Đồ án Xây dựng chương trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học viện Chính trị Quân Sự

nghiên cứu mô hình thực tế cũng như tài liệu tham khảo để em có thể làm đồ án. Cám ơn sự giúp đỡ của gia đình, bạn bè đã trợ giúp và động viên em trong suốt quá trình thực hiện đồ án. Chương I: Giới thiệu chung 1. Nội dung đề tài Xây dựng chương trình quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học viện Chính trị Quân sự 2. Giáo viên hướng dẫn Nguyễn Mậu Uyên Chương ii: Khảo sát hệ thống thực 1. Quá trình quản lý hồ sơ cán bộ trong thực tiễn tại học viện chính trị quân sự Công việc chủ yếu là khi có một cán bộ được phân công về học viện công tác, hay thuyên chuyển công tác thì ban cán bộ của học viện phải xem xét hồ sơ của đồng chí đó để nắm được lý lịch, bằng cấp của đồng chí mới tới, và quan trọng hơn là nắm được quá trình công tác của đồng chí đó. Với việc xem xét này và thông qua Đảng uỷ thì tiến hành phân công công tác cho đồng chí đó trong các công việc mà đồng chí đó đảm nhiệm được. Do vậy ban cán bộ của Học viện phải lưu lại hồ sơ đó. Trong quá trình công tác của đồng chí này được theo dõi và được bổ sung dần dần. Sau một năm thì ban cán bộ cấp phát mẫu biểu bổ sung lý lịch của cá nhân. Từ đây để lấy căn cứ cho ban cán bộ tiến hành bổ sung vào hồ sơ cán bộ. 1.1. Quá trình quản lý một hồ sơ Hồ sơ được quản lý đồng thời với một đồng chí nào đó tại một đơn vị. Việc quản lý được thực hiện bắt đầu từ khi cán bộ đó về đơn vị công tác, và trong suốt quá trình công tác hồ sơ được ban cán bộ quản lý một cách tỉ mỉ. Và quá trình này được kết thúc và lưu lại cho tới khi cán bộ chuyển công tác hay về nghỉ hưu. Hồ sơ được cập nhật lại khi cán bộ đó có những thay đổi như sau: Khi cán bộ đó lập gia đình Khi cán bộ đó có con Khi cán bộ đó được đi học Khi cán bộ đó lên quân hàm Khi cán bộ đó được khen thưởng, hay bị kỷ luật Khi cán bộ đó chuyển vị trí công tác ngay tại Học viện Khi cán bộ đó về hưu… Việc cập nhật này là rất thường xuyên và liên tục, sau mỗi năm thường hay có những thay đổi cơ bản như ở trên. II. Những vấn đề có khả năng được tin học hoá ( khả năng chương trình có thể giải quyết được) Với một cơ cấu tổ chức và hoạt động như trên ta nhận thấy có thể tin học hoá được một số công đoạn hay ta có thể viết chương trình hỗ trợ thay thế một số công việc như sau: Chúng ta có thể tin học hoá quá trình quản lý hồ sơ cán bộ. Việc lưu thông tin về lý lịch cũng như quá trình công tác của mọi đối tượng trong học viện Quản lý quá trình bổ sung cập nhật hồ sơ. Từ những thông tin đó chương trình có thể đảm bảo cho quá trình tra cứu về thông tin của mọi cán bộ khi có nhu cầu một cách nhanh chóng chính xác. Chương trình lưu được thông tin về tất cả các mặt của cán bộ. Với những công việc đó giúp cho quá trình quản lý được nhanh chóng chính xác hơn, không rườm rà nhiều sổ sách. Giảm bớt được một số nhân công làm thủ công quản lý bằng giấy tờ. Tạo một cơ sở giúp cho việc bổ nhiệm các vị trí phù hợp với khả năng và năng lực của mỗi người. Chương III. Phân tích hệ thống quản lý Là công tác chuyên môn của bộ phận quản lý tổ chức cán bộ. Theo đó toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự, bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch. Cũng như cung cấp các thông tin cần thiết liên quan cho ban lãnh đạo quản lý về: Năng lực chuyên môn của cán bộ. Thông tin về trình độ quản lý của cán bộ. Tuổi đời của cán bộ. Chức vụ của cán bộ. Thâm niên công tác của cán bộ. ……… Quản lý nhân sự thông thường được một bộ phận phòng ban quản lý cán bộ chịu trách nhiệm. Phòng ban này là Ban cán bộ ( đối với Học viện chính trị quân sự ) còn ở các cơ quan xí nghiệp khác thường là phòng tổ chức cán bộ - tiền lương. 1. Mô tả hệ thống mới hệ thống Mô tả công việc Khi tuyển dụng một cán bộ mới Thông tin cố định cơ bản về bản thân của cán bộ là những thông tin không thay đổi, về nguyên tắc là không thay đổi. Nó gắn liền với mỗi bản thân ,với mỗi cán bộ để xác định sự khác biệt giữa người này và người khác. Ví dụ: Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú,số chứng minh thư ....... Khi có những thông tin thay đổi liên quan đến một nhiệm vụ Thông tin biến động về bản thân cán bộ: là những thông tin biến đổi gắn liền với mỗi cán bộ, nhằm mô tả những quá trình thay đổi của bản thân Ví dụ : Qúa trình đào tạo tiếp chuyên môn, bằng cấp, lý luận chính trị,….. Thông tin biến động về quan hệ giữa cán bộ và đơn vị công tác là những thông tin biến động gắn liền với cán bộ và đơn vị công tác. Ví dụ : Chuyển sang phòng ban (đơn vị) khác, khen thưởng, kỷ luật, thăng chức....... Những thông tin thay đổi liên quan đến mỗi cán bộ có hai loại chính như sau : Thông tin bổ sung : là những thông tin cùng loại mà cái được cập nhật vào sau có tính bổ sung cho cái đã có trước nó. Ví dụ :Thông tin về quan hệ gia đình, con cái..... Thông tin nhất thời : là những thông tin cùng loại mà cái được cập nhật vào sau mà làm mất ý nghĩa và hiệu lực cái đã có sắn trước nó. Ví dụ : Trình độ chuyên môn thay đổi, chức vụ... Bên cạnh đó người lao động cũng có những trách nhiệm đối với đơn vị, cơ quan mà mình đang công tác. Ví dụ : Cố gắng hoàn thành tốt các công việc như nhiệm vụ, chuyên môn được giao. Đáp ứng mọi nhu cầu công việc trong chuyên môn của mình…. Khi có yêu cầu thông tin tra cứu Tra cứu hồ sơ của cán bộ , quá trình làm việc phục vụ cho đơn vị Thống kê, đánh giá quá trình làm việc như khen thưởng, kỷ luật Thống kê theo các yêu cầu đựoc đặt ra Thống kê - Báo cáo. Thống kê báo cáo về số lượng cán bộ trong đơn vị. Thống kê báo cáo về trình độ cán bộ trong đơn vị. Thống kê báo cáo việc sắp xếp lao động trong cơ quan, đơn vị……. 2. Các chức năng cơ bản của hệ thống: 2.1. Dữ liệu 2.1.1. Cập nhật các từ điển dữ liện Là các danh mục từ điển dữ liệu liên quan. Ví dụ: Danh mục đơn vị (phòng ban). Danh mục chức vụ … 2.1.2. Cập nhật thông tin về sơ yếu lý lịch của cán bộ công nhân viên + Các thông tin cần quản lý về bản thân như : Họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quê quán, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, trình độ chuyên môn …… + Các thông tin cần quản lý về quan hệ gia đình: Mỗi người trong gia đình như : bố, mẹ, anh, chị, em, vợ, chồng, con đều quản lý các thông tin như sau: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, nguyên quán, nghề nghiệp…. + Các thông tin về quá trình công tác, hệ số lương, chức vụ, công việc: -Tên cơ quan đơn vị , thời gian công tác (từ ngày - đến ngày) -Chức vụ (tên chức vụ, thời gian từ ngày - đến ngày) -Hệ số lương (từ ngày - đến ngày). Khen thưởng - Kỷ luật + Khen thưởng và kỷ luật (Cấp ra quyết định, ngày, lý do, quyết định số,…) 2.2 - Tra cứu - Tìm kiếm + Tra cứu theo hồ sơ lý lịch. + Tra cứu theo tên. + Tra cứu theo từng đơn vị phòng ban. + Tra cứu theo chức danh. + Tra cứu theo các số liệu tổng hợp. 2.3 - Báo cáo - Thống kê + Thống kê Báo cáo về trình độ người lao động trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo về số lao động nam (nữ) trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo về Đảng viên/ Đoàn viên trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo theo từng độ tuổi của người lao động trong đơn vị. + Thống kê Báo cáo theo thâm niên công tác trong đơn vị. II.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý quá trình công tác của cán bộ trong Học Viện chính trị quân sự Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý Qúa Trình công tác của cán bộ trong HVCTQS Từ Điển DL Quản lý hồ sơ Tra cứu, Tìm kiếm Báo cáo, Thống kê Dm Phòng Dm Quân Hàm Cập nhật HS Bổ sung hồ sơ Chuyển công tác Tra cứu theo lý lịch Tra cứu theo Chức vụ Tra cứu theo quân hàm Theo phòng ban Danh sách cán bộ Dm Chức vụ 3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ Một sơ đồ dòng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) là một kỹ thuật vẽ ra luồng thông tin và những biến đổi được áp dụng khi dữ liệu đi từ đầu vào đến đầu ra. DFD có thể dùng để biểu diễn cho một hệ thống hay một phần mềm bất kỳ ở mức trừu tượng nào. Việc đưa ra và làm mịn DFD cho phép ta hiểu sâu thêm về hệ thống. Để thể hiện được biểu đồ DFD ta có một số ký hiệu cơ bản cần hiểu rõ trước được thể hiện như sau: Từ sơ đồ chức năng nghiệp vụ chúng ta thấy một điểm chung của các chức năng là đều có chức năng quản trị người dùng do vậy để thống nhất trong toàn bộ hệ thống em xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu của chức năng quản trị người dùng thành một chức năng chung. Người sản xuất hay người tiêu thụ thông tin, nằm ngoài hệ thống được mô tả Phép biến đổi thông tin nằm trong hệ thống được mô tả Khoản mục dữ liệu hay tập hợp khoản mục dữ liệu, đầu mũi tên là hướng của luồng dữ liệu. Kho dữ liệu được lưu trữ để dùng cho một hay nhiều tiến trình. Thực thể ngoài Tiến trình Khoản mục dữ liệu Kho dữ liệu Hình 3.18. Ký pháp sơ đồ dòng dữ liệu cơ bản 3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hệ thống quản lý nhân sự Yêu cầu thông tin Thông tin CBCNV Nhân sự Ban Lãnh Đạo Đáp ứng Yêu cầu thông tin Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá trình hoạt động của hệ thống. Giải thích sơ bộ: Tác nhân ngoài: Nhân sự sẽ cung cấp thông tin của bản thân mình cho ”Hệ thống quản lý nhân sự (Ban cán bộ ) cập nhật và xử lý. Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo đưa các yêu cầu thông tin cho hệ thống và nhận được các báo cáo hay kết quả trả lời từ hệ thống. 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Báo cáo, Thống kê Nhân sự Tra cứu, Tìm kiếm Ban lãnh đạo Hồ sơ Dữ liệu TG Quản lý hồ sơ Dữ liệu Khen thưởng - Kỷ luật Các Dm Giải thích: Khi thông tin về Nhân sự được chuyển vào hệ thống, chức năng Dữ liệu (Thông tin lý lịch CBCNV) sau khi phân loại và xử lý sẽ đưa thông tin vào kho Hồ sơ và Hồ sơ lưu. Chức năng Quản lý dựa vào thông tin có được từ dữ liệu của nhân sự sẽ thực hiện việc lư trữ và quản lý. Chức năng Tra cứu,Tìm kiếm nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác nhân ngoài là Ban lãnh đạo, hệ thống sẽ tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ liệu và trả về kết quả. Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân ngoài Ban lãnh đạo sau khi xử lý nó đưa ra các báo biểu. 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.3.1. Chức năng dữ liệu Tập các danh mục từ điển dữ liệu Từ điển dữ liệu Hồ sơ Khen thưởng - kỷ luật Thông tin cá nhân Cập nhật hồ sơ Nhân sự KT-Kluật Giải thích: Thông tin của nhân sự được đưa vào hệ thống ,chức năng Cập nhật hồ sơ sẽ lưu trữ thông tin của cá nhân và mối quan hệ gia đình của cá nhân đó. ở đây có một chức năng đặc biệt đó là chức năng cập nhập từ điển dữ liệu. Để hiểu rằng tại sao lại có một chức năng như vậy thì chúng ta hãy phân tích xem những thông tin liên quan chung nhất đối với rất nhiều cán bộ công nhân viên. Hơn thế nữa là số thông tin đó ít khi bị thay đổi. Một dân tộc có rất nhiều người (nhân sự) nên ta đưa ra danh mục Dân tộc. (Ví du: Dân tộc: Kinh) …. Và các danh mục khác cũng như vậy. Cho nên ta có chức năng Từ điển dữ liệu. 3.3.2. Chức năng tra cứu tìm kiếm: Thông tin về nhân sự Ban lãnh đạo Hồ sơ Dm từ điển Dm Tra cứu, tìm kiếm Đáp ứng yêu cầu Các yêu cầu Giải thích: Chức năng Tra cứu, tìm kiếm sẽ nhận được các thông tin yêu cầu từ hệ thống và tác nhân ngoài Ban lãnh đạo. Nó thực hiện phân loại thông tin. Tuỳ thuộc vào thông tin yêu cầu về hồ sơ lý lịch, ...nó sẽ tiến hành tra cứu tìm kiếm trong các kho dữ liệu tương ứng. 3.3.3.Chức năng báo cáo, thống kê: KT-Kluật Danh sách CB Báo cáo, thống kê Báo biểu Các yêu cầu Hồ sơ Ban lãnh đạo Giải thích: Khi nhận được các thông tin yêu cầu, chức năng Báo cáo thống kê sẽ tiến hành phân loại thông tin và xác định lấy dữ liệu ở kho nào để xử lý.Sau đó nó đưa ra các Báo cáo thống kê phù hợp. Tuỳ thuộc vào đặc thù của công ty sử dụng chương trình quản lý này. 4. Phân tích, xác định thực thể Tương ứng trên là sơ đồ dòng dữ liệu và công việc của các chức năng của hệ thống và toàn bộ hệ thống. Nó khái quát công việc của hệ thống theo các chức năng phân nhỏ để dễ dàng đi vào phân tích nắm bắt công việc của hệ thống và các chức năng của hệ thống để tiến hành tin học hoá đưa từng bước vào chương trình. Nhưng một bước rất quan trọng trong việc thiết lập hệ thống là xác định được thông tin cần phải lưu trữ để phục vụ cho hệ thống đảm bảo đầy đủ thông tin, tiện tra cứu, đảm bảo tối ưu về lưu trữ. Để đảm bảo tốt ta phải từng bước phân tích và thiết kế hệ thống lưu trữ dữ liệu. 4.1 Các qui tắc chuẩn của phân tích thiết kế dữ liệu 4.1.1. Khái quát về mô hình dữ liệu Đối với việc thiết kế và xây dựng các hệ thống thông tin quản lý chúng ta cần xử lý các file dữ liệu. Những file này gồm nhiều bản ghi (record) có cùng một cấu trúc xác định (loại bản ghi). Đồng thời mỗi bản ghi được chia thành các trường dữ liệu (field). Một cơ sở dữ liệu là một hệ thống các file dữ liệu, mỗi file này có cấu trúc bản ghi khác nhau nhưng về mặt nội dung có quan hệ khác nhau. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống quản lý và điều hành các file dữ liệu. Nói chung một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường có những đặc tính sau: Có tính độc lập với các công cụ lưu trữ. Có tính độc lập với các chương trình phần mềm của người sử dụng. Có khả năng khai thác tốt tiềm năng của máy. Người dùng có kiến thức tối thiểu cũng có thể sử dụng được hệ này. Đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu. Thuận lợi và mềm dẻo trong việc bổ sung, loại bỏ. Giảm bớt sự dư thừa dữ liệu trong lưu trữ. Trong quá trình thiết kế và xây dựng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần các mô hình cơ sở dữ liệu thể hiện các mối quan hệ bản chất của dữ liệu, các dữ liệu này lại phản ánh các mối quan hệ của các thực thể trong thế giới thực. Có thể nói mô hình dữ liệu phản ánh các khía cạnh cấu trúc logic mà không đi vào các khía cạnh vật lý của các cơ sở dữ liệu. Khi xây dựng các mô hình dữ liệu cần phải phân biệt các thành phần cơ bản sau: + Thực thể (entity): Là đối tượng trong thực tế mà chúng ta cần mô tả các đặc trưng của nó. + Thuộc tính (attribute): đó là các dữ liệu thể hiện các đặc trưng thực thể. + Quan hệ (relationship): Đó là các mối quan hệ logic giữa các thực thể. Ba thành phần được thể hiện ở hai mức sau: + Mức loại dữ liệu (type):Là sự khái quát các ràng buộc, các thuộc tính, các thực thể cụ thể. + Mức thể hiện: Là một ràng buộc cụ thể, hoặc là giá trị thuộc tính, hoặc là một thực thể cụ thể. Yếu tố quan trọng nhất của cấu trúc dữ liệu là dạng cấu trúc dữ liệu mà trong đó các mối quan hệ giữa các dữ liệu lưu trữ được mô tả. Ta thấy rằng loại dữ liệu nền tảng là các mối quan hệ. Bởi vì các ràng buộc là bản chất của cấu trúc cơ sở dữ liệu. Vì thế dựa trên việc xác định các ràng buộc giữa các loại dữ liệu được cho như thế nào mà chúng ta phân loại mô hình dữ liệu. Trên thực tế ta phân biệt ba mô hình dữ liệu: + Mô hình dữ liệu mạng: Là mô hình dữ liệu mà trong đó thể hiện trực tiếp các ràng buộc tùy ý giữa hai bản ghi. + Mô hình dữ liệu quan hệ: Là mô hình dữ liệu mà trong đó các ràng buộc được thể hiện qua các mối quan hệ (Bảng). + Mô hình dữ liệu khối: Đối với bài toán lớn theo thời gian thì mô hình dữ liệu quan hệ không đáp ứng được (Nó là mô hình có cấu trúc tuyến tính). Mô hình dữ liệu khối có cấu trúc phi tuyến và động. Ta có thể hiểu mô hình dữ liệu khối là một chồng các bảng có quan hệ. Chồng các bảng quan hệ đó tạo thành một khối. Tóm lại ta có thể đưa ra một kết luận nhỏ về việc nghiên cứu mô hình dữ liệu sau: Mô hình dữ liệu là công cụ rất tiện lợi để mô tả cấu trúc logic của các dữ liệu. Như vậy ở mức độ logic của mô hình này bao gồm các file được biểu diễn dưới dạng các bảng. Do đó đơn vị của cơ sở dữ liệu quan hệ là các bảng. Các mối quan hệ cơ bản của cơ sở dữ liệu Để nghiên cứu và nắm bắt được hoạt động của hệ thống cũng như khái quát hoá (mô hình hoá) được mô hình dữ liệu, đòi hỏi việc đầu tiên phải khảo sát hệ thống với mục đích nắm bắt được các phần việc khác nhau của hệ thống cần phải giải quyết, phải làm rõ được mối quan hệ các phần việc đó, thấy được dữ liệu đầu vào và đầu ra của từng phần việc. Từ khi hệ thống hoạt động ta chỉ được biết các phần công việc như một “hộp đen”, có nghĩa là chỉ được biết các thông tin đầu vào và kết quả đầu ra, không biết cụ thể các quy trình xử lý trong “hộp đen” đó. Nên công việc tìm thấy các mối quan hệ này gọi là bước khảo sát hệ thống thực, nó rất quan trọng và tạo tiền đề để căn cứ vào đó nắm bắt được toàn bộ hoạt động của hệ thống thực. Để thực hiện tốt và đưa ra một mô hình cụ thể đòi hỏi người làm công tác khảo sát phải có một cái nhìn tổng quát. Bước khảo sát này có tính chất quyết định đến các phần việc tiếp sau, có khảo sát tốt thì mới đưa ra được mô hình tối ưu, từ đó thiết lập các giải pháp tối ưu và khả thi, khắc phục được các điểm yếu của hệ thống cũ đang hoạt động. Trên thực tế tồn tại 3 loại quan hệ trên cơ sở dữ liệu: Quan hệ 1-1: Hai kiểu thực thể A và B gọi là các quan hệ 1-1 nếu với một phần tử trong thực thể A tồn tại đúng một phần tử như vậy trong thực thể B và ngược lại. Quan hệ 1-1 nói đúng hơn là sự mở rộng nếu ta coi thưc thể C là sự hợp nhất của hai thực thể A và B thì (số phần tử trong C ) = (số phần tử trong A) + (số phần tử trong B ). Điều đó nói nên rằng quan hệ 1-1 chỉ là sự ghép lại của hai thực thể A và B thành một thực thể C có kích thước lớn hơn. b. Quan hệ 1-n: Hai kiểu thực thể A và B được gọi là quan hệ 1- n nếu với một phần tử trong thực thể A thì có thể tồn tại nhiều phần tử tương ứng trong thực thể B nhưng với mỗi phần tử trong thực thể B thì chỉ tồn tại đúng một phần tử trong thực thể A. Quan hệ 1- n được áp dụng để thể hiện dữ liệu của một phần tử trong một thực thể (thực thể gốc đối với phần tử đó) nhưng có mặt nhiều lần trong các thực thể khác (thực thể quan hệ). c. Quan hệ n-n: Hai kiểu thực thể A và B được gọi là có quan hệ n – n nếu mỗi phần tử trong thực thể A có thể tồn tại nhiều phần tử như vậy trong thực thể B và ngược lại, mỗi phần tử trong thực thể B cũng có thể tồn tại nhiều phần tử như vậy trong thực thể A. Quan hệ n - n được áp dụng với nhiều cơ sở mà các phần tử có mặt cả trong hai thực thể và số lượng không chỉ là một mà có thể nhiều. Trong ba loại quan hệ trên thì ta nhận thấy quan hệ quan trọng nhất là quan hệ 1- n, bởi vì quan hệ 1-1 chẳng qua là sự cộng lại của hai thực thể thành một thực thể thứ ba lớn hơn, còn quan hệ n - n thì có thể phân tích đưa về thành nhiều quan hệ 1- n. Như vậy để đưa ra được mô hình dữ liệu cho một bài toán cụ thể đòi hỏi phải thiết lập được đầy đủ các quan hệ giữa các phần tử trong thực thể. Các mối quan hệ được thiết lập đúng sẽ tạo cho việc lưu trữ dữ liệu một cách toàn vẹn, đầy đủ, giúp cho công tác xử lý, tra cứu trên nó dễ dàng đảm bảo chính xác. Để xác định tốt các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống đòi hỏi phải căn cứ vào các điều kiện sau: + Xác định được các công việc cụ thể cần phải thực hiện, phân chia rõ ràng nhưng phải đảm bảo mối liên hệ giữa chúng. Biểu diễn chúng dưới dạng các sơ đồ quan hệ. + Xác định các phần tử cần cho mỗi thực thể (lưu thông tin mà hệ thống cần xử lý, lưu trữ và báo cáo ). + Tìm ra các thực thể chính của hệ thống và thực thể mang dữ liệu phụ trợ cho thực thể chính đó. Tìm ra các phần tử làm khoá trong mỗi thực thể, xác định đâu là khoá chính (primary key: Mang nội dung duy nhất và không lặp lại các phần tử sau trong cùng một bảng). Khoá chính có thể tạo nên một phần tử duy nhất hoặc là sự kết hợp giữa hai hoặc nhiều phần tử. Xác định đâu là khoá phụ (foreign key: Dùng để thiết lập mối quan hệ với khoá chính). Các quan hệ được thiết lập thông qua các khoá trong thực thể dữ liệu. Đó là một trong các bước khá quan trọng, nó giúp cho người lập trình khi nhìn vào sơ đồ quan hệ có thể hiểu hết được mối quan hệ của hệ thống, nắm được đầu vào, đầu ra. Việc có biểu diễn được các mối quan hệ giữa các thực thể trên toàn hệ thống hay không, trên thực tế có nhiều cách như : - Biểu diễn dưới dạng sơ đồ quan hệ dòng dữ liệu. - Biểu diễn dưới dạng quan hệ giữa các bảng. - Biểu diễn dưới dạng sơ đồ khối các công việc. Cho dù biểu diễn bằng cách nào đi chăng nữa thì cũng cần phải làm rõ, nêu bật được các mối quan hệ cơ bản của thực thể trong hệ thống. Chương IV:Thiết kế các thực thể (các file dữ liệu.DBF ) 1. Thực thể Danh mục chuyên ngành ( File DM_CNG.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_cnganh C 5 Mã chuyên ngành 2 Ten_cnganh C 50 Tên chuyên ngành 2. Thực thể Danh mục trường đào tạo ( File DM_TDTAO.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_TDTAO C 5 Mã trường đào tạo 2 Ten_TDTAO C 50 Tên trường đào tạo 3. Thực thể Danh mục Chức vụ ( File DM_CVU.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_CVU C 5 Mã chức vụ 2 Ten_Cvu C 50 Tên chức vụ 3 PC_cvu N 4 2 Phụ cấp chức vụ 4. Thực thể Danh mục đơn vị – phòng ban ( File DM_DVI.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_DVI C 5 Mã đơn vị – phòng ban 2 Ten_dvi C 50 Tên đơn vị – phòng ban 3 SoDT_dvi N 9 Số điện thoại đơn vị 5. Thực thể Danh mục Trình độ văn hoá ( File DM_VHOA.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_VHOA C 5 Mã trình độ Văn hoá 2 Ten_VHOA C 50 Tên trình độ văn hoá 6. Thực thể Danh mục Dân tộc ( File DM_DTOC.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_DTOC C 5 Mã Dân tộc 2 Ten_Dtoc C 50 Tên dân tộc 7. Thực thể Danh mục Khen thưởng, kỷ luật ( File DM_KTKL.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_KTKL C 5 Mã khen thưởng kỷ luật 2 Ten_KTKL C 50 Tên khen thưởng kỷ luật 8. Thực thể Hồ sơ ( File HOSO.DBF ) Bảng HoSo lưu trữ thông tin về nhân sự trong một cơ quan: STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma_CBCNV C 5 Mã nhân sự 2 Hovaten C 25 Họ và tên nhân sự 3 Tengoikhac C 25 Tên gọi khác của nhân sự 4 Ngaysinh D 8 Ngày tháng năm sinh 5 Gioitinh L 1 Giới tính (T= Nam, F=Nũ) 6 SoCMND N 8 Số chứng minh nhân dân 7 Ngaycap D 8 Ngày cấp CMND 8 Noicap C 50 Nơi cấp CMND 9 Quequan C 50 Quê quán 10 Noitt C 50 Nơi thường trú 11 NgayDoan D 8 Ngày vào đoàn 12 NgayDang D 8 Ngày vào Đảng 13 NgayQdoi D 8 Ngày nhập ngũ 14 Ma_dtoc C 5 Mã dân tộc. 15 Ma_tpGD C 5 Mã thành phần gia đình 16 Ma_dvi C 5 Mã đơn vị- phòng ban 17 Ma_cvụ C 5 Mã chức vụ 9. Thực thể Khen thưởng và kỷ luật ( File KT_KLUAT.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma CBCNV C 5 Mã nhân sự 2 Ma_KTKL C 5 Mã khen thưởng kỷ luật 3 QD_KTKL C 50 Quyết đinh KTKL số 4 Ngay_KTKL D 8 Ngày quyết định KTKL 5 ND_KTKL C 50 Lý do khen thương- kỷ luật 10. Thực thể Huân chương huy chương ( File HCHC.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma CBCNV C 5 Mã nhân sự 2 Ma_HCHC C 5 Mã huân huy chương 3 Nam_HCHC N 4 Năm cấp huân huy chương 4 QD_HCHC C 50 Quyết định HCHC số 5 Nd_HCHC C 50 Lý do được nhận HCHC 11. Thực thể Quan hệ Gia đình ( File QH_GDINH.DBF ) STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng Phần thập phân Diễn giải 1 Ma CBCNV C 5 Mã nhân sự 2 Ma QHGD C 5 Mã quan hệ gia đình 3 Hoten_qhgd C 25 Họ và tên quan hệ gđình 4 Ns_QHGD D 8 Ngày sinh của QHGĐ 5 NN_QHGD C 50 Nghề nghiệp của QHGĐ 6 DCNN_QHGD C 50 Địa chỉ nghề nghiệp QHGĐ 7 NTT_QHGD C 50 Nơi thường trú của QHGĐ 8 QHGD_CHM L 1 QHGĐ còn hay mất (T=còn) 9 Nammat_QHGD N 4 Năm mất của QHGD Giải thích: Khoá chính là: Tên trường khoá chính in đậm và gạch chân Khoá ngoài (khoá để liên kết ): Tên trường khóa ngoài in bình thường và có gạch chân. Các thuộc tính khoá chính không được rỗng và không được trùng nhau. Mối liên kết các thực thể 1 Tập từ điển dữ liệu Lý luận chính trị 1 1 1 1 1 Hồ Sơ Chuyên môn Khen thưởng kỷ luật 1 1 1 1 1 1 Quá trình công tác Quan hệ gia đình Huân huy chương Danh mục quân hàm Bảng dbiến lương Dm chức vụ Chương V: Phần GIAO DIệN CHƯƠNG TRìNH Cập nhật danh mục chức vụ Ghi chú: các kí tự giải thích tương tự như ở trên. + Mã chức vụ: chỉ mã số của từng chức vụ, tối đa có 5 kí tự. + Tên chức vụ: chỉ chức danh cụ thể của từng chức vụ. Tối đa có 30 kí tự. + Phụ cấp: chỉ số lương phụ cấp theo chức vụ. Tối đa có 8 kí tự. Ghi chú: các kí tự tương ứng như trên. + Mã quân hàm: chỉ mã số của từng quân hàm, tối đa có 5 kí tự. + Tên quân hàm: chỉ chức danh của người đeo quân hàm, tối đa có 20 kí tự. + Niên hạn: chỉ thời gian đeo tối đa của quân hàm, tối đa có 10 kí tự. + Hệ số lương: chỉ mức lương của quân hàm đó, tối đa có 10 kí tự. Ghi chú: các kí tự giải thích tương tự như ở trên. + Mã đối tượng: chỉ mã số của từng đối tượng cụ thể, tối đa có 5 kí tự. +Tên đối tượng: chỉ chức danh nghề nghiệp của đối tượng , tối đa có 5 kí tự. Ghi chú: các kí tự giải thích tương tự như ở trên. + Mã dân tộc: chỉ mã số riêng của từng dân tộc, tối đa có 5 ký tự. + Tên dân tộc: tên riêng của từng dân tộc, tối đa có 5 ký tự. Ghi chú: các kí tự giải thích tương tự như ở trên. + Mã chuyên ngành: ký hiệu riêng chỉ từng chuyên ngành,tối thiểu có 5 ký tự. + Tên