Kinh nghiệm quản lý dự án cho nhân viên mới vào nghề

Kinh nghiệm quản lý dự án cho NV mới vào nghề Một ngày nọ bạn – một sinh viên mới vào nghề hoặc một nhân viên trước giờ chỉ toàn làm những việc lặt vặt – được sếp tin tưởng giao cho quản lý 1 hạng mục công việc, 1 nhóm người, thậm chí là một dự án. Đây sẽ là tiền đề để bạn quản lý các event và trở thành event manager. Nhưng tiếc là nhiều người không chú trọng và nỗ lực thử thách mình qua các vấn đề này, cho rằng phần công việc của mình rất đơn giản thì cần gì đến kỹ năng quản lý nên không có gắng tìm hiểu, trau dồi, làm đại khái theo kinh nghiệm và quán tính kiểu được chăng hay chớ. Đó là 1 sai lầm làm mất đi cơ hội thử sức và thể hiện mình của bạn. Hôn nay bạn được giao quản lý 1 team phụ trách các vấn đề hậu cần hay phát tờ rơi trong event. Nếu làm tốt ngày mai có thể được giao quản lý hẳn một event lớn. Nếu quản lý lộn xộn dẫn đến đổ bể thì bữa sau thậm chí đi phát tờ rơi cũng không ai dám giao bạn làm chứ đừng nói là được làm event manager. Mọi thứ đều đi từ thấp lên cao bạn à. Nhưng nếu cứ đâm đầu vào làm chăm chỉ kiểu lấy cần cù bù thông minh cũng không ổn. Người có tố chất quản lý thể hiện mình làm được việc ngay từ những việc nhỏ nhặt nhất. Bạn có biết có rất nhiều người cả đời không làm được gì ngoài vệc ngồi chờ người khác phân công công việc cho để mà hoàn thành nó? Vì vậy nếu bạn không có sẵn năng khiếu quản lý công việc thì hãy cố gắng trau dồi nhé. Sẽ có rất nhiều bỡ ngỡ, làm sao để quản lý hiệu quả và đạt được thành công đây. Hãy cùng Bánh bèo làm quen với khái niệm và kỹ năng quản lý dự án nhé. Trong khuôn khổ bài viết này, tôi định nghĩa dự án là một phần việc có khởi đầu và kết thúc, được giao cho bạn để vận hành và hoàn thành nó. Theo khái niệm này, từ việc nhỏ như chuẩn bị phương án đồ ăn thức uống cho nột đám khách đến tổ chức 1 event đều có thể coi là những dự án. Các khái niệm về dự án và bài học về quản lý dự án bạn có thể tìm thấy rất nhiều trên Google. Tôi chỉ xin nêu qua khái niệm như vậy và đi vào phần trọng tâm mà bất cứ ai quản lý dự án đều phải trải qua. Lưu ý là các chia sẻ này mang tính kinh nghiệm và nhấn mạnh vào tính thực tế, các bạn có thể thảo luận và bổ sung thêm. Phần 1. Các bước trong quản lý dự án Bước 1: Lên kế hoạch Để 1 công việc thực thi được đòi hỏi phải có kế hoạch cho nó. Kế hoạch không phải là cái viết ra để xem cho vui hay để trình lên sếp mà là cái giúp bạn làm cho dự án thực thi được cho nên nó phải rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi, chứng tỏ được đầu óc quản lý công việc của bạn. Ví dụ việc phát tờ rơi, không đơn giản là nhận tờ rơi về rồi cả nhóm chia nhau đem đi phát mà đòi hỏi bạn lên danh sách rõ ràng. - Địa điểm: Phát tờ rơi ở những đâu, thời gian nào, có phải xin phép chủ địa điểm không, phân chia địa điểm thế nào để tiết kiệm thời gian đi lại. - Nhân sự: Ai phát,1 chỗ mấy người đứng phát, phát bao nhiêu tờ một buổi - Hình thức thể hiện: Trang phục thế nào, cần lưu ý điều gì - Phòng ngừa rủi ro: Làm sao để khỏi phát trùng, làm sao để kịp chạy mấy điểm một lúc mà phát, bị đuổi hay tịch thu tờ rơi thì phải làm sao? - Phương án dự phòng: Nếu điểm này không phát được thì bạn đã có danh sách các điểm thay thế chưa, nếu 1 người phát phải nghỉ đột xuất thì có cần thiết có người thay thế không, hay những người khác kiêm nhiệm được? - Chi phí: Lương, phụ cấp tính thế nào? - Quản lý: Quản lý, kiểm tra việc phát này thế nào để đảm bảo tất cả làm tốt, có cần người giám sát, chụp hình… hay người phát tự chụp và ghi chép lại địa điểm? 2. Tập hợp nhân sự thực hiện Bạn có thể sẽ phải huy động 1 nhóm trong công ty mình hay thuê 1 nhóm sinh viên part time để cùng làm dự án. Nếu là leader của team này, bạn phải làm sao để đưa họ vào guồng một cách hiệu quả? Nếu nhóm này là những nhân viên ở công ty bạn, phải đảm bảo là họ làm việc tự nguyện và có ý thức trách nhiệm chung. Tôi đã gặp trường hợp 1 dự án do phòng marketing đảm nhận có huy động sự hỗ trợ của các phòng ban khác thì họ làm khá là miễn cưỡng và thiếu chủ động vì nghĩ đây là nhiệm vụ của phòng marketing. Tốt nhất là nên làm cho họ quán triệt tinh thần đây là việc chung của công ty bằng cách nhờ trưởng phòng hay giám đốc mở lời trước cho mình “danh chính ngôn thuận” kêu gọi sự hợp tác. Trên lý thuyết là vậy, còn thực tế cũng phức tạp lắm, đòi hỏi bạn đủ khéo léo để họ không cảm thấy mình là lính bất đắc dĩ, đang phải thi hành lệnh của bạn mà tỏ ra chống đối, nhưng cũng đừng có thái độ cầu khẩn, nhờ vả thái quá để họ ngỡ đây là việc riêng của bạn và họ đang ban sự giúp đỡ cho bạn, khi nào có hứng giúp thì giúp. Ngay cả trong 1 phòng ban liên kết với nhau còn cãi nhau ì xèo huống gì là liên kết nhiều phòng ban. Lúc này kỹ năng team work và giải quyết mâu thuẫn quan trọng lắm (tìm và đọc thêm về nó trên mạng nhé ) 3. Phân công, quản lý công việc Có kế hoạch trong tay rồi, bạn dựa trên đó mà vận hành công việc của mình. Trước hết là phải phổ biến về dự án và mục đích công việc, hãy cho họ biết họ đang làm gì, phục vụ cho việc gì… mới làm cho họ thấy rõ trách nhiệm, đừng có kiểu úp úp mở mở hay cho rằng họ chỉ cần biết phần việc của họ. Phải xác định những thông tin tối thiểu nào mà họ cần được biết. Sau đó là phân công công việc. Việc này đòi hỏi bạn sự chu đáo và kỹ năng quản lý tốt. Tôi rất dị ứng với kiểu giao việc chung chung như “Cả team làm cho tôi việc A, việc B này nhé”. Hãy nghĩ xem nếu bạn đưa ra đề nghị như vậy, ai sẽ là người tự nguyện nhận phần việc, áp lực nào về trách nhiệm và thời hạn để đốc thúc họ làm, và làm thế nào để họ thực hiện không chồng chéo? Hãy giao cho cụ thể ra: Anh A làm phần việc này, chị B làm phần việc kia, đưa hạn chót (deadline) cụ thể mà họ cần hoàn thành, sự rõ ràng như vậy giúp mỗi người trong team biết mình cần làm gì và làm trong bao lâu. Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian giải thích và đốc thúc, cũng không ai đổ thừa được khi nhiệm vụ của họ đã rất rõ ràng. Các bạn nên có 1 checklist rõ ràng như thế này để quản lý công việc cho khoa học. (Xem tập tin đính kèm) Đừng quên huấn luyện cho họ những kiến thức cơ bản để thực thi công việc. Ví dụ muốn đội sales giúp mình việc spam quảng cáo trên các diễn đàn thì phải hướng dẫn họ cách thức spam, muốn mấy cô lễ tân đứng đón khách thì phải hướng dẫn họ đón thế nào. 4. Giám sát tiến độ, báo cáo Cần phải liên tục giám sát tiến độ dự án bằng checklist và lịch trình công việc. Bạn có thể dùng Microsoft Project hoặc Excel để lập timeline và theo dõi. Mỗi ngày trôi qua, bạn rà soát xem hôm nay cần làm gì, hoàn thành gì, phải đốc thúc ai. Nếu quá nhiều hạng mục công việc và liên quan đến rất nhiều người, có thể là gởi mail nhắc việc hàng ngày. Đây là 1 mẫu timeline công việc: (Xem tập tin đính kèm) Nếu bạn là leader, hãy đảm bảo luôn nắm được tiến độ của team mình đang đi đến đâu. Nếu dự án dài cả tháng thì báo cáo theo ngày, theo tuần,dài cả năm thì báo cáo theo tháng và bạn phải báo cáo thường xuyên cho cấp trên dù họ không yêu cầu. Như vậy chứng tỏ thái độ làm việc chuyên nghiệp, chu đáo và làm cấp trên luôn an tâm biết rằng công việc luôn vận hành tốt. Có trục trặc gì xảy ra đe dọa bị trễ tiến độ, ta cần linh động xác định xem là có thể tự linh động giải quyết hay là báo cáo cấp trên để họ quyết định. Nhiều người thường thiếu chủ động, việc gì cũng đợi cấp trên quyết định dẫn đến đổ bễ, trì hoãn công việc. Ví dụ như có mỗi việc duyệt nội dung tài liệu hội nghị hay marquette tờ rơi mà cũng phải chờ đợi sếp quyết định, sếp bận rộn chưa kịp duyệt mà không dám hối thúc để đến phút cuối mới vắt chân lên cổ chạy, cuối cùng mọi chuyện đổ bể thì phải lãnh bao nhiêu điều tiếng cũng do sự kém chủ động. Ngược lại, nhiều người lại chủ động thái quá, việc gì cũng chém trước tâu sau, làm cho cấp trên có cảm giác bị vượt mặt hoặc đặt cả công ty vào thế bị động về kế hoạch, ngân sách. Hãy cố gắng kéo tất cả team vào guồng công việc chung để tạo một không khí sôi động. Hãy công khai cho mọi người nắm tiến độ chung, như việc biết anh A đang làm việc này, chị B đang làm việc kia để họ biết là không chỉ có họ đang cần cố gắng mà tất cả đang cố gắng để bắt kịp tiến độ chung của cả team. Việc này có thể thể hiện qua các email nhắc việc, email trao đổi công việc có Cc cho tất cả mọi người hay các báo cáo định kỳ. (Xem tập tin đính kèm) 5. Đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng, nhắc nhở Khi dự án đã kết thúc, ta cần họp lại để tổng kết, đưa ra nhận xét, đúc rút kinh nghiệm để các dự án sau làm tốt hơn. Cũng cần thẳng thắn nhưng khéo léo đưa ra nhắc nhở những cá nhân chưa hoàn thành tốt và khen thưởng kịp thời các cá nhân làm tốt.