Giáo trình Excel

ấy giá trị tương ứng ở cột thứ n. Ví dụ: (Xem hình trên) Dựa vào bảng mã hàng để điền tên thích hợp vào cột tên hàng của bảng phiếu giao hàng Lập công thức cho ô C13: =VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0) {=Sắt} Khoa CNTT Giáo trình Excel 58 Tìm giá trị bằng giá trị của ô B13 trong cột thứ nhất của vùng A2:B5 và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2. {kết quả = sắt}. Trong công thức nên đặt giá trị tuyệt đối cho địa chỉ vùng để không bị thay đổi khi sao chép. II.8.2. Hàm HLOOKUP HLOOKUP(x, vùng tham chiếu, n, 0) @ Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm theo dòng thay vì cột. Ví dụ: (Xem hình trên) Dựa vào bảng giá để điền vào cột giá của bảng phiếu giao hàng. Lập công thức cho ô D13: =HLOOKUP(B13,$A$7:$D$8,2,0) {=100} Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm theo dòng thay vì cột. II.9. Cách sử dụng hộp Function Trong trường hợp không nhớ chính xác tên hàm hoặc cú pháp của hàm có thể dùng cách sau: 1. Đặt trỏ text trên dòng nhập dữ liệu hoặc trong ô, nơi cần đặt hàm. 2. Chọn thực đơn Insert/Function (hoặc kích nút trên Standard Toolbar), xuất hiện hộp hội thoại 3. Trong hộp Function Category chọn tên nhóm hàm Khoa CNTT Giáo trình Excel 59 Tên nhóm ý nghĩa Most Recently Used: các hàm hay dùng nhất All: tất cả các hàm Financial: các hàm tài chính Date & Time: các hàm kiểu ngày tháng Math & Trig: các hàm toán học Statistical: các hàm thống kê Database: các hàm cơ sở dữ liệu Lookup & Reference: các hàm tìm kiếm Text: các hàm kí tự Logical: các hàm logic Information: các hàm thông tin 4. Kích chuột trong hộp Function Name để chọn tên hàm cần thiết. 5. Sau khi kích vào OK, tên hàm xuất hiện tại vị trí cần dán hàm và xuất hiện hộp hội thoại hướng dẫn vào các đối số của hàm. Ví dụ như nếu chúng ta chọn hàm SUM, sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau: 6. Sau khi vào các đối số, kích nút OK. Khoa CNTT Giáo trình Excel 60 Câu hỏi và bài tập Thực hành lại tất cả ví dụ đã nêu trong bài, học thuộc cú pháp cũng như ý nghĩa của các hàm đã nêu ở trên. Mở file BD10A.xls và tính thêm các cột Điểm TB, XL và Xếp TT theo các công thức sau (xem mẫu): a) Điểm TB bằng trung bình cộng của (hệ số 1 + 2*hệ số 2 + 3*hệ số 3) b) Xếp loại (XL): Giỏi nếu điểm TB lớn hơn hoặc bằng 8.5. Khá nếu điểm TB trong khoảng từ 6.5 đến 8.5 TB nếu điểm TB trong khoảng từ 5.0 đến 6.5 Kém nếu điểm TB nhỏ hơn 5.0 c) Xếp TT (thứ tự) theo điểm TB từ cao xuống thấp. Gợi ý: Theo bảng mẫu, điểm TB của học sinh Lê Văn Thanh, tại ô I8 được tính theo công thức sau = ROUND(E8+F8+2*G8+3*H8)/7 Xếp loại của học sinh này tại ô J8 được tính thao công thức sau: =IF(I8>=8.5," Giỏi",IF(I8>=6.5,"Khá",IF(I8>=5.0,"TB","Kém"))) Xếp thứ tự của học sinh này tại ô K8 được tính theo công thức sau =RANK(I8,$I$8:$I$17) Tương tự, có thể tính cho các học sinh còn lại. Tuy nhiên, để tính nhanh nhất hãy dùng cách sao chép công thức sẽ được trình bày trong bài 5. Khoa CNTT Giáo trình Excel 61 A B C D E F G H I J K 1 Bảng điểm học kì I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 A 4 5 6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3 7 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK Điểm TB XL Xếp TT 8 1 Lê Văn Thanh 6/17/83 Nam 7 9 7 8 7.7 Khá 6 9 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 Nam 8 10 9 9 9 Giỏi 2 10 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 Nam 5 6 7 6 6.1 TB 8 11 4 Lê Thu Nga 4/24/83 Nữ 9 7 8 9 8.4 Khá 4 12 5 Phạm Hồng Vân 1/12/83 Nữ 8 9 6 8 7.6 Khá 7 13 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 Nữ 4 5 4 5 4.6 Kém 10 14 7 Hoàng Vân Trang 9/12/83 Nữ 9 7 10 8 8.6 Giỏi 3 15 8 Vũ Tuấn Hùng 6/20/83 Nam 9 8 7 8 7.9 Khá 5 16 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 Nữ 9 9 8 10 9.1 Giỏi 1 17 10 Lê Hằng Nga 3/15/83 Nữ 6 7 7 5 6 TB 9 Tính tiếp phần tổng kết điểm trong cả lớp ở cuối bảng điểm theo mẫu dưới đây, trong đó: Điểm TB cả lớp được tính theo công thức: =AVERAGE(H8:H17) Điểm TB cao nhất lớp được tính theo công thức: =MAX(H8:H17) Điểm TB thấp nhất lớp được tính theo công thức: =MIN(H8:H17) Tổng kết Điểm TB cả lớp 7.5 Điểm TB cao nhất lớp 9.1 Điểm TB thấp nhất lớp 4.6 Khoa CNTT Giáo trình Excel 62 Bài 5: Sao chép và di chuyển dữ liệu I. Sao chép I.1. Sao chép dữ liệu Khi làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta phải nhập dữ liệu hoặc gõ công thức giống nhau hoặc gần giống nhau nhiều lần tại các vị trí khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Khi đó, thay cho việc phải gő nhiều lần, chúng ta hãy dùng chức năng copy của Excel để tiết kiệm thời gian làm việc. Sau khi sao chép, kết quả của bản sao sẽ khác nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu gốc trước khi sao chép: • Nếu dữ liệu gốc là hằng hoặc là công thức chỉ chứa hàng và địa chỉ tuyệt đối, kết quả sao chép sẽ không thay đổi so với bản gốc. Ví dụ: nếu dữ liệu gốc có dạng là hằng chữ như: "Bảng Tổng kết điểm", hoặc là một con số như "450000" hoặc là công thức dạng "=$A$5*12" thì dù sao chép tới đâu, kết quả bản sao vẫn giống hệt dữ liệu gốc. • Nếu dữ liệu gốc là hằng chứa địa chỉ tương đối thě kết quả sao chép sẽ khác so với bản gốc. Nó sẽ phụ thuộc vào vị trí hiện thời của ô chứa kết quả sao chép. Ví dụ, ô C12 chứa công thức "=SUM(C6:C11)". Khi ta tiến hành sao chép sang ô bên phải, thì tại ô D12 Excel sẽ đổi lại thành công thức "=SUM(D6:D11)". Nếu sao chép sang ô G18, thì công thức lúc này sẽ là "SUM(G12:G17)". Sau đây chúng ta sẽ học một số phương pháp sao chép dữ liệu khác nhau. I.2. Dùng chuột Ta có thể dùng chuột để sao chép nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn hình. I.2.1. Dùng nút trái chuột: 1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép. 2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ó . Khoa CNTT Giáo trình Excel 63 3. Giữ Ctrl và rê vùng lựa chọn tới đích. Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện dấu + bên cạnh con trỏ chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag to copy cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta, nếu muốn sao chép sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn tên sheet. Chú ý: • Nếu trong khi rê chuột để copy vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì kết quả sao chép sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu muốn sao và chèn kết quả vào vùng dữ liệu đă có sẵn thì phải giữ Ctrl + Shift trong khi rê chuột. Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích. I.2.2. Dùng nút phải chuột 1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép. 2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở. 3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê chuột; sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả". Sau khi thả chuột, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án sau: • Copy Here: dán kết quả sao chép tại đây. • Copy as Value Only: chỉ sao chép giá trị của các ô chứa dữ liệu gốc. • Copy as Format Only: chỉ sao chép định dạng giá trị của các ô chứa dữ liệu gốc. • Link Here: liên kết với các ô chứa dữ liệu gốc. • Shift Down and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới. Khoa CNTT Giáo trình Excel 64 • Shift Right and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải. • Cancel: huỷ việc sao chép. I.3. Dùng bộ đệm (clipboard) Clipboard là bộ đệm, sử dụng một phần bộ nhớ của máy tính để cất dữ tạm thời các kết quả sao chép. Sau khi dùng lệnh dán (Paste), Windows sẽ sao chép dữ liệu từ clipboard vào vị trí hiện thời trong bảng tính. Các bước thực hiện: 1. Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép 2. Làm một trong các cách sau: • Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Copy. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. • Kích nút phải chuột và kích Copy trên thực đơn ngắn. • Kích nút Copy trên Standard toolbar. Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn. 3. Chọn vị trí đích chứa kết quả sao chép: • Nếu sao chép một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích. • Nếu sao chép vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời. • Nếu sao chép tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích. 4. Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau: I.4. Sao chép bình thường: • Nhấn phím Enter (chỉ dán được một lần). • Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. • Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn. Khoa CNTT Giáo trình Excel 65 • Kích nút Paste trên Standard toolbar. Ghi chú: • Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng đích sẽ bị xoá mất. • Để dán kết quả sao chép và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau: + Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Copied cells (hoặc dùng lệnh Copied cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại: + Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ đẩy các ô hiện thời xuống dưới. • Nếu muốn xoá đường viền nhấp nháy xung quanh khối dữ liệu, hăy nhấn ESC. I.5. Dán đặc biệt 1. Chọn đích dán kết quả sao chép. 2.Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste Special (hoặc chọn Paste Special trong thực đơn ngắn khi kích nút phải chuột). Xuất hiện hộp hội thoại Khoa CNTT Giáo trình Excel 66 3. Trong hộp Paste Special, chọn một hoặc vài tuỳ chọn sau: • Trong hộp Paste, chọn một trong các tuỳ chọn: All- sao toàn bộ hằng, công thức, kiểu định dạng sang vùng đích. Formulas - chỉ sao chép công thức sang vùng đích. Values - chỉ sao chép giá trị sang vùng đích. Formats - chỉ sao chép định dạng sang vùng đích. Comments - chỉ sao chép chú thích sang vùng đích. Validation - chỉ sao chép những thông số trong hộp hội thoại Validation sang đích. All except border - sao chép tất cả trừ đường viền sang vùng đích. • Trong hộp Operation chọn một trong các tuỳ chọn: None - sao chép và thay thế giá trị của ô nguồn vào ô đích. Add - sao chép và cộng giá trị ô nguồn và ô đích. Subtract - sao chép và trừ giá trị của ô nguồn và ô đích. Multiple - sao chép và nhân giá trị ô nguồn và ô đích. Divide - sao chép và chia giá trị của ô nguồn và ô đích. • Skip blanks được chọn nếu không muốn các ô trống trong vùng dữ liệu gốc xoá những giá trị ở vị trí tương ứng trong vùng đích. • Transpose được chọn sẽ sao chép và hoán vị trí cột/hàng trong vùng dữ liệu gốc thành vị trí hàng/cột trong vùng dữ liệu đích. • Nút Paste Link được dùng khi muốn kết quả sao chép liên kết với dữ liệu vùng gốc. Mọi sự thay đổi của dữ liệu gốc sẽ tự động dẫn đến mọi thay đổi dữ liệu trong vùng đích. I.6. Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu) Phương pháp tự động điền dữ liệu (AutoFill) cho phép điền dữ liệu ở các ô kề bên các ô đă chọn theo một quy luật nhất định. Các thao tác của phương pháp này đă được trình bày, khi giới thiệu các thủ thuật nhập dữ liệu nhanh bằng cách dùng Fillhandle để mở rộng dãy dữ liệu. Chú ý rằng, khi sao chép công thức, chỉ cần chọn một ô chứa công thức. II. Di chuyển dữ liệu Trong khi làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta có nhu cầu di chuyển các dữ liệu tới vị trí mới thay cho việc phải xoá chúng ở vị trĩ cũ và gõ lại ở vị trí mới. Vị trí Khoa CNTT Giáo trình Excel 67 mới của dữ liệu có thể là một ô hoặc một vùng ô khác trên cùng sheet, có thể là sheet khác trong cùng file hoặc có thể là file khác của Excel hoặc Winword, ... Sau đây giới thiệu một số phương pháp di chuyển dữ liệu. II.1. Dùng chuột Ta có thể dùng chuột để di chuyển nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn hình. II.1.1. Dùng nút trái chuột 1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần di chuyển. 2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở. 3. Rê vùng lựa chọn tới đích. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag to move cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta, nếu muốn di chuyển sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn tên sheet. Chú ý: • Khi rê chuột để di chuyển dữ liệu vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì sẽ xuất hiện thông báo • Nếu kích OK, dữ liệu mới sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu chọn Cancel, sẽ huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu. • Nếu muốn chèn kết quả di chuyển vào vùng dữ liệu đã có sẵn thì phải giữ Shift trong khi rê chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag to Cut and Insert cell contents, use ALT key to switch sheets". Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ Khoa CNTT Giáo trình Excel 68 theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích. II.1.2. Dùng nút phải chuột 1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần di chuyển. 2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở. 3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê chuột; sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả". 4. Sau khi thả tay, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án sau: • Move Here: dán kết quả di chuyển tại đây. • Shift Down and Move: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới. • Shift Right and Move: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải. • Cancel: huỷ việc di chuyển. II.2. Dùng bộ đệm (clipboard) Các bước thực hiện: 1. Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển. 2. Làm một trong các cách sau: • Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Move. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X. • Kích nút phải chuột và kích Move trên thực đơn ngắn. • Kích nút Cut trên Standard toolbar. Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn. 3. Chọn vị trí đích chứa kết quả di chuyển: Khoa CNTT Giáo trình Excel 69 • Nếu di chuyển một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích. • Nếu di chuyển vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời. • Nếu di chuyển tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích. Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau: II.3. Di chuyển bình thường: • Nhấn phím Enter (chỉ dán được một lần). • Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. • Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn. • Kích nút Paste trên Standard toolbar. Ghi chú: • Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng đích sẽ bị xoá mất. • Để dán kết quả di chuyển và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau: + Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Cut cells (hoặc dùng lệnh Cut cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại: + Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ đẩy các ô hiện thời xuống dưới. III. Xoá dữ liệu: (Ô không bị xoá) Chọn khối dữ liệu muốn xoá và thực hiện một trong những cách sau: - Right click và chọn Clear contents Khoa CNTT Giáo trình Excel 70 - Chọn Edit\ Clear\ Contents. - Nhấn phím Delete. Sau khi xoá, nếu muốn lấy lại dữ liệu có thể sử dụng tính năng Undo bằng một trong 3 cách sau: Chọn Edit\ Undo, nhấn Ctrl+Z, hoặc click biểu tượng Undo trên thanh công cụ. IV. Sao chép định dạng, chèn ghi chú IV.1. Sao chép định dạng: (Chỉ sao chép định dạng của ô, không sao chép nội dung ô) Nếu muốn các ô khác ccó định dạng giống như một ô nào đó ta có thể thực hiện: - Chọn ô có định dạng muốn sao chép - Click biểu tượng Format\ Painter - Click vào ô hoặc click & drug lên khối muốn sao chép. IV.2. Chèn ghi chú (Comment): Mỗi ô đều có thể chèn ghi chú, khi đưa con trỏ chuột đến góc bên phải của ô, ghi chú sẽ hiển thị. Để chèn chi chú cần thực hiện: - Right click tại ô muốn chèn ghi chú và chọn Insert Comment (hoặc sử dụng trình đơn Insert\ Comment). - Chọn Format\ Comment để định dạng kiểu chữ (font) sau đó nhập ghi chú bình thường. IV.3. Chỉnh sửa và xoá ghi chú: - Chỉnh sửa: Right click tại ô muốn chỉnh sửa và chọn Edit Comment - Xoá :Right click tại ô muốn xoá và chọn Delete Comment. Khoa CNTT Giáo trình Excel 71 Câu hỏi và bài tập 1. Thực hành lại tất cả các thao tác sao chép và di chuyển dữ liệu đã nêu trong bài. 2. Nêu sự khác nhau giữa việc sao chép tất cả dữ liệu trong một bảng tính sang bảng tính khác và việc sao chép chính bảng tính đó thành hai bản. 3. Mở file BD10B.xls, tính toán tương. Trong khi tính toán có sử dụng việc sao chép công thức sao cho kết quả có dạng sau: A B C D E F G H I J K 1 Bảng điểm học kỳ I 2 Môn: Toán 3 Lớp: 10 B 4 5 6 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3 7 STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính M 15' 1 T HK Điểm TB XL Xếp TT 8 1 Nguyễn Vân Anh 6/7/83 Nữ 6 8 7 7 9 2 Vũ Hoà Bình 6/7/83 Nữ 4 5 5 4 10 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 Nam 8 9 10 9 11 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 Nam 7 8 8 8 12 5 Phạm Hồng Vân 7/3/83 Nữ 9 9 8 9 13 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 Nữ 9 9 8 10 14 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 Nam 5 7 6 7 15 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 Nam 9 8 10 10 16 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 Nam 9 9 8 10 17 10 Nguyễn Thanh Tùng 6/15/83 Nam 8 7 8 8 18 Tổng kết 19 Điểm TB cả lớp 20 Điểm TB cao nhất lớp 21 Điểm TB thấp nhất lớp Khoa CNTT Giáo trình Excel 72 Bài 6: Định dạng cho dữ liệu Trình bày bảng tính là một công việc rất cần thiết trong quá trình làm việc với EXCEL. EXCEL lưu trữ các dữ liệu trong các ô của bảng tính cùng với các thông số định dạng của các ô đó. Việc định dạng cho các dữ liệu trong bảng tính có thể tiến hành bằng các lệnh Cells trong thực đơn Format. I. Định dạng cho dữ liệu kiểu số Cùng một giá trị nhưng số có nhiều cách thể hiện khác nhau, để định dạng số có thể thực hiện như sau: Chọn khối muốn định dạng. Chọn Format\Cell (Ctrl+1), sau đ ó chọn mục Number trong hộp hội thoại Format Cells và chọn tiếp các thông số định dạng sau. Trong hộp Category chọn các kiểu dữ liệu cần trình bày và chọn tiếp các thông số khác tuỳ thuộc vào loại dữ liệu đã được chọn trong hộp này. Hãy vừa chọn vừa quan sát hộp Sample để xem mẫu định dạng. Cụ thể: • General: định dạng chung. Với kiểu định dạng này, text gõ vào sẽ được dóng hàng bên trái và dữ liệu kiểu số sau khi gõ vào bảng tính sẽ được dóng hàng bên phải ô. Khoa CNTT Giáo trình Excel 73 • Number: dùng để định dạng các số thông thường. Chọn tiếp các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Use 1000 Separators(,) - dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn, Negative numbers - chọn cách định dạng số âm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng. • Currency - dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ. Chọn tiếp các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Symbol - chọn kí hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức,...) Negative numbers - chọn cách định dạng số âm. Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng. • Accounting: kí tự tiền tệ và dấu chấm thập phân của các số được định dạng theo kiểu này sẽ được dóng thẳng hàng. Chọn các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu chấm thập phân, Symbol - chọn kí hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức,... ). Sample hiện mẫu định dạng. • Date: định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type • Time: định dạng giờ theo mẫu được trong hộp Type • Percentage: định dạng theo kiểu phần trăm. Số chữ số sau dấu chấm thập phân được chọn trong hộp Decimal Places. • Text: định dạng số theo kiểu Text. • Special: định dạng theo mã vùng và số điện thoại • Custom: tuỳ biến theo khuôn dạng được gõ trong hộp Type. Nút Delete được dùng để xoá khuôn dạng không cần dùng đến. II. Định dạng ngày tháng Khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trước ngày sau, có thể chỉ cần nhập ngày, tháng và năm Excel sẽ lấy theo tháng năm hiện hành của hệ thống. Cùng một ngày nhưng có thể chọn cach hiển thị khác nhau. Khoa CNTT Giáo trình Excel 74 Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category ở bảng Number chọn mục Date, và chọn cách hiển thị bên khung Type. Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m/d/yy (tháng/ngày/năm), nếu không vừa ý với các dạng có sẵn, có thể tạo ra một dạng hiển thị riêng bằng cách chọn mục Custom trong khung Category, và gõ dạng cần thiết vào khung Type, ví dụ: dd/mm/yyyy (2 số ngày/2 số tháng/4 số năm) như 25/11/1998. III. Định dạng vị trí Chọn mục Alignment trong hộp Format Cells để dóng hàng cho dữ liệu. Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy nhiên có thể định dạng lại theo các bước sau: Chọn khối dữ liệu. Khoa CNTT Giáo trình Excel 75 Click chọn các biểu tượng định dạng vị trí trên thanh công cụ hoặc chọn Format\ Cell (Ctrl+1), trong hộp thoại Format\Cells chọn bảng Alignment: Khung Horizontal : Click mở khng này để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang. + General: Tổng quát + Left (Indent): Trái + Right: Phải + Center: Giữa + Justify: Đều hai bên + Fill: Vừa bằng ô, vùng + Center Across seletion: Giữa vùng Khung Vertical : Click mở khung nay để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc. + Top: Phía trên + Center: Giữa + Botton: Phía dưới + Justify: Đều hai bên Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (Chỉnh độ nghiêng trong khung Degrees). Text Control: Các điều khiển khác. Chọn Wrap Text nếu muốn Text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô. Chọn Shrink to fit nếu muốn Text vừa khít trong các ô khi các ô đó bị co hẹp. Chọn Merge cells nếu muốn trộn các ô trên cùng hàng và cùng cột. Sau khi trộn, chỉ có dữ liệu nằm ở ô trái trên trong vùng đã được chọn hiện trong ô được trộn. Do đó, muốn ô trộn chứa tất cả dữ liệu trong vùng đã chọn thì trước khi trộn phải sao chép toàn bộ dữ liệu vào ô trái trên. Khoa CNTT Giáo trình Excel 76 III.1. Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau: 1. Chọn khối muốn định dạng. 2. Chọn Format\Cell (Ctrl+1) Chọn các định dạng trong bảng Font trong hộp hội thoại Format Cells. - Font, Font style : Kiểu chữ. - Size : Kích cỡ. - Underline: Các kiểu chữ gạch chân được mô tả tại vị trí Underline (None - bình thường, Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đúp, Single Accounting - gạch đơn kiểu tài chính đến cuối mép phải của ô, Double Accounting - gạch đúp kiểu tài chính). - Color: Màu. - Preview: Xem trước. Trong khung Effects có 3 mục lựa chọn: - Strikethrought : Gạch ngang. - Superscript : Số mũ (x2). - Subscript : Chỉ số (H2O). * Trên cùng một ô để định dạng kiểu chữ khác nhau cho các thành phần dữ liệu, chọn khối thành phần (click & drag) rồi định dạng bình thường. * Lựa chọn Normal Font được dùng nếu muốn lấy lại kiểu trình bày ngầm định. Khoa CNTT Giáo trình Excel 77 III.2. Tạo đường viền ô Mục Border trong hộp hội thoại Format Cells cho phép tạo khung (đường viền) cho khối ô hiện thời. Các đường kẻ dòng và cột trong Excel sẽ không thấy khi in ra giấy, nếu cần có khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau: - Chọn ô, vùng muốn kẻ khung. - Chọn Format\ Cell và chọn bảng Border. Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại: - None : không kẻ khung. - Outline : kẻ vòng chung quanh khối hoặc ô. - Inside : kẻ các đường bên trong khối chọn. - Style : chọn dạng đường kẻ. - Color : Chọn màu. Có thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đã có kẻ khung, dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text, Click vào các đường kẻ để chọn hoặc xoá. III.3. Tô màu Mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells để tô màu cho các ô được chọn.Trong đó: Khoa CNTT Giáo trình Excel 78 • Pattern: mẫu nền. • Color: màu tô. Trong đó No Color: hủy tô màu nền. • Sample: hiện mẫu tô theo các thông số vừa được chọn. Khoa CNTT Giáo trình Excel 79 Câu hỏi và bài tập 1. Thực hành lại tất cả các thao tác định dạng dữ liệu đã nêu trongbài. 2. Mở file BD10A.xls và trình bày lại theo mẫu sau. 3. . Tự trình bày lại dữ liệu trong file BD10B.xls Khoa CNTT Giáo trình Excel 80 Bài 7: Cơ sở dữ liệu trong excel và cách đặt tên cho vùng dữ liệu I. Khái niệm Trong Microsoft Excel, ta có thể dễ dàng sử dụng một danh sách như một cơ sở dữ liệu (database). Khi chúng ta thực hiện các công việc như tìm kiếm, sắp xếp hoặc tổng hợp dữ liệu theo nhóm (subtotal), Microsoft Excel tự động sử dụng những phần tử sau đây của danh sách để tổ chức dữ liệu. - Các cột trong danh sách là các trường (fields) trong cơ sở dữ liệu. - Các nhãn của cột trong danh sách là các tên trường (Field name) trong cơ sở dữ liệu. - Mỗi hàng trong danh sách là một bản ghi (record) của cơ sở dữ liệu Ví dụ: Danh sách sau tương ứng với một cơ sở