Khóa luận Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH sản xuất thương mại Quang Long

hân viên (người) Số làm đúng nghề (người) Số làm trái nghề(người) Số làm việc không cần đào tạo 1. 2. Tổng 1.4.4 Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực theo vốn đầu tư Vốn đầu tư là tổng số tiền đầu tư kể cả cơ sở vật chất kỹ thuật và lượng vốn huy động từ các nguồn khác nhau. Lợi nhuận HP = x 100 Tổng vốn đầu tư HP: cho biết 100 đồng vốn đầu tư sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận. Đồng thời nó cũng phản ánh khả năng sinh lời và phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp. Thông qua hệ thống các chỉ tiêu trên mà doanh nghiệp có thể đánh giá đúng tình hình sử dụng nguồn nhân lực của mình. Từ đó có được những biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn nhân lực. Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH SX-TM QUANG LONG 2.1 Sơ lược về Công ty TNHH SX-TM Quang Long 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Tên đầy đủ CÔNG TY TNHH SX – TM QUANG LONG Trụ sở giao dịch: 102B (A2) Chung cư K300, P.12, Tân Bình, Tp.HCM Tel: 0862781826 – Fax: 0838122403 Mail: quanglonghcm@gmail.com Xưởng sản xuất đặt tại F1/18C Vĩnh Lộc, Ấp 6 Vĩnh Lộc A, quận Bình Chánh – Tp.HCM. Ngày thành lập: 08/10/2006 – MST: 0306066978 Công ty TNHH SX_TM Quang Long là doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 08/10/2006. Khi mới thành lập, công ty chỉ sản xuất hai mặt hàng là vỏ giảm âm máy phát điện và tủ ATS. Trong quá trình phát triển, công ty đã mở rộng sản xuất và đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh. Ngoài việc sản xuất vỏ giảm âm máy phát điện và tủ ATS như trước, công ty đã sản xuất thêm mặt hàng tủ bảng điện công nghiệp, lắp ráp máy phát điện công nghiệp cung cấp thị trường trong nước. Ngoài ra công ty đã mở rộng thêm lĩnh vực thương mại hóa sản phẩm và nhận các công trình xây dựng nhà ở, công trình dân dụng trong lĩnh vực thiết kế, lắp đặt các hệ thống cơ – điện. Với sự mạnh dạn đầu tư vào trang thiết bị và nâng cấp dây chuyền sản xuất theo công nghệ tiên tiến của Nhật Bản đã tạo ra cho công ty các mặt hàng chất lượng cao, ngày càng khẳng định được uy tín trên thị trường. Năm 2006, công ty có hai xưởng sản xuất tủ ATS vỏ giảm âm máy phát điện. Sang đầu năm 2007, công ty đã mạnh dạn xây dựng thêm một phân xưởng sản xuất tủ bảng điện công nghiệp. Năm 2008, công ty đã bước thêm một bước tiến vào lĩnh vực xây dựng. Mặc dù đặc trưng vẫn là công ty sản xuất, thương mại mặt hàng công nghiệp nhưng lĩnh vực xây dựng công ty cũng đã gặt hái được nhiều thành công đóng góp không nhỏ vào doanh thu hàng năm của công ty. Tính từ năm 2006 đến nay, công ty đã không ngừng mở rộng, nâng cấp dây chuyền sản xuất, đa dạng hóa lĩnh vực sản xuất kinh doanh và thực hiện thành công nhiều hợp đồng kinh tế lớn, nhỏ phục vụ cho các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất của các thành phần kinh tế. Trong đó một số doanh nghiệp đã trở thành khách hàng mục tiêu của công ty như: - Các doanh nghiệp kinh doanh máy công cụ, máy phát điện. - Các doanh nghiệp kinh doanh điện tử - viễn thông. - Một số đơn vị kinh doanh xây dựng tòa cao ốc văn phòng. Bằng thực lực của mình, công ty đã nhận được sự tín nhiệm của một số nhà sản xuất và cung cấp hàng hóa lớn tại thị trường của Việt Nam như: Công ty TNHH DIETHLEM Việt Nam, công ty TNHH Cát Lâm, công ty TNHH kỹ thuật MTU Việt Nam và nhiều công ty khác.Trong một thời gian ngắn mà làm được những điều đó, thể hiện một sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ Công ty TNHH SX_TM Quang Long là công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập tuân thủ đúng với các quy chế Luật doanh nghiệp của nước ta hiện hành. Hoạt động sản xuất, kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký với chức năng và nhiệm vụ sau: Chức năng - Là một công ty sản xuất, thương mại và dịch vụ cơ khí – kỹ thuật công nghiệp. - Cung ứng dịch vụ thiết kế, lắp đặt hệ thống cơ điện cho các công trình xây dựng. Nhiệm vụ - Sản xuất sản phẩm công nghiệp: Vỏ giảm âm máy phát điện, tủ ATS, tủ bảng điện công nghiệp. - Đấu thầu các công trình xây dựng nhà ở, công trình dân dụng trong lĩnh vực thiết kế lắp ráp hệ thống cơ điện. - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất và kế hoạch có liên quan nhằm đáp ứng mục đích sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo hạch toán kinh tế đầy đủ, làm tròn nhiệm vụ với ngân sách nhà nước. - Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế. - Thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật. - Chịu mọi trách nhiệm về hành vi sản xuất kinh doanh của mình trước pháp luật. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT Phòng Y Tế Phòng Hành Chánh Quản Trị Ban Thi Công Công Trình Phòng Kỹ Thuật Sản Xuất Phòng Kinh Doanh Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng Nhân Sự Chức năng của các đơn vị phòng ban a. Ban giám đốc - Điều hành chính mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. - Đại diện cho toàn thể công nhân viên toàn công ty. b. Phòng nhân sự Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự toàn công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám Đốc. Tham mưu đề xuất cho Ban Giám Đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành chánh – Nhân sự. Phòng nhân sự chuyên nghiên cứu, vận dụng và hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý xí nghiệp, nghiên cứu vận dụng và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đã ban hành với cán bộ, công nhân viên trong công ty. Đảm bảo thực hiện quản lý lao động, quản lý tổ chức biên chế theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất từng thời kỳ một cách hợp lý nhất, tăng năng suất lao động. Và chuyên nghiên cứu, xây dựng phương thức trả lương hợp lý, bồi dưỡng đào tạo dạy nghề cho công nhân và thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn nhà máy. c. Phòng Tài Chính Kế Toán Quản lý nguồn tài chính của công ty về vốn, hệ thống tài sản, các khoản thu chi và công nợ. Thực hiện công tác tài chính kế toán, Hạch toán kế toán theo đúng điều lệ tổ chức kế toán, pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước và những quy định cụ thể của công ty về công tác tài chính. d. Phòng kinh doanh Có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, triển khai công tác marketing, bán hàng và đấu thầu các công trình xây dựng trong lĩnh vực thi công, lắp đặt hệ thống cơ - điện. e. Phòng kỹ thuật sản xuất Phụ trách toàn bộ lĩnh vực kỹ thuật sản xuất sản phẩm và công tác bảo hành sản phẩm đến người tiêu dùng. Chia thành ba bộ phận theo ba dòng sản phẩm công ty sản xuất: Phân xưởng sản xuất tủ ATS Phân xưởng sản xuất vỏ giảm âm máy phát điện. Phân xưởng sản xuất tủ bảng điện công nghiệp. f. Ban thi công công trình Phụ trách lĩnh vực thi công các công trình mà công ty đã đấu thầu theo đúng hợp đồng. g. Phòng Hành chính Quản Trị Phòng Hành chính Quản Trị chia thành nhiều bộ phận theo từng công việc cụ thể. Thực hiện các công tác hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, công tác hậu cần, bảo hộ lao động, bộ phận kho vận và công tác bảo vệ, tạp vụ, điện nước. h. Phòng Y Tế Phụ trách lĩnh vực y tế, an toàn cho người lao động. 2.1.4 Một vài đặc điểm của công ty Quang Long * Định hướng phát triển sản xuất kinh doanh Là công ty trách nhiệm hữu hạn vừa thực hiện sản xuất sản phẩm vừa thực hiện thương mại, dịch vụ. Trong đó sản xuất công nghiệp giữ vai trò chủ đạo. Sản phẩm của công ty có ba mặt hàng: Tủ ATS là sản phẩm chủ yếu, đứng thứ hai là sản phẩm vỏ giảm âm máy phát điện và cuối cùng là sản phẩm tủ bảng điện công nghiệp. Sản phẩm của công ty được sản xuất theo công nghệ tiên tiến của Nhật Bản, các mặt hàng được kiểm nghiệm chặt chẽ về tiêu chuẩn chất lượng, nên công ty đã từng bước xây dựng được thương hiệu sản phẩm trong lòng khách hàng. Chỉ trong thời gian bốn năm hơn mà công ty đã có một nguồn khách hàng ổn định. Việc tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm không phải là vấn đề khó khăn như một số doanh nghiệp mới thành lập. Lĩnh vực xây dựng, công ty mới bắt đầu triển khai từ năm 2008. Trong định hướng phát triển, công ty vẫn tiếp tục nhận đấu thầu các công trình xây dựng dân dụng trong lĩnh vực lắp ráp, thiết kế hệ thống cơ điện. * Đặc điểm cơ sở vật chất Văn phòng nhà xưởng: Công ty có trụ sở giao dịch tách rời với khu vực xưởng sản xuất. Hệ thống văn phòng, nhà xưởng của công ty đều xây dựng mới và đưa vào sử dụng năm 2006. - Trụ sở giao dịch: 102B (A2) Chung cư K300, P.12, Tân Bình, Tp.HCM. 58/46 Nguyễn Minh Hồng, P.12, Tân Bình, Tp.HCM. - Xưởng sản xuất đặt tại: F1/18C Vĩnh Lộc, Ấp 6 Vĩnh Lộc A, quận Bình Chánh – Tp.HCM. Hệ thống máy móc thiết bị phục vụ sản xuất: Các hệ thống dây chuyền sản xuất của công ty được đầu tư theo công nghệ tiên tiến của Nhật Bản. Máy móc trang thiết bị phần lớn được đầu tư mua mới, có một số máy móc thiết bị công ty mua cũ nhưng có qua nâng cấp, sửa chữa theo công nghệ mới đáp ứng việc sản xuất sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Bảng 2.1: Tình hình trang thiết bị máy móc phục vụ sản xuất S T T Tên thiết bị Số lượng Tình trạng sử dụng Cấp chính xác Đang sử dụng Không sử dụng 1 2 3 4 5 1 Máy tiện 6 6 0 3 2 1 2 Máy phay Phay vạn năng 4 4 0 1 2 1 Phay côn xoắn 2 2 1 1 Phay lăn 4 4 2 2 3 Máy mài Mài phẳng 3 3 1 1 1 Mài lỗ 3 3 1 1 1 4 Máy khoan 5 4 1 2 2 1 5 Máy doa 3 3 1 1 1 6 Máy bào 3 2 1 1 1 1 7 Máy hàn 4 4 2 1 1 8 Máy búa 4 4 1 2 1 9 Dập+ép ma sát 4 3 1 1 1 1 1 10 Lò tần số 1 1 1 11 Hệ mạ 1 1 1 12 Các thiết bị # 10 7 3 3 3 1 3 Tổng số 57 51 6 0 19 22 10 6 Tỉ lệ (%) 100 89.47 10,53 0 33.33 38.59 17.54 10.53 (Nguồn: Phòng kỹ thuật sản xuất – Công ty TNHH SX_TM Quang Long) Giaûi thích: Cấp 1: Máy nhập mới chưa sử dụng. Cấp 2: Máy mới sử dụng 20% còn 80% so với nguyên giá. Cấp 3: Máy sử dụng 40% còn 60% so với nguyên giá. Cấp 4: Máy đã sử dụng 60% còn 40% so với nguyên giá. Cấp 5: Máy chuyển đại tu, thanh lý. Qua bảng 2.1 về tình hình máy móc thiết bị của công ty cho thấy, hiện nay công ty chiếm đa số là máy cấp độ 3 (tỷ lệ 38,59%) và cấp độ 2 (chiếm tỷ lệ 33,33%), công suất bình quân của thiết bị đạt 70% công suất thiết kế. Tuy các thiết bị hiện nay phần lớn đạt tiêu chuẩn để sản xuất, nhưng chúng cũng đã có sự hư hỏng cần sữa chữa, bảo trì, nâng cấp cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. 2.2 Thực trạng về công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty Quang Long 2.2.1 Hiện trạng lao động của công ty 2.2.1.1 Biến động về nguồn nhân lực của công ty. Từ khi thành lập đến nay căn cứ vào tình hình nhiệm vụ đề ra cũng như thực tế hoạt động kinh doanh của công ty số lượng nguồn nhân lực của công ty có biến đổi đáng kể (tăng gấp đôi so với khi thành lập). Số lượng (người) 295 317 300 280 250 240 200 150 154 100 50 0 năm 2006 2007 2008 2009 2010 Biểu đồ 2.1: Nguồn nhân lực tại công tyTNHH SX_TM Quang Long Bảng 2.2: Tình hình biến động về nguồn nhân lực của công ty. Năm Số lượng (người) Lượng biến động giữa các năm Tuyệt đối (người) Tương đối (%) 2006 154 - - 2007 240 86 55,8 2008 280 40 16,67 2009 295 15 5,36 2010 317 22 7,45 Từ bảng 2.2 về tình hình biến động nguồn nhân lực của công ty cho thấy nguồn nhân lực của công ty tương đối ổn định trong năm 2006 nguyên nhân do trong thời gian này công ty mới thành lập với qui mô nhỏ chỉ có hai xưởng sản xuất tủ ATS và vỏ giảm âm máy phát điện. Nhưng từ năm 2007 trở lại đây, công ty đã đẩy mạnh hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công các công trình dân dụng và xây dựng thêm một phân xưởng sản xuất tủ bảng điện công nghiệp vì vậy lực lượng lao động từ năm 2007 tăng lên đáng kể. Năm 2007 nguồn nhân lực tăng 55,8% so với năm 2006 vì công ty mở rộng thêm một phân xưởng sản xuất tủ bảng điện công nghiệp xong sau đó tốc độ tăng chậm lại, điều này được thể hiện năm 2008 chỉ tăng có 16,67% so với năm 2007, 5,36% năm 2009 so với năm 2008 và 7.46 năm 2010 so với năm 2009 nguyên nhân do năm 2008 công ty bước thêm vào lĩnh vực xây dựng nhưng với qui mô không lớn lắm, còn năm 2009 và năm 2010 công ty chỉ bổ sung công nhân viên cho ngành xây dựng và các bộ phận nên sự biến động không lớn lắm. 2.2.1.2 Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty. Theo độ tuổi Căn cứ số liệu thống kê năm 2010 cơ cấu nguồn nhân lực tại công ty theo độ tuổi như sau: Bảng 2.3: Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi năm 2010 tại công ty Quang Long Độ tuổi Số lượng (người) % so với tổng số >50 8 2,52 41-50 42 13,25 31-40 100 31,55 <30 167 52,68 Tổng cộng 317 100 (Nguồn: Phòng Nhân Sự - Công Ty TNHH SX-TM Quang Long) Nguồn nhân lực của công ty có tuổi đời khá trẻ. Với nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cho nên tới năm 2010 độ tuổi từ 18-40 là chiếm đa số (84,23%) trong công ty, phù hợp với những yêu cầu của công việc cụ thể, mà phần lớn lực lượng lao động này rơi vào công nhân sản xuất, công nhân kiểm tra chất lượng, công nhân kỹ thuật của các bộ phận. Cơ cấu này ảnh hưởng khá lớn tới hiệu quả nguồn nhân lực của công ty, Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, khỏe sáng tạo. Theo giới tính: Tính đến thời điểm cuối quý III 2010 thì toàn công ty có 317 công nhân viên trong đó có 22 nữ chiếm tỉ trọng 6,94%. Bảng 2.4: Cơ cấu Nguồn nhân lực theo giới tính năm 2010 của công ty Quang Long Bộ phận Tổng số (người) Nữ (người) % nữ so với tổng số Quản lý 44 18 40,9 Sản xuất trực tiếp 273 4 1,47 Tổng 317 22 6,94 (Nguồn: Phòng Nhân Sự - Công Ty TNHH SX-TM Quang Long) Cơ cấu lao động theo giới tính của công ty không đồng đều giữa nam và nữ. Công ty thiên về sản xuất nên những nhân viên nữ được làm việc ở các bộ phận văn phòng. Theo trình độ chuyên môn đào tạo: Bảng 2.5: Cơ cấu Nguồn nhân lực của công ty Quang Long theo trình độ năm 2010 STT Phòng ban Tổng NV (người) Trên ĐH Đại Học Cao Đẳng Trung Cấp CN Kỹ Thuật LĐ Phổ Thông Nghiệp Vụ khác 1 Ban Giám Đốc 3 3 2 Phòng Nhân Sự 5 1 1 3 3 Phòng TC_KT 4 1 3 4 Phòng Kinh Doanh 22 2 5 12 3 5 Phòng KT_SX 205 1 3 201 6 Ban Thi Công 43 2 1 2 11 27 7 Phòng HC_QT 33 2 4 2 12 13 8 Phòng Y Tế 2 2 Tổng (người) 317 0 10 12 26 214 42 13 Tỉ lệ (%) 100 0 3,15 3,79 8,2 67,51 13,25 4,1 (Nguồn: Phòng Nhân Sự - Công Ty TNHH SX-TM Quang Long) Nhìn chung, cơ cấu nguồn nhân lực tại công ty Quang Long năm 2010 rất đa dạng về trình độ. Từ bảng 2.5 cho ta thấy Nhân viên có trình độ từ LĐPT – CNKT chiếm tỉ lệ tương đối cao 80,76% điều này hoàn toàn phù hợp với đặc trưng của công ty là sản xuất, kinh doanh dịch vụ cơ khí kỹ thuật công nghiệp và định hướng phát triển công ty lấy sản xuất công nghiệp làm nhiệm vụ trọng tâm. 2.2.2 Công tác hoạch định nguồn nhân lực của công ty. Công tác hoạch định nguồn nhân lực ở công ty Quang Long rất được coi trọng. Bởi vì, nó không chỉ là một phần của chiến lược kinh doanh mà công ty còn có kế hoạch phát triển con người, vì sự nghiệp con người, vì sự ấm no hạnh phúc của họ. Công tác này quyết định sự thành bại của công ty trong việc sản xuất kinh doanh, nó liên quan đến tất cả các bộ phận, nó có thể làm suy yếu hoặc mạnh lên cả một hệ thống các bộ phận chức năng trong công ty. Vì vậy, công tác này được xây dựng dưới sự chỉ đạo của giám đốc kết hợp với phòng quản lý nhân sự của công ty. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp trước công ty về công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực về mỗi thời điểm bắt đầu và kết thúc mỗi giai đoạn, mỗi chu kỳ kinh doanh. Cụ thể vào ngày 30/12/2010, các phòng ban đề xuất và gửi yêu cầu tới phòng nhân sự của công ty tình hình lao động và nhu cầu nhân viên cho các phòng ban trong năm tới. Sau khi ban giám đốc xem xét và ký duyệt, phòng nhân sự tập hợp số lượng nhân sự cần tuyển và có kế hoạch cụ thể trong năm. Thực trạng nhu cầu: STT Trình độ chuyên môn Nhu cầu Hiện có Thừa Thiếu Nguyên nhân 1 Kỹ sư xây dựng (Ban thi công công trình) 5 2 3 Những dự án công ty đang nhận sản xuất thi công đang mở rộng. Nếu không đủ nguồn nhân lực sẽ ảnh hưởng tới tiến độ hoàn thành công trình, vì hiện nay 3 kỹ sư hiện tại đang làm việc quá sức. 2 Nhân viên kế toán (Phòng Kế toán hành chính) 2 4 2 - Công ty đang áp dụng biện pháp cắt giảm những nhân viên khối văn phòng và cắt giảm những chi phí không cần thiết. Chỉ cần hai nhân viên kế toán có thể đảm trách công việc hiện tại. Như vậy cần thuyên chuyển công tác hai nhân viên trong bộ phận này 3 Thợ xây dựng (Ban thi công công trình) 32 27 15 Công trình công ty đang trên tiến độ thi công, nhân lực cần phải đủ để đáp ứng cho công việc hoàn thành đúng thời gian. Hiện đầu năm nên có một số công nhân nghĩ tết về quê vẫn chưa vào hoặc không vào nữa, nếu không có kế hoạch tuyển dụng kịp thời thì sẽ không kịp tiến độ đã được đề ra. 4 Công nhân kỹ thuật 217 201 16 -Tình hình lao động của bộ phận này biến động rất lớn. Số nhân viên có kỹ thuật đã nghĩ việc. - Dự án công ty đang rất nhiều, cần tập trung nhân viên có tay nghề. (Nguồn: Phòng Nhân Sự - Công Ty TNHH SX-TM Quang Long) Từng bộ phận đã gửi số liệu cụ thể và lý do cần thêm cho bộ phận nhân sự. Thông thường số lượng nhân viên có biến động vào cuối năm do những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Nhưng số lượng nhân viên năm nay biến động ở mức tương đối. Nhưng nhìn chung sự biến động đó tập trung ở 2 nguyên nhân chính: do lao động nghĩ việc và do nhu cầu kịp tiến độ sản xuất vào đầu năm. Bộ phận nhân sự tập hợp tất cả các thông tin về nhu cầu nhân sự của các phòng ban qua bảng nhu cầu mà các phòng ban đã gửi như sau: Đề ra nhu cầu: Phòng ban Số lượng (người) Lý do Nhu cầu Kỹ thuật sản xuất 16 Lắp đặt dây chuyền sản xuất mới Tuyển thêm nhân viên Ban thi công công trình 15 Bổ sung thêm người để hoàn thành công trình đúng tiến độ Tuyển thêm nhân viên 3 Cần kỹ sư xây dựng để thiết kế công trình mới Tuyển nhân viên mới Phòng TC - KT 2 Nhân viên kế toán thừa Thuyên chuyển công tác sang bộ phận thủ quỹ và thủ kho. (Nguồn: Phòng Nhân Sự - Công Ty TNHH SX-TM Quang Long) Với bảng nhu cầu này, bộ phận nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể. Mỗi vị trí cần tuyển dụng, phòng nhân sự đều lập bảng mô tả công việc và phân tích công việc rõ ràng, vì có như vậy việc tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn và tuyển đúng người đúng việc hơn. Theo nguồn từ phòng nhân sự công ty cho biết: công ty đã lập kế hoạch rất cụ thể nhưng vẫn trình ban giám đốc xét duyệt xem có đồng ý với số lượng các phòng ban đã đưa ra và đủ kinh phí cho công việc tuyển dụng và đào tạo của công ty không. Các bước mà phòng nhân sự lập kế hoạch như sau: - Tập hợp nhu cầu và gửi tới Ban Giám Đốc. - Xin ngân sách. Do cuối năm 2009 tình hình kinh doanh của công ty ổn định và công ty muốn nguồn nhân lực mới tuyển vào phục vụ tốt công việc, nên đã dành một khoản ngân sách tương đối cho công việc tuyển dụng này. Ngân sách 200 triệu cho 34 nhân viên cần tuyển và nâng cao tay nghề cho 256 nhân viên tại công ty. - Phòng nhân sự phân công công việc tìm kiếm nhân viên đáp ứng kịp thời đảm bảo nguồn lực. 2.2.3 Công tác tuyển dụng lao động. Công ty xác định rõ nhu cầu của từng bộ phận, xây dựng bảng mô tả công việc để phân tích và đưa ra yêu cầu của công ty đối với mỗi cá nhân thực hiện nó. Tiếp theo là việc xác định tuyển nguồn lực. Với nhu cầu của các phòng ban, thì công ty chỉ tuyển một nguồn lực từ nội bộ đó là hai nhân viên kế toán: một sang bộ phận thủ quỹ và một sang bộ phận thủ kho. Vị trí thuyên chuyển công tác này rất hợp lý. Vì nhìn chung kế toán và thủ quỹ, thủ kho có tính chất công việc gần giống nhau, nên chúng ta không mất thời gian đào tạo. Như vậy sẽ tiết kiệm cho công ty một khoảng kinh phí và thời gian. Còn lại các vị trí khác công ty phải tuyển từ nguồn bên ngoài thông qua thông tin tuyển dụng trên báo người lao động và báo tuổi trẻ, cũng như dán thông báo trước cửa công ty. Bộ phận nhân sự tiến hành công việc tuyển dụng bên ngoài này như sau: Thông báo tuyển dụng trên báo người lao động, và báo tuổi trẻ Ban hành quy chế tuyển dụng, nêu rõ thời gian hết hạn tuyển và hồ sơ cũng như thông tin cần thiết cho vị trí ứng tuyển thông qua bảng phân tích công việc. Xem xét hồ sơ xin việc của ứng viên (trình độ chuyên môn đào tạo, các loại bằng cấp kèm theo, kinh nghiệm nghề nghiệp). Xem xét hồ sơ có phù hợp với yêu cầu tuyển dụng. Nếu phù hợp công ty sẽ liên lạc hẹn ngày phỏng vấn. Phỏng vấn sơ bộ của các cán bộ tuyển dụng đối với ứng viên bằng tiếp xúc trực tiếp. Thi tuyển thông qua kiểm tra viết và phỏng vấn sâu nhằm đánh giá đúng khả năng của các ứng viên. Mỗi bước trong quá trình tuyển dụng được nhà tuyển dụng cho một thang điểm cụ thể. Dưới đây là ví dụ bảng mô tả công việc cụ thể cho chức danh Kỹ sư xây dựng: CHỨC DANH Kỹ sư xây dựng PHÒNG KỸ THUẬT Họ và tên Ngày nhận nhiệm vụ: BÁO CÁO CHO HẠNG LƯƠNG MỨC LƯƠNG CƠ BẢN MỨC LƯƠNG HIỆU QUẢ I. Mục đích: Giám sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng. II. Nhiệm vụ: 1. Lập kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện dự án đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị đến khi kết thúc. 2. Triển khai độc lập và phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị liên quan trong và ngoài công ty thực hiện các hoạt động đầu tư xây dựng dự án. 3. Triển khai thực hiện các thủ tục đầu tư xây dựng, báo cáo tiến độ, tham mưu, đề xuất các phương án giải quyết và tháo gỡ các vấn đề còn vướng trong quá trình triển khai dự án. Thực hiện và tham gia, thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng, thẩm định, dự toán công trình, tiến độ thi công, quản lý điều hành, giám sát thi công, nghiệm thu, quyết toán, hoàn công, bảo hành công trình. 4. Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, phối hợp, điều phối, phối hợp các đơn vị tư vấn, nhà thầu thực hiện các công việc theo yêu cầu. 5. Làm công tác dự toán: bóc tách khối lượng, dự toán chi tiết, tổng hợp dự toán các công trình thi công xây dựng. 6. Kiểm tra bản vẽ thiết kế các hạng mục chính được cung cấp bởi Tư vấn thiết kế 7. Giám sát, nghiệm thu thi công xây dựng của các nhà thầu xây dựng. 8. Theo dõi việc thực hiện công việc theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra. 9. Lập hồ sơ và quản lý thanh toán cho các công trình thi công. 10. Lập dự trữ khối lượng vật tư. 11. Kiểm tra khối lượng dự toán của nhà thầu. 12. Kiểm tra, quản lý hồ sơ thanh toán, hồ sơ đấu thầu, hợp đồng... 13. Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên. III. Trách nhiệm: 1. Quản lý, theo dõi, giám sát, nghiệm thu các dự án 2. Định hướng, đề ra mục tiêu cho các dự án lớn đảm bảo thi công 3. Theo dõi việc thực hiện công việc theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra. 4. Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát của Giám đốc. IV. Quyền hạn: 1. Tham mưu cho Ban Giám Đốc về việc tham gia đấu thầu công trình. 2. Thực hiện quyền hạn theo yêu cầu được giao phó trong từng giai đoạn cụ thể. V. Điều kiện làm việc: - Làm việc trong môi trường thân thiện và ổn định. - Thời gian làm việc : giờ hành chính. - Chế độ đãi ngộ : Theo quy định của Công ty. VI. Tiêu chuẩn và yêu cầu: STT Tiêu chuẩn Yêu cầu 1 Bằng cấp, chứng chỉ - Trình độ Đại học trở lên 2 Kiến thức chuyên môn - Có kiến thức liên quan đến chuyên ngành kiến trúc sư, xây dựng công tr.nh. 3 Kỹ năng - Kỹ năng giải quyết vấn đề - Trình bày, phân tích, xử lý vấn đề - Kỹ năng tư duy logic và sáng tạo. 4 Kinh nghiệm - Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm vị trí tương đương 5 Phẩm chất - Năng động, nhanh nhẹn. -Chịu được áp lực công việc. Tôi đã xem và xác định rằng bản mô tả công việc này phản ánh chính xác vị trí công việc đó. …......................................... Ký tên PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Phê duyệt: (Nguồn: Phòng Nhân Sự - Công Ty TNHH SX-TM Quang Long) 2.2.4 Bố trí và sắp xếp công việc. 2.2.4.1 Đối với bộ phận quản lý. Về mặt số lượng: Nhìn vào sơ đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh nghề so với nhu cầu của công ty thì việc bố trí lực lượng lao động này tương đối hợp lý. Đối với một công ty thì yêu cầu của việc tổ chức bộ máy quản lý với hiệu quả cao là trong một chiến lược lâu dài vì sự thành bại của một tổ chức do bộ máy này đảm nhận. Nhưng hiệu quả của loại lao động này không thể đo đếm bằng hiện vật mà phải đánh giá cả quá trình hoạt động của tổ chức ở hiện tại cũng như lâu dài. Nắm bắt được thuộc tính của loại lao động này công ty luôn ý thức được sự hoàn thiện một bộ máy quản lý năng động, sáng tạo, nhiệt tình mang lại hiệu quả cao. Một vài mặt hạn chế cũng còn tồn tại trong công ty trong việc bố trí công việc, đặc biệt thường vào đầu năm. Một số nhân viên đã phải gòng công việc cho các nhân viên khác vì chưa tuyển nhân viên cho bộ phận này. Thực tế là ban thi công công trình đang thiếu ba nhân viên, hai nhân viên còn lại làm quá sức. Tuy nhiên, hai nhân viên này đã làm tương đối tốt các công việc đã phân công. Với đặc điểm kinh doanh của công ty liên quan đến ngành sản xuất công nghiệp và xây dựng hơn nữa ngu