Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam – công ty than Hạ Long

theo từng loại. Kết cấu, nội dung: Bên nợ: Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Số dư nợ: Phản ánh giá trị vật tư tồn đầu hoặc cuối kỳ Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Công dụng: Dùng để phản ánh trị giá hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay gửi tại kho của người bán, được chi tiết theo từng loại, từng người bán. Kết cấu, nội dung: Bên nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ Số dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế hàng đang đi đường Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 141, TK311, TK 331… 1.4.2.2.2. Phương pháp hạch toán: - Đầu kỳ: căn cứ vào trị giá thực tế NVL đang đi đường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào TK 611 (6111). Trong kỳ khi mua NVL căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan kế toán ghi sổ phản ánh trực tiếp vào TK 611 (6111) - Cuối kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị NVL chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định xuất dùng của từng loại cho sản xuất kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục. Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK ( tính thuế GTGT theo phươnng pháp khấu trừ ) TK 627,641, 642 TK 111, 112, 141 TK 331, 311, 341 (9) (10a) (10b) (8) (4b) (3) (2b) (2a) (1) TK 133 TK 111, 122 TK 151, 152 TK 611 (6111) TK 621 TK 133 (1331) (14) TK 412 TK 411 TK 412 TK 632 (4a) (5) (6) (7) (11) (12) (13) TK 333 (3333) TK 1381,334, 811 Chú thích: (1) Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đi đường đầu kỳ (2a) Phản ánh các nghiệp vụ mua, nhập NVL trong kỳ (2b) Thuế VAT phải nộp (3) Mua NVL thanh toán ngay (4a) Mua NVL chưa trả tiền, mua bằng tiền vay (4b) Thuế VAT phải nộp (5) Thuế nhập khẩu hàng mua (6) Nhập NVL từ các nguồn khác (7) Chênh lệch đánh giá tăng NVL (8) Cuối kỳ kết chuyển số NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh (9) Tính NVL xuất cho SX chung, bán hàng, quản lí doanh nghiệp. (10a) Giảm giá được hưởng, giá trị hàng mua trả lại (10b) Thuế VAT được giảm (11) Giá trị thiếu hụt, mất mát (12) Chênh lệch đánh giá giảm NVL (13) NVL xuất bán (14) Kết chuyển giá trị NVL tồn kho và đang đi đường cuối kỳ Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) cũng hạch toán tương tự như trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhưng chỉ khác là phương pháp này không hạch toán tài khoản 133, tức là giá mua thực tế ghi vào tài khoản 152 là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT 1.5. Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá NVL. 1.5.1. Kế toán kiểm kê NVL: Tổ chức kiểm kê NVL được tiến hành theo quy định chung của nhà nước về việc lập báo cáo kế toán, Bảng cân đối và là quy định về hạch toán NVL của DN. Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại NVL hiện có tại DN, kiểm tra tình hình bảo quản nhập - xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê phải được tiến hành định kỳ 6 tháng, 1 năm trước khi lập các báo cáo quyết đoán do bản kiểm kê tài sản của DN tiến hành. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm… Xác định số lượng NVL có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào biên bản kiểm kê( mẫu số 08 - VT). Biên bản được lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê được gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách. Sơ đồ 06 NVL thiếu do cân đo đong đếm sai NVL thiếu trong định Mức hay ngoài định Mức nhưng được cấp Thẩm quyền cho phép Tính vào chi phí KD Sơ đồ hạch toán NVL thừa, thiếu khi kiểm kê NVL thiếu chưa rõ Nguyên nhân chờ xử lý Bắt người phạm lỗi Bồi thường số NVL thiếu , TK 138 (1381) TK 111, 334,1388 TK 642 NVL thừa chưa rõ Nguyên nhân chờ Xử lý NVL thừa xác định là của DN TK 621, 627, 641 TK 152 TK 338 (3381) TK 711 1.5.2. Kế toán đánh giá lại NVL Khi đánh giá lại làm tăng giá trị NVL, kế toán căn cứ váo khoản chênh lệch để ghi: Nợ TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Có TK 412 “ chênh lệch đánh giá lại tài sản” Khi đánh giá lại làm giảm giá trị NVL, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 ( khoản chênh lệch) Có TK 152 1.6. Hệ thống sổ sách kế toán dùng trong kế toán tổng hợp NVL Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán tiến hành hạch toán dựa trên chứng từ sổ sách sao cho phù hợp với quy mô, cơ cấu của DN, kế toán có thể lựa chọn các hình thức sổ sau: 1.6.1. Hình thức nhật ký sổ cái Điều kiện áp dụng : áp dụng đối với loại hình kinh doanh đơn giản chỉ thực hiện một loại dịch vụ hoạt động và phù hợp với DN nhỏ có số lượng tài khoản ít, trình độ kế toán thấp, lao động chủ yếu là thủ công Đăc điểm tổ chức sổ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống để vào nhật ký sổ cái Hệ thống sổ sách gồm: + Sổ kế toán tổng hợp nhật ký sổ cái + Sổ chi tiết NVL + Các thẻ kho Sơ đồ 07: Trình tự hạch toán NVL theo hình thức Nhật Ký sổ cái được thực Chứng từ gốc (PNK,PXK, Biên bản kiểm kê NVL Sổ nhật ký quỹ Nhật ký sổ cái Các sổ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính hiện theo sơ đồ sau. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.6.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Điều kiện áp dụng: áp dụng với mọi loại hình DN sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng nghiệp vụ nhiều, có nhiều nhân viên kế toán dễ kết hợp sử lý trong công tác điện toán. Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc từng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ“ trước khi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ sách gồm có: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là loại sổ kế toán tổng hợp ghi theo thứ tự thời gian, dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ, đảm bảo an toàn cho chứng từ ghi sổ và có tác dụng đối chiếu với các số liệu ghi ở sổ cái + Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống từng tài khoản kế toán + Sổ nhật ký quỹ: Là sổ chi tiết được ghi tương tự như hình thức kế toán Nhật ký sổ cái + Các sổ chi tiết. Sơ đồ 08: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc ( PNK, PXK…) Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiết NVL, thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số tài khoản Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Chú thích: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1.6.3. Hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký chung( hay còn gọi là nhật ký tổng quát ) là sổ kế toán căn bản để ghi chép các nghiệp vụ theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế đó. - Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các DN có quy mô kinh doanh nhỏ, có tính chất kinh doanh đơn giản, tài khoản sử dụng ít, trình độ quản lý chưa cao, ít lao động kế toán và không có nhu cầu chuyên môn hoá giữa các phần hành. Hình thức này có thể áp dụng cho các DN trong điều kiện lao động thủ công hoặc trong điều kiện có sử dụng kế toán máy. - Đặc điểm tổ chức: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế nhằm phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán và ghi sổ cái. - Hệ thống sổ sách gồm có: + Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký chung + Sổ nhật ký chuyên dùng + Sổ cái các TK 151, 152, 157 + Sổ kế toán chi tiết NVL Sơ đồ 09: Chứng từ gốc về NVL Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ quỹ Số( thẻ ) kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái các tài khoản Bảng cân đối tài khoản Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.6.4. Hình thức nhật ký chứng từ Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các DN có quy mô lớn, trình độ quản lý cao, tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng đồng thời có nhu cầu chuyên môn hoá cao giữa các phần hành. Đặc điểm tổ chức: Kết hợp giữa việc ghi chép thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ sách: NKCT số1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 6, NKCT số 7, NKCT số 10, BK số 3, sổ cái các TK151, 152, 331… Sơ đồ 10: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ quỹ kiêm báo các quỹ Bảng kê Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ cái Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.6.5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Dự phòng giảm giá được lập cho các loại NL, Vl chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của DN, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế và phương diện tài chính: Trên phương diện kinh tế: Việc lập dự phòng giúp DN phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản của DN. Dự phòng được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trước thuế, do đó giảm thuế thu nhập DN. Trên phương diện tài chính: Dự phòng có tính chất như một nguồn tài chính của DN, tạm thời nằm trong các TSLĐ trước khi sử dụng thực thụ. Nếu DN tích luỹ được một số đáng kể, số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá trị tài sản thực thụ phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở liên độ sau Mức dự phòng Số lượng hàng Mức giảm cần lập năm = kho i cuối X giá của tới cho hàng tồn niên độ hàng tồn kho i kho i Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức Kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này là nội dung phản ánh và kết cấu như sau: - Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có: Trích lập dư phòng giảm giá - Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. TK 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho. Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho H oàn nhập dự Phòng vào cuối niên độ kế toán Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau TK 711 TK 159 TK 642( 6426) Chương 2 Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than khe tam 2.1. Đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán VL tại xí nghiệp than Khe Tam 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp than Khe Tam Xí nghiệp than Khe Tam trực thuộc công ty than Hạ Long là đơn vị thành viên của công ty than Việt Nam. Xí nghiệp được thành lập theo quyết định số: 399/ QĐ- UB ngày 4/3/1994 của UBND tỉnh Quảng Ninh. Quyết định số 2803/TCN. ĐC- TĐ ngày 12/7/1997 của tổng công ty than Việt Nam giao cho xí nghiệp ranh giới quản lý, bảo vệ và khai thác khu vực Đông Bắc- Ngã 2- Thị Xã Cẩm Phả - Quảng Ninh và quyết định số 1827/ QĐ/ HĐQT ngày 29/10/1999 của Tổng Công Ty Than Việt Nam “ v/v đầu tư khai thác khu vực Đông Bắc- Ngã 2 Xí Nghiệp than Khe Tam – Công Ty Than Việt Nam Hạ Long” Trong những năm mới thành lập số vốn lưu động ban đầu của xí nghiệp hoàn toàn sử dụng vốn vay thương mại, vốn cố định do ngân sách cấp: 65 triệu đồng và TBX là 480,231 triệu đồng đến năm 2002 xí nghiệp mới được cấp 696 triệu đồng vốn lưu động. Xí Nghiệp luôn chủ động trong việc kinh doanh không trông chờ vàkhông công ty, đến ngày 31/12/2003 nguồn vốn lưu động chủ yếu vẵn là đi vay. Chức năng chủ yếu của xí nghiệp là khai thác, chế biến và tiêu thụ than các loại theo tiêu chuẩn than Việt Nam, ngoài ra còn thực hiện công tác XDCB tự làm và gia công chế biến 1 số sản phẩm vật liệu xây dựng, cơ khí phục vụ nội bộ xí nghiệp . Khu vực quản lý của xí nghiệp từ những ngày đầu bị tư nhân hoá khai thác trái phép, đồng thời với việc đầu tư trang thiết bị chưa đồng bộ nếu không nói là thô sơ, quy mô khai thác còn hạn hẹp, vừa khai thác vừa thăm dò nên trong những năm 1994 và 1995 tình hình sản xuất của xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Xí Ngiệp đã phối hợp giữa chính quyền địa phương và công an tỉnh, thị xã và các ngành chức năng đã trục xuất trên 150 lò tư nhân khai thác than trái phép. Trong khi vừa triển khai tổ chức sản xuất xí nghiệp vẵn duy trì được an ninh trật tự trên địa bàn. Được sự quan tâm chỉ đạo từ Tổng Công Ty than và đặc biệt là Công Ty Than Hạ Long, song song với việc kiện toàn bộ máy lãnh đạo, tham mưu xí nghiệp dần dần được đầu tư một cách tương đối đồng bộ kết hợp với sự cố gắng nỗ lực của toàn thể CBCNV xí nghiệp, xí nghiệp than Khe Tam đã tự vươn lên và tự khẳng định mình. Từ năm 1996 – 2003 đã liên tục dẫn đầu trong một số mặt, một số phong trào thi đua của Công Ty than Hạ Long và Tổng Công Ty Than Việt Nam. Từ năm 1994- 2003 xí nghiệp đã làm được 1 số việc lớn như sau: Trục xuất trên 150 lò tư nhân khai thác than trái phép trong khu vực được giao quản lý. Giữ an ninh trật tự, tài nguyên trong khai trường được nhà nước giao cho quản lý . Tổ chức tốt bộ máy quản lý, tiến hành tuyển dụng, đào tạo lao động hàng năm. Tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động Xây dựng hệ thống nội quy, quy định phù hợp với tình hình hiện tại của xí nghiệp dựa trên cơ sở chế độ và chính sách của nhà nước . Di chuyển trung tâm điều hành sản xuất từ thành phố Hạ Long về thị xã Cẩm Phả tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành sản xuất ( 1996 ). Được sự đầu tư vốn của công ty, xí nghiệp đã vay vốn dài hạn của ngân hàng để đầu tư trang thiết bị phục vụ cho khai thác mỏ như: máy gạt, máy xúc , ôtô vận tải, tàu điện, máng cào, xe goòng và các thiết bị công nghệ khai thác mới như: cột chống thuỷ lực, cột chống ma sát… mức đầu tư tăng trưởng dần theo các năm từ 1997- 2003. Đặc biệt trong năm 2003 do điều kiện khai thác xuống sâu mức từ +32/-30 công ty đã tăng mức đầu tư lên đến 16.450 triệu đồng. Năm 1996 cùng với việc xây dựng lại bộ máy quản lý lãnh đạo (đề bạt giám đốc xí nghiệp mới), xí nghiệp đã mạnh dạn trong việc thử nghiệm công nghệ khai thác mới : công nghệ khai thác hầm lò. Trong năm 2002 do khó khăn chung của toàn ngành nhưng xí nghiệp vẫn tự khẳng định mình với nhịp độ sản xuất ổn định, tăng cường đầu tư và mở rộng sản xuất, đảm bảo thu nhập của CBCNV. Qua đó cho thấy sự quyết tâm vượt khó của ban lãnh đạo cũng như toàn thể của CBCNV. Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu kinh tế từ năm 2002á 2004 Các chỉ tiêu kinh tế từ năm 2002 á 2004 TT Tên chỉ tiêu ĐVT 2002 2003 2004 KH2005 1 Than NKSX: Tấn 121.775 152.597 207.671 220.000 2 Than sạch SX Tấn 95.571,4 124.634,6 174.450 205.000 3 Than tiêu thụ Tấn 96.571,4 152.246,5 209.550 215.000 4 Mét lò CBSX M 2.768 4.857,8 3.905,6 3.755 5 Doanh thu Tr.đ 26.476,5 46.882,2 57.058 59.000 6 Nộp ngân sách Tr.đ 735,597 772,821 1.764,2 1.820 7 TSCĐ và ĐTDH Tr.đ 9.405,36 15.780,56 16.450,4 28.000 8 Lợi nhuận thuần Tr.đ 2.211,36 0 81,44 580 9 Lao động bq Người 543 643 680 745 10 Vốn kinh doanh Tr.đ 11.276,5 15.435,9 16.821,7 17.500 1 Vốn được cấp Tr.đ 65 761 761 765,5 2 Vốn vay bq Tr.đ 1.211,5 14.719,9 16.060,7 16.350 11 Thu nhập bq đ/ng-th 1.584,66 1.843,2 2.145,3 2.531 Nguồn:phòng kế toán tài vụ, phòng tổ chức lao động Nhìn tổng quát một số chỉ tiêu kết quả trên qua các năm có thể thấy: xí nghiệp than Khe Tam có mức tăng trưởng ổn định từ các chỉ tiêu hiện vật đến giá trị. Quy mô của xí nghiệp lớn dần thể hiện: sản lượng khai thác tăng theo năm là 25,31% ( 2003/2002 ); 36,09%( 2004/2003), mức đầu tư tăng cụ thể ở chỉ tiêu TSCĐ và ĐTDH. Đặc biệt trong năm 2003 mức đầu tư tăng vọt đến 6.375,2 tr.đ chủ yếu là tăng về các đường lò XDCB chuẩn bị cho năm 2004 vì vậy sản lượng năm 2004 tăng 55.074 tấn tương ứng 36,09% so với năm 2003 mức tăng cao nhất từ trước tới nay tương ứng các mức tăng về số lượng lao động bình quân, thu nhập bình quân tăng… vì xí nghiệp sử dụng vay vốn là chủ yếu nên lãi vay như một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Cuối năm 2002 vì lượng tồn kho sản phẩm dở dang lớn chuyển sang năm 2003 cùng với khó khăn chung của ngành mặc dù lượng tiêu thụ tương đối, xong giá bán thấp, đồng thời xí nghiệp lại tăng mức đầu tư do đó xí nghiệp đã tính toán duy trì ở mức hoà vốn để đảm bảo thu nhập công ăn việc làm ổn định cho người lao động . 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Thực hiện cơ chế quản lý, xí nghiệp thưòng xuyên sắp xếp lại bộ máy quản lý với mục đích: Phát huy hiệu quả cao nhất của phòng ban ngiệp vụ Bộ máy luôn đảm bảo gọn gàng, sát với sản xuất 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc: Giúp việc cho giám đốc, xí nghiệp có 2 phó giám đốc : 1 phó giám đốc kĩ thuật và một phó giám đốc kinh tế Các phòng ban nghiệp vụ: Tham mư trực tuyến bao gồm các phòng ban nghiệp vụ như sau 1. Phòng kế toán tài vụ 2. Phòng kế hoạch vật tư 3. Phòng kĩ thuật 4. Phòng tiêu thụ 5. Phòng tổ chức lao động tiền lương 6. Phòng hành chính quản trị 7. Phòng an toàn 8. Phòng cơ điện 9. Phòng điều khiển sản xuất 10. Trạm y tế 11. Các bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm : Phân xưởng khai thác hầm lò số 1 Phân xưởng khai thác hầm lò số 2 Phân xưởng khai thác hầm lò số 3 Phân xưởng khai thác hầm lò số 4 Đội cảng Cái Món Phân xưởng cơ điện vận tải Phân xưởng sản xuất phụ và bảo vệ. 2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ 12 Sơ đồ bộ máy quản lý Giám Đốc PGĐ Kinh tế PGĐ Kĩ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch vật tư Phòng tiêu thụ Phòng tổ chức LĐ-TL Phòng hành chính- quản trị Cảng cái món Phòng kỹ thuật TĐ-ĐC Phòng cơ điện Phòng an toàn Phòng điều khiển sản xuất Trạm y tế Phân xưởng khai thác 1 Phân xưởng khai thác 2 Phân xưởng khai thác 3 Phân xưởng khai thác 4 Phân xưởng cơ điện vận tải Px sản xuất phụ và bảo vệ 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp than Khe Tam 2.2.1. Mô hình bộ máy kế toán: Trưởng phòng kế toán xí nghiệp than Khe Tam Kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu đầu tư XDCB kế toán gia công chế biến sản xuất phụ Kế toán thanh toán, kế toán TM, TGNH, kế toán TSCĐ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu của khách hàng Kế toán thuế GTGT Kế toán lương và các khoản phải chi 2.2.1.1. Sơ đồ bộ máy kế toán: 13 Hình thức tổ chức kế toán của công ty là mô hình phân tán bao gồm 6 đơn vị hạch toán phụ thuộc trong đó có xí nghiệp than Khe Tam các đơn vị này nằm dải rác từ khu vực Hòn Gai đến Cẩm Phả. Là đơn vị hạch toán phụ thuộc xí nghiệp thực hiện toàn công tác kế toán phát sinh ở đơn vị tổ chức thu nhận xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán để thành lập các báo cáo kế toán theo quý gửi về phòng kế toán công ty. Bộ máy tổ chức kế toán của xí nghiệp theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng điều hành các nhân viên phần hành không thông qua khâu trung gian. Trưởng phòng kế toán trực tiếp phân công, kiểm tra giám sát thực hiện công tác kế toán các phần hành của nhân viên theo hướg dẫn của công ty, Tổng công ty than Việt Nam và của bộ tài chính. Các nhân viên phần hành thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ đã được trưởng phòng phân công 2.2.1.2. Phân công lao động Trưởng phòng kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán của xí nghiệp có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc ghi chép chi tiết ở tất cả các phần hành kế toán của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước giám đốc xí nghiệp và cấp trên về công tác kế toán tài chính của xí nghiệp. Căn cứ vào trình độ đào tạo, năng lực chuyên môn trưởng phòng kế toán phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên như sau: Kế toán theo dõi chi tiết TSCĐ, chi tiết các khoản thanh toán tiền mặt tiền gửi cụ thể: Mở thẻ chi tiết TSCĐ cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Mở sổ theo dõi sử dụng TSCĐ theo từng bộ phận sử dụng và theo nhóm tài sản phục vụ việc quản lý tài sản và tính khấu hao lợi nhuận. Mở sổ chi tiết theo dõi các tài khoản thanh toán với nha cung cấp hàng quý đối chiếu xác minh công nợ, dịch vụ mua ngoài, tài khoản tạm ứng, tiền mặt, tiền gửi. Kế toán lương và theo dõi các khoản phải thu phải trả khác: căn cứ các chứng từ về lương, các chứng tư liên quan và nguồn lương do phòng tổ chức cung cấp kế toán tính toán lương trả cho CBCNV toàn xí nghiệp. Mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán lương, các khoản phụ cấp theo chế độ, theob dõi quyết toán các khoản thu của người lao động. Kế toán bán hàng : Mở thẻ kho theo dõi chi tiết cho sản phẩm của xí nghiệp theo từng chủng loại, kiểm kê định kỳ, lập báo cáo thống kê tháng nộp công ty, xuất hoá đơn bán hàng, mở sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu với khách hàng và đối chiếu công nợ phải thu theo quý. Kế toán thuế GTGT : lập bảng và báo cáo quyết toán thuế hàng tháng với công ty. Kế toán vật liệu, đầu tư XDCB (chủ yếu là đầu tư xây dựng tự làm) gia công chế biến khác (cơ khí, VLXD): Mở sổ chi tiết tính toán, theo dõi vật liệu, sổ chi tiết tính giá thành các sản phẩm gia công chế biến, tất cả các sổ trên được thực hiện trên hệ thống máy tính. Đối với hạch toán vật liệu tiến hành theo phương pháp đối chiếu luân chuyển hàng tồn kho được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên, việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Những phần hành kế toán trên được bố trí do một kế toán viên đảm nhận vì có sự liên quan mật thiết với nhau, vật liệu không thể thiếu trong xây dựng và chế biến các sản phẩm. Hiện tại xí nghiệp đang bố trí kế toán tổng hợp kiêm kế toán vật liệu, đầu tư xây dựng cơ bản, gia công chế biến khác là chưa hợp lý chứng tỏ trình độ kế toán viên chưa đều tay còn thiếu hoặc có sự phân công chưa hợp lý. Do điều kiện địa bàn hoạt động phân tán: Văn phòng xí nghiệp thuộc thị xã Cẩm Phả cách khai trương 15 km, các bộ phận sản xuất, phục vụ thuộc xã Dương Huy, bộ phận kho tiêu thụ sản phẩm thuộc xã Hoà Bình các khu vực trên đều thuộc khu vực vùng núi cao văn hoấ thấp, cũng như điều kiện về truyền dẫn thông tin lạc hậu (chủ yếu bằng giao thông đường bộ: ô tô, xe máy không áp dụng được hệ thống hoá thông tin bằng mạng máy tính) nên ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức hạch toán kế toán: luân chuyển chứng từ còn nhiều bất cập, hệ thống thông tin kế toán chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác quản lý kinh tế nhất là trong nền kinh tế thị trưòng hiện nay, việc kiểm kê, đối chiếu, kiểm tra rất mất nhiều thời gian nên không tránh khỏi việc thiếu chính xác trong từng kỳ báo cáo. Đồng thời các nhân viên kinh tế của các phân xưởng sản xuất không trực thuộc phòng kế toán mà thuộc sự quản lý của phân xưởng nên việc cung cấp thông tin thiếu độ tin cậy và chậm về mặt thời gian gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc hạch toán giá thành công xưởng. Đây cũng là mặt hạn chế của công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ *Hình thức kế toán sử dụng: Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Sơ đồ 14 NK- CT số5 NK- CT số 6 Chứng từ nhập xuất vật liệu Báo cáo kế toán Sổ chi tiết tài khoản 331 Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê số 3, 4, 5, 6 NK- CT số 7 Sổ cái tài khoản 152, 153 Ghi cuố kỳ Ghi hàng ngày Chú thích: Quan hệ đối chiếu 2.3. Thực trạng kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam 2.3.1. Đặc điểm vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam Cùng với quá trình cơ chế đổi mới kinh tế tài chính, cải cách nền hành chính quốc gia, hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành than đã phát sinh một số vấn đề vướng mắc mang tính đặc thù trong cơ chế tài chính và hạch toán kế toán. Tổng công ty than VN đã có những văn bản đề nghị chính phủ và các bộ ban ngành liên quan giải quyết và đã dần được tháo gỡ cùng với sự thay đổi của các cơ chế chính sách tài chính và việc ban hành các luật thuế mới, ban tổ chức có những văn bản hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 114 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và ban hành chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp theo quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 thay thế chế độ báo cáo tài chính ban hành theo quyết định số 141. Tổng công ty than VN đã soạn thảo quy định cụ thể áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán nội bộ với sự giúp đỡ của vụ kế toán – Bộ tài chính các ý kiến đóng góp của các công ty kiểm toán, các cục thuế địa phương, các đơn vị trong tổng công ty, hệ thống chế độ kế toán áp dụng trong tổng công ty than Việt Nam đã hoàn thành và được ban tổ chức chấp nhận tại công văn số 9441 TC/CĐKT ngày 02/10/2001. Việc hạch toán vật liệu được thực hiện trên cơ sở quyết định 1195 của tổng công ty than Việt Nam, các văn bản hướng dẫn của công ty có sửa đổi theo chuẩn mực kế toán ban hành gần nhất và xí nghiệp đã vận dụng theo điều kiện thực tế phù hợp với trình độ chuyên môn, điều kiện cơ sở vật