Luận văn Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32

ược thông qua và dựa vào năng lực sản xuất của từng xí nghiệp, ban lãnh đạo công ty sẽ tạm phân phối chỉ tiêu về sản lượng sản xuất cho các xí nghiệp để các xí nghiệp có kế hoạch chuẩn bị cho việc sản xuất của năm kế hoạch. Trong quá trình thực hiện phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các xí nghiệp thì ban lãnh đạo công ty sẽ điều động lại cho phù hợp hơn. 29 b) Quy trình dự toán ngân sách Vào cuối quý 4 khi công ty 32 nhận văn bản tăng 7% lợi nhuận so với năm trước ban lãnh đạo công ty phối hợp cùng các phòng ban lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách được chia 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng có đơn đặt hàng trước. Các khách hàng luôn có đơn đặt hàng từ năm 2004 là Tổng cục hậu cần và Bộ công an. Phòng tài chính kế toán dựa trên đơn đặt hàng để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và giá vốn hàng bán cho các đơn đặt hàng. Từ đó, phòng kế toán tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng. Giai đoạn 2: Dự toán ngân sách cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng. Để lập dự toán tiêu thụ cho đối tượng khách hàng không có đơn đặt hàng trước phòng kế toán phải tính toán, điều chỉnh sản lượng tiêu thụ sao cho lợi nhuận từ việc tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận gộp từ việc thực hiện các đơn đặt hàng sau khi bù đắp các chi phí ngoài sản xuất phải tăng 7% so với năm trước. (Nội dung chi tiết được trình bày trong phần dự toán tiêu thụ). Từ dự toán tiêu thụ phòng kế toán tài chính lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn cho các mặt hàng không có đơn đặt hàng trước. Giai đoạn 3: Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp Phòng tài chính kế toán xem xét, tổng hợp, điều chỉnh tất cả các báo cáo dự toán để lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, dự toán giá thành, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn doanh nghiệp, sao cho đạt được mục đích cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tăng 7% so với năm trước. Qui trình dự toán ngân sách tại công ty được mô tả qua sơ đồ sau: 30 Sơ đồ: 2.3 Qui trình dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại công ty 32 a) Dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất Tại công ty 32 dự tiêu thụ cũng chính là dự toán sản xuất. Dự toán tiêu thụ do phòng tài chính kế toán phối hợp của phòng tổ chức sản xuất và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập. Dự toán tiêu thụ được lập cho 1 năm tài chính. Dự toán tiêu thụ được lập cho từng mặt hàng và cho từng đối tượng khách hàng. Dự toán tiêu thụ bao gồm: Số lượng tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ. Khi lập dự toán tiêu thụ phòng kế toán chia 2 đối tượng khách hàng. + Khách hàng Tổng cục hậu cần và bộ công an: + Khách hàng khác ngoài Tổng cục hậu cần và Bộ công an Caùc ñôn ñaët haøng Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn giaù voán Döï toaùn chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp Döï toaùn chi phí nhaân coâng tröïc tieáp Döï toaùn chi phí saûn xuaát chung Döï toaùn tieâu thuï Döï toaùn baùo caùo KQHÑKD Döï toaùn giaù voán Döï toaùn chi phí baùn haøng Döï toaùn chi phí quaûn lyù doanh nghieäp Muïc tieâu taêng lôïi nhuaän 7% D öï to aùn n ga ân sa ùch c ho ñ oái tö ôïn g co ù ñ ôn ña ët h aøn g tr öô ùc D öï to aùn n ga ân sa ùch c ho ñ oái tö ôïn g kh oân g ña ët h aøn g tr öô ùc 31 Với đối tượng khác hàng này được chia thành 2 nhóm: • Nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp. • Nhóm hàng bán trong nước. Sản lượng tiêu thụ - Với khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì công ty đã nhận đơn đặt hàng cho năm 2005 từ cuối năm 2004. Nên sản lượng tiêu thụ bằng với sản lượng được đặt hàng trên đơn đặt hàng. - Với nhóm hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp: Sản lượng tiêu thụ được tính bằng với sản lượng gia công xuất khẩu và xuất khẩu trực tiếp thực tế của năm 2004 cộng với các đơn đặt hàng của các khách hàng mới mà công ty đã nhận trước cho năm 2005 từ năm 2004. - Với nhóm hàng tiêu thụ trong nước: Dự toán sản lượng tiêu thụ cho nhóm hàng này được phòng kế toán tính toán và điều chỉnh sao cho mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận tăng 7% so với năn 2004. Dự toán tiêu thụ với nhóm hàng này được thực hiện sau khi đã dự toán được phần lợi nhuận của công ty trong việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp và đã dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty. Sản lượng hàng tiêu thụ trong nước = Doanh thu tiêu thụ trong nước / Giá bán thực tế kỳ trước của hàng tiêu thụ trong nước. Doanh thu tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước + giá vốn hàng tiêu thụ trong nước. Giá vốn hàng tiêu thụ trong nước được tính bằng giá thành hàng tiêu thụ trong nước thực tế năm 2004. Lợi nhuận mong muốn của hàng tiêu thụ trong nước = Lợi nhuận mục tiêu của công ty – lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp của toàn công ty. Tuy nhiên, để tính được lợi nhuận gộp cho việc thực hiện các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp phòng kế toán cần dự toán được chi phí sản xuất và giá vốn cho việc thực hiện các 32 đơn đặt hàng này. Muốn vậy công ty phải dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, giá vốn cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp. Đồng thời, phòng kế toán phải dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trước khi dự toán sản lượng hàng tiêu thụ trong nước. Đơn giá tiêu thụ Đối với khách hàng là Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì khi nhận đơn đặt hàng phòng kế toán đã biết chính xác loại sản phẩm được đặt hàng vì vậy đơn giá tiêu thụ được tính bằng với đơn giá tiêu thụ thực tế của cùng mặt hàng được thực hiện trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán tiêu thụ nhất. Đối với khách hàng trong nước đơn giá tiêu thụ được tính bằng đơn giá thực tế của mặt hàng phổ biến nhất trong thời gian gần với thời điểm lập dự toán ngân sách nhất. Riêng trường hợp xuất khẩu thì tỷ giá ngoại tệ được phòng kế toán dự đoán bằng tỷ giá năm trước công với mức tăng tỷ giá ước đoán. Trong báo cáo dự toán tiêu thụ năm 2005 tỷ giá ngoại tệ ???c tính bằng 15.580 đ/1USD. Doanh thu tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ được xác định bằng công thức Doanh thu tiêu thụ = sản lượng tiêu thụ x đơn giá tiêu thụ. Để lập được dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phải cung cấp cho phòng tài chính kế toán các chỉ tiêu số liệu về sản lượng, đơn giá tiêu thụ của các đơn đặt hàng mà công ty đã nhận trước. Phòng tổ chức sản xuất phải cung cấp các chỉ tiêu liên quan đến việc xác định chi phí sản xuất. (Dự toán tiêu thụ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.1) b) Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dưới sự hỗ trợ, phối hợp của phòng tổ chức sản xuất. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính riêng cho các sản phẩm có đơn đặt hàng trước và các sản phẩm không có đơn đặt hàng, sau đó tổng hợp cho toàn công ty. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tên nguyên vật liệu, định mức nguyên vật liệu/sp, sản lượng sản xuất, số lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá nguyên vật liệu, và tổng giá trị nguyên vật liệu. 33 Định mức nguyên vật liệu Định mức nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm được tính chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm được phòng tổ chức sản xuất xây dựng dựa vào mẫu thiết kế và quá trình sản xuất. Các mặt hàng giày tương tự nhau trong việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, chính vì vậy, ngay khi nhận mẫu thiết kế và trong quá trình sản xuất hàng mẫu thì phòng tổ chức sản xuất đã xác định được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Với các mặt hàng cung cấp cho khách hàng thuộc Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì mẫu mã ít thay đổi nên định mức nguyên vật liệu dựa vào định mức năm trước. Với các mặt hàng của khách hàng tiêu thụ trong nước hoặc hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp thì dựa vào dự toán tiêu thụ để xác định định mức nguyên vật liệu. Trong dự toán tiêu thụ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã dự toán sản lượng tiêu thụ cho từng nhóm mặt hàng ví dụ sản lượng tiêu thụ giày da nam, giày da nữ…dựa vào dự toán tiêu thụ phòng tổ chức sản xuất sẽ lấy định mức nguyên vật liệu của mặt hàng phổ biến nhất và được khách hàng đặt nhiều nhất trong năm 2004 để làm định mức cho các sản phẩm được ước tính tiêu thụ trong năm 2005. Phòng tổ chức sản xuất chịu trách nhiệm xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Định mức nguyên vật liệu sẽ được xây dựng dựa trên tình hình sản xuất thực tế và sản xuất hàng mẫu. Phòng tổ chức sản xuất sẽ theo dõi chi tiết quá trình sản xuất một sản phẩm để tính ra lượng và loại nguyên vật liệu sử dụng. Sản lượng sản xuất Sản lượng sản phẩm sản xuất: Được tính bằng sản lượng tiêu thụ trên báo cáo dự toán tiêu thụ. Số lượng nguyên vật sử dụng Số lượng nguyên vật liệu sử dụng = Định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm x số lượng sản phẩm sản xuất. Đơn giá nguyên vật liệu ??n giá nguyên v?t li?u ???c d? ki?n b?ng giá xu?t kho nguyên vật liệu của kỳ thực tế gần nhất. 34 Giá trị nguyên vật liệu sử dụng Giá trị nguyên vật liệu sử dụng là chi phí nguyên vật liệu được tính cho từng khoản mục nguyên vật liệu và từng loại sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu sử dụng = Số lượng nguyên vật liệu sử dụng x đơn giá nguyên vật liệu. Trong quá trình lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phòng tài chính kế toán sẽ dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an, hàng gia công xuất khẩu và hàng xuất khẩu trực tiếp trước. Sau đó, lập dự toán chi phí nguyên vật liệu cho hàng tiêu thụ trong nước sau khi đã lập được dự toán tiêu thụ. (Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.2.1 đến phụ lục 2.2.13) c) Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Phòng tài chính kế toán lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được tính cho từng loại sản phẩm. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp phản ánh số lượng sản phẩm sản xuất, năng suất lao động, số lượng nhân công sử dụng, đơn giá nhân công, chi phí nhân công trực tiếp. Sản lượng sản xuất Sản lượng sản xuất được tính bằng sản lượng tiêu thụ trên dự toán tiêu thụ. Số lượng công nhân sử dụng Số lượng công nhân sử dụng = số lượng sản phẩm sản xuất/(năng suất lao động bình quân 1 ngày 1 người x 26 ngày x12 tháng) . Năng suất lao động Năng suất lao động bình quân 1 ngày 1 người được phòng tổ chức sản xuất thống kê. Bình quân 1 công nhân trong công ty sản xuất 4 –5 đôi giày/1ngày. Năng suất lao động tùy thuộc vào tay nghề của công nhân, số chi tiết được thiết kế cho đôi giày và phụ thuộc vào mức độ dễ, khó của từng đôi giày. Với đối tượng khách hàng Tổng cục hậu hậu cần và Bộ công an, công ty đã nhận được đơn đặt hàng từ cuối năm 2004 nên đã xác định sản lượng sản xuất bằng với sản lượng đặt hàng và dựa vào mẫu mã trong đơn đặt hàng phòng tổ chức sản xuất xác định năng suất lao động cho 1 sản phẩm là 4,5 đôi/1 ngày/1 người. 35 Với đối tượng khách hàng khác ngoài Tổng cục hậu cần và Bộ công an thì dựa vào dự toán tiêu thụ mà phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đã lập, phòng tổ chức sản xuất ước đoán năng suất lao động bình quân cho từng loại sản phẩm, thông thường sẽ chọn năng suất lao động của sản phẩm tiêu thụ nhiều nhất trong năm 2004. Ví dụ, năng suất lao động cho sản phẩm giày nữ mã số 200 là 5 đôi/1 người/1 ngày, giày da nam xuất khẩu 4 đôi/1 người/1ngày v.v… Đơn giá nhân công Chi phí nhân công bình quân 1 công nhân được tính bằng tiền lương bình quân thực tế của một công nhân trong năm 2004. Trong báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp năm 2005 dự toán chi phí nhân công bình quân 1 công nhân 1.640.000 đ/1 người/1 tháng Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp = số lượng lao động sử dụng x đơn giá nhân công. (Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.3) d) Dự toán chi phí sản xuất chung Phòng kế toán lập dự toán chi phí sản xuất chung cho từng xí nghiêp. Dự toán chi phí sản xuất chung phản ánh 3 khoản mục chi phí: Chi phí quản lý xí nghi?p, chi phí kh?u hao tài s?n c? ??nh, chi phí s? d?ng máy mĩc thiết bị. Chi phí sản xuất chung gắn liền với từng phân xưởng sản xuất, tương đối ổn định qua các năm nên được dự toán bằng với chi phí sản xuất chung thực tế của năm 2004. Chi phí sản xuất chung được tính cho từng xí nghiệp và sau đó tổng hợp số liệu cho toàn doanh nghiệp và phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm dựa trên sản phẩm sản xuất thực tế năm 2004. Chi phí sản xuất chung tính cho từng mặt hàng = (Chi phí sản xuất chung toàn công ty năm 2004/ Tổng sản lượng sản xuất tất cả các mặt hàng năm 2004) x Sản lượng sản xuất mặt của từng mặt hàng năm 2004. Chi phí sản xuất chung đơn vị năm 2004= chi phí sản xuất chung tính cho từng mặt hàng/ sản lượng sản xuất của từng mặt hàng năm 2004. Chi phí sản xuất chung dự toán cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần và Bộ công an = chi phí sản xuất chung đơn vị năm 2004 * số lượng sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng của tổng cục hậu cần và bộ công an năm 2005. Trước hết, phòng tổ chức sản xuất dự toán chi phí sản xuất chung cho các đơn đặt hàng của Tổng cục hậu cần, Bộ công an và hàng gia công xuất khẩu, xuất khẩu trực 36 tiếp. Sau đó, phòng tài chính kế toán sẽ tiếp tục phân bổ chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm tiêu thụ trong nước sau khi đã dự toán được sản lượng sản xuất tiêu thụ trong nước. (Dự toán chi phí sản xuất chung được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.4) e) Dự toán giá thành Phòng kế toán lập dự toán giá thành, giá thành được dự toán bằng cách tổng hợp dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung mà trước đó các báo cáo dự toán này đã được tính riêng cho các đơn đặt hàng này. (Dự toán giá thành được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.5) f) Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp do phòng kế toán lập. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm dự toán về lương nhân viên quản lý, dự toán chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận quản lý, dự toán chi phí văn phòng phẩm, năng lượng, dự toán các chi phí dịch vụ mua ngoài và một số chi phí linh tinh khác. Thông thường thì dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp được tính bằng chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế của năm trước. (Dự toán chi phí quảm lý doanh nghiệp được trình bày trong phần phụ lục 2.6) g) Dự toán chi phí bán hàng Dự toán chi phí bán hàng do phòng tài chính kế toán lập. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, đóng gói. Công tác dự toán chi phí bán hàng được thực hiện tương tự như dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp nghĩa là dự toán chi phí bán hàng bằng với chi phí bán hàng thực tế năm trước. (Dự toán chi phí bán hàng được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.6) h) Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Ban lãnh đạo công ty yêu cầu chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải tăng 7% so với lợi nhuận thực tế năm trước. Vì vậy, phòng tài chính kế kết hợp tất cả các báo cáo dự toán đã lập để lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với chỉ tiêu lợi nhuận phải bằng 107% so với năm 2004. Doanh thu tiêu thụ được lấy số liệu từ dự toán tiêu th?, giá v?n hàng bán ???c l?y s? li?u t? d? tốn giá thành, các chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp được lấy 37 số liệu từ dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản mục còn lại của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu tài chính, chi phí tài chính, chi phí hoạt động khác, doanh thu hoạt động khác được dự toán bằng với số liệu thực tế năm trước. Sau khi lập xong dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, nếu chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế tăng nhiều hơn hoặc ít hơn 7% so với năm trước thì kế toán sẽ điều chỉnh một số khoản mục như doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính, thu nhập khác, chi phí khác để lợi nhuận trước thuế tăng 7% so với năm trước. (Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày chi tiết trong phần phụ lục 2.7) Dự toán tiền mặt, dự toán vốn, dự toán bảng cân đối kế toán. Hiện tại công ty 32 không lập dự toán tiền mặt, dự toán vốn, dự toán bảng cân đối kế toán và dự toán các khoản phải thu, phải trả. 2.2 Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại công ty 32 2.2.1 Ưu điểm Công tác dự toán ngân sách tại công ty 32 có ưu điểm nổi bật là mọi báo cáo dự toán đều phải được tính toán dựa trên mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho năm 2005, tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004, điều này rất thuận lợi cho công tác dự toán ngân sách vì các báo cáo dự toán ngân sách phải vạch ra các chỉ tiêu về sản xuất, tiêu thụ, chi phí… để hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Công ty đã tổ chức hệ thống báo cáo dự toán ngân sách. Đây cũng là ưu điểm trong tổ chức quản lý bởi vì rất nhiều công ty tại Việt Nam chưa tổ chức công tác dự toán ngân sách. Trong quá trình dự toán ngân sách công ty cũng đã xây dựng được mô hình dự toán ngân sách. Mặc dù với mô hình dự toán ngân sách từ nhà quản lý cấp cao truyền xuống nhà quản lý cấp thấp để thi hành có nhiều nhược điểm nhưng ít nhất là công ty cũng đã xây dựng mô hình dự toán ngân sách để làm định hướng chung cho công tác dự toán ngân sách, tạo sự thống nhất cho tất cả các bộ phận trong công ty trong công tác dự toán ngân sách. Công tác dự toán ngân sách được thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán và phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách dựa trên sự phối hợp của các phòng tổ chức sản xuất, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng 38 tài chính kế toán. Điều này cũng đã thể hiện sự đồng lòng chấp nhận các chỉ tiêu, các số liệu trên các báo cáo dự toán ngân sách của các phòng ban khác trong công ty. Hơn nữa, khi các phòng ban cùng tham gia vào việc dự toán ngân sách sẽ lập được các báo cáo dự toán phản ánh đúng năng lực thực tế của công ty. Trong dự toán tiêu thụ việc khó thực hiện nhất là tính sản lượng tiêu thụ một cách chính xác. Việc phân chia thị trường tiêu thụ thành nhiều khu vực (khu vực trong nước và xuất khẩu), trong mỗi khu vực chia nhỏ các nhóm mặt hàng (Mặt hàng có đơn đặt hàng và mặt hàng không có đơn đặt hàng trước) giúp cho việc dự toán tiêu thụ chính xác hơn, phản ánh đúng thực tế hơn. Công ty đã xây dựng các định mức nguyên vật liệu và định mức nhân công một cách đầy đủ, rõ ràng cho từng mặt hàng. Việc xây dựng định mức dựa trên sản xuất thực tế và các định mức thường xuyên được kiểm tra, điều chỉnh trong quá trình sản xuất thực tế để nên các định mức khá chính xác. Các định mức nguyên vật liệu và nhân công sẽ góp phần quan trọng trong công tác dự toán ngân sách vì nó là cơ sở cho việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Công tác dự toán ngân sách chỉ được thực hiện 1 lần cho cả năm và do nhân viên các phòng ban kiêm nhiệm thực hiện nên công tác dự toán ngân sách hiện tại của rất đơn giản, dễ thực hiện. 2.2.2 Nhược điểm Môi trường dự toán - Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của công ty mang tính thủ công, thiếu sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Công ty chưa sử dụng hệ thống máy tính nối mạng nội bộ cũng như các phần mềm phục vụ cho công tác dự toán ngân sách, trong khi đó các báo cáo dự toán ngân sách đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận, phòng ban nên gây khó khăn và lãng phí về thời gian, công sức của nhân viên trong công tác dự toán ngân sách. - Ban lãnh đạo công ty chưa tạo môi trường tốt cho công tác dự toán ngân sách. Không bố trí nhân sự chuyên trách về lập dự toán. Đội ngũ nhân viên phục vụ cho công tác dự toán chưa được đào tạo chuyên sâu. Nhân viên các phòng ban phải kiêm nhiệm việc dự toán ngân sách. Ví dụ như nhân viên kế toán tổng hợp phải lập 39 dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí sản xuất, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho toàn công ty. Mô hình dự toán Công tác dự toán ngân sách trong công ty chưa được quan tâm và đánh giá đúng mực, quan điểm của nhà quản trị công ty còn coi nhẹ dự toán ngân sách. Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của công ty mang nặng tính áp đặt từ trên xuống. Các phòng ban khi lập dự toán ngân sách phải bám sát vào mục tiêu tăng 7% lợi nhuận so với năm trước, trong khi đó mục tiêu tăng lợi nhuận này không phải do ban lãnh đạo công ty hoặc các phòng ban đưa ra mà là sự áp đặt từ tổng cục hậu cần nên nó rất dễ xa rời với tình hình kinh doanh thực tế của xí nghiệp. Hơn nữa, do quá bám sát vào mục tiêu tăng 7% lợi nhuận so với năm 2004 mà bộ phận lập dự toán ngân sách đã bỏ qua các mục tiêu quan trọng khác trong công ty như tăng mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước, tăng hàng xuất khẩu trực tiếp… Thật chất, công tác dự toán ngân sách của công ty mang tính chất đối phó, chủ yếu phục vụ cho việc báo cáo chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan quản lý cấp trên. Các báo cáo dự toán ngân sách của công ty chỉ như là những báo cáo các chỉ tiêu kế hoạch. Trong khi đó, kế hoạch đã được định trước từ cơ quan quản lý cấp trên. Công tác lập dự toán ngân sách - Quy trình lập dự toán ngân sách của công ty được tiến hành ngược so với các quy trình dự toán thông thường. Thông thường dự toán tiêu thụ được lập trước các dự toán chi phí nhưng tại công ty 32 dự toán chi phí được tính trước dự toán tiêu thụ nên chắc chắn báo cáo dự toán ngân sách không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. - Cơ sở cho việc lập dự toán ngân sách là mục tiêu kinh doanh. Công ty có m?c tiêu rõ ràng nh?ng l?i quá c?ng nh?c (t?ng 7% l?i nhu?n so v?i năm trước) nên gây ra sự thiếu linh hoạt trong công tác dự toán ngân sách. Các nhân viên dự toán ngân sách đã áp đặt sản lượng tiêu thụ vừa phải để đạt lợi nhuận đúng bằng mức lợi nhuận mong muốn, dẫn tới sự không chính xác của dự toán tiêu thụ, trong khi đó dự toán tiêu thụ là dự toán trung tâm của tất cả các dự toán. - Hiện nay các báo cáo dự toán ngân sách của công ty chỉ có sự phối hợp của các phòng ban, còn các xí nghiệp không được tham gia vào quá trình dự toán ngân sách. 40 Như vậy, chứng tỏ công tác dự toán ngân sách chưa có sự phối hợp toàn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phòng ban, bộ phận khác nhau trong công ty. - Dự toán ngân sách của công ty chưa thực hiện tốt chức năng hoạch định và kiểm soát. Ngay trong quá trình hoạch định đã không chính xác nên không thể dựa vào dự toán ngân sách để kiểm soát được. Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động công ty thường phải thay đổi, điều động lại kế hoạch sản xuất cho phù hợp với năng lực sản xuất của từng xí nghiệp. - Kỳ dự toán ngân sách 1 năm là quá dài, công ty chưa chia chi tiết kỳ dự toán ngân sách năm thành các tháng và quí. Chính vì vậy, dự toán ngân sách khó phù hợp với thực tế. - Khi dự toán sản lựơng tiêu thụ công ty không dự toán một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu dự toán không phù hợp với thực tế. Ví dụ, sản lượng hàng xuất khẩu được dự toán bằng cách lấy sản lượng tiêu thụ năm trước công với những đơn đặt hàng đã nhận trước cho năm nay. - Khi dự toán doanh thu, công ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế hoạch. Giá bán sản phẩm được tính bằng với giá bán của kỳ thực tế gần nhất. Điều này, gây sự sai lệch trong dự toán doanh thu bán hàng, nhất là trong giai đoạn hiện nay lạm phát gia tăng. - Dự toán sản xuất thì dựa hoàn toàn vào dự toán tiêu thụ. Trong khi đó dự toán tiêu thụ chưa dự toán một cách chính xác nên dẫn tới việc dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp không chính xác. Trong việc xác định đơn giá nguyên vật liệu cũng dựa vào giá của kỳ trước mà công ty chưa tính tới việc giá cả gia tăng cho năm kế hoạch. - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp chỉ dựa vào một yếu tố duy nhất là năng suâát la