Hướng dẫn học ACCESS

Quản Trị Mạng - Nếu bạn là một người sử dụng Word (bộ xử lý từ phổ biến của Microsoft) bạn có thể rất quen thuộc với tính năng AutoCorrect. Công cụ này cũng thích nghi với Access để trợ giúp bạn thực hiện hiệu quả hơn trong việc nhập dữ liệu.

Mục đích của AutoCorrect là tự động thay thế những gì bạn nhập vào. Điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng nó thực sự là một lợi ích. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên bị lỗi chính tả khi nhập dữ liệu, bạn có thể tác động Access để nhận ra từ đó và thay thế nó bằng một từ thích hợp. Tương tự, bạn có thể xác định đoạn mã ngắn mà có thể tự thay thế cho các từ hoặc các cụm từ dài.

Sử dụng AutoCorrect có lẽ là tính năng trợ giúp mạnh mẽ khi nhập dữ liệu. Ví dụ: khi bạn nhập từ Amalgamated Widgets Worldwide, bạn có thể định nghĩa cụm từ đó trong AutoCorrect là aww để khi nhập từ đó, nó sẽ tự động thay thế thành Amalgamate Widgets Wordwide.

 

doc84 trang | Chia sẻ: maiphuongdc | Ngày: 07/01/2014 | Lượt xem: 3735 | Lượt tải: 20download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Hướng dẫn học ACCESS, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
cess thay thế hộp thoại Print Table Definition với một hộp thoại thích hợp cho loại đối tượng được chọn. Kích chuột vào nút OK ở hộp thoại Documenter. Access kiểm tra bảng (hoặc các đối tượng cơ sở dữ liệu bạn đã chọn) và đưa ra một sự xác định in. Sau một thời gian ngắn, Access hiển thị dữ liệu in ra trên màn hình như hình 3. Hình 3: Print Definition cho một bảng. Trước khi in sự định nghĩa từ máy in, Access cho bạn một cơ hội để xem nó trên màn hình. Quá trình xem này là print preview (xem trước khi in); nó cho phép bạn chắc chắn lại mọi thứ đều ổn trước khi in. Chú ý rằng Access làm giảm bớt số lượng các công cụ trên thanh công cụ ở phía trên cùng của màn hình. Chỉ có một vài công cụ mà bạn thường sử dụng sau đây hiển thị: Print: Công cụ này hiển thị hộp thoại Print, với mục tiêu của các báo cáo gửi tới máy in.    Zoom: Có hai công cụ zoom. Một công cụ trông giống kính lúp; nó luân phiên giữa việc xem cận cảnh và toàn bộ trang dữ liệu in. Một công cụ khác là công cụ tỷ lệ phần trăm; nó cho phép bạn chỉ ra một tỷ lệ phần trăm cụ thể cho phóng đại.    Pages Per Screen. Loại này có 3 công cụ, được gọi là One Page, Two Pages, và Multiple Pages. 3 công cụ này cho phép bạn xác định có bao nhiêu trang in được hiển thị trên màn hình cùng một lúc.    Close Window. Công cụ này hủy bỏ việc in báo cáo và trở lại cửa sổ Database. Thông tin thêm về công cụ Zoom, bạn có thể sử dụng chuột để phóng đại hoặc thu nhỏ. Chú ý rằng khi bạn di chuyển nó trên trang in, con trỏ chuột xuất hiện như một kính lúp. Nếu bạn kích chuột, Access hiển thị luân phiên việc xem cận cảnh hoặc toàn bộ trang. Khi bạn thấy báo cáo (hình 3), nó đang ở chế độ cận cảnh. Nếu bạn muốn xem toàn bộ trang, chỉ cần kích chuột lên trang in. Màn hình xuất hiện như hình 4. Hình 4: Xem toàn bộ trang Nếu sử dụng con trỏ chuột để kích chuột lên trang in một lần nữa, bạn sẽ thấy trang được xem cận cảnh tại nơi con trỏ mà bạn kích Khi bạn đã sẵn sang sự định nghĩa in, kích chuột vào công cụ Print. Lần lượt, Access in báo cáo từ máy in mặc định. Thay vào đó, nếu bạn muốn đóng dữ liệu in, chỉ cần kích chuột vào công cụ Close. Ngân NT (Theo LearnAccess) MS Access - Bài 26: Điều chỉnh trang in Giống như nhiều chương trình, Access cung cấp đầy đủ các tính năng của môi trường Window. Access sử dụng các tiện ích in được cung cấp bởi môi trường Windows, có nghĩa là nó có thể sử dụng bất kỳ máy in nào Windows sử dụng. Bạn không thể thêm hay xóa các máy in trong Access (nó đã có sẵn trong Windows), nhưng có thể điều chỉnh máy in nào Access gửi thông tin và những tính năng máy in mà Access sẽ sử dụng. Để điều chỉnh các thao tác in, sử dụng hộp thoại Page Setup. Bạn có thể mở hộp thoại Page Setup từ nhiều cách khác nhau trong Access. Bất cứ lúc nào sẵn sàng in, một công cụ hoặc thực đơn tùy chọn cho phép bạn xem hộp thoại Page Setup. Trong phần lớn các trường hợp, bạn sẽ mở hộp thoại bằng cách chọn tùy chọn Page Setup từ thực đơn File. Hộp thoại Page Setup hiển thị như hình 1. Hình 1: Hộp thoại Page Setup. Chi tiết của các phần trong hộp thoại: Thiết lập Lề trang in (Printout Margins) Thẻ đầu tiên trong hộp thoại Page Setup là Margins (hình 1). Dựa vào dữ liệu in, bạn có thể thay đổi mặc định lề trang. Lề trang là khoảng trắng bên trái mỗi trang giấy. Thẻ Margins của hộp thoại Page Setup cho phép bạn điều chỉnh lề bên trái của trang in là bao nhiêu. Để thiết lập một lề trang, chỉ cần thay đổi thiết lập đã có ở một trong 4 margins. Mặc định các lề là 1 inch trên mỗi trang giấy. Bạn có thể thay đổi các margins này, chỉ cần chọn hộp có margin bạn muốn thay đổi và nhập một giá trị mới.  Chú ý: Một vài máy in yêu cầu khoảng cách lề tối thiểu. Ví dụ, một số máy in laser chỉ in những nội dung nằm cách lề giấy 1/4 inch. Trong trường hợp này, Access không cho phép bạn thay đồi các lề ít hơn giới hạn đã định của máy in Thiết lập trang Sử dụng thẻ Page của hộp thoại Page Setup (hình 2) bạn có thể thay đổi cách Access thường đặt thông tin trên trang. Hình 2: Thẻ Page của hộp thoại Page Setup. Chú ý: Tùy chọn sẵn có trong hộp thoại Page Setup phần lớn phụ thuộc vào loại máy in. Nếu một số tùy chọn không hiện hữu, đừng lo bởi vì máy in bạn đang sử dụng có thể có các tùy chọn mà nhiều người dùng khác không có. Thiết lập đầu tiên bạn có thể chỉ định trong hộp thoại là định hướng trang giấy. Thực tế, đây là một thuật ngữ sai. Bản chất trang giấy là không được định hướng, đó là hình ảnh tạo bởi Access mà được định hướng trong mối tương quan trang giấy. Để chọn định hướng nằm ngang hay dọc, sử dụng thiết lập trong vùng Orientation ở phía trên cùng hộp thoại. Tài liệu thường in mặc định là để giấy dọc. Điều này có nghĩa khi bạn đọc trang giấy, lề thu hẹp là phía trên và phía dưới của trang. Nếu bạn quay trang 90o về phía bên trái hay bên phải, trang giấy sẽ ở chế độ nằm ngang – lề thu hẹp về phía bên trái và bên phải trang. Chế độ quay ngang có ích khi bạn in các bảng có nhiều cột. Nếu máy in của bạn hỗ trợ nhiều kích thước giấy, chẳng hạn như các tiêu chuẩn và trang tính hợp lý, bạn chỉ cần chọn cỡ giấy bạn muốn. Để chọn một cỡ giấy, thay đổi thông tin ở vùng Paper của hộp thoại. Dựa vào máy in, bạn có thể thay đổi cả kích thước và nguồn trang giấy (hình 2). Bạn nên chọn kích thước và nguồn giấy mà thực hiện phần lớn ý nghĩa của kết quả bạn muốn tạo. Thay đổi máy in Trình điều khiển máy in là phần mềm đặc biệt mà Windows sử dụng để giao tiếp với máy in. Phần lớn các máy in phụ thuộc vào phần mềm đặc biệt của riêng chúng (nói cách khác, là trình điều khiển – driver máy in riêng). Hiếm có máy tính nào được cài đặt nhiều driver máy in trong cùng một hệ thống. Nhiều người có ít nhất hai máy in, chẳng hạn như máy in mực và máy in laser. Một số khác thì sử dụng máy in trên máy tính cùng mạng. Ví dụ, nếu một người nào đó trong công ty của bạn có một máy in laser phân giải cao, bạn phải có một driver máy in được cài đặt trên máy cho máy in đó nếu không thì không thể truy cập trực tiếp vào máy in. Trong trường hợp đó, bạn có thể xuất thông tin ra thành một tệp tin và gửi tệp tin đó tới máy in khác để in thông tin. Access cho phép bạn lựa chọn bất kỳ máy in nào có trình điều khiển đã cài đặt trong Windows. Tóm lại, lựa chọn một driver máy in cho biết loại máy in bạn muốn sử dụng. Chọn một driver máy in tại vùng Printer trong thẻ Page của hộp thoại Page Setup. (hình 2). Thông thường chọn thiết lập Defautl Printer. Với thiết lập này, Access sử dụng máy in bạn đã thiết lập như máy in mặc định trong Windows. Tuy nhiên, bạn có thể chọn máy in khác bằng cách tích vào tùy chọn Use Specific Printer. Sau đó, nút Printer sẽ được kích hoạt và bạn có thể sử dụng nó để chọn máy in bạn muốn. Khi kích chuột vào nút Printer, Access hiển thị một hộp thoại Page Setup mới cho chép bạn xác định máy in bạn muốn dùng. Hình 3 biểu thị về hộp thoại này. Hình 3: Hộp thoại Page Setup Danh sách xổ xuống phía trên cùng hộp thoại hiển thị tên các máy in đã kết nối với máy tính của bạn, cũng như tên các driver máy in bạn đã cài đặt. Không cần để ý tới máy in bạn chọn, Access sẽ nhớ sự chọn lựa của bạn và sử dụng máy in đó cho tới khi bạn chọn máy in khác. Bạn đã được lưu ý rằng, hộp thoại Print Setup thứ hai này (hình 3) tương tự như phần trên cùng hộp thoại Print (hình 1). Access cho phép bạn xác định máy in nào bạn muốn sử dụng cả hai vị trí. Thay đổi máy in trong một hộp thoại cũng giống như thay đổi máy in trong cả hai vị trí. Chú ý: Thay đổi máy in sẽ ảnh hưởng tới tùy chọn sẵn có trong vùng Page Setup của Access. Thông thường, Access chỉ hiển thị các thiết lập tùy chọn áp dụng cho máy in hiện hành. Không nên lo lắng nếu hộp thoại thiết lập của bạn thay đổi khi máy in thay đổi. Khi hoàn thành việc xác định loại máy in bạn sử dụng, kích chuột vào nút OK. Sau đó có thể tiếp tục thiết lập các tùy chọn in khác. Điều chỉnh các thuộc tính máy in Có hàng trăm máy in khác nhau trên thị trường. Đó là lý do mà Windows đòi hỏi driver máy in để giao tiếp với một máy in cụ thể. Vấn đề phức tạp là mỗi loại máy in đều có những khả năng khác nhau. Ví dụ, các máy in khác nhau sẽ điều khiển các loại trang giấy khác nhau. Một số máy in có thể in màu. Các máy in khác đưa ra các tùy chọn khác nhau để in đồ họa. Access cho phép bạn thay đổi các thuộc tính xác định được sử dụng bởi một máy in. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách kích chuột vào nút Properties trong hộp thoại Print (hình 1) hoặc hộp thoại Page Setup (hình 3). Access hiển thị hộp thoại Progerties của máy in. Hình thức hiện tại của hộp thoại này hoàn toàn khác nhau, phụ thuộc vào máy in bạn sử dụng. Hình 4 hiển thị ví dụ của hộp thoại Properties cho máy in Epson Stylus Photo 700. Hình 4: Hộp thoại Properties cho máy in Epson Stylus Photo 700. Máy in phổ biến này là loại máy in phun mực màu. Do vậy, các điều chỉnh trong hộp thoại Properties được sử dụng để xác định màu nào nên in trên giấy. Các điều chỉnh khác cho phép bạn xác định việc cân bằng giữa chất lượng và tốc độ. Các thẻ khác cho phép bạn chỉ ra các cách khác nhau mà máy in nên sử dụng. Nhằm thể hiện sự tương phản, hãy nhìn vào hình 5. Nó hiển thị thuộc tính Properties cho máy in HP LaserJet. Chú ý rằng, sự điều chỉnh trong hộp thoại này hoàn toàn khác với sự điều chỉnh trong hình 4. Bởi vì khả năng của hai máy in hoàn toàn khác nhau. Hình 5: Hộp thoại Properties cho máy in HP LaserJet. Sự điều chỉnh trong hộp thoại Properties của máy in HP cho phép bạn đặt nhiều hình ảnh trên một trang tính đơn của trang in và điều chỉnh các tính năng của máy in khác. Phần lớn thời gian của bạn không cần quan tâm với các thiết lập trong hộp thoại Properties của máy in. Thay vào đó, bạn thường sử dụng những thiết lập mặc định được đưa ra bởi Windows. Bạn nên hiểu rằng hộp thoại luôn sẵn có, tuy nhiên, sử dụng nó là cách chính để tận dụng các lợi thế của tính năng máy in. Cách tốt nhất để tìm ra những điều khiển nào thực hiện trong hộp thoại Properties của máy in là thử nghiệm. Bạn không nên sợ làm hỏng máy in, bạn có thể khám phá nhiều điều thú vị và cách sử dụng các tính năng sẵn có trong máy in. Ngân NT (Learn Access) MS Access - Chương 7: In ấn bảng Nhiều người dùng máy tính không nghĩ nhiều đến việc chuyện gì sẽ xảy ra sau khi họ lấy được thông tin của họ từ cơ sở dữ liệu. Thông thường, việc chuyển thông tin thành cơ sở dữ liệu chỉ là một phần, bạn cần phải để ý về việc in ra thông tin để có thể chia sẻ dữ liệu với những người khác. Ở chương này, bạn sẽ tìm hiểu cách in thông tin chứa trong cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ tìm hiểu các khái niệm được áp dụng dù bạn in một bảng đơn giản hay báo cáo phức tạp. Tuy nhiên, chương này mới chỉ là bắt đầu. Hai chương khác trong tập Access này đề cập tới khả năng viết báo cáo. Cùng với 3 chương này, bạn sẽ có tất cả công cụ cần thiết để tạo bất kỳ dữ liệu nào muốn đưa ra. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được các khái niệm sau đây:  Làm thế nào để in nội dung của bảng. Cách lựa chọn máy in. Làm thế nào để xác định cách thức mà thông tin của bạn nên in ra Làm thế nào để in layout của một đối tượng Làm thế nào để xem trước trang in cho các trang đã lưu Bài 25: In bảng Như đã đề cập, sau khi nhập dữ liệu vào bảng, bạn muốn in một bản sao nội dung bảng. Access thực hiện việc đó một cách rất đơn giản để in dữ liệu trong bảng. Bạn có thể in bảng theo các bước sau đây:  1. Chọn nút Tables trong cửa sổ Database.  2. Chọn tên bảng mà bạn muốn in  3. Lựa chọn tùy chọn Print từ thực đơn File hoặc kích chuột vào nút Print trên thanh công cụ. Cách khác để in bảng là thực hiện theo các bước sau:  1. Chọn nút Tables trong cửa sổ Database  2. Chọn (đánh dấu) tên bảng bạn muốn in.  3. Kích chuột vào nút Open. Access hiển thị bảng ở chế độ Datasheet; bạn có thể thực hiện các thay đổi cho bảng.  4. Lựa chọn tùy chọn Print từ thực đơn File hoặc kích chuột vào công cụ Print trên thanh công cụ Nếu bạn kích chuột vào công cụ Print trên thanh công cụ, Access sẽ in bảng ngay. Nếu chọn tùy chọn Print từ thực đơn File, Access hiển thị hộp thoại Print như hình 1. Hình 1: Hộp thoại Print Các phần riêng biệt của hộp thoại Print điều khiển những gì Access in. Nếu muốn điều chỉnh máy in nào mà Access sử dụng để in bảng, sử dụng danh sách Name xổ xuống ở phía trên cùng của hộp thoại. Nếu muốn thay đổi các thuộc tính riêng của máy in, kích chuột vào nút Properties. Lần lượt, Access hiển thị hộp thoại Properties của máy in (sẽ được miêu tả ngay sau chương này). Vùng Print Range cho phép bạn chọn các phần của bảng mà Access in. Bạn có thể in toàn bộ bảng, một phần của bảng (các dòng hay cột mà bạn chọn) hay một vùng của trang. Ngay sau chương này, bạn sẽ học cách xem trước dữ liệu trên màn hình trước khi in. Sử dụng tùy chọn Print preview, bạn phải quyết định là in một vùng cụ thể của trang. Tùy chọn Pages cho phép bạn xác định một vùng của trang in. Vùng Copies cho phép bạn yêu cầu Access tạo bao nhiêu bản sao của thông tin cần in. Hộp chọn Collate chỉ có nghĩa nếu bạn in nhiều hơn một bản sao của bảng. Ví dụ, giả sử bảng của bạn cần in 5 trang. Nếu cần hai bản sao và bạn tích chọn hộp Collate, Access sẽ in tất cả 5 trang bảng (lần 1) và sau đó in lại 5 trang (lần 2). Nếu bạn không chọn hộp Collate Copies, Access in lần lượt hai bản sao của mỗi trang (Trong trường hợp này, bạn sẽ cần phải sắp xếp lại các bản sao sau đó). Cuối cùng, ở phần giữa phía bên phải hộp thoại Print là hộp chọn Print to File. Hộp chọn này cho phép bạn chuyển dữ liệu từ máy in thành một tập tin trên đĩa. In vào đĩa thực sự rất cần thiết. Ví dụ, bạn cần gửi một báo cáo cho một ai đó ở xa. Bạn có thể in nó và fax cho họ hay gửi qua hệ thống thư điện tử. Tuy nhiên, nếu bạn in báo cáo thành một tệp, bạn có thể thay vì gửi cho họ đĩa có chứa tập tin, hoặc gửi thư điện tử in tệp tin cho họ. Nếu báo cáo rất lớn, việc gửi một thư điện tử hay đĩa có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí trong việc vận chuyển. Kết quả, họ nhận được thông tin rất nhanh và chi phí rất rẻ. Khi họ nhận tệp tin, họ có thể chuyển nó tới máy in của họ và có một bản sao giống như bản sao bạn đã in cho họ. Khi đã kết thúc, kích chuột vào nút OK. Access sẽ gửi thông tin của bạn tới máy in theo cách của bạn. Nếu bạn lựa chọn hộp Print to File, Access sẽ hỏi bạn tên tệp để sử dụng như hình 2. Hình 2: Hộp thoại Print to File. Đây là một hộp thoại điều khiển tệp tin chuẩn. Bạn có thể sử dụng sự điều chỉnh mà nó cung cấp để lựa chọn ổ và thư mục nơi chứa tệp tin. Tất cả việc cần làm là nhập tên tệp muốn và kích chuột vào nút OK. Access sẽ gửi đầu ra của máy in vào đĩa tệp tin bạn chỉ định. Nếu máy tính của bạn có quyền truy cập tới nhiều máy in hay nếu bạn cần kiểm soát dữ liệu in (có lẽ bằng cách thay đổi hướng và lề trang in), bạn có thể sử dụng hộp thoại Print Setup được nói đến ở phần tiếp theo. Ngân NT (Learn Access) MS Access - Bài 38: Sử dụng tính năng AutoCorrect Quản Trị Mạng - Nếu bạn là một người sử dụng Word (bộ xử lý từ phổ biến của Microsoft) bạn có thể rất quen thuộc với tính năng AutoCorrect. Công cụ này cũng thích nghi với Access để trợ giúp bạn thực hiện hiệu quả hơn trong việc nhập dữ liệu. Mục đích của AutoCorrect là tự động thay thế những gì bạn nhập vào. Điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng nó thực sự là một lợi ích. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên bị lỗi chính tả khi nhập dữ liệu, bạn có thể tác động Access để nhận ra từ đó và thay thế nó bằng một từ thích hợp. Tương tự, bạn có thể xác định đoạn mã ngắn mà có thể tự thay thế cho các từ hoặc các cụm từ dài. Sử dụng AutoCorrect có lẽ là tính năng trợ giúp mạnh mẽ khi nhập dữ liệu. Ví dụ: khi bạn nhập từ Amalgamated Widgets Worldwide, bạn có thể định nghĩa cụm từ đó trong AutoCorrect là aww để khi nhập từ đó, nó sẽ tự động thay thế thành Amalgamate Widgets Wordwide. Thêm các mục từ Để thêm thông tin vào AutoCorrect, chọn AutoCoreect từ thực đơn Tools. Access hiển thị hộp thoại AutoCorrect như hình 1. Hình 1: Hộp thoại AutoCorrect Ở phía trên hộp thoại AutoCorrect bạn có thể điều khiển một số thay đổi tự động.Gần phía dưới hộp thoại là danh sách mục từ của AutoCorrect. Mỗi mục từ được tạo bởi 2 phần: phần phía bên trái (Replace) là phần nhập mã từ tắt cho từ hay cụm từ dài ở phần phía bên phải, phần bên phải (With) thì bạn nhập từ hay cụm từ muốn được tự động hiện ra khi gõ mã từ tắt. Ví dụ: khi bản phải nhập cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide nhiều. Để không mất thời gian, bạn làm như sau: Ở phần Replace, bạn nhập mã từ tắt là aww, còn ở phần With, bạn nhập Amalgamated Widgets Worldwide, sau đó kích vào nút Add để thêm vào danh sách các mục từ AutoCorrect. Bây giờ, bạn chỉ cần nhập mã từ aww, ngay lập tức nó sẽ tự động đổi thành cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide. Như vậy, để thêm các mục từ tùy thích, bạn thực hiện bằng cách sử dụng hộp Replace và With. Tất cả bạn cần làm là nhập vào hộp Replace và nhập vào hộp With từ mà bạn muốn nó được thay (làm tương tự như ví dụ với cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide). Loại bỏ mục từ Chỉ khi bạn thêm các mục từ vào danh sách AutoCorrect, bạn cũng có thê xóa chúng. Để làm điều này, chỉ cần chọn mục từ trong hộp thoại AutoCorrect (hình 1) và kích chuột vào nút Delete. Access sẽ bỏ mục từ từ danh sách và không còn tự động thay đổi từ đã được sử dụng. Bạn nên chú ý rằng Access không đòi hỏi xác minh sự xóa bỏ; nó chỉ thực hiện xóa. Tuy nhiên, các thông tin đã xóa vẫn còn trong hộp Replace và With sau khi xóa. Điều này có nghĩa nếu bạn nhận ra mục từ được xóa mà không muốn xóa, ngay lập tức bạn có thể kích chuột vào nút Add để nhập lại mục từ trong danh sách AutoCorrect. NgânNT (LearnAccess) MS Access - Bài 39: Phân tích bảng Quản Trị Mạng - Access gồm một công cụ rất mạnh mà bạn có thể sử dụng để phân tích dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng. Mục đính của việc phân tích là xác định nếu có ít dư thừa trong việc lưu trữ dữ liệu trong bảng. “Ít dư thừa” ở đây có nghĩa là Access cố gắng loại bỏ bất kỳ dữ liệu nào mà được lưu trữ trong bảng nhiều hơn một lần. Ví dụ, trường “company name” nên được đưa ra ngoài bảng gốc và được thay thế bằng một bảng mới. Mặc dù kết quả sẽ là 2 bảng (bảng gốc và bảng mới), nhưng cơ sở dữ liệu sẽ hiệu quả hơn vì thông tin không bị nhân đôi trong bảng gốc. Một ví dụ có lẽ là cách tốt để chứng minh quá trình phân tích. Ví dụ trong phần này dựa trên cơ sở dữ liệu Accounts.mdb. Cơ sở dữ liệu này chứa một bảng tên là Invoices, có trên 1000 hóa đơn trong đó. Một số trường tối thiểu được duy trì trong bảng nhưng có khá nhiều sự dư thừa trong dữ liệu. Bắt đầu phân tích Với cơ sở dữ liệu Accounts, kích chuột vào nút Tables trong cửa sổ Database. Kích chọn bảng Invoices. Sau đó, chọn Analyze từ thực đơn Tools. Access hiển thị một trình đơn phụ từ việc chọn bảng như hình sau: Hình 1: Hộp thoại Table Analyzer Wizard. Việc đầu tiên trên màn hình Wizard là việc giải thích mục đích của Table Analyzer Wizard. Bạn có thể đọc hết các thông tin nếu muốn, sau đó kích chuột vào nút Next khi đã sẵn sàng  Hộp thoại hiển thị như hình sau: Hình 2: Chọn bảng để phân tích Hầu hết các cơ sở dữ liệu có thể có nhiều hơn một bảng. Thật may là cơ sở dữ liệu này chỉ chứa một bảng có tên Invoices. Vì đây là bảng đã mặc định được chọn, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại tiếp theo: Hình 3: Bắt đầu quá trình phân tích Ở bước này bạn cần quyết định là mình muốn cho phép Wizard lựa chọn các trường trong bảng chọn hay bạn muốn thực hiện theo cách thủ công. Vì công việc của một Wizard thực hiện khá dễ dàng, ta chọn Yes, let the wizard decide. Thậm chí nếu Wizard thực hiện lựa chọn không tốt, bạn có thể hủy bỏ quyết định ở bước tiếp theo. Xác nhận việc tách bảng Khi bạn đã sẵn sàng, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị như hình sau: Hình 4: Xác minh việc tách bảng Chú ý: Table Analyzer Wizard thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng. Bạn sẽ tìm hiểu rõ hơn mối liên hệ được thực hiện như thế nào ở chương 13 “Tìm hiểu mối quan hệ dữ liệu” Ở phần này, Wizard cho bạn thấy những gì nó đề ra để làm. Đối với bảng Invoices gốc, Wizard dự định chia thành 3 bảng. Hãy xem các trường mà Wizard gợi ý chuyển thành mỗi bảng, rất dễ để thấy mỗi bảng chứa thông tin các hóa đơn giao dịch, các khách hàng, và các sản phẩm. Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể đặt tên cho các bảng. Để thấy cách thực hiện như thế nào, phải chắc chắn Table1 được chọn (hình 4). Sau đó kích chuột vào nút Rename (ở gần phía góc trên bên phải hộp thoại). Access hiển thị một hộp thoại nhỏ cho phép bạn xác định tên bảng mới. Đối với Table1, tên nên được đặt là Invoice Transactions. Sau đó, kích chuột vào nút OK. Access cập nhật tên như trong thanh tiêu đề đối với bảng có tên mới. Bạn nên lặp lại công việc này để đặt tên cho Table2 và Table3 là Customers và Products. Kích chuột lên thanh tiêu đề mỗi bảng và sau đó đổi tên. Khi hoàn thành, các bảng sẽ xuất hiện như hình sau: Hình 5: Các bảng đã được đổi tên. Những việc khác bạn có thể làm trong hộp thoại này (ngoài việc đặt tên cho các bảng) là ghi đè cách Wizard chia bảng. Khi thực hiện phân tích, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng mỗi bảng được đưa ra phải chứa các trường liên quan từ bảng gốc. Trong ví dụ này, Wizard đã thực hiện rât tốt, nó chỉ ra rằng chúng ta đã có tên bảng Customers cần có một CustomerID duy nhất cũng như CustomerName và Discount. Nếu bạn cần ghi đè việc phân chia của Wizard, tất cả cần làm là kích chuột vào một tên trường và kéo nó từ một bảng tới bảng khác. Tuy nhiên, trong ví dụ này không thật sự cần thiết phải làm như vậy. Xác nhận khóa chính Khi kích chuột vào nút Next, Access hiển thị bước tiếp theo như hình sau: Hình 6: Thiết lập khóa chính Hộp thoại này tương tự như hộp thoại đã sử dụng trong phần trước. Tuy nhiên, khác nhau ở các nút điều khiển phía trên cùng hộp thoại. Wizard sẽ hỏi để xác nhận mỗi bảng phải có một khóa chính. Những khóa chính cho các bảng Customers và Products được tạo bởi Wizard. Tuy nhiên, Wizard quên rằng trường ID sẽ là một khóa chính trong bảng Invoice Transactions. Để xác định trường ID là một khóa, đầu tiên kích chọn tên trường. Sau đó kích chọn công cụ mà biểu thị chiếc khóa. Access đáp lại bằng cách đặt một khóa nhỏ ở phía bên trái trường ID trong bảng Invoice Transaction. Lỗi Correcting Typographical Khi kích chuột vào nút Next, Wizard sẽ phân tích dữ liệu trong bảng được gợi ý và hiển thị những gì có thể được cho là lỗi. Access thực hiện điều này với mỗi bảng mới được tạo bởi Wizard. Vì hai bảng mới (Customerds và Products) được tạo bởi Wizard trong ví dụ này, điều này có nghĩa Access hiển thị hai hộp thoại typographical correction. Hộp thoại đầu tiên cho bảng Customer như hình sau: Hình 7: Lỗi Correcting typographical đối với bảng Customers Đây là hộp thoại đã hiển thị 5 tên khách hàng mà cho rằng có thể bị lỗi. Nó đưa ra kết quả này bằng cách sử dụng một thuật giải bên trong. Nếu chính tả của dữ liệu đúng với dữ liệu trong bảng thì nó được cho là lỗi tiềm ẩn. Tất cả bạn cần làm là sử dụng danh sách kéo xuống trong cột Correction để chọn chính tả đúng hoặc thiết lập (Leave As Is).  Chú ý: Nếu bạn đang phân tích một bảng lớn mà đã làm việc với nhiều người trong một thời gian dài, rất có thể bạn sẽ gặp nhiều lỗi trong tài liệu. Phải chắc chắn bạn dành thời gian để sửa những lỗi cần thiết trong bước này; nó sẽ dễ hơn là kiểm tra lỗi sau đó. Trong ví dụ bảng Customers này, không có lỗi chính tả. Bạn nên thay đổi cột Corrections bằng tất cả các bản ghi (Leave As Is) mà thiết lập được chọn. Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next. Wizard sau đó hiển thị bảng Products như hình 8. Hình 8: Lỗi Correcting typographical đối với bảng Customers. Nó chỉ xảy ra như vậy khi một bản ghi được xác định là có thể bị lỗi.Tất nhiên, trong bảng riêng của bạn thì có thể có lỗi. Bạn nên xuyên suốt quá trình sửa lỗi thật chính xác như làm với bảng Customers. Trong trường hợp này, bạn chọn tùy chọn Leave As Is cho cột Correction. Kết thúc việc phân tích. Khi kích chuột vào nút Next, Wizard hiển thị bước cuối cùng như hình sau Hình 9: Bước phân tích cuối cùng. Bước cuối cùng trong Table Analysis Wizard là nơi bạn xác định nếu muốn tạo một truy vấn trông như bảng gốc. Nếu không muốn tạo truy vẫn bạn có thể tích chọn No, don’t create the query và kích nút Finish để kết thúc quá trình phân tích bảng. Trong trường hợp bạn muốn tạo truy vấn, nó có nghĩa rằng Wizard tạo một truy vấn là sự pha trộn của 3 bảng, được kết hợp như bảng gốc. Kích chọn Yes, create the query và kích nút Finish để hoàn thành quá trình phân tích bảng. Access hiển thị truy vấn mới lên màn hình như hình 10. Hình 10: Truy vấn mới được tạo bởi Table Analysis Wiard. Microsoft Office 2007 : Access Cho dù bạn đã từng sử dụng qua bộ Microsoft Office 2003 hay các phiên bản trước đây thì khi tiếp xúc với phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ vẫn cứ “lúng ta lúng túng” như người mới bắt đầu. Thật vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức lẫn nội dung mà chắc chắn bạn sẽ phải tốn khá nhiều thời gian tìm hiểu về nó. Tuy nhiên khi đã làm chủ được bộ phần mềm này rồi thì bạn sẽ cảm thấy công việc văn phòng của mình trở nên nhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cục chương trình được sắp xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ tự động

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • dochoc_access_9098.doc
Tài liệu liên quan