng để tra cứu. + Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động thường nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lượng loại thông tin này rất lớn. + Các thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin tổng hợp về hoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin. Luồng thông tin ra. Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng trường hợp cụ thể. Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báo cáo và các loại thông tin báo cáo. IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ. Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phương pháp sau: Phương pháp phân tích: Là phương pháp trước hết đòi hỏi phải xây dựng đảm bảo khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chương trình làm việc. + Ưu điểm: Tránh được việc thiết lập các mảng làm một việc một cách thủ công. + Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi được đưa vào đồng thời và toàn bộ. Phương pháp tổng hợp: Là phương pháp phải xây dựng các mảng làm việc cho những bài toán riêng biệt. + Ưu điểm: Cho phép chúng ta có thể đưa dần hệ thống và hoạt động theo từng giai đoạn. Như vậy nhanh chóng thu được kết quả. + Nhược điểm: khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin. Kết hợp cả 2 phương pháp: Với phương pháp này người ta kết hợp đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết. Tuy nhiên cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ. CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HTTT. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, học tập của học sinh. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên. Các thành phần của hệ thống thông tin. Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luông thông tin ra. Luồng thông tin vào: Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau: + Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin say này. + Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết về hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. + Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô. Luồng thông tin ra: + Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm đồng thời phải bảo đảm chính xác kịp thời. + Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. + Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lý nhân sự Quản trị thành viên Quản lý hồ sơ Tìm kiếm thông tin Báo cáo Sửa đổi mật khẩu Quản lý thành viên LogIn, Logout Thêm mới Xóa hồ sơ Cập nhật MANV, Họ tên Phòng, Địa chỉ QTCT, b. lương TĐVH, TĐNN Hình1 Biểu đồ phân cấp chức năng Trình độ Phòng ban Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD) Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu của thông tin ra trước khi có thực hiện một quá trình. Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu: Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thong tin từ đầu vào theo một cách nào đó. Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm người ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin về hệ thống. Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hoặc một chức năng xử lý, mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa