Khóa luận Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ In Ấn Bao Bì Tín Thành

oanh có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả kinh doanh. Các nguồn lực của doanh nghiệp, gồm: Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng.Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 16 Cơ sở vật chất kỹ thuật: Là tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn và tốt hơn. Nhân viên mua hàng: Mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau: Kiến thức hiểu biết về hàng hoá, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua, giao tiếp tốt,… Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quyết định đến quá trình mua hàng. Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng, nên họ phải nắm rõ được về năng lực nhân viên, như khả năng làm việc đảm nhận việc mua hàng,… Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường: Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra còn có các nhân tố khác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật,…, đều có ảnh hởng đến công tác mua hàng. 1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng Nhà cung cấp: Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp, vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp thì sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp. Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá. Nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình. Các cơ quan nhà nước: GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 17 Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương đều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước, cơ quan địa phương kiểm tra và giám sát các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình. Thông qua hệ thống cơ quan nhà nước, nhà quản trị sẽ tìm được nguồn cung ứng tốt đảm bảo được mục tiêu mua hàng của mình, như : Thông qua các cơ chế, chính sách thuế, …. Đó là một số các nhân tố ảnh hưởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan và khách quan thì doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách mua hàng phù hợp. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH 2.1 Vài nét sơ lược về Công ty TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Tín Thành Ngày 01/11/2006, Công ty được thành lập và được Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4102044467 ngày 01/11/2006 với: • Tên giao dịch : Công ty TNHH TM-DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH • Tên viết tắt : TTP.Co., Ltd . • Trụ sở chính : 12 Phan Văn Trị, P.7, Q.Gò Vấp, TPHCM. • Mã số thuế : 0 3 0 4 6 8 0 5 2 6 • Điện thoại : 08.62576294 Fax : 08.62576346 • Email : tinthanhco.ltd@gmail.com Công ty được thành lập theo hình thức Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm về in ấn bao bì (Trừ in lụa, in tráng bao bì nhựa), thiết kế tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo, sản xuất pano, hộp đèn, vật phẩm quảng cáo, hàng may mặc, trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải, tẩy, nhộm, hồ,in và gia công hàng đã qua sử dụng. Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, thiết bị máy móc các ngành in: mực in, hóa chất ngành in (trừ hóa chất độc hại mạnh), giấy, in và bao bì, văn hóa phẩm, văn phòng phẩm,..... Đến năm 2010, tổng số nhân viên công ty là 30 người, trong đó nhân viên quản lý là 03 người. Đặc điểm : Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức sở hữu của công ty là sở hữu tư nhân. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 19 2.1.2 Chức năng, quyền hạn về lĩnh vực hoạt động của Công ty Tín Thành 2.1.2.1 Chức năng ngành nghề kinh doanh Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực họat động: Thiết kế tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo, sản xuất pano, hộp đèn, kệ trưng bày, vật phẩm quảng cáo, hàng may mặc. Sản xuất và in ấn: Bao thư, Profile, Catalogue, các loại lịch,…. Duy trì và không ngừng phát triển cung cấp các sản phẩm: In ấn và thiết kế, tạo mẫu, dịch vụ quảng cáo,…., để chiếm lĩnh thị trường trong và ngòai nước, nâng cao thu nhập cho Cán Bộ Công Nhân Viên (CBCNV) công ty trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt. 2.1.2.2 Quyền hạn của công ty Kinh doanh đúng các dịch vụ đã được cấp phép trong “Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh “ Công ty thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, với địa phương bằng việc nộp đủ và đúng thời hạn các loại thuế theo quyết định của cơ quan thuế. Công ty được huy động và sử dụng vốn trong kinh doanh. Tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, tổ chức tốt đời sống vật chất và tinh thần, không ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao mức sống cho nhân viên trong công ty. Tiếp cận, khai thác nhiều thị trường mới ổn định. Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế họach kinh doanh in ấn và thiết kế, tạo mẫu bao bì, dịch vụ quảng cáo. Công ty đảm bảo an ninh chính trị xã hội và bảo vệ môi trường. Được quyền tuyển nhân viên hay cho thôi việc đối với nhân viên không có năng lực, có phẩm chất đạo đức xấu, chủ động trả lương cho CBCNV trong khả năng cho phép của công ty . 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Tín Thành Giám đốc: 01 người Khối gián tiếp – CB CNV và quản lý: 07 Người Khối lao động trực tiếp: 22 Người GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 20 Trong đó trình độ lao động tại công ty: • Đại học: 5 Người • Trung cấp, cao đẳng, công nhân bậc 3/7: 25 người. Chức vụ nhân sự Số người Khối lao động Giám Đốc 1 Gián tiếp Trưởng Phòng 2 Gián tiếp Nhân Viên 5 Gián tiếp Công nhân 22 Trực tiếp Bảng 2.1. Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, các bộ phận có mối quan hệ với nhau, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng tiến độ kế họach công ty đề ra. Tình hình nhân sự của công ty tương đối ổn định, hầu hết CBCNV trẻ tuổi, có trình độ và được đào tạo chuyên môn tay nghề, đây là lợi thế cho cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của công ty. Sau đây là Sơ đồ tổ chức quản lý hoạt động của Công ty TNHH TM - DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH: GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 21 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 24 Nhìn chung, Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty Tín Thành được tổ chức và bố trí các phòng ban trong công ty thì tương đối hợp lý và phù hợp với qui mô và tình hình sản xuất kinh doanh công ty. 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TÍN THÀNH trong 03 năm (2008, 2009, 2010) Bảng tóm tắt kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty trong 03 năm (2008, 2009, 2010): Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 2009/ 2008 2010/ 2009 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (1) 3,597,477,400 3,948,347,225 6,275,769,000 10% 59% 2 Doanh thu hoạt động tài chính (2) 1,519,958 2,746,652 3,039,187 81% 11% 3 Doanh thu thuần (3) = (1) 3,597,477,400 3,948,347,225 6,275,769,000 10% 59% 4 Chi phí sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (4) = (4.1) + (4.2) 3,565,093,533 3,716,006,335 6,000,084,872 4% 61% - Giá vốn hàng bán (4.1) 3,216,746,514 3,325,957,170 5,725,030,563 3% 72% - Chi phí bán hàng & quản lý (4.2) 348,347,019 390,049,165 275,054,309 12% -29% 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng + dịch vụ (5) = (3) - (4.1) 380,730,886 622,390,055 550,738,437 63% -12% 6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (6) = (5) + (2) - (4.2) 33,903,825 235,087,542 278,723,315 593% 19% 7 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 33,903,825 235,087,542 278,723,315 593% 19% 8 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8,475,956 58,771,886 69,680,829 593% 19% 9 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 25,427,869 176,315,657 209,042,486 593% 19% %Chênh lệchStt Chi Tiêu Bảng 2.2. Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành Tổng doanh thu bán hàng của công ty đều tăng nhanh trong ba năm. Năm 2009 tăng so với năm 2008 là 10% và năm 2010 tăng so với năm 2009 là 59%. Điều này ghi nhận hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua. Doanh thu thuần của công ty năm 2009 cũng tăng lên so với năm 2008 là 10% tương ứng với số tiền tăng lên là 350 896 825 đồng và năm 2010 tăng so với năm 2009 là 59% GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 25 ứng với số tiền 2 327 421 775 đồng. Điều này do các khoản giảm trừ của công ty, chủ yếu là giảm trừ do giảm giá hàng bán, khuyến mại, còn giảm trừ do hàng bán bị trả lại thì chiếm tỷ lệ không đáng kể, nên tăng chủ yếu là do doanh thu tăng. Vì công ty được thành lập vào cuối năm 2006 và mới đi vào hoạt động trong năm 2007, nên năm 2008 công ty phải trang bị thêm về máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...., tức là tăng chi phí cho tài sản cố định. Vì vậy, Lợi nhuận năm 2008 chỉ đạt 33 903 825 đồng, do công ty chưa có nhiều khách hàng và phải tăng chi phí đầu tư tài sản cố định. Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty năm 2009 so với năm 2008 tăng cao gấp hơn 05 lần và kéo theo lợi nhuận gộp năm 2009 tăng cao hơn so với năm 2008 là 63%. Điều này là do trong năm 2009 công ty đã chú trọng đến tìm kiếm nguồn hàng nguyên liệu thay thế tương đương giá thành rẽ hơn nên giá vốn bán hàng năm 2009 so với năm 2008 chỉ tăng 3% và do doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2009 tăng so với năm 2008 là 81%. Đồng thời, Công ty có thêm khách hàng lớn mới như: Mobifone, Marsk Line, ..., làm tăng lợi nhuận. Lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty năm 2010 so với năm 2009 tăng lên 19%. Điều này là do trong năm 2010 công ty đã tiết kiệm giảm chi phí bán hàng + quản lý thấp hơn so với năm 2009 là 29%, nên kéo theo lợi nhuận gộp năm 2010 giảm thấp hơn so với năm 2009 là 12%. Giá vốn bán hàng năm 2010 tăng so với năm 2009 là 72%, vì giá nguyên vật liệu đầu vào trong năm 2010 luôn biến động tăng cao và do Nhà nước ban hành chính sách tăng về tỷ giá tiền USD/VND, tăng giá xăng dầu vào đầu năm 2010. Doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2010 tăng so với năm 2009 là 11%. Ngòai ra, trong năm 2010 công ty có chính sách bán hàng và dịch vụ tốt đối với các khách hàng hiện hữu, nên đã khuyến khích khách hàng dồn nhiều số lượng đặt hàng cho công ty hơn năm 2009. Bên cạnh vấn đề doanh thu thì nộp ngân sách nhà nước cũng được công ty quan tâm đến, khi lợi nhuận tăng kéo theo các khoản nộp ngân sách nhà nước cũng tăng lên trong 03 năm vừ a qua, cụ thể chi phí nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho nhà nước trong ba năm như sau: Năm 2008 là 8 475 956 đồng; Năm 2009 là 58 771 886 đồng và trong năm 2010 là 69 680 829 đồng. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 26 2.2 Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của Công ty Tín Thành trong thời gian qua 2.2.1 Tình hình mua hàng vật tư nguyên vật liệu trong 03 năm (2008, 2009, 2010) Bảng tóm tắt doanh số mua vật tư, nguyên vật liệu trong ba năm (20008; 2009; 2010) như sau: Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) 2009/ 2008 2010/ 2009 1 Giấy in 579,014,373 638,583,770 883,182,690 10.3% 38.3% 2 Decal 193,004,790 245,386,450 469,368,900 27.1% 91.3% 3 Mực in 259,507,180 268,291,880 584,503,060 3.4% 117.9% 4 Hóa chất phụ gia in 175,428,860 198,318,950 376,645,730 13.0% 89.9% 5 Mica 347,408,624 332,150,266 480,383,750 -4.4% 44.6% 6 Sắt thép 55,901,437 47,938,040 63,945,250 -14.2% 33.4% 7 Inox 69,251,198 44,301,750 78,007,870 -36.0% 76.1% 8 Bản kẽm in 158,403,850 193,614,960 364,002,450 22.2% 88.0% 9 Bóng đèn, thiết bị điện phụ trợ 61,761,534 55,876,080 82,700,370 -9.5% 48.0% 10 Băng keo 4,860,098 3,995,570 7,152,530 -17.8% 79.0% 11 Các nguyên vật liệu phụ khác 157,333,880 133,348,620 321,626,380 -15.2% 141.2% Tổng cộng: 2,061,875,824 2,161,806,336 3,711,518,980 Stt Chi Tiêu %Chênh lệch Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh (Doanh nghiệp vừa và nhỏ) thì hàng hóa mua vào công ty chủ yếu mua hàng trong nước và thường được mua từ nhiều cách khác nhau. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích tình hình mua hàng để thấy được sự biến động tăng, giảm từ đó tìm ra những ưu điểm, lợi thế cũng như những điểm tồn tại, vướng mắc GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 27 trong những nguồn hàng mua vào, làm cơ sở cho những căn cứ cho việc lựa chọn nguồn cung cấp có lợi, mang lại hiệu quả kinh doanh. Qua bảng kê tóm tắt doanh số mua hàng trong 03 năm (2008, 2009, 2010) của Công ty Tín Thành thì nhận định: Năm 2008 so với năm 2009: Doanh số mua hàng giấy in, decal, mực in, hóa chất phụ gia in, bản kẽm in có doanh số mua trong năm 2009 tăng so với năm 2008 từ 3.4% → 27.1%, do công ty có thêm khách hàng mới và gia tăng sản xuất. Đồng thời, Công ty cũng tận dụng dùng hàng tồn kho năm trước của 05 loại nguyên vật liệu vật tư trên đưa vào sản xuất để tăng sản lượng sản phẩm sản xuất nhằm theo kịp kế hoạch kinh doanh của công ty, vì theo bảng 2.2 thì doanh thu bán hàng năm 2009 tăng gấp 05 lần so với năm 2008. Còn các mục còn lại: Mica, Sắt thép, Inox, Bóng đèn - Thiết bị điện phụ trợ và băng keo và các nguyên vật liệu phụ khác thì doanh số mua hàng của năm 2009 giảm nhiều so với năm 2008 từ 4.4 % → 36%, do công ty sử dụng hàng tồn kho của năm 2008, vì trong năm 2008, Công ty đã mua vật tư với số lượng tương ứng theo chính sách giá chiết khấu của nhà cung cấp, mặc dù trong năm 2008 thì tình hình sản xuất kinh doanh của công ty chưa phát triển. Ngoài ra, công ty đã tìm được nguồn hàng mua (hàng thay thế tương đương) giá rẻ hơn, và công ty cũng tìm thêm nhà cung cấp mới có chính sách bán hàng hỗ trợ tốt cho công ty (Như giá mua rẻ, hỗ trợ cho công ty dùng hàng mẫu miễn phí,..., mặc dù lượng dùng trong sản xuất của các nguyên vật liệu vật tư này năm 2009 tăng cao hơn so với năm 2008. Năm 2009 so với năm 2010: Nhìn chung, doanh số mua hàng của các nguyên vật liệu, vật tư trong năm 2010 đều tăng so với năm 2009 là do giá thành mua, số lượng mua của năm 2010 tăng hơn năm 2009. Vì công ty có nhiều đơn đặt hàng, nên công ty tăng sản xuất hàng hóa nhiều hơn và ít tồn kho nguyên vật liệu vào đầu năm 2010, cho nên số lượng nguyên vật liệu vật tư mua vào cũng tăng lên. Đồng thời do giá xăng dầu, tỷ giá USD/VNĐ trong nước tăng biến động vào quý 4/năm 2009 đến quý 1/năm GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 28 2010, nên đã kéo theo giá vật tư nguyên vật liệu năm 2010 cũng biến động tăng cao hơn giá năm 2009. Do trong năm 2010 công ty có doanh số bán hàng tăng cao, công ty có thêm nhiều khách hàng mới: Red Driver, Dai-ichi, Green Cross,...., và các khách hàng cũ, như: Mobifone, JTI, Marks Line,..., đặt hàng tăng nhiều hơn (Như: Mobifone đặt hàng tăng lượng tờ bướm quảng cáo,..., là do công ty có chính sách bán hàng + dịch vụ hậu mãi tốt nhằm duy trì các khách hàng cũ. Công ty sản xuất hàng in ấn tăng nhiều hơn các hàng khác: Hộp đèn, kệ tủ trưng bày,... Vì vậy, doanh số mua năm 2010 thì tăng nhiều hơn so với 2009: Giấy in, mica, sắt thép, bóng đèn – thiết bị điện phụ trợ tăng từ 33.4 % → 48%; Decal, hóa chất, inox, bản kẽm in, băng keo tăng từ 76 % → 91.3%; Còn mực in và các nguyên vật liệu phụ tăng trên 100%. Nhìn chung, kế hoạch mua hàng của công ty khá hợp lý và phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty nên chú ý đến mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất, để tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên. 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của Công ty Tín Thành trong thời gian qua 2.2.2.1 Các nhân tố bên trong Công ty a. Chiến lược kinh doanh của Công ty Do công ty mới thành lập cuối năm 2006, loại hình kinh doanh (Dịch vụ in ấn bao bì) của công ty là theo nhu cầu của khách hàng. Nên trong hai năm đầu (2007; 2008), công ty gặp rất nhiều khó khăn để xây dựng chiến lược kinh doanh, Công ty chỉ xây dựng được chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn: tháng, quý, vì chưa có nhiều khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng rất ít. Do đó, việc việc mua nguyên vật liệu vật tư từ năm 2008 về trước là mua theo số lượng tối thiểu của nhà cung cấp bán, nên dẫn đến lượng hàng mua vào tồn kho nhiều trong năm 2008, như: Mica, Inox,.... b. Kết quả kinh doanh GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 29 Kết quả kinh doanh năm 2008 thấp hơn 2009 là công ty mới đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nên việc mở rộng phát triển khách hàng mới và sản xuất kinh doanh của công ty còn hạn chế. Vì vậy, Lượng vật tư tồn kho nhiều trong năm 2008 là do mua hàng theo số lượng tối thiểu mà nhà cung cấp bán. Năm 2009, Công ty phát triển kinh doanh có nhiều khách hàng mới, như Mobifone, Marks Line, Việt Thái Quốc Tế,...., nên lợi nhận năm 2009 đạt gấp 05 lần 2008 mà Tổng doanh số mua vật tư của năm 2009 tăng so với năm 2008 là 4.8%, do trong năm 2009 công ty dùng lượng vật tư tồn kho năm 2008 để sản xuất. Ngoài ra trong năm 2009, Bộ phận cung ứng cũng tìm được nhiều nguồn hàng khác, hàng thay thế của nhiều nhà cung cấp có giá tốt hơn năm 2008. Tổng lợi nhuận năm 2010 vượt qua năm 2009 là 19% mà tổng doanh số mua hàng nguyên vật liệu vật tư năm 2010 tăng cao so với năm 2009 là 71.7%, là do giá thành vật tư mua vào tăng giá theo biến động trên thị trường. Nguyên nhân giá mua vào tăng là nguyên nhân khách quan do ảnh hưởng từ chính sách nhà nước: Lãi suất ngân hàng tăng lên 17%, tăng tỷ giá ngoại tệ USD/VNĐ,....; do lạm phát; do tình hình biến động tăng giá nguyên vật liệu trên thị trường;. c. Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật Việc thanh toán mua hàng bị ảnh hưởng lớn trong quá trình mua hàng vật tư, do công ty gặp khó khăn về tài chính trong hai năm đầu sau khi thành lập vì công ty phải đầu tư trang bị nhiều máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty mới đầu tư trang bị, nên cũng góp phần hỗ trợ cho Bộ phận cung ứng mua hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng trên thị trường trong quá trình mua hàng. 2.2.2.2 Các yếu tố bên ngoài Công ty a. Nhà cung cấp Trong hai năm đầu sau khi thành lập thì Công ty chưa có nhiều nhà cung cấp, nên việc lựa chọn so sánh mua hàng còn hạn chế. Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của công ty Tín Thành trong thời gian qua: GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 30 Stt Tên nhà cung cấp Số điện thoại Tên hàng hóa cung cấp 1 Phong Thái 08 - 38273896 Giấy 2 Hoàng Kim Phát 08 - 62507979 Giấy 3 Tân Kim Hưng 08 - 38981549 Giấy 4 3M 08 - 62538421 Decal, băng keo 5 Kiều Mi 08 - 38291919 Decal, băng keo 6 Nam Sơn Hà 08 - 38644104 Mica 7 Triều Chen 08 - 38408836 Mica 8 Tuấn Đạt 08 - 37582933 Mica 9 M&P 08 - 38254656 Mực in; hóa chất 10 Tín Ân 08 - 39252146 Mực in; hóa chất 11 Tân Tín Phát 08 - 37174871 Mực in; hóa chất 12 Miền Đông 08 - 38823424 Sắt thép, Inox, Bản kẽm 13 Minh Sơn 08 - 62952814 Sắt thép, Inox, Bản kẽm 14 Trung Vũ 08 - 22408990 Sắt thép, Inox, Bản kẽm 15 Thái Lợi 08 - 38566754 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… 16 Phong Vân 08 - 38478118 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… 17 Thanh Qúy 08 - 38212503 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v… Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của Công ty Tín Thành. Theo bảng danh sách nhà cung cấp chủ lực của Công ty Tín Thành nêu trên thì xét thấy còn hạn chế trong việc chọn nhà cung cấp về vật tư Decal, băng keo so với các nhà cung cấp các vật tư nguyên vật liệu khác trong tiến trình mua hàng. b. Đối thủ cạnh tranh Thị trường dịch vụ in ấn bao bì ở Việt Nam rất phát triển đa dạng, nên Công ty Tín Thành có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, như: Công ty LIKSIN, MAI, VISINGPACK,.... Vì vậy, Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, như dịch vụ, chính sách giá,...., khi mua vật tư nguyên vật liệu cùng một nhà cung cấp với các công ty đối thủ cạnh tranh lớn mạnh hơn và đối thủ cạnh tranh này có vị trí thương hiệu lớn GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 31 trên thị trường bao bì, do các nhà cung cấp sẽ có chính sách bán hàng ưu tiên cho các đối thủ cạnh tranh lớn này . c. Cơ quan nhà nước Trong năm 2009, nhà nước đã hỗ trợ chính sách thuế giá trị gia tăng (VAT) từ 10% giảm còn 5% đối với các hàng hóa: Giấy, Hóa chất,...., nên cũng góp phần làm giảm chi phí mua hàng trong doanh nghiệp. 2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành Bộ phận mua hàng thuộc Phòng Vật tư, gồm Trưởng phòng (kiêm mua hàng) và một nhân viên mua hàng (Mua hàng và gia công). Chức vụ Số người Chức năng công việc Trưởng phòng 1 Quản lý + kiêm chức năng nhân viên mua hàng một số vật tư chính: Giấy, mực in,… Nhân viên 1 Mua hàng gián tiếp một số vật tư , mua trực tiếp tại chợ, cửa hàng,…và gia công vật tư bên ngoài. Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế đối với những mặt hàng có giá trị lớn, chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức, theo dõi, kiểm tra, giám sát các các hoạt động công việc trong phòng và trực tiếp báo cáo BGĐ về quá trình thực hiện mua hàng. Nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ thay mặt đại diện công ty giao dịch đàm phán với các nhà cung cấp về việc mua một hoặc một số loại hàng vật tư mà Nhân viên phụ trách mua. 2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành Chú thích: • HĐKT : Hợp đồng kinh tế áp dụng cho các loại hình mua hàng không sử dụng Đơn đặt hàng, hoặc một số trường hợp mua thẳng. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 32 • Mua thẳng : Hình thức mua hàng thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp bằng tiền mặt không lập Hợp đồng kinh tế . • ĐĐH : Đơn đặt hàng, áp dụng đối với nhà cung cấp trong nước đã ký hợp đồng nguyên tắc. • Mẫu (mua hàng) : Mẫu hàng, gồm: Vật tư – Nguyên vật liệu, phụ tùng thiết bị và bán thành phẩm gia công, Catalogue mẫu vật tư, mẫu khách cấp,…, sử dụng trong đặt hàng nhà cung cấp để đối chiếu kiểm hàng khi nhập hàng vào Công ty. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 33 Sơ đồ 2.2. Quy trình mua hàng vật tư nội địa của Công ty Tín Thành GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1 34 Mô tả sơ lược quy trình mua hàng: Phòng mua hàng cung ứng vật tư (MHCƯVT) tiếp nhận các nhu cầu mua hàng từ các phòng ban: Phòng kinh doanh (KD), Phòng Điều Độ Kế Hoạch Sản Xuất – Kiểm tra chất lượng (ĐĐKHSX - KTCL) và các phòng ban khác, sau đó MHCƯVT triển khai đặt hàng Đối với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác liên quan, để trình Ban Giám Đốc (BGĐ)ký duyệt mua. Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện các bước công việc thủ tục mua, bao gồm: Hỏi giá các nhà cung cấp, thỏa thuận các điều kiện liên quan đến mua hàng, như: Thanh toán, giao nhận hàng,..., với các nhà cung cấp, sau đó nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: Bảng so sánh giá và chọn nhà cung cấp, HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác: Phiếu tạm ứng tiền mặt đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp,...., để trình Ban Giám Đốc ký duyệt mua. (Lưu ý: Các chứng từ trình mua này phải có chữ ký xác nhận của bộ phận hay người đề nghị mua). Sau khi các HĐKT/ĐĐH đã được BGĐ duyệt, phòng MHCƯVT chuyển các HĐKT/ ĐĐH đến các nhà cung cấp thông qua Fax, Email (Phải yêu cầu nhà cung cấp ký xác nhận HĐKT/ĐĐH và Fax, Email lại công ty sau khi nhà cung cấp đã nhận được HĐKT/ĐĐH) hoặc chuyển trực tiếp đến nhà cung