Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương

tượng khách hàng để tạo cho khách hàng sự lựa chọn sản phẩm của công ty. * Chính sách giá cả: Giá cả là vấn đề nhạy cảm và dễ làm tâm lý khách hàng quan tâm nhất trong bất cứ một cuộc giao dịch mua hàng hoá nào. Vì vậy, chính sách giá cả mà công ty đặt ra phải tuân theo nguyên tắc sau: Tuỳ thuộc vào từng loại khách hàng (có khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên): nếu là khách hàng thường xuyên thì công ty có chính sách ưu đãi hơn như chiết khấu, giảm giá hàng bán, tư vấn kỹ thuật miến phí,Nếu là khách lẻ đến tại cửa hàng để mua sản phẩm thì giá sẽ giảm hơn so với khách mua theo đơn đặt hàng vận chuyển đến tận nơi. Tuỳ thuộc vào từng loại mặt hàng, chủng loại và số lượng khách hàng mua: nếu khách hàng mua nhiều thì giá mua sẽ được giảm. Tuỳ thuộc vào từng thời điểm của chu kỳ kinh doanh: nếu giá cả trên thị trường biến động thì giá cả các hàng hoá của công ty cũng phải thay đổi cho phù hợp với thị trường và đảm bảo khả năng cạnh tranh đặc biệt đối với loại hàng hoá dễ tạo ra sự biến động giá như máy tính và các thiết bị máy tính. * Chính sách khuyến mãi: Khuyến mãi là một hình thức thu hút khách hàng hiện đang rất phổ biến trong nhiều lĩnh vực, công ty cũng thường xây dựng các chương trình khuyến mãi trong công tác bán hàng hoá của mình. Một số các chương trình khuyến mãi mà công ty đã sử dụng như: Khuyến mãi đặc biệt: Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 khách hàng mua trọn bộ linh kiện máy tính (có màn hình, CDRom, Loa nhưng không nhất thiết phải mua FDD) của Công ty, khách hàng sẽ được tặng thêm 1 trong 5 quà tặng sau: + 01 Đồng hồ đeo tay kiêm USB Flash 128 MB 2.0 hoặc 01 TVbox DM 140 external (xem được truyền hình cáp) hoặc 01 Mouse quang Logitec V55 + 01 headphone (tai nghe không dây) hoặc 01 Speaker Microlab M565E – 2.1 - 400W (có điều khiển từ xa) hoặc 01 USB Flash 1.0 GB transcend/pny 2.0 + Công ty khuyến mãi 250.000VNĐ phí bảo hành tại nơi sử dụng trong 12 tháng đầu (Công ty đang triển khai thực hiện với khách hàng là các cơ quan, doanh nghiệp đóng trên địa bàn Ha Noi) Tặng ngay thẻ giảm giá 1% cho mỗi lần mua hàng * Chính sách bảo hành: Bảo hành là quá trình khắc phục các sự cố xảy ra do lỗi của nhà sản xuất. Bảo hành là một trong những dịch vụ dần trở nên phổ biến và là một chính sách đảm bảo độ tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm của các công ty. Chính sách bảo hành càng tốt càng thu hút được lượng khách hàng nhiều hơn và tạo lòng tin của khách hàng về chất lượng của sản phẩm của công ty. 2. Các phương thức thanh toán ở Công ty Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thường sử dụng là chuyển khoản vào tiền gửi ngân hàng và bằng tiền mặt. Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng đối với những khách hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tuỳ thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhưng thông thường khoản thanh toán chậm này thường dưới 30 ngày). Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Các phương thức thanh toán cụ thể của Công ty như sau: Đối với bộ phận bán lẻ: * Đối với khách lẻ là cá nhân, hộ gia đình: + Mua hàng trực tiếp tại Công ty Đặt cọc tối thiểu 30% khi mua linh kiện (trước khi giao hàng) Đặt cọc tối thiểu 10% khi mua bộ máy (trước khi giao hàng). Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt Trường hợp đặc biệt cho nợ là khi có bảo lãnh của nhân viên trong Công ty, có xác nhận của trưởng bộ phận và giám đốc + Mua hàng gián tiếp qua điện thoại, qua mạng: Xác định rõ đối tượng khách hàng (đơn vị, tên, điện thoại cố định,) Thanh toán 100% số tiền sau khi giao hàng, lắp đặt. * Đối với khách hàng là công ty lớn, tổ chức, liên doanh, phi chính phủ, nhà máy, cơ quan Nhà nước: Tính giá cộng thêm từ 1% -> 3% tuỳ theo khách hàng thanh toán nợ nhanh hay chậm và phức tạp hay không phức tạp. Việc tính giá tăng phải thông qua ban giám đốc công ty. Tối đa một tháng kể từ ngày giao hàng, khách hàng phải thanh toán cho công ty. Đối với bộ phận bán buôn: * Đối tượng khách hàng: các công ty kinh doanh về công nghệ thông tin trên toàn quốc Tất cả các khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ được căn cứ vào việc thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng. Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng Đối với các Công ty nhỏ hoặc chưa có mức tín dụng thì phải thanh toán bằng tiền mặt. Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhưng bù lại tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Đây cũng là điều mà Công ty luôn đặt ra và thực hiện nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty II. Phương pháp giá vốn hàng bán 1. Phương pháp tính giá vốn hàng bán Để tổng hợp vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp chi tiết TK 156 nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho bán hàng được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trị hàng hoá Giá trị hàng hoá nhập + Giá bình quân tồn đầu tháng trong tháng = Hàng hoá xuất kho Số lượng hàng hoá Số lượng hàng nhập + trong tháng tồn đầu tháng Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá bình quân hàng XK Ví dụ: Máy tính Lenovo H100 Tổng đầu kỳ 1cái = 6.829.000đ, nhập trong kỳ 4 cái = 28.468.000đ Khi đó ta có thể tính giá vốn xuất kho của máy tính H100 như sau: 6.829.000 + 28.468.000 Giá bình quân = = 7.059.000đ Hàng hoá xuất kho 1 + 4 Giá vốn hàng xuất kho = 7.059.000 x 3 = 21.177.000đ. Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã bán được dùng để xác đinh lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp xuất nhập kho tồn của hàng hoá, Kế toán Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương còn sử dụng sổ chi tiết TK 632 và sổ cái TK 632, khi có nghiệp vụ phát sinh như bán hàng hoá. bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá TK 156 ( Biểu số 1) và sổ chi tiết TK 632 ( Biểu số 2) được mở như sau: Biểu số 1: Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tài khoản 156 Tháng 3 năm 2008 TT Tên hàng Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Máy tính HP H520 0 50.050.000 30.030.000 20.020.000 2 Màn hình HP17 27.000.000 0 18.000.000 9.000.000 3 Máy inlase HP 1020 9.120.000 16.700.000 9.120.000 16.700.000 4 Máy tính Lenovo 6.829.000 28.468.000 21.177.000 14.120.000 ... .......... .... ... .... ..... 20 Máy Fax KX – FT933 0 8.035.000 3.214.000 4.821.000 Cộng 57.053.000 123.485.000 125.191.000 55.347.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Biểu số 2 Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 632: “ Giá vốn hàng bán” Tháng 3 năm 2008 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 01/03 PXK1 Bán cho Chị Linh Vĩnh Phúc 1 máy Canon HP 1200 156 2.016.000 01/03 PXK2 Bán cho anh Hoài Anh 1 màn hình CRT HP 17 156 1.800.000 08/03 PXK3 Bán cho Anh Hiếu Minh XN thép và vật liệu XD 1 máy EPSON LQ590 156 4.918.000 16/03 PXK4 Bán cho Công ty AC 1 máy tính sách tay HP 156 10.010.000 ........ ...... ....... ....... .......... 31/03 PX20 Bán cho MTO 2máy Fax Panasonic KX- FT933CX 156 3.214.000 31/03 PX21 Bán cho anh Quý 3 máy Lenovo H100 156 7.059.00 Cộng phát sinh 125.191.000 Dư nợ cuối kỳ 125.191.000 Ngày 30 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Khi tính được tổng trị giá vốn của toàn bộ hàng xuất kho bán trong kỳ căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 kế toán lập chứng từ ghi sổ TK 632 ( Biểu số 3) Biểu số 3 Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 93 Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B B 1 D Bán cho Cty MTO 2 máy Fax Panasonic KX – FT933CX 632 156 3.214.000 Bán cho Anh Quý XN thép và VLXD 3 máy Lenovo H100 632 156 21.177.000 Cộng 24.391.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 93 kế toán lập sổ cái TK 632 Biểu số 4: Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI Số hiệu: 632 Tháng 3 năm 2008 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH Ngày tháng Nợ Có ..... .... .......... ...... ....... ......... ....... ....... 30/03 93 30/03 Giá vốn hàng tiêu thụ 156 24.391.000 30/03 96 30/03 K/c giá vốn hàng bán 911 125.191.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng 2. Kế toán doanh thu bán hàng Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc như hoá đơn GTGT với những hoá đơn thanh toán ngay hoặc chấp nhập thanh toán và một số giấy tờ khác có liên quan để mở sổ theo dõi. Với khoản mục này kế toán sử dụng: báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái Sổ chi tiết bán hàng được mở theo mẫu sau Biểu số 5 Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội BẢNG BÁO CÁO CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG Tháng 3 năm 2008 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Tiền vốn Doanh thu 1 HPH520 Máy tính cái 3 30.030.000 33.600.000 2 CRT HP17 Màn hình cái 10 18.000.000 19.200.000 3 HP 1020 Máy in Lares cái 5 9.120.000 9.600.000 4 Canon CL- 831 Mực in Canon hộp 10 3.050.918 3.225.000 5 Mitsimi Bàn phím cái 7 788.000 896.000 6 CD rom Loa cái 10 1.660.000 2.160.000 7 Mouse Chuột cái 9 645.522 720.000 8 Epson LQ590 Máy in cái 3 14.756.000 19.008.000 9 Lenovo H100 Máy tính cái 4 21.177.000 22.176.000 KX- FT933 CX Máy fax cái 2 3.214.000 3.250.000 ... .... ........ ....... ........ ....... ...... Tổng cộng 143.633.000 151.380.216 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Doanh thu còn được phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 511 và được mở như sau( Biểu số 6) Biểu số 6: Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀIKHOẢN Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 31/3 1/3 00568 Bán cho Chị Mai Vĩnh Phúc 1 máy Canon HP 1200 111 2.016.000 31/3 1/3 00569 Bán cho Anh Tuấn 1 màn hình CRT HP 17 112 1.920.000 31/3 8/3 00570 Bán cho Anh Hiếu XN Thép và VLXD 1 máy Epson LQ 590 131 6.336.000 31/3 16/3 00571 Bán cho Cty MC 1 máy tính sách tay H520 131 11.200.000 ..... ..... ........ .... ...... ............. 31/3 31/3 00580 Cty Giao nhận MTO- Phúc Yên 2 máy Fax Panasonic KX- FT 9333 CX 112 3.520.000 31/3 31/3 00581 Bán cho Anh Quý Cty CP hoá chất 3 máy Lenovo H100 131 22.176.000 Kết chuyển 911 151.380.216 151.380.216 Cộng phát sinh 151.380.216 Số dư cuối kỳ 0 Lập ngày 30 tháng 3 năm 2008 Người ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc vào “ Chứng từ ghi sổ” TK 511 ( Biểu số 7) Biểu số 7: Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 92 Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Ngày 30 tháng 3 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Cty Giao nhận MTO- Phúc Yên 2 máy Fax Panasonic KX- FT 933 CX 111 511 3.520.000 Bán cho Anh Hiếu XN thép và VLXD 3 máy Lenovo H 100 131 511 22.176.000 Cộng 25.696.000 Ngày 30 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ TK 511 ( Số 92) vào sổ cái TK 511 (Biểu số 8) Biểu số 8 Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI Tháng 3 năm 2008 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK Đ/Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 31/3 ..... ........ ....... ........ ....... ...... 31/3 92 31/3 Doanh thu tiêu thụ 131 3.520.000 31/3 92 31/3 Doanh thu tiêu thụ 111 22.176.000 31/3 94 31/3 K/c doanh thu 911 151.380.216 Cộng 151.380.216 151.380.216 Ngày 30 tháng 3 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng 3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu * Chiết khấu thương mại Công ty cũng có chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng đối với khách hàng thường xuyên và mua với số lượng lớn. Chính sách đó được áp dụng trong trường hợp nếu khách hàng mua hàng nhiều lần hoặc một lần nhưng giá trị hàng mua của khách hàng mua phải lớn thì công ty tiến hành chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn GTGT. Chính vì thế, những nghiệp vụ kế toán liên quan đến chiết khấu thương mại cũng có phát sinh nhưng ít xảy ra. Để theo dõi các khoản chiết khấu thương mại, Công ty sử dụng TK 521 để phản ánh nội dung nghiệp vụ này. * Hàng bán bị trả lại: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương có các chính sách giá cả, phương thức thanh toán hết sức linh hoạt và hợp lý. Khi xuất hàng bán cho khách hàng, nếu số hàng xuất bán đó không đúng chủng loại, quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật,.. như trong hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc thiết bị còn trong thời gian được đổi mới thì khách hàng có thể trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo từng trường hợp. Chính vì thế, các khoản hàng bán bị trả lại làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Trị giá hàng bán trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hoá đơn và kế toán sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại để hạch toán theo dõi. Khi khách hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến Công ty để trả lại, dựa trên hoá đơn GTGT trước đó Công ty giao cho khách hàng, phòng Kinh doanh kiểm tra các thông tin trên hoá đơn và có sự phê duyệt của Giám đốc, kế toán phiếu lập “Phiếu nhập kho” và thanh toán cho khách hàng bằng cách đã thoả thuận giữa hai bên, có thể là xuất lại số hàng theo yêu cầu hoặc trả lại tiền hàng nếu khách hàng đã thanh toán hay ghi giảm trừ khoản phải thu khách hàng; sau đó, thủ kho tiến hành nhập kho.số hàng đó. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn, kế toán nhập số liệu vào máy thông qua giao diện “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Từ đó, số liệu sẽ được lưu và đến cuối tháng kế toán viên sẽ kết xuất ra các sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 531 Ví dụ: Ngày 25/03/2008, công ty TNHH Phương Anh trả lại một phần hàng hoá đã mua ngày 06/03/2008 do mua hàng không đúng quy cách yêu cầu Công ty TNHH Phương Anh sẽ xuất hoá đơn GTGT ngược lại cho Công ty đồng thời có thể gửi kèm cùng với “ Biên bản trả lại hàng” do công ty Phương Anh lập, trong đó nêu rõ lý do, chủng loại, số lượng các mặt hàng trả lại cho công ty. Các nhân viên kỹ thuật của công ty sẽ kiểm tra kỹ thuật của lô hàng nhập đó, nếu thấy vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu, đúng các thông số kỹ thuật ghi trong phiếu xuất kho kiêm bảo hành cho khách hàng thì cho nhập lại số hàng hoá đó. Căn cứ vào “Biên bản trả lại hàng”, kế toán phiếu sẽ lập “ Phiếu nhập kho” sau đó chuyển cho Thủ kho để thủ kho ghi vào Thẻ kho, sau đó thủ kho lại chuyển cho kế toán để kế toán tiến hành theo dõi giảm công nợ, giảm doanh thu, giảm giá vốn và tăng hàng hoá tồn kho Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 03 năm 2008 Số: 129 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Phương Anh Nợ TK: 156 Lý do nhập: Nhập lại hàng bán trả lại Có TK: 632 Nhập tại kho: Kho A- Kho công ty STT Tên hàng Mã hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 CPU Pentium IV 3.0 6GHz/1M/533MHz/SK775 CPIB Cái 1 1.165.800 1.165.800 2 HDD Samsung 80GB 7200rpm ATA HSA1 Cái 1 738.072 738.072 Cộng 1.903.872 (Bằng chữ: Một triệu chín trăm linh ba nghìn tám trăm bảy mươi hai đồng) Người lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 17: Mẫu Phiếu nhập kho Biểu số 9: Mẫu phiếu nhập kho Để theo dõi lượng hàng bán bị trả lại này trong phần mềm kế toán, kế toáncăn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành nhập liệu vào mày thông qua giao diện “Phiếu nhập hàng bán trả lại”, sau đó cuối kỳ kết xuất ra “Sổ chi tiết TK 531” và “Sổ cái TK 531”. Ví dụ như sau: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Ngày 25 tháng 03 năm 2008 Người giao hàng: Công ty TNHH Phương Anh Số: 035 Địa chỉ: Số hoá đơn: Nội dung: Trả lại hàng TK Có: 131 Mã kho Tên hàng TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A CPU Pentium IV 3.0 6GHz/1M/533MHz/SK775 531 C 1 1.653.909 1.819.300 33311 165.391 A HDD Samsung 80GB 7200rpm ATA 531 C 1 819.636 901.600 33311 81.964 Cộng 2.720.900 (Bằng chữ: Hai triệu bảy trăm hai mươi nghìn chín trăm nghìn đồng) Nhập, ngày 25 tháng 03 năm 2008 Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho ( Ký, ghi họ tên) ( Ký, ghi họ tên) ( Ký, ghi họ tên)  Biểu 10: Mẫu Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Cuối kỳ, căn cứ trên các chứng từ này, Sổ cái TK 531 để theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại trong kỳ. Mẫu sổ cái TK 531 tháng 03/2008 như sau: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có PN035 25/03/08 Hàng bán bị trả lại Phương Anh CPIB HSA1 131 1.653.909 819.636 K/c hàng bán bị trả lại Phương Anh 511 2.473.545 Tổng phát sinh Nợ: 2.473.545 Tổng phát sinh Có: 2.473.545 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Biểu 11: Mẫu Sổ cái TK 531 - Giảm giá hàng bán Công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, còn hình thức giảm giá hàng bán ít khi diễn ra, chỉ trừ các trường hợp Giảm giá hàng bán Công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, còn hình thức giảm giá hàng bán ít khi diễn ra, chỉ trừ các trường hợp hàng đã xuất bán nhưng không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng và khách hàng không yêu cầu phải đổi lại hàng mà yêu cầu công ty giảm giá hàng bán cho số hàng không đúng yêu cầu đó. Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì công ty có thể trả lại phần tiền hàng thừa hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty. Công ty sử dụng TK 532 để theo dõi các khoản giá hàng bán. Cũng giống như TK 531, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc là công văn thoả thuận giữa hai bên, sau đó tiến hành nhập liệu và in ra “ Sổ chi tiết giảm giá hàng bán”, “Sổ cái TK 532” ,... 4. Kế toán thanh toán với người mua Khách hàng của công ty cũng hết sức đa dạng: Khách hàng thường xuyên, khách hàng không thường xuyên cả khách hàng mua với số lượng lớn lẫn khách hàng mua lẻ. Các hình thức thanh toán cũng rất phong phú, khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền giử ngân hàng, với những khách hàng lâu năm có uy tín với công ty thì có thể thanh toán theo hình thức trả chậm nhưng chỉ trong khoản thời gian là 25 ngày nếu quá hạn thì công ty sẽ phải trả lãi suất theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Ngoài ra, với khách hàng không thường xuyên thì công ty yêu cầu đặt trước tiền hàng (khoảng 15% đến 20% giá trị hợp đồng) phần còn lại khách hàng phải thanh toán dứt điểm sau 5 ngày kể từ ngày giao hàng cho khách hàng. Công ty có riêng kế toán theo dõi các khoản công nợ và công tác thu nợ cũng diễn ra rất tốt chính vì vậy các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, không phải lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Để theo dõi các khoản phải thu công ty mở các sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái TK 131, bảng kê chi tiết công nợ. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì ngoài việc lập hoá đơn GTGT kế toán còn lập phiếu thu tiền. Phiếu thu này công ty không giao cho khách hàng mà được giữ lại để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu thì kế toán sẽ viết cho khách hàng giấy chứng nhận nộp tiền. Theo ví dụ 1: Ngày 04/03/2008 công ty Rồng Bắc thanh toán ngay 60% bằng tiền mặt là 11.220.000đ. Kế toán sẽ lập phiếu thu tiền mặt cho nghiệp vụ này như sau: Biểu số 12: Phiếu thu tiền mặt Mẫu số: 01-TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội Quyển số: 3 Số: Nợ TK 111 Có TK 5111,33311 PHIẾU THU Ngày 04 tháng 03 năm 2008 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Hữu Thành Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do nộp: Thu tiền bán hàng trả ngay theo hoá đơn số 0001965 Số tiền: 11.220.000đ Số tiền bằng chữ: Mười một triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng Ngày 04 tháng 03năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đ óng d ấu ) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc uỷ nhiệm chi thì khách hàng sẽ thông qua tài khoản công ty ở Ngân hàng Công Thương hay qua ngân hàng Đầu tư. Khi khách hàng thông báo trả tiền và chuyển trả vào tài khoản của công ty thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo có và sổ chi tiết tiền gửi, khi nhận được giấy báo có kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản 131 và sổ chi tiết tiền gửi. Do số lượng khách hàng rất lớn nên Công ty không thể mở sổ kế toán chi tiết cho từng khách hàng, với những khách hàng thường xuyên và mua hàng với số lượng lớn thì công ty mở sổ chi tiết công nợ riêng. Hiện nay, công ty đang mở sổ chi tiết công nợ cho hai khách hàng là công ty TNHH Rồng Bắc và công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Bình An, còn với những khách hàng không thường xuyên thì Công ty mở chung trên một số kế toán. Đến cuối tháng công ty sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, thanh toán bù trừ qua điện thoại hoặc có sự giao dịch trực tiếp đối với những khách hàng thường xuyên. Kế toán thanh toán dựa trên kết quả sự đối chiếu này để lập biên bản xác nhận nợ. Theo ví dụ 3: Công ty cổ phần và thương mại Bình An mua hàng ngày 24/03/2008 và còn nợ 12.540.000đ nhưng đến ngày 29/03/2008 công ty cổ phần và thương mại Bình An trả trước hạn số tiền thêm là 4.290.000đ. Vậy ngày 30/03/2008 kế toán lập biên bản xác nhận nợ. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc .******...*** BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ Hà nội, ngày 30 tháng 03 năm 2008 Hôm nay chúng tôi gồm: Ông (bà): Đinh Văn Trương Đại diện: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng Ông (bà): Hoàng Văn Minh Đại diện: Công ty Cổ Phần dịch vụ và thương maị Bình An. Địa chỉ: Số 32 - Đường Thanh Xuân Tại ngày 30/03/2008 hai bên cùng nhau đối chiếu công nợ và xác định: Công ty Cổ Phần dịch vụ và thương mại Bình An còn nợ Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương số tiền: 8.250.000đ. Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Công ty Cổ Phần dịch vụ và thương mại Bình An phải có trách nhiệm trả cho Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương theo thời gian ghi trên hợp đồng. Đại diện công ty Bình An Đại diện Công ty TBD (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biếu số 13: Biên bản xác nhận công nợ Theo ví dụ 2: Công ty TNHH Rồng Bắc nợ của Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương 7.480.000đ theo hoá đơn số 0001965 ngày 04/03/2008 nhưng đến 18/03/2008 công ty TNHH Rồng Bắc đã thanh toán hết số nợ cho nghiệp vụ mua máy tính HP -200MK ngày 04/03/2008 bằng tiền mặt. Theo sổ chi tiết thanh toán với công ty Rồng Bắc thì số dư cuối tháng 3 là 20.561.000đ. Theo ví dụ 3: Công ty Cổ phần Dịch Vụ & Thương mại Bình An nợ của Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương 20.900.000đ theo hoá đơn số 0001356 ngày 24/03/2008 nhưng đến 30/03/2008 công ty Cổ Phần Dịch Vụ & Thương mại Bình An thanh toán qua chuyển khoản thông qua NH Công Thương là:7.700.000đ. Theo sổ chi tiết thanh toán với công ty Cổ phần Dịch Vụ & Thương mại Bình An thì số dư cuối tháng 3 là 8.000.000đ. Biểu số 14 Đơn vị: Công ty TNHH Máy tính Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Số 22 Ngõ 155 Đường Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Rồng Bắc Tháng 03 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 20 561 000 0001965 04/12 Bán hàng 5111 33311 6 800 000 680 000 0003196 28/12 Bán hàng 5111 33311 18 2